BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori umum 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut McLeod (2001, p9), Sistem adalah sekelompok elemen yang saling terintegrasi dan memiliki peran masing-masing untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p9), menjelaskan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan permodelan, fungsi dan interface. Menurut O’Brien (2003, p8), Sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang saling berhubungan berbentuk
kesatuan yang utuh. Jadi dapat
disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berkaitan, bekerja sama dan membentuk kesatuan untuk mencapai suatu tujuan bersama.
2.1.2 Pengertian Data Menurut Connoly (2005, p20), Data adalah jembatan yang menghubungkan antara komponen manusia dengan komponen mesin. Menurut Prescott (2005, p5), Data adalah sebuah fakta mengenai objek yang dapat disimpan dalam media komputer. Data memiliki banyak bentuk, salah satu contoh data adalah nama, alamat, dan nomor telepon dari pelanggan.
9
10 2.1.3 Pengertian Informasi Menurut McLeod (2001, p12), Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Menurut O’Brien (2003, p13), Informasi adalah sekumpulan data yang telah diubah menjadi konteks yang lebih bermakna dan berguna untuk end user tertentu. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah diolah dan memiliki makna tertentu untuk end user.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2003, p7), Sistem informasi adalah kombinasi dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan data, dimana kombinasi ini mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Jadi Sistem informasi adalah sumber daya manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan data yang terintegrasi dan berperan dalam mengumpulkan, mengelolah, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam organisasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah. Menurut Laudon (2004, p8), Sistem informasi adalah sebuah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mengambil kembali), mengolah, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian didalam sebuah organisasi.
11 2.1.5 Pengertian Teknologi Informasi Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data dan teknologi berbasis internet (O’Brien, 2006, p9). Menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi menunjuk pada spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan telekomunikasi. Menurut Thompson dan Cats-Baril (2003, p3), Teknologi informasi adalah perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan data digital.
2.1.6 Infrastruktur Teknologi Informasi Menurut Laudon (2004, p14), infrastruktur dari Teknologi informasi adalah terdiri dari: 1. Perangkat keras(Hardware) Peralatan fisik yang digunakan untuk menginput, memproses dan menghasilkan aktivitas dalam sebuah sistem informasi. 2. Perangkat lunak (Software) Intruksi yang detail dan terprogram yang mengontrol dan mengkoordinasikan kinerja dari komponen Hardware dari suatu komputer dalam sebuah sistem informasi.
12 3. Teknologi penyimpanan (Storage technology) Media fisik dan Software yang memerintahkan penyimpanan dan pengorganisasian data untuk penggunaan dalam sebuah sistem informasi. 4. Teknologi Komunikasi (Communication Technology) Peralatan fisik dan Software yang menghubungkan berbagai komponen Hardware komputer dan komunikasi dapat dikoneksikan dalam suatu jaringan suatu membagikan suara, data, gambar ataupun video. Jaringan (Network) menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagai data atau sumber daya seperti contohnya adalah printer. R. Kelly Rainer kesatuan fasilitas fisik IT yg terdiri atas: 1. Komponen Teknologi Informasi. 2. Pelayanan IT Manajemen Data, PSI dan Pengamanan Informasi. 3. Personil IT: Para pengguna IT. 4. Arsitektur IT: perencanaan dan pembentakan tingkat tinggi terhadap aset-aset informasi dalam suatu organisasi. 5. Aset-aset Informasi: Komponen IT dan user.
13 2.1.7 Arsitektur Teknologi Informasi Menurut Woolf (2003), definisi arsitektur dalam konteks teknologi informasi adalah oganisasi fundamental dari sebuah sistem dengan software- intensive. Dikatakan sebuah sistem adalah software-intensive karena bagian yang paling penting dari
sebuah
arsitektur TI adalah
aplikasinya,
bagian
yang
memungkinkan pengguna dapat melakukan pekerjaan bisnisnya. Aplikasi dalam sebuah arsitektur TI memerlukan infrastruktur (fondasi). Fondasi ini terdiri dari komputer server, desktop workstation, storage dan jaringan, software server termasuk middleware-application server, database server, messaging system. Data disimpan di fondasi ini, diolah sebagai suatu aset dan tersedia dengan akses yang dikendalikan oleh beberapa aplikasi. Fondasi ini merupakan host untuk solusi integrasi agar aplikasi dapat berkomunikasi satu sama lain.
2.1.8 Efektivitas dan Efisiensi Menurut pendapat Mahmudi dalam bukunya mendefinisikan efektivitas, sebagai berikut: “Efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan” (Mahmudi, 2005, p92). Berdasarkan pendapat tersebut, bahwa efektivitas mempunyai hubungan timbal balik antara output dengan tujuan. Semakin besar kontribusi output, maka semakin efektif suatu program atau kegiatan.
14 Menurut pendapat Markus Zahnd dalam bukunya mendefinisikan efektivitas dan efisiensi, sebagai berikut: “Efektivitas yaitu berfokus pada akibatnya, pengaruhnya atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti tepat atau sesuai untuk mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya” (Zahnd, 2006, p200). Menurut Han Van Der Zee (2002). Efektifitas dan efesien Teknologi Informasi adalah cara pandang suatu aktifitas yang dilakukan perusahaan untuk dapat menjadikan tolak ukur. Hal tersebut dapat meliputi pelanggan, supplier, dll. Hal tersebut lebih dominan ke arah waktu dan uang. Dapat juga meliputi berbagai perspektif
yaitu:
IT
Supply
Management,
Account
Management,
IT
Development Management, IT Infrastruucture Management, Client Support.
2.1.9 Strategi Strategi dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian tindakan-tindakan terpadu yang menjadi alat untuk meningkatkan keberhasilan dan kekuatan jangka panjang sebuah perusahaan dalam mencapai keunggulan bersaing (Ward dan Peppard, 2002, p69). Menurut Chandler (Rangkuti, 2004, p4), strategi adalah tujuan jangka panjang dari suatu perusahaan serta pendayagunaan dan alokasi sumber daya yang penting untuk mencapai tujuan tersebut.
