6
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Basis Data 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001, p2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut O’Brien (2002, p8), sistem adalah sekelompok komponenkomponen yang saling berhubungan yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproses output dalam proses perubahan organisasi. Menurut Mathiassen (2000, p9), sistem adalah sekumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function, interface. Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna meperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik.
2.1.2 Pengertian Informasi Menurut McLeod (2001, p4), informasi adalah salah satu jenis sumber daya yang tersedia bagi manajer, yang dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Informasi dari komputer dapat digunakan oleh para manajer, non-
7 manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Menurut O’Brien (2002, p13), informasi adalah data yang telah diubah bentuknya menjadi lebih berarti dan berguna bagi para pengguna-pengguna khusus. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang sudah lebih dulu memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya (McLeod, 2001, p5). Suatu informasi bisa berguna haruslah memiliki cirri-ciri atau karakteristik berikut ini (Gondodiyoto, 2003, p22) : 1.
Reliable
2.
Relevant
3.
Timely
4.
Complete
5.
Understandable
Dari bebagai definisi di atas disimpulkan bahwa, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat, dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah interaksi antar komponen-komponen di dalam suatu kesatuan terpadu untuk mengolah data menjadi informasi sesuai kebutuhan penggunanya (Gondodiyoto, 2003, p8). Sistem informasi dapat diorganisasikan dengan adanya gabungan antara manusia, hardware, software, jaringan komputer, dan sumber data, yang
8 mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien, 2002, p7). Dari definisi di atas sistem informasi adalah kumpulan dari komponenkomponen atau unsur-unsur yang saling berhubungan dengan memiliki kemampuan
dalam
hal
menyimpulkan,
memperoses,
menyimpan,
dan
mendistribusikan keluaran atau informasi kepada pemakai dalam rangka memenuhi kebutuhan pemakai.
2.1.4
Konsep Basis Data Menurut Mcleod (2001, p259), dua tujuan konsep basis data adalah
meminimumkan
pengulangan
data
(data
redundancy)
dan
mencapai
independensi data. Pengulangan data (data redundancy) adalah duplikasi data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi data dalam label dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali, yaitu dalam tabel.
2.1.5 Pengertian Sistem Basis Data Database disebut juga basisdata adalah suatu record terkomputasi yang mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi pada saat dibutuhkan (Date, 2000, p5).
9 Basisdata adalah kumpulan data yang terhubung secara logika yang bisa dipakai secara bersama dan deskripsi mengenai data tersebut, yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari sebuah organisasi (Connolly, 2002, p14). Berdasarkan beberapa paragraf di atas dapat disimpulkan bahwa basisdata adalah sekumpulan data yang saling terelasi dan dapat diolah untuk memenuhi kebutuhan suatu organisasi. Untuk dapat memahami basisdata kita dapat mengilustrasikan basisdata sebagai sebuah lemari file yang berisi macam-macam kumpulan file data. Pemilik dari basisdata dapat melakukan berbagai macam operasi untuk mengolah data-data yang dimilikinya seperti menambah file-file baru, menambahkan data pada file yang ada, mengambil data, dan menghapus data.
2.1.6
Pengertian Entity Menurut Budiharto (2002, p5) tipe entitas didefinisikan sebagai sesuatu
yang mudah didefinisikan. Konsep dari entity relationship yaitu, tipe entitas yang merepresentasikan kumpulan dari objek di dalam kenyataan yang memiliki sifat atau property yang sama.
2.1.7
Pengertian Attributes Menurut Connolly dan Begg (2002, p338-341), atribut adalah sifat dari
sebuah entitas atau tipe relationship. Sifat tertentu dari entitas disebut sebagai atribut. Atribut menyimpan nilai dari setiap entity occurrence dan disimpan dalam basisdata.
10 Attribute domain adalah sejumlah nilai yang diperkenankan untuk satu atau lebih atribut. Setiap atribut yang dihubungkan dengan sejumlah nilai disebut domain. Domain menetapkan nilai potensial yang sebuah atribut dapat simpan atau sama dengan konsep domain pada model relasional. Simple attribute adalah sebuah susunan atribut dari komponen tunggal dengan keberadaan yang bebas. Simple attribute tidak bisa dibagi lagi ke dalam komponen yang lebih kecil, contoh: gaji pegawai. Composed attribute adalah sebuah susunan atribut dari banyak komponen tunggal dengan sebuah keberadaan yang bebas dari masing-masingnya. Single value attribute adalah atribut yang hanya menyimpan nilai tunggal untuk suatu sidat dari entitas. Multi value attributes adalah atribut yang dapat menyimpan nilai lebih dari satu untuk suatu sifat entitas, contoh: atribut telepon pada entitas kantor. Derived attribute adalah atribut yang menunjukkan nilai yang diperoleh dari atribut yang berhubungan. Atribut turunan mungkin juga menyangkut hubungan dari atribut pada tipe entitas yang beda.
