BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Pengendalian Internal Sebelumnya istilah yang dipakai untuk pengendalian internal adalah sistem
pengendalian internal, sistem pengawasan internal, dan struktur pengendalian internal. Mulai tahun 2011 istilah resmi yang digunakan IAI (Ikatan Akuntansi Indonesia) adalah pengendalian internal, hal ini dikemukakan oleh Agoes (2012:100). Standar Pekerjaan Lapangan yang Kedua menyebutkan (IAPI,2011:150.1) “Pemahaman
memadai atas
pengendalian
internal
harus
diperoleh
untuk
merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”. Menurut Boynton dan Johnson (2006:391) yang mengutip COSO (Committee of Sponsoring Organizations), didefinisikan sebagai berikut “Internal control is a process, affected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories is reliabilty of financial reporting, compliance with applicable laws and regulations, effectiveness, and efficiency or operations”. Menurut Mulyadi (2014:163), sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong terjadinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.
2.2
Komponen Pengendalian Internal Menurut Boynton dan Johnson (2006:396) yang mengutip COSO (Committee
of Sponsoring Organizations), mengidentifikasi lima komponen yang saling berhubungan dalam pengendalian internal yaitu:
7
8 1.
Control Environment Control environment represents the tone set by management of an organization that influences the control consciousness of its people. It is the foundation for all other components of internal control, providing discipline and structure. a. Integrity and Ethical Values The COSO report notes that managers of well-run entities have increasingly accepted the view that “ethics pay-that ethical behavior is good business”. In order to emphasize the importance of integrity and ethical values among all personnel of an organization, the CEO and other members of top management. b. Commitment to Competence Commitment to competence includes management’s consideration of the knowledge and skills needed, and the mix of intelligence, training, and experience required to develop that competence. c. Board of Directors and Audit Committee The composition of the board of directors and audit committee and the manner in which they exercise their governance and oversight responsibilities have a major impact on the control environment. d. Management’s Philosophy and Operating Style The characteristics of management’s philosophy and operating style include approach to taking and monitoring business risks, attitudes and actions toward financial reporting, conservative or aggressive selection from available accounting principles, conscientiousness and conservatism in developing accounting estimates, conscientiousness and understanding of the risk associated with IT. e. Organizational Structure An organizational structure contributes to an entity’s ability to meet its objectives by providing an overall framework for planning, executing, controlling, and monitoring an entity’s activity. f. Assignment of Authority and Responsibility The assignment of authority and responsibility includes the particulars of how and to whom authority and responsibility for all entity activities are assigned, and should enable each individual to know how his or her actions
9 interrelate with those of others in contributing to the achievement of the entity’s objectives and for what each individual will be held accountable. g. Human Resources Policies and Practices A fundamental concept of internal control previously stated is that it is implemented by people. Thus, for internal control to be effective, it is critical that human resources policies and procedures be employed that will ensure that the entity’s personnel possess the expected levels of integrity, ethical values, and competence. 2.
Risk Assessment Risk assessment for financial reporting purposes is an entity’s identification, analysis, and management of risk relevant to the preparation of financial statements that are fairly presented in conformity with generally accepted accounting principles.
3.
Control Activities Control activities are the policies and procedures used to ensure that appropriate actions are taken to deal with the organization’s identified risks. a. Authorization Controls The main objective of the authorization procedure is to ensure that each transaction is approved by management personnel acting within the scope of authority. b. Segregation of Duties Strong segregation of duties involves segregating transactions authorization, maintaining custody of assets, and maintaining recorded accountabilty in the accounting records. c. Information Processing Controls Information processing controls address risks related to the authorization, completeness, and accuracy of transactions. In such cases, it is useful to further categorize information processing controls as general controls, computer application controls, and control over the financial reporting process.