15 a. Aktivitas Inputs: 1. Internal Business Environment, yaitu strategi bisnis yang lama atau saat ini, objek-objek bisnis, sumbernya, prosesnya, dan kebudayaannya serta nilai bisnisnya. 2. Eksternal Business Environment, yaitu meliputi ekonomi, industri dan persaingannya yang mempengaruhi operasional perusahaan. 3. Internal IS/IT Environment, yaitu SI/TI yang lama atau saat ini dalam bisnis, yang membantu jalannya bisnis dan merupakan salah satu skill dan sumber serta infrastruktur teknologi dalam perusahaan. 4. Eksternal IS/IT Environment, yaitu meliputi trend teknologi baru dan peluang penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari pelanggan dan pesaing. b. Proses perencanaan strategi SI/TI Proses dimana informasi yang diperoleh, serta hasil analisis yang diperoleh dari inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs. c. Aktivitas Outputs: 1. Business IS strategy, yaitu merupakan suatu strategi baru dari SI bisnis yang mungkin akan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah ada.
16 2. IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum dari strategi yang dipakai pada keseluruhan perusahaan. 3. IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya khusus yang berhubungan dengan TI. 2.1.10 Perencanaan Menurut
Purwanto
(2006,
p45),
Perencanaan
adalah
memilih
dan
menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan Menurut Purwanto (2006, p46), Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatifalternatif. Jadi berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa perencanaan adalah menentukan suatu pilihan dari alternatif yang ada untuk memecahkan permasalahan. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan: Keuntungan: 1. Dengan perencanaan, tujuan menjadi jelas, obyektif dan rasional. 2. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan ekonomis.
17 3. Perencanaan akan meningkatkan pendayagunaan semua fasilitas yang dimiliki. 4. Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan. 5. Perencanaan dapat memperkecil risiko perusahaan. 6. Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian. 7. Perencanaan memberikan gambaran seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
Kerugian: 1. Perencanaan akan membatasi tindakan, inisiatif para karyawan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang ditetapkan. 2. Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat memerlukan keputusan yang cepat. 3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. 4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan bisa melampaui yang akan dicapai.
18 Fungsi-Fungsi Perencanaan: 1. Peramalan. Perencanaan harus dapat meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang tentang keadaan pasar, konsumen, kebijakan pemerintah dll. 2. Penetapan sasaran. 3. Penjadwalan. Menentukan waktu yang tepat. 4. Penganggaran.
Syarat-syarat Perencanaan Yang Baik: 1. Merumuskan dahulu masalah yang akan direncakan. 2. Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta. 3. Putuskanlah suatu keputusan menjadi rencana yang rasional, mudah dipahami, dapat dikerjakan, fleksibel, berkesinambungan dalam urutan dan waktu pencapaiannya.
Langkah-langkah Perencanaan: 1. Menjelaskan serta merumuskan dahulu masalah / usulan / tujuan yang akan direncanakan itu. 2. Mengumpulkan data, informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya. 3. Menganalisis dan mengklarifikasi informasi, serta hubungan – hubungannya.
19 4. Menetapkan perencanaan dan hambatan-hambatan serta hal-hal yang mendorongnya. 5. Menentukan beberapa alternatif. 6. Pemilihan keputusan yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada. 7. Tetapkanlah urutan -urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan. 8. Laksanakan
pengecekan
tentang
kemajuan
rencana
yang
diusulkan.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Enterprise Enterprise adalah suatu area tempat segala aktivitas dan tujuan-tujuannya dalam suatu organisasi atau antar beberapa organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar dan berinteraksi. 2.2.2 Enterprise Architecture Enterprise Architecture adalah suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi praktek-praktek bisnisnya, alur-alur informasinya dan sumber daya teknologinya.
20
Gambar 2.1 Enterprise Architecture Cube Documentation Framework Sumber: Scott A. Bernard
Gambar 2.2 Element of EA Documentation Sumber: Scott A. Bernard
21 Penjelasan dari enterprise architecture cube documentation framework: 1. Line of Business: area yang terpisah dari aktifitas di dalam perusahaan yang mungkin mempengaruhi pembuatan dari beberapa produk, syarat dari suatu layanan, atau fungsi administratif internal. 2. Goals and initiatives: Kekuatan pendorong di belakang enterprise architecture. Mengidentifikasi arah strategis, tujuan dan inisiatif organisasi, dan memberikan gambaran yang jelas tentang kontribusi yang akan dibuat dalam mencapai tujuan-tujuan. 3. Products and services: Identifikasi jalur bisnis dan proses organisasi dan menunjukkan kontribusi TI untuk proses. Perencanaan strategis membantu untuk mengarahkan dan memprioritaskan proses bisnis dan kegiatan untuk memastikan bahwa mereka secara kolektif terlibat dalam arah strategis organisasi yang ditetapkan dalam rencana strategis. 4. Data and information: dokumen bagaimana informasi saat ini sedang digunakan oleh organisasi dan bagaimana melihat masa depan arus informasi. 5. Systems and application: dokumen dari kelompok sistem informasi dan layanan aplikasi saat ini, yang digunakan organsisasi untuk menyampaikan kemampuan teknologi informasi. 6. Networks and infrastructure: dokumen dimana organisasi mengatur dokumen di masa sekarang dan masa yang akan datang yang berupa suara, data, dan video jaringan dimana organisasi menggunakan host system, aplikasi, website dan database.
22 EA berfokus pada 2 pokok bahasan yaitu: 1.
Management Program 1. Resource Alignment Merencanakan segala sumber daya perusahaan tersebut agar dapat digunakan secara efektif dan efisien, sumber daya manusia, modal, data, teknologi, efesien dari segi biaya, efektif dari segi waktu. 2. Standardized Policy Kebijakan-kebijakan di perusahaan yang telah ditetapkan. 3. Decision Support Menentukan IT yang tepat guna pengambilan keputusan yang baik. 4. Resource Development Mengembangkan sumber daya yang ada agar dapat menjadi lebih baik.
2.
Documentation Method Terdiri dari 6 usur penting, yaitu: 1. The Framework Mengidentifikasi ruang lingkup arsitektur dan membangun hubungan antar area arsitektur yang ada.
