BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Menurut Hasibuan (2013:35) manajemen merupakan ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya alam dan sumber-sumber lainnya secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Rainer, Turban dan Potter (2007:272) manajemen adalah proses pencapaian tujuan organisasi melalui penggunaan sumber daya (orang, uang, energi, bahan, ruang, waktu). Sumber daya ini disebut sebagai input. Pencapaian tujuan organisasi disebut sebagai output dari proses.
2.2 Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2012:4), sistem informasi adalah sekumpulan dari komponen yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis. Menurut O’Brien dan Marakas (2012:26), sistem informasi merupakan system yang menerima sumberdaya (data) sebagai input dan memprosesnya menjadi produk(informasi) sebagai output. Menurut Rainer, Turban dan Potter (2007:6), proses mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menganalisa serta menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Kebanyakan Sistem Informasi sudah terkomputerisasi.
2.3 Sistem Informasi Manajemen Menurut O’Brien dan Marakas (2012:531), Sistem informasi manajemen merupakan tipe asli dari sistem infomasi yang dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial. Menurut Rainer, Turban dan Potter (2007:12) Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang dapat meringkas data serta menyusun laporan, terutama ditujukan untuk pihak manajemen.
13
14 2.4 Analisa Sistem Menurut Laudon (2010:515) analisa sistem terdiri dari mendefinisikan masalah, penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh sistem. Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2012:5) analisa sistem adalah proses untuk mengetahui dan menspesifikasikan menjadi terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dan dipenuhi oleh sistem. Pendekatan analisa sistem untuk memecahkan masalah : •
Mencari dan memahami masalah
•
Berusaha untuk menyelesaikan masalah dengan biaya yang tepat
•
Mendefinisikan persyaratan untuk menyelesaikan masalah
•
Mengembangkan solusi yang menjadi alternatif
•
Memilih solusi yang terbaik dan membuat rekomendasi
•
Mendefinisikan rincian dari solusi yang terpilih
•
Mengimplementasikan solusi
•
Melakukan evaluasi dan monitoring untuk meyakinkan hasil sesuai dengan yang ingin dicapai.
2.5 Perancangan Sistem Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:4), perancangan sistem adalah proses menentukan secara detail bagaimana komponen-komponen sistem informasi secara fisik dapat diimplementasikan dan memenuhi persyaratan pengguna sistem. Langkah – langkah perancangan sistem diantaranya adalah: • Menyiapkan rancangan sistem yang terinci • Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem • Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem • Memilih konfigurasi terbaik • Menyiapkan usulan penerapan • Menyetujui atau menolak penerapan sistem interaksi beberapa objek pada suatu kondisi atau waktu. Menurut Laudon dan Laudon (2010, p.517), Perancangan sistem merupakan keseluruhan rencana atau model untuk sistem yang terdiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan struktur dan bentuk.
15 O’Brien dan Marakas (2012:639) menjelaskan bahwa perancangan sistem adalah sebuah kegiatan merancang dan menentukan cara mengolah sistem informasi dari hasil analisa sistem sehingga dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna termasuk diantaranya perancangan user interface, data dan aktivitas proses.
2.6 Supply Chain Management Menurut Manahan (2014:220) Supply Chain Management didefinisikan sebagai seperangkat pendekatan yang digunakan secara efisien untuk mengintegrasikan pemasok, produsen, serta gudang diintegrasikan dengan toko – toko sehingga barang yang diproduksi dapat didistribusikan ke lokasi yang tepat, waktu yang tepat, untuk meminimalkan waktu yang tepat, serta jangkauan sistem dengan biaya sesuai persyaratan tingkat pelayanan. Menurut Siahaya, (2013:12) Supply Chain Management adalah pengintegrasian sumber bisnis yang kompeten dalam penyaluran barang, mencakup perencanaan dan pengelolaan aktivitas pengadaan dan logistik serta informasi terkait mulai dari tempat bahan baku sampai tempat konsumsi, termasuk koordinasi dan kolaborasi dengan jaringan mitra usaha (pemasok, manufaktur, pergudangan, transportasi, distribusi, retail dan konsumen) untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Menurut Chaffey (2011:335) Supply Chain Management merupakan koordinasi dari seluruh rangkaian kegiatan persediaan pada organisasi dari pemasok sampai ke pelanggan.
