BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2003, p7), sistem informasi adalah kombinasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber data yang diatur sedemikian rupa untuk mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004, p12), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang-orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah kombinasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi dalam sebuah organisasi.
2.1.2 Pengertian Akuntansi Menurut Horngren, Charles T., Walter T. Harrison, dan Linda S. Bamber (2002, p5), akuntansi adalah sebuah sistem yang mengukur aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi menjadi laporan-laporan, dan mengkomunikasikan hasil-hasil tersebut kepada para pembuat keputusan.
10 Menurut Wilkinson, J.W., M.J. Cerullo, V. Raval, dan B. Wong-On-Wing (2000, p5), akuntansi memiliki beberapa sisi. Pertama, akuntansi mencakup pencatatan data ekonomi (koleksi data), pemeliharaan data yang disimpan (pemeliharaan data), dan menyajikan
informasi
kuantitatif
dalam
istilah-istilah
finansial
(information
generation). Kedua, akuntansi merupakan “bahasa bisnis” yang mengekspresikan dan meringkas peristiwa-peristiwa penting pada perusahaan bisnis. Terakhir, akuntansi dipandang sebagai suatu informasi keuangan yang diperlukan untuk keseluruhan fungsi dari suatu entitas (seperti perusahaan bisnis). Informasi keuangan tertentu, misalnya, merefleksikan hasil-hasil operasi selama periode akuntansi serta status dari aset dan modal pada akhir periode akuntansi. Berbagai jenis pemakai, baik yang berada di dalam maupun di luar perusahaan, menggunakan informasi ini untuk berbagai macam tujuan. Jadi
dapat
disimpulkan
bahwa
akuntansi
adalah
suatu
sistem
yang
mengumpulkan dan mencatat data ekonomi dari aktivitas-aktivitas bisnis perusahaan dan kemudian memprosesnya menjadi sebuah laporan yang berguna dalam pembuatan keputusan berbagai pihak pemakai, baik dari dalam ataupun luar perusahaan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p4), sistem informasi akuntansi adalah sebuah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi, keuangan dan informasi lainnya yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p6), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan.
11 Menurut Gelinas dan Dull (2008, p14), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dari sebuah kejadian bisnis. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data yang diperoleh dari transaksi akuntansi rutin perusahaan untuk kemudian digunakan untuk melakukan pelaporan atas informasi kepada para stakeholders.
2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2006, p6-7) dapat disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari enam komponen, yaitu: 1.
People, yang mengoperasikan sistem dan menampilkan berbagai fungsi.
2.
Procedures and instructions, baik manual maupun otomatis termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data tentang kegiatan organisasi.
3.
Data, tentang organisasi dan proses bisnis organisasi.
4.
Software, digunakan untuk memproses data organisasi.
5.
Information technology infrastructure, termasuk komputer, peripheral devices, dan peralatan jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mentransformasikan data dan informasi.
6.
Internal control and security measures, yang menjaga keamanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi.
12 Menurut Romney dan Steinbart (2006, p7), keenam komponen tersebut saling bekerja sama sehingga memungkinkan sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi bisnis yang utama yaitu: 1.
Mengumpulkan dan menyimpan mengenai aktivitas organisasi, sumber daya dan personel.
2.
Mengubah data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan sehingga manajemen dapat merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya dan personel.
3.
Menyediakan pengendalian yang memadai untuk melindungi aset organisasi, termasuk data, untuk menjamin bahwa aset dan data tersedia secara akurat dan dapat diandalkan ketika dibutuhkan.
2.1.5 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003, p6-7), tujuan dan kegunaan sistem informasi akuntansi ada lima yaitu: 1.
Menghasilkan laporan eksternal Sistem informasi akuntansi mampu menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal perusahaan. Laporan-laporan tersebut mencakup financial statement, tax returns, dan laporan lainnya yang dibutuhkan oleh perwakilan pihak-pihak yang terkait.
2.
Mendukung aktivitas yang rutin Mampu mendukung manajer dalam menangani aktivitas-aktivitas operasional yang bersifat rutin selama siklus operasi perusahaan.
3.
Mendukung keputusan
13 Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang bersifat non-rutin yang terdapat pada organisasi atau perusahaan. 4.
Perencanaan dan pengawasan Sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan untuk kegiatan perencanaan dan pengawasan. Informasi mengenai anggaran dan biaya-biaya standar disimpan dalam sistem informasi dan laporan digunakan untuk membandingkan antara anggaran yang ditetapkan dengan jumlah yang sebenarnya.
5.
Implementasi pengendalian internal Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kehilangan atau penggelapan dan untuk menjaga keakuratan data keuangan. Hal tersebut dapat berhasil yaitu dengan membangun suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p12), sebuah sistem informasi akuntansi
yang dirancang dengan baik dapat memberikan kegunaan, sebagai berikut : 1.
Meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya dari barang dan jasa.
2.
Meningkatkan efisiensi
3.
Berbagi pengetahuan
4.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari supply chainnya
5.
Meningkatkan struktur pengendalian internal
6.
Meningkatkan kemudahan pembuatan keputusan
2.1.6 Siklus Pada Sistem Informasi Akuntansi Menurut pendapat Romney dan Steinbart (2006, p30), siklus pemrosesan transaksi pada sistem adalah suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan perusahaan
14 dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, hingga penjualan barang atau jasa. Siklus transaksi pada perusahaan dapat dibagi ke dalam lima subsistem yaitu: 1.
Revenue cycle (Siklus Pendapatan), yang terdiri dari transaksi penjualan dan penerimaan kas.
2.
Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran), yang terdiri dari peristiwa pembelian dan pengeluaran kas.
3.
Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Sumber Daya Manusia), yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan perekrutan dan pembayaran atas tenaga kerja.
4.
Production Cycle (Siklus Produksi), yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan pengubahan bahan mentah menjadi produk / jasa yang siap dipasarkan.
5.
Financing Cycle (Siklus Keuangan Perusahaan), yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan penerimaan modal dari investor dan kreditor. Menurut Hall (2001, p50), siklus pemrosesan transaksi yang terdapat pada
kebanyakan aktivitas ekonomis sebuah perusahaan baik profit maupun non-profit terdiri dari aktivitas: 1.
Expenditure cycle , yang terdiri dari peristiwa perolehan bahan baku, aset, dan tenaga kerja dan sebagai gantinya terjadi pengeluaran kas. Dari sisi sistem, transaksi ini terdapat dua bagian yaitu: pysical component (perolehan barang) dan financial component (pengeluaran kas untuk pembayaran ke supplier). Dalam siklus pengeluaran akan dibahas purchase/acccount payable system, cash disbursement system, payroll system, fixed asset system.
15 2.
Conversion cycle, terdiri dari
sistem produksi dan sistem akuntansi biaya.
Sistem produksi meliputi perencanaan, penjadwalan dan pengendalian produk fisik yang terjadi selama proses manufaktur. Sistem akuntansi biaya meliputi aliran informasi biaya terkait produksi dan menghasilkan informasi yang digunakan untuk penilaian persediaan, penganggaran, pengendalian biaya, laporan kinerja dan pengambilan keputusan manajemen. 3.
Revenue cycle, terdiri dari proses penjualan secara tunai, penjualan secara kredit, dan penerimaan kas akibat penjualan.
2.2
Konsep Pembelian, Persediaan dan Utang Usaha
2.2.1 Konsep Pembelian dan Utang Usaha dalam Siklus Pengeluaran 2.2.1.1 Pengertian Pembelian Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, h266), pembelian adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dengan membeli barang secara tunai atau kredit atau membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan atau membeli barang dan jasa yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Menurut Gelinas dan Dull (2008, p420), proses pembelian adalah sebuah struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode dan pengendalian yang didesain untuk mencapai fungsi-fungsi utama berikut: 1.
Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari departeman pembelian dan departemen penerimaan.
2.
Mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur departemen pembelian dan penerimaan.
3.
Membantu dalam penyiapan laporan internal dan eksternal.
16 Modul Purchasing terdiri dari program untuk menangani vendor quotations, permintaan pembelian, purchase orders, dan penerimaan barang. Modul ini digunakan untuk mencatat dan menelusuri permintaan atas pembelian material dan penerimaan barang. Modul ini dirancang untuk mendukung otomatisasi pemesanan yang berulang-ulang dan untuk mendukung manual order entry untuk pembelian yang
tidak
rutin.
(Purchasing
Order
(PO)
Module,
http://www.ndsapps.com/webhelp/index.htm#oqem.htm). Jadi dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan suatu proses perolehan barang dan jasa, baik secara tunai maupun kredit yang terjadi secara berulang-ulang. Prosesnya antara lain meliputi hal seleksi supplier melalui vendor quotation, proses penanganan permintaan pembelian, proses pembuatan purchase order dan proses penerimaan barang.
2.2.1.2 Pengertian Utang Usaha Menurut Horngren et al. (2002, p425), ”accounts payable are amount owed to suppliers for products or services purchased on open account.”, yang berarti utang usaha merupakan sejumlah uang yang terhutang kepada pemasok atas produk dan jasa yang dibeli. Menurut Schaeffer, Mary S. (2002, p2), utang usaha di dalam laporan keuangan
setiap
perusahaan
menggambarkan
tagihan-tagihan
yang
belum
dibayarkan oleh perusahaan. Utang usaha adalah sejumlah uang yang terhutang oleh perusahaan kepada para suppliernya dan kreditornya. Biasanya utang usaha dikategorikan sebagai utang lancar yaitu utang yang harus dilunasi kurang dari satu tahun.