23
Gambar 2.3 EA Cube Documentation Framework Sumber: Scott A. Bernard
2. EA Components Melakukan perubahan terhadap goal, standarisasi sumber daya, dan garis bisnis perusahaan yang ada di perusahaan agar dapat berjalan lebih baik. EA komponen adalah tujuan, proses, standar, dan sumberdaya yang berubah mungkin memperpanjang enterprise-wide atau terkandung dalam garis spesifik bisnis, contoh komponen termasuk sasaran strategis dan inisiatif produk bisnis dan servis arus informasi, gudang pengetahuan dan data objek, informasi sistem, software aplikasi, program sumber daya perusahaan, dan situs web,
24 suara data dan video jaringan dan mendukung infrastruktur yang melibatkan bangunan, ruangan server, pengkabelan, dan peralatan capital.
Gambar 2.4 Examples of EA Components Sumber: Scott A. Bernard
3. Current Architecture Menjelaskan mengenai perkembangan arsitektur yang ada saat ini di perusahaan. Current Archirecture berisi EA komponen dalam perusahaan disetiap tahap kerangka, tampilan saat pelayanan EA untuk membuat suatu “ baseline ” penyimpanan dari sumber daya saat ini dan aktifitas yang didokumentasikan dengan cara yang konsisten dengan pandangan masa depan EA itu analisis dapat dilihat kesenjangan. Memiliki tampilan yang akurat dan komprehensif EA
25 komponen adalah referensi penting untuk perencanaan projek asset manajemen dan investasi, pembuat keputusan, pada tampilan dari EA tersusun artefak ( dokumen, diagram-diagram, data, spreadsheet, gambar dan sebagainya) pada setiap kerangka level, dimana menerima dalam sebuah EA online repository untuk membuat suatu yang bisa digunakan oleh beberapa stakeholder kepentingan EA.
Gambar 2.5 EA Drivers Change Sumber: Scott A. Bernard Pendekatan untuk dokumentasi EA didasarkan pada penerapan kerangka kerja
dokumentasi
dan
metodologi
pelaksanaan
Mendokumentasikan dilihat Current dan future
terkait.
EA membantu
perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengelola sumber daya saat ini, memilih dan mengimplementasikan sumber daya masa depan, dan mengelola transisi EA secara efektif. standar Transisi dari saat ke arsitektur masa depan merupakan aspek yang berkelanjutan dari program EA. Arsitektur masa depan harus mencakup perubahan yang direncanakan untuk komponen EA dalam waktu dekat (perubahan taktis dalam 1-3 tahun berikutnya), serta perubahan pada komponen EA yang merupakan
26 hasil dari pelaksanaan jangka panjang skenario operasi yang terlihat 4 10 tahun ke depan. Skenario ini menggabungkan driver internal dan eksternal yang berbeda dan dapat membantu untuk mengidentifikasi perubahan yang diperlukan dalam proses, sumber daya, atau teknologi yang menerjemahkan untuk asumsi perencanaan masa depan, yang pada gilirannya mendorong perencanaan untuk komponen baru EA.
4. Future Architecture Menjelaskan mengenai perkembangan arsitektur IT dan strategi yang ada pada masa yang akan datang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Future Architecture dokumen kebanyakan baru atau dimodifikasi EA komponen bahwa mereka dibutuhkan oleh perusahaan untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada atau mendukung inisiatif strategi baru, kebutuhan operasional atau solusi teknologi. Arsitektur masa depan mengarahkan ditingkat strategis yang baik dan tahap tektikal dalam tiga cara: direksi baru dan tujuan, mengubah prioritas perusahaan, dan
teknologi-teknologi yang
muncul. EA tidak dapat mencerminkan perubahan pada masa depan arsitektur kecuali jika perusahaan itu memimpin team yang menyediakan perubahan direksi
strategis dan tujuan, kalau tidak
garis bisnis manajer dan program menajer yang menyediakan proses perubahan bisnis dan prioritas bahwa semua dibutuhkan untuk menyelesaikan tujuan baru, dan kalau tidak mendukung/mengantar
27 identifikasi staf teknologi dan solusi para staf untuk bertemu pada kebutuhan bisnis yang baru. Pengendali perubahan masa depan arsitektur seharusnya mencakup perubahan perencanaan kepada komponen EA dalam jangka dekat (perubahan taktikal pada tahap lanjut 1-3 tahun), juga perubahan komponen EA bahwa semua hasil di implementasikan dalam jangka panjang skenario operasi seperti dapat dilihat 4-10 tahun kedepan. Perencanaan ini menggabungkan perbedaan pengarahan internal dan eksternal dan dapat memberi bantuan untuk mengidentifikasi kebutuhan proses dalam perubahan, sumber daya atau teknologi yang dapat di artikan sebagai asumsi perencanaan masa depan, dimana dalam pengarahan perencanaan untuk EA komponen yang baru. 5. EA Management Plan Menjelaskan mengenai program perencanaan dan dokumentasi yang akan dilakukan terhadap perusahaan. Rencana EA manajemen menyediakan deskripsi saat ini dan masa depan untuk menampilkan arsitektur dan suatu rencana urutan untuk mengolah transisi masa depan atau teknologi lingkungan operasi, rencana EA manajemen meninggalkan
dokumen
yang
penting
untuk
mewujudkan
keuntungan-keuntungan dari EA sebagai manajemen program, bagaimana suatu perusahaan untuk melanjutkan pemindahan dari arsitektur saat ini ke depan yang lebih spesial, jika sumber daya IT
28 mendukung kunci fungsi bisnis yang dapat ditempatkan ulang atau di uprgade. 6. Planning Threads Semua aktivitas TI yang ada di network, yang bersangkutan untuk security, standarisasi, dan tenaga kerja untuk perusahaan. Menurut Bernard (2005), EA repository adalah pengarsipan dokumentasi komponen-komponen EA di berbagai divisi secara online seperti website dan data warehouse. Menurut Bernard (2005), Organization Culture adalah kepercayaan, kebiasaan, nilai-nilai, struktur, peraturan-peraturan normatif dari suatu organisasi yang tercermin dalam semua aspek mengenai bagaimana organisasi tersebut menjalankan fungsi-fungsinya.
