BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Penjualan Dan Penerimaan Kas 2.1.1
Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi (1993, p204), penjualan adalah kegiatan atau transaksi-transaksi yang terjadi didalam suatu perusahaan untuk mengalihkan kepemilikan atas barang atau jasa yang tersedia dan sebagai imbalannya diperoleh suatu sumber daya lain seperti kas atau piutang dagang / wesel tagih. Kotler (1995, p23), penjualan adalah transaksi menukar produknya menjadi uang tunai dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan operasi perusahaan dalam menjual produk yang dihasilkan oleh perusahaan baik secara tunai maupun kredit.
2.1.2
Jenis Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai, yaitu:
7
1. Penjualan Tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
2. Penjualan Kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
2.1.3
Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
Menurut Mulyadi (2001, p213), informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah: 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
8
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. 5. Kuantitas produk yang dijual. 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Menurut Mulyadi (2001, p214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.
2. Faktur dan tembusannya. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Merupakan
dokumen
pendukung
yang
digunakan
untuk
menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
9
4. Bukti memorial. Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.1.4
Pengertian Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2001, p455), penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
2.1.5
Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan T unai Menurut Mulyadi (2001, p455), penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
10
Menurut Mulyadi (2001, p456), sistem penerimaan kas
dari
penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini: 1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales. Dalam penjualan ini, pembeli datang keperusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD Sales). COD sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan barang dan penerimaan kas dari hasil penjualan.
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales. Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik over-the-counter sale maupun
dalam
penjualan
yang
pengiriman
dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum.
11
barangnya
2.1.6
Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Kredit / Piutang Menurut Mulyadi (2001, p482), suatu penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagai besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit. Menurut Mulyadi (2001, p488), dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Surat Pemberitahuan. Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukannya (tembusan bukti kas keluar).
2. Daftar Surat Pemberitahuan. Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi secretariat atau fungsi penagihan.
3. Bukti Setor Bank. Dokumen ini oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.
4. Kwitansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. 12
2.2
Sistem Informasi 2.2.1
Pengertian Sistem Menurut Mcleod (2001, p11), sistem adalah sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Hall (2001, p5), menyatakan sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang yang saling berkaitan (inter-related) atau subsitem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sedangkan pendapat Gondodiyoto (2003, p19), sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemenelemen atau subsistem-subsistem yang saling berkaitan dan terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
2.2.2
Pengertian Informasi Menurut Turban (2000, p17), informasi adalah suatu kumpulan fakta (data) terorganisasi dengan cara sama sehingga mempunyai arti bagi penerima. Pendapat McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang yang memiliki arti. 13
Laudon (2002, p7), menyatakan Informasi adalah kumpulan data yang telah diubah kedalam bentuk yang berarti dan berguna bagi manusia. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah diproses ke dalam bentuk yang mempunyai arti dan berguna bagi penerima.
2.2.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut
Turban
(2000,
p17),
sistem
informasi
adalah
pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, analisis dan penyebaran informasi untuk tujuan tertentu. Pendapat Hall (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Sedangkan Laudon (2002, p7), menyatakan sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berhubungan yang berkerja secara bersama-sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan, koordinasi, control, analisis, dan visualisasi dalam suatu organisasi. Jadi sistem informasi adalah suatu sistem dimana komponenkomponennya saling berhubungan dan berkerja sama untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat dan berguna bagi pemakai melalui serangkaian prosedur (mengumpulan data, memprosesan, menyimpan, dan menyebarkan). 14
2.3
Sistem Informasi Manajemen 2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Definisi SIM menurut Mcleod (2001, p327), sistem informasi manajemen (SIM) adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. •
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal-perusahaan.
•
Menjelaskan tentang apa yang telah terjadi dimasa lalu, dimasa sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.
15
2.3.2
Model Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Data
Infomastion
Pemecah Masalah Organisasi
Model Matematika
Report Writing Software
Database
Gambar 2.1 Model SIM (Sumber : Mcleod, 2001, p327)
16
2.3.3
Keterangan Model SIM: 1. SIM Dan Pemecah Masalah. Menurut Mcleod (2001, p341), SIM dan subsistemsubsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar: o Sumber Daya Informasi Seorganisasi. SIM
adalah
suatu
usaha
seorganisasi
untuk
menyediakan informasi pemecah masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan computer bagi semua manajer. SIM menentukan tingkat pencapaian di area lain-DSS,
kantor
virtual,
dan
sistem
berbasis
pengetahuan.
o Indentifikasi dan Pemecah Masalah. Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi
terus
mengalir
ke
manajer.
Manajer
mengunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.
17
2. Report Writing Software / Perangkat Lunak Penulisan Laporan. Menurut Mcleod (2001, p330), perangkat lunak penulisan laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan laporan periodik dan khusus. Keduanya dapat tampak sama persis. Yang membedakan adalah cara terpicunya: Laporan Periodik. Disiapkan sesuai jadwal ditentukan. Contoh: Analisis
penjualan
bulanan
menurut
pelanggan.
Laporan Khusus. Disiapkan bila sesuatu yang diluar biasa terjadi. Contoh: Laporan kecelakaan, jawaban atas database query.
3. Model Matematika. Berperan sangat penting bagi pengguna SIM karena model matematika merupakan alat bantu untuk prediksi dan dapat memberikan informasi atau kejadian yang sudah, sedang, dan akan terjadi. 18
4. Database. Sebagai tempat penyimpanan data-data dan informasiinformasi dari lingkungan.
2.4
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi 2.4.1
Analisis Sistem 2.4.1.1
Pengertian Analisis Sistem McLeod (2001, p234), berpendapat analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Boockholdt (1999, p141), menyatakan bahwa analisis sistem adalah proses memeriksa sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengindentifikasi perbaikan yang potensial. Sistem informasi memberikan arah kepada komite untuk memulai analisis sistem dalam memberikan tanggapan permintaan dari seorang manajer atau dari kelompok perencanaan sistem jangka panjang. Analisis sistem dibuat untuk tiga alasan, yaitu: •
Untuk memecahkan masalah dengan sistem yang ada.
•
Untuk memberikan kepuasan terhadap kebutuhan yang baru pada informasi.
•
Untuk mengimplementasikan bentuk yang baru dari teknologi.
19
Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah suatu proses penelitian untuk memperoleh informasi atas sistem yang berjalan sehingga memungkinkan perancangan sistem baru atau pengembangan sistem yang berjalan.
2.4.1.2
Langkah-Langkah Menganalisis Sistem Menurut Mcleod (2001, p236), tahap analisis adalah sebagai berikut: 1. Mengumumkan penelitian. 2. Mengorganisasikan tim proyek. 3. Mengdefinisikan kebutuhan informasi. 4. Mengdefinisikan kriteria kinerja sistem. 5. Menyiapkan usulan rancangan. 6. Menerima atau menolak rancangan.
2.4.2
Perancangan Sistem 2.4.2.1
Pengertian Perancangan Sistem Menurut Cushing (1995, p348), berpendapat bahwa desain sistem adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Sedangkan menurut McLeod (2001, p238), rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru.
20
Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah
penentuan
kebutuhan
dan
spesifikasi
sistem
berdasarkan hasil analisis yang dilakukan.
2.4.2.2
Langkah-Langkah Perancangan Sistem Menurut Mcleod (2001, p238), langkah-langkah tahap rancangan adalah sebagai berikut: 1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci. 2. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem. 3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi. 4. Memilih konfigurasi terbaik. 5. Menyiapkan usulan penerapan. 6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem.
Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis dan perancangan sistem informasi adalah merupakan suatu kegiatan penyiapan spesifikasi rancangan untuk menyusun sistem baru atau mengubah sistem yang lama.