17 Modul Accounts Payable (AP) terdiri dari program-program untuk menangani invoices, voucher, check printing, check maintenance. Modul ini digunakan memproses tagihan vendor dan pembayaran kepada vendor, mencakup three-waymatch (purchase order, purchase receipt, dan invoice). (Account payable module, http://www.ndsapps.com/webhelp/index.htm#oqem.htm). Jadi, dapat disimpulkan bahwa utang usaha adalah tagihan-tagihan yang belum dibayar oleh perusahaan kepada pihak supplier yang timbul akibat pembelian barang dan jasa dan tergolong utang yang harus dilunasi pembayarannya dalam kurun waktu kurang dari setahun. Prosesnya meliputi hal penanganan invoice, pembuatan voucher pembayaran dan pengaturan cek dan giro.
2.2.1.3 Hubungan Pembelian dan Utang Usaha di Siklus Pengeluaran (Expenditure cycle) Menurut Romney dan Steinbart (2006, p415-416), siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah sekumpulan aktivitas-aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
18
Gambar 2.1 Data Flow Diagram level 0 dalam expenditure cycle (Sumber: Romney dan Steinbart, 2006, p411) Menurut Hall (2001, p50), Expenditure cycle terdiri dari peristiwa perolehan bahan baku, aset, dan tenaga kerja dan sebagai gantinya terjadi pengeluaran kas. Dari sisi sistem, transaksi ini terdapat dua bagian yaitu: pysical component (perolehan barang) dan financial component (pengeluaran kas untuk pembayaran ke supplier). Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, h266), siklus pengeluaran (expenditure cycle) meliputi aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan proses perolehan barang dan jasa yang digunakan perusahaan dalam rangka menjalankan operasi bisnisnya, perolehan personel, dan perolehan aset dan peralatan. Siklus pengeluaran meliputi aktivitas seleksi vendor, aktivitas permintaan barang, aktivitas pembelian, aktivitas penerimaan, utang usaha dan akuntansi penggajian. Dengan demikian, siklus pengeluaran (expenditure cycle) merupakan siklus transaksi akuntansi yang melibatkan proses pembelian, proses penerimaan barang,
19 proses pencatatan timbulnya utang usaha, dan proses pengeluaran kas dalam rangka pembayaran atas utang usaha.
2.2.1.4 Tujuan Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Menurut Wilkinson et al (2000, p469), tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk memfasilitasi pertukaran antara kas dengan suplier (vendor) untuk barang dan jasa yang dibutuhkan. Tujuan dalam lingkup yang lebih luas adalah: 1.
Untuk menjamin bahwa semua barang dan jasa yang telah dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2.
Menerima semua barang yang dipesan dan menjamin bahwa barang tersebut berada dalam kondisi yang baik.
3.
Untuk mengamankan barang sampai dibutuhkan.
4.
Menentukan bahwa invoice yang berkaitan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.
5.
Merecord dan mengklasifikasikan pengeluaran secara benar dan tepat.
6.
Memasukkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam akun supplier yang tepat dalam account payable ledger.
7.
Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berhubungan dengan pengeluaran yang telah diotorisasi.
2.2.1.5 Fungsi-fungsi yang terkait dengan Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Menurut Wilkinson et al (2000, p470), unit-unit yang terkait dalam siklus pengeluaran adalah:
20 1.
Inventory management/logistics Manajemen persediaan atau logistic bertanggung jawab untuk mengatur persediaan yang dimiliki perusahaan. Selain itu, manajemen persediaan juga mencakup unit pembelian, penerimaan dan penyimpanan. Pembelian terutama berfokus pada pemilihan pemasok yang dari mana persediaan itu nantinya akan dibeli. Pemilihan pemasok harus memperhatikan beberapa faktor seperti harga yang ditawarkan, kualitas dari barang atau jasa yang ditawarkan, jangka waktu pengiriman yang dijanjikan, dan apakah pemasok itu dapat dipercaya. Unit Penerimaan bertanggung jawab dalam menerima barang yang dipesan oleh perusahaan, memeriksa jumlah dan kondisi barang tersebut. dan memindahkannya ke gudang. Unit Penyimpanan bertanggung jawab dalam melindungi barang tersebut dari pencurian, kehilangan, dan menyerahkan tepat waktu ketika ada permintaan akan kebutuhan barang tersebut.
2.
Finance / Accounting Fungsi dari unit finance/accounting berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian atas sumber daya, data-data dan informasi tentang pembelian dan hutang ke supplier. Untuk expenditure cycle, financial/accounting mencakup: a)
Fungsi pengeluaran kas, yaitu bertanggung jawab untuk menyiapkan cek untuk pengeluaran dan memelihara data-data yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
b)
Fungsi pengendalian persediaan, yang bertanggung jawab memelihara data-data persediaan dan mengajukan permintaan pembelian.
21 c)
Fungsi utang usaha, bertanggung jawab memelihara data-data utang pemasok dan menyetujui faktor pemasok untuk pembayaran.
d)
Fungsi jurnal umum, bertanggung jawab untuk memelihara akun-akun asset, ekuitas, beban dan pendapatan.
2.2.1.6 Prosedur-Prosedur terkait di Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Menurut Romney dan Steinbart (2006, p416), terdapat tiga kegiatan kerja dalam siklus pengeluaran diantaranya sebagai berikut, yaitu: 1.
Ordering goods, supplies, and services (proses pemesanan barang)
2.
Receiving and storing goods, supplies, and services
3.
Paying for goods, supplies, and services 2.2.1.6.1 Proses Pemesanan Barang Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.418-423) dapat disimpulkan bahwa, kegiatan siklus pengeluaran dimulai dari pemesanan barang kepada supplier. Proses pemesanan barang ke supplier terdiri dari tiga tahap yaitu antara lain:
1.
Mengecek ketersediaan persediaan di gudang Tahap pertama adalah dengan mengecek ketersedian barang di gudang apakah masih menunjang proses bisnis perusahaan.
2.
Menerima permintaan pembelian Permintaan pembelian muncul ketika bagian pengendali persediaan atau adanya karyawan departemen tertentu menyadari bahwa persediaan barang yang dibutuhkannya telah mencapai titik minimum. Kebutuhan akan adanya pembelian barang ke supplier akan dicatat dalam purchase requisition. Purchase requisition berisi informasi mengenai pihak yang
22 mengajukan permintaan pembelian, spesifikasi bagian yang membutuhkan dan tanggal dibutuhkan, identifikasi jumlah kuantitas dan detail barang yang dibutuhkan, bisa juga merekomendasikan supplier dan informasi harga yang diinginkan. 3.
Pembuatan purchase orders Tahap ini dimulai dengan proses pemilihan supplier. Dalam proses pemilihan supplier ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, bukan hanya harga murah dan kuantitas. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antara lain : harga, kualitas bahan baku, dan konsistensi supplier dalam hal pengiriman tepat waktu dan jumlah yang tepat. Setelah itu pesanan pembelian kepada supplier dicatat dalam purchase order berisi sejumlah informasi mengenai nama supplier dan purchasing staff, pesanan dan tanggal barang harus dikirimkan, lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang dipesan. Blanket purchase order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada tingkat harga yang telah ditentukan dan supplier tertentu dalam jangka waktu tertentu biasanya setahun. Kegunaan blanket purchase order
ini adalah
untuk mengurangi resiko ketidakmampuan supplier menyediakan barang yang diperlukan dan membantu supplier merencanakan kapasitas barang yang dimiliki dan pengiriman barangnya.
23 2.2.1.6.2 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.424-426), dapat disimpulkan bahwa kegiatan utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah proses penerimaan dan penyimpanan barang. Pada tahap ini, ketika barang dikirimkan oleh supplier, unit penerimaan barang akan melakukan pengecekan pada barang yang dikirim oleh supplier, meliputi: apakah kuantitas barang yang dikirimkan telah benar sesuai dengan purchase order; apakah ada barang rusak yang diterima; dan apakah barang yang diterima sesuai kualitas dan spesifikasinya pemesanan. Penerimaan barang yang tepat akan mempengaruhi ketepatan update atas persediaan dan utang yang harus dibayar. Jika telah benar maka akan diterbitkan receiving report, yang berisi informasi mengenai pengiriman ( tanggal penerimaan, pengirim, supplier, purchase order number ), informasi barang diterima (kode barang, deskripsi, jumlah barang) , dan informasi mengenai penerima. Setelah itu barang akan dikirimkan ke gudang dan diupdate ke catatan persediaan. Jika barang yang diterima ada yang rusak atau tidak sesuai kualitasnya, maka akan diterbitkan debit memo setelah supplier setuju untuk retur barang dan pengurangan utang. Debit memo dibuat dua rangkap dimana rangkap kedua dikirimkan ke supplier bersama pengiriman barang retur. Kemudian supplier akan mengeluarkan credit memo yang akan dikirimkan ke perusahaan dan digunakan sebagai bukti pengurangan utang.
24 2.2.1.6.3 Proses pembayaran utang kepada supplier Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.426-429) dapat disimpulkan bahwa aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan proses pembayaran kepada supplier. Proses pembayaran utang ke supplier terdiri dari dua tahap yaitu: 1.
Penyetujuan pembayaran atas Supplier Invoice Kewajiban membayar supplier timbul pada saat barang diterima.Tapi pada praktiknya, kebanyakan perusahaan mencatat hutang ketika mereka menerima tagihan/invoice dari supplier. Inti dari tahap ini adalah mengotorisasi bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk barang atau jasa yang sudah benar-benar dipesan dan diterima dengan cara mencocokkan purchase order dengan receiving report. Ada dua cara untuk memproses tagihan pelanggan yaitu: •
Nonvoucher System Setiap tagihan yang disetujui diposting ke data masing-masing supplier dalam file utang dan disimpan sebagai open-invoice file dan ketika cek dikeluarkan untuk pembayaran invoice, maka invoice akan dihapus dari open-invoice file dengan ditandai sudah bayar dan akan disimpan dalam paid-invoice file.
