21
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Konsep dan Definisi Pengukuran dengan Metode Balanced Scorecard Menurut Tangen (2005, p46), sistem pengukuran kinerja yang baik adalah sekumpulan ukuran kinerja yang menyediakan perusahaan dengan informasi
yang
berguna,
sehingga
membantu
mengelola,
mengontrol,
merencanakan, dan melaksanakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan adanya pengukuran kinerja maka perusahaan diharapkan mampu bertahan dan mengikuti persaingan dan perkembangan yang ada. Sistem pengukuran kinerja dkelompokkan menjadi tiga sistem, yaitu: 1. Kelompok Pertama “Fully Integrated” Sistem pengukuran kinerja pada kelompok ini merupakan sistem pengukuran yang paling baik (advanced), yang mana banyak kebutuhan yang harus dipenuhi. Sistem ini mampu menjelaskan hubungan kausal yang melintasi organisasi. Kebutuhan dari seluruh pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) dipertimbangkan. Database dan sistem pelaporan harus terintegrasi satu dengan yang lainnya. 2. Kelompok Kedua “Balanced” Sistem ini mampu melihat kinerja dari pandangan yang multidimensi, dari perspektif dan horizon waktu yang berbeda. Sistem ini mendukung inovasi dan pembelajaran dan berorientasi pelanggan. Tujuan dari sistem
22 ini
adalah
lebih
kepada
memperbaiki
dibandingkan
dengan
memonitornya. 3. Kelompok Ketiga “Mostly Financial” Kelompok ketiga merepresentasikan sistem pengukuran kinerja yang berbasiskan pengukuran kinerja tradisional, seperti ROI, aliran kas, dan produktifitas pekerja. Sistem ini berorientasi pada profit dan optimasi berdasarkan efisiensi biaya dan pada umumnya hasilnya berorientasi jangka pendek. Walaupun kelompok ketiga mempunyai keterbatasan, namun harus tetap dipenuhi. Balanced Scorecard (BSC) didefinisikan sebagai suatu alat manajemen kinerja (performance management tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non-finansial yang kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat (Luis dan Biromo, 2007, p16). Dari definisi tersebut, BSC jelas sangat berperan sebagai penerjemah atau pengubah visi dan strategi organisasi menjadi aksi. Oleh karena itu, BSC tidak berhenti pada saat strategi selesai dibangun, tetapi terus-menerus memonitor eksekusinya. Sedangkan menurut Chow. (1998), menyebutkan definisi Balanced Scorecard sebagai berikut: “Essentially, the BSC is a set of financial and nonfinancial measures relating to company critical success factors. What is innovative about that concept is that components of the scorecard are designed in integrative fashion such they reinforce each other in indicating both the current and future prospects of the company.”
23 Menurut Luis dan Biromo (2007, p19), dikutip dari Mulyadi (2001), Balanced Scorecard terdiri dari dua kata, yaitu: 1. Kartu skor (scorecard). Kartu nilai adalah kartu yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja dan juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan di masa depan. Melalui kartu nilai, nilai yang hendak diwujudkan di masa depan dibandingkan dengan hasil kinerja sesungguhnya. Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk melakukan evaluasi atas kinerjanya. 2. Berimbang (Balanced). Berimbang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kinerja diukur secara berimbang, yaitu antara indikator finansial dan non-finansial, indikator kinerja masa lalu, masa kini, dan masa datang, indikator internal dan eksternal, serta indikator yang bersifat Leading (cause/drivers) dan Lagging (effect/outcome). Keunggulan BSC dibanding dengan konsep perencanaan strategi lainnya ialah bahwa BSC dapat menjaga keseimbangannya di antara indikator-indikator tersebut.
2.1.1 Sejarah Balanced Scorecard Pada tahun 1989, berawal dari terciptanya benturan antara keharusan membangun kapabilitas kompetitif jangka panjang dengan tujuan yang tak tergoyahkan dari model akuntansi finansial biaya historis telah menciptakan sebuah sintesis: Balanced Scorecard. Menurut
Luis
dan
Biromo
(2007,
p16)
dan
kutipan
dari
www.ririsatria.net, Balanced Scorecard pertama kali muncul pada tahun 1992,
24 dalam artikel yang ditulis oleh Kaplan dan Norton di majalah Harvard Business Review edisi Januari-Februari 1992 dengan judul “The Balanced Scorecard: Measures that Drive Performance”. Metode ini dikembangkan dari penelitian yang secara intensif dilakukan mulai 1989. Ada dua ide utama yang terkandung dalam BSC generasi pertama ini, yaitu pengukuran indikator kinerja bisnis serta empat perspektif untuk melakukan pengukuran tersebut. Metode Balanced Scorecard versi lengkap pertama kali muncul dalam bentuk buku pada tahun 1996, berjudul “The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action” ditulis oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton. Pada buku ini sudah diulas secara lengkap hubungan sebab-akibat (cause-effect relationships), penyusunan insiatif stratejik (strategic initiatives), customer value proposition, serta konsep lead dan lag. Selanjutnya oleh para pengamat, disebut sebagai BSC generasi kedua. BSC generasi kedua memiliki beberapa perbedaan dengan BSC generasi pertama, perbedaan yang paling signifikan ialah adanya hubungan sebab-akibat diantara berbagai sasaran strategis yang disebut dengan Peta Strategi. BSC mengembangkan seperangkat ukuran finansial kinerja masa lalu dengan ukuran pendorong (driver) kinerja masa depan. Tujuan dan ukuran kartu nilai diturunkan dari visi dan strategi perusahaan. Tujuan dan ukuran memandang kinerja perusahaan dari empat perspektif, yaitu: perspektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran & pertumbuhan. Keempat perspektif ini memberi kerangka kerja bagi BSC (Kaplan dan Norton, 2000, p7).
25 2.1.2 Penyebab Kegagalan Penerapan Balanced Scorecard Menurut Schneiderman (http://jsofian.wordpress.com), seorang konsultan sekaligus sebagai senior examiner di Malcom Baldrige National Quality Award, memaparkan faktor-faktor yang menyebabkan Balanced Scorecard gagal. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut: •
Faktor independen pada scorecard tidak didefiniskan secara benar khususnya perspektif non finansial. Padahal faktor non finansial ini sebagai indikator utama yang memberikan kepuasan bagi stakeholder di masa yang akan datang.
•
Metrik didefinisikan secara minim (poor). Umumnya metrik finansial lebih mudah didefinisikan karena berhubungan dengan angka secara kuantitatif, sedangkan untuk non finansial tidak ada standar yang pasti. Pendefinisian metrik dalam bentuk kongkretnya adalah penentuan ukuran dari masing-masing objektif dalam setiap perspektif BSC. Dalam pengukuran metrik
sejatinya harus mampu
mendefinisikan dan
mempertahankan proses dalam top-down dan bottom-up. Kriteria metrik yang baik adalah:
a) Reliable dihubungkan dengan kepuasan stakeholder b) Weakness and Defect oriented dan continuous valued c) Ringkas dan mudah dipahami d) Dapat didokumentasikan, konsisten, bertahap, dan dijabarkan secara operasional e) Sesuai dan accessible bagi operator dan user
26 f) Terhubung dengan sistem data yang dapat menjelaskan sebab dan akibat g) Memiliki proses formal untuk review dan modifikasi. •
Terjadi “negosiasi” dalam penentuan improvement goal dan tidak berdasarkan stakeholder requirement, fundamental process limits dan improvement process capabilities. Istilah negosiasi ini dalam prakteknya diistilahkan dengan “penghijauan” skor, artinya agar tampak kinerjanya bagus bisa jadi target yang diturunkan atau time frame-nya disesuaikan.
•
Tidak adanya sistem deployment yang terintegrasi dari level top-down dan sub process level dimana sebenarnya actual improvement activities terjadi.
•
Tidak adanya metode dan sistem improvement yang baku dalam penerapan BSC.
•
Tidak adanya dan tidak mampunya membuat quantitative linkage antara non finansial dan finansial.
Bagaimana solusinya? Menurut saya solusinya ada dua yaitu:
1) Menggunakan software BSC yang sudah teruji dan proven, lakukan metode push dari top management sehingga semua manajemen “Dipaksa“ untuk mengikuti dan menyesuaikan dengan software BSC. Berdasarkan pengalaman saya, Software BSC yang baik, salah satu kriterianya adalah memiliki wizard step by step yang menuntun user untuk dapat membuat linkage diagram, objective, program, target, dsb.
27 Satu step tidak dipenuhi, step berikutnya tidak dapat dilanjutkan. 2) Libatkan konsultan yang memiliki jam terbang dalam penyusunan BSC secara manual. Peranan BSC menjadi sangat penting dalam memberikan pertimbangan dalam penentuan objektif, pengukuran, time frame dan maintenance.
