6
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum
2.1.1
Pengertian Sistem Menurut McLeod dan Schell (2001, p9) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan Turban (2001, p34) mendefinisikan sistem sebagai kelompok objek yang terdiri dari orang, sumber, konsep dan posedur yang berinteraksi untuk menjalankan fungsi untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan pengertian sistem yang didefinsikan para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari berbagai elemen yang disatukan untuk suatu tujuan tertentu.
2.1.2
Pengertian Data dan Informasi Menurut Mcleod dan Schell (2001, p182), data terdiri dari fakta – fakta dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai. Menurut Laudon dan Laudon (1998, p8), informasi adalah data yang telah diproses menjadi sesuatu yang mempunyai arti dan berguna bagi manusia. Sedangkan Mcleod dan Schell (2001, p12) menyatakan informasi adalah data yang telah diproses atau data yang mempunyai arti. Selain itu menurut Davis (1993, p28) informasi adalah “ Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang”.
7 Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa data adalah sekumpulan fakta yang belum diolah sehingga belum dapat digunakan untuk mengambil keputusan dan informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga mengandung arti dan bermanfaat bagi penerimanya. 2.1.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut Laudon dan Laudon (1998, p8), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan yang saling berhubungan mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu manajer
dalam
mengambil
keputusan,
pengontrolan,
pengkoordinasian,
penganalisaan masalah dan memvisualisasikan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi. 2.1.4
Pengertian Eksekutif Eksekutif berasal dari kata “Execute” yang berarti menyelenggarakan atau melaksanakan. Mcleod (2001, p321) mendefinisikan Eksekutif sebagai: “Orang yang mempunyai pengaruh kuat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijaksanaan dalam organisasi”. Eksekutif yang berada disuatu perusahaan akan bertanggung jawab untuk kelangsungan hidup dan keberhasilan perusahaan. Pekerjaan Eksekutif antara lain menetapkan tujuan, perencanaan, strategi, pembentukan organisasi, pemimpin dan pengendali utama sehingga dapat dikatakan bahwa baik buruknya suatu organisasi sebagian besar tergantung dari mutu kepimpinan yang dimiliki oleh para Eksekutif di perusahaan yang bersangkutan. Biasanya posisi Eksekutif disuatu perusahaan adalah menduduki jabatan direktur utama, wakil presiden senior, maupun posisi lainnya seperti manajer level atas.
8 Eksekutif adalah orang yang memilik pengaruh yang kuat dalam perencanaan strategi dan menetapkan politik dalam organisasi (Mcleod, 2001, p504). Lebih lanjut Mcleod menyebutkan, istilah Eksekutif sering digunakan untuk menggambarkan seorang manager pada tingkat perencanaan strategis. Pada beberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil direktur membentuk suatu komite Eksekutif yang menangani masalah besar yang dihadapi perusahaan. 2.1.5
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif Menurut Mcleod (2001, pp330 - 331), Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan disediakan dalam berbagai tingkat rincian. Mcleod juga menyatakan bahwa SIE harus memiliki metode drill down, yaitu metode yang memperlihatkan suatu gambar umum informasi dan secara bertahap menampilkan bagian yang lebih detail sesuai keinginan Eksekutif. Menurut Turban dan Aronson (2001, p308), SIE adalah suatu sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi para Eksekutif tingkat atas (Top Executive), dimana sistem ini menyediakan akses yang cepat untuk memperoleh informasi yang tepat pada waktunya dan akses langsung kepada laporan – laporan manajemen. SIE sangat user friendly, didukung oleh grafik – grafik dan menyediakan laporan – laporan pengecualian (Exceptions Report), serta memiliki kemampuan drill down. SIE ini juga mudah dihubungkan dengan pelayanan informasi online dan electronic mail.
9 Menurut O’Brien (1997, p296) SIE adalah mengkombinasikan berbagai ciri dari SIM dan SPK. Tujuan utama SIE adalah menyediakan kemudahan bagi Eksekutif puncak dengan cepat dan mudah mengakses informasi tentang faktor sukses kritis perusahaan, dimana merupakan faktor kunci yang sangat kritis dalam melaksanakan strategi terhadap sasaran perusahaan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa SIE adalah aplikasi – aplikasi komputer yang menyajikan angka – angka dan huruf – huruf yang berhubungan dengan aspek bisnis dan sebuah perusahaan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Rockart tahun 1979, menyatakan bahwa beberapa variasi tipe informasi yang di butuhkan oleh Eksekutif tingkat puncak adalah sebagai berikut: •
Sistem akuntansi biaya yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran dengan fungsi yang spesifik dan area operasi akan lebih berguna bagi Eksekutif untuk membuat Critical Success Factors (CSF) daripada sistem keuangan tradisional.
•
Informasi eksternal diperoleh mengenai pasar, pelanggan, pemasok dan pesaing adalah nilai ekstrim untuk menentukan strategi.
•
Eksekutif puncak membutuhkan informasi yang menyebar khusus ke beberapa sistem komputer dan dialokasikan menurut organisasi.
•
Eksekutif puncak bergantung pada obyek internal dan eksternal serta penafsiran obyek masalah tersebut dalam organisasi.
•
Eksekutif yang lebih tinggi menggunakan informasi difokuskan pada hasil yang ada dan level pelaksanaan jangka pendek.
10 •
Eksekutif puncak membutuhkan informasi jangka pendek yang dapat berubah secara ekstrim lebih banyak.
2.1.6
Tingkatan Manajemen dan Kebutuhan Informasi Menurut Mcleod (2001, p5), tingkatan manajemen pada umumnya terbagi menjadi 3 yaitu: 1. Manajemen Tingkat Atas Sering disebut juga manajemen pada tingkat perencanaan strategis. Perencanaan strategis menunjukan pengaruh yang timbul dari keputusan – keputusan pada seluruh organisasi pada tahun – tahun mendatang. 2. Manajemen Tingkat Menengah Manajemen tingkat menengah berada pada tingkat pengendalian manajemen, mencangkup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. 3. Manajemen Tingkat Bawah Mencangkup kepala departemen, supervisor, dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana – rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi sering disebut juga tingkat pengendalian operasional.
2.1.7
Tingkatan Sistem Informasi Menurut Laudon dan Laudon (1998, p35), empat macam tingkatan sistem informasi yaitu : •
Sistem informasi tingkat operasional (Operational Level System)
11 Sistem informasi yang memonitor aktivitas dan kegiatan orang pada tingkat dasar. Contoh: Pengeluaran kas, daftar pesanan (purchase order) dari salesman, kuitansi penagihan dsb. •
Sistem informasi tingkat pengetahuan (Knowledge level systems) Sistem informasi yang mendukung dan menyediakan pengetahuan dan data pekerjaan didalam sebuah perusahaan.
•
Sistem Informasi tingkat manajemen (management level systems) Sistem
informasi
yang
mendukung
pengawasan
(monitoring),
pengontrolan, pengambilan keputusan, dan aktivitas administratif dari manajer menengah (middle manager). •
Sistem informasi tingkat strategik (strategic level systems) Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang yang disusun oleh manajer senior.
2.1.8
Konsep Sistem Informasi Eksekutif Konsep manajemen yang digunakan para Eksekutif untuk membangun Sistem Informasi Eksekutif diantaranya (Mcleod 2001, p331) : 1. Faktor – faktor penentu keberhasilan ( Critical Success Factors = CSF ), Sistem Informasi Eksekutif memungkinkan Eksekutif untuk memantau jalannya perusahaan dalam hal mencapai tujuan dan faktor – faktor penentu keberhasilan, CSF merupakan factor penentu keberhasilan dan kegagalan dalam suatu perusahaan dan CSF itu sendiri bervariasi dari suatu perusahaan ke perusahaan lainnya. 2. Management by Exception
12 Tampilan layar yang digunakan oleh Eksekutif sering menyertakan Management
by
Exception
dengan
membandingkan
kinerja
yang
dianggarkan dengan kinerja aktual, perangkat lunak Sistem Informasi Eksekutif dapat mengidentifikasikan pengecualian secara otomatis. 3. Mental Models Peranan utama Sistem Informasi Eksekutif adalah membuat rangkuman data dan informasi yang mempunyai volume besar untuk meningkatkan kegunaannya. 2.1.9
Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif Menurut Turban dan Aronson (2001, pp310 – 314) karakteristik Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut : 1. Drill Down Salah satu kemampuan pada Sistem Informasi Eksekutif yang paling bermanfaat yaitu menyediakan rincian dari informasi yang diberikan. Dengan teknik ini, Eksekutif akan mendapatkan gambaran sekilas mengenai informasi informasi yang disajikan, kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci sesuai dengan kebutuhan. 2. Faktor Pendukung Keberhasilan ( Critical Success Factor ) Faktor yang menjadi pertimbangan dalam mencapai tujuan perusahaan. Faktor – faktor tersebut dapat merupakan strategi pengelolaan atau operasional dan sebagian besar diperoleh dari tiga sumber yaitu : organisasi, industri, dan lingkungan. 3. Akses Status ( Status Access )
13 Dengan cara ini, data atau laporan yang terakhir dapat diakses setiap waktu dengan menggunakan komunikasi jarak jauh dengan menggunakan jaringan. 4. Analisa Personal ( Personal Analysis ) Kemampuan analisis terdapat dalam sistem pendukung. Eksekutif dapat menggunakan sistem pendukung tersebut untuk melakukan suatu analisis kreatif menurut selera atau ukuran tertentu dimana Eksekutif dapat memilih isi dari database, alat pemrograman yang dapat digunakan dan hasil informasinya disajikan. 5. Laporan Pengecualian ( Exceptional Reporting ) Karakteristik exception reporting didasarkan atas konsep management by exception yang mengarahkan perhatian Eksekutif kepada penyimpanan dari standar yang telah ditetapkan dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja actual, sehingga Eksekutif dapat mengetahui performance mana yang baik dan buruk. 6. Komunikasi ( Communication ) Eksekutif membutuhkan komunikasi dengan pihak lain. Komunikasi dapat melalui E-mail, transfer laporan yang ditujukan kepada seseorang, panggilan untuk pertemuan, atau pemberitaan komentar melalui internet ( Misalnya : Video Teleconfrencing ). 7. Navigasi Informasi ( Navigation of Information ) Kemampuan untuk memeriksa data dalam jumlah besar dengan mudah dan cepat. 8. Penggunaan Warna dan Audio ( Use of Coloring and Audio )
14 Memberikan informasi tidak hanya berbentuk laporan angka – angka saja tetapi juga pewarnaan untuk sesuatu yang menunjukan suatu gejala yang tidak baik sehingga Eksekutif merasa diingatkan bahwa ada unsur yang mungkin dapat menimbulkan masalah dan perlu secepatnya ditangani atau dapat juga berupa signal dalam bentuk audio. 2.1.10 Faktor – faktor yang mempengaruhi penggunaan SIE Menurut Turban (1995, p402), Watson menyatakan bahwa faktor – faktor yang mempengaruhi penggunaan SIE sebagai berikut: 1. Faktor Eksternal •
Persaingan meningkat.
•
Perubahan lingkungan secara cepat.
•
Kebutuhan untuk lebih produktif.
•
Kebutuhan untuk mengakses database eksternal.
•
Penambahan peraturan pemerintah.
2. Faktor Internal •
Kebutuhan informasi yang teratur.
•
Kebutuhan peningkatan komunikasi.
•
Kebutuhan untuk mengakses data operasional.
•
Kebutuhan dalam pembauran yang cepat dalam aktivitas yang berbeda.
•
Kebutuhan dapat mengidentifikasikan perkembangan trend.
15 2.1.11 Model Sistem Informasi Eksekutif Menurut Mcleod (2001, p330), konfigurasi Sistem Informasi Eksekutif berbasis komputer biasanya meliputi suatu komputer pribadi. Dalam perusahaan besar, isi tersebut dihubungkan dengan mainframe, seperti gambar dibawah ini. Komputer pribadi Eksekutif itu berfungsi sebagai Executive Workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk harddisk, yang menyimpan database Eksekutif. Sedangkan database Eksekutif berisi data dan info yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya. Sistem tersebut juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Personil pendukung dapat memasukkan berita terbaru dan penyelesaian informasi. Model Sistem Informasi Eksekutif adalah suatu model rancangan atau konfigurasi hardware yang mempunyai hubungan satu sama lain sehingga membentuk suatu informasi Eksekutif yang berbasiskan komputer. Permintaan Informasi PC
Basis Data Eksekutif
Tampilan Informasi Ke Workstation Eksekutif lain
Ke Workstation Eksekutif lain Menyediakan Informasi Perusahaan
Database Perusahaan
Sistem Informasi
Kotak Surat Elektronik
Berita, penjelasan terakhir
Koleksi Software
Informasi dan data eksternal
Gambar 2.1 Model SIE menurut Mcleod dan Schell (2001, p330)
16 2.1.12 Perbedaan SIM, SPK, SIE Perbedaan karakteristik SIM, SPK, SIE menurut Turban dan Aronson : Tabel 2.1
Perbedaan SIM, SPK dan SIE
SIM Aplikasi
SPK
SIE
Pengendalian,
Strategi
Mendukung
produksi,
perencanaan jangka keputusan
peramalan,
panjang,
penjualan,
mengintegrasi
peninjauan
masalah – masalah
top
manajemen
menjadi
lebih
kompleks Fokus
Informasi
Keputusan, penyesuaian,
Pencarian
jejak
user control, drill - down
friendly Database
Dibuat
oleh Database
Programmer
Eksternal
dan
manajemen sistem, kerjasama, akses ke kemampuan berdasarkan
akses semua database ilmu
pengetahuan Kemampuan
Masalah rutin yang Masalah yang semi Hanya
mengambil
terstruktur
keputusan
menggunakan ilmu penggabungan manajemen biasa
bergabung
terstruktur,
model
dan
DSS ilmu
yang dengan
17 manajemen Manipulasi
Numerik
Numerik
Sebagian
numerik,
beberapa simbolik Tipe dari informasi
Laporan yang tetap, Informasi laporan
mendukung
pengecualian
keputusan
untuk Status
akses,
Laporan yang pengecualian
pokok Pelajaran
tingkat Manajer
tingkat Analisis
tertinggi organisasi
menengah
manajer
Daya pendorong
Efisien
Efektif
Pengguna
Manajer
dan Senior Eksekutif
Ketepatan waktu
tingkat Manajer menengah Level
menengah
professional
Eksekutif
perusahaan
( Sumber : Turban dan Aronson, 2001, p23 ) 2.1.13 Keuntungan dan kerugian SIE Dalam penerapan SIE mempunyai keuntungan dan kerugian. Menurut Turban dan Aronson (2001, p311) kerugian dan keuntungannya adalah: Keuntungannya : •
Memungkinkan user lebih produktif.
•
Memberi fasilitas akses informasi.
•
Menghemat waktu pemakai.
•
Meningkatkan kualitas informasi.
•
Memungkinkan penemuan sumber masalah.
•
Memungkinkan antisipasi masalah dan peluang.
18 •
Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
Kerugiannya : •
Masalah dalam keamanan data yang kurang terjaga, baik secara fisik maupun pengguna data oleh user yang lain.
•
Kesulitan memelihara data yang ada.
•
Implementasi yang membutuhkan biaya yang cukup besar untuk perusahaan yang kecil.
2.1.14 Trend Sistem Informasi Eksekutif masa depan Menurut Mcleod (2001, p440) dengan makin meningkatnya dukungan bagi Sistem Informasi Eksekutif, pengaruh Sistem Informasi Eksekutif di masa depan yaitu: •
Penggunaan Sistem Informasi Eksekutif di perusahaan besar akan menjadi umum karena semakin banyak manager tingkat menengah dengan latar belakang komputer yang menanjak ke jenjang Eksekutif.
•
Terdapat kebutuhan akan piranti lunak Sistem Informasi Eksekutif khusus berharga murah. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah piranti lunak Sistem Informasi Eksekutif siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan pirantil lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasuki pasar.
•
Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Pengambilan Keputusan masa depan akan tampak seperti Sistem Informasi masa kini.
19 •
Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif, dalam hal ini Eksekutif menyadari bahwa komputer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi secara lebih unggul.
2.2
Teori Khusus
2.2.1
Pengertian Pemasaran Kotler (2001, p6) berpendapat, pemasaran adalah suatu proses sosial dan manajerial yang didalamnya individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan, menawarkan dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain dan juga Kotler (2001, p13) menyebutkan bahwa pemasaran adalah mengatur pasar untuk mengadakan pertukaran dan hubungan untuk tujuan nilai dan kepuasan akan keinginan dan kebutuhan. Sedangkan Mcleod (2001, 449) berpendapat pemasaran adalah kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.
2.2.2
Konsep Inti Pemasaran Konsep inti pemasaran (Kotler, 2001, pp6-10) adalah: •
Kebutuhan, keinginan, dan permintaan (Needs, wants, and demands) Kebutuhan
:
Ketidakberadaan beberapa kepuasan dasar.
Keinginan
:
Hasrat akan pemuas kebutuhan yang spesifik.
20 Permintaan
:
Keinginan akan produk spesifik yang di dukung oleh kemampuan dan kesediaan untuk membeli.
•
Produk dan Jasa (Products and Services) Produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan untuk memuaskan suatu kebutuhan dan keinginan, jenis produk yaitu: fisik, jasa dan gagasan.
•
Nilai, Kepuasan dan Kualitas (Value, Satisfaction, and Quality) Nilai pelanggan adalah perbedaan antara nilai dari tujuan pelanggan dari memiliki dan menggunakan produk dan biaya untuk memiliki produk tersebut. Sedangkan kepuasan pelanggan bergantung pada bagaimana suatu produk dapat memenuhi harapan pembeli, maka perusahaan harus memfokuskan untuk mencapai kualitas yang baik.
•
Pertukaran, Transaksi, dan Hubungannya (Exchange, Transactions, and Relationship) Pertukaran adalah tindakan memperoleh barang yang dikehendaki dari seseorang dengan menawarkan sesuatu sebagai imbalan. Ada lima kondisi yang harus dipenuhi yaitu: 1. Terdapat sedikitnya 2 pihak. 2. Masing – masing pihak memiliki sesuatu yang mungkin berharga bagi pihak lain. 3. Masing – masing pihak mampu berkomunikasi dan melakukan pergerakan.
21 4. Masing – masing pihak bebas menerima atau menolak tawaran pertukaran. 5. Masing – masing pihak yakin bahwa berunding dengan pihak lain adalah layak dan bermanfaat. Transaksi adalah perdagangan nilai –nilai antara 2 pihak atau lebih. Pemasaran hubungan (Relationship marketing) adalah praktek membangun hubungan jangka panjang yang memuaskan dengan pihak pelanggan, pemasok, penyalur, guna mempertahankan bisnis jangka panjang mereka. Jaringan pemasaran terdiri dari perusahaan dan semua pihak – pihak pendukung yang berkepentingan yaitu: Pelanggan, pekerja, pemasok, penyalur, pengecer, agen iklan, ilmuwan universitas dan pihak – pihak lain yang bersama – sama dengan perusahaan telah membangun hubungan bisnis yang saling menguntungkan. •
Pasar (Market) Pasar adalah tempat dimana pembeli dan penjual berkumpul untuk mempertukarkan barang – barang mereka. Konsep inti pemasaran tersebut menurut Kotler (2001, p6) dapat digambarkan seperti dibawah ini : Need, Wants and Demands
Market
Product and Services
Exchange, transactions and relationships
Value, satisfaction and quality
Gambar 2.2 Konsep Inti Pemasaran (Kotler, 2001, p6)
22 2.2.3
Konsep Pemasaran Menurut Kotler (2001, p19) Konsep pemasaran bersandar pada empat pilar: •
Pasar sasaran Perusahaan dapat berhasil jika mereka mendefinisikan pasar sasaran mereka dengan cermat dan menyiapkan program pemasaran yang sesuai.
•
Kebutuhan pelanggan Kunci pemasaran professional adalah memahami kebutuhan riil pelanggan dan memenuhinya dengan lebih baik daripada yang dilakukan para pesaing.
•
Pemasaran Terpadu Pemasaran terpadu akan tercipta jika semua departemen perusahaan bekerja sama melayani kepentingan pelanggan. Pemasaran terpadu berjalan dalam dua tahap: 1. Tahap pertama : Beragam fungsi pemasaran yaitu tenaga penjualan, periklanan, manajemen produk, riset pemasaran harus bekerja sama. 2. Tahap kedua : Pemasaran harus dikoordinasikan dengan baik dengan bagian lain perusahaan.
•
Profitabilitas Tujuan utama konsep pemasaran adalah membantu organisasi mencapai tujuan mereka. Seseorang dapat mengasumsikan bahwa
23 penjualan selalu tetap dibutuhkan. Namun, tujuan pemasaran adalah untuk mengetahui dan memahami para pelanggan dengan baik sehingga produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan cocok dengan mereka dan dapat terjual dengan sendirinya. Idealnya, pemasaran harus menghasilkan pelanggan yang siap untuk membeli. Sehingga yang tinggal hanyalah bagaimana membuat produk atau jasa tersebut tersedia. Memasarkan suatu produk perusahaan haruslah memegang suatu prinsip pemasaran yang terdiri dari: •
Nilai pelanggan dan persamaan nilai Intisari pemasaran adalah menciptakan nilai pelanggan yang lebih besar daripada nilai yang diciptakan pesaing. Pada pesamaan nilai ini disarankan bahwa nilai untuk pelanggan dapat dinaikkan dengan memperluas atau memperbaiki produk dan manfaat jasa dengan menurunkan harga atau gabungan dari unsur ini.
•
Keunggulan kompetitif atau diferensial Prinsip dasar pemasaran yang kedua adalah keunggulan kompetitif. Keunggulan kompetitif adalah penawaran total, dihadapkan pada persaingan yang relevan, yang lebih menarik pelanggan. Keunggulan tersebut dapat muncul dalam unsur apapun yang ditawarkan oleh perusahaan: produk, harga, iklan, promosi di tempat penjualan serta distribusi produk itu sendiri. Penawaran total harus lebih menarik dari yang ditawarkan oleh pesaing agar menciptakan keunggulan bersaing.
•
Fokus
24 Prinsip ketiga adalah fokus. Fokus diperlukan untuk berhasil dalam tugas menciptakan nilai pelanggan pada keunggulan kompetitif. Semua perusahaan terkemuka, besar dan kecil mengalami siklus karena mereka memahami dan menerapkan prinsip dasar ini. IBM sukses karena perusahaan ini dengan jelas memfokuskan pada kebutuhan dan keinginan pelanggan daripada perusahaan lain dalam industri pemrosesan data yang baru muncul. Fokus yang jelas pada kebutuhan dan keinginan pelanggan serta pada penawaran yang bersaing diperlukan untuk menggunakan usaha yang perlu untuk mempertahankan keunggulan yang membedakan. Semua ini hanya dapat dicapai dengan memfokuskan sumber daya dan usaha pada kebutuhan dan keinginan pelanggan serta cara menyampaikan suatu produk yang akan memenuhi kebutuhan dan keinginan tersebut. 2.2.4
Bauran Pemasaran (Marketing Mix) Konsep pemasaran yang beorientasi pada pasar berawal dan sekaligus berakhir pada pasar atau konsumen atau pemakai atau pembeli yaitu kepuasan mereka dari adanya transaksi pembelian atau pemilihan barang tersebut. Oleh karena itu perusahaan harus dapat mentransformasikan strategi pemasaran yaitu dengan sebutan bauran pemasaran (Marketing Mix). Bauran pemasaran menurut Kotler (2001, p498), adalah seperangkat alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya dalam pasar sasaran. Untuk mencapai tujuan pemasarannya diperlukan suatu proses, yaitu proses tentang bagaimana perusahaan dapat mempengaruhi konsumen agar para konsumen menjadi tahu, senang lalu membeli produk yang ditawarkan dan akhirnya konsumen menjadi puas sehingga mereka akan selalu
25 membeli produk perusahaan tersebut. Bagaimana caranya perusahaan itu agar dapat
mempengaruhi
konsumennya
merupakan
hal
yang
memerlukan
perencanaan dan pengawasan yang matang serta perlu dilakukan tindakan – tindakan konkret. Untuk itu diperlukan bauran pemasaran yang terdiri dari produk, harga, tempat dan promosi (product, price, place, promotion). Sedangkan menurut Mcleod (2001, p343) bauran pemasaran terdiri dari: •
Produk Penawaran berwujud perusahaan kepada pasar mengenai apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya yang mencakup kualitas, rancangan, bentuk, merk dan kemasan produk. Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan sebagai bagian dari penawaran produk.
•
Harga Terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan untuk produk itu atau dengan kata lain jumlah uang yang pelanggan bayar untuk produk tertentu. Harga yang ditetapkan harus sebanding dengan penawaran nilai kepada pelanggan, jika tidak, pembeli akan berpaling kepada produk pesaing. Dalam penentuan harga jual haruslah dipikirkan beberapa dasar penetapan harga yaitu: biaya, konsumen, dan persaingan.
•
Tempat
26 Cara distribusi yang memenuhi kebutuhan konsumen juga dapat diterapkan agar dapat menarik para konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. •
Promosi Merupakan kegiatan yang ditujukan untuk mempengaruhi konsumen agar mereka dapat kenal akan produk yang ditawarkan perusahaan kepada mereka dan kemudian mereka menjadi senang lalu membeli produk tersebut. Bahkan bagi yang sudah agak lupa, diharapkan agar dapat menjadi ingat kembali akan produk tersebut.
2.2.5
Pengertian Manajemen Pemasaran Menurut Kotler (2001, p14), manajemen pemasaran adalah proses yang melibatkan analisa, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian yang mencakup barang, jasa, dan gagasan yang tergantung pada pertukaran dan dengan tujuan menghasilkan kepuasan bagi pihak – pihak yang terlibat.
2.2.6
Pengertian Sistem Informasi Pemasaran Sistem informasi pemasaran menurut Kotler (2001, p131) terdiri dari orang – orang, peralatan dan prosedur – prosedur untuk mengumpulkan, menyortir, menganalisa, mengevaluasi, mendistribusikan informasi dengan tepat waktu, akurat dan dibutuhkan kepada pembuat keputusan pemasar. Jenis informasi pemasaran dapat dibedakan menjadi tiga macam: •
Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligence) Adalah informasi yang mengalir ke perusahaan dari lingkungan.
•
Informasi Pemasaran (Internal Marketing Information)
27 Adalah informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan. •
Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication) Adalah informasi yang mengalir keluar dari perusahaan ke lingkungan. Komponen dari sistem informasi pemasaran menurut Kotler (2001, pp132
– 138) yaitu : •
Sistem pencatatan internal Merupakan sistem informasi paling dasar yang digunakan oleh manajer pemasaran, yang meliputi laporan mengenai pesanan, penjualan, harga, tingkat persediaan, piutang, hutang dsb. Sehingga para manajer tersebut dapat menemukan kesempatan dan masalah yang penting.
•
Sistem intelijen pemasaran Adalah seperangkat prosedur dan sumber yang digunakan para manajer untuk memperoleh informasi harian mereka mengenai perkembangan yang berkaitan dalam lingkungan pemasaran.
•
Sistem riset pemasaran Adalah perancangan, pengumpulan, analisa dan pelaporan data yang sistematis dan temuan – temuan yang relevan dengan situasi pemasaran tertentu yang dihadapi perusahaan.
•
Sistem pendukung keputusan pemasaran Adalah
pengumpulan
data,
sistem,
peralatan
dan
teknik
yang
terkoordinasi, perangkat lunak dan perangkat keras yang mendukung, yang dimanfaatkan suatu organisasi dalam mengumpulkan dan
28 menginterprestasikan informasi yang relevan dari bisnis dan lingkungan serta mengubahnya menjadi dasar bagi tindakan pemasaran. Menurut Mcleod (2001, p344) pengertian Sistem informasi pemasaran adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan
masalah
yang
berhubungan
dengan
pemasaran
produk
perusahaan. 2.2.7
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif Pemasaran Menurut Kotler dan Armstrong (2001, p7) pemasaran adalah suatu proses sosial dan manajerial yang membuat individu dan kelompok memperoleh apa yang mereka butuhkan dan inginkan lewat penciptaan dan pertukaran, timbal balik produk dan nilai dengan orang lain. Menurut Boyd, Walker, Larreche (2000, p18) manajemen pemasaran adalah
proses
menganalisis,
merencanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan program – program yang mencakup pengkonsepan, penetapan harga, promosi dan distribusi dari produk, jasa, dan gagasan yang dirancang untuk menciptakan dan memelihara pertukaran yang menguntungkan dengan pasar sasaran untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Stanton (1993, pp54 – 55), Sistem informasi pemasaran adalah suatu struktur yang terdiri dari prosedur, perlengkapan dan manusia yang saling berkaitan, berkesinambungan (continuing) dan berorientasi ke masa depan. Sistem informasi pemasaran yang telah dirancang dengan baik akan dapat menyediakan arus informasi yang lebih lengkap, lebih murah dan lebih cepat untuk manajemen dalam pengambilan keputusan.
29 Sistem informasi Eksekutif pemasaran ini merupakan kerjasama dari sebuah sistem berbasis komputer dengan sistem informasi pemasaran dalam menyediakan informasi internal dan eksternal yang ditujukan bagi Eksekutif untuk mendukung dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan di bidang pemasaran dengan maksud untuk mencapai keberhasilan perusahaan. Dengan merancang SIE pemasaran dimaksudkan untuk mempermudah tugas Eksekutif atau manajer pemasaran sehingga bisa mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan manusia. Eksekutif memastikan instruksi ke dalam sistem pemilihan menu dan menerima tampilan dalam bentuk tabel, grafik, atau narasi sumber informasi dapat berasal dari internal dan eksternal. 2.2.8
Peramalan (ForeCasting) Peramalan adalah perkiraan atau prediksi mengenai sesuatu yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Namun untuk dapat meramalkan keadaan masa mendatang tersebut diperlukan informasi yang akurat dan perencanaan penyusunan strategi yang matang agar dapat meraih pangsa pasar yang lebih luas lagi. Oleh karena itu peramalan sangat diperlukan untuk mendukung keputusan perusahaan dalam menentukan strategi bagi kemajuan perusahaan. Metode yang digunakan untuk melakukan ramalan penjualan menurut Dalrymple (1995, p307) adalah metode Single Exponential Smoothing, teknik yang dipakai dalam perkiraan untuk hal – hal yang bersifat acak. Teknik ini diharapkan dapat mengurangi masalah penyimpangan data karena tidak perlu lagi data yang bersifat histories. Adapun persamaan dari perkiraan ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
30 Ft + 1= α xt + ( 1 – α ) Ft Keterangan : Ft + 1 = Perkiraan untuk periode masa mendatang Ft = Perkiraan untuk periode sebelumnya xt = Penjualan data periode (bulan, tahun) α = Parameter konstanta (antara 0 dan 1) Istilah meramal oleh Kotler Armstrong (1997, p223), didefinisikan sebagai seni mengestimasi permintaan pasar dimasa yang akan datang dengan mengantisipasi apa yang cenderung akan dilakukan pembeli dalam suatu kondisi tertentu. Cara meramalkan penjualan antara lain: •
Survey kemungkinan pembelian Survey dengan cara meneliti apa yang mungkin dilakukan pembeli pada waktu tertentu, tujuan pembeli, kondisi keuangan konsumen, dan harga atas situasi ekonomi. Skala yang digunakan untuk mengukur disebut skala kemungkinan pembelian.
•
Gabungan pendapat para tenaga penjualan Bahan ramalan lain yang dapat digunakan adalah pendapat tenaga penjualan. Keterlibatan tenaga penjualan dalam peramalan memberi pandangan yang lebih besar untuk mencapai tujuan.
•
Pendapat para ahli / pakar Para ahli mampu mempersiapkan ramalan ekonomi yang lebih baik karena memiliki data yang lebih banyak dan keahlian meramal yang lebih tinggi, namun juga harus didukung dengan estimasi yang diperoleh dari
31 metode lain. Para ahli ini meliputi: dealer, distribusi, pemasok, konsultan, asosiasi perdagangan. •
Metode uji coba pasar Metode ini dilakukan dengan menguji coba pasar secara langsung yang dapat membedakan informasi seperti pembeli, grosir, efektifitas program pemasaran, potensi pasar dsb.
•
Metode analisis deret waktu Metode ini menggunakan dasar penjualan pada masa yang lalu. Analisis deret waktu adalah perincian penjualan semula menjadi komponen trend cycle, season dan erratic. Kemudian menggabungkan komponen tersebut untuk menghasilkan ramalan penjualan.
•
Analisa statistik terhadap permintaan Metode ini menggunakan statistik untuk menentukan faktor nyata yang paling utama mempengaruhi penjualan. Faktor yang biasa dianalisa adalah harga, pendapatan, populasi dan promosi.
32 2.2.9
Analisa Strategi Usaha Misi dan Visi
Faktor Internal
Faktor Eksternal
SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat)
Rencana Strategis
Target
Anggaran Operasional
Gambar 2.3 Pendekatan SWOT (Gitosudarmo,2001, p116) Setelah memeriksa tugas perencanaan strategis dari manajemen, maka perusahaan mengambil tujuh langkah sebagai berikut: 1. Visi dan misi Visi adalah cita – cita dari pendiri perusahaan terhadap kejayaan yang diinginkan kemudian hari. 2. Faktor internal Analisa terhadap faktor kekuatan dan kelemahan dalam perusahaan. 3. Faktor Eksternal Analisa terhadap peluang dan ancaman eksternal perusahaan 4. SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) Menurut Thompson, Strickland (2001, p117), analisis SWOT adalah suatu usaha penentuan strategi yang bertanggung jawab untuk menghasilkan kondisi yang lebih baik dari segi kemampuan sumber daya
33 perusahaan (kekuatan dan kelemahan seimbang) dan situasi eksternal (Kondisi persaingan, peluang pasar, ancaman terhadap laba perusahaan). 5. Perencanaan strategis Sasaran menunjukkan apa yang ingin dicapai suatu unit usaha. Strategi adalah suatu rencana permainan untuk mencapainya. Setiap usaha harus merancang strategi untuk mencapai tujuannya. Walaupun banyak macam strategi yang tersedia. 6. Target Merupakan sasaran yang ingin dicapai. 7. Anggaran operasional Adalah anggaran yang haus dikeluarkan untuk pelaksanaan perencanaan tersebut. 2.2.10 Analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat) Kotler (1997, p86) berpendapat, berdasarkan seluruh data pesaing yang dimiliki maka seseorang perlu menggunakan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat) untuk mengidentifikasikan hal – hal yang paling relevan yang dapat dilihat berdasarkan pengalaman waktu lalu. Berikut ini merupakan penjelasan mengenai SWOT ini: •
Strength : Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaing.
•
Weakness : Kelemahan atau masalah – masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaing.
34 •
Opportunities : Kesempatan yang dimiliki oleh perusahaan untuk merebut lebih banyak konsumen dibandingkan dengan para pesaing.
•
Threat : Ancaman yang dihadapi oleh suatu perusahaan dari para pesaing dalam merebut konsumen.
2.2.11 Analisa CSF (Critical Success Factor) CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi. CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Eksekutif yang menerima konsep faktor – faktor penentu keberhasilan menggunakan SIE untuk memantau tiap CSF. Delong dan Rockart mengidentifikasikan delapan faktor yang sangat kritis yang menunjang keberhasilan sebuah Executive System Information (EIS) (Mcleod, 2001, pp334 – 335) yaitu: •
A Commited and Informed Executive Sponsor (Sponsor Executive yang mengerti dan berkomitmen) Harus ada Eksekutif, bahkan sebaiknya CEO yang tahu tentang keberadaan EIS dan bersungguh – sungguh membantu proses pelaksanaan
•
EIS.
An Operating Sponsor (Sponsor operasi) Harus ada orang yang tahu tentang EIS dan benar – benar terjun dalam pelaksanaan EIS, karena keterbatasan waktu yang dimiliki oleh Eksekutif.
•
An Appropriate Information Services Staff (Staff jasa yang sesuai)
35 Harus ada orang yang tahu bagaimana mengatur sumber – sumber informasi agar dapat disajikan dengan baik sesuai dengan bentuk yang dibutuhkan. •
An Appropriate Information Technology (Teknologi informasi yang sesuai) Perlengkapan dan teknologi yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan.
•
Data Management (Manajemen data) Sistem harus memiliki kemampuan dalam mengatur data, serta menganalisa problem – problem yang ada.
•
A Clear Link to Business Objectives (Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis) Bahwa EIS dalam membantu Eksekutif dalam menentukan dan mengontrol misi perusahaan harus sesuai dengan objektivitas bisnis. Jadi tidak dibangun hanya untuk memecahkan satu masalah saja.
•
Management of Organizational Resistence (Manajemen atas penolakan organisasi) Bagian dari organisasi yang menentang keberadaan EIS harus dapat ditangani dengan baik. EIS memiliki kemungkinan untuk mengubah alur informasi, sehingga serin terjadi konflik politik karena ada perpindahan kebiasaan.
•
Management of Spread and Evaluation of the System (Manajemen atas pengembangan dan evaluasi sistem)
36 Pelebaran dan evolusi dari EIS pada sistem informasi harus diperhatikan karena pengalaman menunjukan bahwa jangka manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, akan timbul keinginan dari manajemen di tingkat yang lebih bawah menginginkan kemampuan akses yang sama. Manajer tingkat bawah ingin mampu mengatasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap situasinya tidak terkendali. 2.2.12 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) Diagram aliran data merupakan salah satu sistem alat permodelan yang paling sering digunakan terutama sekali untuk sistem operasional dimana fungsi dari sistem adalah penting sekali dan lebih komplek dari data yang dimanipulasi oleh sistem. Menurut Whitten, Bentley (2001, p308), diagram aliran data adalah sebuah tool yang menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem dan proses yang ditampilkan oleh sistem tersebut. Menurut Davis dan Davis (1999, p176), mendefinisikan diagram aliran data sebagai suatu alat yang bagus untuk meringkas dan mengorganisasikan informasi detil tentang batasan, proses, dan entitas suatu sistem serta menyediakan peta logis tentang sistem untuk analisa. Sehingga disimpulkan diagram aliran data merupakan diagram yang memberikan gambaran atas suatu jaringan yang mempresentasikan proses bagaimana suatu sistem itu berjalan. Diagram aliran data terdiri dari beberapa tingkat yaitu: •
Level 0 Data Flow Diagram (Diagram Konteks)
37 Menggambarkan sistem secara keseluruhan yang digambarkan melalui satu buah proses serta bebrapa sumber dan tujuan aliran data. Diagram level 0 merupakan level yang teratas dari diagram aliran data pada suatu sistem. •
Level 1 Data Flow Diagram (Diagram Nol) Merupakan gambaran rinci dari diagram hubungan yang terdiri dari beberapa buah proses, data store, sumber, dan tujuan aliran data.
•
Level 2 Data Flow Diagram (Diagram Rinci) Adalah diagram yang terdiri dari beberapa buah proses yang menggambarkan gambar rinci dari diagram level 2. Diagram rinci merupakan gambaran rinci dari keseluruhan sistem informasi. Simbol yang digunakan adalah:
Proses
External entity / Terminal
Data flow / Aliran data
Data store
Gambar 2.4
Simbol yang digunakan
38 2.2.13 State Transition Diagram (STD) STD
merupakan
alat
permodelan
yang
sangat
kuat
untuk
menggambarkan kebutuhan dari sistem real time dan interface manusia. Menurut Davis dan Davis (1999, p236) STD adalah suatu alat permodelan yang bagus untuk merepresentasikan hubungan antara proses sistem dan state (keadaan) dan untuk merepresentasikan struktur pengulangan dan umpan balik. Tujuan dari STD adalah merepresentasikan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa state (keadaan), menampilkan bagaimana sistem bergerak dari suatu state ke state yang lainnya, dan urutan dokumen dan prioritas state. State Transition Diagram sangat berguna untuk menggambarkan diagram dari kebiasaan sistem dengan beberapa tipe message dengan proses yang kompleks dan sinkronisasi kebutuhan. Komponen – komponen utama dari State Transition Diagram adalah state dan arrows yang mewakili sebuah perubahan state. State digambarkan berupa kotak persegi panjang mewakili sebuah state dimana sistem tersebut dapat berada. Sebuah state didefinisikan sebagai suatu himpunan atribut – atribut atau keadaan
sifat
seseorang
atau
sesuatu
pada
saat
tertentu.
Arrows
merepresentasikan fungsi atau aktivitas yang menghubungkan state yang satu dengan yang lainnya. Simbol yang digunakan adalah: State
Perubahan State
39 2.2.14 Diagram Venn SIM, SPK dan SIE
SIM
SIE
SPK
Berguna untuk mendukung suatu pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan
Gambar 2.5 Diagram Venn SIM, SPK dan SIE 2.3
Teori-teori Basis Data
2.3.1
Data
2.3.1.1 Definisi Data Menurut Elmasri (1994, p5), dalam pendekatan basis data tidak hanya berisi basis data itu sendiri tetapi juga termasuk definisi atau deskripsi dari data yang disimpan. Definisi data disimpan dalam sistem katalog, yang berisi informasi tentang struktur tiap berkas, tipe dan format penyimpanan tiap item data, dan berbagai konstrain dari data. Semua informasi yang disimpan dalam sistem katalog ini biasa disebut meta – data. 2.3.1.2 Penggunaan Data Menurut Elmasri (1994, p6), basis data pada umumnya digunakan oleh beberapa pemakai untuk kepentingan penggunaan yang berbeda pula. Data yang diperlukan bisa saja secara eksplisit tersimpan dalam basis data, ataupun pemakai harus melakukan pemrosesan sendiri untuk memperoleh data atau informasi yang diinginkan. Dalam hal ini DBMS harus mampu mengakomodasi beberapa pemakai untuk beberapa kepentingan.
40 2.3.1.3 Pemakaian Data Bersama Menurut Elmasri (1994, p6), basis data dengan DBMS memungkinkan beberapa pemakai mengakses data yang sama pada waktu yang bersamaan pula. Untuk menjamin bahwa data yang diakses tidak terjadi kesalahan maka harus ada kontrol yang terintegrasi terhadap basis data (“concurrency control”). Perangkat lunak untuk kepentingan kontrol ini sudah ada di dalam DBMS. Kontrol terintegrasi misalnya pada pengaturan tempat duduk pada jadwal penerbangan. Biasanya terdapat beberapa meja pelayanan untuk pengaturan nomor tempat duduk yang mengakses satu database secara bersama. Apabila satu tempat duduk sudah diisi dari salah satu meja pelayanan maka meja pelayanan yang lain tidak mungkin mengisi tempat duduk yang sama walau akses datanya dilakukan pada waktu yang bersamaan. Sehingga terhindar adanya satu tempat duduk diisi oleh lebih dari satu orang.
2.3.2
Basis Data
2.3.2.1 Definisi Basis Data Pengertian basis data menurut McLeod,R (1998, p258), database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Pengertian basis data menurut Date (1990, p10), "A database is a collector of persistent data that is used by the application system of some given enterprise ", dapat diartikan " Basis data adalah suatu koleksi atau kumpulan data yang persisten yang digunakan oleh sistem aplikasi dari suatu perusahaan .”
41 Yang dimaksud dengan persisten di sini adalah data yang berbeda satu dengan yang lainnya dan biasanya merupakan data yang bersifat sementara. Pengertian basis data menurut Jogianto (1992, p13), basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Pengertian basis data menurut Connolly dan Begg (2002, p14), “ Database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization “, yang dapat diartikan, “ basis data adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logic dan deskripsi dari data, yang dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan .” Dalam praktek, penggunaan istilah basis data menurut Elmasri (1994, p2) lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus yaitu: 1. Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata ( “real world” atau “miniworld”). 2. Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data. 3. Basis data perlu dirancang, dibangun, dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa pemakai dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan pemakai. Dari batasan tersebut dapat dikatakan bahwa basis data mempunyai berbagai sumber data dalam pengumpulan data bervariasi derajat interaksi
42 kejadian dari dunia nyata, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa pemakai untuk berbagai kepentingan. 2.3.2.2 Konsep Basis Data Menurut Mcleod (2001, p259), dua tujuan konsep basis data adalah meminimumkan
pengulangan
data
(data
redundancy)
dan
mencapai
independensi data. Pengulangan data (data redundancy) adalah duplikasi data – artinya, data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi data dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali, yaitu dalam tabel. 2.3.2.3 Perencanaan Basis Data ( Database Planning ) Menurut Connolly dan Begg (2002, pp273-274), perencanaan basis data (database planning) merupakan aktivitas manajemen yang mengizinkan tingkatan dari aplikasi basis data untuk direalisasikan se-efisien dan se-efektif mungkin. Database Planning harus diintegrasikan dengan keseluruhan strategi sistem informasi dari perusahaan. Ada 3 hal penting dalam menyusun sebuah strategi sistem informasi , yaitu : 1. Identifikasi dari tujuan dan rencana perusahaan dengan penentuan kebutuhan sistem informasi berikutnya 2. Evaluasi dari sistem informasi saat ini untuk menentukan kelebihan dan kelemahan yang ada saat ini.
43 3. Penilaian dari kesempatan – kesempatan TI yang mungkin menghasilkan keuntungan kompetitif. Langkah penting dari tahap ini adalah mendefinisikan secara jelas tentang pernyataan misi untuk proyek basis data. Pernyataan tersebut mendefinisikan tujuan utama dari aplikasi basis data. Bila pernyataan tersebut selesai maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan sasarannya. Pernyataan dan sasaran ini perlu didukung oleh informasi– informasi tambahan yang menentukan pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan, sumber – sumber yang mendukungnya, dan biaya yang harus dikeluarkan. 2.3.2.4 Definisi Sistem Basis Data ( System Definition ) Menurut Connolly dan Begg (2002, p274) definisi sistem (Sytem definition) adalah memaparkan jangkauan dan batasan dari aplikasi basis data dan pandangan – pandangan utama para pemakai. Sebelum mendesain suatu aplikasi basis data penting untuk terlebih dahulu mengidentifikasikan batasan – batasan dari sistem yang sedang diteliti dan bagaimana kaitannnya dengan bagian lain sistem informasi perusahaan. Perlu dipikirkan untuk kebutuhan yang akan datang selain dari keadaan saat ini. Dan tak lupa untuk mengidentifikasi pandangan pemakai yang merupakan aspek penting dari pengembangan aplikasi basis data karena membantu untuk memastikan bahwa tidak ada pemakai utama basis data yang terlupa ketika pengembangan aplikasi baru tersebut. 2.3.2.5 Analisa dan Pengumpulan kebutuhan(Requirement Collection and Analysis ) Menurut Connolly dan Begg (2002, p276), analisis dan pengumpulan kebutuhan (requirement collection and analysis) adalah proses pengumpulan dan analisis informasi tentang bagian dari perusahaan yang akan didukung oleh
44 aplikasi basis data, dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pemakai terhadap sistem baru. Informasi yang dikumpulkan termasuk : 1. Penjabaran dari data yang digunakan, 2. Detail mengenai bagaimana data digunakan, 3. Kebutuhan tambahan apapun untuk aplikasi basis data yang baru. Informasi ini kemudian dianalisis untuk mengidentifikasikan kebutuhan yang dimasukkan untuk aplikasi basis data yang baru tersebut. Ada 3 macam pendekatan untuk mengatur kebutuhan dari sebuah aplikasi basis data dengan berbagai pandangan pemakai, yaitu : 1. Pendekatan Centralized Kebutuhan untuk tiap pandangan pemakai disatukan menjadi satu set kebutuhan untuk aplikasi basis data. Umumnya pendekatan ini dipakai jika basis datanya tidak terlalu kompleks. 2. Pendekatan View Integration Kebutuhan untuk tiap pandangan pemakai digunakan untuk membangun sebuah model data yang terpisah yang merepresentasikan tiap pandangan pemakai tersebut. Hasil dari data – data model tersebut kemudian disatukan di bagian desain basis data. 3. Kombinasi keduanya. 2.3.2.6 Desain Basis Data ( Database Design ) Menurut Connolly dan Begg (2002, p279), perancangan basis data (database design) merupakan proses pembuatan suatu desain untuk sebuah basis data yang akan mendukung operasional dan sasaran suatu perusahaan.
45 Ada 2 pendekatan untuk mendesain sebuah basis data, yaitu : 1. Pendekatan bottom-up Yang dimulai pada tingkat awal dari atribut (yaitu, properti dari entiti dan relationship), yang mana melalui analisis dari asosiasi antar atribut, dikelompokkan menjadi hubungan yang merepresentasikan jenis – jenis entitas dan hubungan antar entitas. Pendekatan ini cocok untuk mendesain basis data yang simpel dengan jumlah atribut yang tidak banyak. 2. Pendekatan top-down Digunakan pada basis data yang lebih kompleks, yang dimulai dengan pengembangan dari model data yang mengandung beberapa entitas dan hubungan tingkat tinggi dan kemudian memakai perbaikan top-down berturut – turut untuk mengidentifikasi entitas, hubungan dan atribut berkaitan tingkat rendah. Pendekatan ini biasanya digambarkan melalui ER (Entity Relationship). Pada tahap ini ada bagian yang disebut data modelling yang digunakan untuk membantu pemahaman dari data dan untuk memudahkan komunikasi tentang kebutuhan informasi. Dengan dibuatnya model data dapat membantu memahami: 1. Pandangan tiap pemakai mengenai data 2. Kealamian data itu sendiri, kebebasan representasi fisiknya 3. Kegunaan dari data berdasarkan pandangan pemakai. Kriteria untuk model data, yaitu : 1. Structural validity
46 Konsistensi dengan cara yang didefinisikan perusahaan dan menyusun informasi. 2. Simplicity Kemudahan untuk pemahaman baik bagi yang profesional di bidang sistem informasi maupun pemakai yang nonteknis. 3. Expressibility Kemampuan untuk membedakan antara data yang berbeda, dan hubungan antar data. 4. Nonredundancy Pembuangan informasi yang tak ada hubungannnya;
khususnya,
representasi dari tiap potongan informasi tepatnya hanya sekali. 5. Shareability Tidak spesifik untuk aplikasi dan teknologi khusus apapun dan dengan demikian dapat digunakan oleh banyak orang. 6. Extensibility Kemampuan mengembangkan untuk mendukung kebutuhan baru dengan efek yang minimal bagi pemakai yang ada. 7. Integrity Konsistensi terhadap cara yang digunakan perusahaan dan mengatur informasi. 8. Diagramatic representation Kemampuan untuk merepresentasikan sebuah model menggunakan notasi diagram yang dapat dipahami dengan mudah.
47 Menurut Connolly dan Begg (2002, pp419-437) Database Design dibagi dalam tiga tahapan yaitu conseptual database design, logical database design, dan physical database design.
2.3.3
Desain Konseptual, Logikal, dan Fisik Basis Data
2.3.3.1 Desain Konseptual Basis Data Merupakan suatu proses pembuatan model dengan menggunakan informasi yang diperoleh dari perusahaan, bebas dari semua physical consideration. Conseptual database design seluruhnya independen dari implementasi seperti target DBMS software, program aplikasi, bahasa pemrograman, atau physical consideration lainnya. Jelasnya Conseptual database design merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan basis data dan menciptakan model data konseptual (conseptual data model) dari bagian perusahaan yang akan dibuat basis datanya. Model data (data model) dibuat dengan menggunakan suatu dokumentasi informasi yaitu spesifikasi kebutuhan yang dimiliki oleh user. Membangun model data lokal konseptual, tujuannya untuk membangun suatu model data konseptual lokal dari suatu perusahaan atau badan. Langkahlangkah untuk membuat model data konseptual dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Identify entiti types Untuk menentukan entitas utama yang dibutuhkan, dengan kata lain membuat kelas – kelas dari objek – objek yang ada berikut penjelasannya. Misalkan :
48 Staff, yang menggambarkan seluruh tingkatan staff yang ada. PropertyForRent, menggambarkan semua properti yang disewakan 2. Identify relationship types Untuk menentukan hubungan – hubungan penting yang ada antara jenis – jenis entitas yang telah diidentifikasi. Misalkan : •
Staff Manages PropertyForRent, yaitu staf mengatur entitas properti
•
PrivateOwner Owns PropertyForRent, yaitu entitas PropertyOwner memiliki yang ada pada entitas PropertyForRent.
•
PropertyForRent AssociatedWith Lease, yaitu entitas PropertyForRent saling bekerja sama dengan entitas Lease. Biasanya dilanjutkan dengan membuat diagram hubungan tersebut yang
disebut ER diagram serta menentukan hubungan kemajemukannnya. 3. Identify and associate attributes with entity or relationship types Untuk menentukan attribut yang berkaitan dengan entitas yang telah ditentukan. Misalkan untuk entitas staff ditentukan atribut seperti staffNo(yang mengandung nomor – nomor kode setiap staf), name, position, sex. Begitu pun untuk setiap entitas lainnya. 4. Determine attribute domains Untuk menentukan domain untuk tiap – tiap atribut yang ada. Suatu domain adalah suatu kelompok nilai yang dari mana satu atau lebih atribut mengambil nilainya. Misalkan :
49 •
Domain atribut untuk nilai staffNo yang valid misalnya panjang maksimalnya 5 karakter dengan 2 karakter pertama harus huruf dan yang 3 berikutnya berupa angka yang berkisar antara 1 – 999.
•
Nilai yang mungkin untuk attribut sex dari entiti Staff misalnya huruf M atau F saja.
5. Determine candidate and primary key attributes Untuk mengidentifikasikan candidate key dan primary key dari kumpulan atribut pada tiap – tiap entitas. Primary key merupakan satu atribut yang dipakai sebagai ciri khas dari suatu entitas. Misalkan pada entitas Staff primary key-nya adalah staffNo yang mewakili atribut lainnya, sehingga pada saat kita mengakses suatu basis data hanya dengan memasukkan nilai staffNo kita dapat mengetahui nilai – nilai atribut lainnya yang ada dalam entitas Staff. 6. Consider use of enchanced modeling concepts (optional) Memikirkan kegunaan dari model konsep yang telah dikembangkan. Tahap ini tidak perlu pembahasan lebih lanjut dikarenakan hanya merupakan langkah tambahan saja, boleh dilakukan boleh juga tidak. 7. Check model for redudancy Untuk memeriksa kelebihan entitas maupun atribut yang ada pada model tersebut. Pertama yang dilakukan adalah memeriksa kembali hubungan yang ada apabila terdapat suatu hubungan yang mirip misalnya entitas klien dengan entitas penyewa yang memiliki hubungan dengan ke satu entitas tapi dengan jenis hubungan yang sama yaitu menyewa. Langkah kedua yaitu
50 menggabungkan kedua entitas yang dianggap memiliki kesamaan dan bisa digabung. 8. Validate local conceptual model against user transactions Untuk memastikan bahwa model konsep tersebut mendukung proses transaksi yang dibutuhkan. Misalkan menggambarkan transaksi dengan memeriksa semua informasi yang ada. Contohnya dengan adanya hubungan Staff manages PropertyForRent kita dapat mengetahui detil dari properti dan staf yang menangani properti tersebut. 9. Review local conceptual data model with user Untuk mengkaji ulang model konsep yang telah kita buat dengan pemakai sehingga para pemakainya dapat memahami maksud basis data yang telah dibuat. 2.3.3.2 Desain Logikal Basis Data Merupakan suatu proses pembuatan model dengan menggunakan informasi yang diperoleh dari perusahaan serta berdasarkan pada model data spesifik, tetapi bebas dari particular DBMS dan physical consideration lainya. Model data konseptual yang dibangun pada fase sebelumnya diperhalus dan dipetakan pada model data logikal. Model data logikal didasarkan pada target model data untuk basis data ( sebagai contoh : model data relasional ). Model data logikal merupakan sumber informasi untuk fase selanjutnya, yang dinamakan physical database design. Aktivitas pada logical database design adalah terdiri dari dua langkah besar, dimana langkah pertama adalah membangun sebuah model data logikal lokal dari model data konseptual lokal yang menggambarkan pandangan (view) tertentu dari perusahaan dan kemudian
51 mengesahkan model ini untuk memastikan strukturnya telah benar atau menggunakan teknik normalisasi. Sedangkan langkah kedua atau langkah selanjutnya adalah untuk mengkombinasikan model data logikal lokal individual ke dalam sebuah model data logikal global tunggal yang menggambarkan perusahaan. Hasil akhir dari tahapan ini berupa sebuah kamus data yang berisi semua atribut beserta key-nya (primary key, alternate key dan foreign key) dan ERD keseluruhan (relasi global) dengan semua atribut key-nya. 2.3.3.3 Desain Fisik Basis Data Merupakan proses pembuatan deskripsi dari suatu implementasi basis data pada secondary storage; hal ini mendeskripsikan base relation, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai efisiensi akses kedalam data, dan associated integrity constraints yang lainya dan security measures. Physical database design merupakan fase ketiga dan terakhir dari proses desain basis data. Dimana desainer memutuskan bagaimana basis data tersebut diimplementasikan. Secara garis besar, tujuan utama dari physical database design adalah untuk mendeskripsikan bagaimana desainer bermaksud untuk mengimplementasikan secara fisik dari logical database design.