•
Voucher System Terdapat sebuah dokumen bernama disbursement voucher, yang merupakan dokumen bukti pengeluaran kas untuk pelunasan utang kepada supplier. Isinya mengenai informasi supplier yang akan dibayar, list outstanding invoices, dan jumlah nominal yang harus dibayar
25 setelah dikurangi diskon dan retur. Keuntungan adanya disbursement voucher adalah: a.
mereka dapat mengurangi jumlah cek yang harus ditulis karena beberapa invoice dapat disatukan dalam satu voucher.
b.
Karena disbursement voucher adalah dokumen yang digenerate sehingga dokumennya terurut dan memudahkan penelusuran semua hutang.
c.
Voucher menyediakan catatan bahwa tagihan pelanggan telah disetujui untuk pembayaran sehingga memungkinkan pemisahan waktu dari invoice approval sampai dengan waktu invoice payment. Hal ini memudahkan penjadwalan kedua aktivitas untuk meningkatkan efektivitas.
2.
Pembayaran Supplier Invoice yang sudah disetujui Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam siklus pengeluaran yaitu pembayaran tagihan yang sudah disetujui, biasanya dilakukan oleh unit kasir dan dibedakan dari divisi pencatatan (pembelian dan utang) dan unit penerimaan barang. Pada tahap ini, semua tagihan yang telah dicocokkan dan disetujui akan dikeluarkan voucher pembayarannya. Inti dari tahap ini adalah bagaimana menentukan waktu pembayaran agar bisa mengambil keuntungan dari adanya diskon yang ditawarkan dari pembayaran utang dan penyediaan kas untuk pembayaran ketika utang jatuh tempo. Jika utang telah dilunasi maka catatan account payable akan di-upudate.
26 2.2.1.7 Dokumen-Dokumen pada Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Menurut Wilkinson et al. (2000, p472), dokumen-dokumen yang terkait kepada siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah: 1.
Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) Yaitu dokumen yang berisi daftar permintaan pembelian barang atau jasa. dokumen ini akan menjadi dokumen paling dasar, yang memulai siklus pembelian dalam sistem.
2.
Purchase Order (Pemesanan Pembelian) Yaitu dokumen pesanan pembelian barang atau jasa ynag dibuat berdasarkan purchase requisition yang telah diotorisasi. Dokumen ini disiapkan untuk melakukan pemesanan barang kepada pemasok.
3.
Receiving order (Penerimaan Pesanan) Yaitu dokumen yang mencatat penerimaan barang.
4.
Supplier’s or Vendor’s Invoice Yaitu dokumen penagihan dari pemasok atas pembelian barang atau jasa.
5.
Disbursement voucher Yaitu dokumen yang berupa bukti pengeluaran kas untuk pelunasan utang kepada pemasok.
6.
Disbursement check Yaitu dokumen akhir untuk melakukan pembayaran kepada pemasok.
7.
Debit memorandum Yaitu dokumen yang mengotorisasi pengembalian atau retur pembelian.
8.
New Supplier (Vendor) Form
27 Yaitu dokumen yang digunakan dalam pemilihan pemasok baru, yang menampilkan data mengenai harga, tipe barang atau jasa yang disediakan, pengalaman, status kredit dan referensi pihak lain. 9.
Request for Proposal (or Quotation) Yaitu dokumen yang digunakan dalam prosedur tawar menawar di antara pemasok, menampilkan produk yang dibutuhkan, perbandingan harga, jangka waktu pembayaran, dan lain sebagainya.
2.2.1.8 Laporan yang Terkait dalam Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Menurut Wilkinson, et al. (2000, p487-p493), output informasi yang dihasilkan dari expenditure cycle (siklus pembelian) antara lain adalah : 1.
Laporan dan daftar kegiatan operasional •
Invoice atau voucher register : merupakan daftar invoice yang diterima dari pemasok atau laporan voucher yang disiapkan dari faktur.
•
Check register : merupakan daftar semua cek yang telah ditulis.
•
Open purchase order report : merupakan laporan yang menampilkan data pembelian yang mana invoice-nya belum disetujui untuk pembayaran.
•
Open invoice report atau open payable report atau cash requirements report : merupakan laporan semua invoice yang telah disetujui tetapi belum dibayar.
•
Inventory status report : merupakan laporan yang memuat kuantitas barang yang diterima, kuantitas barang yang sedang dikirimkan dan kuantitas di tangan.
28 •
Overdue deliveries report : merupakan laporan yang memuat transaksi pembelian yang telah melewati waktu pengiriman barang yang diinginkan perusahaan dari pemasok.
2.
Inquiry display screens : merupakan layar yang menampilkan informasi yang diminta seperti :
3.
•
status dari order pembelian tertentu
•
invoice untuk pemasok tertentu
•
ringkasan atas open purchase order
Laporan manajerial periodik, contohnya : •
Payables aging report : merupakan laporan yang menggambarkan status invoice atau voucher yang belum dibayar yang dapat disebabkan karena masalah atau pertanyaan dengan pemasok yang belum terselesaikan.
•
Purchase analysis : merupakan laporan yang menggambarkan tingkat aktivitas pembelian untuk setiap pemasok, setiap item persediaan dan setiap pihak peminta barang (internal perusahaan).
•
Vendor performance report : merupakan laporan yang menggambarkan kinerja pemasok dalam bentuk pengiriman tepat waktu, kualitas barang, harga unit barang, tingkat pelayanan dan kondisi barang yang dikirimkan pemasok.
•
Critical factors report : merupakan laporan yang memuat ukuran-ukuran kinerja seperti jumlah potongan pembelian yang terlewatkan.
29 4.
Demand managerial reports : laporan-laporan yang tidak terjadwal yang berisi informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan pengendalian manajerial.
2.2.1.9 Manajemen Pembelian Menurut
Render
dan
Heizer
(2001,
h420),
manajemen
pembelian
mempertimbangkan berbagai faktor, seperti biaya persediaan dan transportasi, ketersediaan pasokan, kinerja pengiriman, dan mutu pemasok. Suatu perusahaan mungkin memiliki kemampuan di semua bidang manajemen pembelian dan kemampuan luar biasa di bidang-bidang tertentu. Walaupun begitu, fungsi operasi yang luar biasa memerlukan adanya hubungan pemasok (vendor) yang sempurna. Hubungan penjual yang efektif mengharuskan pembelian dilakukan dalam proses tiga tahap, yaitu: 1.
Evaluasi penjual Tahap pertama, evaluasi penjual, mencakup pencarian penjual potensial, dan penentuan kemungkinan penjual tersebut menjadi pemasok yang baik. Fase ini menuntut agar dilakukan evaluasi kriteria. Pilihan pemasok yang kompeten merupakan sesuatu yang sangat penting. Bila yang dipilih bukan pemasok yang baik, semua usaha pembelian lainnya akan menjadi sia-sia.
2.
Pengembangan penjual Pembelian memastikan bahwa penjualnya menghargai kebutuhan akan mutu dan kebijakan perolehan bahan baku. Pengembangan penjual dapat mencakup semuanya, mulai dari pelatihan sampai ke bantuan rekayasa dan produksi, sampai ke format untuk transfer informasi elektronik.
30 3.
Negosiasi Strategi negosiasi terdiri dari tiga jenis klasik yaitu: model harga berdasarkan biaya (cost-based price model), model harga berdasarkan pasar (market-based price model) dan perebutan tender (competitive bidding).
2.2.2 Konsep Persediaan 2.2.2.1 Pengertian Persediaan Menurut Chase, Richard B., F. Roberts Jacobs, dan Nicholas J. Aquilano. (2004, p545), persediaan adalah stok dari item atau sumber daya apapun yang digunakan dalam sebuah perusahaan. Menurut Handoko (2001, p333-334), persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Menurut PSAK 14 tahun 2007, persediaan adalah asset yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, baik barang dagangan dalam usaha dagang maupun barang jadi untuk manufacture, berada dalam proses produksi (barang dalam proses manufacture dan pekerjaan dalam proses untuk kontraktor) dan dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (bahan pembantu) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Jadi, dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan di
perusahaan.
pengendalian
Sistem
yang
persediaan
memonitor
meminimumkan biaya total.
adalah
tingkat
serangkaian
persediaan
yang
kebijaksanaan bertujuan
dan untuk
31 2.2.2.2 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan Menurut Assauri (2008, p244), cara-cara penentuan jumlah persediaan terbagi atas dua sistem yang umum dikenal yaitu dengan: 1.
Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir.
2.
Perpetual System atau juga disebut Book Inventories, yaitu dalam hal ini dibuat catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode ini yang dipakai, maka perhitungan fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali yang biasanya dilakukan untuk keperluan counterchecking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan menuntut catatan dalam kartu administrasi persediannya. Menurut Assauri (2008, p244), metode penilaian persediaan terdiri dari
beberapa cara, yaitu: 1.
Metode First-in, First Out (FIFO-Method) Metode ini didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai menurut harga pembelian barang yang terlebih dulu masuk. Dengan demikian persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang akhir yang masuk.
2.
Metode rata-rata ditimbang (Weighted Average Method) Metode ini didasarkan pada harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang diperoleh pada masing-masing harganya.
3.
Metode Last-In, First Out (LIFO-Method)
32 Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang telah terjual dinilai berdasarkan harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada stok, dinilai berdasarkan harga pembelian barang yang terdahulu.
