BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Memahami Konsep Manajemen Proyek 2.1.1 Mendefinisikan Proyek dan Manajemen Proyek Menyadari makin meluasnya aplikasi manajemen proyek didunia usaha, industri, dan bidang-bidang lain maka muncul suatu pemikiran perlunya suatu kodefikasi dan standarisasi yang berkaitan dengan profesi manajemen proyek. Maksud ini didorong bukan karena kurangnya kualitas penyelenggara proyek dalam praktek di lapangan, tapi lebih ditujukan kepada usaha untuk memudahkan mereka yang hendak menekuni profesi manajemen proyek dan juga pemakai jasa manajemen proyek. Ketika seseorang menyebut istilah “proyek,” kebanyakan orang-orang akan menghubungkannya dengan deadline, tanggal mulai, tanggal selesai, jadwal, tugas, sumber daya, biaya dan urutan proyek. Istilah lainnya mencakup patokan, perubahan, konflik, komunikasi, tujuan, kebutuhan, dan resiko. Definisi yang sederhana tentang proyek adalah urutan tugas yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu yang unik dalam kerangka waktu yang telah ditetapkan. Keunikan inilah yang membedakan antara proyek dengan operasi dan membuatnya sulit untuk dikelola. Project Management Institute, dalam PMBOK Guide, mendefinisikan proyek sebagai berikut : “Usaha temporer yang dilakukan untuk menciptakan proyek atau jasa (service) yang unik.” Salah satu pemikir manajemen modern, Henry Fayol (2001:p118), seorang industrialisasi Perancis adalah orang pertama yang menjelaskan secara sistematis berbagai macam aspek pengetahuan manajemen yang dihubungkan dengan fungsi-fungsinya. Fungsi yang dimaksud adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan. Aliran pemikiran di atas kemudian dikenal sebagai manajemen klasik atau manajemen fungsional.
5
6
Menurut pengertian yang dikemukakan oleh H. Kerzner (2000:p123) yang melihatnya dari wawasan manajemen berdasarkan fungsi yaitu manajemen proyek adalah suatu proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal. Dari pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa pengertian manajemen proyek secara umum adalah suatu cabang khusus dalam manajemen yang memiliki fungsi merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran.
2.1.2 Mengukur Keberhasilan Proyek Menurut Iman Soeharto tahun 2002 terdapat Lima tolak ukur keberhasilan proyek secara tradisional yaitu : 1. Tepat waktu 2. Sesuai Anggaran 3. Cakupan Proyek 4. Mutu dan Kualitas 5. Sumber Daya yang tersedia Hubungan-hubungan antara kelima tolak ukur keberhasilan proyek dapat digambarkan dalam sebuah bagan yang disebut dengan “Segitiga Manajemen Proyek” (Iman Soeharto:2002) Gambar :
7
Waktu
Biaya Kualitas Sumber daya
cakupan 2.1.3 Tehnik dan Metode yang Bercorak Khusus (Iman Soeharto:2002) Beberapa tehnik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya adalah : 1. Merencanakan Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun klasik keduanya mengikuti hirarki perencanaan (sasaran-objektif-strategi-operasi). Namun pada tahap operasional manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan yang dapat menyusun cermat urutan pelaksanaan kegiatan. Metode dan tehnik yang digunakan adalah : a. Analisis jaringan kerja, seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Tehnik Pengkajian dan Telaah Proyek (PERT), dan Metode Preseden Diagram (PDM). b. Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap, sesuai dengan keperluan dan informasi yang tersedia pada waktu yang telah ditentukan, yang dikenal dengan perkiraan biaya pendahuluan (preliminary
cost estimate), perkiraan biaya proyek (project budget), dan perkiraan biaya definitive (definitive estimate). 2. Mengorganisir
8
Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horizontal dan vertikal, dengan tujuan dicapainnya penggunaan sumber daya yang optimal. 3. Memimpin Pemimpin tunggal dari kelompok dan bagian organisasi yang diserahi tugas khusus (proyek). Jadi memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horizontal menyilang lini/struktur fungsional yang ada sebelumnya. 4. Mengendalikan Dalam kegiatan proyek, diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relative lebih erat dibanding dalam kegiatan yang bersifat rutin. Untuk itu diperlukan suatu metode yang sensitif, maksudnya dapat mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin. Metode yang dimaksud, misalnya konsep earned value, C/S-CSC dan lain-lain.
2.1.4 Area Keahlian Manajemen Proyek (Iman Soeharto:2002) Dalam PMBOK Guide, PMI mengidentifikasi sembilan keahlian untuk manajer proyek yaitu : 1. Manajemen Integrasi Keahlian Manajemen Integrasi dipakai untuk mengintergrasikan kerja didalam area inti lainnya. Fokus utama manajemen integrasi adalah menciptakan rencana proyek yang komprehensif, terpadu dan didesain dengan baik. Komponen lainnya dari keahlian ini adalah pengawasan proses kontrol perubahan. 2. Manajemen Cakupan Keahlian yang digunakan manajer proyek untuk mendefinisikan kerja yang perlu dilakukan pada proyek tertentu. Ini menyangkut pemastian bahwa semua kerja yang
9
diperlukan sudah dimasukkan dan bahwa tidak ada tambahan kerja yang tidak diperlukan. 3. Manajemen Waktu Keahlian yang paling banyak dihubungkan dengan manajemen proyek karena manajemen waktu ini penting untuk menjaga jadwal. Manajemen ini mencakup penyusunan atau perbaikan struktur perincian kerja, menentukan hubungan ketergantungan di antara tugas-tugas proyek, memperkirakan usaha dan durasi tugas, dan menyusun jadwal proyek. 4. Manajemen Pemerolehan (procurement) Juga dikenal sebagai manajemen kontrak. Keahlian ini mencakup pengembangan, pelaksanaan, dan monitoring kontrak dengan jasa dan produk vendor. Keahlian ini juga meliputi penentuan keahlian apa yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai tugas proyek. 5. Manajemen Komunikasi Keahlian ini meliputi tindakan memutuskan siapa yang perlu informasi, seberapa rinci sebagai informasi yang dibutuhkan, dan kapan informasi diberikan. 6. Manajemen Mutu Keahlian ini memiliki tiga aspek yaitu : Perencanaan Mutu, Pemastian Mutu, dan Kendali Mutu. Dalam Perencanaan Mutu, seorang manajer proyek mendefinisikan apa-apa yang merepresentasikan kualitas dan bagaimana kualitas itu akan diukur. Dalam Pemastian Mutu, manajer proyek mengawasi seluruh kualitas proyek untuk melihat apakah standarnya telah dipenuhi. Dalam Kendali Mutu, manajer proyek memeriksa output actual untuk mengevaluasi kesesuaiannya dengan standar yang telah ditetapkan dalam rencana.
10
7. Manajemen Biaya Mencakup penentuan kategori biaya proyek, estimasi penggunaan masing-masing sumber daya dalam masing-masing kategori, penganggaran untuk biaya yang diperkirakan tersebut dan mendapatkan persetujuan, dan kemudian mengontrol biaya saat proyek berjalan. Baik itu biaya tetap seperti pembelian perlengkapan dan software maupun biaya variabel seperti waktu anggota tim dimasukkan dalam perencanaan dan perkiraan dan dimonitor serta dikontrol. 8. Manajemen Resiko Mengidentifikasi resiko potensial untuk suatu proyek dan kemudian memperkirakan bagaimana kemungkinan masing-masing resiko terjadi dan, jika terjadi, bagaimana resiko itu akan berpengaruh terhadap proyek.
2.1.5 Fungsi Dasar Manajemen Proyek (Iman Soeharto:2002) Adapun fungsi dasar dari manajemen proyek secara lengkap adalah sebagai berikut : 1.
Pengelolaan Lingkup Proyek Lingkup proyek adalah total jumlah kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut.
2.
Pengelolaan Waktu atau Jadwal Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran umum proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya, penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasaran dan lain-lain. Pengelolaan waktu meliputi perencanaan, penyusunan, dan pengendalian jadwal.
3.
Pengelolaan Biaya
11
Pengelolaan biaya meliputi segala aspek yang berkaitan dengan hubungan antara dana dan kegiatan proyek. Mulai dari proses mencari, dan memilih sumber serta macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai kepada akuntansi dan administrasi pinjaman dan keuangan. 4.
Mengelola Kualitas dan Mutu Mutu, dalam kaitannya dengan proyek diartikan sebagai memenuhi syarat untuk penggunaan yang telah ditentukan atau fit for intended use. Agar suatu produk atau jasa hasil proyek memenuhi syarat penggunaan, diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari mengkaji apa saja, syarat-syarat penggunaan yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesana produk.