2.1.3 Keunggulan Balanced Scorecard Mulyadi (2001) menjelaskan beberapa keunggulan Balanced Scorecard yaitu komprehensif, koheren, seimbang dan terukur sebagai berikut: 1. Komprehensif Balanced Scorecard memperluas perspektif yang dicakup dalam perencanaan strategis, dari yang sebelumnya terbatas pada perspektif finansial, kemudian meluas ke tiga perspektif yang lainnya, yaitu: pelanggan, proses internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Perluasan perspektif rencana strategis ke perspektif non-finansial tersebut menghasilkan manfaat sebagai berikut: a. Menjanjikan kinerja finansial yang berlipatganda dan berjangka panjang. b. Memberikan kemampuan perusahaan untuk memasuki lingkungan bisnis yang kompleks. Balanced Scorecard memotivasi personil untuk mengarahkan usahanya ke sasaran-sasaran strategis yang menjadi penyebab utama dihasilkannya kinerja finansial. Untuk menghasilkan kinerja finansial,
28 personil harus mewujudkan sasaran dari perspektif pelanggan. Perusahaan harus mampu menghasilkan produk dan jasa yang menghasilkan value terbaik bagi pelanggan dari proses yang produktif dan cost-effective. Proses yang produktif dan cost-effective harus dijalankan oleh personil yang produktif dan berkomitmen. 2. Koheren Balanced Scorecard mewajibkan personil untuk membangun hubungan sebab-akibat (causal relationship) di antara berbagai sasaran strategis yang dihasilkan dalam perencanaan strategis. Setiap sasaran strategis yang ditetapkan dalam perspektif non-finansial harus mempunyai hubungan kausal dengan sasaran finansial baik secara langsung maupun tak langsung. Sebagai contoh, sasaran strategis dalam perspektif pembelajaran dan pertumbuhan harus menjadi penyebab diwujudkannya sasaran strategis di perspektif proses internal
atau
pelanggan
atau
secara
langsung
menjadi
penyebab
diwujudkannya sasaran strategis di perspektif finansial. Dengan demikian, sistem perencanaan strategis yang menghasilkan sasaran strategis yang koheren akan menjanjikan pelipatgandaan kinerja finansial berjangka panjang, karena personil dimotivasi untuk mencari inisiatif strategis yang mempunyai manfaat bagi perwujudan sasaran strategis di perspektif pembelajaran dan pertumbuhan, proses internal, pelanggan dan finansial. Dalam pendekatan Balanced Scorecard, tidak ada inisiatif strategis yang tidak bermanfaat untuk mewujudkan sasaran strategis tertentu. Kekoherenan sasaran strategis yang menjanjikan pelipatgandaan kinerja
29 finansial sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk memasuki lingkungan bisnis yang kompetitif. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, perusahaan dituntut untuk menjadi institusi pelipatganda kekayaan (wealth-multiplying institution), bukan sekedar institusi pencipta kekayaan (wealth-creating institution). Berbagai inisiatif strategis yang dihasilkan oleh sistem perencanaan strategis dipilih untuk mewujudkan berbagai sasaran strategis dengan memperhatikan keyakinan dasar (core beliefs) dan nilai dasar (core values) yang ditetapkan dalam sistem perumusan strategi. Kekoherenan yang demikian menjanjikan diwujudkannya visi organisasi berlandaskan nilai dasar organisasi. 3. Seimbang Keseimbangan sasaran strategis yang dihasilkan oleh sistem perencanaan strategis adalah penting untuk menghasilkan kinerja finansial berjangka panjang. 4. Terukur Keterukuran sasaran strategis yang dihasilkan oleh sistem perencanaan strategis menjanjikan ketercapaian berbagai sasaran strategis yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Balanced Scorecard mengukur sasaran-sasaran strategis yang sulit untuk diukur. Sasaran-sasaran strategis di perspektif pelanggan, proses internal, serta pembelajaran & pertumbuhan merupakan sasaran yang tidak mudah diukur, namun dalam pendekatan Balanced Scorecard, sasaran pada ketiga perspektif non finansial tersebut ditentukan ukurannya agar dapat
30 dikelola sehingga dapat diwujudkan. Dengan demikian keterukuran sasaransasaran strategis pada ketiga perspektif tersebut menjanjikan perwujudan berbagai sasaran strategis non finansial, sehingga kinerja finansial dapat berlipatganda dan berjangka panjang.
2.2
Perspektif Balanced Scorecard Tujuan dan ukuran scorecard diturunkan dari visi dan strategi perusahaan. Tujuan dan ukuran kinerja dalam Balanced Scorecard lebih dari sekumpulan ukuran kinerja finansial dan non finansial khusus, semua tujuan dan ukuran ini diturunkan dari suatu proses dari atas ke bawah (top down) yang digerakkan oleh misi dan strategi unit bisnis, seperti pada gambar 2.1. Balanced Scorecard menekankan bahwa semua ukuran finansial dan non finansial harus menjadi sistem informasi untuk para pekerja di semua tingkat pada perusahaan. Di samping itu, Balanced Scorecard mampu merencanakan strategi pilihan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan kedalam sasaran-sasaran strategis yang bersifat kualitatif, adapun tahapan untuk merencanakan strategis dalam kerangka Balanced Scorecard ialah sebagai berikut: 1. Sasaran strategi 2. Ukuran sasaran strategi (lag indicator dan lead indicator) 3. Target 4. Inisiatif strategi.
31
Gambar 2.1 Balanced Scorecard memberi Kerangka Kerja untuk Penerjemahan Strategi ke dalam Kerangka Operasional
Secara diagram, Balanced Scorecard terdiri dari empat perspektif, yaitu: perspektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran & pertumbuhan. Perspektif di sini adalah fokus pandangan kita yang dititikberatkan pada keempat hal tersebut. Terkait dengan BSC, keempat perspektif itu merupakan peta wilayah di mana kita harus meletakkan strategi-strategi yang relevan di tiap-tiap bagian. Strategi yang relevan tersebut dinamakan dengan sasaran strategi yang sesungguhnya merupakan strategi itu sendiri.
32 2.2.1 Perspektif Finansial Pembentukan sebuah Balanced Scorecard seharusnya akan mendorong unit bisnis untuk mengaitkan tujuan finansial dengan strategi korporasi. Tujuan finansial menjadi fokus tujuan dan ukuran di semua perspektif Scorecard lainnya. Setiap ukuran terpilih harus merupakan bagian dari hubungan sebabakibat yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan kinerja finansial. Scorecard harus menjelaskan strategi perusahaan, dimulai dengan tujuan finansial jangka panjang, dan kemudian mengaitkannya dengan berbagai urutan tindakan yang harus diambil berkenaan dengan proses finansial, pelanggan, proses internal, dan para pekerja sistem untuk menghasilkan kinerja ekonomis untuk jangka panjang seperti yang diinginkan oleh perusahaan. Tujuan dan dan ukuran finansial harus memainkan peranan ganda, yaitu menentukan kinerja finansial yang diharapkan dari strategi, dan menjadi sasaran akhir tujuan dan ukuran perspektif scorecard lainnya (Kaplan dan Norton, 2000, p41). Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan sebagai tolak ukur pada perspektif finansial ialah sebagai berikut (Tabel 2.1). Tabel 2.1 KPI Perspektif Finansial KPI
Definisi
Formula
Pengembalian Atas Investasi (ROI) ialah bentuk paling mudah dari analisis ROI
profitabilitas, yaitu
(%)
menghubungkan laba bersih (pendapatan bersih) yang dilaporkan terhadap total aktiva di neraca.1)
ROI =
Sumber
Laba Setelah Pajak
1)
Helfert, 1997, p75.
2)
www.investopedia.com
x100% Total Aktiva
(Rumus 2.1)
33 A performance measure used to evaluate the efficiency of an investment or to compare the efficiency of a number of different investments. 2)
Rasio yang digunakan Total Asset Turnover
untuk mengukur
Penjualan
3)
Mun’im Azka, 2001
4)
www.investopedia.com
5)
Laporan Manajemen
Total Aktiva
seberapa efisien perusahaan
(kali)
Total Asset Turnover =
(Rumus 2.2)
mempergunakan aktivanya.3) An indicator of a
EBIT = Penjualan – HPP – Biaya
company's profitability,
Usaha
calculated as Earn Before
revenue minus
Interests &
expenses, excluding tax
Taxes (Rupiah)
(Rumus 2.3)
and interest. EBIT is also referred to as "operating earnings", "operating profit" and "operating income".4)
Nilai Penjualan
Jumlah seluruh hasil
Nilai Penjualan = Σ Penjualan bersih
penjualan produk SBU
setiap SBU
WIKA Beton
5)
(Rupiah) Nilai Kontrak Baru
bersih.
