BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori–teori Dasar Teori-teori berikut merupakan teori dasar yang diperoleh dari berbagai sumber
yang menjadi landasan dalam penulisan skripsi. 2.1.1
Data dan Informasi
2.1.2
Definisi Data Data adalah fakta mentah (kasar) atau deskripsi dasar tentang suatu hal, kejadian,
dan transaksi yang diambil, direkam, disimpan, dan diklasifikasikan, tetapi tidak diatur untuk memberikan arti yang lebih khusus. (Turban 2001, p131). Data merupakan fakta-fakta atau observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih jauh lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas seperti orang-orang, tempat, benda, atau kejadian. (O’brien 2006, p38). 2.1.3
Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. (McLeod
2001, p15). Sedangkan menurut O’Brien (2003, p13) Informasi adalah data yang diubah kedalam konteks yang berarti dan berguna bagi penggunaan akhir. Jadi informasi adalah data yang telah diolah, memiliki arti dan berguna bagi penggunanya.
9
10
2.1.4
Sistem dan Sistem Informasi
2.1.5
Sistem Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai tujuan. Dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input, transformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik. (McLeod 2001, p11) Menurut O’Brien (2003, p8) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output melalui proses tertentu. Dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah kumpulan beberapa elemen atau komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama, yang didalamnya harus terdapat proses input-proses-output. 2.1.6
Sistem Informasi O’Brien (2003, p7) berpendapat bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari
manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber data yang dapat mengumpulkan dan memindahkan informasi dalam sebuah organisasi. Sebuah sistem dapat mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganaliasa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan spesifik (Turban, Rainer, Potter, 2001, p17). Sistem informasi menurut O'Brien (2003, G-10) adalah kumpulan orang, prosedur dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan menyebarkan informasi dalam perusahaan; sistem yang menerima data sebagai input dan mengolahnya menjadi informasi sebagai output.
11
Sistem
informasi
menurut
Turban
(2001,
G-8)
adalah
sistem
yang
mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menganalisa data, dan menyebarkan informasi untuk tujuan-tujuan tertentu. 2.1.7
Teknologi Informasi Menurut Alter (1999, p42) teknologi informasi merupakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh seperangkat sistem
informasi. Sedangkan menurut Haag, Cummings, McCubbrey (2005, p14) teknologi informasi adalah komputer apa saja yang berbasiskan perangkat yang digunakan oleh orang (people) untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dan kebutuhan proses informasi dari sebuah organisasi. Teknologi informasi menurut O'Brien (2003, G-10) adalah hardware, software, jaringan, manajemen database dan teknologi pengolah informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Teknologi informasi menurut Turban (2001, G-9) adalah komponen-komponen tertentu dalam sistem informasi berbasis komputer. 2.1.8
Proses Bisnis Business process is a group of logically related activities that uses the resources
of the organization to provide defined result in supports of the organization ’s objectives.
12
Bila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, proses bisnis adalah sebuah kelompok aktivitas yang saling berkaitan yang menggunakan sumber daya organisasi untuk mendukung hasil yang telah menjadi tujuan organisasi. Sebuah proses bisnis yang baik tidak hanya sebuah proses bisnis yang menghasilkan biaya yang lebih murah, proses yang lebih cepat, dan hasil yang lebih terpercaya. Afiliasi perusahaan dengan pihak lain juga memegang peranan dalam proses bisnis, afiliasi yang baik akan menunjang proses bisnis yang semakin baik, afiliasi yang buruk akan memberikan nilai minus terhadap proses bisnis yang bernilai plus. 2.1.9
Investasi Teknologi Informasi Investasi menurut Reily (1986, p708) adalah komitmen pendanaan untuk periode
waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai kompensasi bagi investor selama selang waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang termasuk di dalamnya. Investasi (http://www.rms.net) adalah biaya yang jarang terjadi (misalnya mendirikan gedung), dan menawarkan manfaat jangka panjang (misalnya menigkatkan kepuasan pelanggan). Investasi Teknologi informasi adalah perangkat keras dan piranti lunak yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk menyelesaikan fungsi bisnis terlepas dari teknologi yang dilibatkan baik itu komputer, telekomunikasi, ataupun lain-lainnya. Suatu investasi teknologi informasi (TI) merupakan pengeluaran yang dilakukan organisasi berupa pengeluaran untuk sistem operasi, software, telekomunikasi, jaringan, operasi dan pemeliharaan terhadap infrastruktur dan pusat data yang tersedia, yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai visi dan misi, meningkatkan performa proses dan operasi bisnis, dukungan pengambilan keputusan bagi pihak
13
manajemen, dan mendukung berbagai strategi bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif. Investasi TI bermanfaat untuk menekan biaya-biaya operasional bisnis dan menyelesaikan masalah bisnis yang spesifik. Untuk menjustifikasi investasi TI yang dibuat, salah satu pendekatan yang dilakukan adalah mengadopsi langkah logis dalam kerangka yang berulang (reputable framework), yang sering disebut sebagai metodologi valuasi. Pendekatan valuasi tersebut dapat dilihat dalam kerangka Justification Options dan Merits yang ditawarkan oleh Gartner serta klasifikasi metodologi valuasi TI yang tersedia (Ipung,2004,p170). Menurut e-bursa.com, investasi diartikan sebagai suatu bentuk penundaan konsumsi dari masa sekarang untuk masa yang akan datang, yang di dalamnya terkandung risiko ketidakpastian. Untuk itu dibutuhkan suatu kompensasi atas penundaan tersebut yang biasa dikenal dengan istilah keuntungan dari investasi atau gain. Menurut Simarmata (1995, p155), investasi merupakan pengertian yang luas, terutama bila dikaitkan dengan kegiatan pasar modal yang sekarang. Setiap kegiatan yang hendak menanamkan uang dengan aman termasuk investasi. Tetapi dalam kebiasaan umum, pembicaraan pengertian investasi dikaitkan dengan penggunaan uang bagi peningkatan kapasitas sistem produksi atau dengan kata lain peningkatan asset capital. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997), investasi diartikan sebagai penanaman modal dalam suatu perusahaan atau proyek untuk memperoleh keuntungan. Wainright
E.
Martin
(2002,
pl),
mendefinisikan
teknologi
informasi
sebagai”Computer Technology (either H/W and SW) for processing and storing information, as well as communications tech for transmitting information. Definisi
14
tersebut diterjemahkan sebagai teknologi komputer untuk memproses dan menyimpan informasi, sama baiknya dengan teknologi komunikasi untuk transmisi informasi. Investasi TI merupakan keputusan yang diambil oleh organisasi untuk meningkatkan sumberdaya dari pengeluaran biaya yang nyata dari IT dengan harapan manfaat dari pengeluaran tersebut bertemu / mencapai nilai dari apa yang diharapkan. (www.statestreet.ch/en/products/capabilities_information/overview.html) Jadi dapat disimpulkan investasi teknologi informasi adalah cara penanaman modal di bidang teknologi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam memproses dan menyimpan informasi, sehingga bisa didapatkan manfaat tertentu sebagai hasil penanaman modal tersebut.
2.1.10 Pilihan Justifikasi Menurut Gartner ada lima dasar pilihan justifikasi investasi TI untuk meyakinkan manajemen perusahaan yang merupakan pengkondisian terhadap justifikasi TI. Gambar 2.1 mengilustrasikan tingat kesulitan dari justifikasi tersebut dan tingkat kemudahan manajemen untuk menyetujuinya.