2.2.2.3 Metode Pengendalian Persediaan Adapun metodenya antara lain adalah Reorder point (ROP). Menurut Render dan Heizer (2001, p324), reorder point merupakan titik dimana pemesanan dilakukan ketika persediaan yang ada telah mencapai suatu titik atau tingkat tertentu. Hal-hal yang mempengaruhi ROP antara lain adalah lead time, permintaan per hari dan safety stock. Safety stock itu sendiri adalah unit tambahan di persediaan yang digunakan sebagai stok pengaman sebelum mencapai tahap reorder point. Sedangkan lead time menurut Assauri(2008, h264) adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahanbahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. Perhitungan ROP menggunakan rumus sebagai berikut: ROP = (d x L) + safety stock Dimana: d = jumlah permintaan (unit), atau daily quantity required L = lead time atau waktu pengiriman pesanan (dalam hari) Permintaan perhari (d) dapat dicari dengan membagi permintaan tahunan (D) dengan jumlah hari kerja per tahun sebagai berikut: d = D / jumlah hari kerja per tahun
33 2.2.2.4 Dokumen-Dokumen dalam Persediaan Menurut Assauri (2008, p283), pencatatan dalam pengawasan persediaan adalah semua pencatatan atau pembukuan mengenai penerimaan, persediaan di gudang, dan pengeluran bahan baku dan lain-lainnya serta hasil produksi suatu perusahaan. Pencatatan- pencatatan tersebut diperlukan untuk menjamin bahanbahan dipergunakan secara efisien dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan persediaannya dengan baik. Menurut Assauri (2008, p284), pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling penting atau utama dalam sistem pengawasan persediaan, yaitu : 1.
Permintaan pembelian (purchase requisition) Dokumen ini merupakan permintaan dari bagian persediaan kepada bagian pembelian untuk membeli bahan-bahan atau barang-barang yang sesuai dengan jenis dan jumlah tertentu seperti yang dinyatakan dalam surat permintaan itu. Permintaan itu diadakan untuk menjamin adanya persediaan yang cukup dari bahan-bahan / barang-barang tersebut atau mengisi kembali persediaan bila persediaan bahan-bahan tertentu yang ada akan mendekati titik yang terendah yang telah ditentukan terlebih dahulu. Biasanya daftar atau form ini dibuat rangkap tiga oleh bagian persediaan. Rangkap aslinya dikirim kepada bagian pembelian untuk memungkinkan bagian ini memperoleh wewenang untuk membeli bahan-bahan tersebut, rangkap dua digunakan oleh bagian pembelian untuk menggambarkan pesanan dan menyelesaikannya, dan rangkap ketiga dipegang oleh bagian pemesanan (order) sebagai catatan untuk menggambarkan permintaannya akan bahan-bahan ini.
2.
Laporan penerimaan (receiving report)
34 Dokumen ini penting karena satu copy / rangkap dari laporan ini akan memberikan informasi bahwa penjaga gudang telah menerima bahan-bahan yang dipesan ini di pabrik. Apabila bahan-bahan perlu digunakan segera maka bahan-bahan itu dapat dengan segera diinspeksi, walaupun ada ketentuanketentuan yang harus diikuti. Pada waktu penerimaan bahan-bahan di gudang, copy / rangkap laporan penerimaan yang menyertai bahan-bahan itu terinci dan akan memberikan rincian bahan-bahan tersebut dan jika telah disetujui (OK) oleh petugas yang melakukan inspeksi, maka berarti bahan-bahan tersebut telah sesuai dengan standar dan spesifikasi yang diperlukan. Dengan demikian maka petugas/penjaga gudang dapat mengisi kembali bahan-bahan tersebut untuk menggantikan bahan-bahan yang sama yang telah dikeluarkan dari perusahaan. 3.
Catatan persediaan (balance of stores record) Dokumen ini merupakan catatan yang paling penting dalam pengawasan persediaan. Dokumen/daftar ini merupakan dasar atau titik pangkal dari pelaksanaan sistem pengawasan persediaan dan memberikan informasi baik bagi pabrik maupun bagi bagian accounting. Daftar ini seringkali dipergunakan dengan nama yang berbeda seperti: perpetual inventory card, stock record card, stock ledger sheet, balance of stores form, stores balance sheet dan material ledger sheet. Dengan balance of stores card ini manajemen mungkin dapat mencapai tujuan untuk mempunyai bahan-bahan yang tepat dan tempat yang tepat, serta investasi yang minimum. Daftar ini juga membantu pimpinan produksi untuk menentukan delivery schedule barang yang dibutuhkan.
35 Informasi atau keterangan bahan-bahan yang terdapat dalam balace of stores card berbeda-beda tergantung dari perusahaan yang menggunakannya. Akan tetapi data minimum yang biasanya terdapat dalam daftar ini adalah : •
Gambaran atau deskripsi lengkap dari bahan-bahan tersebut.
•
Jumlah dari bahan-bahan yang tersedia di gudang, yang dipesan dan yang dialokasikan untuk produksi.
•
Jumlah bahan-bahan yang akan atau harus dibeli bila waktunya telah tiba untuk mengadakan pemesanan baru.
4.
•
Harga bahan-bahan itu per unit.
•
Jumlah yang dipakai selama suatu periode atau jangka waktu tertentu.
•
Nilai dari persediaan yang ada.
Daftar permintaan bahan (material requisition form) Merupakan formulir yang dibuat oleh petugas yang dipergunakan oleh bagian pembelian dalam mengadakan pesanan. Daftar ini juga penting dalam pengawasan persediaan karena dapat menunjukkan bahan-bahan yang perlu segera dibeli untuk pengisian kembali persediaan gudang.
5.
Perkiraan pengawasan (control accounting) Catatan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mengawasi setiap pencatatan mutasi persediaan yang dilakukan oleh bagian gudang. Semua pembelian akan didebit dan semua pemakaian akan dikredit dalam perkiraan ini. Saldo perkiraan pengawasan harus sama dengan saldo yang terdapat pada ”perpetual inventory card”. Tidak sesuainya saldo diantara keduanya mengharuskan diadakannya penyelidikan selanjutnya.
36 2.2.2.5 Manajemen Persediaan Menurut Hall (2001, p21-22), tujuan dari manajemen bahan baku adalah untuk merencanakan dan mengontrol persediaan bahan baku perusahaan. Sebuah perusahaan harus memiliki persediaan yang cukup dan harus menghindari tingkat persediaan yang berlebih. Idealnya, sebuah perusahaan akan mengkoordinasi persediaan yang datang dari pemasok sedemikian sehingga mereka langsung dipindahkan ke proses produksi. Namun demikian, semata-mata agar praktis, kebanyakan organsasi mempertahankan persediaan pengaman untuk menyimpan persediaan itu selama waktu tunggu, antara waktu pesanan persediaan dengan waktu datangnya persediaan. Kita dapat melihat bahwa manajemen persediaan memiliki tiga sub fungsi yaitu: 1.
Pembelian bertanggung jawab untuk memesan persediaan dari para pemasok ketika tingkat persediaan mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). Hakekatnya tugas ini bervariasi diantara organisasi. Pada sebagian kasus pembelian tidak lebih dari sekedar mengirimkan pemesanan pembelian ke pemasok yang ditunjuk. Pada kasus lainnya, tugas ini juga meliputi pengajuan penawaran harga diantara para pemasok yang berkompetisi.
2.
Penerimaan adalah tugas untuk menerima persediaan yang sebelumnya dipesan oleh bagian pembelian. Aktivitas penerimaan ini meliputi perhitungan dan pengecekkan kondisi fisik item-item tersebut. Kegiatan ini mungkin merupakan kesempatan pertama perusahaan, mungkin hanya satu-satunya, untuk mendeteksi pengiriman yang tidak lengkap dan barang dagang yang rusak sebelum mereka dipindahkan ke proses produksi.
37 3.
Penyimpanan meliputi pengawasan fisik atas persediaan yang diterima dan mengeluarkan persediaan tersebut ke proses produksi sesuai kebutuhan.
2.3
Sistem Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Gelinas dan Dull (2008, p216) yang terdapat dalam Committee of Sponsoring Organization (COSO), pengendalian internal didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh suatu dewan direksi, manajemen, dan pihak personal lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan jaminan atau keyakinan yang layak atau memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dengan kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi, kehandalan laporan keuangan, dan kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut Moscove, Stephen A., Simkin, Mark G., Bagranoff, Nancy A. (2001, p210), sebuah pengendalian internal terdiri dari berbagai macam metode dan rancangan pengukuran serta implementasi ke dalam keseluruhan sistem organisasi untuk mencapai empat tujuan perlindungan aset, melakukan pengecekan terhadap ketepatan dan keandalan dari data akuntansi, peningkatan efisiensi operasional dan mendorong ketaatan terhadap peraturan manajerial yang berlaku. Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu sistem pengendalian yang berupa aturan, kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang dirancang untuk memastikan bahwa aset dapat terlindungi dengan baik, informasi yang dihasilkan juga akurat dan dapat diandalkan, tingkat efektivitas dan efisiensi operasional, serta memastikan bahwa segala kebijakan dan peraturan yang ada dapat dipatuhi sebagaiman mestinya.
38 2.3.2 Komponen Sistem Pengendalian Internal Menurut Jones dan Rama (2006, p105), komponen-komponen yang berhubungan dengan pengendalian internal terdiri dari lima komponen yaitu: 1.
Control environment Berhubungan dengan beberapa faktor yang disusun oleh organisasi untuk mengendalikan kesadaran para karyawannya. Faktor tersebut berhubungan dengan integritas, nilai etika, filosofi manajemen dan gaya operasional.Termasuk didalamnya cara manajemen menetapkan otoritas dan tanggung jawab, mengatur, dan mengembangkan sumber daya manusia serta perhatian dan petunjuk dari board of directors.
2.
Risk assesment Merupakan proses identifikasi dan analisis terhadap resiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan pengendalian internal.
3.
Control activities Merupakan kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menangani resiko-resiko yang mungkin dan telah ada. Control activities mencakup: a.
Performance reviews, kegiatan yang berhubungan dengan analisis terhadap kinerja, misalnya dengan membandingkan hasil yang didapat dengan anggaran, standard perhitungan, dan data pada periode sebelumnya.
b.
Segregation of duties, terdiri dari penetapan tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi, melakukan transaksi, mencatat transaksi, dan menjaga aset yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda.
39 c.
Application control, berhubungan dengan aplikasi sistem informasi akuntansi.
d.
General control, berhubungan dengan pengawasan yang lebih luas yang berhubungan dengan berbagai aplikasi.
4.
