BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Menurut Romney dan Steinbart (2009, p.26)“A system is a set of two or more interrelated components that interact to achieve a goal”. Artinya sistem adalah suatu kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut O’Brien (2005, p29), Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, berkerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses informasi yang teratur. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan terkait satu dengan yang lain guna untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.
2.1.1.2 Pengertian Informasi Menurut Romney dan Steinbart (2009, p27) “Information is data that have been organized and processed to provide meaning to a user”. Artinya informasi adalah data yang telah terorganisasi dan diolah untuk memberikan makna bagi pengguna. Menurut Mc. Leod (2001, p12) yang dikutip oleh Gondodiyoto (2007, p109-p110), “Information is processed data, or meaningful data”. Artinya Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya. Menurut Mukhar (1999, p1) yang dikutip oleh Gondodiyoto (2007, p110), Informasi berarti hasil dari suatu proses yang terorganisasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Menurut James Hall pada bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2001, p14), Informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oleh efeknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.
7
8
Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah sehingga memiliki arti bagi pengguna, dan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. Data sebagai input perlu diolah oleh suatu sistem pengolahan data agar dapat menjadi output, yaitu informasi yang lebih berguna bagi pemakainya (user). Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa : a. Informasi adalah data yang diolah sebagai bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi yang menerimanya. b. Data menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata. Dalam representasinya, data ini dinyatakan dengan simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, atau huruf-huruf yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi tertentu. c. Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan. Bagi manajemen suatu organisasi, informasi berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi pada masa yang akan datang. Kualitas informasi sangat ditentukan oleh peranannya dalam memberikan pengetahuan kepada para penggunanya untuk mengambil suatu keputusan. Menurut Weber (1999, p897) kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi memiliki dampak pada persepsi user terhadap kegunaan dan kemudahan sistem informasi tersebut. Beberapa atribut dari kualitas informasi antara lain : 1. Keaslian atau Kebenaran. 2. Ketelitian, ketepatan, dan kecermatan 3. Kelengkapan 4. Keunikan 5. Ketepatan waktu 6. Berhubungan atau keterkaitan 7. Dapat dipercaya 8. Ketelitian 9. Keringkasan yang padat 10. Memberikan keterangan.
9
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut James A. Hall (2008, p7) “The Information System is the set of formal procedures by which data are collected, processed into information, and distributed to users”. Artinya Sistem Informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diolah menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pengguna. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p5) “The Accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2009, p28) “Accounting Information System (AIS) is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers”. Artinya sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan jurnal Apriani Puti Purfini, Teguh Prasetyo, dan Supriyati (2012) Sistem Informasi
Akuntansi
adalah
suatu
komponen
organisasi
yang
mengumpulkan,
mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Berdasarkan jurnal Purwoko (2001) Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah koleksi dari sumber daya, termasuk orang dan peralatan, didisain untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Berdasarkan jurnal Elena, Raquel, dan Clara (2010)“Accounting Information System (AIS) are a tool which, when incorporated into the field of Information and Technology system
10
(IT), were designed to help in the management and control of topics related to firms’ economicfinancial area.” Artinya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem yang dirancang untuk membantu dalam pengelolaan dan pengendalian topik yang terkait dengan bidang ekonomikeuangan perusahaan. Berdasarkan definisi di atas disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar dapat menghasilkan informasi keuangan dan akuntansi yang bertujuan membantu dalam memproses pengambilan keputusan.