15
Gambar 2.1 Ilustrasi Tingkat Kesulitan Justifikasi
Justifikasi ini tidak mutual exclusive, tetapi bisa dalam bentuk kombinasi, adanya perubahan lingkungan bisnis dalam menentukan langkah apa yang ditempuh. a. Legal Requirement (persyaratan legal), investasi yang harus dilakukan sesuai dengan permintaan dari pemerintah, asosiasi, lembaga, dan sebagainya di mana jika persyaratan ini tidak dipenuhi akan ada sanksi atau publisitas negatif. b. Revenue Enhancement (perbaikan pendapatan), strategi justifikasi yang mengkoreasikan biaya investasi dengan potensi peningkatan pendapatan. Pendekatan ini memerlukan bukti-bukti dari peningkatan pemasukan atau pangsa pasar. Secara umum, pendekatan ini tergantung pada analisa financial standar seperti NPV, ROI/ROA, EVA, dan IRR. c. Cost Avoidance (penghindaran biaya), metode ini mengkalkulasikan penghematan
langsung
baik
dalam
bentuk
penghindaran
maupun
16
pengurangan biaya yang merupakan dampak dari suatu investasi. Justifikasi ini dapat dipakai untuk situasi di mana manajemen tidak melihat adanya penghematan yang dijanjikan, dikarenakan hal ini belum terjadi sebelumnya. Salah satu cara adalah melakukan benchmarking dengan industry yang sejenis dan mendemonstrasikan potensi penghematan atau peningkatan produktifitas yang telah tercapai. Teknik yang sama dapat dipakai pada kasus perbaikan pendapatan tetapi lebih menekankan pada kecepatan pengembalian modalnya. d. Risk Mitigation (pengurangan resiko), hal ini seperti asuransi dan biasanya terdapat pada strategi bisnis yang beresiko tinggi. Karena lebih bersifat sepeti asuransi, maka penekanan lebih pada industry benchmark dan studi kasus worst-case scenario. First Mover Advantage (keuntungan pelopor), investasi yang memungkinkan pelaksanaan visi dan objektif strategis di dalam ketidakpastian lingkungan bisnis perusahaan. Hal ini seperti berjudi pada masa depan perusahaan. 2.1.11 Metoda Valuasi TI Pemilihan metode yang sesuai untuk menjustifikasikan pendekatan secara sesuai memerlukan pengujian terhadap bagaimana organisasi menghargai investasi mereka. Pendekatan ekonomika informasi sering dipakai sebagai salah satu cara untuk menyerasikan antara strategi bisnis dengan investasi TI yang diperlukan di mana ditentukan prioritas investasi TI mana yang akan didahulukan dilihat dari strategi bisnisnya.
17
Agar lebih akurat dalam menjustifikasikan nilai TI maka pendekatannya dapat dipecah ke dalam segi: nilai TI, nilai teknologi, dan nilai organisasi TI. Hal ini didasarkan pada bahwa nilai informasi dan teknologi yang terpasang bisa dijudtifikasi dengan baik, tetapi dari segi pemanfaatan TI mungkin terabaikan sehingga menghasilkan kualitas layanan yang rendah terhadap perusahaan. 2.1.12 Kategori Valuasi TI Kategori metode valuasi yang dapat digunakan secara umum dibagi tiga, yaitu tradisional, probabilistik, dan kualitatif (heuristic). a.
Metode Valuasi Tradisional Metode financial TI tradisional memiliki akar di dalam dunia financial,
penggunaannya di dalam TI memakai IT Metrics dan lebih mrngarah kepada penilaian resiko. Metode yang termasuk dalam gologan ini antara lain: •
EVA (Economics Value Added), merupakan laba bersih operasi (Net Operation Profit) dikurangi dengan biaya yang dikeluarkan (Capital Charge).
•
TCO (Total Cost of Ownership), merupakan ukuran efisiensi penggunaan asset TI, lebih ditujukan kepada unit yang berorientasi pada layanan seperti halnya departemen TI untuk menekan proses bisnis utama seperti operasi TI, disaster recovery dan dukungan teknis di dalam TI itu sendiri.
•
TEI (Total Economic Impact), merupakan metode yang mengaitkan langsung antara biaya dengan hasil. Analisa biayanya mirip dengan pendekatan TCO, pengkajian keuntungannya lebih melihat pada kontribusi TI dari segi bisnis dan nilai dari proyek ini terhadap bisnis.
18 •
REJ (Rapid Economics Justification), intinya adalah penekanan pada TCO dengan menyesuaikan biaya-biaya TI dengan prioritas bisnis secara langsung.
b.
Metode Probabilistik Metode probabilistic valuasi TI menggunakan model-model matematika dan
statistik untuk menilai resiko-resiko investasi di dalam kerangka probabilitas. Penekanannya lebih seperti valuasi saham atau probabilistik. Ini lebih tepat untuk digunakan dalam situasi ketika teknologi yang dipakai masih dalam tahap awal, atau inovasi baru di mana belum namuak bukti-bukti pemakaian teknologi ini seperti pada situasi First-Mover Advantage. Metode yang termasuk dalam golongan ini antara lain: •
ROV (Real Options Valuation), merupakan metode yang melakukan penilaian terhadap fleksibilitas.
•
AIE (Applied Information Economics), merupakan metode yang diterapkan untuk mengetahui tingkat kesuksesan proyek TI yang relative baru. AIE merupakan kombinasi dari teori opsi, teori portfolio modern, akuntasi tradisional seperti NPV, ROI dan IRR, serta statistik.
Metode ini berusaha melakukan pengukuran kuantitatif terhadap nilai dari sumber daya manusia dan proses bisnis atas dasar masukan-masukan subjektif dan kualitatif. Beberapa metode yang digunakan dalam golongan ini antara lain: •
Balance Scorecard dan IT Scorecard. Balance scorecard memerlukan pemetaan strategi sedangkan unutk TI sebagian besar dari operasionalnya lebih bersifat taktikal.
19 •
Information Economics (IE), memberikan metode yang netral dalam mengevaluasi portfolio dari suatu proyek dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan keuntungan yang terbesar, di mana pada intinya adalah suatu mekanisme untuk prioritas.
2.1.13 Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang pada umumnya terdapat pada perusahaan besar yang dapat menghubungkan seluruh proses didalam perusahaan tersebut dari awal proses hingga menghasilkan sesuatu yang merupakan akhir proses (end to end) dan membuat kerja dan kinerja perusahaan tersebut menjadi lebih efisien dan efektif. ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses pencipataan produk atau jasa dari perusahaan, mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto 2002). Selain itu ERP juga membantu mengintegrasikan data-data didalam sebuah platform yang umum (ERP Fundamentals, ERP Wire 2006). Sejarah dari sis tem ERP mulai dikenal sekitar tahun 1960. Sistem tersebut pada waktu itu didesain untuk mendukung proses manufacturing. Perangkat lunak yang dikembangkan pertama disebut sebagai MRP (Material Resource Planning) pada tahun 1975. Kemudian diikuti oleh versi yang lebih advanced yaitu dikenal dengan MRP2, singkatan dari Manufacturing Resource Planning. Kedua perangkat lunak tersebut telah banyak membantu dan member manfaat pada proses manufacturing, tetapi tidak kepada proses lainnya. Kemudian ERP dikembangkan sebagai perangkat lunak yang berangsurangsur mengembangkan keterbatasannya untuk menangani bidang-bidang lain seperti
20
human resource, finance, marketing, dan lain-lain. Lebih lanjut ERP memerikan kemudahan operasional dan mampu menekan biaya secara besar apabila dibandingkan dengan perangkat-perangkat lunak sebelumnya (ERP Evolution, ERP Wire 2006). Keuntungan dan kerugian menggunakan ERP masih merupakan kajian yang menarik. Salah satu keuntungan terbesar dari implementasi ERP adalah mampu menekan biaya dan menghemat waktu yang berharga ketika suatu proses atau manufer prosedur menjadi boros dan juga terdapatnya penundaan-penundaan waktu yang tidak diinginkan. Memelihara dua atau lebih program perangkat lunak pada tiap departemen telah terbukti merupakan kegiatan yang lebih berat. Ketika ERP menjadi platform yang standar, hal ini dapat memastikan bahwa ketidakselarasan dalam pemrosesan informasi akan dihilangkan. Contoh-contoh keuntungan ERP pada beberapa bidang perusahaan adalah sebagai berikut: a.