10 d. Physical Controls Physical controls are concerned with limiting the following two types of access to assets and important records direct physical access and indirect access through the preparation or processing of documents such as sales orders and disbursement vouchers that authorize the use or disposition of assets. e. Performance Reviews Example of performance reviews include management review and analysis of reports that summarize the detail of account balances such as an aged trial balance of accounts, reports of cash disbursements by department, or reports of sales activity and gross profit by customer or region, salesperson, or product line. f. Controls over Management Discretion in Financial Reporting Controls over significant nonroutine and nonsystematic transactions, such as assertions involving judgments and estimates, controls over the selection and application of GAAP, controls over disclosures.
4.
Information and Communication The accounting information system consist of the records and methods used to initiate, identify, analyze, classify, and record the organization’s transactions and to account for the related assets and liabilities. The quality of information the accounting information system generates impacts management’s ability to take actions and make decisions in connection with the organization’s operations and to prepare reliable financial statements.
5.
Monitoring Monitoring is a process that assesses the quality of internal control performance over time. It involves assessing the design and operation of controls on a timely basis and taking necessary corrective actions.
2.3
Unsur-Unsur Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2014:165), untuk menciptakan sistem pengendalian
internal yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain:
11 1.
Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unitunit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi
yang memiliki
kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi. 2.
Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan
12 akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3.
Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi. b. Pemeriksaan
mendadak
(surprised
audit).
Pemeriksaan
mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain. 4.
Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh yaitu:
13 a. Seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. c. Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job
description)
dan
telah
menetapkan
persyaratan
jabatan
(job
requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatanjabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi. 2.4
Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Boynton dan Johnson (2006:393) yang mengutip COSO (Committee
of
Sponsoring
Organizations),
ada
beberapa
alasan
atas
keterbatasannya
pengendalian internal yaitu: 1.
Mistakes in Judgment Occasionally, management and other personnel may exercise poor judgment in making business decisions or in performing routine duties because of inadequate information, time constraints, or other procedures.
2.
Breakdowns Breakdowns in established control may occur when personnel misunderstand instructions or make errors owing to carelessness, distractions, or fatigue. Temporary or permanent changes in personnel or in systems or procedures may also contribute to breakdowns.
3.
Collusion Individuals acting together, such as an employee who performs an important control acting with another employee, customer, or supplier, may be able to
14 perpetrate and conceal fraud so as to prevent its detection by internal control. 4.
Management Override Management can overrule prescribed policies or procedures for illegitimate purposes such as personal gain or enhanced presentation of an entity’s financial condition or compliance status. Override practices included making deliberate misrepresentations to auditors and other such as by issuing false documents to support the recording of fictious sales transactions.
5.
Cost versus Benefits The cost of an entity’s internal control should not exceed the benefits that are expected to ensue. Because precise measurement of both costs and benefits usually is not possible, management must make both quantitative and qualitative estimates and judgments in evaluating the cost benefit relationship.
2.5
Pengertian Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:210), menyatakan bahwa penjualan
kredit
dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
2.6
Fungsi Terkait Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:211), fungsi yang terkait dalam penjualan kredit,
yaitu: 1.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
15 2.
Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4.
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan atau pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.
5.
Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.7
Dokumen Terkait Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:214), dokumen yang terkait dalam penjualan kredit,
yaitu:
16 1.
Surat Order Pengiriman dan Tembusannya a. Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. b. Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. c. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa order-nya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d. Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat tiga lembar, dua lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan satu lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut. e. Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barangbarang yang diterimanya. f. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. g. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber
17 informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).
2.
Faktur dan Tembusannya a. Faktur Penjualan (Customer’s Copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. b. Tembusan Piutang (Account Receiveable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. c. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. d. Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson). e. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang ada ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya mengitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
3.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan
18 dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
4.
Bukti Memorial Dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.8
Unsur Pengendalian Internal Terkait Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:221), unsur pengendalian internal terkait dengan
penjualan kredit yaitu: 1.
Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
19 f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit). g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. 3.
Praktik yang Sehat a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receiveable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.9
Pengertian Pembelian Menurut Mulyadi (2014:299), pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
2.10
Fungsi Terkait Pembelian Menurut Mulyadi (2014:299), fungsi yang terkait dalam pembelian, yaitu:
1.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
20 2.