(Rumus 2.4)
Jumlah seluruh
Nilai Kontrak Baru = Σ nilai kontrak
perolehan kontrak baru
baru setiap SBU
bersih. 6)
6)
Laporan Manajemen WIKA Beton
(Rumus 2.5)
(Rupiah)
2.2.2 Perspektif Pelanggan Pada perspektif pelanggan Balanced Scorecard, perusahaan melakukan identifikasi pelanggan dan segmen pasar yang dimasuki. Segmen pasar merupakan sumber yang akan menjadi komponen penghasilan tujuan finansial perusahaan. Perspektif pelanggan memungkinkan perusahaan menyelaraskan berbagai ukuran pelanggan. Perspektif pelanggan juga memungkinkan
34 perusahaan melakukan identifikasi dan pengukuran secara eksplisit proposisi nilai yang akan diberikan kepada pelanggan dan pasar sasaran. Proposisi nilai ini merupakan faktor pendorong (lead indicator) untuk ukuran pelanggan penting. Di masa lalu, perusahaan dapat memusatkan diri pada kapabilitas internal dengan mengandalkan kinerja produk dan inovasi teknologi. Tetapi perusahaan yang tidak memahami kebutuhan pelanggan akan memudahkan para pesaing untuk menyerang melalui penawaran produk yang lebih baik yang sesuai dengan preferensi pelanggan. Oleh karena itu, banyak perusahaan saat ini berpindah fokus secara eksternal kepada pelanggan. Jika ingin mencapai kinerja finansial jangka panjang yang hebat, setiap unit bisnis harus menciptakan dan memberikan produk yang bernilai kepada konsumen. Dengan demikian, perspektif pelanggan Balanced Scorecard menerjemahkan misi dan strategi perusahaan ke dalam tujuan yang spesifik yang berkenaan dengan pelanggan dan segmen yang dikomunikasikan ke seluruh perusahaan, seperti pada gambar 2.2 (Kaplan dan Norton, 2000, p55). Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan sebagai tolak ukur pada perspektif pelanggan ialah sebagai berikut (Tabel 2.2).
Gambar 2.2 Perspektif Pelanggan – Ukuran Utama (Kaplan & Norton, 2000, p60)
35 Tabel 2.2 KPI Perspektif Pelanggan KPI
Definisi Market Share is
Formula
Sumber
Pangsa Pasar =
the percentage or proportion of the total available
Total Nilai Tender Yang Dimenangkan
www.wikipedia.com
8)
Kaplan & Norton,
× 100%
2000, p60
Total Nilai Tender Yang Diikuti 9)
market or market segment that is
7)
(Rumus 2.6)9)
Laporan Manajemen WIKA Beton
being serviced by a company. It is generally necessary to commission market research Pangsa Pasar (%)
(generally desk/secondary research, although sometimes primary research) to estimate the total market size and a company's market share.7)
Pangsa pasar menggambarkan proporsi bisnis yang dijual oleh sebuah unit bisnis di pasar tertentu. 8)
Mengukur dalam bentuk relatif atau
Akuisisi Pelanggan = Jumlah Pelanggan Baru
absolut, Akuisisi Pelanggan (%)
keberhasilan unit bisnis menarik
10) Kaplan & Norton, 2000, p60 × 100%
Jumlah Total Pelanggan
11) Laporan Manajemen WIKA Beton
(Rumus 2.7)11)
atau memenangkan pelanggan atau bisnis baru.10) Mempertahankan
Retensi Pelanggan (%)
pelanggan yang
Retensi Pelanggan = Jumlah Pelanggan Lama
ada di segmen tertentu untuk mempertahankan
Jumlah Total Pelanggan
12) Kaplan & Norton, 2000, p60 × 100%
13) Laporan Manajemen WIKA Beton
36 dan meningkatkan
(Rumus 2.8) 13)
pangsa pasar di segmen tersebut. 12)
Menilai tingkat
CSI per semester =
14) Kaplan & Norton,
kepuasan atas kriteria kinerja
2000, p60. ∑ Nilai Kepuasan Kualitas + ∑ Nilai Kepuasan Pelayanan
15) Laporan Manajemen
tertentu di dalam Kepuasan Pelanggan (Skor)
proposisi nilai. 14)
10
WIKA Beton
15)
(Rumus 2.9)
CSI per Tahun = CSI Semester 1 + CSI Semester 2 2 (Rumus 2.10) 15)
2.2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal Pada perspektif proses internal, dilakukan identifikasi berbagai proses yang sangat penting untuk mencapai tujuan pelanggan dan para pemegang saham. Pengembangan tujuan dan ukuran untuk perspektif ini merumuskan tujuan dan ukuran untuk perspektif finansial dan pelanggan. Urutan ini memungkinkan perusahaan memfokuskan pengukuran proses bisnis internal kepada proses yang akan mendorong tercapainya tujuan yang ditetapkan untuk pelanggan dan para pemegang saham (Kaplan dan Norton, 2000, p80). Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan sebagai tolak ukur pada perspektif proses bisnis internal ialah sebagai berikut (Tabel 2.3).
37 Tabel 2.3 KPI Perspektif Proses Bisnis Internal KPI
Definisi
Mengukur karakteristik
Formula
spesifikasi karakteristik yang diinginkan oleh Kualitas
16) Gaspersz, 1998, p7
% Cacat @ Jenis Produk
output yang dihasilkan dibandingkan terhadap
Sumber
Vol. Cacat @ Jenis Produk
=
× 100%
Vol. Produksi @ Jenis Produk (Rumus 2.11)
pelanggan. 16)
Produk
Rata − rata % Cacat =
(%)
Jumlah % Cacat Jumlah Jenis Produk Yang Dihasilkan (Rumus 2.12) Lost sales, the
Lost Sales = Frekuensi terjadi lost sales dan
customer’s demand for
biaya yang ditimbulkannya
item is lost and
17) Tersine, 1994, p207-208.
(Rumus 2.13)
presumably filled by a Lost Sales (kali)
competitor. The stockout cost for a lost sales ranges from the lost profit on the sale to some unspecified loss of goodwill. 17)
2.2.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Menurut Kaplan dan Norton (2000, p109), Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan pada Balanced Scorecard mengembangkan tujuan yang mendorong pembelajaran dan pertumbuhan perusahaan. Tujuan yang ditetapkan dalam perspektif finansial, pelanggan dan proses internal mengidentifikasikan apa yang harus dikuasai oleh perusahaan untuk menghasilkan kinerja terbaik. Tujuan di dalam
perspektif
pembelajaran
dan
pertumbuhan
adalah
menyediakan
infrastruktur yang memungkinkan tujuan ambisius dalam tiga perspektif lainnya dapat dicapai. Tujuan dalam perspektif pembelajaran dan pertumbuhan
38 merupakan faktor pendorong dihasilkannya kinerja yang terbaik dalam perspektif lainnya. Balanced Scorecard menekankan pentingnya menanamkan investasi bagi masa datang, dan bukan dalam bidang investasi tradisional saja, seperti peralatan baru, riset dan pengembangan produk baru. Investasi peralatan dan penelitian pengembangan jelas sangat penting. Perusahaan juga harus melakukan investasi dalam infrastruktur jika ingin mencapai tujuan pertumbuhan finansial jangka panjang. Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan sebagai tolak ukur pada perspektif pembelajaran & pertumbuhan ialah sebagai berikut (Tabel 2.4). Tabel 2.4 KPI Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan KPI
Definisi
Produktivitas adalah suatu konsep yang Produktivitas Tenaga Kerja (Rupiah/Orang)
Formula
Sumber
Produktivitas Tenaga Kerja =
18) Ravianto, 1995, p6.
Penjualan
menunjang adanya keterkaitan hasil kerja dengan sesuatu yang
Jumlah Tenaga Kerja (Rumus 2.14)
dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari tenaga kerja.18) Employee Turnover
merupakan tingkat
Employee Turnover =
perusahaan tersebut. Employee Turnover (%)
Semakin tinggi Employee Turnover,
mengindikasikan iklim organisasi yang kurang baik, sehingga karyawan yang bekerja tidak dapat bertahan lama berada dalam perusahaan tersebut. 19)
2006.
Jumlah Tenaga Kerja Keluar/Masuk x100%
keluar masuknya karyawan pada
19) Fajar Kurniawan,
Jumlah Total Tenaga Kerja (Rumus 2.15)
39 Persentase karyawan Training
yang mendapat
Coverage
pelatihan dalam satu tahun.20)
(%)
20) Luis & Biromo,
Training Coverage =
2007, p90
Jumlah Peserta Training x100% Jumlah Total Tenaga Kerja
(Rumus 2.16) Proporsi biaya yang Penelitian &
dikeluarkan untuk
Pengembangan (%)
2.3
Proporsi =
x100%
Manajemen WIKA
Biaya Usaha
program litbang dari total biaya usaha per
21) Laporan
Biaya Litbang
Beton
(Rumus 2.17)
tahun. 21)
Proses Penyusunan Balanced Scorecard Bangunan Balanced Scorecard dimulai dari visi perusahaan. Visi di sini adalah situasi masa depan perusahaan yang diinginkan. Kemudian visi ini diuraikan
dalam
perspektif-perspektif
pengukuran.