2.1.6 Karakteristik Proyek (Iman Soeharto:2002) Untuk dapat lebih mengenal proyek, maka lebih baik apabila diuraikan beberapa karakteristik yang dimiliki oleh suatu proyek. Karakteristik tersebut adalah : A. Sasaran yang ingin dicapai oleh proyek sudah jelas dan pasti yang dimaksud dengan sasaran adalah hasil akhir yang ingin dicapai. Misalnya proyek pembangunan jembatan, maka hasilnya adalah sebuah jembatan dengan spesifikasi seperti yang telah ditentukan. B. Proyek bersifat terbatas dan tertentu Lamanya penyelesaian proyek adalah tertentu maksudnya adalah saat mulai dikerjakan proyek dan adapula saat selesai kegiatan-kegiatan baru dimulai pada satu waktu tertentu, dan dibatasi oleh penyelesaian yang tertentu pula. Jadi anggota organisasi proyek harus bekerja secara efektif dan efisien. C.
Sasaran proyek biasanya hanya terjadi satu kali saja
12
Proyek memiliki sifat unik yaitu tidak berulang. Spesifikasi suatu proyek tidak akan berulang secara sama seperti pada proyek-proyek lain dimasa yang akan datang. D.
Kegiatan proyek kurang terstandarisasi Dikatakan kurang terstandarisasi, karena proyek tidak ada yang sama persis satu sama yang lain. Perbedaan-perbedaan ini dapat disebabkan oleh faktor-faktor antara lain keadaan perekonomian yang telah berubah, perbedaan selera klien dan lingkungan pembangunan proyek yang berbeda.
E.
Proyek bersifat kompleks Proyek merupakan perpaduan berbagai macam disiplin ilmu dan unsur. Misalnya dalam pembangunan sebuah gedung perkantoran, dalam proyek ini membutuhkan antara lain para ahli teknik sipil, elektro, pertamanan dan arsitek dibutuhkan pula kontraktor,konsultan supplier bahan baku karena banyaknya pihak dan usur inilah maka suatu proyek tersebut memiliki sifat kompleks.
2.2 Pentingnya Pengendalian dan Perencanaan (Iman Soeharto:2002) Pertumbuhan ekonomi yang semakin cepat dalam berbagai tingkat perkembangannya mengakibatkan semakin rumitnya masalah-masalah yang dihadapi oleh
perusahaan-perusahaan
di
berbagai
bidang
kegiatan.
Hal
ini
mengakibatkan
perusahaan-perusahaan tersebut menjadi lebih berhati-hati dalam menjalankan usahanya, agar ditengah-tengah rumitnya masalah yang dihadapi, tujuan perusahaan tetap tercapai melalui kegiatan-kegiatan yang efisien dan efektif. Salah satu upaya yang dilakukan perusahaan dalam menghadapi situasi diatas adalah menyusun perencanaan yang dilakukan secara formal sebaik dan setepat mungkin misalnya dengan mengadakan Departemen perencanaan itu sendiri. Perencanaan yang
13
disusun dapat berupa perencanaan tujuan baik itu dapat berupa tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek dan juga dapat berupa perencanaan kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Perencanaan yang baik merupakan suatu kelebihan tersendiri bagi perusahaan, karena dengan perencanaan yang baik itu akan menjadi salah satu senjata bagi perusahaan, baik dalam menjalankan usahanya pada situasi ekonomi dunia yang sangat dinamis ini maupun dalam perubahan-perubahan yang terjadi di bidang teknologi, keuangan, persediaan sumber daya serta bidang lain. Selain itu fungsi pengendalian bermaksud memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi) agar langkah-langkah kegiatan tersebut terbimbing ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Terlihat disini adanya hubungan antara perencanaan dengan fungsi pengendalian. Lebihlebih bagi kegiatan yang cepat berubah, maka keterkaitan yang erat antara dua fungsi tersebut sangat diperlukan.
2.3 Definisi Perencanaan Perencanaan menurut Welsch, Hilton dan Gordon yang diterjemahkan oleh Purwatiningsih adalah “Suatu proses pengembangan tujuan perusahaan dan memilih kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dimasa mendatang untuk mencapai tujuan tersebut” (Iman Soeharto:p102). Perencanaan secara umum dapat diartikan sebagai proses pemikiran dan penentuan di muka untuk segala tindakan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan biaya merupakan salah satu bentuk perencanaan yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan proyek pada khususnya dan perusahaan pada umumnya. Biaya menunjukkan perencanaan dan penggunaan dana untuk melaksanakan pekerjaan dalam kurun waktu tertentu, dapat dibuat dalam bentuk uang, jam per tenaga kerja atau satuan lain.
14
Dari definisi diatas perencanaan menempati urutan pertama dari fungsi-fungsi lain seperti mengorganisir, memimpin dan mengendalikan. Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Ini berarti memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan di masa datang yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan, sedangkan pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang dilakukan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien. Salah satu ruang lingkup perencanaan adalah pengambilan keputusan, karena hal tersebut diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang. Suatu perencanaan yang tepat disusun secara sistematis, dan memperhatikan faktor obyektif akan dapat berfungsi sebagai : a. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek b. Dasar pengaturan alokasi sumber daya c.
Pendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan menyadari pentingnya unsur waktu
d. Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis, dan tidak logis akan segera diikuti adanya tumpang tindih dan kebingungan dalam implementasinya. Dasar-dasar yang melatar belakangi pembangunan adalah karena tidak adanya pengaruh campur tangan pemerintah maka perkembangan masyarakat tidak didasarkan pada penggunaan sumber-sumber pembangunan secara efektif dan efisien, keperluan mendobrak kearah perubahan struktural ekonomi dan social masyarakat serta arah perkembangan untuk kepentingan keadilan sosial.
15
Namun demikian kenyataan tersebut dewasa ini tidak begitu berlaku lagi. Hal ini disebabkan karena terdapatnya berbagai macam perencanaan dari yang sifatnya ketat kepada yang sifatnya longgar di negara-negara yang menganut filsafah kemasyarakatan yang berbeda-beda. Kecuali itu perencanaan dipergunakan lebih sebagai suatu alat atau cara untuk mencapai tujuan dengan lebih baik. (Iman Soeharto:2002) Perencanaan dapat dilihat dari segi suatu alat atau cara untuk mencapai tujuan dengan lebih baik diantaranya : a. Dengan adanya perencanaan diharapkan terdapatnya suatu pengarahan kegiatan, adanya pedoman bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang ditujukan kepada pencapaian tujuan pembangunan. b. Dengan adanya perencanaan dapat dilakukan suatu peramalan (forecasting) terdapat hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui c.
Memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternative tentang cara yang etrbaik (the best alternative) atau kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination)
Dari beberapa kegunaan yang telah disebutkan diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari perencanaan adalah suatu alat atau cara untuk mencapai tujuan yang lebih baik. Oleh karena itu didalam pembuatan suatu proyek peranan perencanaan sangat penting agar pelaksanaan pembangunan proyek diharapkan dapat berjalan dengan baik.
2.3.1 Proses dan Sistematika Perencanaan (Iman Soeharto:2002) Didalam suatu pelaksanaan proyek terdapat proses dan sistematika pelaksanaan proyek. Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :
16
a. Menentukan Tujuan Tujuan (goal) organisasi atau perusahaan dapat diartikan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak segala kegiatan yang hendak dilakukan. b. Menentukan Sasaran Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila suatu organisasi atau perusahaan tersebut ingin tercapai tujuannya. Dalam konteks diatas, pelaksanaan proyek dapat digolongkan sebagai kegiatan dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. c.
Mengkaji Posisi Awal Terhadap Tujuan Mengkaji posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi pada saat awal terhadap sasaran yang telah ada.
d. Memilih Aternative Dalam usaha meraih tujuan atau sasaran, tersedia berbagai pilihan tindakan atau cara mencapainnya. Umumnya ditempuh pilihan yang menjanjikan cara yang paling efisien dan ekonomis dari segi biaya. e. Menyusun Rangkaian Langkah Mencapai Tujuan Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.
2.3.1.1 Tehnik dan Metode Perencanaan (Iman Soeharto:2002) Dalam usaha meningkatkan kualitas perencanaan proyek telah diperkenalkan berbagai tehnik dan metode perencanaan dalam menyusun jadwal, antara lain bagan balok (bar-chart), analisis jaringan kerja (CPM,PERT,PDM,GERT dan lain-
17
lain). Meskipun demikian mengingat tehnik dan metode tersebut berfungsi sebagai alat, maka penggunaannya memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Ketepatan pemilihan tehnik dan metode yang dipergunakan b. Penguasaan sepenuhnya oleh perencanaan c.