2.2.3 Hubungan Strategi, Bisnis dan Teknologi Untuk EA yang mendukung perusahaan secara holistik, harus mengaitkan strategi, bisnis, dan teknologi. EA paling efektif jika secara serentak mendukung perencanaan eksekutif top down dan pengambilan keputusan dalam setiap LOB. Dengan cara ini, EA membantu untuk memastikan bahwa strategi bisnis dan perencanaan teknologi bergerak maju. Dari perspektif bisnis EA menyediakan konteks dan tujuan kebutuhan bisnis untuk diidentifikasi. Dari perspektif teknologi,
EA menyediakan strategi dan
konteks bisnis untuk perencanaan sumber daya.
29 2.2.3.1 Hubungan EA dan Strategi Framework EA dan metodologi yang mengatur dokumentasi EA dengan cara yang memungkinkan strategi untuk mempengaruhi bisnis dan perencanaan teknologi dan pengambilan keputusan. Hal ini penting terutama dalam dokumentasi pandangan EA di masa depan. Pada saat identifikasi pertama perubahan apa yang diantisipasi dalam target strategi dan inisiatif, dokumentasi berikutnya kegiatan usaha dan sumber daya teknologi dapat diselesaikan sedemikian rupa untuk
mempromosikan
keselarasan,
efisiensi,
dan
efektivitas.
Mendokumentasikan strategi melibatkan identifikasi tujuan, inisiatif , dan hasil ukuran.
Strategic Goals Ini adalah tujuan utama dari perusahaan. Tujuan strategis biasanya memerlukan beberapa tahun untuk menyelesaikannya. Perubahan dalam tujuan strategis yang dibuat didalam respon bisnis internal dan eksternal dan juga teknologi atau perubahan dalam hukum dan peraturan. Strategic Initiatives
30 Ini adalah kegiatan bisnis dan teknologi, program, dan proyek-proyek yang memungkinkan pencapaian tujuan strategis, sehingga mereka dapat mempengaruhi arah yang diperlukan oleh perusahaan. Strategic Measures Ini adalah hasil tindakan yang mengidentifikasi ketika sebuah strategic initiatives telah berhasil memenuhi strategic goal. Hasil tujuan menentukan kapan suatu perusahaan mencapai misinya.
2.2.3.2 Hubungan EA dan Rencana Bisnis Seperti yang tercermin dalam desain Framework EA, strategi menciptakan kebutuhan bisnis dan teknologi yang mendukung solusi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. EA dokumen dibagi menjadi tiga isi utama di tingkat bisnis: Supporting Strategic Goals Menyentuh titik antara inisiatif strategis dan kegiatan usaha harus jelas didokumentasikan. Tidak semua kegiatan usaha yang strategis, dan penting untuk membedakan dalam dokumentasi EA antara mereka yang langsung link ke inisiatif strategis dan mereka yang menyediakan fungsi dukungan umum untuk perusahaan. Documentation of Business Activities
31 Mendokumentasikan penciptaan dan pengiriman produk bisnis dan jasa penting dalam mendukung Business Process Improvement (BPI) dan proyek Business Process Reengineering (BPR), dan dalam mendokumentasikan kegiatan usaha untuk menunjukkan input, output, hasil, dan elemen lain dari pengaruh tentang bisnis masing-masing proses. Hal ini juga penting untuk mengidentifikasi bagaimana proses bisnis yang terkait dengan satu sama lain. Identifying Supporting Technologies Menganalisa kebutuhan bisnis dan kegiatan dapat mengungkapkan pentingnya teknologi pendukung (misalnya kegiatan pemasaran memerlukan data penjualan trend analisis, dan proses manufaktur membutuhkan berbagai jenis sumber daya termasuk bahan baku, fasilitas, tenaga kerja, komputer, data, dan robotika). EA membantu untuk mengidentifikasi dan mendukung dokumentasi teknologi ini. 2.2.3.3 Hubungan EA dan Rencana Teknologi Teknologi adalah jenis sumber daya yang memungkinkan aliran informasi dan sumber daya lain untuk mendukung penciptaan dan pengiriman produk bisnis dan layanan, yang pada gilirannya memungkinkan pencapaian strategic goal. Ini penting bahwa teknologi tidak mendorong bisnis dan perencanaan strategi, terutama di perusahaan-perusahaan yang sumber dayanya terbatas, di mana biaya duplikasi non-strategis teknologi tidak dapat diberikan. Perencanaan
32 bottom-up (misalnya di mana teknologi adalah katalis untuk perubahan) adalah penggunaan yang layak dari EA, namun itu bukan proses normal untuk implementasi sumber daya. Hal ini lebih penting bagi perusahaan untuk memahami arah utama dan prioritas, merencanakan kegiatan bisnis yang diperlukan, dan kemudian mengidentifikasi sumber daya yang mendukung, termasuk IT.
2.2.4 Persediaan Menurut Przwirosentono (2001, p67), Persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/material), barang setengah jadi dan barang dalam proses. Persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan, persediaan mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat aktif. (Yuliana, 2001, p90). 2.2.4.1 Jenis Persediaan Menurut Sumayang, L. (2003), yang termasuk dalam persediaan adalah: 1. Bahan baku atau bahan mentah atau raw material. 2. Barang dalam proses atau barang setengah jadi atau work in process. 3. Barang jadi atau finished good. (h. 200). 2.2.4.2 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
33 Menurut Horngren, Harison, dan Bamber (2002), bahwa ada 2 macam metode pencatatan persediaan, yaitu: 1.
Sistem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory System) Dalam sistem ini, perusahaan mencatat setiap mutasi yang terjadi pada persediaan, sehingga akun persediaan selalu mencerminkan nilai sisa persediaan perusahaan yang paling akhir.
2.
Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory System) Menurut sistem ini, perusahaan tidak mencatat seluruh mutasi yang terjadi dalam akun persediaan. Akibatnya pada akhir periode, perusahaan harus mengadakan perhitungan secara fisik untuk mengetahui jumlah barang yang dimiliki, yang kemudian dikalikan dengan per unit biaya untuk mendapatkan biaya persediaan di akhir periode.
Selanjutnya,
ada
beberapa
metode
penilaian
persediaan
untuk
menentukan nilai persediaan yang ada, yaitu : 1.
Metode Masuk Pertama Keluar Pertama/First In First Out(FIFO) Metode untuk memperkirakan persediaan, dimana harga pokok dari barang yang pertema kali masuk yang akan dibebankan pertama kali sebagai harga pokok penjualan. Persediaan akhir dinilai berdasarkan biaya dari pembelian yang dilakukan paling akhir.
