BAB 2 LANDASAN TEORI

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1. Teori Umum 2.1.1. Data Data sangat penting didalam suatu perusahaan untuk pengambilan suatu keputusan. Menurut Laudon & Laudon (2012, p. 15), data adalah fakta mentah yang mewakili kejadian didalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam bentuk yang dapat digunakan oleh orang lain. Sedangkan menurut O’Brien & Marakas (2010), data adalah fakta fakta mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis. Dapat ditarik kesimpulan menurut kedua pendapat ahli diatas data adalah fakta mentah atau observasi yang ada dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik yang pada umumnya adalah transaksi bisnis yang dapat diolah dan disusun serta dapat digunakan oleh orang lain.

2.1.2. Sistem Sistem memiliki arti yang luas, banyak para ahli yang saling mengemukakan pengertian dari sistem, seperti menurut Stair dan Reynolds (2010, p. 8), sistem adalah seperangkat elemen atau komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan atau goal. Sedangkan menurut Satzinger, Jackson & Burd (2009, p. 6), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan pendapat kedua ahli diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah seperangkat komponen atau elemen yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai goal atau tujuan yang ingin dicapai.

2.1.3. Informasi Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang diorganisir dengan cara tertentu sehingga memiliki arti bagi penerima. Menurut 9

10

O’Brian & Marakas (2010, p. 34), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p. 35), informasi adalah sekumpulan fakta - fakta yang diolah dengan sedemikian caranya sehingga memiliki nilai tambah dibalik nilai dari fakta individu itu sendiri. Menurut kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data - data yang telah diolah dan berubah menjadi data yang memiliki arti dan fungsi, serta data tersebut memiliki kegunaan bagi yang membutuhkan.

2.1.4. Sistem Informasi Kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan majemen disebut sebagai sisten informasi. Menurut O’Brian & Marakas (2010, p. 4), sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang - orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi didalam suatu organisasi. Setiap orang bergantung pada sistem informasi yang modern untuk

berkomunikasi

antara

satu

dengan

yang

lainnya

dengan

menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware), jaringan komunikasi (network), dan data yang disimpan (data resource). Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p. 10), sistem informasi

adalah

seperangkat

komponen

–

komponen

yang

mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan menyebarluaskan data dan informasi dan menyediakan metode umpan balik untuk bertemu dengan objektif atau sasaran. Berdasarkan pendapat kedua ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah sistem yang memiliki komponen komponen yang berfungsi untuk memanipulasi, menyimpan, dan menyebarluaskan data dan informasi untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran dengan menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware), jaringan komunikasi (network), dan data yang disimpan (data resource).

11

2.1.5. Business Process Kumpulan aktifitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait disebut proses bisnis. Menurut Rainer & Cegielski (2011, p. 10), business process atau proses bisnis adalah kumpulan dari aktifitas yang berhubungan dan menghasilkan sebuah produk atau jasa kepada organisasi, seperti pengembangan produk dimana melibatkan rancangan, engineering, manufacturing, pemasaran dan distribusi. Proses lainnya meliputi hanya satu area fungsional. Kemudian menurut Considine et al. (2012), business process diartikan sebagai salah satu kunci dari bagaimana suatu organisasi mencapai tujuannya. Proses bisnis menggambarkan rangkaian dari aktifitas ketika disatukan, memberikan suatu nilai kepada pelanggan baik secara internal maupun secara eksternal. Dapat diambil kesimpulan dari kedua pendapat diatas business process adalah kumpulan dari kegiatan - kegiatan atau aktifitas yang saling terhubung yang menghasilkan sebuah produk atau jasa guna memberikan manfaat, nilai dan tujuan dalam suatu organisasi.

2.1.6. Evaluasi Evaluasi menggunakan pengukuran berdasarkan efektivitas strategi yang digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan. Menurut Zikmund (2010, p. 9), evaluasi adalah bentuk formal dari sebuah pengukuran dan penilaian atas sebuah aktifitas, proyek, ataupun program yang telah mencapai tujuannya.