Pada
masing-masing
perspektif tersebut ditetapkan tujuan-tujuan strategis yang lebih spesifik yang merupakan penjabaran dari visi perusahaan. Atas dasar tujuan strategis ini, perusahaan kemudian menetapkan faktor-faktor keberhasilan kritikal agar visi perusahaan bisa diwujudkan. Setelah penetapan faktor-faktor keberhasilan kritikal ini, kemudian ditentukan ukuran-ukuran strategis yang mencerminkan strategi perusahaan. Terakhir, perusahaan menyiapkan langkah-langkah spesifik yang akan dilakukan pada masa mendatang agar tercapai tujuan-tujuan strategis yang merupakan syarat bagi pencapaian misi perusahaan. Gambar 2.3 berikut memberikan gambaran ringkas bagaimana sebuah Balanced Scorecard dikembangkan (Olve et al., 1999, p42).
40
Gambar 2.3 Keseluruhan Gambaran bagaimana Scorecard dibangun
2.4
Manajemen Strategi Manajemen strategi dapat didefinisikan sebagai gabungan ilmu dan seni dalam
memformulasikan,
mengimplementasikan
dan
mengevaluasikan
keputusan yang mampu dicapai oleh organisasi (David, 2002, p5). Manajemen strategi terdiri dari tiga tahapan, yaitu: formulasi strategi, penetapan & implementasi strategi, serta evaluasi kinerja pencapaian strategi.
2.4.1 Perumusan Strategi Dalam perumusan strategi perusahaan, terdapat tujuh tahap utama yang harus dilakukan perusahaan untuk merumuskan strategi perusahaan secara tepat (Mulyadi, 2001, p40), yaitu:
41 1. Identifikasi lingkungan yang akan dimasuki perusahaan di masa depan Lingkungan yang berpengaruh bagi perusahaan dalam perumusan strategi ialah: •
Lingkungan Makro (kekuatan politik, hukum, ekonomi, teknologi dan sosial) dan mikro (sub bisnis unit).
•
Lingkungan Industri, terdapat lima kekuatan yang secara individu dan bersama-sama mempengaruhi dinamika persaingan dan memiliki potensi untuk menciptakan kesempatan dan juga hambatan yang mencipatkan persaingan yang efektif. Model yang digunakan untuk analisa lingkungan industri ialah model Porter’s Five Forces (Porter, 1998, p7) seperti pada gambar 2.4. a) Kekuatan Pelanggan/pembeli Kelompok pembeli bertanding dengan industry dengan menekan harga serendah mungkin, meminta kualitas yang lebih baik dengan pelayanan yang lebih baik, serta memainkan persaingan dengan yang lain Kekuatan setiap kelompok pembeli penting tergantung pada jumlah karakteristik situasi pasarnya dan pada kepentingan relatif pembeliannya dari industri dibandingkan dengan bisnis keseluruhannya.
42 b) Kekuatan Pemasok Pemasok memiliki kekuatan terhadap pihak terlibat dengan meningkatkan harga bahan baku atau mengurangi kualitas suatu barang atau jasa pelayanan yang ditawarkan. c) Persaingan Antar Perusahaan Terkait dengan faktor-faktor pertumbuhan industri, naikturun permintaan dan perbedaan antar produk d) Ancaman Pendatang Baru Faktor-faktor yang menentukan adalah skala ekonomi, product differentiation, capital requirement, switching cost, akses ke jalur distribusi, cost disadvantage independent of scale, dan kebijakan pemerintah. e) Produk Pengganti Mengidentifikasi produk pengganti yang memiliki kinerja dan fungsi yang sama dengan produk yang dihasilkan perusahaan. Dampak dari timbulnya produk pengganti ini ialah elastisitas permintaan industri keseluruhan.
43
Gambar 2.4 Porter's Five Forces Driving Industry Competition (Porter, 1998, p4)
2. Penentuan Visi, Misi, Keyakinan Dasar dan Tujuan Perusahaan Visi menggambarkan apa yang mungkin dan ingin diwujudkan oleh perusahaan di masa depan. Visi perusahaan biasanya merupakan kalimat tunggal yang menjawab pertanyaan akan menjadi apa perusahaan di masa yang akan datang. Visi yang jelas sangat membantu perusahaan dalam menjabarkannya ke dalam tujuan perusahaan dan dalam pemilihan sasaran strategis yang sejalan dengan tujuan tersebut. Misi perusahaan merupakan pertanyaan yang membedakan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan pesaingnya. Sebuah pernyataan misi mendeskripsikan nilai-nilai dan prioritas dari sebuah organisasi. Keyakinan dasar diperlukan sebagai landasan dan semangat untuk pencapaian visi perusahaan serta memberikan pedoman dalam pengambilan keputusan.
44 3. Analisa SWOT Menurut Marimin (2008, p58), analisa SWOT ialah suatu cara untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis dalam rangka merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada logika dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Analisa SWOT mempertimbangkan faktor lingkungan internal (strength dan weaknesses) serta lingkungan eksternal (opportunities dan threat) yang dihadapi dunia bisnis. Analisa SWOT didahului dengan identifikasi posisi perusahaan/institusi melalui evaluasi nilai faktor internal dan evaluasi nilai faktor eksternal. Proses yang harus dilakukan dalam pembuatan analisis SWOT agar keputusan yang diperoleh lebih tepat perlu melalui berbagai tahapan sebagai berikut: •
Tahap pengambilan data yaitu evaluasi faktor eksternal dan internal
•
Tahap analisis yaitu pembuatan matriks internal eksternal dan matriks SWOT
•
Tahap pengambilan keputusan.
4. Analisa Portfolio Portfolio didasarkan pada daya tarik industri atau pasar dan kekuatan relatif bisnis terhadap pesaingnya, mendorong para manajer ke
45 keputusan untuk mengalokasikan sumber daya dan maksimasi laba, sedangkan pola pikir yang memandang ke customer value akan mendorong manajemen perusahaan untuk memandang unit bisnis strategis sebagai portfolio kompetensi inti dan mengalokasikan bakat dan
modal
untuk
membangun
kompetensi
dan
peningkatan
kapabilitas. 5. Perumusan Peluang dan Masalah Utama Pada dasarnya, setiap perusahaan pasti mempunyai peluang dan masalah utama yang dihadapi. Oleh karena itu, perusahaan harus mengidentfikasi peluang utama yang ada untuk dapat dimanfaatkan dalam mengatasi masalah utama yang dihadapi. 6. Identifikasi dan Evaluasi Alternatif Strategi Setiap alternatif strategi menawarkan potensi untuk meraih peluang dan menyelesaikan masalah utama, menutup kesenjangan dalam kinerja yang diproyeksikan ke depan dan mendorong perbaikan terhadap customer value. Ada beberapa kriteria untuk mengevaluasi strategi (Mulyadi, 2001, p10), yaitu: a) Konsistensi Internal, yaitu rencana tindakan (sasaran strategi dan inisiatif strategis) yang mendukung satu sama lain b) Realistik, yaitu rencana tindakan yang dipilih dapat dicapai meskipun berisi tantangan c) Berfokus pada pencarian peluang dan penyelesaian masalah, yaitu rencana yang dipilih akan mewujudkan peluang dan mengatasi masalah utama dan mengarahkan pada isu strategi utama.
46 d) Berkemampuan menyelesaikan sub masalah utama, yaitu bahwa gejala juga diselesaikan e) Bermanfaat
bagi
pelanggan,
yang
berarti
rencana
harus
meningkatkan nilai yang dihasilkan bagi pelanggan.
2.4.2 Penetapan dan Implementasi Strategi Setelah perusahaan melakukan perumusan strategi untuk mewujudkan visi dan misi, perusahaan perlu melakukan perencanaan strategis yang terdiri dari tiga komponen, yaitu penentuan sasaran strategis, penentuan target, dan perumusan inisiatif strategis. Sasaran strategis merupakan sasaran di masa depan yang ingin dicapai oleh perusahaan sebagai penerjemah dari visi dan misi perusahaan. Kemudian perusahaan menetapkan target pencapaian sasaran strategis tersebut agar perusahaan dapat menganalisa sejauh mana pencapaian sasaran strategis tersebut. Untuk mencapai sasaran strategis yang telah ditetapkan, perusahaan merumuskan inisiatif strategis yang merupakan tindakan-tindakan yang memungkinkan untuk dilakukan perusahaan di masa depan yang relevan dengan sasaran strategis (Mulyadi, 2001, p171).
2.4.3 Penyusunan Program Kerja dan Anggaran Penyusunan program ialah proses penjabaran inisiatif strategis ke dalam rencana laba jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategis yang dipilih untuk mencapai sasaran strategis tertentu serta taksiran sumberdaya yang diperlukan.
47 Penyusunan anggaran adalah proses penyusunan rencana laba jangka pendek yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian dari program dalam jangka waktu tahunan.
2.4.4 Evaluasi Strategi Implementasi rencana memerlukan rencana. Hasil setiap langkah yang direncanakan perlu diukur untuk memberikan umpan balik bagi pemantauan pelaksanaan anggaran, program dan inisiatif strategis. Hasil implementasi rencana juga digunakan untuk memberikan informasi bagi pelaksanaan tentang seberapa jauh target telah berhasil dicapai, sasaran strategis telah berhasil dicapai, tujuan dan visi perusahaan dapat dicapai.
2.5
Aplikasi Balanced Scorecard Balanced Scorecard Collaboratives Inc. (2000), mendefinisikan BSC Application sebagai “Any Software package which uses the methodology of Drs. Norton and Kaplan to facilitate strategic decision making using the Balanced Scorecard methodology, or any package which uses the term ‘Balanced Scorecard’ in its marketing material, title, or external communication”. Suatu aplikasi Balanced Scorecard memiliki fungsionalitas sebagai berikut: a) Balanced Scorecard Design. Aplikasi tersebut harus dapat mengakomodasi kebutuhan dasar dari metodologi Balanced Scorecard, antara lain:
48 •
Menampilkan Strategi ke dalam empat perspektif utama (finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran & pertumbuhan)
•
Menampilkan tujuan-tujuan (objektif) untuk setiap perspektif
•
Menghubungkan ukuran-ukuran dengan setiap tujuan
•
Menentukan target-target untuk setiap ukuran.
b) Strategic Education and Communication. Salah satu kunci utama dalam keberhasilan implementasi Balanced Scorecard adalah adanya fasilitas pembelajaran dan penyampaian komunikasi strategis. Oleh karena itu, aplikasi Balanced Scorecard yang baik harus memiliki fasilitas agar user dapat mendokumentasikan dan menyampaikan deskripsi dari perspektif, objektif, ukuran, target yang selaras dengan rencana strategi. c) Business Execution. Aplikasi Balanced Scorecard dapat menggambarkan hubungan antara strategi dan inisiatif atau yang biasa disebut Action Plans. d) Feedback and Learning. Dengan desain sistem yang baik, waktu siklus feedback informasi manajerial dapat dikurangi. Analisis terhadap hasil pengukuran yang dibandingkan dengan target dapat memberikan gambaran tentang bagian mana yang memerlukan perhatian lebih. Tetapi bagaimanapun juga, aplikasi Balanced Scorecard tidak dibuat untuk menggantikan peran manajer tingkat atas dalam pengambilan keputusan, penilaian secara objektif dan subjektif tetap diperlukan.
49 2.6
Pengukuran Produktivitas dengan Metode Objective Matrix (OMAX) Objective Matrix (OMAX) ialah suatu metode penilaian terhadap kinerja perusahaan yang dikembangkan oleh James L. Riggs dan Felix dari Department of Industrial Engineering at Oregon State University. OMAX ini diperkenalkan pada tahun 1980an di industri-industri manufaktur di Amerika Serikat. Dimana penilaian dilakukan terhadap kriteria yang berhubungan dengan kinerja perusahaan tersebut. Konsep dari penilaian ini yaitu penggabungan beberapa kriteria kinerja kelompok kerja ke dalam sebuah matrik. Setiap kriteria kinerja memiliki sasaran berupa jalur khusus untuk perbaikan serta memiliki bobot sesuai dengan tingkat kepentingannya terhadap tujuan organisasi (Riggs, 1986). Hasil akhir dari penilaian ini adalah nilai tunggal untuk suatu kelompok kerja. Suatu organisasi yang besar membutuhkan jumlah faktor kinerja yang lebih besar bila dibandingkan dengan suatu organisasi yang kecil. Dengan menggunakan OMAX, maka pihak manajemen dapat dengan mudah menentukan kriteria apa yang akan dijadikan ukuran produktivitas, pada akhirnya pihak manajemen dapat mengetahui produktivitas unit organisasi yang menjadi tanggung jawabnya berdasarkan bobot dan skor untuk setiap kriteria kerangka OMAX terdiri dari skor (1-10), skor akhir, bobot, dan nilai akhir Pengukuran
produktivitas
yang
dilakukan
dengan
menggunakan
pengukuran model OMAX, pada dasarnya merupakan suatu pengukuran produktivitas total, yang merupakan perpaduan dari beberapa ukuran keberhasilan atau kriteria produktivitas yang sudah dibobot sesuai derajat kepentingan masing-masing ukuran atau kriteria itu di dalam perusahaan. Dengan demikian model ini dapat digunakan untuk mengidentifikasikan faktor-
50 faktor yang amat berpengaruh dan yang kurang berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas. Tujuan dari penggunaan OMAX adalah: •
Sebagai sarana pengukuran produktivitas
•
Sebagai alat memecahkan masalah produktivitas
•
Alat pemantau pertumbuhan produktivitas. Penggunaan OMAX diharapkan aktivitas seluruh personil perusahaan
untuk turut menilai, memperbaiki, dan mempertahankan, karena sistem ini merupakan sistem pengukuran yang diserahkan langsung ke bagian-bagian unit proses industri. Tabel 2.5 Contoh Perhitungan Produktivitas dengan OMAX Objective Indikator Performansi (2) 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
1
Kriteria (1) 2 3
4
Sangat Baik Baik (3)
Sedang Buruk Sangat Buruk
0 Skor Aktual (4) Bobot (5) Nilai (6) Indikator Pencapaian
Ket.
Periode Saat Ini
Periode Dasar
Indeks
Keterangan Tabel 2.5: 1. Kriteria Produktivitas, yaitu kriteria yang menjadi ukuran produktivitas pada bagian atau departemen yang akan diukur produktivitasnya.
51 Misalnya, untuk departemen produksi yang menjadi kriteria adalah output/jam, scrap/100 unit, dll. Kriteria ini sebaiknya lebih dari satu 2. Performansi, yaitu nilai tiap produktivitas berdasarkan pengukuran terakhir. Misalnya output/jam = 100, scrap/100 unit = 4. 3. Skala, yaitu angka-angka yang menunjukkan tingkat performansi dari pengukuran tiap kriteria produktivitas. Terdiri dari 11 bagian dari 0 sampai dengan 10. Semakin besar skala, semakin baik produktivitasnya. Kesebelas skala tersebut dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:
Level 0, yaitu nilai produktivitas paling buruk yang mungkin terjadi
Level 3, nilai produktivitas rata-rata selama periode pengukuran berlangsung
Level 10, nilai produktivitas yang diharapkan sampai periode tertentu Kenaikan nilai produktivitas disesuaikan dengan cara interpolasi, Contoh: Level 0 = 10 Level 3 = 4 Level 10 = 2 kenaikan level 1 dan 2 dilakukan dengan cara interpolasi, yaitu:
level 3 − level 0 4 − 10 = = −2 , maka level 1 = 8 dan level 2 = 6 3−0 3
Kenaikan level 4 sampai dengan level 9 dilakukan denga cara interpolasi, yaitu:
52 level10 − level3 2 − 4 = = −0,28 , maka level 4 = 3,72; level 5 = 3,44; 10 − 3 7 dst. 4. Skor Aktual, yaitu nilai level dimana nilai pengukuran produktivitas berada. Misalnya, jika output/jam = 100 terletak pada level 5, maka skor untuk pengukuran itu adalah 5. Jika terdapat pengukuran yang tidak tepat sesuai dengan angka pada matriks, lakukan pembulatan kebawah. 5. Bobot, yaitu besarnya bobot dari tiap kriteria produktivitas terhadap total produktivitas. Jumlah bobot dari tiap kriteria adalah 100. 6. Nilai, merupakan perkalian tiap skor dengan bobotnya.
Langkah-langkah penyusunan Objective Matrix ialah sebagai berikut: 1. Mencantumkan visi dan misi perusahaan 2. Menentukan potential objective 3. Menentukan kandidat untuk potential measures 4. Menentukan bobot dari tiap kriteria yang dipilih 5. Perhitungan OMAX dengan tahapan sebagai berikut: •
Menentukan
kriteria:
Kriteria-kriteria
dibentuk
dari
potential
objective. Potential objective diperoleh dari pengembangan visi dan misi perusahaan. Kriteria-kriteria yang dibentuk oleh penulis tidak semuanya dimasukkan dalam perhitungan pengukuran produktivitas. •
Pengumpulan data dan pengukuran produktivitas: data yang diperlukan dalam pengukuran produktivitas dikumpulkan seperti data yang berkaitan dengan kriteria-kriteria pada tahap sebelumnya.
53 •
Menentukan nilai standar awal: tujuan dari penentuan nilai standar awal adalah menentukan patokan awal dalam perhitungan Objective Matrix. Nilai standar awal didapatkan dari rata-rata tiap rasio setiap kriteria dalam suatu selang waktu tertentu. Nilai rata-rata ini mempunyai nilai 3 dari 11 skala tingkatan nilai (0-11).