Fungsi Pembelian Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3.
Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4.
Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi yang kedua yaitu fungsi pencatat persediaan yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2.11
Dokumen Terkait Pembelian Menurut Mulyadi (2014:303), dokumen yang terkait dalam pembelian, yaitu:
1.
Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2.
Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
21 3.
Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: a. Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut. c. Tembusan Bagi Unit Peminta Barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. d. Arsip Tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. e. Arsip Pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. f. Tembusan Fungsi Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. g. Tembusan Fungsi Akuntansi Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
22 4.
Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5.
Surat Perubahan Order Pembelian Perubahan ini dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis, dan diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6.
Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
2.12
Unsur Pengendalian Internal Terkait Pembelian Menurut Mulyadi (2014:312), unsur pengendalian internal yang terkait
dengan pembelian yaitu: 1.
Organisasi a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
23 d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3.
Praktik yang Sehat a. Surat penerimaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fugsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembuan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
2.13
Bagan Alir (Flowchart) Menurut Romney dan Steinbart (2013:163), flowchart didefinisikan sebagai
“A flowchart is an analytical technique used to describe some aspect of an information system in a clear, concise, and logical manner”.
24 Simbol flowchart menurut Romney dan Steinbart (2013), dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut: 1.
Input or output symbols, merupakan perangkat atau media yang menyediakan input atau mencatat output dari proses operasi.
2.
Processing symbols, menunjukkan tipe perangkat apa yang digunakan untuk memproses data atau mengindikasi kapan sebuah proses dilakukan secara manual.
3.
Storage symbols, menunjukkan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data yang tidak sedang digunakan oleh sistem.
4.
Flow and miscellaneous symbols, mengindikasikan aliran data dan barang serta mewakili operasi dimana flowchart diawali atau diakhiri, dimana keputusan dibuat dan kapan memberikan penjelasan tambahan pada flowchart.
Berikut ini adalah penjelasan table input or output symbols: Table 2.1 Input or Output Symbols
Simbol
Nama Document
Keterangan Dokumen dapat dipersiapkan secara manual atau dicetak dengan menggunakan komputer.
Multiple copies of one Digambarkan dengan cara document
menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen di bagian depan sudut kanan atas.
Input or output;
Setiap fungsi input atau
Journal or ledger
output pada flowchart digunakan untuk menggambarkan accounting journals dan ledger pada document flowchart.
25 Display
Informasi ditampilkan oleh peralatan output on-line, seperti terminal, monitor atau layar.
On-line keying
Memasukkan (entry) data melalui peralatan on-line, seperti terminal atau personal computer.
Terminal or personal
Simbol tampilan dan on-
computer
line digunakan bersama mewakili terminal dan personal computer.
Transmital tape
Control totals yang dipersiapkan secara manual digunakan untuk membandingkan dengan computer generated totals.
Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
Berikut ini adalah penjelasan table processing symbols: Table 2.2 Processing Symbols Simbol
Nama
Computer processing
Keterangan
Fungsi pemrosesan yang dilakukan komputer, biasanya menghasilkan perubahan pada data atau informasi.
Manual operations
Pelaksanaan
pemrosesan
yang dilaksanakan secara manual.
26 Auxiliary operation
Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat selain komputer.
Off-line keying
Sebuah
operasi
menggunakan off-line
yang
perangkat
keying,
seperti
cash register. Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
Berikut ini adalah penjelasan table storage symbols: Table 2.3 Storage Symbols
Simbol
Nama Magnetic disk
Keterangan Data disimpan secara permanen pada sebuah magnetic disk yang digunakan untuk file utama (master file) dan database.
Magnetic tape
Data
disimpan
pada
sebuah pita magnetis. On-line storage
Data disimpan dalam file on-line temporer melalui media yang dapat diakses secara langsung, seperti disk.