Setelah untuk mengukur program yang sedang

digunakan, evaluasi juga memberikan informasi tentang faktor utama yang mempengaruhi tingkat kinerja sistem yang diamati. Menurut Arikunto & Jabar (2010, p. 1), pada buku evaluasi program pendidikan oleh Arikunto dan Jabar, evaluasi adalah sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai dalam beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan. Berdasarkan kedua ahli diatas dapat disimpulan evaluasi adalah sebuah pengukuran dan penilaian dari sebuah aktifitas ataupun program

12

yang telah mencapai tujuan yang berguna untuk mempengaruhi tingkat kinjerja sistem yang diamati. Menurut jurnal Falahah dan Rijayana (2011), evaluasi perlu dilakukan pada setiap sistem yang telah dilaksanakan karena perlu adanya penilaian atau evaluasi terkait kinerja sistem tersebut untuk melihat sejauh mana keberhasilannya dalam mencapai tujuan dan sasaran awal yang ditetapkan. Periode evaluasi tergantung dari kebutuhan dan kebijakan management.

2.1.7. Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, pada evaluasi ini penulis akan menggunakan metode survei, yaitu suatu teknik atau metode pengumpulan data dengan mengajukan atau memberikan pertanyaan kepada user atau responden yang ditujukan untuk mendapatkan informasi spesifik terkait dengan hal yang dibutuhkan untuk mendukung penelitian. (Malhotra, 2009).

Sedangkan

menurut

Sugiyono,

survei

merupakan

teknik

pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab. (Sugiyono, 2011, p. 142) Dari kedua pendapat ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa survei adalah suatu metode pengumpulan data dengan memberikan kuisioner berupa pertanyaan dan peryataan terkait dengan informasi yang ingin didapatkan dari responden, untuk mendapatkan hasil yang spesifik sesuai dengan kebutuhan penelitian. Karena itu, pada evaluasi ini akan mengumpulkan dan mencari data dari para user atau pengguna sistem IFS yang berada di PT. PARIT PADANG GLOBAL dari seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan. Melalui survey, penulis dapat mengambil data berupa seberapa puas user dalam menggunakan sistem IFS dan seberapa besar pengaruh sistem IFS terhadap keefektifan dan efisiensi kerja dari para penggunanya. Dalam penelitian ini, kuisioner akan dibuat kedalam bentuk pertanyaan - pertanyaan yang meliputi system quality, information quality, dan service quality. Pertanyaan pada system quality terdiri dari Accessible, Usability, Functionality, Responsiveness, Reliability, dan Flexibility. Pertanyaan pada information quality terdiri dari Relevance of Content,

13

Accuracy of Content, Content is Understandable, dan Content is Complete. Serta Pertanyaan service quality terdiri dari Desired Service, Fullfilment of Needs and Expectation, Behavioral and Interntions, dan User Experience. Proses penyampaian pada user akan disampaikan secara langsung, berdasarkan pengertian pendekatan langsung menurut Malhotra (2009), yaitu pendekatan langsung pada responden tanpa menyembunyikan tujuan dari penelitian dan menyampaikan langsung pada responden maksud dari penelitian tersebut secara jelas. Kuisioner yang telah dibuat nantinya akan diberikan langsung pada responden dalam bentuk pertanyaan yang akan dijawab langsung oleh responden.

2.2. Teori Khusus 2.2.1. ERP (Enterprise Resource Planning) 2.2.1.1. ERP ERP merupakan sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinir semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis secara menyeluruh. Menurut Laudon & Laudon (2012, p. 51), ERP adalah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis dalam kegiatan manufaktur dan produksi, finance dan accounting, sales, marketing, dan human resource ke sebuah software. Informasi yang sebelumnya terbagi ke dalam beberapa sistem disimpan disebuah media penyimpanan yang dapat digunakan disetiap bagian dalam perusahaan. Sedangkan menurut O’Brien et al. (2010, p. 272), ERP adalah sebuah sistem lintas fungsi perusahaan yang didukung oleh sekumpulan modul software yang terintegrasi dan berfungsi untuk mendukung proses bisnis internal yang mendasar didalam perusahaan. Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan manufaktur akan mengolah dan melacak data - data terkait dengan penjualan, inventory, pengiriman, penagihan, dan juga perkiraan menggunakan raw material dan kebutuhan sumber daya manusia. Dapat ditarik kesimpulan dari kedua ahli diatas, ERP adalah suatu sistem yang terintegrasi dari berbagai department seperti

14

accounting, sales, human resource, logistic dan sebagainya didalam satu software yang berfungsi untuk mendukung proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi. Menurut jurnal Wahyu Agus Winarno (2010), ERP sebagai sistem piranti lunak bisnis yang memungkinkan sebuah perusahaan

untuk

mengelola

secara

efektif

dan

efisien

penggunaan dari sumber daya yang dimiliki (material, sumber daya manusia, keuangan, dan sebagainya) dengan menyediakan sebuah total solusi yang terintegrasi untuk kebutuhan - kebutuhan pemrosesan informasi pada perusahaan. Ada beberapa atribut yang dianggap penting pada ERP yaitu : •

Mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses bisnis perusahaan.

•

Berbagi data dan praktik diseluruh perusahaan.

•

Menghasilkan dan mengakses informasi dalam lingkungan real-time.

2.2.1.2. Sejarah Perkembangan Sistem ERP ERP terus berkembang dan memeliki beberapa tahapan, menurut pendapat Wijaya dan Darudiato (2009, p. 15), perkembangan sistem ERP terdiri dari 5 tahap, yaitu : - Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) atau perencanaan

kebutuhan

material,

yang

merupakan

kebutuhan material, yang merupakan kelanjutan dari proses pengolahan bill of material (BOM) atau daftar kebutuhan material yang harus disediakan untuk prsoes suatu produk tertentu. - Tahap II : Close - Loop MRP Sistem ini dirancang untuk membantu menjalankan rencana pekerjaan diberbagai lokasi pabrik, penjadwalan inventory, internal dan eksternal (pemasok).

15

- Tahap III : Manufacturing Resource Planning (MRP II) MRP II sama seperti Close - Loop MRP, hanya ada penambahan elemen sebagai berikut: 1. Perencanaan penjualan dan operasi, proses yang digunakan untuk menyeimbangkan antara permintaan, dan persediaan, sehingga management dapat melakukan control terhadap aspek operasional bisnis. 2. Antarmuka keuangan, kemampuan menerjemahkan rencana operasional (satuan bentuk pieces, kg, gallon, satuan lainnya menjadi satuan biaya dalam mata uang tertentu). 3. Simulasi kemampuan melakukan analisis “what if” untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan, baik dalam satuan unit maupun dalam jumlah uang. - Tahap IV : Enterprise Resource Planing Dasar ERP yang diturunkan dari MRP II, tetapi bisnis prosesnya diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. - Tahap V : Extended ERP (ERP II) Sistem Extended ERP (ERP II) mulai diluncurkan sekitar tahun 2000an. Sistem ERP II ini disebut extended ERP, karena merupakan perluasan dari fungsi - fungsi yang ada pada sistem ERP, yaitu mencangkup fungsi - fungsi yang dapat

menjembatani

konsumen.

komunikasi

supplier

dengan

16

Gambar 2.1: Evolusi ERP Sumber: (Wijaya & Darudianto, 2009, p. 15)

2.2.1.3. Manfaat ERP Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada suatu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data. Menurut Verdi (2013), keuntungan implementasi ERP bagi setiap perusahaan adalah: a. ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya menjadi lebih mudah, murah, cepat, dan efisien. b. Mengurangi biaya - biaya berupa penghematan biaya operasional perusahaan. Hal ini disebabkan karena sistem ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data. c. Pengambilan keputusan, sistem ERP yang merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi sangat membantu

perusahaan

dalam

pengambilan

keputusan,

terutama apabila akan muncul masalah dalam perusahaan maka dengan cepat mereka dapat mengetahuinya dan segera mencari dan mengambil keputusan guna memecahkan masalah tersebut. d. Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan. e. Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar masuknya arus barang.