2.
Metode masuk terakhir keluar pertama/Last In First Out(LIFO)
34 Metode penilaian persediaan, dimana biaya persediaan paling akhir adalah yang pertama kali dibebankan sebagai harga pokok penjualan.Metode ini mengakibatkan biaya persediaan akhir dinilai berdasarkan harga beli persediaan yang paling awal. 3.
Metode rata-rata tertimbang atau Weighted Average Cost Metode penilaian persediaan yang didasarkan pada harga pokok rata-rata persediaan dalam suatu periode tertentu.Harga pokok ratarata tertimbang diperoleh dengan membagi harga pokok barang yang dapat dijual dengan jumlah barang yang dapat dijual. Metode ini sering juga disebut dengan metode rata-rata.
4.
Metode harga pokok spesifik atau Specific Unit Cost Metode ini disebut juga metode identifikasi spesifik. Metode harga pokok spesifik ini didasarkan atas penilaian persediaan yang dipergunakan untuk menilai biaya dari suatu persediaan yang secara spesifik dapat kita identifikasikan.
2.2.5 Penjualan Menurut Kotler (2006, p457) penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Menurut Mulyadi (2001, p199), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan secara kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
35 dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
2.2.6 Pengiriman Menurut Hutabarat (Pengiriman, p1) Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya” Terdapat beberapa dokumen yang diperlukan untuk suatu pengiriman barang, diantaranya: Shipping Instruction (SI), Invoice, Packing List, Airwaybill.
1. Shipping Instruction adalah perintah pengapalan dari pengirim barang kepada perusahaan freight forwarder. Terjadinya transaksi di tandai dengan adanya Shipping Instruction ( SI ). SI ini memuat antara lain: nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, keterangan barang, dan jumlah barang. 2. Invoice adalah dokumen yang memuat data-data barang kiriman berisi harga barang. 3. Packing List adalah dokumen yang memuat data-data barang kiriman yang berisi jenis barang, berat, ukuran, dan jumlah barang. 4. Airwaybill adalah surat jalan yang disediakan oleh penyedia jasa pengiriman, isinya berupa nama dan alamat pengirim, nama dan alamat
36 penerima, jumlah berat, tanggal transaksi, tanda tangan pengirim, dan penyedia jasa.
2.2.7 Pengertian ekspor impor Menurut Hutabarat (transaksi ekpor impor, p1) Ekspor import adalah
suatu
transaksi yang sederhana dan tidak lebih dari membeli dan menjual barang antara pengusaha-pengusaha yang bertempat tinggal di negara-negara berbeda. Cara pembayaran ekspor impor: 1. Advance Payment (pembayaran dimuka) Dalam sistem pembayaran ini pembeli membayar dimuka kepada penjual sebelum barang-barang dikirim oleh penjual tersebut. Ini berarti importer memberikan kredit kepada eksportir untuk mempersiapkan barangbarangnya.
2. Open account (pembayaran kemudian) Sistem pembayaran ini kebalikan dari sistem “advance payment”. Dalam hal ini yang menanggung resiko adalah eksportir, sedangkan yang mendapat fasilitas kredit atau penangguhan adalah eksportir. 3. Letter of Credit (L/C) Sistem pembyaran dengan L/C ini merupakan cara yang paling aman bagi eksportir untuk memperoleh hasil penjualan barangnya dari importer asalkan importer tersebut dapat menyerahkan dokumen-dokumen sesuai dengan yang disyaratkan dalam L/C.
37 Dengan L/C ini sebuah bank bertindak sebagai pengganti importer yakni yang memberikan kepercayaan dan kepastian kepada penjual bahwa pembayaran akan dilakukan oleh bank tersebut sesuai dengan persyaratan- persyaratan yang terdapat dalam L/C. 4. Consignment (konsinyasi) Consignment adalah pengiriman barang-barang ekspor pada importir di luar negri dimana barang-barang tersebut dikirim oleh eksportir sebagai titipan untuk dijualkan oleh importir dengan harga yang telah dititipkan oleh eksportir
2.2.8 Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Menurut Mc.Leod (2001, p90), analisis sistem informasi disimpulkan sebagai penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru atau di perbaharui. Pada tahap ini, kebutuhan sistem informasi didefinisikan, kemudian kriteria kinerja sistem dispesifikasikan secara tepat sehingga dapat dibuat rancangan sistem informasi untuk diusulkan kepada organisasi. 2.2.8.1 Analisis Lima Daya Porter Aspek lingkungan industri akan lebih mengarah pada aspek persaingan di mana
bisnis
perusahaan
berada.
Akibatnya
faktor-faktor
yang
mempengaruhi kondisi persaingan, seperti ancaman-ancaman dan kekuatan-kekuatan
yang dimiliki perusahaan termasuk
kondisi
38 persaingan itu sendiri menjadi perlu untuk dianalisa. Michael E. Porter mengemukakan
konsep
Competitive
Strategy
yang
menganalisa
persaingan bisnis berdasarkan lima aspek utama yang disebut Lima Kekuatan Bersaing (Umar, 2001, p78-83). Secara lengkap aspek atau variabel yang membentuk model untuk strategi bersaing tersebut serta penjelasanya dipaparkan berikut ini: 1. Ancaman Masuknya Pendatang Baru Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya kapasitas menjadi bertambah, tejadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Ada beberapa faktor penghambat (entry barrier) pendatang baru untuk masuk ke dalam suatu industri yaitu:
1. Skala ekonomi 2. Diferensiasi produk 3. Kecukupan modal 4. Biaya peralihan 5. Akses ke saluran distribusi 6. Peraturan pemerintah
39 7. Persaingan Diantara Perusahaan Sejenis 8. Jumlah Kompetitor 9. Tingkat pertumbuhan industri 10. Karakteristik produk 11. Biaya tetap yang besar 12. Kapasitas 13. Hambatan keluar 2. Ancaman dari Produk/Jasa Pengganti Perusahaan-perusahaan yang berada dalam suatu industri tertentu akan bersaing pula dengan produk/jasa pengganti. Walaupun karakteristiknya berbeda, barang subtitusi dapat memberikan fungsi atau jasa yang sama. Ancaman produk subtitusi menjadi kuat bilamana konsumen dihadapkan pada switching cost (biaya peralihan) yang sedikit dan jika produk subtitusi itu mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama, bahkan lebih tinggi dari produk-produk suatu industri. 3. Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli Para pembeli, dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu mempengaruhi perusahaan untuk
menurunkan harga produk,
meningkat mutu dan pelayanan, serta mengadu perusahaan dengan
40 kompetitornya. Kekuatan tawar pembeli akan kuat apabila perusahaan dihadapkan pada kondisi sebagai berikut: 1. Pembeli mampu memproduksi produk yang diperlukan. 2. Sifat produk tidak teridentifikasi dan banyak pemasok Switching cost pemasok adalah kecil. 3. Pembeli mempunyai tingkat profitabilitas yang rendah, sehingga sensitif terhadap harga dan diferensiasi servis. 4. Produk perusahaan tidak terlalu penting bagi pembeli, sehingga pembeli dengan mudahnya mencari subtitusinya. 4. Kekuatan Tawar-menawar Pemasok Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk atau Pemasok menjadi kuat apabila beberapa kondisi berikut terpengaruhi: 1. Jumlah pemasok sedikit 2. Produk/ jasa yang ada adalah unik dan mampu menciptakan switching cost yang besar 3. Tidak tersedia produksi subtitusi 4. Pemasok mampu melakukan integrasi ke depan dan mengolah produk yang dihasilkan menjadi produk yang sama dengan yang dihasilkan perusahaan.