Information and communication Sistem informasi perusahaan adalah kumpulan dari prosedur (baik otomatis maupun manual) dan pencatatan dalam memulai, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian atas proses-proses yang terjadi dalam organisasi. Dan komunikasi berhubungan dengan menyediakan pemahaman atas peraturan dan tanggung jawab tertentu.
5.
Monitoring Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian internal organisasi berjalan sesuai tujuan yang diharapkan.
2.3.3 Aktivitas Sistem Pengendalian Internal Menurut Wilkinson, et al. (2000, p500), aktivitas pengendalian internal meliputi: 1.
General Controls, yang terdiri dari : •
Organizational Controls Dalam organisasi, harus dilakukan pemisahan fungsi antara pihak yang melakukan operasional dengan bagian yang menangani pencatatan.
•
Documentation Controls Dokumentasi yang ada harus lengkap dan selalu bersifat up-to-date.
•
Asset Accountability Controls
40 Buku besar pembantu utang harus direkonsiliasi secara berkala dengan rekening control utang yang ada di buku besar. Demikian juga dengan catatan persediaan dan keseimbangan atas saldo bank dan kas di buku besar. •
Management Practices Controls Karyawan, termasuk programmer dan akuntan harus diberikan pelatihan; perkembangan sistem dan perubahannya harus mengikuti prosedur yang jelas; audit harus dilakukan terhadap kebijakan pembelian dan pengeluaran kas. Manajer harus melakukan review terhadap analisis periodik dan laporan-laporan mengenai kegiatan akuntansi dan transaksi yang disahkan melalui komputer.
•
Data Center Operation Controls Staf TI dan akuntansi harus diawasi, serta kinerja mereka di-review dengan bantuan laporan kontrol proses komputer dan pencatatan akses.
•
Authorization Control Transaksi penjualan kredit harus diotorisasi oleh manajer yang telah ditetapkan.
•
Access Controls Menggunakan password, terminal yang khusus untuk fungsi yang bersangkutan, melakukan log terhadap semua transaksi pembelian dan pengeluaran kas pada saat di-entry ke dalam sistem, melakukan back-up terhadap file utang dan persediaan ke dalam media penyimpanan lain.
2.
Application Controls
41 Tujuan dari application controls untuk membantu memastikan bahwa semua transaksi diotorisasi secara sah dan tepat, dicatat, dikelompokkan, diproses, dan dilaporkan. Application controls terdiri dari: •
Input controls Transaksi-transaksi harus dicatat secara akurat, lengkap dan tepat.
•
Processing Controls Untuk memastikan bahwa data diproses dengan tepat dan lengkap, tidak termasuk transaksi yang tidak diotorisasi, hanya file dan program yang benar dimasukkan, sehingga semua transaksi dapat dengan mudah ditelusuri.
•
Output Controls Outputs menyediakan sebuah sistem informasi yang lengkap dan dapat diandalkan serta disampaikan kepada penerima informasi yang tepat.
2.3.4 Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian, Persediaan dan Utang Usaha Menurut Romney dan Steinbart (2006, p425), prosedur pengendalian yang dapat diterapkan dalam berbagai ancaman utama dalam expenditure cycle dapat dilihat pada tabel 2.1. Tabel 2.1 Ancaman dan prosedur pengendalian dalam kegiatan pembelian Prosedur pengendalian yang dapat Proses/ Ancaman Aktivitas diterapkan 1 Mencegah kehabisan stok Sistem pengendalian persediaan, catatan atau persediaan yang persediaan secara perpetual, teknologi barcode, perhitungan periodik atas berlebihan. Pemesanan persediaan. barang 2 Memesan item yang Catatan persediaan perpetual yang akurat, persetujuan permintaan pembelian. tidak diperlukan
42 3 Pembelian barang pada Membuat penawaran bersaing, saat inflasi menggunakan pemasok yang telah disetujui, persetujuan order pembelian, pengendalian anggaran. 4 Pembelian barang dengan Menggunakan pemasok yang telah kualitas yang rendah disetujui, persetujuan pesanan pembelian, mengawasi kinerja pemasok, pengendalian anggaran. 5 Membeli dari pemasok Persetujuan pemesanan pembelian, yang tidak sah pembatasan akses ke master file pemasok, pembatasan atas penggunaan kartu procurement. Kebijakan yang menentang penerimaan 6 Kickbacks hadiah dari pemasok, training, penggiliran kerja, menyelenggarakan liburan untuk agen penjualan, mengharuskan pegawai pembelian untuk menyertakan keterkaitan finansial dengan pemasok, audit pemasok. 7 Menerima barang yang Bagian penerimaan memverifikasi tidak dipesan keberadaan pesanan pembelian yang sah 8 Membuat perhitungan
kesalahan Menggunakan teknologi barcode, dokumen kinerja karyawan, insentif untuk perhitungan yang benar.
Penerimaan dan penyimpanan 9 Pencurian persediaan barang
10
11 Menyetujui dan membayar 12 faktur dari pemasok 13
Pengendalian akses fisik, penghitungan periodik atas persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik ke catatan, mendokumentasikan semua transfer persediaan, pemisahan tanggung jawab. Gagal mendeteksi Pengecekan dua kali atas keakuratan kesalahan dalam faktur faktur, pelatihan pada staf utang usaha. pemasok Membayar untuk barang Hanya membayar faktur yang didukung yang tidak diterima oleh laporan penerimaan asli, menggunakan ERS, pengendalian anggaran. Gagal untuk Pengisian yang benar, anggaran arus kas. menggunakan diskon pembelian yang tersedia Membayar faktur yang Hanya membayar faktur yang didukung sama sebanyak dua kali paket voucher asli, pembatalan paket voucher selama pembayaran, menggunakan ERS, pengendalian akses ke master file pemasok.
43 14 Pencatatan dan posting Pengendalian entry data dan edit data. kesalahan dalam utang 15 Menggelapkan kas, cek Akses yang terbatas pada cek kosong, atau EFTs. mesin penanda cek, terminal transfer EFT, pemisahan tanggung jawab utang dan kasir, rekonsiliasi akun bank oleh seseorang yang independen dari proses pengeluaran kas, pengukuran perlindungan kas, pengukuran perlindungan cek termasuk possitive pay, review regular dari transaksi EFT. 16 Kehilangan, penggantian, Label file, rencana back-up dan pemuihan atau penelusuran yang dari bencana, pengendalian akses fisik tidak sah atas data. dan logis, konfigurasi dari sistem ERP untuk menyelenggarakan pemisahan Isu tanggung jawab yang benar, enkripsi, pengendalian pengendalian transmisi data. umum 17 Performa yang buruk.
Mengembangkan dan review periodik atas laporan performa yang tepat.
(Sumber : Romney dan Steinbart, 2006, p425)
2.4
Konsep Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Menurut Mardiasmo (2003, p.225-242), Pajak Pertambahan Nilai merupakan : (1)
Pajak tidak langsung , (2) Pajak atas konsumsi dalam negeri. Dasar Hukum yang mengatur Pajak Pertambahan Nilai adalah Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2000. Tarif Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang berlaku saat ini adalah 10%. Menurut Erly (2002, p.277), Subjek Pajak Pertambahan Nilai adalah Pengusaha ena Pajak (PKP). Pengusaha Kena Pajak adalah pengusaha yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak dan/atau Jasa Kena Pajak. Sedangkan Objek Pajak Pertambahan Nilai adalah : a.
Penyerahan Barang Kena Pajak di dalam Daerah Pabean yang dilakukan oleh Pengusaha;
44 b.
Impor Barang Kena Pajak;
c.
Penyerahan Jasa Kena Pajak di dalam Daerah Pabean yang dilakukan oleh Pengusaha;
d.
Pemanfaatan Barang Kena Pajak tidak berwujud dari luar Daerah Pabean di dalam Daerah Pabean;
e.
Pemanfaatan Jasa Kena Pajak dari luar Daerah Pabean di dalam Daerah Pabean;
f.
Ekspor Barang Kena Pajak oleh Pengusaha Kena Pajak;
g.
Kegiatan membangun sendiri yang tidak dilakukan dalam kegiatan usaha atau pekerjaan oleh orang pribadi atau badan.
h.
Penyerahan aktiva oleh pengusaha kena pajak yang menurut tujuan semula aktiva tersebut tidak untuk diperjualbelikan, sepanjang Pajak Pertambahan Nilai yang dibayar pada saat perolehannya dapat dikreditkan.
Mekanisme Kredit Pajak: Pembeli BKP wajib membayar PPN dan berhak menerima bukti pungutan pajak. PPN yang seharusnya sudah dibayar tersebut merupakan Pajak Masukan bagi pembeli BKP yang berstatus PKP. Pajak Masukan yang wajib dibayar oleh Pengusaha Kena Pajak dapat dikreditkan dengan Pajak Keluaran yang dipungutnya dalam Masa Pajak yang sama. Pajak masukan yang dapat dikreditkan tetapi belum dikreditkan dengan Pajak Keluaran pada Masa Pajak yang sama, dapat dikreditkan pada Masa Pajak berikutnya paling lambat 3(Tiga) bulan setelah berakhirnya Masa Pajak yang bersangkutan sepanjang belum dibebankan sebagai biaya dan belum dilakukan pemeriksaan. Dalam hal belum ada Pajak Keluaran dalam suatu Masa Pajak, maka Pajak Masukan tetap dapat dikreditkan. Pajak Masukan yang dbayar untuk perolehan BKP dikreditkan dengan Pajak Keluaran di tempat Pengusaha Kena Pajak dikukuhkan.
45 Apabila dalam suatu Masa Pajak, Pajak Keluaran lebih besar daripada Pajak Masukan yang dapat dikreditkan, maka selisihnya merupakan PPN yang harus disetorkan oleh PKP ke Kas Negara. Sedangkan apabila dalam suatu Masa Pajak, Pajak Masukan yang dapat dikreditkan lebih besar daripada Pajak Keluarannya, maka selisihnya merupakan kelebihan pajak yang dapat dimintakan kembali (restitusi) atau dikompensasikan pada Masa Pajak berikutnya.
2.5
Konsep Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
2.5.1 Pengertian Metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek Menurut Mathiassen, L., A. Munk-Madsen, P. A. Nielsen, dan Jan Stage. (2000, p4), Objek merupakan dasar dalam object oriented analysis and design (OOAD). Objek adalah ”an entitiy with identity, state dan behaviour”. Setiap objek tidak digambarkan
sendiri-sendiri,
melainkan
menggunakan
istilah
kelas
untuk
menggambarkan kumpulan objek-objek. Analisis lebih menekankan pada investigasi dari suatu masalah daripada mendefinisikan masalah tersebut, sedangkan desain menekankan pada logical solution dan bagaimana suatu sistem dapat memenuhi kebutuhan yang ada. Metode analisis dan perancangan berorientasi objek menekankan bagaimana mengidentifikasi masalah dan merancang solusi dari masalah tersebut dari perspektif objek untuk memenuhi kebutuhan user. Keuntungan yang didapat dari penggunaan metode analisis dan perancangan berorientasi objek (OOAD) adalah: 1.
Menyediakan informasi yang jelas mengenai konteks sistem
46 2.
Ada hubungan yang erat antara object-oriented analysis, object-oriented design, object-oriented interface, dan object-oriented programming.
3.
Dapat digunakan untuk memodel hampir semua phenomena dan dapat dinyatakan dalam bahasa umum (natural language)
4.
•
Noun menjadi object atau class
•
Verb menjadi behaviour
•
Adjective menjadi attributes
Mengurangi biaya maintenance •
Memudahkan untuk mencari hal yang akan diubah
•
Membuat perubahan menjadi local, tidak bepengaruh pada modul yang lainnya
Metode analisis dan perancangan berorientasi objek (OOAD) memiliki 4 aktivitas utama yaitu problem domain analysis, application domain analysis, architectural design, dan component design yang diilustrasikan sebagai berikut:
Gambar 2.2 Kegiatan utama dan hasilnya dalam OOA&D (Sumber Mathiassen et al., 2000, p.15)
47 2.5.2 Rich Picture Menurut Mathiassen et al. (2000, p25), rich picture adalah sebuah gambaran informal yang digunakan oleh pengembang sistem untuk menyatakan pemahaman mereka terhadap situasi dari sistem yang sedang berlangsung. Rich picture digunakan untuk memfasilitasi komunikasi yang baik antara pengguna dengan sistem. Rich picture fokus pada aspek-aspek penting dari sistem dengan mengunjungi perusahaan untuk melihat bagaimana perusahaan tersebut beroperasi, berbicara dengan banyak orang untuk mengetahui apa yang harus terjadi atau seharusnya terjadi dan mungkin melakukan beberapa wawancara formal.
2.5.3 System Definition Menurut Mathiassen et al. (2000, p37),
system definition adalah deskripsi
ringkas dari sistem terkomputerisasi yang diekspresikan dalam bahasa natural. Tujuan system definition adalah untuk memilih sistem aktual yang akan dikembangkan yang dilakukan dengan mengklarifikasikan interpretasi, kemungkinan dan konsekuensi dari beberapa solusi alternative secara sistematis.
2.5.4 FACTOR Criterion Menurut Mathiassen et al. (2000, p39), FACTOR Criterion terdiri dari enam elemen: 1.
Functionalit, yaitu fungsi sistem yang mendukung tugas-tugas application domain.
2.
Application Domain, yaitu bagian organisasi yang mengadministrasi, memonitor, dan mengontrol problem domain.
48 3.
Condition, yaitu kondisi dimana sistem akan dikembangkan dan digunakan.
4.
Technology, mencakup teknologi yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem dan teknologi dimana sistem akan dijalankan.
5.
Objects, yaitu objek utama dari problem domain.
6.
Responbility, yaitu tanggung jawab keseluruhan dari sistem dalam hubungannya dengan konteks.
2.5.5 Problem Domain Analysis Menurut Mathiassen et al. (2000, p45), problem domain adalah bagian dari konteks yang diatur, dimonitor atau dikendalikan oleh sistem. Analisis problem domain memfokuskan pada informasi yang harus ditangani oleh sistem (system definition) dan menghasilkan sebuah model yang merupakan gambaran dari class, object, struktur dan perilaku (behaviour) yang ada dalam problem domain. Tiga aktivitas utama dalam analisis problem domain dapat terlihat di tabel 2.2. Tabel 2.2 Aktivitas – aktivitas dalam problem domain analysis Kegiatan Class Structure Behaviour
Isi Object dan event mana yang merupakan bagian problem domain Bagaimana class dan object saling terkait satu sama lain secara konseptual Properti dinamik mana yang dimiliki object
Konsep Class, object, event Generalisasi, agregasi, asosiasi, dan cluster Event trace, behavioural pattern, dan atribut
(Sumber : Mathiassen et al., 2000, p48) 2.5.5.1 Class Menurut Mathiassen et al. (2000, p53), class adalah sekumpulan objek yang memiliki kesamaan structure, behavioral pattern, dan atribut yang sama. Kegiatan class merupakan kegiatan yang pertama dilakukan didalam analisis problem domain.
49 Ada beberapa tugas utama dalam kegiatan ini yaitu: abstraksi fenomena dari problem domain dalam objek dan event; klasifikasi objek dan event; seleksi class dan event yang akan dipelihara informasinya oleh sistem. Menurut Mathiassen et al. (2000, p51), object adalah sebuah entitas yang memiliki identitas, status, dan perilaku(behaviour), sedangkan event adalah kejadian yang terjadi seketika melibatkan satu atau lebih object. Pemilihan class bertujuan untuk mendefinisikan dan membatasi problem domain, sedangkan pemilihan kumpulan event yang dilakukan oleh satu atau lebih object bertujuan untuk membedakan tiap-tiap kelas dalam problem domain. Kegiatan class akan menghasilkan sebuah event table yang terlihat seperti di tabel 2.3. Tabel 2.3 Contoh Event Table Class
Event Reserved Cancelled Treated Employed Resigned Graduated Agreed
Customer √ √ √
Assistant √ √
Apprentice
√ √
√ √ √ √
√
Appointment √ √ √
Plan √
√
(Sumber : Mathiassen et al., 2000, p50)
2.5.5.2 Structure Menurut Mathiassen et al. (2000, p69), pembuatan structure bertujuan untuk mencari hubungan struktural yang abstrak dan umum antara class-class serta mencari hubungan yang konkrit dan spesifik antara objek-objek dalam problem domain. Object oriented structure dapat dibagi menjadi dua yaitu :
50 1.
Class Structures yang mengekspresikan hubungan konseptual yang status antar class. Hubungan yang statis ini tidak akan berubah sampai kita merubah deskripsinya. Class structures terdiri dari: a.
Generalization adalah hubungan antara dua atau lebih class yang lebih spesialisasi (sub class) dengan class yang lebih umum (superclass). Super class akan mendeskripsikan properti umum dari sub class. Hubungan spesialisasi tersebut dapat dinyatakan dengan rumus ”is a”. Passenger Car
Taxi
Private Car
Gambar 2.3 Struktur Generalization (Sumber Mathiassen et al., 2000, p73) b.
Cluster adalah kumpulan class yang saling berhubungan. Cluster digambarkan dengan notasi file folder yang mencakup class-class di dalamnya. Class dalam cluster yang sama dihubungkan dengan generalization ataupun aggregation sedangkan class yang berada pada cluster yang berbeda dihubungkan edengan association.
Gambar 2.4 Contoh Cluster Structure (Sumber Mathiassen et al., p75)
51 2.
Object Structures yang mengekspresikan hubungan yang dinamis dan konkrit antar object. Hubungan ini dapat berubah secara dinamis tanpa mempengaruhi perubahan pada class description. Object Structures terdiri dari: a.
Aggregation adalah objek superior (keseluruhan) yang terdiri dari sejumlah objek inferior (bagian). Hubungan ini dapat dinyatakan dengan rumus ”has a” atau ”is part of”.
Gambar 2.5 Contoh Aggregation Structure (Sumber Mathiassen et al., p76)
Terdapat 3 struktur agregasi yaitu: •
Whole-part, dimana objek superior merupakan penjumlahan container untuk objek inferior. Jika objek inferior tersebut ditambah atau dihilangkan untuk mengubah total objek superior.
•
Container-content, dimana objek superior adalah container untuk objek inferior. Objek superior tidak akan berubah jika terjadi penambahan atau penghapusan objek inferior.
•
Union-member, dimana objek superior merupakan kesatuan dari anggota-anggota (objek inferior). Objek superior tidak akan
52 berubah jika terjadi penambahan atau penghapusan objek inferior, namun tetap memiliki batasan. b.
Association adalah hubungan antara sejumlah objek yang memiliki artian dimana objek-objek yang saling berhubungan tersebut bukan merupakan bagian dari objek yang lainnya. 0..*
Car
1..*
Person
Gambar 2.6 Contoh Association Structure (Sumber Mathiassen et al., 2000, p77) Hasil akhir dari kegiatan structure adalah class diagram, yakni ringkasan model problem domain yang jelas dengan menggambarkan semua struktur hubungan statik antar class dan objek yang ada dalam model dari sistem yang berubah-rubah.
2.5.5.3 Behaviour Menurut Mathiassen et al. (2000, p89), kegiatan behaviour bertujuan untuk memodelkan apa yang terjadi (perilaku dinamis) dalam problem domain sistem sepanjang waktu. Tugas utama dari kegiatan ini adalah menggambarkan pola perilaku (behavioural pattern) dan atribut dari setiap class. Hasil akhir dari kegiatan ini adalah statechart diagram.
