BAB 2 LANDASAN TEORI
2. 1
Teori – teori Umum Sebelum melakukan penelitian, seorang peneliti perlu menyusun kerangka teori. Fungsi dari teori dalam melakukan penelitian adalah membantu peneliti menerangkan fenomena sosial atau fenomena alami yang menjadi pusat perhatian peneliti. Teori merupakan himpunan konstruk (konsep), definisi, dan proposisi yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala dengan menjabarkan relasi di antara variabel, untuk menjelaskan dan meramalkan gejala tersebut. (Rachmat, 2008:43) Dengan adanya kerangka teori peneliti akan memiliki landasan dalam menetukan tujuan penelitiannya. Teori-teori yang relevan dengan penelitian ini adalah komunikasi, komunikasi interpersonal, komunikasi organisasi, komunikasi organisasi formal, komunikasi vertikal (downward communicaton & upward communication).
2.1.1
Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama”, sedangkan communico, communication, atau communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah pertama (communis) paling sering disebut sebagai asal komunikasi, yang 10
11
merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, makna, atau suatu pesan dianut secara sama. (Deddy Mulyana, 2007: 46). Komunikasi menurut Harold Laswell yang diterjemahkan oleh Suprapto (2011: 6) mengatakan bahwa, “Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa (who), mengatakan apa (says what), dengan cara apa (in what channel), kepada siapa (to whom), dengan efek apa (with what effect)” Komunikasi dapat diartikan juga sebagai bentuk interaksi manusia yang saling berpengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi (Cangara, 2002:20) Jadi menurut peneliti, komunikasi adalah suatu proses interaksi manusia antara dua orang atau lebih dimana di dalam proses tersebut ada siapa yang memberikan informasi (who), pertukaran pesan atau informasi (says what), menggunakan cara apa (in what channel), kepada siapa pesan disampaikan (to whom), dengan efek apa (with what effect), serta tidak hanya dibatasi pada komunikasi dengan bahasa verbal saja, tetapi ekspresi wajah, lukisan, seni, maupun tekonologi dengan tujuan berbagi makna atau pemikiran (idea).
2.1.2
Komunikasi Interpersonal
Berbicara mengenai suatu organisasi, tidaklah terlepas dari karyawan yang berada di dalam organisasi tersebut. Apabila kita amati, komunikasi yang berlangsung sehari-hari dalam organisasi, kita akan melihat adanya proses
12
komunikasi interpersonal di antara anggota-anggota organisasi dari tingkatan manajemen puncak (top management) hingga karyawan operasional di tingkat paling rendah. Meskipun komunikasi interpersonal juga berlangsung pada proses komunikasi tertulis, namun pengaruhnya terhadap sikap dan perilaku anggotaanggota organisasi lebih terasa pada proses komunikasi tatap muka dibandingkan dengan komunikasi tertulis. Komunikasi Interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005:158-159). Menurut Devito, komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera (Effendy, 2003:30). Menurut Effendi, pada hakekatnya komunikasi interpersonal adalah komunikasi antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat komunikasi
dilancarkan,
komunikator
mengetahui
secara
pasti
apakah
komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya (Sunarto, 2003:13)
13
Jadi menurut peneliti, komunikasi interpersonal adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan antara dua orang atau lebih, dengan beberapa efek dan beberapa umpan balik seketika. Komunikasi interpersonal ini merupakan komunikasi yang paling efektif karena feedback cepat diberikan, jika berlangsung tatap muka dapat melihat komunikasi non verbal dari komunikan. Komunikasi interpersonal sangat berpengaruh dalam organisasi karena karyawan dengan atasan akan menggunakan komunikasi interpersonal untuk memperlancar aliran komunikasi antara atasan dan bawahan (downward communication) ataupun sebaliknya (upward communication).