Pemahaman aplikasinya oelh penyelia yang hendak menerapkannya di lapangan Pengalaman menunjukkan bahwa meskipun pada awalnya tehnik-tehnik dan metode
tersebut mendapat sambutan yang hangat namun hasilnya tidak cukup memuaskan, hal tersebut disebabkan kurangnya persiapan dalam hal melatih dan memberi pengertian kepada mereka yang langsung berurusan dengan penggunaan metode tersebut. Baru setelah aspek tersebut digunakan maka akan mendapat hasil yang cukup memuaskan. 2.3.1.2 Top-Down dan Bottom-Up (Iman Soeharto:2002) Disamping hirarki, proses perencanaan khususnya dalam menyusun jadwal, dapat ditinjau dari sudut lain, yaitu pendekatan yang digunakan. Pendekatan ini membedakan langkah awal memulai perencanaan kegiatan proyek serta jadwal
yang
bersangkutan
dalam
rangka
membuat
“peta”
(Iman
Soeharto:2002)
penyelenggara yang bersifat menyeluruh. Perencanaan top-down berarti perencanaan dimulai dari atas ke bawah. Disini proyek digambarkan sebagai suatu ruang lingkup kegiatan utuh dari pekerjaan awal sampai penutupan ditentukan kurun waktu pelaksanaannya. Langkah selanjutnya adalah memecah tiap-tiap komponen kegiatan dengan mempertimbangkan berbagai faktor, sepeti lokasi, fungsi, sifat, jenis pekerjaan dan ukuran. Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah adanya pemecahan yang bertingkat-tingkat yang membentuk semacam hirarki piramida sehingga akan mempermudah pengelolaan dan memperkecil kemungkinan adanya baganbagan yang terlewatkan.
18
Pendekatan lain yaitu bottom-up disini proyek dipecahkan secara terinci menjadi komponen-komponennya, setelah mempertimbangkan keperluan sumber daya pada tingkat normal. Kemudian diperkirakan berapa lama kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing komponen tersebut.
2.3.1.3 Perencanaan yang efektif (Iman Soeharto:2002) Agar suatu perencanaan berdaya guna maksimal diperlukan kondisi dan syarat tertentu. Syarat-syarat tersebut antara lain adalah : a. Penyampaian perencanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengannya. Bagi perencanaan strategis, para atasan yang memiliki posisi pimpinan pelaksana hendaknya dapat mengerti dan menguasai sepenuhnya akan maksud dan arti perencanaan. b. Penjabaran perencanaan yang bersifat umum menjadi suatu action plan. Untuk proyek penjabaran ini dikenal sebagai rencana implementasi proyek. c.
Usahakan sejauh mungkin menggunakan parameter kuantitatif.
2.3.1.4 Manfaat Perencanaan (Iman Soeharto:2002) Ada beberapa manfaat dari suatu perencanaan yang dapat diperoleh antara lain : a. Memberi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan serta pengalokasian sumber daya dan dana secara optimum. b. Memperkecil resiko dan ketidak pastian yang akan dihadapi dimasa yang akan datang.
19
2.4 Definisi Pengendalian Langkah selanjutnya adalah mengorganisir dan memimpin sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran tersebut. Untuk itu diperlukan suatu usaha yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen proyek. Pengertian pengendalian menurut R.J Mockler adalah “Usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan koreksi yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.” (Iman Soeharto:2002) Sedangkan menurut Jeff Madura pengertian pengendalian adalah “Memonitor dan mengevaluasi tugas-tugas, artinya menilai apakah rencana yang ditetapkan dalam perencanaan telah tercapai.” (2001,p227) Setelah melihat secara keseluruhan pengertian mengenai pengendalian maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian berkonsentrasi pada : a. Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan b. Penggunaan secara efektif sumber daya yang ada c.
Perbaikan atau koreksi masalah
d. Pemberian imbalan sebagai pencapaian tujuan
2.4.1 Tahapan-tahapan dalam Pengendalian (Iman Soeharto:2002) Secara umum ada tiga langkah pokok didalam proses pengendalian yaitu :
20
a. Menentukan standar kinerja sesuatu yang akan dikendalikan. Standar ini dapat berupa spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal dan kebutuhan sumber daya b. Membandingkan antara kinerja aktual dan kinerja hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan c.
Melakukan tindakan koreksi, bila kinerja aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan sehingga tindakan koreksi perlu dilakukan Adapun tahapan-tahapan pengendalian dalam biaya yaitu, dengan menggunakan
biaya standar, dengan biaya standar yang ditentukan terlebih dahulu berdasarkan informasi yang dikumpulkan dari pengalaman masa lalu dan penelitian ilmiah. Dalam penggunaannya biaya standar ini merupakan dasar bagi anggaran dan laporan biaya yang mengidentifikasi varian atau penyimpangan antara biaya aktual dan biaya standar. Salah satu aspek pengendalian biaya sekarang ini mendapat perhatian yang meningkat adalah identifikasi biaya yang hati-hati dari kegiatan yang berbeda.
2.4.1.1 Tehnik dan Metode Pengendalian (Iman Soeharto:2002) Beberapa tehnik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan poyek dalam pengendalian yaitu : konsep earned value, C/S-CSC, dan lain-lain.
2.4.1.2 Area(obyek) Aspek Pengendalian (Iman Soeharto:2002) Dengan mengetahui fungsi, proses serta metode pengendalian proyek, maka langkah berikutnya adalah mengidentifikasi jenis kegiatan(area atau obyek) dan aspek kegiatan yang perlu dikendalikan diantaranya adalah sebagai berikut :
21
a) Organisasi dan Personil Memantau apakah organisasi pelaksana proyek di bentuk sesuai rencana, apakah pengisian personil telah memenuhi kualifikasi, dan apakah jumlahnya telah mencukupi. b) Waktu dan Jadwal Dalam aspek ini obyek pengendalian amat ekstensif dan berlangsung sepanjang siklus proyek, dengan potensial paling mungkin keberhasilan yang besar berada di awal poyek sewaktu merumuskan definisi lingkup kerja. c) Anggaran Biaya dan Jam kerja orang Pengendalian anggaran dan pemakaian jam kerja orang berlangsung sepanjang siklus proyek, dengan potensial paling mungkin keberhasilan yang besar berada di awal proyek sewaktu merumuskan definisi lingkup kerja. d) Pengendalian Pengadaan Penekanan pengendalian pengadaan disamping aspek biaya, jadwal, dan mutu juga termasuk masalah-masalah prosedur dan peraturan yang diberlakukan. e) Pengendalian Lingkup Kerja Pengendalian lingkup kerja erat hubungannya dengan aspek biaya. Ini penting dilakukan pada tahap engineering. f)
Pengendalian Mutu Mencakup masalah-masalah yang cukup luas, dengan tujuan pokok produk. Proyek harus dalam keadaan fitness for use (sesuai untuk digunakan) mulai dari menyusun progam QA/QC sampai kepada inspeksi dan uji coba operasi.