•
Penentuan bobot tiap kriteria: bobot ini didapat dari kuisioner kedua. Kuisioner ini menentukan tingkat kepentingan dari masing-masing kriteria dengan skala tingkatan 0-10, di mana pembobotan ini digunakan dalam perhitungan matriks OMAX. Kuesioner ini diisi oleh karyawan pada departemen-departemen yang terkait yang benarbenar paham tentang pemberian skala penilaian tersebut.
•
Penentuan tingkat pencapaian: target pencapaian adalah suatu nilai dalam perhitungan tabel OMAX yang diletakkan pada skor terbaik yaitu 10 untuk target pencapaian terbaik dan skor 0 untuk target pencapaian terburuk. Target pencapaian terbaik nilainya diperoleh dari interpretasi wawancara dengan pihak perusahaan tentang usahanya untuk meningkatkan target dari tiap kriterianya. Target pencapaian terburuk dilihat dari nilai terendah dari periode waktu yang digunakan sebagai standar awal.
•
Pembuatan tabel OMAX: Pembuatan perhitungan produktivitas dengan menggunakan metode Objective Matrix ini baru dapat diselesaikan setelah semua data dan perhitungan pendahuluan. Sebagai penunjang OMAX diperoleh dan dimasukkan dalam tabel
54 perhitungan OMAX pada masing-masing kriteria. Setelah semua nilai diperoleh maka pada tiap-tiap periodenya diperoleh nilai dari masingmasing kriteria untuk memperoleh produktivitas keseluruhan dari perusahaan tiap periodenya. •
Pengukuran indeks produktivitas: Perhitungan produktivitas ini hasil akhirnya diperoleh dan dikalikan dengan bobot pada masing-masing kriteria, sehingga diperoleh produktivitas tiap kriteria. Indeks produktivitas tiap bulannya diperoleh dari penjumlahan semua produktivitas tiap-tiap kriteria. Indeks produktivitas ini dihitung secara periodik tiap bulannya.
2.7
Jaringan, Intranet dan Web Based
Jaringan atau jaringan komunikasi merupakan sebuah sistem yang saling terhubung antar telepon, komputer dan alat komunikasi lainnya yang memungkinkan terjalinnya komunikasi satu sama lain dan saling menyebarkan aplikasi dan data (Williams dan Sawyer, 2005, p319).
2.7.1 Tipe Jaringan
Jaringan, yang terdiri dari berbagai macam kombinasi komputer, storage devices, dan alat komunikasi, dapat dibedakan menjadi tiga kategori utama, berdasarkan jarak rentang geografinya (Williams dan Sawyer, 2005, p320), yaitu sebagai berikut: a. Wide Area Network (WAN), adalah sebuah jaringan komunikasi yang mencakup luas area geografi, seperti negara dan dunia. WAN dapat
55 menggunakan kombinasi satelit, kabel fiber optic, microwave, dan koneksi copper wire serta hubungan berbagai komputer dari mainframe ke terminal. WAN digunakan untuk menghubungkan antar LAN, sehingga antar user dan komputer dalam satu wilayah dapat berkomunikasi dengan user dan komputer di wilayah lain. Contoh WAN yang paling dikenal ialah internet. b. Metropolitan Area Network (MAN), adalah sebuah jaringan komunikasi yang mencakup suatu kota atau area pinggir kota. Tujuan digunakannya MAN ialah seringkali sebagai penghubung telepon antar perusahaan ketika mengakses layanan jarak jauh. Contoh MAN ialah telepon selular. c. Local Area Network (LAN), menghubungkan komputer dan alat-alat dalam suatu area geografik yang terbatas, seperti dalam satu gedung kantor, atau berbagai gedung yang berdekatan. LAN dapat menghubungkan suatu file server dengan beberapa terminal atau PC dan satu atau lebih printer. LAN juga dapat disebut PAN, yaitu Personal Area Network.
2.7.2 Topologi Jaringan
Jaringan dapat dirancang dalam berbagai cara. Logical Layout atau bentuk fisik suatu jaringan disebut topologi. Tiga topologi dasar ialah bus, ring, dan star (Williams dan Sawyer, 2005, p324). a. Jaringan Bus, jaringan ini bekerja seperti sistem perjalanan bis dalam satu rute, dengan banyak bis berhenti di berbagai tempat
56 pemberhentian bis untuk menjemput penumpang. Maka dalam jaringan ini, semua titik (nodes) dihubungkan dengan kabel tunggal, yang mempunyai dua titik akhir. Setiap alat komunikasi pada jaringan mengirimkan pesan elektronik ke alat-alat lainnya. Jika satu pesan gagal, pengiriman pesan akan menunggu dan mencoba untuk mengirim lagi. b. Jaringan Ring, merupakan jaringan dimana semua microcomputer dan alat-alat komunikasi lainnya dihubungkan dalam satu loop (lingkaran) yang berhubungan secara terus-menerus. Pesan elektronik akan mengelilingi ring hingga mencapai tujuan yang benar, tidak ada server pusat. Contohnya IBM Token Ring Network. c. Jaringan Star, merupakan jaringan dimana semua microcomputer dan berbagai alat komunikasi berhubungan secara langsung ke server pusat. Pesan elektronik dihubungkan melalui central hub ke tujuan pasan itu. Cental hub mengawasi aliran lalu lintas data. Contohnya PBX system. Jaringan tipe ini mencegah benturan antar pesan-pesan, dan jika koneksi rusak antara hub dengan alat-alat tersebut, alat-alat lainnya akan terus terhubung dengan baik. d. Hybrid, merupakan gabungan dari semua topologi jaringan diatas.
2.7.3 Jaringan Intranet dan Web Based
Jaringan intranet merupakan jaringan khusus internal organisasi yang menggunakan infrastruktur internet dan web standar (Williams dan Sawyer, 2005, p326). Ketika suatu perusahaan membangun suatu website intranet,
57 jaringan ini memungkinkan para pekerja untuk mendapatkan akses lebih cepat terhadap informasi internal dan menyebarkan pengetahuan antar anggota organisasi. Website merupakan suatu komputer dengan domain name atau lokasi dari web domain name dalam suatu komputer di suatu internet, sebagai contoh seperti .com, .org, .net dll. Web page merupakan suatu dokumen pada world wide web yang terdiri dari teks, gambar, suara dan video. Browser atau web browser merupakan sebuah piranti lunak yang memungkinkan pengguna untuk menemukan lokasi dan melihat halaman web dan untuk berpindah-pindah dari satu halaman ke halaman lain. URL (uniform resource locator) adalah sebuah string karakter yang menunjuk ke sebuah bagian spesifik dari suatu informasi dimanapun di web atau dengan kata lain URL merupakan suatu alamat untuk web page (Williams dan Sawyer, 2005, p66).
2.8
Analisa dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi
2.8.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem yang bertujuan untuk menyimpan, memproses dan mengkomunikasikan informasi. Sistem informasi menerima input dan memproses data untuk menyediakan informasi bagi pengambil keputusan dan membantu pengambil keputusan mengkomunikasikan hasil putusannya. Menurut O’Brien (2003, p7), suatu sistem informasi dapat berupa beberapa orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi pada suatu organisasi. Sistem Informasi membantu tingkat manajemen organisasi dengan
58 menyediakan informasi yang berguna di dalam pengambilan keputusan organisasi baik pada tingkat perencanaan strategis, perencanaan manajemen maupun perencanaan operasi untuk mencapai tujuan organisasi.
2.8.2 Unified Modelling Language (UML) 2.8.2.1 Konsep UML
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi
standar
dalam
industri
untuk
visualisasi,
merancang
dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak (software). UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML dapat dibuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasabahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam VB atau C.
2.8.2.2 Kegunaan UML
UML diperuntukan untuk pemakaian sistem software yang intensif. Ada banyak tujuan dibelakang pengembangan dari UML, yang paling pertama dan penting adalah agar dapat digunakan oleh semua pengembang atau modelers dan tujuan akhir dari UML adalah untuk menjadi sesederhana mungkin selama masih
59 memenuhi kebutuhan untuk melakukan modeling pada sistem yang akan dibangun.
2.8.3 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Mathiassen (2000, p3-4), OOAD merupakan metode untuk menganalisa dan merancang suatu sistem informasi dengan menggunakan objek dan class sebagai konsep dasarnya. Analisis disini adalah kegiatan melakukan investigasi terhadap masalah yang ada, desain adalah solusi logis dari permasalahan yang ada dan implementasi adalah penerapannya. Metode ini digunakan dalam hal analisis dan desain sistem, menyediakan pandangan yang terintegrasi antara software dengan hardware dan menyediakan metodologi untuk melakukan pengembangan sistem.