2.1.2.1
Klasifikasi Komunikasi Interpersonal
Redding yang dikutip Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan klasifikasi komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial, interogasi atau pemeriksaan dan wawancara. a. Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional yang kuat. b. Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi pengembangan hubungan informal dalam organisasi. Misalnya dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperti isu politik, teknologi dan lain sebagainya.
14
c. Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari yang lain. Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil barangbarang organisasi maka atasannya akan menginterogasinya untuk mengetahui kebenarannya. d.
Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Misalnya atasan yang mewawancarai bawahannya untuk mencari informasi mengenai suatu pekerjaannya.
2.1.3
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal maupun informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi interpersonal dan adakalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal, sedangkan komunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gossip. Istilah organisasi bersumber dari kata Latin organization yang berasal dari kata kerja yang juga merupakan kata Latin, organizare, yang berarti “to form as or into a whole consisting of independent or coordinated parts” (membentuk
15
sebagai atau menjadi keseluruhan dan bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi) (Effendy,2003:114) Dengan kata lain, secara harfiah organisasi berarti paduan dari bagianbagian yang saling bergantung satu sama lainnya. Definisi organisasi menurut Rogers dan Rogers yaitu : “Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas” (Rogers dan Rogers dalam Effendy, 2003:114). Rogers dan Rogers memandang organisasi sebagai suatu struktur yang melangsungkan proses pencapaian tujuan yang telah ditentukan, dimana operasi dan instruksi di antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya berjalan secara harmonis, dinamis dan pasti. Menurut Pace dan Faules, “Suatu pendekatan subjektif memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang-orang. Organisasi terdiri dari tindakantindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang-orang. Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus berubah yang dilakukan antara orang-orang antara yang satu dengan lainnya dan tidak eksis secara terpisah dari orang-orang yang perilakunya membentuk organisasi tersebut. Sedangkan pandangan objektif menyarankan bahwa sebuah organisasi adalah sesuatu yang bersifat fisik dan kongkret, dan merupakan struktur dengan batasbatas yang pasti. Istilah “organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan” (Mulyana,2005:11).
16
Pernyataan Pace dan Faules tersebut memperlihatkan bahwa dalam pandangan subjektif organisasi merupakan kegiatan yang dilakukan orangorang yang satu sama lain saling berinteraksi. Sedangkan pandangan objektif menganggap organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Di samping itu, dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Mengacu pada pendapat Aristoteles dalam jurnal ilmiah karya Gail Winslow (2010), komunikasi merupakan sebuah proses bukan peristiwa. Pesan harus sesuai kepada target dan disebarluaskan melalui berbagai saluran untuk didengar dan yang lebih penting, dipertahankan. Kemudian membuat program komunikasi internal untuk meluruskan strategi bisnis, menghasilkan komitmen karyawan, teknologi yang memanfaatkan dan memelihara tindakan yang menimbulkan kepercayaan. Sedangkan Goldhaber mengemukakan bahwa: ”Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang
tidak
pasti
atau
selalu
berubah-ubah”
(Goldhaber
dalam
Muhammad,2002:67). Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan pertukaran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari
17
suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan (Pace dan Faules dalam Mulyana,2005:31). Definisi di atas memperlihatkan bahwa adanya pertunjukan dan pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi. Pertunjukan dan pertukaran pesan merupakan penyampaian dan penerimaan informasi yang menurut Pace dan Faules, dalam penyampaian dan penerimaan informasi ke seluruh unit-unit organisasi merupakan salah satu tantangan besar dalam organisasi. Proses penyampaian dan penerimaan informasi berhubungan dengan aliran informasi. Dengan landasan pengertian komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan di atas, maka terdapat batasan tentang komunikasi organisasi, yaitu komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi. Atau dengan definisi yang disebutkan Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of independent relationship) (Sendjaja, Rahardjo dan Pradekso,2004:133).
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
18
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umummelalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terusmenerus.