2.1.1.5 Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2009, p29) terdapat 6 komponen dari sistem informasi akuntansi, yaitu : 1. “The people who operate the system and perform various functions”. Yang memiliki arti bahwa orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai macam fungsi. 2. “The procedures and instructions, both manual and automated, involved in collecting, processing, and storing data about the organization’s activities”. Yang memiliki arti bahwa prosedur dan instruksi, baik manual maupun otomatis. Dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi. 3. “The data about the organization and its business processes”. Yang memiliki arti bahwa data tentang organisasi dan proses bisnisnya. 4. “The software used to process the organization’s data”. Yang memiliki arti bahwa software yang digunakan untuk pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktifitas organisasi. 5. “The information technology infrastructure, including computers, peripheral devices, and network communications devices used to collect, store, process, and transmit data and information”. Yang memiliki arti bahwa Teknologi Informasi infrastruktur, termasuk komputer, perangkat tambahan, dan jaringan komunikasi perangkat yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan mengirimkan data dan informasi. 6. “The internal controls and security measures that safeguard the data in the AIS”. Yang memiliki arti bahwa pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan yang menjaga data dalam SIA.
11
2.1.1.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p7-p8) manfaat sistem informasi akuntansi ada lima yaitu : 1. Membuat Laporan Eksternal Perusahaan menggunakan sistem infromasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain 2. Mendukung Aktivitas rutin Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. 3. Mendukung Pengambilan Keputusan Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. 4. Perencanaan dan Pengendalian Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. 5. Menerapkan Pengendalian Internal Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi berbasis Orientasi dan Object. 2.1.2.1 Pengertian Perancangan Sistem Menurut O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Menurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004, p472) “System Design is defined as those tasks that focus on the specification of a detailed computer-based solution”. Artinya Perancangan Sistem adalah suatu aktivitas yang berfokus pada spesifikasi dari pemecahan masalah berbasis komputer rinci. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa Perancangan sistem adalah suatu aktivitas merancang atau mendesain yang berfokus pada spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan
12
fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem dari pemecahan masalah berbasis komputer rinci.
2.1.2.2 Pengertian Object Oriented Menurut Britton dan Doake (2005, p268) “Object Oriented is an approach to developing software system that is based on data items and the attribute and operations that define them”. Yang berarti bahwa Object Oriented merupakan sebuah pendekatan untuk mengembangkan sistem software berdasarkan item data, attribute dan operasi yang mendefinisikan sistem software tersebut.
2.1.2.3 Pengertian Object Oriented Analysis and Design Menurut Whitten, Bentley, and Dittman (2004, p31) “Object Oriented Analysis and Design is a collection of tools and techniques for system development that will utilize object technologies to construct a system and its software”. Yang berarti bahwa analisis dan perancangan berorientasi objek suatu kumpulan dari peralatan dan teknik untuk perkembangan sistem yang akan menggunakan teknologi berdasarkan objek untuk membangun sebuah sistem dan perangkat lunaknya. Menurut Mathiassen (2000, p12) “Object Oriented Analysis and Design is a collection of general guidelines for carrying out analysis and design”. Yang berarti bahwa Analisis dan Perancangan berorientasi objek yang merupakan kumpulan dari langkah-langkah secara umum untuk menyelesaikan analisis dan perancangan. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat di simpulkan bahwa Object Oriented Analysis and Design adalah teknik untuk pengembangan sistem yang akan menggunakan solusi logis dari persepsi objek (sesuatu, konsep dan entitas) dan menggabungkan data dan proses menjadi satu gagasan tunggal yaitu objek.
2.1.2.4 Pengertian Event Menurut Jones dan Rama (2006, p3) Event adalah Aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Menurut Mathiassen (2000, p51) menyatakan bahwa Event adalah kejadian instan yang melibatkan satu objek atau lebih.
13
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p349), “Event is a logical unit of work that must by complited as a whole. Sometimes called transaction”. Artinya Event adalah Unit kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang juga disebut sebagai transaksi. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa Event adalah aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan.
2.1.2.5 Pengertian UML (Unifed Modelling Language) Menurut Jones dan Rama (2006, p80) UML (Unifed Modelling Language) adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p430) “Unifed Modelling Language (UML) is a set of modelling conventions that is used to specify or describe a software system in terms of objects”. Artinya UML (Unifed Modelling Language) adalah seperangkat konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak dalam hal obyek. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa UML adalah seperangkat konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak dalam hal obyek dimana satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.