17

f. Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk yang dihasilkan perusahaan dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen. g. Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah.

2.2.2. IFS (Industrial and Financial Systems) Seperti yang terdapat pada website www.ifsworld.com, IFS (Industrial and Financial Systems) merupakan perusahaan yang didirikan pada tahun 1983 dan saat ini memiliki lebih dari 2700 karyawan. IFS mendukung lebih dari 2400 pelanggan yang ada diseluruh dunia. IFS merupakan suatu aplikasi bisnis ERP yang diakui secara global dalam mengembangkan dan memberikan software untuk perusahaan dalam perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen aset perusahaan, dan manajemen pelayanan perusahaan. Aplikasi

IFS

saat

ini

memiliki

lebih

dari

1.000.000

pengguna. Filosofi bisnis dan arsitektur IFS memberikan solusi yang lebih mudah untuk menerapkan, menjalankan, dan upgrade. Aplikasi IFS memberikan peningkatan fungsi ERP, CRM, SCM, PLM (Product life cycle manajemen), CPM (Critical Path Method), manajemen aset perusahaan dan kemampuan MRO (Maintenance, Repair and Operation). Aplikasi IFS memungkinkan untuk dapat menghandle 4 inti proses yaitu: -

Service & Asset Management

-

Manufacturing

-

Projects

-

Supply Chain Management

2.2.3. Skala Pengukuran Likert Skala pengukuran yang akan digunakan dalam evaluasi ini adalah Skala Likert, dimana menurut Sugiyono (Sugiyono, 2012) yaitu skala yang digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau kelompok tentang kejadian atau gejala sosial. Dengan menggunakan Skala Likert, maka dimensi dijabarkan menjadi variabel kemudian variabel

18

dijabarkan lagi menjadi indikator - indikator yang dapat diukur. Akhirnya indikator - indikator yang terukur ini dapat dijadikan titik tolak untuk membuat item instrument yang berupa pertanyaan atau pernyataan yang perlu dijawab oleh responden. Menurut Bertram (20120, Skala 5 poin pemberian nilai pada suatu skala, biasanya dimulai dari “Sangat Tidak Setuju” atau pernyataan paling negatif dalam salah satu ujung rating scale dan pernyataan “Sangat Setuju” atau paling positif pada sisi lain rating scale dengan pernyataan “Baik Setuju atau Tidak Setuju” ditengah. Namun beberapa praktisi menganjurkan penggunaan skala 7 dan 9 titik yang menambah perincian tambahan agar lebih memiliki banyak variasi. Dalam beberapa kasus, dapat diberikan 4 titik skala (atau skala genap lainnya) yang dapat membentuk suatu pilihan pasti dan lebih terarah. Setiap tingkat pada skala diberi nilai numerik atau pengkodean, biasanya dimulai dari 1 dan bertambah satu untuk setiap tingkat ke pernyataan yang lebih positif dengan nilai yang lebih besar. Bentuk kuesioner ini adalah semi tertutup yaitu berupa pertanyaan tertutup yang jawabannya harus dipilih responden berdasarkan pilihan yang disediakan. Dalam menjawab skala likert ini, responden hanya memberi tanda, misalnya checklist atau tanda silang pada jawaban yang dipilih sesuai pernyataan. Menurut Sugiyono (Sugiyono, 2012) kuesioner yang telah diisi responden perlu dilakukan penyekoran berdasarkan jawaban yang dipilih oleh responden. Jawaban yang berindikasi positif diberikan nilai yang semakin besar, sedangkan yang berindikasi negatif diberikan nilai yang lebih kecil. Berikut ini merupakan bobot penilaian pada skala Likert.

Tabel 2.1: Contoh Penilaian Skala Likert

19

Dalam pembuatan kuesioner ini, seluruh kegiatan atau aktivitas yang terdapat pada proses bisnis PT. PARIT PADANG GLOBAL menjadi acuan dalam pembuatan pertanyaan, dimana pertanyaan disesuaikan dengan apa yang akan diteliti dan dievaluasi, dan terdiri dari item yang cukup jelas pengartiannya sehingga dapat dipahami dengan baik oleh user dimana user atau responden yang dipilih merupakan orang - orang yang terlibat dalam sistem IFS yang sehari - hari bekerja dengan mengandalkan sistem IFS yang berada pada tiga bagian sesuai ruang lingkup penelitian, yaitu CSSA, Logistik, dan Inkaso. Kemudian item - item itu dicoba kepada sekelompok responden berdasarkan bagian yang sebelumnya disebutkan yang cukup representatif dari populasi yang ingin diteliti. Parameter yang diteliti dalam penulisan ini adalah Ranking Requirement dan Degree of Fit pada sistem IFS yang digunakan pada PT. PARIT PADANG GLOBAL, dalam hal ini Ranking Requirement menggambarkan tingkat kepentingan suatu aktivitas yang terdapat pada suatu proses di perusahaan, apakah aktivitas tersebut termasuk aktivitas yang kurang penting (Low), cukup penting (Medium), atau sangat penting (High). Sedangkan Degree of Fit akan menggambarkan apakah sistem IFS yang berjalan saat ini telah memenuhi kebutuhan pengguna atau belum, dimana akan diwakilkan dalam tiga kategori yaitu, sistem belum memenuhi kebutuhan, sistem sudah memenuhi kebutuhan namun belum maksimal, dan sistem telah memenuhi kebutuhan secara maksimal. Parameter yang telah ditentukan diambil berdasarkan data yang dibutuhkan pada analisa Fit / Gap Analysis dimana sesuai yang dijelaskan diatas, terdiri dari Rangking Requirement dan Degree of Fit. Responden akan diberikan pertanyaan seputar sistem IFS yang saat ini berjalan dan mereka gunakan. Responden akan diminta menentukan pilihan dengan skala 1 - 3 pada parameter Rangking Requirement dan Degree of Fit dimana jawaban responden akan menentukan suatu aktivitas memeiliki kepentingan yang high, medium, atau low dan apakah sudah memenuhi kebutuhan secara maksimal, belum maksimal, atau bahkan belum memenuhi sama sekali. Berikut merupakan contoh table kuesioner yang akan digunakan.

20

Tabel 2.2: Contoh tabel Ranking Requirement dan Degree of Fit No

Aktivitas

Ranking Requirement 1 2 3

Degree of Fit 1 2 3

Respon yang telah diberikan dari seluruh responden akan dikumpulkan dan jawaban yang memberikan indikasi positif diberi skor tertinggi, sementara jawaban yang mengindikasikan negatif akan diberikan skor yang lebih rendah. Pada kuesioner ini, skor akan disesuaikan dengan skala yang ada, dimana skor tertinggi adalah 3, dan terendah adalah 1. Skala yang akan digunakan sebagai berikut:

21

• Ranking Requirement : o 1 : Kurang dibutuhkan (Low) o 2 : Cukup dibutuhkan (Medium) o 3 : Sangat Dibutuhkan (High) • Degree of Fit : o 1 : Belum memenuhi kebutuhan (Gap) o 2 : Sudah memenuhi kebutuhan, namun belum maksimal (Partial Fit) o 3 : Sudah memenuhi kebutuhan secara maksimal (Fit) Berikutnya, jawaban skor dari seluruh responden per pertanyaan atau aktivitas, akan dijumlah sesuai dengan banyaknya jawaban, dan akan disesuaikan dengan dengan rataan yang akan dibagi untuk menentukan apakan pertanyaan atau aktivitas tersebut termasuk kedalam high, medium, atau low pada Ranking Requirement dan apakah sudah memenuhi kebutuhan secara maksimal, belum maksimal, atau bahkan belum memenuhi sama sekali. Pertanyaan akan dibagi perbagian yaitu CSSA, Logistik dan Inkaso. Hal ini ditujukan agar jawaban yang diperoleh lebih valid karena ditujukan langsung ke bagian yang memang melakukan aktivitas tersebut sehingga diharapkan responden yang mengisi kuesioner mengetahui persis proses yang ada dan yang responden kerjakan. Dalam menghitung rataan, untuk menentukan jawaban dari setiap aktivitas atau pertanyaan, akan digunakan perhitungan sebagai berikut: a. Rataan pada bagian CSSA o Nilai tertinggi x jumlah responden per bagian = rataan tertinggi 3 x 8 = 24 o Nilai terendah x jumlah responden per bagian = rataan terendah 1x8=8 o (Rataan tertinggi + rataan terendah) / 2 = rataan tengah (24 + 8) / 2 = 16