27 File
File dokumen secara manual disimpan dan dibuka kembali, huruf yang ditulis di dalam simbol menunjukkan urutan pengaturan file secara N = Numeris, A = Alfabetis, D = berdasar tanggal.
Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
Berikut ini adalah penjelasan table flow and miscellaneous symbols: Table 2.4 Flow and Miscellaneous Symbols Simbol
Nama
Keterangan
Document or processing
Arah dari pengolahan atau
flow
aliran
dokumen;
aliran
yang normal adalah ke bawah dan ke kanan. Data or information flow
Arah dari aliran data atau informasi sering kali digunakan untuk menunjukkan salinan data dari satu dokumen ke dokumen lain.
On-page connector
Menghubungkan aliran pemrosesan yang terdapat pada halaman yang sama digunakan untuk menghindari garis-garis yang saling bersilangan di satu halaman.
28 Communication link
Pengiriman data dari satu lokasi
ke
lokasi
lain
melalui jalur komunikasi. Off-line connector
Sebuah masuk dari atau keluar
untuk
halaman
yang lain. Terminal
Awal, akhir atau titik pemberhentian dalam proses atau program, juga dipergunakan untuk menunjukkan adanya pihak eksternal.
Decision
Sebuah langkah pengambilan keputusan yang digunakan dalam sebuah program flowchart untuk menunjukkan percabangan jalan alternatif.
Annotation
Komentar deskripsitif tambahan atau catatan penjelasan untuk klarifikasi.
Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
2.14
Jurnal Penelitian Terdahulu
2.14.1 Jurnal Nasional 1.
Desi (2012) Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas Pada Rumah Sakit Gunung Maria di Tomohon. Pengendalian intern merupakan suatu teknik pengawasan dari seluruh kegiatan operasional perusahaan yang digunakan untuk mencegah terjadinya kecurangan dan kesalahan serta melindungi harta milik perusahaan terutama kas yang paling liquid. Objek penelitian adalah Rumah Sakit Gunung Maria di Tomohon,
29 rumah sakit milik swasta yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan masyarakat umum. Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern penerimaan kas. Metode analisis data yang digunakan
adalah
metode
deskriptif,
dengan
cara
mengumpulkan,
menggambarkan, menganalisa serta menjelaskan data-data mengenai sistem pengendalian intern penerimaan kas pada Rumah Sakit Gunung Maria. Jenis data yang digunakan adalah data kualitatif yang terdiri dari data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data melalui survei. Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem pengendalian intern penerimaan kas pada Rumah Sakit Gunung Maria baik, namun demikian masih terdapat beberapa aspek yang perlu diperbaiki. 2.
Naibaho (2013) Analisis Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Terhadap Efektivitas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku. Salah satu permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan terutama perusahaan pengolahan yang besar adalah mengenai pengolahan persediaan bahan baku yang baik. Karena persediaan merupakan asset perusahaan yang cukup besar, sehingga apabila dalam penanganannya tidak dilakukan dengan baik, maka akan menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengendalian internal persediaan bahan baku terhadap efektifitas pengelolaan persediaan bahan baku pada PT. Industri Kapal Indonesia Bitung. Objek dalam penelitian ini adalah PT. Industri Kapal Indonesia Bitung. Metode analisis yang digunakan adalah metode analisis data deskriptif. Teknik pengumpulan data dengan melakukan observasi ke perusahaan, melakukan wawancara, dan melalukan studi pustaka dengan buku-buku, litelatur, bahan-bahan yang di dapat selama perkuliahan yang relevan dengan permasalahan yang ditreliti. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tugas-tugas atau fungsi yang telah dilakukan serta sistem pencatatan dan pelaporan mengenai aktifitas pengelolaan persediaan bahan baku memadai. Ditemukan beberapa kelemahan, antara lain adanya perangkapan fungsi penerimaan dan penyimpanan pada bagian gudang, stock opname hanya dilakukan setahun sekali.
30 2.14.2 Jurnal Internasional 1.