2.1.2.6 Pengertian UML Activity Diagram Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004,p450) “Activity Diagram a diagram that can be used to graphically depict the flow of a business process, the steps of a use case, or the logic of an object behavior (method)”. Artinya Acitvity Diagram merupakan sebuah diagram yang dapat menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah usecase atau logika behavior (metode) object.
2.1.2.7 Pengertian Overview Activity Diagram (OAD) Menurut Jones dan Rama (2006, p79) Overview Activity Diagram (OAD) menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.
14
Menurut Jones dan Rama (2006, p85), langkah-langkah membuat Overview Activity Diagram : 1. Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting. 2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian. 3. Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes. 4. Membuat diagram untuk masing-masing kejadian. 5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. 6. Menggambarkan tabel (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis.
2.1.2.8 Pengertian Detailed Activity Diagram (DAD) Menurut Jones dan Rama (2006, p80) Detailed Activity Diagram (DAD), diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram. Menurut Jones dan Rama (2006, p85), langkah-langkah membuat Detailed Activity Diagram : 1. Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas. •
Telaah data.
•
Bandingkan dokumen.
•
Catat data dalam dokumen sumber.
•
Masukkan data ke dalam sistem komputer.
•
Catat data dalam file transaksi.
•
Perbarui file.
•
Pelihara file induk.
•
Kirim informasi keagen lainnya.
2. Buat tabel arus kerja. 3. Identifikasi diagram terperinci yang diperlukan. 4. Untuk setiap detailed activity diagram : •
Buat swimlane untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram.
•
Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.
15
•
Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas.
•
Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas didalam diagram itu.
•
Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.
•
Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer.
2.1.2.9 Pengertian Rich Picture Menurut Mathiassen (2000, p26) “Rich picture is an information drawing that present the illustrator’s understanding of a situation”. Artinya gambaran tidak resmi yang ditampilkan menurut pemahaman illustrator terhadap sebuah situasi.
2.1.2.10 UML Class Diagram 2.1.2.10.1 PengertianUML Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p194), Class Diagram adalah parsial yang menampilkan seluruh tabel transaksi dalam siklus pendapatannya.
2.1.2.10.2 Pengertian Attribute Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p295) “Attribute a descriptive property or characteristic of an entity, synonyms include element, property, and field”. Artinya Atribut properti deskriptif atau karakteristik dari suatu entitas, sinonim yang meliputi input elemen, properti, dan bidang. Menurut Mathiassen (2000, p89), Attribute adalah deskripsi sifat dari suatu class atau event. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa attribute adalah deskripsi sifat atau karakteristik atas class atau event.
2.1.2.10.3 Pengertian Behavior Menurut Whitten (2004. P432) “Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to functions that act on the object’s data”. Artinya Behavior adalah kumpulan sesuatu yang dapat dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi yang dilakukan data object. Menurut Mathiassen (2000, p89), Behavior adalah deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam class.
16
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Behavior adalah deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam suatu class dan memiliki pengaruh pada event.
2.1.2.10.4 Hubungan dalam Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p165-p166), hubungan dalam class diagram sebagai berikut: 1. One-to-one Relationship Hubungan One-to-one antar entitas tidak sering terjadi seperti hubungan one-tomany, tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya antara Event pengiriman dan Pembayaran. Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi informasi untuk satu pengiriman. 2. One-to-Many Relationship Hubungan One-to-Many umumnya terjadi dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan antara agen dengan event-event biasanya One-to-Many. Sebuah event biasanya berhubungan dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat dalam banyak event. 3. Many-to-Many Relationship Hubungan Many-to-Many menerangkan dimana sebuah order dapat dilakukan untuk banyak produk dan suatu produk yang sama bisa terdapat dalam banyak order. Hubungan many-to-many dapat dikonversi kedalam dua bentuk hubungan one-to-many dengan menambahkan “junction table”.