2.1.4
Komunikasi Organisasi Formal
Komunikasi
dalam
organisasi
juga
dapat
digolongkan
menjadi
komunikasi formal dan komunikasi informal. Dasar dari penggolongan ini adalah
19
gaya, tatakrama, dan pola aliran informasi dalam perusahaan (Abdullah Masmuh, 2010:14) Komunikasi organisasi formal terjadi bila pesan-pesan atau informasi dikirimkan, ditransfer, dan diterima melalui pola hierarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi; yang biasanya disebut rantai komando. (Abdullah Masmuh, 2010:14) Mengacu pada pendapat Miftah Thoha (2010) seperti yang dikutip dalam jurnal ilmiah, komunikasi organisasi formal merupakan proses komunikasi yang mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur organisasi. Dalam komunikasi organisasi formal terdapat pula komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran atau diagonal. Di dalam skripsi ini, yang dibahas oleh peneliti adalah komunikasi ke bawah
(downward
communication).
communication)
dan
komunikasi
ke
atas
(upward
20
2.1.5 Komunikasi ke bawah (Downward Comunication) 2.1.5.1 Definisi Komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Menurut Davis, komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Wayne Pace & Don F. Faules, 2005:184). Menurut Lewis (1987) komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. (Arni Muhammad, 2007:108) Mengacu pada teori model komunikasi Shanon Weaver seperti yang dikutip oleh Mulyana (2007:149-150) hal ini melukiskan dimana suatu sumber menciptakan pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran
kepada
penerima yang mencipta ulang pesan tersebut, dimana gangguan akan selalu ada dalam saluran bersama pesan tersebut yang diterima oleh penerima Sementara itu, titik berat komunikasi organisasi seringkali bergerak ke arah manajerial yang perhatian utamanya adalah komunikasi ke bawah, kemudian komunikasi ke atas dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu ( Pace & Faules, 2005:185;191).
21
Mengacu pada pendapat Lisa Ward, ketika terjadi sebuah krisis ekonomi dalam perusahaan komunikasi ke bawah sangatlah penting untuk dilakukan, pemimpinlah yang langsung mengkomunikasikan masalah yang terjadi, menetapkan visi untuk masa depan dan memotivasi para pekerja mereka. Sehingga
perusahaan
mereka
mampu
mempertahankan
(atau
bahkan
meningkatkan) tingkat keterlibatan karyawan, dan dapat terlepas dari krisis. Gambar 2.1. Komunikasi ke bawah
Direktur Utama
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Divisi Penjualan
Divisi Promosi
Divisi Pabrik
Manajer Keuangan
Divisi Penelitian
Divisi Divisi Akuntansi Pendanaan
Manajer SDM
Divisi
Divisi
Karyawan
Sumber: Peneliti
2.1.5.2 Tipe Komunikasi ke bawah Menurut Katz & Kahn ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, sebagai berikut (Pace & Faules, 2005:185) :
22
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, 2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, 4. Informasi mengenai kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas. Hal ini dijelaskan pula di dalam buku Komunikasi Organisasi karangan Dr. Arni Muhammad dimana secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan menjadi lima tipe yaitu (Arni Muhammad, 2007: 108-109) : 1) Instruksi Tugas Instruksi tugas / pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu bervariasi bisa berupa perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat – alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan – pesan tugas dan sebagainya. 2) Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila
23
pimpinan mengganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak. 3) Ideologi Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan raisonal. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi. 4) Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik – praktik organisasi, peraturan – peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan informasi. 5) Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang
mengkritik
pekerjaannya,
berarti
pekerjaannya
sudah
memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaanya karyawan kurang baik
24
balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut.
Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur hierarki dalam organisasi. Pesan kebawah cenderung bertambah karena pesan itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut turut. Yang perlu diperhatikan oleh juga ketika pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah, pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
2.1.5.3 Metode Komunikasi ke bawah Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Pace mengemukakan empat klasifikasi metode untuk itu yaitu : metode lisan, tulisan, gambar, dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar (Muhammad,2007:114). Menurut Level & Galle ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai, yaitu : 1. Ketersediaan. Metode – metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginvertasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.