2.4.1.3 Pengendalian yang efektif
22
(Iman Soeharto:2002) Suatu pengendalian dapat dikatakan efektif jika ditandai oleh hal-hal sebagai berikut : 1. Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang digunakan
harus
cukup
peka
sehingga
dapat
mengetahui
adanya
penyimpangan 2. Bentuk dan tindakan yang diadakan tepat dan benar 3. Terpusat pada masalah atau titik yang sifatnya stategis, dilihat dari segi penyelenggara proyek 4. Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan masalah dan penemuan 5. Kegiatan pengendalianntidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang dipakai untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah atau hasil kegiatan tesebut 6. Dapat memberikan petunjuk berupa perkiraan hasil yang akan datang
2.4.1.4 Tujuan Pengendalian Berdasarkan pendapat Assauri, (Barry Render:2004) tujuan mengendalikan biaya secara terperinci dapatlah dinyatakan sebagai usaha untuk : A. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan bahan baku sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan proyek B. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan mengakibatkan biaya pemesanan akan menjadi semakin besar
2.5
Perkiraan biaya proyek (Iman
Soeharto:2002)
Perkiraan
biaya
memegang
peranan
penting
dalam
penyelenggaraan proyek. Perkiraan biaya ini dipergunakan untuk mengetahui seberapa besar
23
biaya yang diperlukan untuk membangun proyek atau investasi, selanjutnya memiliki fungsi dengan spektrum yang amat luas yaitu merencanakan dan mengendalikan sumber daya seperti material, tenaga kerja, pelayanan maupun waktu. Perkiraan biaya proyek dibagi atas 2 bagian yaitu : a. Perkiraan biaya dan Anggaran b. Pekiraan biaya dan Cost engineering
2.5.1.1 Perkiraan biaya dan Anggaran Perkiraan biaya dibedakan dari anggaran dalam hal perkiraan biaya terbatas pada tabulasi biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan tertentu proyek ataupun proyek keseluruhan, sedangkan anggaran merupakan perencanaan terperinci, perkiraan biaya dari bagian atau keseluruhan kegiatan proyek yang dikaitkan dengan waktu (time-phased). Definisi perkiraan biaya menurut National Estimating adalah “ Seni memperkirakan (the art of
approximating) kemungkinan jumlah biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan yang didasarkan atas informasi yang tersedia pada waktu itu.”(Iman Soeharto:2002)
2.5.1.2 Perkiraan Biaya dan Cost Engineering Dalam usaha mencari pengertian lebih lanjut perihal perkiraan biaya, maka penting untuk diperhatikan hubungannya dengan disiplin cost engineering. AACE (The American
Association of Cost Engineer) memberikan definisi mengenai cost engineering yaitu “ area dari kegiatan engineering dimana pengalaman dan pertimbangan engineering dipakai pada aplikasi prinsip-prinsip teknik dan ilmu pengetahuan didalam masalah perkiraan biaya, dan pengendalian biaya.”(Iman Soeharto:2002) Karena alasan-alasan praktis, perkiraan biaya seringkali dibuat pada tingkat gabungan yang mengelompokkan beberapa paket pekerjaan. Sumber daya yang digunakan
24
pada satu paket pekerjaan dikendalikan dalam bentuk kuantitas fisiknya, dan bukan dalam bentuk biaya. Oleh karena itu, menetapkan biaya untuk masing-masing pekerjaan tidak akan berguna. Perkiraan biaya untuk proyek konstruksi cenderung kurang akurat dibandingkan dengan perkiraan biaya untuk barang-barang pabrik karena proyek-proyek kurang terstandarisasi, dan karenanya informasi biaya yang terkumpul untuk pekerjaan sejenis kurang dapat dijadikan sebagai indikator. Namun demikian, jika kontraktor pernah melaksanakan pekerjaan sejenis dalam waktu lampau, biaya yang timbul pada paket pekerjaan ini akan menyediakan titik awal dalam memperkirakan biaya dari proyek baru. Untuk beberapa pekerjaan, norma-norma industri atau aturan ibu jari, telah dikembangkan dan ini berguna untuk memperkirakan biaya.
2.5.2
Metode perkiraan biaya (Iman Soeharto:2002) Terdapat beberapa metode perkiraan biaya diantaranya
adalah sebagai berikut: 1. Metode parametrik 2. Memakai daftar 3. Metode menganalisis unsur-unsur 4. Menggunakan metode faktor 5. Quantity take-off dan harga satuan
2.6
Pengertian dan Tujuan Akuntansi Biaya
2.6.1
Pengertian Akuntansi Biaya Pengertian akuntansi biaya menurut beberapa ahli antara lain :
25
Menurut Niswonger, Fess, dan Warren yang diterjemahkan oleh Ruswinarto ,H dan Wibowo, H (1999) mendefinisikan “ Akuntansi Biaya adalah suatu seni mencatat, mengikhtisarkan, melaporkan, dan menginterpretasikan data ekonomi untuk digunakan oleh banyak kelompok didalam sistem ekonomi dan social kita. “(Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer :2002) Menurut Maher dan Deakin yang diterjemahkan oleh Wibowo, H. dan Djatnika, A mendefinisikan “ Akuntansi Biaya adalah suatu bidang akuntansi yang mencatat, mengukur, dan melaporkan besanya biaya.”(Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Sedangkan menurut Mulyadi (2000) mendefinisikan “ Akuntansi Biaya adalah proses pencatatan, pengalokasian, peringkasan, dan penyajian biaya pembuatan dan penjualan produk atau jasa dengan cara-cara tertentu serta penafsiran terhadapnya. “(Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi biaya adalah salah satu cabang akuntansi yang meliputi proses pencatatan, penggolongan, pengukuran dan peloporan biaya yang digunakan sebagai alat untuk membantu manajemen dalam pengawasan biaya dan proses pengambilan keputusan.
2.6.1.1Tujuan Akuntansi Biaya (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Menurut Mulyadi Akuntansi Biaya memiliki tiga tujuan pokok antara lain adalah : a. Menentukan harga pokok produk Untuk memenuhi tujuan penentuan harga pokok produk, akuntansi biaya mencatat, menggolongkan, dan meringkas biaya-biaya pembuatan produk atau penyerahan jasa. Biaya dikumpulkan dan disajikan adalah biaya yang telah terjadi dimasa lalu. Umumnya akuntansi biaya untuk penentuan harga pokok produk ini ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pihak luar perusahaan, oleh karena itu untuk melayani
26
kebutuhan pihak luar tersebut, akuntansi biaya untuk penentuan harga pokok tunduk pada pinsip –prinsip akuntansi yang berlaku umum. b. Pengendalian Biaya Pengendalian biaya didahului dengan penentuan biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk memproduksi satu satuan produk. Jika biaya seharusnya telah ditetapkan, akuntansi biaya bertugas untuk memantau apakah pengeluaran biaya yang sesungguhnya sesuai dengan biaya yang seharusnya. Akuntansi biaya untuk tujuan pengendalian biaya ini lebih ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pihak dalam perusahaan. Untuk membantu proses pengendalian biaya, akuntan biaya dapat menggunakan biaya standar. Biaya standar ini ditentukan terlebih dahulu berdasarkan informasi yang dikumpulkan dari pengalaman masa lalu dan dari penelitian ilmiah. Dalam penggunaannya, biaya standar merupakan dasar bagi anggaran dan laporan biaya yang mengidentifikasi varians (penyimpangan atau selisih) antara biaya aktual dengan biaya standar. c.
Pengambilan keputusan khusus Pengambilan keputusan khusus menyangkut masa yang akan datang. Oleh karena itu
informasi
yang
relevan
dengan
pengambilan
keputusan
khusus
selalu
berhubungan dengan informasi yang akan datang. Akuntansi biaya untuk pengambilan keputusan menyajikan biaya yang relevan dengan keputusan yang diambil. Biaya yang relevan dengan keputusan yang diambil. Biaya yang relevan untuk mengambil keputusan khusus ini selalu behubungan dengan biaya yang akan datang.
2.7
Pengertian dan klasifikasi biaya
2.7.1
Pengertian Biaya
27
Para akuntan mendefinisikan biaya sebagai “ suatu nilai tukar prasyarat, pengorbanan yang dilakukan guna memperoleh manfaat.”(Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Simangunsong mendefinisikan “ Biaya adalah pengorbanan dalam bentuk barang atau jasa yang
ditujukan
untuk
memperoleh
penghasilan.”(Milton
F.Usry
dan
Lawrence
H.Hammer:2002) Mulyadi mendefinisikan “ Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi yang diukur dengan satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu.”(Milton F. Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Menurut Usry dan Hammer (2002) yang diterjemahkan oleh Sirait, A dan Wibowo, H. mendefinisikan “ Biaya adalah suatu nilai tuka prasayarat atau pengorbanan yang dilakukan guna memperoleh manfaat. “ (Usry dan Hammer:2002) Menurut Mulyadi terdapat empat unsur pokok dalam definisi biaya yaitu : 1) Biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi 2) Diukur dalam satuan uang 3) Yang telah terjadi atau yang secara potensial akan terjadi 4) Pengorbanan tersebut untuk tujuan tertentu Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi untuk memperoleh barang atau jasa, juga untuk mencapai tujuan organisasi yang biasanya biaya diukur dalam satuan moneter.
2.7.2
Klasifikasi biaya
28
Menurut Usry (2004,p57-60) keberhasilan dalam merencanakan dan mengendalikan biaya tergantung pada pemahaman yang menyeluruh atas hubungan antara biaya dan aktifitas bisnis. Klasifikasi biaya diperlukan untuk mengembangkan data biaya yang dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Klasifikasi ini didasarkan pada hubungan antara biaya dengan : a.
Produk (partai tunggal, tumpukan atau unit barang dan jasa)
b.
Volume produksi
c.
Departemen pabrikasi, proses, pusat biaya, atau subdivisi lainnya
d.
Periode akuntansi
e.