2.1.2.11 Pengertian UML Use Case Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p329) Use Case diagram adalah urutan langkahlangkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Use Case diagram adalah suatu interaksi yang berurutan dimana seseorang berinteraksi secara langsung dengan sistem untuk suatu tujuan tertentu.
17
2.1.2.12 Pengertian Navigation Diagram Menurut Mathiassen (2000, p344) “Navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamic of the user interfaces. Artinya Diagram adalah sejenis statechart diagram yang fokus pada keseluruhan user interface yang dinamis, diagram ini menunjukkan windows yang ada dan transisi diantara windows-windows tersebut. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Navigation Diagram adalah diagram alur dalam perancangan bahasa pemrograman yang berfungsi menggambarkan dengan jelas hubungan dan rantai kerja seluruh elemen yang akan digunakan dalam aplikasi.
2.1.2.13 Rancangan Data Base 2.1.2.13.1 Pengertian Rancangan Data Base Menurut Jones dan Rama (2006, p194), Rancangan Data Base adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p548), ”Database is a collection of interrelated files”. Artinya Database adalah kumpulan record yang serupa. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa kumpulan data yang terhubung yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.
2.1.2.14 Rancangan Formulir 2.1.2.14.1 Pengertian Formulir Menurut Mulyadi (2004, p75) Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Menurut Jones dan Rama (2006, p319-p320), Formulir adalah dokumen yang telah diatur sedemikian rupa yang didalamnya terdapat ruang-ruang kosong yang dapat diisi data oleh si pemakai. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Formulir adalah suatu dokumen yang diisi oleh user sehingga memberikan informasi dari transaksi tertentu.
2.1.2.14.2 Tipe Input Formulir Jones dan Rama (2006, p324), Menyertakan tipe input formulir terdiri dari :
18
1. Single-record-entry form. Hanya menampilkan satu record pada waktu formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data disatu record satu tabel tertentu. 2. Tabular Entry Form. Menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu tabel. 3. Multi-table entry. Digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.
2.1.2.14.3 Elemen Rancangan Formulir Jones dan Rama (2006, p335),
menyatakan bahwa elemen-elemen penting dalam
formulir terdiri dari: 1. Text boxes. Seringkali ditempatkan pada satu formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan pada table atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari table. 2. Labels. Digunakan untuk membantu user dalam memahami informasi apa yang diperlukan untuk dimasukkan. 3. Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir. 4.
Command buttons. Digunakan untuk menampilkan suatu tindakan. Terkadang merupakan push button (tombol tekan), karena suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh user.
5. Radio buttons. Merupakan suatu antar muka grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat dalam suatu formulir elektronik yang memungkinkan user untuk memilih satu dari beberapa set pilihan. 6. Check boxes. Merupakan satu antar muka grafis atau sebuah kotak pada suatu formulir yang mengindikasikan apakah opsi tertentu telah terpilih.
2.1.2.15 Pengertian Layar Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2006, p72) “Interface specifications technical designs that document how system users are to interact with a system and how a system interacts with other systems”. Artinya Interface spesifikasi desain dokumen teknis bagaimana pengguna sistem yang berinteraksi dengan sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan sistem lain.
19
Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa interface adalah suatu tampilan yang dibuat untuk meminimalisasi kesalahan input data serta menyediakan function dan model sistem yang berguna untuk actor.
2.1.2.16 Rancangan Laporan 2.1.2.16.1 Pengertian Laporan Menurut Jones dan Rama (2006, p250) Laporan (Report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yang telah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi.
2.1.2.16.2 Tipe Laporan Menurut Jones dan Rama (2006, p264) menyatakan bahwa tipe laporan terdiri dari : 1. Laporan Daftar Sederhana (simple list report) adalah daftar transaksi penjualan. 2. Laporan perincian yang dikelompokan (grouped detail report) adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan substotal untuk setiap jenis. 3. Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan. 4. Laporan entitas tunggal (single entity report) seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.
2.1.2.17 Elemen Rancangan Laporan Menurut Jones dan Rama (2006, p266-p268), menyatakan layout laporan terdiri dari : 1. Report Header (header laporan). Menunjukkan informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (misalnya nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan, dan nomor halaman). 2. Footer laporan. Terlihat satu kali dibagian akhir laporan, biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya. 3. Header kelompok (group header). Dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.
20
4. Perincian kelompok. Transaksi yang berkaitan dengan kelompok disebutkan dibagian perincian kelompok untuk setiap produk di header kelompok, banyak transaksi dilaporkan dibagian perincian. 5. Footer kelompok (group footer). Juga dapat digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat didalam laporan yang dikelompokan, footer seringkali digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai kelompok (misalkan jumlah pesanan dan rata-rata atau penjumlahan dari besarnya pesanan).
2.1.2.18 Pengertian Jurnal Menurut Mulyadi (2004, p101) Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Menurut Mulyadi (2004, p107) Jenis Jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar adalah sebagai berikut: 1. Jurnal Penjualan Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. 2. Jurnal Pembelian Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat transkasi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. 3. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. 4. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. 5. Jurnal umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus. Jika perusahaan hanya menyelenggarakan 2 jurnal khusus: jurnal kas dan jurnal penjualan, maka jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan.
21
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pembelian 2.2.1.1 Pengertian Pembelian Menurut Bodnar dan Hopwood (2006, p417) Pembelian merupakan sinonim dari pengadaan, yang dapat diartikan bahwa “pengadaan adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan, dan memperoleh barang dan jasa”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali.
2.2.1.2 Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2004, p299) Sistem Akuntansi Pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. 2.2.1.3 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2004, p300) fungsi-fungsi dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1.
Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerima.
2.
Fungsi pembelian. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3.
Fungsi penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4.
Fungsi akuntansi. Yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.
2.2.1.4 Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2004, p301) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Prosedur permintaan pembelian.
22
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat hutang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.2.1.5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Menurut Mulyadi (2004, p303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
23
2. Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat perubahan order pembelian. Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. 6. Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
2.2.2 Pengendalian Intern 2.2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern Menurut Jones dan Rama (2006, p132), Pengendalian Internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
2.2.2.2 Komponen dan Tujuan Pengendalian Intern Menurut Jones dan Rama (2006, p134) Komponen-komponen pengendalian internal adalah : 1. Lingkungan Pengendalian. Mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian. 2. Penentuan Risiko.
24
Adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal. 3. Aktifitas pengendalian Adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko. Aktivitas pengandalian meliputi hal-hal berikut : a. Penelaahan kinerja Merupakan aktivitas-aktivitas yang mencakup analisis kinerja, misalnya, melalui perbandingan hasil aktual dengan anggaran, proyeksi standar, dan data periode lalu. b. Pemisahan tugas. Mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda. c. Pengendalian aplikasi. Diterapkan kepada masing-masing aplikasi SIA (misalnya, entri pesanan, dan utang usaha). d. Pengendalian umum. Adalah pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi. 4. Informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomasi dan manual) dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas. 5. Pengawasan. Menejemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan. Jadi tujuan dari pengendalian intern adalah dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efesiensi koperasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
2.2.2.3 Unsur Pengendalian Internal Sistem Pembelian Aliran kerja dalam pembelian harus dikontrol dan diawasi agar risiko kecurangan dapat dihindari. Menurut Jones dan Rama (2006, p155-p165), unsur pengendalian internal pada sistem pembelian meliputi :
25
1. Pemisahan tugas. Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal. 2. Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas. Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. 3. Urutan kejadian yang diharuskan. Di banyak kasus, organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. 4. Menindak lanjuti kejadian. Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. 5. Dokumen bernomor urut. Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian. 6. Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses. Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian. 7. Pembatasan akses ke asset dan informasi. Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, pesediaan, peralatan dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. 8. Rekonsiliasi catatan dengan bukti aset. Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya.
2.2.3 Evaluasi Menurut Umar (2005, p36), Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu dicapai, bagaimana dengan perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh.
26
2.2.4 Audit Sistem Informasi 2.2.4.1 Pengertian Audit Sistem Informasi Menurut Gondodiyoto (2007, p60), audit sistem informasi adalah pemeriksaan terhadap aspek-aspek TI pada sistem informasi akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p783), “Information System Audit reviews the general and application controls of an accounting information system (AIS) to assess its compliance with internal control policies and prosedur and its effectiveness in safeguarding assets”. Audit sistem informasi meriview pengendalian umum dan pengendalian aplikasi dari sistem informasi akuntansi untuk menilai ketaatan sistem terhadap kebijakan dan prosedur pengendalian internal serta efektifitas dalam melindungi aset. Jadi dapat disimpulkan bahwa audit sistem informasi merupakan suatu proses pengevaluasian terhadap sistem informasi berdasarkan prosedur pengendalian bisnis perusahaan yang telah ditetapkan, untuk menentukan apakah sistem informasi dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien yang memberikan manfaat bagi perusahaan secara maksimal.
2.2.5 Tujuan Audit Sistem Informasi Menurut Romney dan Steinbart (2006, p316), “The purpose of an information systems audit is to review and evaluate the internal control that protect the system”. Tujuan dari audit sistem informasi adalah untuk mengkaji ulang dan mengevaluasi pengendalian-pengendalian internal yang diterapkan untuk melindungi sistem yang ada. Menurut Weber (1999) yang dikutip oleh Gondodiyoto (2007, p474-475), tujuan audit teknologi informasi (audit objectives) lebih ditekankan pada beberapa aspek penting, yaitu pemeriksaan dilakukan untuk dapat menilai : (a) apakah sistem komputerisasi suatu organisasi atau perusahaan dapat mendukung pengamanan asset (asset safeguarding), (b) apakah sistem komputerisasi dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan (system effectiveness), (c) apakah sistem komputerisasi tersebut sudah memanfaatkan sumber daya secara efisien (efficiency), dan (d) apakah terjamin konsistensi dan keakuratan datanya (data integrity). 1. Pengaman Aset Aset informasi suatu perusahaan seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia, file atau data dan fasilitas lain harus dijaga dengan sistem pengendalian intern yang baik agar tidak terjadi penyalahgunaan aset perusahaan.
27
2. Efektivitas Sistem Efektivitas sistem informasi perusahaan memiliki peranan penting dalam proses pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat dikatakan efektif bila sistem informasi tersebut telah dirancang dengan benar, telah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer dapat dipenuhi dengan baik. 3. Efisiensi Sistem Efisiensi menjadi sangat penting ketika sumber daya kapasitasnya terbatas. Jika cara kerja dari sistem aplikasi komputer menurun maka pihak manajemen harus mengevaluasi apakah efisiensi sistem dapat dikatakan efisien jika sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan sumber daya informasi yang minimal. 4. Ketersediaan (Availability) Berhubungan dengan ketersediaan dukungan atau layanan teknologi informasi. Teknologi informasi hendaknya dapat mendukung secara bersambung terhadap proses bisnis (kegiatan perusahaan). Makin sering terjadi gangguan (system down) maka berarti tingkat ketersediaan sistem rendah. 5. Kerahasiaan (Confidentiality) Fokusnya ialah pada proteksi terhadap informasi agar terlindungi dari akses pihak-pihak yang tidak berwenang. 6. Kehandalan (Reliability) Berhubungan dengan kesesuaian dan keakuratan bagi manajemen dalam pengelolaan organisasi, pelaporan dan pertanggung jawaban. 7. Menjaga Integritas Data Integritas data (data integrity) adalah salah satu konsep dasar sistem informasi. Berhubungan dengan kelengkapan data, kebenaran data, dan keakuratan data. Agar perusahaan memiliki informasi atau laporan yang benar.