2.6.1 Ruang Lingkup Supply Chain Management Menurut Siahaya (2013:15) ruang lingkup pada Supply Chain Management mencakup : 1. Manajemen Pengadaan, merupakan bagian dari kegiatan Supply Chain Management yang berfungsi merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang maupun jasa. 2. Manajemen Logistik, merupakan bagian dari kegiatan Supply Chain Management yang fokus kepada kegiatan transportasi barang, pergudangan serta distribusi. 3. Manajemen Material, merupakan objek dari pelaksanaan aliran barang dari keseluruhan kegiatan Supply Chain Management. 4. Manajemen Aset, merupakan kekayaan perusahaan sebagai hasil dari kegiatan pengadaan, berupa harta benda (fasilitas produksi, bangunan kantor, peralatan).
16 2.7 Kinerja Menurut Wibowo, (2014:2) Kinerja adalah tentang bagaimana mengelola kegiatan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Ismail Nawawi Uha (2013:212) Kinerja organisasi adalah totalitas hasil kerja yang telah dicapai oleh suatu organisasi. Tercapainya tujuan organisasi tidak dapat terlepaskan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi yang digunakan atau dijalankan oleh pegawai yang berperan aktif sebagai pelaku dalam upaya mencapai tujuan organisasi tersebut. Menurut Simanjuntak, (2011:1) Kinerja adalah tingkatan pencapaian hasil atas pelaksanaan tugas tertentu. Kinerja organisasi adalah tingkat pencapaian hasil dalam rangka mewujudkan tujuan perusahaan. Manajemen kinerja adalah keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan atau organisasi.
2.7.1 Mengukur Kinerja Supply Chain Management Menurut Siahaya (2013:27) untuk mengukur kinerja aktivitas Supply Chain Management melalui tolak ukur : 1. Biaya Kinerja biaya diukur dan dibandingkan terhadap biaya yang timbul dalam pelaksanaan setiap kegiatan Supply Chain Management 2. Waktu Kinerja waktu diukur dan dibandingkan terhadap standar waktu yang telah ditentukan. 3. Kapasitas Kinerja kapasitas merupakan perbandingan antara volume pekerjaan terhadap rencana awal. 4. Kapabilitas Kinerja kapabilitas meliputi kehandalan mesin produksi, fleksibilitas dan ketersediaan bahan baku dan barang jadi. 5. Produktivitas Kinerja produktivitas diukur melalui ratio antara output yang efektif terhadap keseluruhan input yang terdiri dari modal, tenaga kerja, bahan baku dan energi. 6. Utilisasi Merupakan tingkat peakaian sumber daya dalam kegiatan supply chain terhadap kemampuan unit bersangkutan, meliputi utilisasi mesin dan gudang.
17 7. Outcome Merupakan hasil dari proses atau aktivitas aliran barang pada proses produksi, outcome bisa berupa nilai tambah yang diberikan pada produk yang dihasilkan. Outcome sulit diukur karena seringkali tidak berwujud.
2.8 Procurement Menurut Manahan (2014:223) Manajemen pengadaan merupakan kegiatan operasional yang menggabungkan fungsi pembelian (Purchasing Materials), pergudangan (Warehousing), dan aktifitas persediaan (Inventory Activity) sesuai dengan kebutuhan sistem manajemen. Menurut Siahaya (2013:46) Procurement adalah bagian dari Supply Chain Management yang secara sistematik dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang sampai dengan tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber dan tempat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Menurut Chaffey (2011:381) Procurement adalah aktfitas utama dari manajer pembelian seperti mencari pemasok yang potensial dengan harga yang baik dan membeli produk dari pemasok yang paling murah.
2.8.1 Peranan Procurement Menurut Siahaya (2013:47) Manajemen Pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan sampai ke tempat tujuan sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk memenuhi kebutuhan. Terdapat 3 aktivitas utama dalam manajemen pengadaan yaitu: 1. Pengadaan bahan baku untuk proses produksi 2. Pengadaan suku cadang, material dan peralatan penunjang operasional perusahaan. 3. Pengadaan dan pembangunan sarana.
