BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1.1
Definisi Sistem Menurut Mulyadi (2001, p2) definisi sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem menurut O’Brien (2001, p8) merupakan kumpulan dari komponen–komponen yang saling bekerja sama menuju suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output melalaui proses transformasi yang terorganisir. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan dan bekerja sama dengan menerima input dan menghasilkan output untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.1.2
Komponen Sistem Menurut O’Brien (2001, p8) suatu sistem memiliki tiga komponen dasar, yaitu: 1. Input: menangkap dan mengubah elemen-elemen yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses.
7
8 2. Processing: proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 3. Output: mengirim elemen-elemen yang telah dihasilkan melalui proses transformasi ke tujuan yang telah ditentukan.
2.1.1.3
Definisi Informasi Informasi menurut Mcleod (2001, p15) adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Laudon dan Laudon (2003, p8) mendefinisikan bahwa informasi adalah data yang sudah diubah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi manusia. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi manusia.
2.1.1.4
Definisi Akuntansi Definisi Akuntansi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah seni pencatatan dan pengikhtisaran transaksi keuangan dan penafsiran akibat transaksi ini terhadap suatu kesatuan ekonomi.
9 2.1.1.5
Definisi Sistem Informasi Menurut Hall (2001, p7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai. Menurut Whitten
(2001, p8)
sistem informasi adalah
suatu penataan dari orang-orang, data, proses, presentasi informasi, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari dalam bisnis sekaligus mendukung pemecahan masalah dan kebutuhan pengambilan keputusan dari manajemen dan pemakai. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah rangkaian prosedur dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai untuk pengambilan keputusan dari manajemen.
2.1.1.6
Definisi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003, p15) Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen
yang
menyediakan
informasi
akuntansi
dan
manajemen yang diperoleh dalam kegiatan rutin dari transaksi akuntansi.
10 Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p6) seperti yang diterjemahkan Amir Abadi Jusuf, sistem informasi akuntansi adalah sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen
yang
menyediakan
informasi
akuntansi
dan
manajemen untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.
2.1.1.7
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003, p6) Manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi antara lain: 1. Menghasilkan laporan eksternal. 2. Mendukung kegiatan rutin. 3. Mendukung pengambilan keputusan. 4. Perencanaan dan pengendalian. 5. Mengimplementasikan pengendalian internal.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem menurut Mcleod (2001, p190) adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
11 Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p21) analisis sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi–solusi masalah sistem, penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem dan dasar dari semua ini adalah analisis untung rugi diantara tujuan–tujuan sistem. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dan evaluasi solusi masalah sistem untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.
2.1.2.2
Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p192) perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
2.1.2.3
UML (Unified Modeling Language) Menurut Jones dan Rama (2003, p68) Unified Modeling Language (UML) adalah suatu bahasa untuk menentukan, menggambarkan, membuat, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi dan merupakan diagram yang menunjukkan urutan dari kegiatan dalam suatu proses.
12 2.1.2.4
Pedoman menentukan events Pedoman untuk menentukan events menerut Jones dan Rama (2003, p24) yaitu: 1. Mengenali events pertama dalam suatu proses ketika orang atau bagian pada organisasi bertanggung jawab pada suatu kegiatan. 2. Abaikan kegiatan yang tidak dilakukan oleh internal agent. 3. Mengenali event baru ketika perpindahan tanggung jawab antara internal agent dengan yang lainnya. 4. Mengenali event baru ketika suatu proses akan dilakukan atau dijadwalkan kembali oleh internal agent yang sama. 5. Memberikan nama pada event.
2.1.2.5
UML Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2003, p99) UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan urutan kegiatan dalam suatu proses. Menurut Jones dan Rama (2003, p69) UML activity diagram dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu: 1. The overview diagram merupakan UML activity diagram yang menggambarkan proses bisnis dengan mencatat event atau kejadian-kejadian penting, dan alur informasi antara event tersebut.
13 2. The detailed diagram merupakan UML activity diagram yang menggambarkan dengan lebih detail dari kegiatan yang berhubungan dengan satu atau dua event pada overview diagram.
2.1.2.6
Pengertian Workflow Table Menurut Jones dan Rama (2003, p99) workflow table yaitu menggambarkan dua-kolom table yang menjelaskan actor dan actions atau kejadian dalam suatu proses.
2.1.2.7
UML Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2003, p188) UML class diagram yaitu suatu diagram yang dapat digunakan untuk membuat dokumen-dokumen seperti table, hubungan antar table, dan atribut dari table-table.