2.1.8 Pengertian Relationship Pengertian relasi menurut Connolly dan Begg (2002, p334) adalah sekumpulan hubungan antara satu atau lebih tipe entitas. Derajat dari relasi adalah jumlah partisipasi tipe entitas dalam sebuah tipe relasi, disebut juga sebagai derajat (degrees) dari relasi. Oleh karena itu derajat dari sebuah relasi menunjukkan jumlah entitas yang terkait dalam relasi. Sebuah
11 relasi berderajat 2 disebut binary, sebuah relasi berderajat 3 disebut ternary, dan sebuah relasi berderajat 4 disebut quartenary.
2.2 Database Management System (DBMS) DBMS adalah piranti lunak yang digunakan untuk menangani akses ke database, seperti menambah, menghapus, mengambil, dan mengupdate record (Date, 2000, p42). Secara konseptual cara kerja DBMS adalah sebagai berikut : 1. User dapat melakukan permintaan akses untuk menggunakan bahasa query seperti SQL. 2. DBMS menangkap permintaan itu dan menganalisanya. 3. DBMS menginspeksi permintaan tersebut dari skema eksternal. 4. DBMS melaksanakan operasi yang diperlukan pada basisdata yang disimpan.
Fungsi-fungsi yang ada pada DBMS adalah sebagai berikut : 1. Data Definition Berfungsi untuk mengidentifikasi jenis-jenis field yang ada pada basisdata. 2. Data Manipulation Berfungsi untuk melakukan manipulasi data, seperti insert, update, atau delete. Menurut Connoly dan Begg (2002, pp18-20), database management system (DBMS) memiliki 5 komponen penting yaitu : 1. Hardware ( perangkat keras ) Dalam menjalankan aplikasi dan DBMS diperlukan perangkat keras. Perangkat keras dapat berupa a single personal computer, single management, computer jaringan berupa server.
12 2. Software ( perangkat lunak ) Komponen perangkat lunak meliputi DBMS software dan program aplikasi beserta sistem operasi ( OS ) , termasuk perangkat lunak tentang jaringan bila DBMS digunakan dalam jaringan seperti LAN. 3. Data Data mungkin merupakan komponen terpenting dari DBMS khususnya sudut pandang dari end user mengenai data 4. Prosedur Prosedur berupa panduan dan instruksi dalam membuat desain dan menggunakan basisdata. Pengguna dari sistem dan
staff dalam mengelola
basis data itu sendiri. Demikian prosedur dalam basis data dapat berupa : login di dalam basis data, penggunaan sebaggian fasilitas DBMS, cara menjalankan dan memberhentikan DBMS, membuat salinan backup database, memeriksa hardware dan software yang sedang berjalan, mengubah struktur basisdata, meningkatkan kinerja atau membuat arsip data pada secondary storage. 5. Manusia Komponen terakhir yaitu manusia sendiri yang terlibat dalam sistem tersebut.
2.3
Data Definition Language (DDL) DDL adalah sebuah deskripsi bahasa yang memungkinkan seorang Database
Administrator (DBA) atau user untuk menjabarkan dan memberi nama suatu entitas yang dibutuhkan untuk suatu aplikasi dan hubungan yang mungkin berada di antara entitas-entitas yang berbeda (Connolly, 2002, p46).
13 Skema basisdata berisi tentang beragam definisi yang ditunjukkan sebagai arti dari bahasa khusus yang disebut DDL. DDL digunakan untuk mendefinisikan suatu skema atau untuk merubah yang sudah ada, tetapi tidak bisa digunakan untuk memanipulasi data. Hasil dari kompilasi DDL adalah berbagai macam table yang disimpan secara kolektif di dalam suatu file khusus yang biasa disebut data dictionary. Data dictionary diintegrasikan dengan metadata. Metadata adalah data yang mendeskripsikan objek di dalam basisdata dan membuat data itu lebih mudah untuk diakses atau dimanipulasi, metadata mengandung isi dari suatu records, jenis data, dan objek lainnya yang berkaitan pada user atau yang dibutuhkan oleh DBMS. Pada tingkat teoritis kita dapat membedakan DDL untuk setiap skema pada three level architecture, dan sebagian DDL untuk skema konseptual, skema internal. Bagaimanapun juga dalam pelaksanaannya DDL merupakan salah satu spesifikasi yang memungkinkan terdapatnya skema eksternal dan konseptual.