Bidang
manufakturing,
akan
mempercepat
proses
manufakturing
secara
keseluruhan b.
Pada bidang distribusi dan ritel pertokoan. Dapat mengakses stok dan status barang dengan cepat dan akurat
c.
Pada bidang transportasi. Dapat mengirimkan informasi transaksi komoditas secara online
d.
Industri service. Dapat mempercepat penyediaan laporan yang telah disiapkan. Disamping penerapan ERP yang banyak memberikan kelebihan, ternyata
penerapannya tidak terbebas dari segala kekurangan-kekurangannya. ERP dapat dikatakan memerlukan investasi yang sangat besar dan memakan waktu yang tidak sedikit dalam penerapannya. Sejumlah dana yang diperlukan akan selalu berkembang
21
tetapi tidak sejalan dengan keuntungan yang didapat. Hal ini telah banyak menjadi kendala dalam penerapan ERP. Dalam era infromasi yang semakin berkembang, banyak organisasi berusaha meningkatkan kinerja sistem informasinya, termasuk ERP didalamnya. Pihak manajemen mencurahkan tenaga dan memerlukan waktu yang begitu panjang untuk mengimplementasikan sistem ini kedalam perusahaan. Hal ini berarti banyak pegawai memerlukan pelatihan dan ini tidak hanya menggangu fungsional organisasi namun juga dapat menempatkan perusahaan dalam posisi dimana mereka menghadapi resiko besar kehilangan bisnis yang potensial dalam satu periode tertentu. Namun demikian, keuntungan yang didapat dari sistem masih lebih banyak dibandingkan kerugiannya jika salah penerapan dan perencanaan. Di lain pihak, saat suatu informasi penting berada ditangan mereka yang tidak berhak yang dapat melakukan penyalahgunaan, jelas bahwa tak ada satu carapun untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan informasi tersebut, dengan demikian timbul kemungkinan resiko yang lebih besar lagi selama informasi berada di domain publik. Dengan pertimbangan diatas setiap perusahaan yang akan menerapkan ERP dianjurkan tidak saja menimbang dari segi keuntungannya, tetapi juga menimbang kekurangan-kekurangannya.
Suatu
perusahaan
harus
secara
teliti
menimbang
keuntungan dan kekurangan dalam penerapan ERP sebelum memutuskan untuk membeli dan menerapkannya. Jadi penerapan ERP dapat dinilai dari analisa perbandingan keuntungan terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan.
22
2.1.14 SAP R/3 SAP (System Application and Product in data processing) adalah perangkat lunak yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan perangkat lunak Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP menjadi perangkat lunak yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia,
termasuk
Indonesia,
sedang
gencar-gencarnya
mengimplementasikannya.
Perangkat lunak buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
23
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut:
SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory.
PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik.
PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.
HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, manajemen waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai.
FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling.
24
PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan proyek, pengerjaan dan kontrol
Gambar 2.2 Modul-modul aplikasi SAP
2.1.15 Sales Alur kerja modul Sales and Distribution aplikasi SAP memiliki langkah – langkah proses tertentu. Dimulai dari pembuatan contract order dan sales order, proses pengiriman barang (shipping) sampai penagihan (billing). Alur proses yang dijelaskan apabila digambarkan secara umum adalah sebagai berikut:
25
Gambar 2.3 Alur kerja modul Sales aplikasi SAP secara umum
2.1.16 SWOT Analysis SWOT analysis adalah sebuah proses atau metode dalam menghasilkan sebuah informasi yang bermanfaat dalam membantu organisasi untuk mencocokkan antara tujuan, program, dan kapasitas perusahaan terhadap lingkungan sosial perusahaan (www.businessballs.com). SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. Strengths •
Merupakan nilai positif dari tengibel maupun intengible dari internal perusahaan
•
Merupakan sesuatu yang dikendalikan oleh perusahaan.
Weaknesses •
Merupakan faktor internal yang dapat menghambat perusahaan dalam mencapai sebuah tujuan
26 •
Merupakan sesuatu yang ingin ditingkatkan oleh perusahaan.
Opportunities •
Merupakan faktor eksternal dari perusahaan yang memberikan alasan agar perusahaan dapat tetap berjalan dan berkembang
•
Merupakan peluang yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan agar dapat terus berkembang.
Threats •
Merupakan faktor eksternal yang dapat memberikan resiko terhadap misi dan operasi sebuah perusahaan
•
Merupakan faktor eksternal yang dapat menghambat perusahaan dalam mencapai sebuah tujuan.
2.2
Teori – teori Pendukung Teori berikut merupakan teori pendukung dari berbagai sumber yang menjadi
landasan analisa. 2.2.1
Information Economics Information economics (IE) merupakan sekumpulan alat hitung untuk mengukur
manfaat dan biaya dari proyek teknologi informasi (Parker, 1988, p5). Information economics merupakan dasar dari Traditional Cost Benefit Analysis (analisis biayamanfaat tradisional) yang berhubungan dengan value (nilai) berdasarkan pada kinerja bisnis untuk menangani hal-hal yang memberikan dampak strategis pada perusahaan. Information economics juga menangani infrastruktur teknologi informasi yang merupakan investasi sampingan dalam infrastruktur.
27
Pada tingkat awal, Information Economics adalah sebuah kumpulan dari peralatan komputasional untuk mengkuantifikasikan manfaat-manfaat dan biaya-biaya proyek sistem informasi (Parker et al., 1988, p5). Ini adalah peran tradisional dari analisis biaya manfaat. Information Economics melihat jauh ke dalam analisis biayamanfaat untuk memasukkan nilai yang didasarkan pada kinerja bisnis, untuk menangani hal-hal yang memiliki dampak strategis terhadap perusahaan. Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics adalah sebuah proses pembuatan keputusan. Setiap investasi (pemrogram, aplikasi, perangkat keras) harus dijustifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan berbeda terhadap nilai, biaya, dan risikonya.
Gambar 2.4 Information Economics (Parker, 1988, p6)
Dalam analisa information economics digunakan analisa dua segi, yaitu segi bisnis dan segi teknologi, sehingga dapat dibedakan dari justifikasi biaya tradisional yang berangkat dari analisa biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).
28
Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal penting yang saling berhubungan yaitu: 1. Biaya (Cost) Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang diperlukan untuk membangun sistem 2. Manfaat (benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau peningkatan kinerja atau revenue 3. Nilai (Value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa mendatang. Menurut Parker (1988, p15), alasan digunakannya Information Economics dalam melakukan penilaian investasi TI adalah: 1. Jenis dan tingkat nilai-nilai yang diperoleh melalui investasi TI pada suatu perusahaan bervariasi 2. Adanya keterbatasan sumber daya dalam melakukan investasi TI yang dikaitkan dengan aspek-aspek bisnis lainnya atau diantara proyek-proyek TI itu sendiri 3. Perusahaan perlu melakukan alokasi keputusan dengan efektif dan juga mempertimbangkan hasil yang akan di dapat (baik langsung maupun tidak langsung) dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan 4. Analisis Biaya dan Manfaat tradisional (CBA) tidak cukup untuk memperhitungkan semua aspek dan dampak dari TI sehingga dibutuhkan perangkat lain yang memadai. Information Economics dapat digunakan sebagai kerangka dasar untuk membantu pihak manajemen dalam membuat keputusan investasi TI sesuai dengan kelayakannya.