Gambar 2.7 Contoh Statechart Diagram (Sumber Mathiassen et al., 2000, p90)
53 Perilaku dari suatu objek ditentukan oleh urutan event-event (event trace) yang harus dilewati oleh objek tertentu tersebut sepanjang waktu. Contohnya kelas pelanggan diatas harus selalu melalui event trace: ”account opened – account deposited – account withdrawn –account closed”. Tiga jenis notasi untuk behavioural pattern yaitu: •
Sequence, dimana event terjadi stu perstu secara berurutan, dilambangkan dengan notasinya ”+”.
•
Selection, dimana satu event dipilih dari sekumpulan event yang ada, dilambangkan dengan notasi ”|”
•
Iteration, dimana sebuah event muncul sebanyak nol atau beberapa kali, dilambangkan dengan notasi ”*”.
Contoh behavioural pattern dari kelas pelanggan: ”account opened +( account deposited| account withdrawn )*+ account closed”.
2.5.6 Application Domain Analysis Menurut Mathiassen et al. (2000, p.115), application domain adalah organisasi yang mengatur, memonitor, atau mengendalikan problem domain. Application domain analysis memfokuskan pada bagaimana target sistem akan digunakan dengan menentukan requirement atas usage, function dan interface. Aktivitas dalam application domain analysis dapat terlihat di tabel 2.4. Tabel 2.4 Aktivitas – aktivitas dalam application domain analysis Kegiatan Usage
Isi Konsep Bagaimana sistem berinteraksi dengan Use case dan actor orang lain dan sistem lain dalam konteks
54 Bagaimana kemampuan sistem dalam Function memproses informasi Kebutuhan antarmuka dari sistem Interface, user interface, dan Interface target interface system (Sumber : Mathiassen et al., p117) Function
2.5.6.1 Usage Menurut Mathiassen et al. (2000, p119), kegiatan usage bertujuan untuk menentukan bagaimana aktor-aktor yang merupakan pengguna atau sistem lain berinteraksi dengan sistem yang dituju. Interaksi antara aktor dengan sistem tersebut dinyatakan dalam use case. Hasil dari analisis kegiatan usage ini adalah deskripsi lengkap dari semua use case dan aktor yang ada digambarkan dalam actor table dan use case diagram. Menurut Mathiassen et al. (2000, p.126), actor specification memiliki 3 bagian yaitu: tujuan, karakteristik, dan contoh dari aktor tersebut. Tujuan merupakan peran dari aktor dalam sistem target, sedangkan karakteristik menggambarkan aspek-aspek yang penting dari aktor. Actor harus didefinisikan dengan jelas dalam use case, karena actor akan mengaktifkan function dalam system. Use case dapat digambarkan dengan menggunakan spesifikasi use case, berdasarkan Mathiassen et al. (2000, p128), dimana use case dijelaskan secara singkat namun jelas dan dapat disertai dengan keterangan objek sistem yang terlibat dan function dari use case tersebut atau dengan diagram statechart karena use case adalah sebuah fenomena yang dinamik.
55
Gambar 2.8 Contoh Usecase Diagram (Sumber Mathiassen et al., 2000, p122)
2.5.6.1.1 Sequence Diagram Menurut Bennet S., McRobb S., Farmer R. (2006, p252-253), sequence diagram ekuivalen secara semantic dengan diagram komunikasi untuk interaksi yang sederhana. Sebuah sequence diagram menunjukkan interaksi antara objek yang disusun dalam satu sequence. Sequence diagram dapat digambar pada tingkat detail mana saja untuk mencapai
berbagai
tujuan
pada
beberapa
tahapan
pada
siklus
hidup
pengembangan. Aplikasi sequence diagram yang paling umum adalah untuk merepresentasikaan interaksi objek secara detail untuk satu use case atau satu operation. Ketika sequence diagram digunakan untuk menggambarkan model behaviour use case yang dinamis, sequence diagram dapat dilhat sebagai spesifikasi detail dari use case. Menurut Mathiassen et al. (2000, p340), sequence diagram menjelaskan tentang interaksi di antara beberapa objek dalam jangka waktu tertentu. Sequence
56 diagram melengkapi class diagram, yang menjelaskan situasi yang umum dan statis. Sebuah sequence diagram dapat mengumpulkan rincian
situasi yang
kompleks dan dinamis melibatkan beberapa dari kebanyakan object yang digeneralisasikan dari class pada class diagram.
2.5.6.2 Function Menurut Mathiassen et al. (2000, p137), kegiatan function berfokus pada bagaimana cara sebuah sistem dapat membantu actor dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Tujuan dari function adalah untuk menentukan kemampuan sistem memproses informasi. Hasil dari kegiatan ini adalah daftar function-function yang hanya merinci function-function yang kompleks. Daftar function harus lengkap, karena menyatakan kebutuhan kolektif dari pelanggan dan aktor dan harus konsisten dengan use case. Function memiliki empat tipe yang berbeda yaitu: 1.
Update, function ini disebabkan oleh event problem domain dan menghasilkan perubahan dalam state model tersebut.
2.
Signal, function ini disebabkan oleh perubahan keadaan atau state dari model yang dapat menghasilkan reaksi pada konteks. Reaksi ini dapat berupa tampilan bagi aktor dalam application domain, atau intervensi langsung dalam problem domain.
3.
Read, function ini disebabkan oleh kebutuhan informasi dalam pekerjaan aktor dan mengakibatkan sistem menampilkan bagian yang berhubungan dengan informasi dalam model.
57 4.
Compute, function ini disebabkan oleh kebutuhan informasi dalam pekerjaan aktor dan berisi perhitungan yang melibatkan informasi yang disediakan oleh aktor atau model, hasil dari function ini adalah tampilan dari hasil komputasi. Cara untuk mengidentifikasikan function adalah dengan melihat deskripsi
problem domain yang ditampilkan oleh class dan event, dan melihat deskripsi application domain yang ditampilkan dalam use case. Class dapat menyebabkan munculnya function read dan update. Event memungkinkan munculnya kebutuhan terhadap function update. Sementara use case dapat menyebabkan munculnya semua jenis function.
2.5.6.3 Interface Menurut Mathiassen et al. (2000, p151), interface digunakan oleh aktor untuk berinteraksi dengan sistem. Tiga konsep interface yaitu: 1.
Interface, yaitu fasilitas yang membuat model sistem dan fungsi dapat digunakan oleh aktor.
2.
User Interface, yaitu interface yang menghubungkan user dengan sistem.
3.
System Interface, yaitu interface yang menghubungkan sistem satu dengan sistem lain. Sebuah user interface yang baik harus dapat beradaptasi dengan pekerjaan dan
pemahaman user terhadap sistem. Kualitas user interface ditentukan oleh kegunaan atau usability interface tersebut bagi pengguna. Usability bergantung pada siapa yang enggunakan dansituasi pada saat sistem tersebut digunakan. Oleh sebab itu, usability bukan sebuah ukuran yang asti dan objektif.
58 Menurut Mathiassen et al. (2000, p154), terdapat empat jenis pola dialog yang penting dalam menentukan user interface yaitu: 1.
Menu-selection yang menampilkan pilihan-pilihan menu dalam user interface.
2.
Form fill-in yang merupakan pola klasik untuk entri data.
3.
Command-language dimana user memasukkan dan mengaktifkan format perintah sendiri.
4.
Direct manipulation dimana user memilih objek dan melaksanakan function atas objek dan melihat hasil dari interaksi mereka tersebut. Kegiatan analisis user interface ini berdasarkan pada hasil dari kegiatan
analisis lainnya yaitu model problem domain, kebutuhan functional dan use case. Hasil dari kegiatan ini adalah sebuah deskripsi elemen-elemen user interface dan system interface yang lengkap, dimana kelengkapan menunjukkan pemenuhan kebutuhan pengguna. Hasil dari kegiatan user interface berupa form presentasi dan dialogue style, diagram window terpilih dan diagram navigasi. Sedangkan hasil dari system interface berupa class diagram untuk peralatan dan protocol eksternal untuk berinteraksi dengan sistem yang lain.
2.5.7 Architecture Design Menurut Mathiassen et al. (2000, p173), keberhasilan suatu sistem ditentukan oleh kekuatan arsitekturalnya. Arsitektur membentuk sistem sesuai dengan fungsi sistem tersebut dan dengan memenuhi kriteria desain tertentu. Arsitektur juga berfungsi sebagai kerangka untuk kegiatan pengembangan yang selanjutnya. Desain arsitektur terdiri dari tiga aktivitas yang dapat terlihat pada tabel 2.5.
59 Tabel 2.5 Aktivitas – aktivitas dalam architecure design Kegiatan Isi Kondisi dan kriteria untuk mendesain Criteria Components Bagaimana sistem dibentuk menjadi komponen-komponen Bagaimana proses sistem didistribusikan Processes dan dikoordinasikan (Sumber : Mathiassen et al., 2000, p176)
Konsep Criterion Component architecture dan component Process architecture dan process
2.5.7.1 Criteria Menurut Mathiassen et al. (2000, p177), untuk menciptakan sebuah desain yang baik diperlukan pertimbangan mengenai kondisi-kondisi dari setiap proyek yang dapat mempengaruhi kegiatan desain yaitu: •
Technical, yang terdiri dari pertimbangan: penggunaan hardware, software dan sistem lain yang telah dimiliki dan dikembangkan; pengaruh kemungkinan penggabungan pola-pola umum da komponen yang telah ada terhadap arsitektur dan kemungkinan pembelian komponen standar.
•
Conceptual, yang terdiri dari pertimbangan: perjanjian kontrak, rencana untuk pengembangan lanjutan, pembagian kerja antara pengembang.
•
Human, yang terdiri dari pertimbangan: keahlian dan pengalaman orang yang terlibat dalam kegiatan pengembangan dengan sisitem yang serupa dan dengan platform teknis yang akan didesain. Karena tidak ada cara-cara tertentu atau mudah untuk menghasilkansuatu
desain yang baik, banyak perusahaan menciptakan suatu standard dan prosedur untuk memberikan jaminan terhadap kualitas sistem. Disinilah kegiatan kriteria dapat membantu dengan menetapkan prioritas desain untuk setiap proyek tertentu.
60 Menurut Mathiassen et al. (2000, p186), sebuah desain yang baik memiliki 3 ciri-ciri yaitu: •
Tidak memiliki kelemahan Sebuah system yang baik harus bisa menghilangkan semua keraguan yang penting. Syarat ini menekankan pada evaluasi dan kualitas system berdasarkan review dan eksperimen dan membantu dalam menentukan prioritas dari criteria yang akan menentukan aktivitas desain. Kriteria umum dalam kegiatan desain antara lain terlihat pada tabel 2.6. Tabel 2.6 Kriteria umum kualitas software Criterion
Dasar Pengukuran
Kemampuan system untuk menyesuaikan diri dengan konteks organisasi, pekerjaan yang terkait, dan konteks teknis. Ukuran keamanan system dalam menghadapi akses yang Secure tidak terotorisasi terhadap data dan fasilitas. Eksploitasi ekonomis terhadap fasilitas platform teknis Efficient Pemenuhan dari kebutuhan Correct Pemenuhan ketepatan yang dibutuhkan untuk Reliable melaksanakan fungsi Biaya untuk menemukan dan memperbaiki kerusakan Maintainable sistem Biaya untuk memastikan bahwa sistem yang dibentuk Testable dapat melaksanakan fungsi yang diinginkan Biaya untuk mengubah sistem yang dibentuk Flexible Comprehensible Usaha yang diperlukan untuk mendapatkan pemahaman terhadap sistem Kemungkinan untuk menggunakan bagian sistem pada Reusable yang lain yang berhubungan Biaya untuk memindahkan sistem ke platform teknis yang Portable berbeda Biaya untuk mmenggabungkan sistem ke sistem yang lain Interoperable Usable
(Sumber : Mathiassen et al., 2000, p178, terjemahan penulis) •
Menyeimbangkan beberapa kriteria
61 Dalam menentukan kriteria sering terjadi konflik. Oleh karena itu, untuk menentukan kriteria mana yang akan diutamakan dan bagaimana cara untuk menyeimbangkannya dengan kriteria-kriteria lain bergantung pada situasi tertentu. •
Usable, flexible, dan comprehensible Kriteria ini memiliki validasi umum sehingga dapat diterapkan pada hampir semua proyek pengembangan sistem.
2.5.7.2 Component Architecture Menurut Mathiassen et al. (2000, p190),
component architecture adalah
sebuah struktur system yang tediri dari komponen-komponen yang saling berhubungan. Component architecture membuat system lebih mudah untuk dimengerti, menyederhanakan desain, dan mencerminkan kestabilan system. Hal ini karena komponen merupakan subsistem dari sebuah sistem. Beberapa pola umum dalam desain komponen arsitektur: 1.
Layerd-architecture pattern Sebuah layerd-architecture terdiri dari beberapa komponen yang dibentuk menjadi lapisan-lapisan dimana lapisan yang berada diatas bergantung kepada lapisan yang ada dibawahnya. Perubahan yang terjadi pada satu lapisan akan mempengaruhi lapisan diatasnya.
62
Gambar 2.9 Layerd Architecture Pattern (Sumber Mathiassen et al., 2000, p193) 2.
Generic-architecture pattern Pola ini digunakan unuk merinci sistem dasar yang terdiri dari komponen interface, function, dan model dimana kompnen model terletak pada lapisan yang paling bawah kemudian dilanjutkan dengan function layer dan paling atasnya komponen interface.
Gambar 2.10 Generic-architecture Pattern (Sumber Mathiassen et al., 2000, p196)
63 3.
Client-server architecture pattern Pola ini awalnya dikembangkan untuk mengatasi masalah sistem yang terdistribusi di antara beberapa prosesor yang tersebar secara geografis. Komponen pada arsitektur ini adalah sebuah server dan beberapa client. Tanggung jawab daripada server adalah untuk menyediakan database dan resource yang dapat disebarkan kepada client melalui jaringan. Sementara client memiliki tanggung jawab untuk menyediakan interface local untuk setiap user-nya. Identifikasi komponen, di dalam perancangan sistem atau subsistem, pada umumnya dimulai dengan layer architecture dan client server architecture di mana keduanya merupakan dua layer yang berbeda, tetapi saling melengkapi.
Gambar 2.11 Client-server architecture Pattern (Sumber Mathiassen et al., 2000, p197)
Menurut Mathiassen et al. (2000, p200), beberapa jenis distribusi dalam arsitektur client-server dapat terlihat pada table 2.7 berikut. Tabel 2.7 Jenis Arsitektur client-server Client
Server
U
U+F+M
U
F+M
Architecture Distributed Presentation Local Presentation
64 U+F
F+M
Distributed Functionality
U+F
M
Centralized Data
U+F+M
M
Distributed Data
(Sumber : Mathiassen et al., 2000, p200)
2.5.7.3 Process Architecture Menurut Mathiassen et al. (2000, p209), process architecture adalah struktur dari eksekusis sistem yang terdiri dari proses-proses yang saling bergantung. Hasilnya berupa sebuah deployment diagram. Menurut Mathiassen et al. (2000, p.215), terdapat tiga jenis pola distribusi yaitu: 1.
Centralized Pattern Pola ini menyimpan semua data pada server pusat dan user interface saja. Keuntungannya adalah dapat diimplementasikan pada client secara murah, semua data konsisten karena hanya berada di satu tempat, strukturnya mudah dimengerti dan diimplemntasikan, dan kemacetan jaringannya jarang terjadi.
Gambar 2.12 Centralized Pattern (Sumber Mathiassen et al., 2000, p216)
65 2.
Distributed Pattern Pada pola ini semua data terdistribusi ke user atau client dan server hanya menyebarkan model yang telah diupdate diantara client. Keuntungannya adalah waktu akses yang rendah, kinerja lebih maksimal, dan banyak backup data. Kerugiannya adalah redudansi data seingga konsistensi data terancam, kemacetan jaringan tinggi, arsitektur sulit dipahami dan diimplementasikan.
Gambar 2.13 Distributed Pattern (Sumber Mathiassen et al., 2000, p217)
3.
Decentralized Pattern Pola ini berada di antara kedua pola di atas. Di sini client memiliki data tersendiri sehingga data umum hanya berada pada server. Server menyimpan data umum dan fungsi atas data-data tersebut, sedangkan client menyimpan data milik application domain client. Keuntungannya adalah konsistensi data, tidak ada duplikasi data, lalu lintas jaringan jarang karena jaringan hanya digunakan data umum di server diupdate. Kekurangannya adalah semua
66 prosesor harus mampu melakukan fungsi yang kompleks dan memelihara model dalam jumlah besar sehingga meningkatkan biaya hardware.
Gambar 2.14 Decentralized Pattern (Sumber Mathiassen et al., 2000, p219) 2.5.8 Component Design Tujuan component design adalah untuk menentukan implementasi kebutuhan dalam kerangka arsitektural. Langkah awal untuk component design adalah spesifikasi arsitektural dan kebutuhan sistem. Hasil dari aktivitas ini adalah spesifikasi dari komponen yang saling berhubungan. Aktivitas dalam component design adalah seperti yang terlihat pada tabel 2.8. Tabel 2.8 Aktivitas-aktivitas dalam component design Kegiatan
Isi
Bagaimana suatu model digambarkan Model Component sebagai kelas dalam sebuah sistem Bagaimana suatu function Function Component diimplementasikaan komponen-komponen Connecting Bagaimana Component dihubungkan (Sumber : Mathiassen et al., 2000, p232)
Konsep Model componenet dan attribute Function component dan operation Component dan connection
67 2.5.8.1 Model Component Menurut Mathiassen et al. (2000, p236), model component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan model problem domain. Hasil dari aktivitas model componenti adalah revisi cloass diagram dari aktivitas analaisis yang terdiri dari penambahan class baru, atribut, dan struktur yang mewakili event. Revised class dapat terjadi pada: •
Generalization, jika terdapat dua class dengan atribut yang sama, maka dapat dibentuk class baru (revised class).
•
Association, jika terdapat hubungan many to many
•
Embeded iterations, merupakan embedded di dalam statechart diagram. Misalnya jika sebuah class terdapat statechart diagram yang mempunyai tiga iterated events, maka kita dapat membentuk tiga class di dalam perancangan model.
2.5.8.2 Function Component Menurut Mathiassen et al. (2000, p252), function component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan kebutuhan fungsional. Tujuan dari function component adalah untuk memberikan akses bagi user interface dan komponen sistem lainnya ke model sehingga menunjukkan pengimplementasian dari function. Hasil dari aktivitas ini adalah class diagram dengan operation dan specification dari operation yang kompleks. Sub aktivitas dari function component menghasilkan kumpulan operasi yang dapat mengimplementasikan fungsi sistem seperti ditentukan dalam analysis problem domain dan function list.
68 Berikut ini sub aktivitas dalam function component: •
Merancang function sebagai operation
•
Menelusuri pola yang dpat membantu dalam implementasi function sebagai operation.
•
Spesifikasikan operation yang kompleks.
2.5.8.3 Connecting Component Menurut Mathiassen et al. (2000, p271-p281), connecting component digunakan untuk menghubungkan komponen-komponen sistem. Pada connecting component ada dua konsep, yaitu: •
Coupling, adalah ukuran yang digunakan untuk menentukan bagaimana dekatnya hubungan antara dua class atau component.
•
Cohesion, adalah ukuran seberapa kuatnya keterkaitan dari suatu class atau component. Sub aktivitas yang terdapat dalam connecting component adalah:
•
Menghubungkan kelas-kelas
•
Eksplorasi pola
•
Evaluasi terhadap hubungan-hubungan yang ada.