2.4
Data Manipulation Language (DML) DML adalah suatu bahasa yang menyediakan sekumpulan operasi yang
mendukung suatu basisdata untuk memanipulasi operasi pada data yang berada dalam basisdata (Connolly, 2002, p41). Operasi manipulasi data biasanya termasuk sebagai berikut : •
Menyisipkan suatu data baru ke dalam suatu basisdata
•
Penambahan data yang disimpan dalam basisdata
•
Pencarian kembali data yang terdapat dalam satu basisdata
14 •
Penghapusan data dari suatu basisdata
Untuk itu salah satu dari fungsi utama dari DBMS ialah untuk mendukung DML dimana pemakai bisa menyusun pernyataan yang bisa memanipulasi data yang telah dilakukan sebelumnya. Manipulasi data dapar diaplikasi pada tingkat eksternal dan konseptual sebaik pada tingkat internal. Bagaimanapun juga pada tingkat internal kita harus mendefinisikan prosedur tingkat rendah yang kompleks sehingga memungkinkan untuk membuat suatu data akses yang lebih efisien. Sebagai penjelasannya, pada tingkat yang lebih tinggi menekankan pada penempatan dari suatu kasus yang akan dibuat, dan usaha yang langsung disediakan oleh pemakai dengan sistem.
2.5 Normalisasi Suatu desain database harus memenuhi kondisi untuk tidak mengandung anomali, yaitu seuatu kejanggalan dari suatu penempatan atribut tertentu dari suatu objek data. Untuk membedakan satu record dengan yang lainnya, maka perlu dipilih atribut atau kombinasi atribut sebagai kunci primer (primary key) (Connolly, 2002, p376). Syarat primary key adalah harus unik, jumlah kombinasi atribut minimum, dan tidak boleh mengandung nilai kosong (null). Langkah-langkah normalisasi : 1. Normalisasi pertama (1st NF) Suatu data dikatan un-normalized, jika di dalamnya mengandung kelompok berulang (repeating group), sehingga untuk membentuk normalisasi pertama (1st NF) repeating group harus dihilangkan. Untuk menjadi 1st NF maka grup berulang harus dihilangkan dengan mengisi pada bagian yang kosong dengan data yang seharusnya pada suatu bentuk record.
15 2. Normalisasi kedua (2nd NF) Dapat dihasilkan dengan melihat apakah ada atribut buka primary key yang merupakan fungsi dari sebagian primary key (partial dependence). Dalam normalisasi kedua (2nd NF) setiap atribut yang tergantung partial ini harus dipisahkan dengan mengikutsertakan determinannya. Bentuk normal diperoleh bila setiap atribut bukan bagian primary key dari suatu table sepenuhnya merupakan fungsi (functional dependence) dari primary key tersebut. 3. Normalisasi ketiga (3rd NF) Pengujian terhadap 3rd NF dilakukan dengan cara melihat apakah terdapat atribut bukan key tergantung fungsional terhdapa atribut bukan key yang lain (disebut ketergantungan transitif atau transitive dependence). Dengan cara yang sama, maka setiap ketergantungan transitif dipisahkan. 3rd NF sudah cukup bagus dalam arti bahwa anomali yang dikandungnya sudah sedemikian minimum (hampir tidak ada). 4. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Sebuah table berada pada posisi BCNF jika tabel tersebut memiliki 2 atau lebih kuncu kandidat, kunci kandidat tersebut berupa komposisi dan mereka beririsan (overlapped) setidaknya pada sebuah atribut. Suatu tabel dikatakan berada pada bentuk normal BCNF jika setiap ketergantungan fungsional merupakan nontrivial dan memiliki sebuah kunci kandidat yang merupakan penentu (determinant). 5. Normalisasi keempat (4th NF) Meski sebuah tabel telah mencapai normal BCNF, namun masih mungkin terjadi kesulitan berkenaan dengan adanya informasi berulang. Oleh sebab itu, maka
16 diperkenalkan suatu konsep yang dinamakan ketergantungan nilai jaman (multivalued dependency), yaitu merupakan bentuk umum dari ketergantungan fungsional. Sebuah table yang telah memenuhi 4th NF dipastikan telah memenuhi BCNF. 6. Normalisasi kelima (5th NF) Bentuk normal kelima disebut pula dengan Project Join Normal Form (PJNF). Karena hal ini berkaitan dengan konsistensi antara tabel asal dengan tabel hasil penggabungan, tabel proyeksi, atau tabel dekomposisi. Suatu tabel dikatakan berada pada bentuk normal kelima jika dan hanya jika setiap ketergantungan gabungan (Join Dependency) pada suatu relasi diperoleh dari kunci kandidat relasi tersebut.