22

0-8 (Low & Gap)

9-16 (Medium & Partial)

17-24 (High & Fit)

Gambar 2.2: Rataan pada Bagian CSSA

b. Rataan pada bagian Logistik o Nilai tertinggi x jumlah responden per bagian = rataan tertinggi 3 x 5 = 15 o Nilai terendah x jumlah responden per bagian = rataan terendah 1x5=5 o (Rataan tertinggi + rataan terendah) / 2 = rataan tengah (15 + 5) / 2 = 10 0- 5 (Low & Gap)

6-10 (Medium & Partial)

11-15 (High & Fit)

Gambar 2.3: Rataan pada Bagian Logistik • Rataan pada bagian Inkaso o Nilai tertinggi x jumlah responden per bagian = rataan tertinggi 3 x 7 = 21 o Nilai terendah x jumlah responden per bagian = rataan terendah 1x7=7 o (Rataan tertinggi + rataan terendah) / 2 = rataan tengah 21 + 7 / 2 = 14 0-7 (Low & Gap)

8-14 (Medium & Partial)

15-21 (High & Fit)

Gambar 2.4: Rataan pada Bagian Inkaso

Berdasarkan perhitungan rataan di atas, dapat diketahui kesimpulan jawaban dari setiap aktivitas yang telah dijawab oleh responden. Hasil

23

kuesioner tersebut akan dimasukkan ke dalam table Fit / Gap Analysis untuk selanjutnya

dianalisa kepentingan dan kemampuan sistem

memenuhi kebutuhan berdasarkan setiap aktivitasnya yang didapat dari seluruh proses bisnis PT. PARIT PADANG GLOBAL.

2.2.4. Fit / Gap Analysis 2.2.4.1. Fit / Gap Analysis Fit / Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan atau belum memenuhi kebutuhan. Menurut Pol dan Paturkar (2011), Fit / Gap analysis adalah metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan proses bisnis perusahaan dan fungsi sistem, mengevaluasi, dan mencatat fungsi - fungsi yang sesuai (fit) dan tidak sesuai (gap). Tujuan dari analisa ini adalah tidak untuk memberikan solusi maupun rancangan terhadap sistem. Kemudian Gap analysis adalah teknik yang digunakan oleh perusahaan untuk menentukan langkah apa yang harus diambil untuk beralih dari kondisi sekarang ke kondisi yang akan datang yang nantinya akan digunakan. Gap analysis juga biasa dikenal dengan need-gap analysis, need analysis, dan need assessment. Dari pendapat ahli diatas dapat ditarik kesimpulan Fit / Gap Analysis adalah suatu metode yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi kegiatan proses bisnis yang ada di dalamnya dan membandingkannya untuk perpindahan dari kondisi sekarang ke yang akan datang.

2.2.4.2. Tujuan Fit / Gap Analysis Fit / Gap Analysis bertujuan untuk: a. Mengumpulkan requirement dari perusahaan. b. Sebagai langkah awal untuk menentukan penyesuaian yang perlu dilakukan. c. Memastikan bahwa sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.

24

d. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “best practice”. e. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.

Fit / Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user terhadap sistem dan mengidentifikasi mengenai Fit dan Gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit berarti requirement telah dipenuhi oleh sistem, sedangkan Gap berarti requirement tidak dipenuhi oleh sistem.

2.2.4.3. Metode Fit / Gap Analysis Menurut Pol dan Paturkar (2011), terdapat 4 metode yang dapat digunakan dalam melakukan Fit / Gap Analysis, yaitu: 1.