41 5. Persaingan Diantara Perusahaan Sejenis Persaingan dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja perusahaan, menurut Porter tingkat persaingan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu: 1. Jumlah Kompetitor 2. Tingkat pertumbuhan industri 3. Karakteristik produk 4. Biaya tetap yang besar 5. Kapasitas 6. Hambatan keluar
2.2.8.2 PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi) Menurut Ward dan Peppard (2003, p70), perusahaan beroperasi dalam lingkungan eksternal yang luas, dimana banyak aspek yang harus dianalisis, dipahami dan diinterpretasikan dalam proses bisnis strategi. Ada enam faktor utama dan relevan bagi sebagian besar industri dan perusahaan. Faktor-faktor tersebut, biasanya dihadirkan bersamaan pada level pemikiran strategi, dengan menggunakan metode anlisis PEST (Politik, Ekonomi, Social, dan Teknologi). Dua faktor lainnya,
42 yaitu faktor legal termasuk di didalam faktor politik sedangkan faktor ekologi termasuk di dalam faktor sosial. Faktor-faktor lingkungan eksternal ini sangat penting dalam hal kecepatan yang dilakukan terhadap perubahan dan pengaruh dalam meningkatkan bisnis. Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut dapat membawa kepada kesempatan bisnis yang lebih signifikan atau dapat juga mengidentifikasi ancaman-ancaman yang mungkin terjadi, sehingga dapat disediakan waktu untuk mengambil tindakan dan meminimalisasi efek yang timbul. Faktor-faktor lingkungan eksternal tersebut adalah: 1. Politik Aspek politik dalam metode PEST menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan-kebijakan pemerintah terhadap proses bisnis perusahaan. Faktor legal yang dapat digolongkan ke dalam aspek politik merupakan hukum atau undang-undang yang berkaitan dengan proses bisnis. 2. Ekonomi Lingkungan ekonomi memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan, seperti kebijakan moneter, standar nilai inflasi dan deflasi negara dan juga keadaan ekonomi global. 3. Sosial
43 Lingkungan sosial dapat memberikan dampak besar terhadap strategi perusahaan dan pemilihan strategi dalam menjalankan proses bisnis. Hal-hal yang berkaitan dengan aspek sosial tersebut adalah ketenaga kerjaan, lingkungan kerja dan lingkungan hidup. 4. Teknologi Lingkungan teknologi secara umum berubah sangat cepat dari sebelumnya. Inovasi terhadap produk dan jasa memfasilitasi cara baru dalam melakukan bisnis proses sehingga jauh lebih cepat. Perusahaan berlomba-lomba memanfaatkan teknologi untuk mengambangkan produk jasa dan guna mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin dalam waktu sesingkat mungkin.
2.2.8.3 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis lingkungan eksternal SI/TI bertujuan untuk memahami tentang teknologi dan mengetahui peluang untuk menggunakan SI/TI dengan cara yang baru dan inovatif. Analisis ini juga bertujuan untuk menemukan cara-cara untuk menggunakan teknologi yang ada dengan biaya yang rendah atau dengan cara yang sebelumnya belum dikonsederasikan (Ward dan Peppard, 2002, p203).
44
2.2.8.4 Analisis Lingkungan Internal SI/TI Analisi lingkungan internal SI/TI dilakukan untuk mengetahui lingkungan internal perusahaan, pandangan SI/TI dalam masa sekarang, pengalaman perusahaan, cakupan bisnis dan konstribusi terhadap bisnis, kemampuan perusahaan sumber daya perusahaan dan infrastruktur terknologi (Ward dan Peppard 2003, p153).
2.2.9 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity & Threat) Menurut Rangkuti (2006, p18-19), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar yaitu: 1. S: Strength, merupakan kekuatan dari organisasi. 2. W: Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi. 3. O: Opportunity, merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
45 4. T: Threat, merupakan ancaman dari luar bagi organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
Gambar 2.6 Analisis SWOT Sumber: Rangkuti Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Dengan mengetahui kekuatan yang dimiliki organisasi akan dapat mempertahankan dan bahkan meningkatkan kekuatan sebagai modal untuk dapat bersaing. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui apa kelemahan-kelemahan yang masih ada, dan dengan mengetahui kelemahan tersebut, maka perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki agar menjadi lebih baik. Kelemahan yang tidak atau terlambat teridentifikasi akan merugikan bagi perusahaan. Oleh karena itu dengan semakin cepat
46 mengetahui kelemahan, maka perusahaan
juga dapat segera mungkin
mencari solusi untuk dapat menutupi kelemahan tersebut. Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang dimasa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk mencapai peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih dini dan terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi dapat direalisasikan. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan peluang/kesempatan dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat dicarikan jalan keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut.