29
Istilah Information Economics mengacu pada pendekatan atau metode yang digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem informasi dengan penilaian menggunakan skor, sampai analisa biaya dan manfaat, dengan menghitung biaya dan manfaat, tangible maupun intangible, dari segi teknologi dan segi bisnis perusahaan (Parker, Trainor, and Benson , Information Strategy and Economics, 1989). Dalam metode Information Economics dikenal empat tahapan yang dapat dilakukan dalam mendapatkan keputusan terbaik untuk investasi produk IT (Parker, 1988: 11), yaitu: 1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek 2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan 3. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi 4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang berharga. 2.2.2
Cost and Benefit Cost (biaya) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan / dihabiskan
untuk membiayai proyek yang dibangun. Menurut Parker (1988, p90) biaya (cost) merupakan suatu pengukuran atas jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk memperoleh sebuah produk. Dalam IE terdapat 2 jenis biaya, yaitu biaya pengembangan (development cost) dan biaya berjalan (ongoing cost). Biaya pemeliharaan (maintenance) termasuk dalam biaya berjalan. Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics (Parker, 1988, p92), yaitu: 1. Biaya pengembangan sistem (development cost) dan 2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expenses).
30
Benefit (manfaat) lebih berupa suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau produktivitas kerja para karyawan. Menurut Remenyi (1995, p40) manfaat (benefit) dari teknologi informasi merupakan suatau keuntungan atau kelebihan yang diperoleh dengan teknologi informasi terhadap suatu perusahaan yang bersedia untuk membayar atas penggunaan teknologi informasi tersebut. Kategori Manfaat (Parker, 1988, p92): 1.
Tangible Benefits
Merupakan keuntungan nyata yang dapat dikalkulasikan secara keuangan (keuntungan ini lebih mengarah pada sisi bisnis perusahaan). 2.
Quasi-tangible Benefits
Merupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada peningkatan efisiensi proses kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan. 3.
Intangible Benefits
Merupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada efektifitas proses kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan.
Gambar 2.5 Relevansi antara IT Benefit Matrix (Remenyi) dan Tiga Tipe Manfaat (Parker) (Remenyi, 1995, p40)
31
Manfaat dapat dikategorikan menjadi 4 jenis (Remenyi, 1995, p42), yang dibagi berdasarkan 2 kriteria yaitu: tangible dan measurable. Tangible dibagi menjadi high tangible (tangible) dan low tangible (intangible), sedangkan measurable dibagi menjadi high measurable (measurable) dan low measurable (unmeasurable).
Gambar 2.6 Matriks Benefit (Remenyi, 1995, p42)
Keempat jenis manfaat yang berdasarkan 2 kategori dapat dijabarkan sebagai berikut ini : 1. Tangible measurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan organisasi dan efek tersebut dapat diukur secara objektif. Sebagai contoh, pengurangan biaya atau aset atau peningkatan pendapatan organisasi. 2. Tangible unmeasurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan organisasi tetapi sulit untuk langsung diukur. Sebagai contoh, informasi yang lebih baik dengan menggunakan TI, meningkatnya keamanan dari organisasi.
32
3. Intangible measurable merupakan manfaat yang dapat diukur tetapi tidak membawa dampak langsung terhadap keuntungan organisasi. Sebagai contoh, penyampaian informasi yang lebih cepat, peningkatan kepuasan konsumen atau kepuasan karyawan. 4. Intangible unmeasurable merupakan manfaat yang tidak dapat diukur dengan mudah dan tidak membawa dampak langsung terhadap keuntungan organisasi. Sebagai contoh, peningkatan reaksi pasar terhadap organisasi, persepsi yang baik dari konsumen atau calon karyawan terhadap produk dari organisasi. Sesuai teori information economics, maka manfaat tangible measureable dapat dikategorikan sebagai manfaat tangible; manfaat tangible unmeasureable dan intangible measureable dikategorikan sebagai manfaat quasi-tangible; dan manfaat intangible unmeasureable dikategorikan sebagai manfaat intangible. Untuk biaya pada kelompok quasi-tangible berkemungkinan mempunyai beberapa elemen manfaat yang bisa diukur langsung (di samping elemen yang tidak dapat diukur maupun elemen yang dapat diukur secara tidak langsung). Biaya-biaya tersebut akan dihitung dengan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan dan lembar kerja berjalan. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan menggunakan teknikteknik Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring dan Innovation Valuation. 2.2.3
Value Value (nilai) dapat dikatakan sebagai subtitusi untuk manfaat (benefit). Nilai
didasarkan atas keuntungan yang diperoleh atas persaingan yang direfleksikan dan
33
kinerja bisnis sekarang dan dimasa mendatang (Parker, 1988, p64). Keuntungan yang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan merupakan nilai dimana perusahaan bersedia berinvestasi untuk mencapainya. Parker (1988, p12) rnengklasifikasikan nilai ke dalam beberapa kategori, yaitu: 1. Return on Investment, diperoleh dari analisis biaya-manfaat tradisional dan merefleksikan usul-usul lanjut dalam menggambarkan efek-efek finansial (baik biaya dan manfaat) dan teknologi informasi. 2. Strategic Match, mnerupakan nilai yang diperoleh dan strategi unit bisnis saat ini yang didukung secara langsung. 3. Competitive Advantage, merupakan nilai yang diperoleh dan menciptakan strategi bisnis baru, produk baru, atau pendekatan baru dalam menghadapi tekanan persaingan. 4. Management Information Support, merupakan nilai yang diperoleh dan dukungan informasi terhadap critical success factor (CSF) perusahaan atau lini bisnis perusahaan. 5. Competitive Response, merefleksikan proyek teknologi informasi yang bertujuan untuk mengejar pesaing. 6. Strategic IS Architecture, merupakan investasi yang memungkinkan munculnya proyek lain. 2.2.4
Analisa Dua Domain Perusahaan digambarkan dalam dua bagian yaitu aktivitas bisnis dan aktivitas
teknologi pendukung. Istilah “domain” digunakan untuk mengkarakteristikkan kedua aktivitas yang berbeda tersebut. Tujuan pembagian ini adalah untuk menekankan
34
perbedaan peran manajemen dan perencanaan dalam bisnis dan teknologi. Domain bisnis adalah pengguna teknologi informasi (user). Domain teknologi adalah penyedia layanan teknologi informasi. Information Economics mendasari justifikasinya dalam domain-domain secara vertikal, memisahkan justifikasi dan kelayakan domain bisnis dan justifikasi dan viabilitas domain teknologi. Analisa dua domain merupakan model yang menekankan perbedaan biaya (cost) dan nilai (value) dalam dua domain. Dari perspektif domain bisnis, value diciptakan dengan penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan pendapatan, mengurangi biaya, meningkatkan keefektifan. Dari perspektif domain teknologi, value merupakan investasi pada domain teknologi yang dibutuhkan untuk menciptakan layanan. Biaya dalam domain bisnis didefinisikan sebagai pembayaran untuk penggunaan surnber daya teknologi yang diaplikasikan untuk memproduksi value, termasuk risiko. Biaya yang dimaksud dalam domain bisnis adalah biaya atas sumber daya proyek yang digunakan bersama dengan proyek lainnya (shared resource), rnisalnya penggunaan jaringan komunikasi data atau komputer main-frame. Sedangkan biaya dalam domain teknologi didefinisikan sebagai biaya atas penggunaan sumber daya sebenarnya yang digunakan langsung untuk layanan ke domain bisnis, termasuk risiko. Biasanya setelah melewati waktu 1 tahun total biaya dari domain teknologi diharapkan dapat seimbang dengan kredit (credits) biaya pemulihan yang dibebankan (charges) kepada pengguna bisnis. Pengeluaran biaya yang dilakukan oleh domain
bisnis harus menyesuaikan dengan kebutuhan domain teknologi.
35
Pertama yang dilakukan dalam analisa ini adalah substitusikan nilai untuk manfaat, dan kedua, pisahkan biaya aktual dari pelayanan yang berlangsung dalam domain teknologi dengan distribusi biaya dalam domain bisnis. Maka para manajer bisnis dapat menjustifikasi domain bisnis, dan para manajer TI dapat mengatur ketersediaan teknologi. Perbedaan nilai dan biaya di dalam kedua domain terlihat pada gambar di bawah. Dari perspektif domain bisnis, nilai diciptakan dengan menggunakan TI untuk menciptakan keuntungan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas atau nilai. Sedangkan dari perspektif domain teknologi, nilai-nilai pada domain bisnis adalah sama seperti untuk manfaat yang diperoleh para pengguna TI.