Keputusan yang diusulkan, pelaksanaan, atau evaluasi
2.7.2.1 Biaya dalam hubungannya dengan produk (Milton F.Usry dan L.H.Hammer:2002) Biaya pabrikasi sering disebut sebagai biaya produksi atau biaya pabrik (factory cost) yang artinya adalah jumlah dari tiga unsur biaya yaitu bahan langsung, pekerja langsung dan overhead pabrik. Bahan langsung dan pekerja langsung dapat digabungkan kedalam kelompok biaya utama (prime cost). Upah pekerja langsung dan overhead pabrik dapat digabung kedalam kelompok biaya konversi (conversion
cost), yang mencerminkan biaya pengubahan bahan langsung menjadi barang jadi. Bahan langsung (direct material) adalah semua bahan yang membentuk bagian integral dari barang jadi dan yang dapat dimasukkan langsung dalam kalkulasi biaya produk. Pekerja atau tenaga kerja langsung (direct labor) adalah karyawan yang dikerahkan untuk mengubah bahan langsung menjadi barang jadi. Biaya ini meliputi gaji para karyawan yang dapat dibebankan kepada poduk tertentu. Ovehead pabrik (factory overhead) disebut juga overhead pabrikasi, beban pabrikasi, atau “beban” (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) pabrik dapat
29
didefinisikan sebagai biaya bahan tidak langsung, pekerja tidak langsung, dan semua biaya pabrikasi lainnya yang tidak dapat dibebankan langsung ke produk tertentu. Bahan tidak langsung (indirect materials) adalah bahan-bahan yang dibutuhkan guna menyelesaikan suatu produk, tetapi pemakaiannya sedemikian kecil, atau sedemikian rumit, sehingga tidak dapat dianggap sebagai bahan langsung yang tak berguna atau tidak ekonomis. Pekerja tidak langsung (indirect labour) dapat didefinisikan sebagai para karyawan yang dikerahkan dan tidak secara langsung mempengaruhi pembuatan atau pembentukan barang jadi. Pekerja tidak langsung dapat didefinisikan sebagai para karyawan yang dikerahkan dan tidak secara langsung mempengaruhi pembuatan atau pembentukan barang jadi.
2.7.2.2 Biaya dalam hubungannya dengan volume produksi (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Bebeapa jenis biaya bervariasi langsung dengan perubahan volume poduksi atau keluaran, sedang biaya lainnya relative tidak berubah(fixed). Studi dan analisis yang hati-hati atas dampak aktifitas bisnis umumnya akan menghasilkan klasifikasi atas tiap pengeluaran sebagai biaya tetap,biaya variabel atau biaya semivariabel. 1. Biaya Tetap Didefinisikan sebagai biaya yang secara total tidak berubah saat aktivitas bisnis meningkat atau menurun. Karakteristik biaya tetap adalah : a. Jumlah keseluruhan yang tetap dalam rentang (range) keluaran yang relevan b. Penurunan biaya perunit bila volume bertambah dalam rentang yang relevan c.
Dapat dibebankan kepada departemen-departemen berdasarkan keputusan manajerial atau menurut metode alokasi biaya
30
d. Tanggung jawab pengendalian lebih banyak dipikul oleh manajemen eksekutif daripada oleh penyelia operasi 2. Biaya Variabel Didefinisikan sebagai biaya yang secara total meningkat secara proporsional terhadap peningkatan dalam aktivitas. Contoh yang termasuk biaya variabel adalah biaya bahan baku langsung, tenaga kerja langsung, beberapa perlengkapan, beberapa tenaga kerja tidak langsung, alat-alat kecil, pengerjaan ulang, dan unit-unit yang rusak. (Milton F.Usry dan L.H. Hammer:2002) Secara umum biaya variabel memiliki karakteristik sebagai berikut : a. Perubahan jumlah total biaya dalam proporsi yang sama dengan peubahan volume b. Biaya perunit relatif konstan meskipun volume berubah dalam rentang (range) yang relevan c.
Dapat dibebankan kepada departemen operasi dengan cukup mudah dan tepat
d. Dapat dikendalikan oleh seorang penyelia koperasi 3. Biaya semivariabel Didefinisikan sebagai biaya yang memperlihatkan baik karakteristik-karaktristik dai biaya tetap maupun biaya variabel. Contohnya biaya bensin, perlengkapan, pemeliharaan, asuransi jiwa kelompok untuk karyawan, biaya pensiun, pajak penghasilan, biaya perjalanan dinas dan biaya hiburan. Biaya semivariabel ini mencakup suatu jumlah yang sebagian tetap dalam rentang keluaran yang relevan, dan bagian lainnya bervariasi sebanding dengan perubahan jumlah keluaran.
31
2.7.2.3 Biaya dalam hubungannya dengan periode Akuntansi (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Biaya dapat dikelompokkan sebagai belanja barang modal (capital expenditure) atau sebagai pengeluaran pendapatan (revenue
expenditure). Belanja barang modal yang juga disebut sebagai pengeluaran modal dimaksudkan untuk menghasilkan manfaat dalam peiode-periode mendatang dan dicatat sebagai aktiva. Pengeluaran pendapatan memberi manfaat dalam periode berjalan dan dicatat sebagai beban. Perbedaan antara belanja barang modal dan pengeluaran pendapatan merupakan sesuatu hal yang esensial dalam menandingkan (matching) biaya dengan pendapatan secara tepat dan untuk mengukur laba periodic secara akurat, hal lainnya yang membuat keduanya berbeda adalah tegantung kepada sikap manajemen terhadap pengeluaran dan pada sifat operasi perusahaan.
2.7.2.4 Biaya dalam hubungannya dengan Departemen Pabrikasi (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Untuk tujuan administrative perusahaan biaya dapat dibagai ke dalam sejumlah departemen yaitu : 1. Departemen Produksi dan Jasa 2. Beban Langsung dan Tidak Langsung Departemen 3. Biaya bersama dan Biaya Gabungan a. Biaya bersama (common cost) adalah biaya yang berasal dari penggunaan fasilitas atau jasa oleh dua operasi atau lebih b. Biaya Gabungan (joint cost) adalah bila proses produksi pasti akan menghasilkan lebih dari satu jenis produk
32
2.7.2.5Biaya
dalam
hubungannya
dengan
keputusan
yang
diusulkan,
Pelaksanaan, dan Evaluasi (Milton F. Usry dan Lawrence.H.Hammer:2002) Saat memutuskan diantara beberapa tindakan atau alternatif yang mungkin, merupakan hal penting untuk mengidentifikasi biaya dan pendapatan, pengurangan biaya, dan penghematan biaya yang relevan dengan pilihan tersebut. Faktor-faktor yang tidak relevan tersebut antara lain sebagai berikut : a. Biaya diferensial Salah satu nama dari biaya yang relevan dengan pilihan diantara berbagai macam alternatif. b. Biaya tunai Sejumlah biaya diferensial yang dikeluarkan hanya jika satu alternatif saja yang dipilih. c. Biaya kesempatan Sejumlah pendapatan atau manfaat lain yang akan hilang bila alternatif tertentu dipilih. d. Biaya tertanam Biaya yang dikeluarkan dan kemudian tidak relevan dengan keputusan itu. e. Biaya yang tidak dapat dihindari Keputusan untuk tidak melanjutkan suatu produk atau divisi. Beberapa biaya produk atau divisi mungkin tidak dipengaruhi oleh keputusan itu.
2.8
Jenis-jenis Biaya
2.8.1
Biaya langsung
33
(Milton F. Usry dan Lawrence H. Hammer:2002) Biaya langsung adalah biaya untuk segala sesuatu yang akan menjadi komponen pemanen hasil akhir proyek. Biaya langsung terdiri dari : a. Penyiapan Lahan (Site Preparation) Pekerjaan ini terdiri dari clearing,grubbing, menimbun dan memotong tanah, mengeraskan tanah dan lain-lain b. Pengadaan Peralatan Utama Semua peralatan utama yang tertera dalam gambar dan desain engineering c.
Biaya merakit dan Memasang Peralatan Utama Terdiri dari pondari struktur, penyangga, isolasi dan pengecatan
d. Pipa. Terdiri dari pipa transfer, pipa penghubung antara peralatan dan lain-lain e. Alat-alat listik dan instrument terdiri dari gardu listrik,motor listrik, jaringan distribusi, dan instrument f.
Pembangunan gedung perkantoran, pusat pengendalian operasi (control room) gudang, dan bangunan sipil lainnya
g. Fasilitas pendukung seperti utility dan offsite. Terdiri dari pembangkit uap, pembangkit listrik, fasilitas air pendingin, tangki dan dermaga h. Pembebasan Tanah Biaya pembebasan tanah sering kali dimasukkan kedalam biaya langsung
2.8.2
Biaya Tidak Langsung (Milton F.Usry dan Lawrence H. Hammer:2002) Biaya tidak langsung adalah
pengeluaran untuk manajemen, supervise, dan pembayaran material serta jasa untuk pengadaan bagian proyek yang tidak akan menjadi instalasi atau produk permanent, tetapi diperlukan dalam rangka proses pembangunan proyek. Biaya tidak langsung meliputi :
34
a.
Gaji tetap dan tunjangan bagi tim manajemen, gaji dan tunjangan bagi tenaga
bidang engeneering, inspector, penyelia, konstuksi lapangan, dan lain-lain b.
Kendaraan dan peralatan konstruksi. Termasuk biaya pemeliharaan, pembelian
bahan baker, minyak pelumas dan suku cadang c.
Pembangunan fasilitas sementara. Termasuk perumahan darurat tenaga kerja,
penyediaan air, listrik, fasilitas komunikasi sementara untuk konstruksi dan lain-lain d.
Pengeluaran umum. Butir ini meliputi bermacam keperluan tetapi tidak dapat
dimasukkan ke dalam butir yang lain, seperti small tools, pemakaian selai lewat misalnya kawat las e.
Kontingensi laba atau fee. Kontingensi dimaksudkan untuk menutupi hal-hal yang
belum pasti f.
Ovehead. Butir ini meliputi biaya untuk operasi perusahaan secara keseluruhan,
terlepas dari ada atau tidaknya kontrak yang sedang ditandatangani. g.
Pajak, Pungutan atau sumbangan, biaya izin dan asuransi. Berbagai macam pajak
sepeti PPN, PPH dan lainnya atas hasil operasi perusahaan
2.8.3
Unsur-unsur Biaya (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Suatu perkiraan biaya akan lengkap
bila mengandung unsur-unsur berikut : 1) Biaya Pembelian Material dan Peralatan Menyusun perkiraan biaya pembelian material dan peralatan amat kompleks, mulai dari membuat spesifikasi, mencari sumber, mengadakan lelang sampai kepada membayar harganya. 2) Biaya Penyewaan atau Pembelian Peralatan Konstruksi
35
Disamping peralatan yang amat kompleks terdapat juga peralatan konstruksi yang digunakan sebagai sarana bantu konstruksi dan tidak akan menjadi bagian permanen dari pabrik atau instalasi. 3) Upah Tenaga Kerja Hal ini terdiri dari tenaga kerja kantor pusat yang sebagian besar terdiri dari tenaga kerja ahli bidang engineering dan tenaga keja konstruksi serta penyelia di lapangan 4) Biaya Subkontrak Pekerjaan subkontrak pada umumnya merupakan paket kerja yang terdiri atas jasa dan material yang disediakan oleh subkontraktor, dan belum termasuk dalam klasifikasi biaya pembelian material dan peralatan, biaya penyewaan atau pembelian peralatan konstruksi dan upah tenaga kerja 5) Biaya Transportasi Termasuk salah satu biaya transportasi material, peralatan, tenaga kerja yang berkaitan dengan penyelenggaraan proyek 6) Overhead dan Administrasi Komponen ini meliputi pengeluaran operasi perusahaan yang dibebankan kepada
proyek
(menyewa
kantor,
membayar
listrik,
telepon,
biaya
pemasaran) dan pengeluaran untuk pajak, asuransi, royalty, uang jaminan, dan lain-lain 7) FEE atau Laba dan Kontingensi Besarnya distribusi unsur biaya tersebut tentu berbeda antara satu dan lain proyek
36
2.9
Perencanaan dan Pengendalian unsur-unsur Biaya (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Sebagai bagian dari proses
perencanaan, sistem yang akan digunakan pada tahap pelaksanaan dan evaluasi harus dirancang. Ini merupakan sistem, baik untuk pengendalian tugas maupun pengendalian manajemen. Beberapa daripadanya, atau beberapa bagiannya, mungkin dibawa ke dalam proyek oleh kontraktor. Yang lainnya harus dikembangkan agar sesuai dengan kebutuhan proyek. Beberapa sistem pengendalian tugas digunakan pada proyek konstruksi tetapi lebih rumit daripada pengendalian sejenis pabrik. Sebagai contoh penjadwalan sumber daya agar sumber daya ini dapat sampai di tempat yang benar pada waktu yang tepat sangat rumit bagi
proyek
konstruksi
dibandingkan
dengan
menjadwalkan
aliran
bahan
pabrik.
Pengendalian tugas sifatnya non-moneter. Laporan banyak menjelaskan mengenai jam orang, bukan biaya tenaga kerja, meter beton, bukan biaya beton dan seterusnya. Jumlah non-moneter ini dapat diperoleh lebih cepat dan lebih mudah daripada jumlah dalam rupiah atau dollar, dan itulah sesungguhnya yang dibutuhkan supervisor untuk melakukan pengendalian harian.
2.9.1
Pengendalian dan Kalkulasi Biaya (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Pengelolaan bahan (material
management) yang efektif sangat penting maksudnya bahwa pengelolaan bahan tersebut dapat memberikan manfaat khususnya bagi pelaksanaan proyek seperti : a. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada para konsumen b. Berproduksi dengan efisiensi semaksimal mungkin c.
Mengatur jumlah persediaan pada tingkat yang telah ditentukan untuk mengendalikan dana yang tertanam dalam persediaan
37
Agar pengelolaan bahan itu dapat berhasil, diperlukan pengembangan suatu sistem yang benar-benar terpadu dan terkoordinasi yang meliputi perkiraan penjualan, pembelian, penerimaan,penyimpanan di gudang, poduksi, pengiriman dan penjualan yang sebenarbenarnya
2.9.1.1 Akuntansi untuk Perolehan dan Penggunaan Bahan Baku (Milton F.Usry dan Lawrence H. Hammer:2002) Siklus perolehan dan penggunaan bahan meliputi hal-hal sebagai berikut : a. Perekayasaan, perencanaan, dan penetapan cara pengerjaan menentukan rancangan poduk, spesifikasi bahan, dan berbagai prasyaratan pada setiap tahap operasi. b. Anggaran produksi merupakan rencana induk c.
Surat permintaan pembelian (purchase order) merupakan kontrak berkenaan dengan kuantitas dan tanggal penyerahan bahan yang diperlukan
d. Laporan penerimaan (receiving order) menerangkan jumlah yang diterima dan bisa melaporkan hasil penelitian serta pengujian atas mutu bahan e. Surat permintaan bahan (material requestion) memberitahu bagian gudang agar menyerahkan sejumlah bahan tertentu ke departemen tertentu pada waktu tertentu f.
Kartu buku besar bahan (material lardges cards) sering disebut sebagai kartu bahan fungsinya mencatat penerimaan dan pengeluaran setiap jenis bahan
2.9.2
Teknik Analisis biaya dan Manfaat
2.9.2.1 Komponen Biaya (Milton F.Usry dan H.Hammer:2002) Untuk melakukan analisis atau efektivitas biaya diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang
38
dapat dihubungkan dengan pengembangan sistem informasi dapat di bagi ke dalam 4 kategori yaitu : a. Biaya pengadaan (procurement cost) b. Biaya persiapan opersasi (start-up cost) c.
Biaya proyek (project related cost)
d. Biaya operasi (on-going cost) dan Biaya perawatan (maintenance cost)
2.9.2.1.1Biaya pengadaan (procurement cost) (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk kedalam biaya pengadaan yaitu : 1. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras 2. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras 3. Biaya instalasi perangkat keras 4. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC) 5. Biaya untuk pengadaan modal perangkat keras 6. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama(initial cost) sebelum dioperasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dan cara leasing
2.9.2.1.2Biaya persiapan operasi (start-up cost)
39
(Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Biaya persiapan operasi (start-up
cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal, antara lain : a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem. b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit, frekuensi). c. Biaya persiapan personil. d. Biaya reorganisasi. e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi. Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-biaya yang terjadi di awalawal tahun sebelum dioperasikan.
2.9.2.1.3Biaya Proyek (project related cost) (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Biaya proyek (project related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek antara lain : 1. Biaya dalam tahap analisis sistem a. Biaya untuk mengumpulkan data b. Biaya dokumentasi (kerta,fotocopy,dll) c.
Biaya rapat
d. Biaya staff analisis e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan analisis sistem 2. Biaya dalam tahap desain sistem
40
a. Biaya dokumentasi. b. Biaya rapat. c. Biaya staff analis. d. Biaya staff programmer. e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi. f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap desain sistem. 3. Biaya dalam tahap penerapan sistem. a. Biaya pembuatan formulir baru. b. Biaya konversi data. c. Biaya latihan personel. d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem
2.9.2.1.4 Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost) (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem, antara lain : a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data). b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies). c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service). d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program).
41
e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas. f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem. g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem. h. Biaya depresiasi (penyusutan).
Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama umur operasi sistem. 2.9.2.1.5 Approximate Estimating (Milton F.Usry dan Lawrence H.Hammer:2002) Adalah usaha untuk mengestimasi biaya konstruksi dalam beberapa tahapan kegiatan yaitu sebelum Bill of Quantities diselesaikan atau dalam rangka pembuatan cost planning. Fungsi utama dari approximate estimating atau preliminary estimating adalah untuk menghasilkan
suatu
estimasi
atau
perkiraan
biaya-biaya
proyek,
sebelum
proyek
direncanakan, didesain secara rinci dan sebelum kontrak diadakan. Dalam membuat estimasi ini dipengaruhi oleh informasi dan waktu yang tersedia, pengalaman-pengalaman sebelumnya serta jumlah dan bentuk data biaya yang ada. Penting pula melakukan pinjaman lokasi sebelum approximate estimating ini disiapkan yaitu untuk mengetahui dan mengenal keadaan tanah, lokasi dan lingkungan proyek.
2.10
Manajemen Biaya (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Informasi manajemen biaya
merupakan konsep yang luas. Informasi tersebut merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non profit, baik berupa informasi
42
non keuangan yang relevan yaitu produktivitas, kualitas, dan faktor kunci sukses lainnya untuk perusahaan. Pertanggung jawaban dalam hal manajemen biaya secara khas terkait dengan peran controller, yang memberi laporan kepada kepala bagian keuangan perusahaan (chief
financialofficer/CFO). Controller juga memiliki sejumlah tugas lainnya, termasuk pelapotan keuangan, memelihara sistem keuangan dan fungsi-fungsi pelaporan lainnya. Oleh karena itu fokus utama informasi manajemen biaya adalah kemanfaatan dan ketepatan waktu. Sedangkan fokus utama laporan keuangan adalah akurasi dalam hal pemenuhan persyaratan pelaporan. (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Dalam manajemen biaya terdapat empat fungsi penting yang sangat berpengaruh diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Manajemen strategik Ini merupakan fungsi yang paling utama diantara yang lain karena merupakan informasi yang dibutuhkan untuk membuat suatu keputusan-keputusan strategik yang tepat berkaitan dengan pemilihan produk, metode pemanufakturan atau produksi. Sedangkan Strategi adalah seperangkat tujuan dan rencana tindakan yang spesifik, yang apabila dicapai akan memberikan suatu keunggulan komprtitif yang diharapkan. 2. Perencanaan dan Pengambilan Keputusan Merupakan keputusan yang meliputi penganggaran dan perencanaan laba, pengelolaan arus kas dan keputusan-keputusan lain yang berkaitan dengan operasi perusahaan. 3. Pengendalian manajemen dan operasional
43
Merupakan informasi manajemen biaya yang dibutuhkan untuk memberikan dasar yang wajar dan efektif untuk mengidentifikasikan operasi yang tidak efisien dan untuk memberi penghargaan dan dukungan kepada para manajer yang paling efektif. 4. Penyusunan Laporan Keuangan Adalah informasi manajemen biaya yang dibutuhkan untuk memberikan catatan yang akurat tentang persediaan dan aset lainnya.
2.10.1 Objek Biaya dan Pemicu Biaya (Cost Driver) (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Fokus perhatian akuntan manajemen bervariasi tergantung pada bentuk dan sifat organisasi dan objek biayanya. Objek biaya merupakan sesuatu atau aktivitas dimana biaya diakumulasikan. Lima jenis objek biaya adalah sebagai berikut : a. Produk atau kelompok produk yang saling berhubungan b. Jasa c.
Departemen (departemen teknik, departemen sumber daya manusia)
d. Proyek, seperti proyek penelitian, promosi pemasaran atau usaha jasa komunitas. Jumlah total biaya untuk suatu objek biaya dipengaruhi oleh cost driver . Cost driver merupakan faktor-faktor yang mempunyai efek terhadap perubahan level biaya total untuk suatu objek biaya. Seperti contoh, biaya listrik dalam pabrik (objek biaya) dipengaruhi oleh jumlah jam mesin, jadi jumlah jam mesin merupakan cost driver untuk biaya listrik.
2.10.1.1Konsep ‘Cost Driver’ untuk Manajemen Strategik
44
(Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Langkah awal untuk memperoleh keunggulan kompetitif adalah mengidentifikasikan cost driver yang merupakan kunci dalam perusahaan atau organisasi. Cost driver merupakan faktor yang memberi dampak pada perubahan tingkat biaya total. Untuk perusahaan yang bersaing berdasarkan
cost leadership, manajemen terhadap cost driver merupakan kunci yang paling penting, sedangkan untuk perusahaan yang bukan merupakan cost leader, manajemen terhadap cost
driver mungkin bukan merupakan hal yang penting, namun perhatian tetap tertuju pada cost driver kunci yang memberikan kontribusisecara langsung pada kesuksesan perusahaan.
2.10.1.2Cost Driver, Cost Pool, dan Cost Objects (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Biaya terjadi jika sumber daya yang digunakan untuk tujuan tertentu . Contohnya, perusahaan yang memproduksi peralatan dapur, memiliki biaya bahan (seperti logam dan baut), biaya tenaga kerja langsung dan biaya-biaya lainnya. Kadang-kadang biaya dikumpulkan kedalam kelompok tertentu, hal ini disebut sebagai Cost Pool. Cost Pool dapat dikelompokkan kedalam 3 bagian 1. Cost Pool berdasarkan jenis biaya yaitu : a. Biya tenaga langsung dalam satu pool b. 2.
bahan dalam pool yang lainnya
Cost Pool berdasarkan sumber yaitu : a. Departemen 1 b. Departemen 2 c.
Departemen 3 dan seterusnya
2. Cost Pool berdasarkan pertanggung jawaban yaitu :
45
a. Manajer 1 b. Manajer 2 dan seterusnya
2.10.1.3Cost Driver Struktural dan Eksekusional (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Cost Driver struktural dan eksekusional digunakan untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan strategik dan operasional. Cost driver struktural bersifat strategik karena dalam cost driver tersebut melibatkan perencanaan dan keputusan-keputusan yang berpengaruh dalam jangka panjang. Hal-hal yang dapat dipertimbangkan adalah sebagai berikut : a. Skala Membahas tentang seberapa banyak yang harus diinvestasikan dan seberapa jauh perusahaan harus berkembang. b. Pengalaman Membahas tentang seberapa banyak pengalaman sebelumnya yang dimiliki oleh perusahaan untuk produk dan jasa yang dihasilkan sekarang dan yang direncanakan. c.
Teknologi Membahas
tentang
teknologi
pemrosesan
apakah
yang
digunakan
dalam
pemanufakturan dan pendistribusian produk atau jasa. d. Kompleksitas Membahas mengenai seberapa banyak jenis produk yang dimiliki perusahaan.
(Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Cost driver eksekusional merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mengelola perusahaan dalam jangka pendek, mengambil keputusan untuk menurunkan biaya. Hal ini meliputi :
46
a. Keterlibatan semua tenaga kerja. Apakah para pekerja atau karyawan memiliki dedikasi terhadap perbaikan secara terus menerus dan peningkatan kualitas?. b. Desain proses produksi. Dapatkah lay-out peralatan dan pemrosesan serta penjadwalan produksi dapat ditingkatkan?. c.
Hubungan dengan pemasok. Dapatkah biaya, kualitas, atau pengiriman bahan dan pembelian suku cadang dapat diperbaiki?.
2.10.2 Konsep Biaya untuk Penentuan Biaya dan Jasa 2.10.2.1Akuntansi Biaya untuk Produk dan Jasa (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Sistem akuntansi biaya sangat berbeda diantara perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang. Perusahaan dagang yang meliputi pengecer, yaitu perusahaan yang menjual produk akhir langsung kepada konsumen, dan pedagang besar yang mendistribusikan produk ke pengecer.
2.10.2.2Biaya Produk dan Biaya Periode (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Biaya produk untuk perusahaan manufakturing terdiri atas biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan produk sampai produk siap dijual : a. Bahan langsung Bahan yang digunakan dalam pengolahan produk yang dapat menjadi bagian fisikdari produk akhir. b. Tenaga kerja langsung Tenaga yang digunakan dalam pengolahan produk c.
Overhead pabrik
47
Biaya tak langsung untuk bahan, tenaga kerja, dan fasilitas yang digunakan untuk mendukung proses pengolahan.
2.10.3 Metode Analisis biaya dan manfaat (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Setelah komponenkomponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek tersebut layak atau tidak. Di dalam analisis suatu invetasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash outflows) dan aliran kas masuk (cash inflow). Aliran kas keluar terjadi karena pengeluaran-pengeluran uang untuk biaya investasi.