2.2.9.1 Matrik SWOT Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya. Matrik ini dapat
menghasilkan
(Rangkuti, 2006, p31).
empat
set
kemungkinan
alternatif strategis
47 Cara membuat matrik SWOT adalah dengan menggunakan faktor-faktor eksternal maupun internal sebagaimana telah disajikan dalam table EFAS dan IFAS, yaitu dangan mentransfer peluang dan ancamana dari table EFAS serta mentransfer peluang dan ancaman dari table EFAS serta mentransfer peluang dan ancaman dari table EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari table IFAS kedalam sel yang sesuai dalam matrik SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut lalu dibuatkan 4 set kemungkinan alternative startegi (SO,ST,WO,WT) (Rangkuti, 2006, p35). 1. Strategi SO:
strategi
ini
dibuat
berdasarkan
jalan
pikiran
perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2. Strategi ST:
strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
3. Strategi WO: strategi
ini
diterapkan
berdsarkan
pemanfaatan
peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 4. Strategi
WT:
strategi
ini
didsarkan
bersifatdefensive
dan
pada
berusaha
kegiatan
yang
meminimalkan
kelemahan yang ada serta menghindari ancaman
48 Tabel 2.1 Matrik SWOT Sumber: Rangkuti IFAS EFAS
Strength (S)
Weakness (W)
Tentukan 5-10 faktor- Tentukan 5-10 faktorfaktor kekuatan
faktor kelemahan
internal
internal.
Opportunity (O)
Starategi SO
Strategi WO
Tetukan 5-10 faktor
Ciptakan strategi
Ciptakan strategi
peluang eksternal
yang menggunakan
yang meminimalkan
kekuatan untuk
kelemahan untuk
memanfaatkan
memanfaatkan
peluang
peluang.
49 Threatas (T)
Strategi ST
Strategi WT
Tentukan 5-10 faktor
Ciptakan strategi
Ciptakan strategi
ancaman eksternal
yang menggunakan
yang meminimalkan
kekuatan untuk
kelemahan dan
emngatasi ancaman.
menghindari ancaman.
2.2.9.2 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS) Menurut Rangkuti (2006, p24-25), setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Tahapnya adalah: 1. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. 2. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dart 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh skor total 1,00).
50 3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing - masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri, nilainya adalah 4. 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untukmemperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. 6. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk
51 membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
2.2.9.3 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Menurut Rangkuti (2006, p22-23), sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS): 1. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). 2. Seri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. 3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika ancamannya sangat besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit rating 4.
52 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. 6. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industry yang sama.
2.2.9.4 Diagram SWOT Setelah didapat hasil table bobot skor dari masing-masing IFAS dan EFAS, langkah selanjutnya adalah memasukkan angka total bobot skor tersebut kedalam diagram analisis SWOT berikut ini:
53
Gambar 2.7 Diagram SWOT Sumber: Rangkuti
Keterangan: Kuadran 1:
Merupakan situasi menguntungkan, perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada, strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif (Growth Oriented Strategy).
Kuadran 2:
Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan segi internal, strategi yang harus diterapkan
54 adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar). Kuadran 3:
Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
Kuadran 4:
Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak ia menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalahmasalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
2.2.10 Enterprise Architecture Artifacts EA artifak di sarankan dalam mendokumentasikan EA Cube Framework dari suatu perusahaan. 2.2.10.1 Strategic Goals and Initiatives 2.2.10.1.1 Strategic Plan (perencanaan strategis) Menurut Bernard (2005, p292), Perencanaan Strategis
adalah
dokumen perencanaan yang berisi tentang arah perusahaan, strategi kompetitif, tujuan penting perusahaan dan program-program atau proyek perusahaan di masa mendatang, bisanya dalam 3 sampai 5 tahun mendatang.
55 Strategi adalah pola dari keputusan alokasi sumber daya yang dibuat di seluruh organisasi. Ini merangkum baik tujuan yang diinginkan dan keyakinan tentang apa yang diterima dan, yang paling kritis, berarti tidak dapat diterima untuk mencapainya.
2.2.10.1.2 SWOT Analysis (Analisis SWOT) Menurut Bernard (2005, p293), Analisis SWOT adalah metode analisis yang di pakai perusahaan dalam mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang akan dipakai untuk melakukan improvisasi dan meningkatkan daya saing pada perusahaan. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar, yaitu: a. S :
Strength, merupakan kekuatan dari organisasi.
b. W:
Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi.
c. O:
Opportunity,
merupakan
organisasi dan
peluang
dari
luar
memberikan peluang kepada
organisasi untuk berkembang dimasa mendatang. d.
T:
Threat, merupakan ancaman dari luar bagi organisasi
dan
dapat
mengancam
organisasi dimasa mendatang. Tabel 2.2 Analisis SWOT Sumber: Scott A Bernard
eksistensi
56
2.2.10.1.3 CONOPS Scenario Menurut Bernard (2005, p294), CONOPS Scenario adalah dokumen narasi yang menjelaskan tentang bagaimana cara perusahaan beroperasi pada saat ini atau di masa yang akan datang. CONOPS dibuat berdasarkan faktor internal dan eksternal yang didapat melalui SWOT Analisis. CONOPS bukanlah skenario mutlak
melainkan
berupa asumsi perencanaan. 2.2.10.1.4 CONOPS Diagram Menurut Bernard (2005, p295), CONOPS Diagram adalah diagram yang menggambarkan atau menjelaskan tentang bagaimana fungsi perusahaan secara keseluruhan atau sebagian saja. Menurut CIO Council (2001, p74), CONOPS adalah gambaran umum arsitektur produk dan merupakan format yang paling
57 fleksibel. CONOPS menghasilkan sebuah gambaran kerja grafis dari bisnis perusahaan.
2.2.10.2 Business Products and Services 2.2.10.2.1 Business Plan Menurut Bernard (2005, p297), Bussines plan adalah perencanaan yang menghasilkan fungsi bisnis dan strategi financial yang sejalan dengan tujuan perusahaan. Bussines plan memiliki beberapa item pendukung yaitu: 1. Business overview 2. Executive team profile 3. Relationship of business activites to strategic goal 4. Organizational structure 5. Market outlook and competitive strategi 6. Business cycles 7. Capitalization strategy 8. Financial strategy 9. Current financial status summary 10. Business partnerships and alliance
58 2.2.10.2.2 Swim Lane Process Diagram Menurut Bernard (2005, p299), Swim Lane Process Diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas dari setiap stakeholder garis bisnis perusahaan yang terlibat di dalam kegiatan bisnis perusahaan.