Gambar 2.7 Model Dua Domain Information Economics (Parker, 1988, p76)
Hubungan antara biaya Domain Teknologi yang terkait erat dengan manfaat Domain Bisnis (seperti ditunjuk pada Gambar 2.7) merupakan cerminan value yang
36
diperoleh atas pengaplikasian TI. Pada Gambar 2.7 ini, menjelaskan pula adanya perbedaan antara biaya (cost) dan nilai (value) dalam kedua domain tersebut. Dari sisi Domain Bisnis, value dapat tercipta dengan adanya penggunaan TI yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya, dan meningkatkan kinerja. Sedangkan dari sisi Domain Teknologi, value dilihat dari manfaat dalam domain bisnis, yaitu adanya pembiayaan kembali atau investasi lebih lanjut terhadap teknologi informasi. Value ini kemudian digunakan kembali untuk menciptakan manfaat terhadap domain bisnis. Biaya (cost) dalam domain bisnis merupakan semacam pembayaran atas digunakannya pelayanan dari suatu domain teknologi (merupakan nilai bagi domain teknologi) dan biaya pada domain teknologi merupakan penggunaaan sumber daya teknologi informasi 2.2.4.1 Domain Bisnis Business domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total dari sebuah proyek TI dalam membuat ranking keseluruhan dari proyek menjadi realistis. Variabel ini di tambahkan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat secara langsung dihitung oleh ROI sederhana dengan kata lain untuk menghitung manfaat-manfaat yang bersifat intangible.
37
Faktor–faktor dalam business domain antara lain: A. Strategic Values 1. Strategic Match (SM) SM lebih fokus pada keterkaitan antara IT dalam pencapaian tujuan strategis perusahaan. Nilai ini menyediakan sebuah jalan dalam meningkatkan nilai dari aplikasi inovatif yang menjadi pendukung langsung dalam pencapaian tujuan bisnis. 2. Competitive Advantage (CA) CA termasuk strategi utama yang di ikuti oleh bisnis dan termasuk sebuah implementasi dari cost leadership, differentiation atau fokus. Gradasi penilaian sangat berbeda untuk setiap tipe strategi. Ada 3 tujuan dasar yang harus dicapai perusahaan, jika perusahaan menginginkan peningkatan CA : a. Perusahaan harus memposisikan diri untuk mengubah struktur industri. Contoh : mengubah kapasitas industri. b. Perubahan harus memperbaiki posisi perusahaan dalam bisnis dijalani. Perushaan harus mendukung inisiatif yang dapat membedakan produk perusahaan atau pelayanan atau bahkan merubah lingkup persaingan dari bisnis, Contoh : menciptakan sebuah produk yang unik dan keunikan tersebut harus menjadi nilai utama dimata pelanggan. c. Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis baru. Ada beberapa cara yang dapat di kontribusikan oleh sebuah inisiatif untuk CA, termasuk inisiatif TI untuk menjual atau menggunakan informasi sebagai by-product (hasil tambahan) dari bisnis sekarang ini.
38
3. Competitive Response (CR) CR mengukur akibat atau kerugian dari di tundanya implementasi proyek IT terhadap posisi kompetitif perusahaan. Hal ini dapat muncul dikarenakan pesaing telah lebih dulu menyediakan pelayanan, produk, pertukaran data, kapasitas yang dibutuhkan oleh industri, serta beberapa etoritas dalam menjalankan sistem sebagai kondisi dari jalannya suatu aktivitas bisnis. 4. Management Information for CSF’s (MI) MI berfokus pada seberapa jauh proyek TI atau SIM akan menyediakan informasi manajemen kepada kegiatan inti perusahaan atau Line of Business perusahaan. (Management Information Support of Core Activities). Penilaian (skor) dalam kategori ini tergantung dari derajat dimana inisiatif dalam menyediakan informasi manajemen yang mengijinkan pembuat keputusan untuk menaksir operasi dan untuk membuat mereka menjadi lebih efektif, dan menguntungkan bagi perusahaan secara materiil. B. Stakeholder Values 1. Service and Quality (SQ) SQ berfokus pada peningkatan pelayanan dan kualitas perusahaan. Pada awal 1990, bermunculan buku yang berisi tentang pentingnya inisiatif SQ. Dalam setiap perusahaan, inisiatif yang bertujuan untuk memperbaiki tingkatan SQ sangat banyak. Masalahnya adalah perusahaan bekerja terisolasi, masing-masing fungsi, departemen, bekerja sendiri-sendiri. Kurangnya koordinasi antar departemen tersebut dapat mengakibatkan penurunan pelayanan terhadap pelanggan dan penurunan kualitas kerja perusahaan.
39
2. Agility, Learning & Empowerment (ALE) ALE memfokuskan diri dalam membuat pekerja dan proses bisnis menjadi lebih fleksibel dan lebih murah beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi didalam perusahaan. Tingkat kecerdasan dan pengetahuan para pekerja sangatlah penting. Mengapa demikian? Karena tinggi rendahnya tingkat ALE pekerja dapat mempengaruhi kemampuan kompetitif atau bersaing perusahaan. Oleh karena itu, perlu selalu diadakan training kualitas pengetahuan pekerja bisa menjadi semakin baik. 3. Cycle Time (CT) CT memfokuskan diri pada setiap elemen dalam proses, dari menciptakan sebuah budaya inovatif yang menstimulasi ide adanya produk baru sampai dengan pengembangan sukses, produksi, dan delivery ke pelanggan pada sekali waktu yang akan menciptakan standar industri baru atau pelatihan yang terbaik. Hal ini diterjemahkan kedalam produk yang bergerak dari R&D kedalam produksi yang lebih cepat, produk yang bergerak dari produsen sampai dengan ini produksi menuju permintaan pelanggan lewat teknis mass customization lebih cepat daripada supplier pesaing. Semua elemen dari CT memfokuskan diri pada CT sebagai strategi kompetitif. C. Competitive Strategy Risk 1. Business Strategy Risk (BSR) BSR berfokus pada identifikasi resiko bisnis yang muncul akibat suatu implementasi TI. Resiko ini bersifatt jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
40
D. Organization Strategy Risk & Uncertainty 1. Business Organization Risk (BOR) BOR memfokuskan diri pada kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan atas perencanaan bisnis organisasi BOR ini merupakan resiko jangka pendek yang cocok dengan BPR (Business Proses Reenginering) dan restrukturasi organisasi. Hal tersebut merefleksikan tingkatan dari sejumlah komponen bisnis organisasi yang terkait. Ini termasuk rencana bisnis in-place, erubahan sistem manajemen, rencana kontigensi, dan kebutuhan pasar yang telah didefinisikan dan dimengerti dengan baik. 2.2.4.2 Domain Teknologi Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Menurut Parker (1996, p324), terdapat 4 variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu : A. Strategic Values 1. Strategic IT Architecture (SITA) SITA berfokus pada keterkaitan antara implementasi TI yang sudah dilakukan dengan perencanaan strategis TI perusahaan secara keseluruhan. Aliansi ini direfleksikan dalam perencanaan TI (blueprint), yang menyediakan struktur kedalam data masa depan, sistem, kecocokan inisiatif dan mengidentifikasikan prioritas. Suatu implementasi TI yang baik harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana TI yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
41
B. Competitive Strategy Risk 1. IT Strategic Risk (ITSR) ITSR memfokuskan diri pada competitive strategy risk yang ada sebagai hasil dari perubahan struktur bisnis, termasuk aliansi, joint venture, dan kebutuhan untuk mendukung perusahaan selama menyesuaikan dengan permintaan baru dari pasar. ITSR menila resiko yang mungkin terjadi dari strategi resiko jangka panjang, dilihat dari segi arsitektur, ketergantungan sistem, dan perubahan bisnis. Ketepatan pengaturan strategi TI sangat dibutuhkan agar jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas struktur perusahaan atau proses bisnis, TI tersebut bisa beradaptasi dengan baik. C. Organization Strategy Risk & Uncertainty 1. IT Definitional Uncertanty (ITDU) ITDU berfokus pada resiko yang mungkin timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan. Umumnya, ITDU mendefinisikan ketidakpastian yang membebani spesifikasi dari tujuan perusahaan (user atau bisnis) yang dikomunikasikan pada staf proyek TI. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah dengan baik, atau masalah terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawabab yang benar dan layak.jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staf TI untuk menyediakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan para user. 2. IT Technical and Implementation Faktor