18 2.9 Persediaan Menurut Siahaya (2013:116) Persediaan adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatusahakan dalam buku perusahaan
Menurut Manahan (2014:233) Manajemen persediaan sangat berkaitan dengan sistem persediaan didalam suatu perusahaan, yang bertujuan untuk menciptakan efisiensi dalam proses konversi.
2.10 E-Business Menurut Chaffey (2011:13) E-Business adalah seluruh pertukaran informasi yang menggunakan media elektronik, yang menghubungkan antara suatu organisasi dengan para pihak eksternal yang mendukung berbagai proses bisnis organisasi. Menurut Turban dan Volonino (2010:200) E-Business merupakan definisi yang lebih luas dari E-Commerce, tidak hanya menangani pembelian dan penjualan barang dan jasa secara Online, namun juga berkaitan dengan aktivitas kolaborasi dan intrabisnis lainnya, seperti : melayani konsumen, bekerja sama dengan rekan bisnis, menangani E-Learning transaksi elektronik didalam sebuah organisasi.
2.11 E-Supply Chain Management Menurut Siahaya (2013:146) E-Supply Chain Management merupakan suatu altrernatif baru menuju pengembangan pelaksanaan aktivitas Supply Chain yang lebih cepat, efektif dan efisien secara terintegrasi dan terkoordinasi. E-Supply Chain Management menggunakan jaringan aplikasi elektronik yang mendukung semua proses operasional dari pengadaan bahan baku, proses manufaktur serta aliran informasi. Menurut Chaffey (2011:381) E-Supply Chain Management adalah proses rantai pemasok yang diatur dan dikendalikan secara elektronik
yang biasanya
menggunakan teknologi Website. Menurut Turban dan Volonino (2011:279) E-Supply Chain Management merupakan penggunaan teknologi yang kolaboratif untuk meningkatkan segala kegiatan Supply Chain Management.
19 2.12 E-Procurement Menurut Chaffey (2011:381) E-Procurement merupakan suatu sistem integrasi elektronik yang dapat mengintegrasikan semua kegiatan dalam pengadaan barang seperti kegiatan pemesanan, pembelian, dan pembayaran antara pemasok dan pembeli.
Gambar 2.1 Aktivitas E-Procurement pada perusahaan Sumber : Chaffey (2011:381)
Menurut Turban dan Volonino (2011:170) E-Procurement berkaitan dengan pembelian produk dan jasa oleh organisasi untuk kebutuhan operasional dan fungsional. memproduksi barang jadi, yang disebut sebagai pengadaan langsung, dan produk untuk kebutuhan operasional sehari-hari, yang disebut sebagai pengadaan langsung. E-procurement adalah proses pengadaan rekayasa ulang menggunakan teknologi e-bisnis dan strategi.
2.12.1 Tujuan E-Procurement Menurut Chaffey (2011:381) E-Procurement bertujuan untuk menekankan pekerjaan yang dilakukan dalam kegiatan pembelian organisasi dan penghematan waktu dalam kegiatan pembelian. Lebih jelasnya dijelaskan pada tabel 2.1
20 Tabel 2.1 Aliran proses pengadaan tradisional dan E-procurement No
Activities
Procurement E-Procurement
1
Search for goods
1 hous
20 min
2
Fill in paper requisition
10 min
-
3
Send to buyer
1 day
-
4
In buyer’s in-tray
1/2 day
-
5
Buyer enters order number
10 min
-
6
Buyer authorizes order
10 min
-
7
Buyer prints order
10 min
-
8
Order copies to supplier and goods-in
1 day
-
9
Order on web
-
10 min
10
Delivery from supplier
1 day
1 day
11
Order copy to accounts
1 day
-
12
Three-way invoice match
1 day
-
13
Generate Invoice
-
10 min
14
Cheque payment
10 min
10 min
Sumber : Chaffey (2011:381)
Menurut Turban dan Volonino (2011:170) ada 2 tujuan dari E-Procurement, yaitu : 1. Control Costs Bertujuan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan. Diharapkan organisasi dapat secara cerdas menekan nilai pengeluaran mereka, yaitu, memastikan bahwa uang yang dihabiskan untuk mendapatkan barang / jasa berkualitas terbaik dengan harga yang termurah. E-procurement dalam perusahaan merupakan bagian terbesar dari pengeluaran operasional organisasi., dengan demikian perlunya merancang sistem e-procurement untuk memfasilitasi dan mengontrol pengeluaran pengadaan keseluruhan. 2. Simplify Processes Tujuan kedua adalah untuk mempersingkat proses pengadaan untuk membuatnya efisien. Inefisiensi dalam proses pengadaan yaitu terletak pada lamanya proses dalam memesan dan menerima barang-barang dan sumber daya atau pemasok.