Contoh UML Class Diagram menurut Jones dan Rama (2003, p219):
Gambar 2.1 Contoh UML Class Diagram
2.1.2.8
UML Use Case Diagram Menurut Jones dan Rama (2003, p321) UML Use Case adalah urutan kejadian yang terjadi ketika actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Contoh UML Use Case Diagram menurut Jones dan Rama (2003, p338) :
Gambar 2.2 Contoh UML Use Case Diagram
15 2.1.2.9
Pengertian Formulir Menurut Jones dan Rama (2003, p347) formulir adalah suatu dokumen yang telah diformat yang berisi field kosong sehingga dapat diisi data oleh user. Jenis-jenis formulir menurut Jones dan Rama (2003, p316) yaitu: 1. Single Record Entry Form Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi suatu record pada satu tabel. Inventory Maintenance Form ISBN Author Title Gambar 2.3 Single Record Entry Form
2. Tabular Entry Form Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi beberapa record pada satu tabel. Cash Receipt Form Cash Receipt#
Date
Invoice#
Customer#
Customer Name
Check#
Cumulative Amount Gambar 2.4 Tabular Entry Form
Amount
16 3. Multi Table Entry Form Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi record dalam satu atau lebih tabel. Order Entry Form Order# Order Date Customer# Customer Name Contact Person ISBN
Customer Address Phone
Title
Author
Unit Price
Quantity
Extended Price
Sales Tax Total
Gambar 2.5 Multi Table Entry Form
2.1.2.10 Jenis Laporan Jenis-jenis laporan menurut Jones dan Rama (2003, p281) yaitu: 1. Simple Event List
Date: 12/15/03-12/16/03;
Inventory Sales Order by:Sale#
Sale# Product#
Quantity
Price
Extended Price
201 201 201
13 1 12
$2,00 $1,50 $1,50
$26,00 $1,50 $21,00
Total
$77,50
101 103 101
Gambar 2.6 Simple Event List
17 2. Grouped Event Detail Report Inventory Sales by Product# Date: 12/15/03-12/16/03; Products:101-102 Group by:Product# Sale# Quantity Sold Price Extended Price Product 101 201 13 $2,00 $26,00 202 14 1,50 21,00 203 10 2,00 20,00 Subtotal 37 $67,00 Product 102 202 204
2 1 3
$3,00 3,00
$6,00 3,00 $9,00
Gambar 2.7 Grouped Event Detail Report
3. Group Event Summary Report Date:12/15/03 Product# 101 102 103
Sales Summarized by Product# Product:101-103 Type:Sales Summarize by:Product# Total Quantity Total Sales 37 $67,00 3 9,00 1 1,50
Gambar 2.8 Group Event Summary Report
4. Single Event Report Receipt Sale#:201 Product# Description 101 Regular gas 103 Antifreeze Subtotal Tax Total
Quantity Sold 13 1
Price $2,00 1,50
Gambar 2.9 Single Event Report
Date:12/15/03 Extended Price $26,00 1,50 $27,50 0,83 28,33
18 2.1.2.11 Pengertian Navigation Diagram Menurut Mathiassen (2000, p344) Navigation diagram merupakan diagram yang berfokus pada tampilan keseluruhan bagi user. Navigation diagram menunjukkan keterkaitan antara windows dan hubungannya.
2.2
Teori Khusus 2.2.1
Pembelian 2.2.1.1
Definisi Pembelian Menurut
Mulyadi
(2001,
p299)
Sistem
akuntansi
pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Jenis transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 (dua) menurut Mulyadi (2001, p300) yaitu : 1. Pembelian Lokal Pembelian lokal merupakan pembelian dari pemasok dalam negeri. 2. Pembelian Impor Pembelian Impor merupakan pembelian dari pemasok luar negeri.
19 2.2.1.2
Fungsi yang terkait dalam Pembelian Menurut Mulyadi (2001, p300) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas
20 keluar)
yang
berfungsi
sebagai
catatan
utang
atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2.2.1.3
Prosedur Pembelian Menurut Mulyadi (2001, p301-303) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian meliputi : 1. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya
21 fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam
prosedur
ini
fungsi
penerimaan
melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
22 2.2.1.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian Menurut Mulyadi (2001, p303-308) dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan Penerimaan Barang Dokumen
ini
dibuat
oleh
fungsi
penerimaan
untuk
menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
23 spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
2.2.2
Persediaan 2.2.2.1
Definisi Persediaan Menurut Fess, Reeve, Niswonger & Warren (2002, p352) persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi, produksi yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu. Menurut Smith dan Skousen (1997, p328) seperti diterjemahkan Alfonsus Sirait persediaan menunjukkan barangbarang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, serta untuk perusahaan manufaktur merupakan barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi.