ini
digunakan
untuk
mengetahui
kesiapan
teknis
dalam
mengimplementasikan proyek teknologi informasi, ada 5 komponen utama dalam IT
42
technical and implementation risk (ITTR) yaitu : keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi), ketergantungan piranti lunak aplikasi, dan ketergantungan implementasi aplikasi itu sendiri. 3. IT Service Delivery Risk (ISDR) ISDR memfokuskan diri pada rencana jangka pendek organisasi dalam computer service delivery. ISDR ini berfokus untuk mengukur dan mengetahui seberapa besar resiko yang akan dihadapu perusahaan dengan adanya sistem baru. Resiko ini bersifat jangka pendek dan bisa terjadi karena kegagalan dari sistem baru tersebut maupun karena belum beradaptasinya user terhadap sistem yang baru. 2.2.5
Analisa Biaya Manfaat Analisis biaya manfaat merupakan langkah awal untuk Information Economics
dalam menetapkan alternatif-alternatif dan mengukur pengeluaran. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam analisis biaya manfaat ini. Pertama adalah studi kelayakan untuk proyek. Kedua, pada tahap akhir proyek. Dan terakhir kepentingan bagi proyek besar. Analisis biaya manfaat ini dikerjakan setelah pengimplementasian untuk menilai keberhasilan finansial suatu proyek. Analisis cost-benefit merupakan teknik yang paling umum digunakan untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek TI. Untuk melakukan analisis costbenefit, harus terlebih dahulu menentukan biaya dan manfaat apakah yang layak untuk diperhitungkan, bagaimana biaya dan manfaat dibobot, dan untuk mencapai itu semua, hambatan apa saja yang kiranya muncul.
43
Analisa biaya manfaat dapat digunakan dalam dua cara, yang pertama adalah sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak layak. Kedua, analisa biaya manfaat digunakan sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnnya. Biaya (Cost) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan atau dihabiskan untuk membiayai proyek yang dibangun. Manfaat lebih berupa suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau produktivitas kerja para karyawan. Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics (Parker, 1988, p92), yaitu: 1.
Biaya pengembangan sistem (development cost)
2.
Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expenses). Ada beberapa pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan hubungan
antara biaya dan manfaat, di antaranya: Simple Return on Investment (Simple ROI), Discounted Rate of Return (IRR), Net Present Value (NPV), dan lain–lain. 2.2.5.1 Simple Return on Investment (Simple ROI) Teknik ini disebut juga dengan accounting rate of return. Simple ROI adalah rasio pendapatan bersih rata-rata proyek terhadap investasi internal proyek itu. Metode ini sangat baik untuk proyek pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi dan operasional serta manfaat yang diharapkan akan ditentukan untuk tahun-tahun mendatang. Titik ketika akumulatif manfaat melebihi akumulatif biaya adalah titik dimana dasar ROI diperoleh.
44
2.2.5.2 Lembar Kerja untuk Menghitung ROI Untuk menghitung ROI sederhana, digunakan tiga lembar kerja : 1. Development Cost Worksheet (Lembar Kerja Biaya Pengembangan) Lembar kerja berisi semua biaya awal pembangunan proyek pada tahun pertama. Dalam lembar kerja biaya pengembangan ini, terdiri atas lima kategori: 1.
Development Effort (usaha pengembangan), mencakup biaya peningkatan
sistem dan pemrograman, biaya peningkatan adanya tambahan karyawan, seperti administrasi data. 2.
New Hardware (perangkat keras baru), mencakup biaya-biaya tambahan
untuk berbagai peralatan, misalnya terminal, printer, monitor, jaringan komunikasi, dan sebagainya. 3.
New Purchased Software ( pembelian perangkat lunak baru), mencakup
semua biaya yang berkaitan dengan adanya tambahan software baru dalam perusahaan. 4.
User Training (pelatihan user), mencakup keseluruhan biaya yang
dikeluarkan untuk memberikan pelatihan bagi pengguna dengan adanya suatu sistem yang baru. 5.
Other Costs (biaya lain-lain), mencakup semua biaya lain yang
dikeluarkan, termasuk juga biaya pengujian sistem baru pada saat sistem tersebut diimplementasikan. Usaha pengembangan meliputi biaya penambahan sistem dan programming, dan dukungan staf tambahan seperti data administration. Perangkat keras baru merefleksikan biaya tambahan untuk sambungan, printer, dan komunikasi. Perangkat
45
lunak baru meliputi pembelian perangkat lunak atau penyewaan perangkat lunak baru, dan pelatihan user merefleksikan biaya pendidikan dan pembelajaran. Untuk biaya lainlain, termasuk testing, merupakan kategori yang terakhir. Lembar kerja harus dikembangkan setiap tahunnya dengan pengadaan biaya pengembangan.
Gambar 2.8 Development Cost Worksheet (Parker, 1988, p96)
46
2. Ongoing Expenses Worksheet (Lembar Kerja Biaya Berjalan) Lembar kerja berisi biaya berjalan dan biaya yang akan datang dari awal proyek hingga tahun terakhir proyek. Untuk biaya berjalan, dibagi menjadi enam kategori, yaitu : (1) Apllication Software Maintenance (pemeliharaan aplikasi perangkat lunak) (2) Incramental Data Storage Expanses (penambahan biaya data storage) (3) Incramental Communications (penambahan komunikasi) (4) New Software and Hardware Leases (penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras) (5) Supplies (persediaan) (6) Others (lainnya). Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dari penghitungan jumlah hari pengembangan (dari lembar kerja biaya pengembangan). Biaya penambahan data storage adalah hasil dari penghitungan jumlah megabytes dengan penghitungan biaya megabytes. Biaya penambahan komunikasi adalah biaya yang berhubungan dengan sambungan telepon, pesan-pesan, dan sebagainya. Biaya yang berhubungan dengan penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru diketahui bersamaan dengan pasokan dan biaya-biaya lainnya. Seperti lembar kerja biaya pengembangan, lembar kerja biaya berjalan harus dikembangkan setiap tahunnya, sehingga biaya diharapkan dapat diperoleh.
47
Gambar 2.9 Ongoing Expenses Worksheet (Paker, 1988, p96)
3. Economic Impact Worksheet (Lembar Kerja Dampak Ekonomis) Lembar kerja ke tiga merangkum dampak ekonomis dari proyek. Penilaian dampak ekonomis didasarkan pada hubungan garis lurus untuk menghitung ROI sederhana dari periode aliran kas bersih selama 5 tahun. Bagian utama lembar kerja ini adalah pertama, membuat biaya bersih investasi yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung dari Development Cost Worksheet. Kedua, membuat alur dana tahunan (yearly cash flows) yang didapat langsung dari manfaat ekonomis bersih (net economic benefit), dijumlahkan dengan pengurangan biaya operasional (operating cost reduction) menghasilkan pendapatan sebelum pajak (pre tax income). Lalu di kurangi ongoing expenses. Simple ROI
48
dikalkulasi dari pembagian rata-rata net cash flow selama 5 tahun dibagi net investment required. Setelah mendapat simple ROI, maka skor proyek dapat ditentukan
Gambar 2.10 Economic Impact Worksheet (Parker, 1988, p97)
2.2.5.3 Faktor – faktor dalam Perhitungan Skor Proyek Ada tiga variabel yang akan dijumlahkan untuk memperoleh skor proyek, yaitu Weighted Simple ROI, Weighted Business Domain, dan Weighted Technology Domain (Parker, 1988, p102).