Simulation Based

Gambar 2.5: Tahapan Fit / Gap Analysis Metode Simulation Based Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Plan: Perencanaan Fit - Gap untuk kegiatan sehari hari, daftar partisipan dan agenda detail yang dipersiapkan berdasarkan hasil bisnis blue print dan kebutuhan analisa dasar.

25

b. Implement:

Sistem

diimplementasikan

dalam

uji

simulasi atau sandbox. c. Analyze:

Analisa

sistem

dilakukan

untuk

membandingkan fungsi - fungsi yang ada dengan kebutuhan perusahaan. d. Capture: Menemukan Fit dan Gap sistem serta mendokumentasikannya. 2.

Brainstorming Discussion Based

Gambar 2.6: Tahapan Fit / Gap Analysis Metode Brainstorming Discussion Based Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Schedule:

Merupakan

jadwal

detail

untuk

diinformasikan. Jadwal beserta topik yang akan didiskusikan dan dipersiapkan. b. Discuss: Pembawa materi menjelaskan tentang fitur fitur sistem pada detail fungsi dan stakeholder menyampaikan mengenai apa yang mereka butuhkan. c. Capture: Menemukan perbedaan antara kebutuhan dengan fungsi. d. Analyze : Fit and Gap dianalisa dan didokumentasikan.

26

3.

Questionnaire Based

Gambar 2.7: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Questionnaire Based Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Analyze: kebutuhan perusahaan pertama kali dianalisa berdasarkan bisnis blue print dan kebutuhan analisa dasar. b. Formulate: Pertanyaan detail daftar fit dan gap yang dipersiapkan berdasarkan kebutuhan analisa. c. Answer: Jawaban pertanyaan - pertanyaan diisi oleh seseorang yang ahli dibidangnya dalam perusahaan. d. Extract: Jawaban dicocokan dengan fungsi sistem berdasarkan daftar Fit dan Gap.

27

4.

Hybrid Based

Gambar 2.8: Tahapan Fit / Gap Analysis Metode Hybrid Based Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Plan & Schedule: Perencanaan Fit dan Gap untuk jadwal sehari - hari, daftar partisipan dan detail agenda dipersiapkan. Detail jadwal untuk diskusi disampaikan. b. Discuss & Formulate: Diskusi antara konsultan sistem dan

stakeholder

pertanyaan

diformulasikan

dan

diberikan kepada seseorang yang ahli dibidangnya untuk dijawab. c. Answer & Analyze: inti diskusi dianalisa berikut juga dengan jawaban yang telah diisi oleh para ahli dalam perusahaan. d. Extract

&

Captrure:

Analisis

dan

jawaban

dibandingkan dengan fungsi sistem untuk daftar Fit dan Gap.

2.2.4.4. Langkah - Langkah Fit / Gap Analysis Langkah - langkah yang dilakukan dalam Fit / Gap Analysis adalah sebagai berikut:

28

2.2.4.4.1. Ranking Requirements Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek

untuk

diakomodasi

memastikan oleh

diimplementasikan.

proses

sistem Selain

itu,

bisnis

dapat

yang

sudah

berfungsi

untuk

memastikan tim proyek berfokus pada era yang paling penting bagi perusahaan supaya functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Requirement harus diindentifikasi sesuai dengan tingkat

prioritasnya.

Tingkat

prioritasnya

akan

dijelaskan dalam table berikut.

Tabel 2.3: Tingkat Prioritas dalam Fit/ Gap Analysis

Adapun

requirement

tersebut

akan

dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori, yaitu: a. Operasional b. Strategis

2.2.4.4.2. Degree of Fit Menentukan

sejauh

mana

kebutuhan

dapat

diakomodir oleh sistem yang sudah diimplementasikan. Degree of Fit terdiri dari tiga kategori, yaitu: fit, gap, dan partial fit.