25
2. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan, yang penting informasi cepat sampai. 3. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku. 4. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekadar
menyampaikan
informasi,
dapat
dilakukan
dengan
pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknik tertulis adalah metode yang dipilih. 5. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi tersebut.
Dalam
lingkungan
pelatihan
mungkin
diinginkan
menggunakan metode yang memungkinkan dan mendorong peserta pelatihan untuk bersikap tanggap dan mengajukan pertanyaan. Dalam kasus seperti ini, pertemuan tatap-muka, mungkin menjadi metode yang dipilih. 6. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang
26
tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya. Brosur – brosur yang berkilat – kilat sebaiknya tidak digunakan bila komunikator merasa tidak mampu membuatnya; bila tingkat pendidikan pegawai terbatas, instruksi manual yang rumit mungkin bukan metode yang baik digunakan (Pace dan Don F, 2005:187-188).
Selanjutnya mana metode yang paling efektif dan paling sering digunakan oleh pimpinan telah pula diteliti oleh para ahli. Level mengadakan survei mengenai pemakaian berbagai macam metode yang dikombinasikan dengan situasi tertentu dalam organisasi. Metode yang diteliti adalah metode lisan saja, tulisan saja, lisan kemudian diikuti tulisan dan metode tulisan yang diikuti lisan. Dari hasil surveinya ini disimpulkan bahwa metode yang paling efektif adalah metode lisan pada 6 situasi dari 10 situasi. (Lihat tabel 2.1) Selain dari itu juga ditemukan bahwa metode lisan saja yang paling efektif digunakan untuk situasi memberikan teguran atau menyelesaikan perselisihan di antara anggota organisasi. Metode tulisan saja yang paling efektif digunakan untuk memberikan informasi yang memerlukan tindakan di masa yang akan datang, memberikan informasi yang bersifat umum, dan tidak memerlukan kontak personal.
27
Tabel. 2.1. Metode paling efektif vs paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan pegawai dalam sepuluh situasi berbeda No
SITUASI
PALING EFEKTIF
1.
Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan segera pegawai
Lisan diikuti tulisan.
PALING TIDAK EFEKTIF Tulisan saja.
2.
Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang
Tulisan saja.
Lisan saja.
3.
Penyampaian informasi yang bersifat umum
Tulisan saja.
Lisan saja.
4.
Penyampaian arahan atau perintah perusahaan
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
5.
Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
6.
Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia langsung anda
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
7.
Promosi kampanye keamanan
Lisan diikuti tulisan.
Lisan saja.
8.
Pemberian pujian kepada pegawai atas prestasi kerjanya
Lisan diikuti tulisan.
Tulisan saja.
9.
Pemberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya.
Lisan saja.
Tulisan saja.
10.
Penyelesaian perselisihan di antara para pegawai mengenai masalah kerja
Lisan saja.
Tulisan saja.
Sumber: Dale L. Level, Jr., “Communication Effectiveness: Method and Situation”, Journal of Bussiness Communication
28
Hasil penelitian Level yang menyatakan metode yang paling efektif adalah metode lisan diikuti tulisan, disokong oleh hasil penelitian Dahle. Mereka juga menyatakan bahwa pemakaian papan pengumuman dan metode tulisan saja kurang efektif (Muhammad, 2007:115-116). Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode adalah sebagai berikut : 1. Metode Lisan a) rapat, diskusi, seminar, konferensi b) wawancara c) telepon d) kontak interpersonal e) laporan lisan f) ceramah 2. Metode Tulisan a) surat b) memo c) telegram d) majalah, surat kabar e) deskripsi pekerjaan f) panduan pelaksanaan pekerjaan g) laporan tertulis h) pedoman kebijaksanaan
29
3. Metode Gambar a) grafik b) poster c) peta d) slide e) film f) foto (Muhammad, 2007: 116)
2.1.5.4 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke bawah (downward communication) Arus komunikasi atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar. Arus komunikasi ini dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain sebagai berikut: 1.
Keterbukaan Kurangnya sifat terbuka antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan.
2.
Kepercayaan pesan terhadap tulisan Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan
30
secara tertulis. Hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk tulisan. 3.
Pesan yang berlebihan Karena banyaknya pesan yang dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani oleh memo-memo, bulletin, surat pengumuman dan lain-lain sehingga banyak sekali pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya.
Banyak karyawan hanya
membaca pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya yang lain dibiarkan saja tidak dibaca. 4.
Pemilihan waktu Pemilihan waktu mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Bila pesan dikirimkan tidak pada saat yang dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin akan mempengaruhi efektivitasnya.
5.
Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima oleh mereka. Penyaringan pesan disebabkan oleh bermacam-macam faktor, diantaranya perbedaan persepsi diantara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor. Menurut Melinger,
31
karyawan yang kurang percaya kepada seorang supervisor mungkin menghambat pesan supervisi. (Muhammad, 2007:110)
2.1.6 Komunikasi ke atas (Upward Communication) 2.1.6.1 Definisi Komunikasi ke atas Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempumaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan (Muhammad, 2004, p.116). Gambar 2.2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Direktur Utama
Manajer Produksi
Divisi Penjualan
Divisi Promosi
Manajer Keuangan
Manajer Pemasaran
Divisi Pabrik
Divisi Penelitian
Divisi Divisi Akuntansi Pendanaan
Manajer SDM
Divisi
Divisi
Karyawan Sumber: Peneliti
32
Pentingnya komunikasi ke atas disebabkan beberapa alasan, menurut Sharma seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:190) aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembaharuan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang – orang lainnya. Sedangkan menurut Planty dan Machaver seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:190) komunikasi ke atas menambahkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran – saran mengenai operasi organisasi. Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi ke atas menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari bawahan mereka yang (Pace dan Faules, 2005:190): 1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan tentang pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu mendatang. 2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan. 3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan. 4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka/rekan kerja mereka, dan organisasi.
33
2.1.6.2 Fungsi Komunikasi ke atas Menurut Pace komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu, fungsinya sebagai berikut : 1.
Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. 2. Arus komunikasi ke atas memberi informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. 3. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide–ide dan saran–saran tentang jalannya organisasi. 4. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. 5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi yang ke bawah. 6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah – masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas – tugasnya dan organisasi. (Pace dan Faules, 2005:190) Smith mengatakan komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi
pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang
34
disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya (Muhammad, 2007:117). Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempumaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan (Muhammad, 2004, p.116).
2.1.6.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke atas (upward communication) Arus komunikasi bawahan kepada atasan tidaklah selalu berjalan lancar, bahkan seringkali mengalami hambatan yang dikarenakan beberapa alasan. Menurut Sharma, seperti dikutip oleh Pace dan Don (2005:191-192) ada empat alasan tersebut yaitu: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka. Penelitian menunjukkan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat dengan penyelia mereka.
35
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai. Pegawai sering sekali melaporkan bahwa manajer mereka tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberikan tanggapan terhadap masalah pegawai dan mungkin menahan komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka. 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberikan penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap terbuka. 4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak tanggap pada apa yang dikatakan bawahan tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ke atas antara lain adalah : 1. Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya. 2. Komunikasi ke atas yang bersifat positif, lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan mengenai pengelolaan dari pada komunikasi yang bersifat negatif.
36
3. Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru. 4. Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu. 5. Komunikasi ke atas lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima. (Muhammad, 2001:119).
2.1.6.4 Prinsip-Prinsip Komunikasi ke Atas Prinsip-prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Machaver adalah sebagai berikut : 1. Program komunikasi ke atas langsung terus-menerus 2. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin. 3. Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah. 4. Program komunikasi ke atas yang efektif, memerlukan pengambilan tindakan berespon terhadap masalah. 5. Program komunikasi yang efektif, memerlukan pendengaran yang obyektif. 6. Program komunikasi ke atas yang efektif, menggunakan bermacammacam
media
dan
metode
(Muhammad,Arni 2001:121)
untuk
memajukan
informasi
37
2.2
Teori – teori Khusus Ada beberapa teori khusus yang mendukung peneliti dalam melakukan penelitian. Teori khusus ini merupakan bagian dari teori komunikasi organisasi, dimana teori inilah yang dapat membantu peneliti dalam mendalami fenomena sosial yang terjadi dalam ruang lingkup penelitian.
2.2.1 Teori Struktur Organisasi 2.2.1.1 Definisi struktur organisasi Dalam konteks desain organisasi, struktur organisasi didefinisikan sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Robbins dan Coulter mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dan dikelompokkan secara formal. Sedangkan organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Coulter, 2005:254).
Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi. Keenam elemen tersebut meliputi :
1. Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
38
2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama 3. Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi 4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif 5. Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi 6. Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dilakukan. (Stephen P. Robbins, 2003:176)
2.2.1.2. Desain organisasi 1. Struktur Sederhana (simple structure) Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.
39
Struktur sederhana paling banyak digunakan oleh usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah sama. Kekuatan kesederhanaanya.
utama
dari
Cepat,
struktur
fleksibel,
tidak
sederhana
ini
mahal
untuk
terletak dikelola,
pada dan
akuntabilitasnya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah tidak bisa diterapkan pada organisasi yang besar. Hal ini karena ketika diterapkan pada organisasi yang besar dimana formalisasi-nya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi akan menyebabkan kelebihan beban (overload) informasi di puncak. Pengambilan keputusan akan berjalan lambat karena tergantung kepada satu orang yaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi. (Stephen P. Robbins, 2003:186-188)
2. Struktur Birokrasi Struktur birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, dan pengambilan keputusan mengikuti rantai komando. Kekuatan
utama
birokrasi
adalah
terletak
pada
kemampuannya
menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara efisien. Menyatukan beberapa kekhususan dalam departemen-departemen fungsional menghasilkan skala ekonomi, duplikasi yang minim pada personel dan peralatan, dan karyawan
40
memiliki kesempatan untuk berbicara “dengan bahasa yang sama” di antara rekan-rekan sejawat mereka. Sedangkan kelemahan struktur birokrasi adalah berlebihan dalam mengikuti aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi, kurang inovatif dan birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadai masalah-masalah yang sebelumnya sudah diatur dengan jelas cara penyelesaiannya. Artinya, ketika dihadapkan pada permasalahan baru, struktur birokrasi menjadi tidak efisien lagi karena diperlukan aturan-aturan baru untuk menyelesaikan permasalah tersebut. (Stephen P. Robbins, 2003:188-189)
3. Struktur Matrik Struktur matrik adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak misalnya pada penyatuan para
spesialis,
yang
meminimalkan
jumlah
yang
diperlukan
sembari
memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh produksi. Kelemahan departementalisasi fungsional adalah sulit mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran.
41
Karakteristik struktur matrik ia mematahkan konsep kesatuan komando. Karyawan yang berada dalam struktur matrik memiliki dua atasan (misal manajer produksi dan manajer fungsional). Kelemahan utama dari struktur matrik adalah sering menyebabkan kebingungan yang dapat meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran sekaligus dapat menciptakan konflik. (Stephen P. Robbins, 2003:189-191)
2.3
Kerangka Pikir Manusia sebagai tenaga kerja atau pegawai agar tambah tumbuh dan berkembang dengan baik secara bersemangat dalam melakukan aktivitas kerjanya maka sangat penting perusahaan atau organisasi memberikan perhatiannya kepada pegawai dengan perhatian yang baik. Pegawai akan dapat menjalankan fungsinya dengan baik sehingga prestasi kerja pegawai dapat meningkat dan mendorong pencapaian tujuan organisasi. Salah satu faktor yang mempengaruhi semangat kerja pegawai adalah komunikasinya. Komunikasi dengan karyawan merupakan salah satu faktor yang secara tidak langsung berpengaruh terhadap semangat kerja pegawai, baik secara vertikal, horizontal maupun diagonal. Terutama dalam berkomunikasi antara atasan kepada bawahan (downward communication) dan dari bawahan kepada atasan (upward communication). Komunikasi dalam organisasi yang efektif akan tercapai jika informasi, ide, pesan maupun gagasan disampaikan dengan jelas, dipersepsi, dimengerti dan dilaksanakan sama dengan maksud si pengirim pesan.
42
Komunikasi memberikan keterangan tentang pekerjaan yang membuat pegawai bertindak leluasa dan dengan perasaan tanggung jawab pada diri sendiri dan pada waktu bersama mengembangkan semangat kerja dalam organisasi sehingga dapat mencapai apa yang ditargetkan perusahaan. Dengan adanya komunikasi diharapkan para pegawai dapat bekerja dengan baik, maka dapat meningkatkan kinerja perusahaan, baik dalam profit maupun manajemen organisasi. Secara sistematis dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 2.3 Kerangka Pikir Dalam komunikasi organisasi ada lima bentuk perpindahan informasi yang terjadi, yaitu: Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi horisontal Komunikasi lintas saluran Komunikasi informal, pribadi atau selentingan
Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke atas
Ada masalah
Ada masalah
Mengacu pada teori umum dan khusus Strategi mengatasi permasalahan komunikasi ke bawah dan ke atas
Mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan
Sumber : Peneliti
43
Keterangan Gambar:
Ada lima bentuk perpindahan informasi dalam komunikasi organisasi yaitu, komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, komunikasi lintas saluran, komunikasi informal, pribadi atau selentingan. Akan tetapi yang dibahas dalam skripsi ini hanya komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas. Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau pimpinan kepada bawahan. Komunikasi ke bawah biasa digunakan untuk penyampaian pesan yang berkenaan dengan tugas – tugas dan pemeliharaan hubungan. Sedangkan Komunikasi ke atas menunjukkan arus pesan yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke atas biasa digunakan untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Ada masalah yang sering dihadapi di PT. Dwi Kencana Motor. Masalah yang sering muncul di dalam komunikasi ke bawah yaitu, kejelasan pesan, frekuensi, ketepatan waktu penerimaan pesan, keterbatasan memori karyawan dalam mengingat pesan, kurang tanggap karyawan setelah menerima pesan, dan sikap pegawai bila belum jelas terhadap maksud pembicaraan. Sedangkan dalam komunikasi ke atas masalah yang terjadi adalah, kejelasan isi komunikasi, kurang tanggapnya atasan terhadap saran yang diberikan, kesempatan berkomunikasi dengan atasan, ketepatan waktu penyampaian pesan, dan sikap pegawai bila mengalami kesulitan dalam pekerjaan.
44
Strategi yang dipakai untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan mengurangi hambatan komunikasi yang terjadi dalam PT. Dwi Kencana Motor melalui penyaringan, persepsi selektif, perasaan, dan bahasa. Selain itu mengurangi hambatan yang disebabkan oleh faktor organisasi dan faktor personal. Sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan PT. Dwi Kencana Motor. Dimana peningkatan kinerja seharusnya terlihat dari komunikasi yang bisa berjalan dengan baik, karyawan menjadi lebih cekatan dan tanggap dalam menerima pesan, dan atasan menjadi terbuka serta selalu mengadakan meeting progress untuk mendengarkan karyawan.