2.11
Metode Pengendalian Bahan JIT (Just-In-Time) (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Penghematan yang
dihasilkan dari investasi persediaan yang minimum dan penghematan biaya pemilikan telah meningkatkan perhatian pada sistem persediaan Just-In-Time(JIT). Prosedur persediaan ini membutuhkan koordinasi dengan pemasok sehingga bahan dapat tiba segera sebelum digunakan. Diperlukan penjual yang dapat melakukan pengiriman yang berkesinambungan dari standar partai yang kecil dengan kerusakan nol. Penekanannya adalah pada penurunan jumlah pemasok dan pada perbaikan mutu sehingga pembelian dapat secara langsung dikirimkan ke lini perakitan yang memerlukan sedikit atau tanpa pemeriksaan. JIT berkaitan dengan persediaan bahan baku suatu persediaan barang dalam proses antara pusat kerja yang berhubungan. Tujuannya adalah agar persediaan bahan baku maupun barang dalam proses dipertahankan pada nilai atau jumlah yang minimum. JIT menekankan pada keinginan untuk mempertahankan tingkat persediaan yang minimum dan
48
untuk memperbaiki proses manufaktur yang terintegrasi daripada memfokuskan tujuan pada persediaan setiap bahan atau pada operasi produksi. Apabila fokus dari JIT adalah pada penurunan persediaan hingga ke tingkat nol, pandangan ini berfokus pada penghapusan terbuangnya barang dalam sistem. Filosofi ini memandang persediaan sebagai suatu hal yang jelek dan boros. Persediaan tidak hanya merupakan sumber daya yang tidak digunakan tetapi juga merupakan kekurangan atau kelebihan yang melingkup bidang pemborosan lainnya dalam perusahaan. (Edward J.Blocher, Kung H.Chen, Thomas W.Wilin:2000) Tujuan penurunan persediaan sampai ke tingkat nol hanya mungkin terjadi dalam kondisi-kondisi sebegai berikut :
a. Waktu dan biaya penyelesaian (pemesanan) adalah rendah atau kecil b. Ukuran partai sama dengan satu c.
Tenggang waktu yang minimum dan tidak segera
d. Beban kerja yang seimbang dan setingkat e. Tidak ada hambatan seperti kekurangan persediaan, mutu yang rendah, perbaikan mesin yang tidak terjadwal, perubahan rekayasa, atau perubahan lain yang tidak terencana
2.12
Teknik Manajemen Proyek :CPM dan PERT (Iman Soeharto:2002) Teknik evaluasi dan ulasan program (dikenal cukup luas
sebagai program evaluation and review technique-PERT) dan metode jalur kritis (umumnya dikenal dengan critical path method-CPM) dikembangkan pada tahun 1950-an untuk membantu para manajer membuat penjadwalan, memonitor, dan mengendalikan proyek besar dan kompleks. CPM muncul terlebih dahulu pada tahun 1957, sebagai alat yang
49
dikembangkan oleh J.E Kelly dari Remington Rand dan M.R Walker dari duPont untuk membantu pembangunan dan pemeliharaan pabrik kimia di DuPont Sedangkan PERT mulai dikembangkan pada tahun 1958 oleh Booz, Allen dan Hamilton untuk U.S Navy (Iman Soeharto:2002) PERT dan CPM keduanya memiliki enam langkah sebagai berikut : a. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan kerja b. Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan kegiatan mana yang harus lebih dahulu dan mana yang harus mengikuti kegiatan lain c.
Menggambarkan jaringan yang menghubungkan seluruh kegiatan
d. Menetapkan perkiraan waktu atau biaya untuk tiap kegiatan e. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan. Ini yang disebut jalur kritis f.
Menggunakan
jaringan
untuk
membantu
perencanaan,penjadwalan
dan
pengendalian proyek Langkah ke 5, menentukan jalur kritis merupakan bagian utama dalam pengendalian proyek. Kegiatan pada jalur kritis mewakili tugas yang akan menunda keseluruhan proyek, kecuali bila mereka dapat diselesaikan tepat waktu. Meskipun CPM dan PERT berbeda dalam beberapa hal dalam terminology dan pada konstruksi jaringan, namun tujuan mereka sama. Analisis yang digunakan pada kedua teknik ini sangat mirip. Perbedaan utamanya adalah bahwa PERT menggunakan tiga perkiraan waktu untuk setiap kegiatan. Perkiraan waktu ini digunakan untuk menghitung nilai yang diharapkan dan penyimpangan standar untuk kegiatan tersebut. CPM membuat asumsi bahwa waktu kegiatan diketahui pasti, sehingga hanya diperlukan satu faktor waktu untuk setiap kegiatan. (Iman Soeharto:2002) PERT dan CPM sangat penting karena mereka membantu menjawab pertanyaan berikut : a. Kapan semua proyek akan selesai ? b. Apakah cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu?
50
c.
Berapa besar kemungkinan proyek diselesaikan dalam waktu tertentu?
d. Apakah kegiatan atau tugas penting pada proyek yaitu kegiatan-kegiatan mana yang bila terlambat akan membuat seluruh proyek tertunda? e. Jika proyek ingin diselesaikan pada waktu yang lebih singkat, apakah jalan yang terbaik untuk mencapai sasaran ini dengan biaya yang seminimal mungkin?
2.13
Diagram Jaringan dan Pendekatan (Iman Soeharto:2002) Langkah pertama dalam jaringan PERT dan CPM adalah
membagi keseluruhan proyek menjadi kegiatan-kegiatan yang berarti menurut struktur pecahan kerja. Terdapat dua pendekatan untuk menggambarkan jaringan proyek yaitu : a. Kegiatan pada titik awal (AON) b. Kegiatan pada panah (AOA) Pada titik AON, titik menunjukkan kegiatan. Sedangkan pada AOA panah menunjukkan kegiatan, kegiatan memerlukan waktu dan sumber daya. Perbedaan mendasar antara AON dan AOA adalah pada titik diagram AON mewakili kegiatan, pada jaringan AOA titik mewakili waktu mulai dan selesainya suatu kegiatan dan juga disebut sebagai kejadian. Artinya titik pada AOA tidak memerlukan waktu maupun sumber daya
2.14
Jaringan Kerja (Iman Soeharto:2002) Dari segi penyusunan jadwal, jaringan kerja dipandang
sebagai suatu langkah penyempurnaan metode bagan balok, karena dapat memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang belum terpecahkan oleh metode tersebut, antara lain : a. Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek
51
b. Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek c.
Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadwal proyek secara menyeluruh
(Iman Soeharto:2002) Disamping itu jaringan kerja juga berfungsi sebagai : A. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dalam hubungan ketergantungan yang kompleks B. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis C. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya Diantara berbagai versi analisis jaringan kerja yang amat luas pemakaiannya adalah Metode Jalur Kritis (Critical Path Method –CPM), Tehnik Evaluasi dan Review Proyek (Project
Evaluation and Review Technique –PERT), dan Metode Preseden Diagram ( Precedent Diagram Method –PDM). Jaringan kerja merupakan metode yang dianggap mampu menyuguhkan tehnik dasar dalam menentukan urutan kurun waktu kegiatan unsur proyek, pada giliran selanjutnya dapat dipakai memperkirakan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan PERT asumsi yang memiliki, besarnya total biaya dapat berubah-ubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua kegiatan yang terdapat dalam suatu proyek. Sehingga bila waktu tercepat pelaksanaan suatu proyek dapat diperkecil maka biaya untuk proyek tersebut dapat diperkecil. CPM yakni jalur kritis yang diperhatikan penentuan juga biaya. (Iman Soeharto:2002) Dalam PERT terdapat distribusi peluang berdasarkan pada tiga perkiraan waktu kegiatan yaitu :
52
a. Waktu optimis Waktu penyelesaian kegiatan terbaik yang bisa didapatkan dalam sebuah jaringan PERT b. Waktu Pesimis Waktu kegiatan terburuk yang dapat diharapkan dalam sebuah jaringan PERT c.
Waktu Realistis Waktu yang paling mungkin terjadi untuk menyelesaikan sebuah kegiatan dalam suatu jaringan PERT
Saat menggunakan PERT, seringkali kita berasumsi bahwa perkiraan waktu kegiatan mengikuti distribusi peluang beta (beta probability distribution) yang artinya bahwa sebuah distribusi matematis yang menerangkan distribusi perkiraan waktu kegiatan dalam sebuah jaringan PERT Perbedaan yang mendasar antara CPM dan PERT terletak dalam memperkirakan kurun waktu tertentu. PERT menggunakan tiga angka estimasi yaitu optimistic,pesimistik,dan realistic. Dengan menggunakan tiga angka estimasi ini metode PERT bermaksud menampung adanya unsur-unsur yang belum pasti, kemudian menganalisis kemungkinan-kemungkinan sejauh mana proyek menyimpang atau memenuhi sasaran jadwal penyelesaian. Sebaliknya CPM menggunakan satu angka estimasi dan dalam prakteknya lebih banyak dipergunakan oleh kalangan industri atau proyek-proyek engineering konstruksi
53
2.15
Kerangka Pemikiran PT. CIRIAJASA MK
Pelaksanaan Proyek Bangunan Bertingkat
Perencanaan
Pengendalian Biaya
Sasaran dan Tujuan
Menentukan alternative melalui metode CPM &PERT
Menentukan Hasil akhir
Keterangan : Dari gambar bagan diatas dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan metode CPM dan PERT telah terbukti dapat mengurangi umur proyek sehingga dalam pengendalian biaya dapat dilakukan minimasi biaya agar efisien dan efektif.