2.2.10.2.3 Business Process/Service Model Menurut Bernard (2005, p300), Business Process/Service Model adalah sebuah diagram yang menggambarkan setiap aktivitas secara keseluruhan dari proses bisnis perusahaan termasuk setiap tingkatan aktivitas dan
hubungan antar aktivitas di dalam proses bisnis
perusahaan. Menurut CIO Council (2004, p76), Activity Models and Trees mendeskripsikan hubungan fungsi yang berlaku di perusahaan termasuk dalam kegiatan aktivitas perusahaan, pertukaran data dan informasi yang terjadi di internal dan eksternal perusahaan. Pembuatan diagram ini menggunakan teknik IDEF (Integrated Computer-Aided Manufacturing (ICAM) Definition). 2.2.10.2.4 Business Process / Product Matrix Menurut Bernard (2005, p301), Activity / Product Matrix adalah sebuah table yang menjelaskan aktivitas atau produk dalam setiap garis bisnis perusahaan, tabel ini memberikan penjelasan secara vertical dan horizontal (cross cutting) dari setiap aktivitas produk dan kemana produk tersebut di alokasikan.
59 2.2.10.2.5 Use Case Narrative & Diagram Menurut Bernard (2005, p302), Use Case Narative and Diagram adalah diagram yang mengambarkan interaksi antara aktor (stakeholder), paturan bisnis, sistem dan layanan, dan aplikasi. Use Case Narative and Diagram digunakam untuk mengidentifikasi solusi teknologi yang di butuhkan dalam pengembangan. Menurut CIO Council (2004, p78), Business Use Case Model adalah penggambaran kegiatan bisnis perusahaan beserta bagian-bagian yang terlibat sesuai dengan proses bisnis dan struktur organisasi yang ada. Penjelesan mengenai model ini dijelaskan dalam Diagram Use Case dan Use Case Specification.
2.2.10.3 Data and Information 2.2.10.3.1 Object State Transition Diagram Menurut Bernard (2005, p306), Object State Transition Diagram adalah diagram yang menggambarkan daur hidup dari setiap aktivitas, mulai dari awal sampai aktivitas tersebut berakhir. Menurut Federal Enterprise Architecture (2001, p82), State Model berguna dalam memahami dan mewakili bisnis yang rumit atau sistem behaviors dari waktu ke waktu. State Model dapat digunakan untuk menggambarkan perilaku dari proses bisnis yang spesifik, fungsi sistem, kelas bisnis, atau kelas sistem. State Model UML
60 dimulai dengan start state yang direpresentasikan sebagai lingkaran padat. Middle State direpresentasikan sebagai oval. State diakhiri direpresentasikan sebagai lingkaran yang solid dalam dalam lingkaran. State transition direpresentasikan sebagai panah antara setiap state. 2.2.10.3.2 Logical Data Model Menurut Bernard (2005, p308), Logical Data Model adalah model data semantic yang dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan menggunakan simbol (Entity Relationship Diagram), atau dapat juga menggunakan metode object-oriented dan penggunanaan symbol dari Unified Modeling Language (UML), yang menghasilkan class diagram. 2.2.10.3.3 Activity / Entity Matrix Menurut Bernard (2005, p310), Activity / Entity Matrix adalah pemetaan yang dikembangkan oleh entitas data yang dipengaruhi oleh aktivitas bisnis.
2.2.10.4 Systems and Applications 2.2.10.4.1 System Communication Description Menurut Bernard (2005, p313), System Communication Description adalah sistem diagram antar muka yang mendukung di dalam mendeskripsikan bagaimana data berkomunikasi dengan sistem yang
61 ada di perusahaan, termasuk spesifikasi mengenai links, paths, jaringan, dan media. 2.2.10.4.2 System Data Flow Diagram Menurut Bernard (2005, p315), System Data Flow Diagram lebih dikenal dengan nama Data Flow Diagram dan berguna untuk menunjukkan proses yang terjadi dengan sistem yaitu pertukaran data dan bagaimana pertukaran tersebut dapat terjadi. 2.2.10.5 Networks and Infrastructure 2.2.10.5.1 Network Connectivity Diagram Menurut Bernard (2005, p321), Network Connectivity Diagram menunjukkan hubungan fisikal jaringan yang ada di suatu perusahaan seperti data, video jaringan, WAN, LAN, ekstranet, dan intranet. 2.2.10.6 Security 2.2.10.6.1 Security and Privacy Plan Menurut Bernard (2005, p328), Security Plan adalah perencanaan keamanan yang
menyediakan keamanan tingkat tingggi dan
mendeskripsikan mengenai program keamanan yang dijalankan pada perusahaan. Keamanan tersebut dapat termasuk fisik, data, petugas, elemen operasional keamanan dan prosedur yang berlaku.
62 2.2.10.7 Standards 2.2.10.7.1 Technology Forecast Menurut Bernard (2005, p334), Technology Forecast adalah suatu perkiraan rancangan dukungan teknologi yang akan dikembangkan ke depannya agar dapat berjalan lebih baik sesuai dengan standar yang ada di perusahaan. 2.2.10.8 Workforce 2.2.10.8.1 Workforce Plan Menurut Bernard (2005, p335),Workforce plan merupakan deskripsi tingkat tinggi bagaimana mengelola sumber daya manusia yang ada di perusahaan, termasuk strategi di dalam mengkontrak karyawan, retensi, dan membangun eksekutif management yang profesional, serta tingkatan staff yang ada di perusahaan. 2.2.10.8.2 Organization Chart Menurut Bernard (2005, p336), Organization Chart adalah diagram yang menunjukkan posisi dan personil teroganisasi dalam diagram hirarki atau format matrik. Organization Chart juga menolong di dalam menunjukkan garis wewenang, hubungan kerja sama yang terjadi, kepala dari setiap divisi yang ada, produk, dan proses yang terjadi di dalam suatu perusahaan.