29

Tabel 2.4: Degree of Fit dalam Fit / Gap Analysis

2.2.4.4.3. Gap Resolution Dalam proses Fit / Gap Analysis akan ditemukan sebuah gap. Pada saat gap ditemukan, tim penulis akan menentukan alternatif dan rekomendasi solusi untuk mengatasi gap tersebut. Terdapat beberapa jalan dalam menyelesaikan gap yaitu dengan gap resolution. Beberapa metode yang digunakan gap resolution antara lain: a. Package work - around Pertama kali tim akan mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan proses yang ada. b. Membuat bisnis sesuai dengan package. Apabila metode package work - around tidak

dapat

diterapkan,

tim

akan

merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk dilakukan penyesuaian. Penyesuaian dilakukan pada proses bisnis yang ada untuk mengeliminasi gap yang terjadi.

30

2.2.5. Flowchart 2.2.5.1. Pengertian Flowchart Bagan yang menunjukan alur (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika disebut sebagai flowchart. Menurut Romney (2009, p. 163) , flowchart merupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan

sekumpulan

standar

dari

simbol

untuk

menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan aliran data dalam sistem. Sedangkan menurut Considine et al. (2012, p. 249), flowchart menggambarkan kombinasi antara DFD (Data Flow Diagram) logikal dan fisikal karena menyediakan detail dari proses yang dilakukan seperti sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan hal tersebut (sudut pandang fisikal). Dari pendapat ahli diatas dapat disimpulkan flowchart merupakan gambaran secara detail, jelas, ringkas, dan logis dari suatu prosedur pemroses atau aliran data dalam sistem dengan menggunakan sekumpulan standar simbol.

2.2.5.2. Simbol Flowchart Berikut merupakan simbol dan keterangan dari system flowchart:

31

Tabel 2.5: Simbol dan Keterangan System Flowchart (1) Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer, 2012, p. 249)

32

Tabel 2.6: Simbol dan Keterangan System Flowchart (2) Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer, 2012, p. 249)

33

Tabel 2.7: Simbol dan Keterangan System Flowchart (3) Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer, 2012, p. 249)

1.2.5.3. Jenis Flowchart Flowchart memiliki beberapa jenis yang memiliki fungsi yang berbeda. Menurut Romney (2009, p. 165), terdapat beberapa jenis flowchart sesuai dengan penggunaan dan fungsinya, yaitu: a. Document Flowchart Document flowchart mengilustrasikan aliran dari dokumen dan informasi antara area tanggung jawab dalam organisasi. Document flowchart menunjukan dimana setiap dokumen berasal, distribusi dari dokumen, tujuan dokumen

34

tersebut, penempatan terakhir dari dokumen, dan segala hal yang terjadi selama dokumen mengalir dalam sistem. Document flowchart berguna untuk menganalisa cukupnya prosedur kontrol dalam sistem, seperti internal check dan pemisahan fungsi. Document flowchart dapat mengungkapkan kelemahan atau inefisiensi dalam sistem seperti

aliran

komunikasi

yang

tidak

memadai,

kompleksitas yang tidak penting dalam aliran dokumen, atau prosedur yang menyebabkan keterlambatan. b.

System Flowchart System flowchart menggambarkan hubungan antara input, proses dan output. System flowchart dimulai dengan mengidentifikasi baik input yang masuk ke sistem dan asal dari input tersebut. Input dapat berupa data baru yang dimasukan ke dalam sistem, data yang disimpan untuk penggunaan yang akan datang atau keduanya. Input diikuti dengan pemrosesan dalam flowchart, yang merupakan tahapan yang dilakukan terhadap data. Logika yang digunakan komputer untuk melaksanakan pemrosesan ditampilkan pada program flowchart. Informasi baru yang dihasilkan adalah komponen output, yang dapat disimpan untuk penggunaan yang akan datang, ditampilkan dalam layar, atau dicetak pada kertas.

c. Program Flowchart Program flowchart mengilustrasikan tahapan operasi logis, yang

dijalankan

dengan

komputer

dengan

cara

mengeksekusi sebuah program. Setelah program flowchart didesain dan disetujui, program flowchart berfungsi sebagai blueprint untuk coding program komputer.