21 Untuk mencapai kedua tujuan E-Procurement, maka ada 3 tahap yang harus dilakukan : 1. Merampingkan proses E-procurement dalam rantai pasokan organisasi. Melakukan hal yang akan mengurangi jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk proses pembelian serta akan mempersingkat waktu. 2. Sejajarkan proses pengadaan organisasi dengan proses pengadaan dari pemasok lainnya, yang termasuk ke rantai pasokan organisasi. Keselarasan dapat dicapai dengan mengotomatisasi sekluruh proses pengadaan. Hal ini akan memudahkan pemasok untuk secara efisien mengetahui kebutuhan organiasasi 3. Merumusukaan strategi bisnis yang sesuai dengan cara menganalisia pola pengeluaran dalam upaya untuk meningkatkan keputusan pengeluaran dan hasil yang tepat.
2.12.2 Dimensi Utama E-Procurement Menurut Chaffey (2011:381) ada 5 tahap dimensi utama dalam kerangka kerja pada E-procurement, yaitu : 1. Planning Perencanaan akan dapat menunjukkan potensi dari sistem E-procurement untuk meningkatkan kualitas serta penyebaran informasi seputar manajemen Eprocurement. 2. Development sistem E-procurement dapat berpotensi dikembangkan untuk mengidentifikasi biaya produksi; ini dapat membantu mempercepat pengembangan sistem. 3. Inbound ini adalah fokus utama dari E-procurement dengan peningkatan efisiensi transaksi paperless dan lebih menekan biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan ini. 4. Production integrasi sistem pengelolaan dengan sistem pengadaan yang digunakan untuk memastikan manufaktur yang sesuai serta menghindari system yang buruk. 5. Outbond ini adalah manajemen pemenuhan produk kepada pelanggan. Hal ini biasanya tidak hanya dikelola oleh sistem E-procurement, namun berhubungan dengan bagian pendukung lain di perusahaan.
22 2.13 Value Chain Analysis Menurut Chaffey (2011:351) Value Chain Analysis merupakan sebuah model untuk analisis tentang bagaimana kegiatan rantai pasokan dapat menambah nilai produk dan layanan yang diberikan kepada pelanggan. Menurut Romney (2012:33) Value Chain Analysis merupakan sebuah hubungan antara segala kegiatan utama perusahaan yang saling mendukung proses bisnis satu dengan yang lain.Nilai ini dihasilkan dari alur bisnis perusahaan. Pada Value Chain Analysis terdapat Primary Activity dan Support Activity. Primary Activity adalah aktifitas utama dari kegiatan perusahaan yang langsung berpengaruh dengan nilai terhadap pelanggan. Sementara Support Activity adalah aktifitas yang mendukung aktifitas dari Primary Activity agar menjadi lebih efektif serta efisien. Berikut adalah gambaran dari Value Chain Analysis.
Gambar 2.2 Value Chain Analysis Sumber : Romney (2012:33)
Pada gambar 2.2 menjelaskan bahwa Primary Activity memiliki 5 aktifitas yaitu : 1. Inbound Logistic Merupakan kegiatan menerima, menyimpan dan mendistribusikan seluruh bahan baku untuk nantinya digunakan untuk membuat produk atau jasa yang dijual oleh perusahaan. 2. Operations Merupakan kegiatan mengubah bahan baku menjadi produk atau jasa yang bernilai.