24 Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu.
2.2.2.2
Jenis Persediaan Menurut Smith dan Skousen (1997, p327-328) persediaan pada perusahaan manufaktur dapat dibagi menjadi: 1. Bahan baku Merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. 2. Barang dalam proses Terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. 3. Barang jadi Merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual.
2.2.2.3
Fungsi Persediaan Menurut Assauri (1998, p178) dilihat dari fungsinya persediaan dapat dibedakan : 1. Batch stock atau lot size inventory Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan/ barang-barang dalam jumlah lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu.
25 2. Fluctuation stock Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. 3. Anticipation stock Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan/ permintaan meningkat.
2.2.2.4
Metode Pencatatan Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p556) ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu: 1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) Adalah dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. 2. Metode persediaan fisik (physical inventory method) Dalam metode ini hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
26 2.2.2.5
Metode Penilaian Persediaan Menurut Fess, Reeve, Niswonger & Warren (2002, p366) dalam menilai persediaan, metode yang digunakan yaitu: 1. Metode FIFO (First In First Out) FIFO adalah metode penetapan harga pokok persediaan, di mana dianggap bahwa barang-barang yang pertama kali dibeli akan merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian paling akhir. 2. Metode LIFO (Last In First Out) LIFO adalah metode penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa barang-barang yang paling akhir dibeli merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini, persediaan akhir akan dinilai dengan harga pokok pembelian terdahulu. 3. Metode Rata-Rata (Average) Rata-rata adalah metode penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia dijual akan digunakan untuk menilai harga pokok barang yang akan dijual dan yang terdapat dalam persediaan.
2.2.2.6
Pengertian Just In Time (JIT) Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p315-317) Just-inTime (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan
27 sistem persediaan dimana barang-barang hanya disediakan sesuai kebutuhan operasi mendatang. Sistem Just-in-Time (JIT) berbeda dengan sistem persediaan konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dieleminasi secara total.
2.2.2.7
Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p559) Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah: 1. Prosedur pencatatan produk jadi. 2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. 3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. 4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. 5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. 6. Prosedur
pencatatan
harga
pokok
persediaan
yang
dikembalikan kepada pemasok. 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. 8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. 9. Prosedur penghitungan fisik persediaan.
28 2.2.2.8
Pengendalian terhadap Fisik Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p581) pengendalian terhadap fisik persediaan menyangkut fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Fungsi Pembelian Pembelian
barang
hanya
dilakukan
berdasarkan
surat
permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang. Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diterima dan surat penawaran dari pemasok, maka pembelian membuat order pembelian. Formulir ini akan ditandatangani oleh kepala bagian yang bersangkutan supaya dapat dipertanggung jawabkan. Order pembelian ini harus bernomor urut untuk memudahkan pengecekan atas order pembelian yang sudah dipenuhi dan dibatalkan. 2. Fungsi Penerimaan Fungsi ini harus menimbang, menghitung dan memeriksa kualitas dan kuantitas serta spesifik lainnya, kemudian penerima
mempersiapkan
laporan
penerimaan
barang.
Laporan ini antara lain menunjukkan nomor order pembelian, nama penjual, perincian tentang pengangkutan, jumlah dan macam-macam barang yang diterima. 3. Fungsi Penyimpanan Fungsi ini bertanggung jawab atas keamanan barang-barang yang ada di dalam gudang. Pengeluaran dari gudang harus dilakukan berdasarkan surat permintaan barang yang telah
29 dibuat secara tertulis dan telah disetujui oleh pejabat yang berwenang. 4. Fungsi Produksi Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat formulir permintaan bahan pada saat bagian produksi membutuhkan barang untuk diproduksi dan formulir ini harus disetujui oleh pejabat yang berwenang. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas barang yang diterimanya sampai barang tersebut selesai diproduksi menjadi barang jadi.
2.2.2.9
Jurnal Umum Menurut Mulyadi (2001, p3) jurnal merupakan catatan akuntansi
pertama
yang
digunakan
untuk
mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Menurut Mulyadi (2001, p103) jurnal berfungsi untuk menggolongkan transaksi keuangan dan sekaligus berfungsi untuk meringkas transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode akuntansi. Pada umumnya jurnal umum berbentuk jurnal dua kolom (artinya kolom rupiahnya hanya terdiri dari dua kolom) yaitu kolom debit dan kolom kredit. Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi pertama.
30 JURNAL UMUM Halaman _________ Tanggal
Keterangan
Nomor
Nomor
Bukti
Rek.
Tabel 2.1 Jurnal Umum
Debit
Kredit