49
Gambar 2.11 Faktor perhitungan skor sebuah proyek (Parker, 1988, p102)
Weighted Simple ROI merupakan teknik pembenaran keuangan yang digunakan untuk mengukur dan menetapkan aplikasi teknologi informasi yang potensial. Lima variabel yang dipertimbangkan dalam menghitung Simple ROI, yaitu Traditional Cost Benefit Analysis (TCBA), Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring, Innovation Valuation. Traditional Cost Benefit Analysis mutlak dilakukan, sedangkan empat variabel lainnya dapat dilakukan setelah proyek TI diimplementasikan.
Gambar 2.12 Perhitungan ROI (Parker, 1988, p102)
Untuk mendapatkan bobot domain bisnis, meliputi penentuan yang Management Information, Competitive Response, dan Organizational Risks. Sedangkan untuk mendapatkan bobot domain teknologi meliputi faktor-faktor penentuan seperti nilai dan resiko untuk Strategic IS Architecture, Definiton Uncertainty, Technical Uncertainty dan IS Infrastructure Risk. Untuk mendapatkan skor domain bisnis dan teknologi, terdapat beberapa variabel yang perlu dibobot, dievaluasi dan diformulasikan melalui lembaran kuesioner maupun wawancara.
50
Variabel-variabel dapat dilihat pada gambar 2.13 di bawah ini. Category
Business Domain
Technology Domain
• ROI
Financial Values
• Stratetic Match • Competitive Advantage • Competitive Response
Strategic Values
• Management
• Strategic IT Architecture
Information for Critical Success Factor • Service and Quality • Agility, Learning, and Stakeholder Values
Empowerment • Cycle Time • Environtment Quality • Mass Communication Competitive Strategy Risk
• Business Strategy Risk
• IT Strategy Risk • IT Definitional Uncertainly
Organizzation and Uncertainly
Risk
• Business Organizaton Risk
• IT Technical and Implementation Risk • IT Service Delivery Risk
Gambar 2.13 Variabel-variabel Domain Bisnis dan Domain Teknologi
51
2.2.6
Value Linking and Value Acceleration Value linking dan value acceleration adalah teknik dan konsep yang saling
berkaitan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dan perubahan teknologi di organisasi. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial dampak kombinasi dan peningkatan performa suatu fungsi terhadap fungsi yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara finansial percepatan waktu yang terjadi dan manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi dalam hubungan sebab akibat. 2.2.7
Value restructuring Value
restructuring
mengevaluasi
nilai
(va1ue)
yang
terjadi
karena
restrukturisasi sebuah fungsi pekerjaan atau departemen. Value restructuring mengukur nilai dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan dan perubahan organisasional. Salah satu contoh dari value restructuring ini adalah terjadinya peningkatan produktifitas dalarn suatu fungsi atau departemen karena penerapan aplikasi office automation. Peningkatan produktifitas merupakan perpindahan kemampuan organisasi dan kegiatan yang bernilai lebih rendah ke nilai yang lebih tinggi. 2.2.8
Innovation Valuation Innovation Valuation menciptakan fungsi-fungsi baru dalam organisasi. Inovasi
rnerubah pola atau cara bagairnana organisasi menjalankan bisnisnya. Aplikasi teknologi informasi yang inovatif merupakan alat untuk merubah strategi bisnis, jasa, dan produk lini bisnis, dan domain bisnis organisasi. Akhimya, teknik innovation valuation berfokus pada organisasional ketimbang biaya dan risiko teknologi.
52
2.2.9
Analisa Corporate Values Menurut Parker (1996, p311), banyak nilai (value) penting yang terlewatkan jika
hanya menggunakan kuantifikasi seperti return on investment (ROI). Beberapa nilai tersebut bersifat unik pada domain teknologi dan beberapa lainnya unik dalam domain bisnis. Category
Business Domain
Financial Values
Return On Investments
Strategic Values
- Strategic Match
Technology Domain
- Competitive Advantage - Competitive Response - Management Information for CSF Stakeholder Values
- Service and Quality
Strategic IT Architecture
- Environmental Quality - Agility, Learning, and Empowerment - Cycle Time - Mass Customization Competitive Strategy
Business Strategy Risk
IT Strategy Risk
Business Organization Risk
- IT Definitional Uncertainty
Risk Operational Risk and Uncertainty
- IT Technical and Implementation Risk - IT Services Delivery Risk Gambar 2.14 Corporate Value and Risk
1. Financial Values Financial values merupakan manfaat yang dapat diukur dengan dasar akuntansi. Nilai yang terdapat pada domain bisnis adalah business based financial value (nilai
53
keuangan berbasis bisnis). Business based financial value memperhitungkàn biaya dan manfaat yang tangible. Manfaat dan biaya yang diharapkan dalam implementasi suatu sistem harus ditentukan. Sedangkan untuk hubungan antara manfaat dan biaya ditentukan pada simple ROI (Parker, 1996, p312). 2. Strategic Values Strategic
values
merupakan
ni1ai
yang
didapat
dari
tindakan
yang
mengkontribusi pencapaian tujuan perusahaan yang bersifat eksternal. Nilai-nilai ini adalah orientasi pasar dan produk, yang sering kali dideskripsikan sebagai pangsa pasar, penciptaan pasar, diferensiasi produk, hubungan dengan pelanggan, dan lain-lain. Strategic values berfokus pada pencapaian pasar-pasar spesifik, strategi produk dan pelanggan (strategic match), penciptaan pasar baru atau memperluas pangsa pasar yang ada (competitive advantage), dan mempertahankan pangsa pasar yang ada (competitive response), juga ketersediaan informasi berkualitas untuk pengambilan keputusan (management information for CSFs). • Strategic Match Strategic match berfokus pada derajat dukungan perusahaan atau selaras dengan tujuan perusahaan (lini bisnis). Nilai ini mendukung peningkatan skor dan ap1ikasi inovatif yang secara langsung mendukung pencapaian tujuan- tujuan perusahaan. Skor ini mempunyai rentang dari 0 (tidak ada hubungan dengan tujuan strategis bisnis) sampai 5 (rnernpunyai hubungan langsung dengan tujuan strategis bisnis).
54 • Competitive Advantage Untuk memasukkan keunggulan bersaing (competitive advantage) sebagai bagian dan nilai strategis (strategic values), perusahaan harus bisa memilih strategi dan memperkirakan kontribusinya. Nilai skor atas competitive advantage bergantung pada tingkat dimana tindakan yang diusulkan berpengaruh baik langsung maupun tidak langsung terhadap kemampuan bersaing perusahaan. • Competitive Response Competitive response mengukur tingkat kegagalan yang berakibat terhadap penurunan kemampuan bersaing perusahaan. Meskipun memiliki konsep yang sama dengan competitive advantage, competitive response mengikutsertakan risiko kehilangan pangsa pasar yang mana jika itu terjadi maka akan sangat sulit atau bahkan tidak mungkin untuk rnendapatkanya kembali. • Management Information for Critical Success Factors Kemampuan manajemen untuk menyebarkan inforniasi tentang keputusan yang diambil adalah sangat penting bagi perusahaan. Management Information for CSFs merupakan perkiraan atas kontribusi tindakan terhadap kebutuhan manajemen akan informasi tentáng aktivitas kritis. Pemberian skor bergantung dari tingkat kemampuan dalam rnenyediakan informasi yang membantu pengambil keputusan dan membuat mereka menjadi lebih efektif dan menguntungkan bagi perusahaan. Pernberian skor juga bergantung pada perluasan di mana manajemen informasi mendukung kuncikunci sukses yang telah ditetapkan sebelumnya dan aktivitas-aktivitas kunci.