Badara, Saidin (2013) Impact of the Effective Internal Control System on the Internal Audit Effectiveness at Local Government Level. Penelitian ini mengatakan bahwa pengendalian internal yang efektif memainkan peran penting dalam memastikan pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk menguji hubungan antara sistem pengendalin internal yang efektif dan efektivitas audit internal di tingkat pemerintah daerah yang menyimpulkan bahwa sistem pengendalian internal yang efektif dapat mempengaruhi efektivitas auditor internal di tingkat lokal.
2.
Cho, Lee, Park (2015) Characteristics of Statutory Internal Auditors and Operating Efficiency. Tujuan penelitian ini adalah untuk meneliti tiga karakteristik yang berkaitan dengan auditor hukum internal yaitu kompensasi, kegiatan, dan keahlian. Berdasarkan pengamatan pada 1.340 perusahaan pada tahun 2009-2010 menggunakan data pengungkapan publik yang tersedia bagi perusahaan-perusahaan Korea yang terdaftar. Dalam temuan para penulis menemukan bukti bahwa kompensasi auditor internal hukum berhubungan positif dengan efisiensi operasi. Ini berarti bahwa data kompensasi pada auditor internal hukum di Korea tidak dapat langsung mencerminkan kompetensi dan kemampuan untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka. Di sisi lain, penulis menemukan bukti untuk hubungan positif antara status penuh waktu untuk auditor internal hukum dan efisiensi operasi dan hubungan positif antara kehadiran di rapat dewan untuk auditor internal hukum dan efisiensi operasional. Hasil penelitian juga menunjukkan penurunan efisiensi operasi ketika auditor internal hukum yang baru diangkat. Akhirnya, keahlian auditor internal hukum dalam masalah keuangan atau hukum tidak memberikan keuntungan dalam hal efisiensi operasi. Penelitian ini memberikan kontribusi yang masih ada pada audit internal dengan memeriksa peran penasehat auditor internal hukum dan efeknya pada efisiensi operasi, yang merupakan salah satu tujuan yang ditetapkan oleh COSO.
3.
Dana, Jason, Nathaniel (2012) How Effective are Organizations' Internal Controls? Insights into Specific Internal Control Elements. Berdasarkan respon survei dari sekitar 500 Kepala Audit Eksekutif (CAES) dan auditor internal lainnya, artikel ini memberikan pandangan orang dari kekuatan yang dirasakan oleh kontrol internal organisasi yaitu pengendalian internal atas
31 pelaporan keuangan di lingkungan pengendalian, penilaian risiko, dan pemantauan komponen dari Committee of Sponsoring Organizations (COSO 1992a) Internal Control—Integrated Framework. Meskipun sebagian besar responden
menilai
kekuatan
kontrol
sebagai
relatif
tinggi,
kita
mengidentifikasi beberapa daerah untuk perbaikan potensi pengendalian internal,
terutama
yang
berkaitan
dengan
menilai
komponen
dari
pengendalian internal serta menindaklanjuti penyimpangan dari kebijakan dan manajemen override kontrol. Dalam menganalisis unsur kontrol individu, kita menemukan bahwa kontrol perusahaan publik secara konsisten dinilai sebagai lebih efektif daripada organisasi lain. Kami juga menemukan sejumlah perbedaan yang menarik di industri kunci, terutama di komponen pemantauan, di mana bank-bank dan perusahaan jasa keuangan lainnya muncul untuk memiliki kontrol pemantauan yang lebih kuat daripada perusahaan kesehatan dan layanan lainnya. Tingkat analisis komponen mengungkapkan bahwa pengendalian internal kekuatan komponen positif terkait dengan CAE pelaporan terutama untuk komite audit, status perusahaan publik, dan masa jabatan rata-rata staf fungsi audit internal antara temuan lainnya. Berdasarkan temuan survei, kami menjelaskan implikasi kunci yang relevan dengan auditor internal dan eksternal, peneliti akuntansi dan pendidik, dan manajemen.
32