21
2.5
Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Mulyadi (2001, p57) diagram alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut: 1. Entitas Luar / Eksternal Entity / Terminator. Merupakan lingkungan luar sistem yang tidak dibahas. Isi, organisasi, prosedur didalamnya tidak akan diubah oleh sistem dan interaksi antar lingkungan luar tidak diperhatikan. Contoh: entitas luar adalah manusia, lingkungan dan sistem lain yang memberi input atau menerima output dari sistem.
Pedoman Pemberiaan nama; •
Nama eksternal entity berupa kata benda.
•
Eksternal entity tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali obyeknya sama. Bila demikian maka eksternal entity ini perlu di beri garis miring pada pojok kiri atas.
2. Proses. Adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari satu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses. Setiap proses harus diberi penjelasan lengkap yang meliputi nomor identifikasi proses, nama proses, dan pemroses.
22
Pedoman pemberian nama: o Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut. o Jangan menggunakan kata proses sebagai bagian dari nama suatu proses. o Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama. o Proses harus diberi nomor. o Proses pada context diagram tidak perlu diberi nomor.
3. Arus Data. Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan entitas luar. Suatu arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan berarti.
Pedoman pemberian nama: Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis besar sambung. Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya. Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen. Hindari penggunaan kata “data“ dan “informasi“ untuk memberi nama pada aliran data. Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap. 23
4. Simpanan Data / Data Store. Data store adalah simpanan dari data yang dapat berupa suatu file / database dari sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, table acuan manual dan lain-lain. Dalam menggambarkan simpanan data di DFD, perlu diingat bahwa hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data. Pedoman pemberian nama: Nama harus mencerminkan isi data store tersebut. Bila namanya lebih dari satu kata maka harus diberi tanda sambung.
Tingkatan diagram alir data (Data Flow Diagram) adalah sebagai berikut: 1. Context Diagram (Diagram hubungan, level 0 atau nol ). o Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. o Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. o Sistem dibatasi boundary. o Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink. o Hanya ada satu proses. o Tidak boleh ada data store.
24
2. Diagram Nol. o Perlihatkan data store yang digunakan. o Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses. o Keseimbangan (balancing) input dan output antara diagram nol dengan diagram hubungan harus terpelihara.
3. Diagram Rinci. o Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya. o Didalam satu level sebaiknya tidak terdapat lebih dari 7 buah.
2.6
Kamus Data Menurut Mcleod (2001, p582), kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database. Menurut Pohan (1997, p21), kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
25
Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut: Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data. Menspesifikasikan
nilai
dan
satuan
yang
relevan
bagi
penyimpanan dan aliaran. Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram (ERD).
2.7
Diagram Hubungan Entitas Menurut Davis dan Yen (1999, p195), diagram hubungan entitas (ERD) pertama kali dimaksudkan sebagai sebuah arti dari hasil yang cepat, dengan usaha yang minimal, sebuah arti yang tepat dari struktur basis data. ERD digunakan untuk merencanakan dan mendesain sebuah basis data dan untuk model sebuah sistem data. ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entiti dalam suatu sistem.
26
Hubungan dalam ERD ada beberapa macam, yaitu: •
Hubungan satu pada satu (one to one). Pada hubungan ini, setiap kejadian dari entiti A berhubungan dengan satu dan hanya satu pada setiap kejadian dari entiti B, dan setiap kejadian dari entiti B berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari entiti A.
•
Hubungan satu pada banyak (one to many). Setiap kejadian pada entiti A berhubungan dengan satu atau banyak kejadian dari entiti B, tetapi setiap kejadian dari entiti B berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari entiti A.
•
Hubungan banyak pada banyak (many to many). Setiap kejadian dari entiti A berhubungan dengan satu atau banyak kejadian dari entiti B, dan setiap kejadian dari entiti B berhubungan dengan satu atau banyak kejadian dari entiti A.
2.8
Normalisasi Menurut Connolly dan Begg (2003, p376), normalisasi adalah sebuah teknik untuk menghasilkan satu set data yang saling berelasi dan berhubungan, memberikan data-data yang diperlukan dalam suatu perusahaan.