2.6
4th GL (Generation Language) 4th GL adalah generasi bahasa tingkat empat. Tidak ada konsensus tentang apa itu
4th GL, ditujukan untuk bahasa pemrograman yang sederhana. Suatu operasi yang membutuhkan banyak baris dalam bahasa generasi tingkat tiga (3rd GL), seperti COBOL, biasanya membutuhkan hanya 10-20 baris dalam 4th GL. Dibandingkan dengan 3rd GL yang membutuhkan prosedur, pada 4th GL tidak diperlukan lagi dan pengguna bisa menentukan apa saja yang harus dilakukan. 4th GL diharapkan dapat memudahkan penggunaannya pada tingkat komponen yang lebih tinggi seperti tools generasi ke-4. Para pengguna tidak mengharapkan untuk mendefinisikan langkah suatu program untuk melaksanakan tugas, tetapi lebih mendefinisikan parameter untuk tools yang mana untuk menciptakan suatu program
17 aplikasi. 4th GL diyakini dapat mengembangkan produktifitas dalam batasan jenis masalah yang bisa diatasi oleh 4th GL :
Presentasi bahasa, seperti query language dan report generator.
Bahasa khusus, seperti spreadsheets dan database language. Aplikasi generator yang dapat mendefinisikan, menyisipkan, memperbaharui, dan membuka kembali data dari suatu basisdata untuk membuat suatu aplikasi.
Bahasa tingkat paling tinggi yang biasa digunakan untuk membuat suatu kode aplikasi.
SQL dan QBE, seperti yang disebutkan di atas adalah contoh dari 4th GL. Sekarang kita berbicara beberapa contoh dari tipe lain dari 4th GL :
A forms generator
Report generator
Graphics generator
Aplication generator
2.7 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data 1. Database Planning Dalam tahap ini dilakukan perencanaan bagaimana tahapan-tahapan perancangan berikutnya dapat direalisasikan secara baik. 2. Sistem Definition Tahap ini menjabarkan spesifikasi jangkauan dan batasan dari aplikasi basisdata, penggunanya dan lingkungan tempat aplikasi diimplementasikan.
18 3. Requirement Collection and Analysis Pada tahap ini dilakukan pengumpulan dan analisis kebutuhan pengguna dan lingkungan aplikasi. 4. Database Design Pada tahap ini dilakukan perancangan basisdata secara konseptual, logikal dan fisikal. 5. DBMS Selection (optional) DBMS yang paling cocok di pilih untuk aplikasi basisdata. 6. Application Design Tahap ini dilakukan untuk merancang interface bagi pengguna dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basisdata. 7. Prototyping (optional) Tahap ini ditujukan untuk membangun prototype dari aplikasi basisdata. Hasil prototype ini memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana bentuk dan fungsionalitas sistem akhir. 8. Implementation Dalam tahap ini dilakukan pembuatan definisi basisdata eksternal, konseptual dan internal serta program aplikasi. 9. Data Conversion and Loading Pada tahap ini dilakukan konversi data dari sistem lama ke sistem baru 10. Testing Aplikasi basisdata yang telah selesai telah diuji coba dengan tujuan untuk mencari kesalahan pada aplikasi. Selain itu, dilakukan pula validasi aplikasi atas kebutuhan yang telah dispesifikasikan sebelumnya oleh pengguna.
19 11. Operasional Maintenance Pada tahap ini aplikasi basisdata diimplementasikan sepenuhnya. Sistem diawasi dan dipelihara secara berkelanjutan. jika diperlukan kebutuhan-kebutuhan baru dimasukan dalam aplikasi basisdata melalui tahapan basisdata terdahulu.