2.8.3.1 Karakteristik OOAD
Encapsulation, Inheritance dan Polymorphism merupakan karakteristik pemrograman berbasis objek, di mana sebuah pemrograman berbasiskan objek harus memenuhi kriteria tersebut. Berikut adalah pengertian dari masing-masing kriteria tersebut : 1. Encapsulation
dalam
OOAD
adalah
pengelompokan
fungsi
atau
menyembunyikan cara pengimplementasian suatu benda dari pengguna, sehingga pengguna hanya tergantung dan berhubungan dengan interface luarnya saja. Ini akan memungkinkan pengguna untuk mengoperasikan suatu sistem
tanpa
antarmukanya.
harus
mengetahui
cara/mekanisme
implementasi
dari
60 2. Inheritance merupakan kemampuan objek untuk menurunkan sifat, metode, atribut, dan variabel yang dimiliki oleh class dasarnya tanpa menggunakan banyak kode program, serta dapat ditambahkan metode, atribut, dan variabel baru. 3. Polymorphism merupakan kemampuan untuk mendefinisikan beberapa class dengan fungsi yang berbeda, namun memiliki nama metode dan properti yang identik dan dapat digunakan secara bergantian pada saat program dijalankan.
2.8.3.2 Keuntungan OOAD
Menurut Mathiassen (2000, p5-6), keuntungan menggunakan OOAD di antaranya adalah: 1. Merupakan konsep umum yang dapat digunakan untuk memodelkan hampir semua fenomena dan dapat dinyatakan dalam bahasa yang umum. 2. OOAD memberikan informasi yang jelas mengenai context sistem. 3. Dapat menangani data yang seragam dalam jumlah yang besar dan mendistribusikannya ke seluruh bagian organisasi. 4. Berhubungan
erat
dengan
analisa
berorientasi
objek,
perancangan
berorientasi objek, user interface berorientasi objek, dan pemrograman berorientasi objek.
2.8.3.3 System Choice
Awal dari suatu proyek pengembangan sistem informasi adalah pengumpulan ide yang berbeda-beda mengenai sistem yang diinginkan. System
61 choice ini dapat dilakukan dengan terlebih dahulu mendeskripsikan sistem yang akan dibuat. Dalam pembuatan sistem ini perlu dilakukan pengamatan terhadap kondisi situasi yang terkait dan orang-orang yang berhubungan. Sistem yang diinginkan dapat dibuat dalam bentuk narasi ataupun gambar. Apabila sistem ingin dibuat dalam narasi maka digunakan system definition, sedangkan bila dalam bentuk gambar maka sistem digambarkan dalam bentuk rich picture. Rich picture adalah sebuah gambaran informal yang digunakan oleh pengembang sistem untuk menyatakan pemahaman mereka terhadap situasi dari sistem yang sedang berlangsung. Selain itu dilakukan pengujian dengan menganalisa 6 kriteria yang sering disingkat menjadi FACTOR. Keenam elemen tersebut adalah functionality, application domain, conditions, technology, objects serta responsiliility. FACTOR dapat juga menjadi kriteria yang dapat memberikan penilaian kepuasan dari system definition.
2.8.3.4 Problem Domain Analysis
Tujuan dari problem domain analysis adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan tujuan dari sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam problem domain analysis ini adalah aktivitas mendefinisikan classes, stucture dan behavior. •
Classes
Aktivitas dalam mendefinisikan classes ini bertujuan untuk mencari bagian-bagian yang terdapat dalam problem domain, yaitu objects, classes dan events. Object adalah suatu entity yang mempunyai identitas, state dan
62 behavior. Identity dari object adalah property yang memisahkannya dari object-object lainnya, di mana semua object memiliki identitas supaya dapat dibedakan antara satu object dengan object lainnya. State dari object terdiri dari atribut yang bersifat statis dan dinamis. Behavior dari object merupakan rangkaian dari event baik secara aktif atau pasif dilakukan oleh object selama masa hidupnya. Menurut Mathiassen (2000, p53), class deskripsi dari kumpulan object yang mempunyai struktur, behavior pattern dan attribute yang sama. Event adalah kejadian yang terjadi seketika yang melibatkan satu atau lebih object. Mengacu pada Mathiassen (2000, p49), aktivitas ini akan menghasilkan event table, di mana dalam tabel ini dimensi horizontal berisi kelas-kelas yang terpilih sedangkan dimensi vertikal berisi event terpilih dan tanda cek digunakan untuk mengidentifikasikan objek-objek dari class yng berhubungan dalam event tertentu. Seperti pada Tabel 2.6. Tabel 2.6 Contoh Event Table Class Event Customer
Assistant
Reserved
v
Cancelled
v
Treated
v
Apprentice
Appoinment
Plan
v
v
v
v
v v
Employed
v
v
Resigned
v
v
Graduated Agreed
v v
v
v
63 •
Structure
Aktivitas ini bertujuan untuk membuat model dengan didasarkan pada hubungan struktural antara class dan object. Setelah mengetahui class dan object yang ada, event table dapat dibuat untuk menggambarkan hubungan struktural antara class dan object tersebut. Lalu, struktur antara class dan object dapat digambarkan lewat Class Diagram. Class diagram
menggambarkan sekumpulan class, interface,
collaboration dan relasi-relasinya. Class diagram juga menunjukkan atribut dan operasi dari sebuah object class. Class diagram dapat dikatakan sebagai diagram dari problem domain yang menggambarkan seluruh hubungan struktural antara class dan object yang terdapat di dalam model sistem yang telah ditetapkan. Terdapat dua jenis hubungan struktural yang dapat menggambarkan hubungan antar object, yaitu aggregation dan association. Berikut adalah penjelasannya: a. Aggregation. Menggambarkan hubungan antara dua atau lebih object yang menyatakan bahwa salah satu object mendefinisikan bagian yang lainnya.
adalah dasarnya dan
64
Gambar 2.5 Contoh Aggregation Structure
b. Association. Menggambarkan hubungan antara dua atau lebih object tapi berbeda dengan aggregation dimana object yang tergabung tidak didefinisikan sebagai property dari sebuah object. Umumnya association digambarkan dengan sebuah garis di antara class yang relevan.
Gambar 2.6 Contoh Association Structure
Untuk class dapat digambarkan dua jenis hubungan, yaitu generalization dan cluster. Berikut adalah penjelasannya: a. Generalization. Merupakan hubungan antara 2 atau lebih kelas yang lebih khusus (subclass) dengan sebuah kelas yang lebih umum (superclass), di mana hubungan spesialiasi tersebut dinyatakan dengan rumus “is-a”.
65
Gambar 2.7 Contoh Generalization Structure
b. Cluster. Cluster adalah kumpulan class yang saling berhubungan yang membantu memperoleh dan menyediakan ringkasan problem domain. Cluster menggambarkan hubungan sebuah kumpulan dari class yang saling berhubungan.
Gambar 2.8 Contoh Cluster Structure
•
Behavior
Behavior merupakan sekumpulan dari event dalam urutan yang tidak teratur yang melibatkan sebuah object. Behavior perlu dibuat untuk semua class dan dapat dibuat dengan membuat event trace sebelumnya. Event trace adalah urut-urutan event yang meliputi suatu object tertentu. Sedangkan behavioral pattern adalah penjelasan dari event trace untuk
66 seluruh object dalam sebuah class, yang ditampilkan dalam bentuk statechart diagram. Statechart diagram menunjukkan state-state yang mungkin dijalankan oleh sebuah object dan bagaimana state object tersebut menjalankannya berubah sebagai hasil dari event-event yang mencapai object tersebut. Berikut adalah contoh dari statechart diagram yang ditunjukkan pada Gambar 2.9 di bawah ini.
Gambar 2.9 Contoh Statechart Diagram
2.8.3.5 Application Domain Analysis
Application domain merupakan organisasi yang mengatur, mengawasi, atau mengendalikan problem domain. Application domain analysis bertujuan untuk menentukan kebutuhan pengguna sistem dan mendefinisikan fungsi dan interface dari sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam application domain analysis ini adalah aktivitas mendefinisikan usage, function dan interface. •
Usage
Usage didefinisikan untuk menentukan bagaimana aktor berinteraksi dengan sistem. Actor adalah abstraksi dari user atau sistem lain yang
67 berinteraksi dengan target sistem. Hasil dari usage adalah use case. Use case merupakan interaksi antara sistem dengan actor di dalam application domain. Hasil dari aktivitas usage ini adalah deskripsi dari semua use case dan actor dalam bentuk use case specification dan actor specification. Use case specifications akan menjelaskan bagaimana use case itu bekerja, dan juga objek dan fungsi apa saja yang berhubungan langsung dengan use case tersebut, sedangkan actor spesification akan menjelaskan bagaimana cara actor berinteraksi dengan sistem. Berikut adalah contoh dari use case diagram yang ditunjukkan pada Gambar 2.10 di bawah ini.
Gambar 2.10 Contoh Use Case Diagram
Setelah use case diagram digambarkan, maka tahap selanjutnya adalah penggambaran sequence diagram. Menurut Bennett (2006, p253), sequence diagram menunjukkan interaksi antar objek yang diatur berdasarkan urutan waktu. Sequence diagram dapat digambarkan dalam berbagai level of detail yang berbeda untuk memenuhi tujuan yang berbeda-
68 beda pula dalam daur hidup pengembangan sistem. Bennett menyatakan bahwa setiap sequence diagram harus diberikan frame dengan menggunakan notasi sd yang merupakan kependekan dari sequence diagram. Selain itu juga terdapat beberapa notasi penulisan heading pada setiap frame yang terdapat dalam sequence diagram, yaitu: a. alt Notasi ini merupakan kependekan dari alternatives yang menyatakan bahwa terdapat beberapa buah alternatif jalur eksekusi untuk dijalankan. b. opt Notasi opt merupakan kependekan dari optional dimana frame yang memiliki heading ini memiliki status pilihan yang akan dijalankan jika syarat tertentu dipenuhi. c. loop Notasi loop menyatakan bahwa operation yang terdapat dalam frame tersebut dijalankan secara berulang selama kondisi tertentu. d. break Notasi ini menyatakan bahwa semua operation yang berada setelah frame tersebut tidak dijalankan. e. par Notasi
par
merupakan
kependekan
dari
parallel
yang
mengindikasikan bahwa operation dalam frame tersebut dapat dijalankan secara bersamaan.
69 f. seq Notasi ini merupakan kependekan dari weak sequencing yang berarti operation yang berasal dari lifeline yang berbeda dapat terjadi pada urutan manapun. g. strict Notasi strict merupakan kependekan dari strict sequencing yang menyatakan bahwa operation harus dilakukan secara berurutan. h. neg Notasi
neg
merupakan
kependekan
dari
negative
yang
mendeskripsikan operasi yang tidak valid. i. critical Frame yang memiliki heading critical menyatakan bahwa operasioperasi yang terdapat di dalamnya tidak memiliki sela yang kosong. j. ignore Notasi ini mengindikasikan bahwa tipe pesan atau parameter yang dikirimkan dapat diabaikan dalam interaksi. k. consider Consider menyatakan pesan mana yang harus dipertimbangkan
dalam interaksi. l. assert Merupakan kependekan dari assertion yang menyatakan urutan pesan yang valid. m. ref Notasi ref merupakan kependekan dari refer yang menyatakan bahwa
70 frame mereferensikan operation yang terdapat di dalamnya pada sebuah sequence diagram tertentu.
Gambar 2.11 Contoh Sequence Diagram
•
Function
Function didefinisikan untuk mengetahui apa yang dapat dilakukan sistem untuk membantu actor. Function adalah fasilitas yang membuat suatu model bermanfaat bagi actor. Sebuah fungsi akan diaktifkan, dieksekusi dan akhirnya memberikan hasil, dimana eksekusi yang dilakukan terhadap fungsi dapat merubah perubahan di problem domain dan application domain. Ada 4 tipe dari fungsi yaitu update, signal, read dan compute yang ditunjukkan pada Gambar 2.12. Penjelasan dari empat tipe function dijelaskan di bawah ini: 1. Update Function
ini
disebabkan
oleh
event
problem
domain
dan
71 menghasilkan perubahan dalam state atau keadaan dari model tersebut. 2. Signal. Function ini disebabkan oleh perubahan keadaan atau state dari model yang dapat menghasilkan reaksi pada konteks. Reaksi ini dapat berupa tampilan bagi actor dalam application domain atau intervensi langsung dari problem domain. 3. Read. Function ini disebabkan oleh kebutuhan informasi dalam pekerjaan actor dan mengakibatkan sistem menampilkan bagian yang berhubungan dengan informasi dalam model. 4. Compute. Function ini disebabkan oleh kebutuhan informasi dalam pekerjaan actor dan berisi perhitungan yang melibatkan informasi yang disediakan oleh actor atau model, hasil dari function adalah tampilan dari hasil komputasi. Hasil dari aktivitas function adalah daftar dari function atau function list yang merinci function-function yang kompleks. Function list dibuat berdasarkan dari use case description. Kompleksitas dari function list dimulai dari yang simple sampai yang very complex.
72
Gambar 2.12 Functions
•
Interface
Interface adalah suatu fasilitas yang membuat model dan function dapat berinteraksi dengan actor. Interface menghubungkan sistem dengan semua aktor yang berhubungan dalam konteks. Interface digunakan oleh actor untuk berinteraksi dengan sistem. Kegiatan analisis user interface ini berdasarkan pada hasil dari kegiatan analisis lainnya yaitu model problem domain, kebutuhan functional dan use case. Interface terdiri dari user interface dan system interface. Hasil dari aktivitas ini adalah sebuah deskripsi elemen-elemen user interface dan elemen-elemen system interface yang ditunjukkan lewat pembuatan tampilan (form), navigation diagram dan lainnya. Menurut Mathiassen (2000, p344), Navigation Diagram merupakan statechart diagram khusus yang berfokus pada user interface. Diagram ini menunjukkan window-window dan transisi diantara window-window tersebut. Sebuah window dapat digambarkan sebagai sebuah state. State ini memiliki
73 nama dan berisi gambar miniatur window. Transisi antar state dipicu oleh ditekannya sebuah tombol yang menghubungkan dua window.
2.8.3.6 Architecture Design
Architectural design berfungsi sebagai kerangka kerja dalam aktivitas pengembangan sistem dan menghasilkan struktur komponen dan proses sistem, yang bertujuan untuk membuat struktur dari sistem yang terkomputerisasi. Architectural design terdiri dari dua bagian yaitu Component Architecture dan Process Architecture. Component architecture adalah struktur sistem yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan. Process architecture adalah struktur sistem eksekusi yang terdiri dari proses yang interdependen. Lewat Process architecture ini ditentukan pola arsitektural yang paling sesuai dengan model sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam Architectural design adalah mendefinisikan kriteria, components dan processes. •
Kriteria
Kriteria adalah property yang diinginkan dari sebuah arsitektur. Kriteria umum bagi suatu desain adalah usable, secure, efficient, correct, reliable, maintainable, testable, flexible, comprehensible, reusable, portable dan interoperable. Ada 3 prinsip bagi desain yang baik, yaitu desain yang baik tidak mempunyai kelemahan utama dan memiliki beberapa kriteria yang seimbang serta kriteria bagi desain yang baik mencakup 3 kriteria, yaitu usable, flexible dan comprehensible.
74 •
Component Architecture
Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk membuat struktur sistem yang mudah dimengerti dan flexible. Components adalah suatu kumpulan dari bagian-bagian program yang mempunyai tugas yang telah ditentukan. Ada 3 macam pola (pattern) yang digunakan untuk merancang component architecture yaitu layered architecture pattern, generic architecture pattern atau client-server architecture pattern. Hasil dari aktivitas ini adalah pembuatan Component Diagram, yang merupakan diagram implementasi yang digunakan untuk menggambarkan arsitektur fisik dari software sistem. Diagram ini dapat menunjukkan bagaimana coding pemrograman terbagi menjadi komponen-komponen dan juga menunjukkan ketergantungan antar komponen tersebut. Berikut adalah contoh Component Diagram yang ditunjukkan pada Gambar 2.13 di bawah ini.
Gambar 2.13 Contoh Component Diagram
75 •
Process Architecture
Process adalah sekumpulan operasi yang dieksekusi dalam urutan terbatas dan terhubung. Hasil yang diharapkan dari aktivitas ini adalah deployment diagram, yaitu diagram yang menggambarkan konfigurasi dari node-node run time processing dengan komponen-komponen yang berada di dalamnya
dan
active
objects.
Deployment
diagram
tidak
hanya
menggambarkan arsitektur fisik software saja, melainkan software dan hardware. Diagram ini menggambarkan komponen software, processor, dan peralatan lain yang melengkapi arsitektur sistem. Berikut adalah contoh dari deployment diagram yang ditunjukkan oleh Gambar 2.14.
Gambar 2.14 Contoh Deployment Diagram
2.8.3.7 Component Design
Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menentukan kebutuhan bagi implementasi dalam suatu kerangka arsitektur tetapi tidak menganggu component architecture. Hasil yang diinginkan dari component design adalah
76 deskripsi dari system components. •
Model Component
Model
component
adalah
bagian
dari
sistem
yang
mengimplementasikan model dari problem domain. Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menampilkan model dari sebuah problem domain. Konsep utama pada model component adalah structure. Hasil dari model component adalah revised class diagram yang mencakup
penambahan
class
baru,
attributes
dan
structure
yang
menggambarkan events.
•
Function Component
Merupakan bagian sistem yang mengimplementasikan kebutuhan fungsional. Hasilnya adalah class diagram dengan operasi dan fungsifungsinya.