27
Bentuk-bentuk normalisasi: 1. UnNF Sebuah table yang terdiri dari satu atau lebih grup yang berulang.
2. 1stNF Sebuah relasi dimana setiap baris dan kolomnya mengandung satu dsn hanya mempunyai satu nilai.
Tabel tidak mengandung data kelompok berulang, selanjutnya: o Hilangkan data yang tidak perlu disimpan dalam tabel. Ex : Data yang bisa di ”generate” dalam proses. Data yang bisa dihitung / dihasilkan dari formulasi data lain.
o Tentukan kunci primer “primary key” yang unik, tidak pernah kosong kalau perlu kombinasi beberapa atribut asal seminimum mungkin.
o Tentukan ketergantungan parsial yaitu ketergantungan fungsional atribut-atribut yang bukan kunci primer terhadap bagian dari kunci primer.
28
3. 2rdNF Sebuah relasi yang sudah normal pertama dan setiap atribut non primary key functional dependend secara penuh terhadap primary key.
key dependency o Pisahkan ketergantungan parsial menjadi tabel-tabel tersendiri dengan primary key adalah atribut determinan masing-masing. o Atribut determinan tetap ada pada tabel dalam 1stNF dan menjadi “foreign key” (kunci relefansi) terhadap tabel baru 2rdNF. o Tentukan
ketergantungan
transitif
bila
ada
yaitu
ketergantungan fungsional antara atribut bukan kunci primer.
4. 3ndNF Sebuah relasi yang sudah normal kedua dan setiap atribut non primary key transitif dependend terhadap primary key.
Non key dependency o Pisahkan ketergantungan transitif menjadi tabel-tabel tersendiri.
29
2.9
Bagan Terstruktur Menurut Davis dan Yen (1999, p499), bagan terstruktur adalah sebuah bagan hirarki dengan panah yang menunjukkan aliran dari data dan kontrol informasi diantara modul-modul. Bagan terstruktur digunakan sebagai alat desain yang berguna untuk membagi-bagi struktur program. Simbol-simbol yang akan digunakan dalam bagan terstruktur adalah sebagai berikut: 1. Module. Simbol ini menunjukkan suatu modul.
2. Connection. Simbol ini digunakan untuk menghubungkan suatu modul dengan modul lainnya.
3. Loop. Simbol ini menunjukkan suatu perulangan di dalam modul.
4. Decision. Simbol ini menunjukkan suatu penyeleksian kondisi didalam modul.
5. Couple. Simbol ini menunjukkan suatu data atau elemen control yang dikirimkan dari satu modul ke modul lainnya. Panah dengan lingkaran kosong 30
menunjukkan data yang dikirimkan dan panah dengan lingkaran blok menunjukkan elemen control yang dikirimkan.
2.10
Bagan Alir Dokumen Menurut Mulyadi (2001, p60), pembuatan bagan alir dokumen (Document Flowchart) terdiri dari: 1. Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah simbol. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas darimana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.
2. Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen di sudut kanan atas.
3. Berbagai Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicntumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.
31
4. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini.
5. Penghubung pada halaman yang sama (on-page-connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tetentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir.
6. Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagai alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.
32
7. Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa, dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.
8. Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
9. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempatpenyimpanan dokumen. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk
menunjukkan
urutan
pengarsipan
simbolsebagai berikut: A = menurut abjad N = menurut nonor T = menurut tanggal
33
dokumen
digunakan
10. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
11. Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah kebawah dan kekanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri anak panah perlu dicantumkan.
12. Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masingmasing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan dua garis tersebut.
13. Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemudan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
14. Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system akuntansi.
34
15. Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.
16. Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.
Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut: 1. Gambarkan sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
2. Perubahan
sistem
lebih
mudah
digambarkan
dengan
menggunakan bagan alir. 3. Kelemahan-kelemahan dalam sIstem dan identifikasi bidangbidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. 4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
35