23 3. Outbound Logistic Merupakan kegiatan pendistribusian barang jadi yang ditujukan kepada pelanggan. 4. Marketing and Sales Merupakan kegiatan yang membantu menawarkan pelanggan untuk membeli dan memakai produk yang dijual oleh perusahaan. 5. Services Merupakan kegiatan pendekatan dengan pelanggan setelah membeli atau memakai produk atau jasa perusahaan. Sementara Support Activity memiliki 4 aktifitas yaitu : 1. Firm Infrastructure Kegiatan pendukung dari segi akuntansi, keuangan, legalitas, serta administrasi lainnya mencakup infrastruktur dan manajemen perusahaan. 2. Human Resource Kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja seperti pengadaan tenaga kerja, pelatihan, dan kompensasi bagi karyawan. 3. Technology Teknologi pendukung kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas barang dan jasa. 4. Purchasing Kegiatan pengadaan bahan baku, penyediaan alat atau mesin dan pergudangan tempat penyimpanan bahan baku.
2.14 System Vision Document Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:10), System Vision Document merupakan proses analisa pengembangan identifikasi terhadap kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan serta kemampuan fungsional yang terdapat didalam sistem.
2.15 UML Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:46), Unified Modelling Language adalah suatu set standarisasi dari konstruksi model dan pengembangan notasi yang dikhususkan untuk pengembangan Object-Oriented.
24 2.15.1 Activity Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:57), Activity Diagram adalah suatu diagram alur kerja yang menggambarkan aktivitas pengguna atau sistem, orang yang melakukan aktivitas tersebut sesuai dengan aliran. Berkaitan dengan pendekatan berorientasi
objek,
dan
dapat
digunakan
juga
untuk
pendekatan
dalam
pengembangan.
Gambar 2.3 Activity Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:57)
2.15.2 Use Case Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:78), Use Case adalah diagram yang menunjukan berbagai peran User dan cara user berinteraksi dengan sistem. Notasi Use Case diagram terdiri dari aktor yang merupakan orang yang terlibat langsung dalam sistem, Connecting Line yang merupakan penghubung antara aktor ke Use Case, dan usecase yang merupakan isi kegiatan sistem yang dilakukan.
Gambar 2.4 Use Case Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:78)
25 2.15.3 Domain Class Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:101), Domain Class adalah diagram yang menggambarkan Object Class dari sistem, dimana diagram ini menggambarkan pekerjaan yang dilakukan user didalam system
Gambar 2.5 Domain Class Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:101)
Ada beberapa notasi khusus dalam domain class diagram, yaitu : • Class adalah tipe atau klasifikasi yang dimiliki oleh semua objek yang sama. • Attributes adalah karakteristik dari objek yang memiliki nilai, sepeti ukuran, bentuk, warna, lokasi, dan keterangan dari tombol atau label atau nama, alamat, nomor telepon dari pelanggan. • Multiplicity adalah jumlah asosiasi yang terbentuk antar class. • Generalization / Specialization adalah hirarki yang membuat struktur dari superclass yang lebih umum ke Subclass yang lebih khusus, biasanya juga disebut dengan Inheritance Hierarchies. • Agregation adalah hubungan suatu objek dengan bagiannya, tetapi mereka tetap bisa berdiri meskipun terpisah • Composition adalah hubungan suatu objek dengan bagiannya, tetapi memiliki hubungan yang lebih kuat dan ketergantungan penuh, dan tidak bisa dipisahkan.
26 2.15.4 Multilayer Sequence Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:329), Multilayer Sequence Diagram memperlihatkan arus kedalam database untuk dapat mengambil maupun menyimpan data dan menggambarkan alur pesan dari aktor ke sistem serta menggambarkan informasi apa yang diberikan sistem sampai ke aktor.
Gambar 2.6 Multilayer Sequance Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:334)
2.15.5 User Interface Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012:189), User Interface adalah sistem yang digunakan oleh pengguna akhir dan mencakup Physically, Perceptually, dan Conceptually untuk menghasilkan Input dan Output.
27 2.16 Kerangka Berpikir
Gambar 2.7 Kerangka Berpikir Sumber : Penulis(2015)
28