55
3. Stakeholder Values Stakeholder values didapat dari tindakan atau inisiatif yang memberikan kontribusi terhadap pelaksanaan strategi-strategi perusahaan yang meningkatkan ketertarikan stake holder dan mewakili perubahan transformasional. Setiap stake holder tentu mempunyai pandangannya sendiri-sendiri terhadap nilai-nilai yang didapat tetapi boleh dikatakan semua pandangan tersebut adalah sama saja (umum). • Service and Quality Pelayanan (service) dan kualitas (quality) yang baik sangat didambakan oleh setiap pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan harus memperhatikan hal ini. Tingkat kerusakan produk yang rendah atau bahkan tidak ada, penerimaan barang atau layanan yang tepat pada waktunya, dan tidak ada kesalahan dalam pengiriman produk atau layanan dan dengan harga yang tepat merupakan indikator yang diperhatikan oleh pelanggan yang memperhatikan pelayanan dan kualitas. • Environmental Quality Environmental quality berfokus pada tingkat keamanan lingkungan dimana para stakeholder bekerja dan ini merupakan isu umum yang terjadi. Misalnya para pekerja yang hanya msu bekerja pada lingkungan yang tidak beracun, dan pelanggan yang menginginkan produk yang aman digunakan. • Agility, Learning and Empowerment Agility. learning, and empowerment menekankan pada membuat para pekerja dan proses bisnis lebih fleksibel dan lebih cepat beradaptasi terhadap perubahan.
56
Hal ini akan membuat perusahaan belajar dengan lebih cepat, juga memperkuat pihak pengambil keputusan dengan adanya informasi yang diperlukan, tanggungjawab, dan otoritas. • Cycle Time Cycle time menekankan pada semua elemen dalam proses, dan menciptakan budaya inovatif yang akan menstirnulasi ide produk baru yang dicapai melaiui pengembangan, produksi, dan pengiriman produk kepada pelanggan. • Mass Customization Mass customization mernbutuhkan kemampuan cepat untuk lebih melakukan produksi melalui penyeragaman (customization). Biasanya mass customisation diterapkan pada bagian produksi barang jadi saja. Konsep ini berkembang dari mass production yaitu melakukan produksi dalam jumlah banyak. • Strategic ITArchitecture Strategic IT architecture rnengevaluasi tingkat dimana tindakan (inisiatif) selaras dengan keseluruhan strategi teknologi. Keselarasan ini merefleksikan rencana IT (blueprint) yang menyediakan struktur yang mana data, sistem, dan inisiatif yang cocok dan mengidentifikasi prioritas.
4. Competitive Strategy Risk Kata risiko (risk) dan ketidakpastian (uncertainty) sering digunakan secara bergantian dan mengatakan bahwa kedua kata ini sama saja. Tetapi menurut Parker (1996, p 235) kedua kata ini dibedakan pengertiannya.
57
Risk terjadi ketika hasil dari tindakan dan situasi tidak pasti, dimana rentang dan hasil yang mungkin diketahui dan kemungkinan yang diasosiasikan dengan hasil ini diketahui dan diperkirakan dengan tingkat keakuratan. Uncertainty berhubungan dengan tindakan dan situasi ketika rentang hasil diketahui tetapi kemungkinan dari hasil adalah sulit untuk diperkirakan secara akurat, atau dalam situasi ekstrim bahkan kemungkinan hasil tidak diketahui sama sekali. • Business Strategic Risk Business strategy risk merefleksikan tingkat keberhasilan strategi bisnis, dinamika pasar, dinamika perusahaan, dan waktu. Business strategy risk memperhatikan risiko jangka panjang yang meliputi strategi bersaing dan perubahan dalam lingkungan pasar sebagai akibat dan perubahan hubungan konsumen-produsen, penyesuaian politik, demografis, dan peraturan. • IT strategy risk IT strategy risk berfokus pada risiko strategi bersaing sebagai akibat merubah struktur perusahaan, termasuk aliansi, joint ventures, perusahaan maya, dan dukungan terhadap perusahaan. IT strategy risk rnerefleksikan dampak potensial atas strategi teknologi informasi (TI) dalam jangka panjang.
5. Organizational Strategy Risk and Uncertainty Competitive strategy risk berfokus pada risiko yang bersifat eksternal sedangkan organizational strategy risk and uncertanties berfokus pada risiko internal.
58 • Business Organisation Risk Ketika orang atau proses bisnis semakin berkembang, keahlian yang ada sekarang mungkin tidak cocok lagi untuk tingkat kesulitan karena perkembangan ini. Karena itu, untuk menghadapi perkembangan proses bisnis yang terjadi maka diperlukan adanya restrukturisasi organisasi, dan penataan ulang kembali proses bisnis. Business organizational risk berfokus pada risiko jangka pendek yang mungkin terjadi karena business process redesign atau strukturisasi organisasi tersebut, misalnya perencanaan bisnis mendatang, sistem manajemen bisnis dan perubahan, proses dan prosedur, pelatihan keahlian, dan kebutuhan pasar yang terdefinisi dengan baik. • IT Definitional Uncertainty IT definitional uncertainty, bersamaan dengan IT technical and implementation risk dan IT services delivery risk menekankan pada risiko implementasi dan penyampaian dan mengekspresikan tingkat stabilitas dan lingkungan yang ada. Pada
umumnya,
definisi
ketidakpastian
(definitional
uncertainty)
memperkirakan spesifikasi tujuan organisasi (user atau business) yang dikomunikasikan terhadap proyek personal teknologi informasi. Karena itu ketika user dan bisnis tidak secara tepat mendefinisikan suatu masalah maka pihak teknologi informasi pun tidak akan bisa mencarikan suatu solusi yang tepat. : • IT Technical and Implementation Risk : IT technical and implementation risk menekankan pada risiko organisasional jangka pendek yang berkembang di seputar keahlian yang ada, ketergantungan
59
terhadap teknologi baru atau yang belum pernah dicoba diterapkan yang mungkin melibatkan teknologi tunggal atau kombinasi dan sekumpulan keahlian teknis baru, dan peralatan perangkat keras dan lunak. Risiko teknis dan implementasi merefleksikan 5 komponen risiko dalam proyek IT, yaitu: a. Kebutuhan,
keahlian rnerefleksikan
tingkat
keahlian kritis
yang
diperlukan terhadap ketersediaan manajemen dan staf b. Ketergantungan perangkat keras, merefleksikan kebutuhan perangkat keras terhadap yang tersedia sekarang atau yang sedang digunakan c. Ketergantungan perangkat lunak (selain aplikasi perangkat lunak), memperkirakan secara langsung terhadap kemajuan teknologi d. Aplikasi perangkat lunak, merefleksikan keadaan yang secara komersial tersedia atau yang ada terhadap keadaan baru, walaupun didapat melalui subkontrak e. Ketergantungan
imp1ementasi
aplikasi,
merefleksikan
tingkat
kompleksitas implementasi termasuk lama proyek, teknologi baru, keakurasian perkiraan, dan kompleksitas dan pelaksanaan organisasi. Bisnis dapat (bisa tidak) rnemasukkan risiko ini sebagai bagian dan kriteria dalam pengambilan keputusan dalam membuat strategi. namun, apapun keputusan bisnis tersebut, organisasi IT harus memasukkan penilaian ini dalam pembangunan strateginya.
60 • IT Service Delivery Risk Fokus IT service delivery risk adalah risiko organisasional jangka pendek dan penyampaian layanan TI. Risiko ini ditekankan pada tingkat perubahan yang diperlukan organisasi. Penyampaian, termasuk biaya awal, integrasi, manajemen pelatihan, kebutuhan organisasi, dan ancaman terhadap ekuilibrium yang telah ada.