20
-Database
i
I
f Maintena~ce i 1
Siklus Aplikasi Basisdata
21 2.8
Design Konseptual, Logikal, dan Fisikal 1. Conceptual Database Design Langkah awal dalam conseptual database adalah dengan membuat model data secara konseptual dari perusahaan yang bersangkutan. Data tersebut merupakan informasi-informasi mengenai perusahaan. Dalam menentukan model data secara konseptual, data yang digunakan tidak termasuk dalam sasaran DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan masalah dalam pembuatan basisdata. Dalam conseptual database design, data yang ada dikembangkan dengan representasi secara konseptual yang mencakup mengidentifikasi entity, relationship dan atribut yang sangat penting dalam perancangan basisdata tersebut. 2. Logical Database Design Dalam logical database design, model data yang telah diperoleh dala conceptual database design diubah dalam bentuk logical model dimana data yang ada dipengaruhi oleh model data yang menjadi tujuan basisdata (database). Hal ini dilakukan untuk menerjemahkan representasi konseptual ke dalam bentuk struktur logic ke dalam database logikal data model merupakan sumber informasi dalam merancang physical database. Logical database design memberikan sarana yang membantu para perancang dalam merancang physical database. 3. Physical Database Design Physical database design dilakukan untuk memutuskan struktur logic secara fisik diimplementasikan ke dalam tujuan database management system (DBMS), para perancang juga harus membuat keputusan mengenai bagaimana basisdata (database) tersebut dapat diimplementasikan atau diterapkan dalam perusahaan.
22 Oleh karena itu, physical database design harus disesuaikan dengan DBMS yang spesifik. Terdapat hubungan antara physical database design untuk meningkatkan kinerja dari basisdata tersebut dapat mempengaruhi logical data model.
2.9
Teori Pembelian Pembelian (purchasing) adalah kegiatan mendapatkan sesuatu barang atau jasa
dengan melakukan transaksi. Transaksi yang dilakukan dengan menukarkan sejumlah uang
atau
barang
yang
seharga
dengan
barang
yang
hendak
dibeli
(http://education.yahoo.com). Menurut Mulyadi (2001, p301) pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Kemudian transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negri. Fungsi yang terkait dengan pembelian antara lain: 1. Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian pada pemasok yang dipilih.
23 3. Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. 4. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi berguna untuk mencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan.
2.10 Teori Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p204) kegiatan penjualan terdiri atas transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit atau tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam sistem penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Menurut Romney dan Steinbart (2003, p157). Penjualan merupakan suatu set rekursif dari kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang dihubungkan dengan penyediaan barang dan pelayanan pelanggan dan penerimaan pembagian dari penjualan tersebut. 2 macam penjualan dilihat dari cara pembayarannya: a. Penjualan tunai Merupakan penjualan barang yang cara pembayarannya dilakukan secara tunai b. Penjualan kredit
24 Merupakan penjualan barang yang cara pembayarannya dilakukan di kemudian hari. Pembayaran ini dilakukan sesuai dengan syarat-syarat pembayaran yang diberikan atau sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Fungsi yang terkait dalam penjualan antara lain: 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, serta mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 3. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat laporan penjualan. Dismaping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 4. Fungsi Kas Fungsi ini bertugas menerima pembayaran dari pelanggan
25 5. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.
2.11 Teori Persediaan Persediaan adalah bahan atau barang yang berada di gudang, baik berupa bahan jadi atau bahan baku. Yang dimana digunakan untuk melakukan produksi dan juga untuk memenuhi permintaan pelanggan (Schroeder, 2000, p200). Perputaran persediaan bisa ditingkatkan dengan jalan memperpendek lamanya suatu produksi. Dalam jalan memperpendek waktu produksi tersebut, dengan cara yakni menyempurnakan teknik baru yang ada. Menurut Mulyadi (2001, p555) dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Sedangkan dalam perusahaan dagang hanya ada 1 golongan, yaitu persediaan barang dagangan.
26 Ada 2 macam metode pencatatan persediaan: 1. Metode mutasi persediaan Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. 2. Metode persediaan fisik Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat. Sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Fungsi-fungsi terkait persediaan menurut Mulyadi (2001, p581): 1.
Panitia perhitungan fisik persediaan berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut pada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan.
2.
Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab untuk: a. Mencantumkan harga pokok sistem persediaan yang dihitung dalam daftar hasil perhitungan fisik b. Mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam hasil perhitungan fisik c. Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik d. Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan e. Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
27 3.
Fungsi Gudang Bertanggung jawab melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan
