BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1.
Pengertian dan Fungsi Gudang Gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk
menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan jadwal produksi. Sejak dulu, gudang berfungsi sebagai buffer atau penyeimbang dan untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan, apakah perusahaan akan menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri. Dalam perdagangan, gudang digunakan untuk pelayanan beberapa konsumen yang berbeda-beda dan secara umum, memunyai tenaga kerja yang cukup serta perlengkapan. Kemudian, dengan jarak penyimpanan untuk tujuan kepuasan konsumen atau pengguna, penyimpanan dilakukan dalam batas waktu yang lama maupun batas waktu yang pendek sesuai kebutuhan konsumen. Keuntungan yang diperoleh dari komersial gudang adalah keluwesan (flexibility) dan manajemen yang profesional. Selanjutnya, gudang sebagai penyimpanan produk jadi memunyai beberapa misi atau tugas. Dalam jaringan distribusi pemasaran, gudang memunyai beberapa misi, yaitu: a. Menjaga persediaan yang digunakan sebagai penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan.
12
b. Gudang sebagai penyaluran dalam sebuah daerah pesanan dengan jarak transportasi terpendek dan untuk memberikan jawaban cepat akan permintaan pelanggan. c. Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam kegiatan produksi dan pendistribusian. Gudang sebagai tempat penyimpanan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan secara cepat mempunyai beberapa fungsi di antara penerimaan dan pengiriman produk. Fungsi-fungsi pokok gudang sebagai berikut: a. Receiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman) b. Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan) c. Dispatching ke penyimpanan d. Picking the order (pemilihan pesanan) e. Storing (penyimpanan) f. Assembling the order (perakitan pesanan) g. Packaging (pengepakan) h. Dispatching the shipment i. Maintaining record (perawatan produk)
2.1.1. Karakteristik Gudang Umumnya, pada kebanyakan perusahaan gudang berada dalam ruangan. Pada suatu pabrik, kita dapat membedakan macam gudang menurut karakteristik material yang akan disimpan, yaitu:
13
1. Penyimpanan Bahan Baku Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada di dalam bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula diletakkan di luar bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang demikian disebut pula stockroom karena fungsinya memang menyimpan stok untuk kebutuhan tertentu. 2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi Dalam industri manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti karena dari satu operasi ke operasi berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya, barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya siap mengerjakannya. Ada dua macam barang setengah jadi (work in process storage), yaitu: bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah banyak. 3. Penyimpanan Produk Jadi Gudang demikian kadang-kadang disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk-produk yang telah selesai dikerjakan. Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang lainnya yang perlu diketahui:
14
1. Penyimpanan bagi pemasok Gudang penyimpanan barang nonproduktif dan akan digunakan untuk pengerjaan pengepakan, perawatan, dan penyimpanan barang kebutuhan kantor. 2. Penyimpanan komponen jadi Gudang untuk menyimpan komponen yang siap dirakit. Gudang demikian biasa diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau bisa pula ditempatkan secara terpisah di dalam penyimpanan barang setengah jadi. 3. Salvage Dalam sebagian proses produksi, ada kemungkinan beberapa benda kerja akan salah dikerjakan. Akibatnya, barang memerlukan pengerjaan kembali untuk perbaikan, sehingga kualitas produksi diperbaiki. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu area guna menyimpan benda kerja yang salah sebelum diproses kembali. Benda kerja yang tidak bisa diperbaiki akan menjadi scrap atau buangan yang diletakkan di lokasi tersendiri. 4. Buangan dan limbah Gudang digunakan untuk menyimpan material atau komponen yang salah dikerjakan dan sudah tidak bisa diperbaiki. Gudang atau tempat penyimpanan pada umumnya memiliki fungsi yang cukup penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi suatu pabrik. Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang adalah memaksimumkan utilitas sumber daya, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimumkan pelayanan kepada
15
pelanggan dengan memperhatikan kendala sumber daya. Di sini ada tiga tujuan utama yang berkaitan dengan pengadaan barang, yaitu: 1. Pengawasan; yaitu sistem administrasi yang terjaga dengan baik untuk mengontrol keluar-masuknya material. Tugas demikian menyangkut pula keamanan material, yaitu jangan sampai hilang. 2. Pemilihan; yaitu aktivitas pemeliharaan atau perawatan agar material yang disimpan di dalam gudang tidak cepat rusak dalam penyimpanan. 3. Penimbunan atau penyimpanan; yaitu agar bila sewaktu-waktu diperlukan, maka material yang dibutuhkan akan tetap tersedia sebelum dan selama proses produksi berlangsung. Dalam memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang adalah: 1. Penerimaan (receiving); yaitu menerima material pesanan perusahaan, menjamin kuantitas material yang dikirim supplier, serta mendistribusikan material ke lantai produksi. 2. Persediaan; yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan perusahaan adalah memenuhi kepuasan pelanggan. 3. Penyisihan (put away); yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi penyimpanan. 4. Penyimpanan (storage); yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan sebelum ada permintaan.
16
5. Pengambilan pesanan (order picking); yaitu proses pengambilan barang dari gudang sesuai permintaan. 6. Pengepakan (packaging); yaitu langkah pilihan setelah proses pengambilan (picking). 7. Penyortiran; yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi pengambilan yang terdistribusi disebabkan variasi barang yang besar. 8. Pengepakan dan pengiriman; yaitu pemeriksaan barang dalam kontainer hingga pengiriman. Dalam penyimpanan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal-hal yang menjadi faktor utama dalam tata letak penyimpanan adalah: 1. Material mudah rusak; lingkungan tempat penyimpanan harus ideal. 2. Bentuk unik; hal ini akan menimbulkan masalah area dan pemindahan itemnya. 3. Item mudah hancur; perhatikan kelembaban dan metode. 4. Material berbahaya; jenis demikian harus disimpan di lokasi tersendiri. 5. Keamanan material; hindari benturan saat ada pemindahan bahan. 6. Compability, di mana item tipe kimiawi mudah bereaksi dengan zat kimia lainnya. Penyimpanan barang atau produk dalam suatu gudang (storage) diatur dan ditata sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditentukan. Pengaturan dan tata letak suatu gudang dapat dilihat dalam beberapa bentuk kebijakan penyimpanan
17
berikut, di mana metode terbaik yang akan diambil tergantung pada karakteristik item. Kebijakan-kebijakannya adalah: 1. Kebijakan Penyimpanan Acak (Random Storage Policy); yaitu penyimpanan item yang datang di setiap lokasi yang tersedia, di mana setiap item memunyai probabilitas sarana pada setiap lokasi. 2. Kebijakan Penyimpanan Tetap (Dedicated Storage Policy); Item disimpan pada lokasi tertentu tergantung tipe itemnya. Kebijakan demikian didesain dengan luas penyimpanan setiap item sama dengan level maksimal persediaan, lalu hal demikian terjadi saat pengisian. 3. Cube Per-Order Index Policy. Rasio kebutuhan space penyimpanan item dengan jumlah transaksi S/R untuk itemnya. Item dengan S/R terbesar sedikit dekat dengan titik I/O. 4. Kebijakan Penyimpanan Berbasis Tertutup (Closed Based Storage Policy); Aplikasi efek pareto di mana 80% aktivitas S/R oleh 20% item, 15% S/R oleh 30%, dan 5% S/R oleh 50%. 5. Kebijakan Penyimpanan Pangsa (Shared Storage Policy); Kebijakan yang berada pada titik ekstrem random dan dedicated storage policy. Dalam sebuah perencanaan, manajemen harus menentukan apakah pendirian sebuah pusat gudang atau beberapa fasilitas penyimpan di setiap tempat yang digunakan (dekat dengan stasiun kerja atau lintasan perakitan). Kemudian, yang terakhir adalah mendekati pemindahan bahan dan menghentikan penumpukan produksi dalam pengiriman dari pusat gudang. Hal demikian berkaitan pula dengan
18
pengawasan inventory. Dalam banyak waktu, setiap fasilitas penyimpanan bisa pula dibangun untuk penggunaan, tetapi bukan untuk dimanfaatkan. Operasi pengawasan gudang antara lain adalah pengawasan penyimpanan (storage policies) dan pengawasan order pilihan (order picking policies). Operasi pengawasan terdiri atas pengawasan penyimpanan (storage policies). Pada sebuah fasilitas penyimpanan, beberapa pengawasan memengaruhi tata letak, lokasi sel-sel penyimpanan, dan tata letak item atas sel-sel. Berikut adalah uraian singkat bentuk pengawasan: 1. Physical similarity (kemiripan fisik) Pada item dengan kemiripan fisik, karakteristik dalam pengelompokannya ditempatkan pada tempat yang sama. Sebagai contoh, item dengan ukuran besar disimpan dalam satu area, sedangkan item berukuran kecil di tempat lainnya. Hal demikian diikuti oleh kemiripan penggunaan material handling, perlengkapan, dan kemiripan penempatan secara fisik untuk setiap area. 2. Functional similarity (kemiripan fungsi) Penyimpanan dilakukan atas dasar kemiripan fungsi yang disimpan pada tempat yang sama. Sebagai contoh, alat-alat elektronik yang disimpan pada satu area. 3. Popularity (popularitas) Setiap gudang memunyai item yang diperoleh secara bersamaan dan jumlah yang banyak. Pada sistem demikian, pergerakan cepat diperuntukkan bagi setiap item penyimpanan tertutup untuk area penerimaan dan pengiriman
19
serta item dengan pergerakan lambat di sistem yang lam. Bentuk pengawasan demikian bertujuan mempersiapkan jarak minimal pekerjaan gudang dan dalam pemilihan pesanan. 4. Reserve stock separation (penyimpanan dan pemisahan persediaan) Beberapa keuntungan penyimpanan dan pemisahan persediaan dari pekerjaan penyimpanan adalah semua pekerjaan penyimpanan dapat diambil bersamaan dalam kesamaan tempat dan rata-rata pemilihan dapat dilakukan dengan mudah. 5. Randomized storage (penyimpanan acak) Pada sistem proses informasi modern (computerized inventory control system), kemungkinan besar kemudahannya ada dalam penempatan tetap dan lokasi yang unik pada sebuah penyimpanan individu. Pertukaran dari penyimpanan tetap (dedicated storage) yang tersedia ke penyimpanan acak (randomized storage) berbentuk hasil yang agak besar. Bentuk pengawasan digunakan pada penyimpanan item dengan jarak yang didapat ketika dibutuhkan dan penyimpanan beberapa bentuk item yang penyimpanannya tidak umum. 6. High security storage (pengamanan penyimpanan) Bentuk pengawasan demikian dilakukan jika beberapa item terutama yang terpilih dan bentuk khas dibutuhkan sebagai kunci pengamatan dan pengukuran.
20
Beberapa faktor penting yang memengaruhi kenyamanan dalam tata letak gudang adalah pengawasan yang diikuti bentuk pesanan, pengambilan pesanan pilihan, dan pengawasan. Faktor di atas digambarkan dalam batasan-batasan berikut: 1. Sistem area; Penyimpanan item dalam gudang dengan bermacam logika; Dalam gudang, pergantian personel terus-menerus pada sebuah area mulai dari pemilihan item yang telah direncanakan untuk pesanan sampai siap dikirim. 2. Sistem area dimodifikasi; Sistem dapat diterapkan di mana penyimpanan stock dilakukan secara terpisah dalam pengerjaannya; Pemilihan order pesanan diikuti oleh sistem area ketika penambahan pegawai dimanfaatkan untuk menambah pengerjaan stock penyimpanannya. 3. Sistem zona; Pembagian wilayah-wilayah gudang dan pendistribusian pesanan di antara pemilihan pesanan, tiap unit merupakan pilihan dari daerah-daerah penempatannya; 4. Sistem zona urutan; Tiap pesanan dibagi dalam wilayah-wilayah pada sistem zona; Namun, pesanan melewati satu wilayah ke wilayah lainnya yang merupakan perakitan. Beberapa pesanan bisa diproses serentak dan setiap hasilnya mulai dari satu wilayah ke wilayah berikutnya. 5. Sistem jadwal pesanan berganda (multiple orders schedule system);
21
Sebuah kelompok pesanan dapat dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan total item yang dibutuhkan dari tiap wilayah atau zona. Dalam kemiripan kebiasaan pada sistem wilayah, item merupakan pilihan dari pembuatan satu trip langsung ke setiap wilayah pesanan yang dirakit mengikuti area untuk peningkatan pengiriman. Sedikit variasi dari operasi demikian dijadwalkan serentak mengikuti komponen tiap wilayah yang dialokasikan dengan tiap order, kemudian diletakkan bersamaan untuk pengiriman. Untuk penyimpanan individu atau item yang kecil, beberapa variasi aksesori yang didapat seharusnya ada pada semua gudang. Kemudian, variasi yang digunakan adalah salah satu atau banyak dari beberapa pengembangan dan pesanan fasilitas penyimpanan. Aksesorinya adalah bins (peti atau bak), shelves (papan atau palet), racks (rak), stacking (penumpukan), dan conveyor storage. Shipping (pengiriman) berkaitan dengan persiapan-persiapan yang berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau order; pengepakan (packaging); serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang tersedia, kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping dapat pula disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials storage, warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan tata letaknya masingmasing. Seperti halnya receiving, lokasi departemennya harus berada sedekat mungkin dengan fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik. Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa faktor berikut:
22
1. Karakteristik produk yang dikelola 2. Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode 3. Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan 4. Lokasi area yang tersedia Kita perlu menggambarkan proses pokok di dalam fasilitas gudang sebagai fungsi sistem penyimpanan. Receiving (penerimaan) merupakan departemen yang mempunyai aktivitas berkaitan dengan penerimaan material yang datang ke pabrik. Setelah aktivitas inspeksi dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab mengirimkannya ke gudang (storage) agar disimpan. Departemen penerimaan bahan terutama bertanggung jawab terhadap hal-hal seperti: 1. Membongkar atau menurunkan material dari truk yang membahayakan. 2. Membongkar kotak pembungkus material yang dikirim. 3. Identifikasi dan pengecekan material yang datang. 4. Pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikannya dengan kartu pesanan. 5. Mencatat adanya kerusakan-kerusakan yang dijumpai dari material yang datang dan menyiapkan laporan untuk klaim. 6. Menyimpan data material yang datang untuk digunakan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. 7. Mengirim material yang datang ke departemen lain yang membutuhkan segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan. Departemen pengiriman barang bertanggung jawab terhadap pemeriksaan awal kuantitas dan kualitas material yang datang. Oleh karena itu, departemen
23
pengiriman akan memunyai hubungan erat dalam melaksanakan tugas ini dengan departemen pengendalian kualitas. Selanjutnya, perusahaan perlu melakukan suatu analisis terhadap material yang menyangkut karakteristik, jumlah, frekuensi datang, berat atau volume, dan lain-lain serta waktu yang dibutuhkan untuk proses unloading guna menentukan area luas yang diperlukan departemen penerimaan. Aktivitas penerimaan barang merupakan awal aliran bahan yang akan diproses. Maka, bagian penerimaan seharusnya ditempatkan berdekatan dengan fasilitas-fasilitas transportasi yang menghubungkan pabrik dengan lingkungan luar, seperti fasilitas jalan raya, jalan kereta api, maupun tepi sungai.
2.2.
Sistem Pengisian Kembali Persediaan Dalam manajemen persediaan tersedia sejumlah sistem yang mengatur dan
menghitung bagaimana mengisi kembali persediaan barang. Persediaan barang yang ada di gudang akan berkurang karena diambil dan dipakai oleh berbagai pihak atau bagian perusahaan. Jumlah, frekuensi, keteraturan, dan turun-naiknya pengambilan atau pemakaian tergantung dari kebutuhan. Kebutuhan ini kadang-kadang teratur, kadang-kadang agak tidak teratur, bahkan kadang-kadang tidak teratur sama sekali. Oleh karena itu, sistem yang dikembangkan untuk pengisian kembali persediaan juga didasarkan atas berbagai kondisi kebutuhan atau permintaan barang. Atas dasar ini, secara garis besar, sistem yang dikembangkan tersebut dibedakan menjadi sistem permintaan independen, sistem permintaan dependen, dan sistem permintaan dengan ciri tersendiri.
24
2.2.1. Sistem Permintaan Independen Permintaan independen ialah jenis permintaan suatu barang yang bebas, artinya tidak tergantung pada waktu atau jumlah permintaan barang lain. Permintaan seperti ini biasanya seragam dan relatif lebih teratur. Dalam sistem permintaan independen seperti ini, model-model perhitungan jumlah pemesanan kembali antara lain adalah sistem pemesanan tetap, sistem produksi turnpukan (batch), sistem periodik tetap, dan sistem minimum-maksimum. a. Sistem pemesanan tetap Dalam sistem ini, untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang dipesan selalu bersifat tetap. Model yang paling populer ialah model EOQ (economic order quan tity]. b. Sistem produksi tumpukan Sistem ini berorientasi pada produksi barang dalam tumpukan tertentu. Model yang cukup populer adalah formula economic production quantity (EPQ), runout time method (ROT), dan aggregate runout time method (AROT). c. Sistem periodik tetap Sistem ini digunakan untuk perhitungan atau tinjauan pemesanan kembali persediaan barang berdasarkan jadwal waktu yang tetap. Ada beberapa model yang dikembangkan dalam sistem ini, di antaranya adalah economic order interval (EOT).
25
d. Sistem minimum-maksimum Sistem ini menganut paham bahwa sebaiknya diusahakan suatu jumlah persediaan minimum untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan, namun juga perlu ditetapkan jumlah maksimal untuk menjamin tidak tertumpuknya barang secara tidak terkendali. Ini sesuai dengan prinsip manajemen persediaan. Untuk setiap jenis sistem tersebut dikembangkan beberapa model rumus atau formula, yang beberapa di antaranya akan dibahas lebih lanjut. Model-model di atas ini juga disebut model deterministik, karena dalam model ini perhitungan pasti dilakukan untuk jumlah yang paling ekonomis, dan parameter serta variabel yang digunakan bersifat tetap, serta dihitung secara pasti pula. Variabel-variabel yang dimaksud adalah jumlah permintaan, biaya penyediaan barang, dan waktu pemesanan. Namun, di samping itu ada juga model-model dalam sistem ini yang dikembangkan secara lain, yaitu secara probabilistik, jadi bukan deterministik. Dalam model deterministik, variabel-variabel yang digunakan dalam perhitungan lebih bersifat tetap dan pasti, sedangkan dalam model probabilistic, variabel-variabel tersebut tidak bersifat pasti atau tetap, tetapi berubah-ubah. Variabel yang sering sekali berubah biasanya meliputi jumlah permintaan, waktu permintaan, dan waktu pemesanan. Untuk itu, model-model perhitungan yang sudah dijelaskan tersebut perlu disempurnakan dengan menambah dan menggunakan perhitungan persediaan pengaman (safety stock).
26
2.2.2. Sistem Permintaan Dependen Jenis permintaan barang dependen adalah jenis permintaan barang yang waktu dan atau jumlahnya tidak bebas berdiri sendiri, tetapi tergantung pada waktu dan atau jumlah permintaan barang lain. Permintaan jenis ini biasanya berlaku untuk produksi rakitan, di mana suatu produk rakitan jadi adalah hasil suatu rakitan komponen atau barang yang lebih kecil. Model pemesanan kembali yang paling terkenal dalam sistem ini adalah material requirement planning (MRP). 2.2.3. Sistem Permintaan dengan Ciri Tersendiri Dalam sistem ini, permintaan barang walaupun ada sifat kepastiannya, namun jumlah, waktu, dan frekuensi pemakaiannya mempunyai pola tersendiri, yang berubah-ubah dalam suatu kurun waktu tertentu pula, kadang-kadang teratur dan kadang-kadang tidak teratur. Ada ciri atau pola pemakaian yang berulang-ulang setiap tahunnya (musiman) atau setiap beberapa tahun (siklikal), dan ada pola pemakaian yang sama sekali tidak teratur. Dalam buku ini, tidak semua model dan formula di atas akan dibahas, tetapi hanya beberapa saja yang relatif paling banyak digunakan seperti model Min-Maks, model EOQ, dan salah satu model tinjauan periodik. Model persediaan pengaman dan model MRP masing-masing akan dibahas dalam bab tersendiri karena memerlukan uraian yang lebih panjang.
27
2.3.
Konsep Persediaan Minimum-Maksimum Konsep Min-Maks ini dikembangkan berdasarkan suatu pemikiran sederhana
sebagai berikut. Untuk menjaga kelangsungan beroperasinya suatu pabrik atau fasilitas lain, beberapa jenis barang tertentu dalam jumlah minimum sebaiknya tersedia di persediaan, supaya sewaktu-waktu ada yang rusak, dapat langsung diganti. Tetapi, barang yang disimpan dalam persediaan tadi juga jangan terlalu banyak, ada maksimumnya, supaya biayanya tidak menjadi terlalu mahal. Keduanya sebetulnya mengikuti prinsip pengendalian atau manajemen persediaan yang sudah disinggung disi terdahulu. Secara ideal, seharusnya persediaan minimum adalah nol dan persediaan maksimum adalah sebanyak yang secara ekonomis mencapai optimal, yaitu sesuai dengan perhitungan EOQ, yang nanti akan dijelaskan lebih lanjut. Jadi, dapat dibayangkan bahwa persis pada waktu barang habis, pemesanan barang sejumlah yang paling ekonomis tadi datang. Tetapi, ini perhitungan teori, artinya dalam kenyataannya tidak dapat dijamin bahwa perencanaan dapat secara sempurna terpenuhi. Ada kemungkinan pemakaian barang berubah dan meningkat secara mendadak, ada kemungkinan barang yang dipesan datang terlambat, dan sebagainya. Oleh karena itu, dalam menentukan minimum dan maksimum ini, sebaiknya tidak mengambil angka yang ekstrem tadi, tetapi ada faktor pengaman yang dapat dihitung berdasarkan pengalaman. Berdasarkan pemikiran tersebut, timbul formula Min-Maks untuk penggantian kembali persediaan ini, yang sebagai contoh dapat diberikan sebagai berikut:
28
Q = Maks - Min
Q
= jumlah yang perlu dipesan untuk pengisian persediaan kembali
Min = persediaan minimum, yaitu jumlah pemakaian selama waktu pemesanan atau pembelian, yang dihitung dari perkalian antara waktu pemesanan (dalam satuan waktu) dan pemakaian rata-rata (dalam satuan waktu) ditambah dengan persediaan pengaman = (K x W) + S Maks = persediaan maksimum, yaitu jumlah maksimum yang diperbolehkan disimpan dalam persediaan, yang dihitung dari jumlah pemakaian selama 2 x waktu pemesanan, yaitu perkalian antara 2 x waktu pemesanan dan pemakaian rata-rata selama satuan waktu tertentu = 2 (K x W) dimana: K
= pemakaian barang rata-rata per satuan waktu (biasanya bulan)
W
= waktu pemesanan dalam satuan waktu (biasanya bulan)
S
= jumlah persediaan pengaman
2.3.1. Waktu Pemesanan Waktu pemesanan atau kapan memesan adalah setiap kali persediaan mencapai titik minimum. Titik di mana pemesanan ini dilakukan dinamakan juga Titik Pemesanan Kembali (reorder point).
29
2.3.2. Jumlah Pemesanan Ialah sebesar Q tadi. Cara perhitungan persediaan pengaman akan dijelaskan dalam bab lain. Waktu pemesanan adalah waktu yang diperlukan untuk memesan atau membeli barang, dari pesanan dikeluarkan sampai barang tiba di gudang dan siap untuk dipakai. Formula
Min-Maks
tersebut
dapat
dijelaskan
lebih
lanjut
dengan
menggunakan angka, contohnya: Pemakaian rata-rata per bulan
= 5 buah
Waktu pemesanan
= 2,5 bulan
Persediaan pengaman
= 1 bulan pemakaian
Persediaan minimum
= (2,5 x 5) + 5 = 17buah(dibulatkan)
Persediaan maksimum
= 2 x (2,5 x 5) = 25 buah
Jadi, apabila jumlah persediaan sudah mencapai titik minimum, yaitu tinggal 17 buah, perlu dipesan lagi sebesar: Q = Maks - Min = 25-17 = 8 buah Perhitungan tersebut hanyalah sebagai contoh. Rumusnya sendiri umumnya sama seperti di atas, tetapi cara menghitung Minimum, Maksimum, dan Persediaan Pengaman dapat berbeda dari perusahaan yang satu ke perusahaan yang lain. Tiap-
30
tiap perusahaan, apabila menggunakan formula ini, dari waktu ke waktu, berdasarkan pengalaman, akan me-ngembangkan sendiri rumus tadi sedemikian rupa sehingga mencapai suatu rumusan yang dianggap paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Di atas telah disebutkan bahwa waktu pemesanan adalah waktu yang diperlukan untuk memesan barang, yang apabila diperinci akan terdiri dari unsurunsur yang cukup banyak, yaitu penjumlahan waktu yang diperlukan untuk: 1.
Menghitung apa dan berapa yang perlu dipesan;
2.
Menyiapkan dokumen tender/permintaan penawaran;
3.
Mencari sumber pembelian;
4.
Menyelenggarakan tender atau permintaan penawaran;
5.
Mengevaluasi tender atau penawaran harga;
6.
Menyiapkan surat pesanan/kontrak;
7.
Membuka L/C, kalau diperlukan;
8.
Pembuatan oleh pabrik;
9.
Pengiriman atau pengapalan barang;
10.
Bongkar muat di pelabuhan;
11.
Pemeriksaan bea cukai, kalau diimpor;
12.
Pembukaan peti dan pemeriksaan;
13.
Pengiriman ke gudang.
31
2.4.
Tata Letak Pabrik
2.4.1. Jenis-jenis Masalah Tata Letak Pabrik Tata letak pabrik merupakan bagian kegiatan merancang fasilitas manufaktur. Perancangan tala letak pabrik perlu direncanakan dengan baik dan benar. Perancangan tata letak pabrik dipahami seolah-olah terkait dengan pendirian pabrik baru. Padahal, tidaklah demikian. Pengaturan kembali fasilitas manufaktur merupakan bagian kegiatan merancang tata letak yang dikenal dengan istilah penataan kembali atau relayout. Ada beberapa hal yang mendorong perlu dilakukannya relayout sebagai bagian permasalahan dalam tata letak pabrik, yaitu: 1.
Perubahan rancangan; Kerap perubahan rancangan produk menuntut perubahan proses atau operasi yang diperlukan. Perubahan mungkin hanya memerlukan penggantian sebagian kecil tata letak yang telah ada atau berbentuk perancangan ulang tata letak, tergantung pada perubahanperubahan yang terjadi. Kesimpulannya adalah tata letak perlu ditata ulang apabila perubahan rancangan produk menyebabkan adanya penambahan atau penggantian salah satii atau beberapa jenis mesin yang telah ada.
2.
Perluasan departemen; Adakalanya, perusahaan ingin menjawab kebutuhan pasar dalam bentuk menambah produksi suatu produk atau komponen tertentu dan mungkin memerlukan perubahan pada tata letak. Perubahan mungkin hanya berupa penambahan sejumlah mesin yang mudah diatasi dengan membuat ruangan atau mungkin memerlukan perubahan seluruh tata letak
jika
penambahan
produksi
menuntut
perubahan
proses.
32
Kesimpulannya adalah adanya peningkatan kapasitas produksi yang diikuti penambahan sejumlah mesin mengakibatkan peningkatan kebutuhan ruang, sehingga memerlukan penyesuaian atau penataan ulang tata letak yang telah ada. 3.
Pengurangan departemen; Jenisnya kebalikan dari permasalahan di atas. Apabila perusahaan ingin mengurangi sejumlah mesin tertentu karena ingin menurunkan tingkat produksi maka ruangan yang tidak terpakai akan berkurang dan jarak antarmesin atau proses menjauh pula. Hal demikian mendorong perlunya menata kembali susunan mesin atau peralatan yang telah ada.
4.
Penambahan produk baru; Apabila produk baru yang berbeda dari yang sudah ada diproduksi pada tata letak yang sudah ada maka masalah baru akan muncul. Apabila penambahan produk baru membutuhkan jenis mesin yang belum ada, maka perusahaan perlu mencari lokasi posisi mesin baru, sehingga total jarak minimum. Namun, apabila penambahan produk baru tidak membutuhkan penambahan mesin jenis baru, maka konsekuensinya dapat berupa penambahan jumlah unit mesin tertentu. Akibatnya, perusahaan membutuhkan ruangan untuk menempatkan penambahan jumlah mesin.
Kesimpulannya
adalah
penambahan
produk
baru
yang
mengakibatkan penambahan jenis mesin baru atau penambahan jumlah mesin yang sudah ada membutuhkan penataan kembali tata letak yang sudah ada.
33
5.
Pemindahan departemen; Adakalanya, dengan pertimbangan keselamatan atau pertimbangan tertentu perusahaan memindahkan lokasi mesin bahkan sebuah departemen. Kebijakan demikian akan mengacaukan aliran bahan apabila tidak ditata ulang dengan baik. Kemudian, apabila perusahaan menemukan aliran bahan yang kurang baik, maka perlu melakukan pemindahan mesin atau departemen.
6.
Penambahan departemen baru; Masalah demikian bisa muncul dari harapan untuk meningkatkan konsolidasi misalnya pekerjaan mesin bor dari seluruh departemen ke dalam satu departemen terpusat. Hal lainnya mungkin adanya akibat kebutuhan pengadaan suatu departemen untuk pekerjaan yang belum pernah ada sebelumnya. Penambahan departemen atau jenis mesin bisa terjadi apabila perusahaan ingin memproduksi sendiri jenis komponen yang selama ini dibeli. Fasilitas produksi untuk komponen tersebut tentunya perlu disiapkan yang bisa berupa penambahan sebuah departemen baru.
7.
Perubahan metode produksi; Sebuah produk dibuat melalui proses produksi tertentu. Upaya meningkatkan produksi dapat dilakukan dengan perbaikanperbaikan metode produksi. Akibat perubahan metode produksi akan memberi pengaruh pada tempat kerja atau wilayah kerja yang berdekatan. Sementara itu, perusahaan perlu meningkatkan utilisasi ruang yang tersedia, sehingga memerlukan penataan kembali fasilitas secara keseluruhan.
8.
Peremajaan peralatan yang rusak; Kegiatan perawatan mesin dan peralatan tentu membutuhkan ketersediaan ruang. Untuk mendukung kegiatan
34
perawatan mesin dan peralatan, maka perusahaan perlu mengatur lokasi yang sesuai berdasarkan aturan tingkat kedekatan. 9.
Penurunan biaya; Pada dasamya, pemanfaatan ruang yang sia-sia merupakan biaya tersembunyi (hidden cost). Hal demikian dapat dijelaskan berdasarkan biaya investasi bangunan yang harus didepresiasikan. Sementara itu, ada ruang yang sama sekali tidak terpakai yang berarti biaya yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat atau nilai tambah apa pun.
10.
Pendirian pabrik baru; Pembangunan pabrik baru sudah jelas harus merancang tata letak fasilitas yang dibutuhkan. Dalam hal ini, perancang tidak dibatasi oleh banyak kendala. Penempatan sebuah fasilitas masih relatif lebih bebas karena ruang yang tersedia masih kosong. Perancangan tata letak fasilitas umumnya berawal dari salah satu jenis
masalah yang telah dijelaskan di atas. Relay out merupakan pekerjaan yang lebih kompleks dibandingkan dengan merancang pabrik baru. Selain persoalan menjamin kelancaran produksi tetap terjaga, pengaturan dibatasi pula oleh persoalan logika keterkaitan dan ketersediaan ruang.
2.4.2. Ciri-ciri Tata Letak Pabrik Yang Baik Dalam merancang tata letak fasilitas sebuah pabrik, tentunya ada ukuranukuran di mana sebuah tata letak dikatakan sudah baik. Tata letak pabrik yang baik perlu mempertimbangkan aspek-aspek sosial dan aspek-aspek teknik. Hal demikian
35
dikenal dengan istilah socio-technical system. Ada beberapa ciri-ciri yang bisa dijadikan patokan tata letak pabrik yang baik, yaitu: 1.
Keterkaitan kegiatan terencana; Kriteria demikian umumnya diukur secara kualitatif menggunakan skor atau kuantitatif menggunakan frekuensi perpindahan. Keterkaitan kegiatan yang terencana bertujuan menjaga kelancaran dan kemudahan kegiatan proses produksi dan pendukung lainnya.
2.
Pola aliran bahan terencana; Hal demikian terkait dengan pergerakan bahan dari satu proses ke proses lainnya. Tujuannya adalah aliran tidak melompat atau mundur, namun kurang ekonomis bila dipenuhi karena membutuhkan investasi yang relatif cukup besar. Secara fisik, pola aliran bahan yang terencana akan terlihat mengalir dengan lancar tanpa terjadi bentrokan pada sebuah lintasan yang bersilangan.
3.
Aliran yang lurus; Pergerakan bahan dari satu proses ke proses lainnya diharapkan lurus karena mengurangi potensi risiko kerusakan pun merupakan upaya memperpendek jarak perpindahan. Pada praktiknya, ciri ini sulit dipenuhi karena kendala ketersediaan ruang.
4.
Langkah balik (backtrack) minimum; Hal demikian terkait dengan jarak perpindahan bahan. Kemudian, akibat adanya langkah balik akan mengganggu pergerakan maju bahan.
5.
Jalur aliran tambahan; Perubahan rancangan produk atau perubahan proses menuntut fleksibilitas fasilitas. Adanya jalur aliran tambahan bertujuan
36
meningkatkan fleksibilitas. Hal demikian merupakan bagian kajian jumlah mesin atau peralatan. 6.
Gang yang lurus; Gang merupakan luasan yang disediakan untuk memfasilitasi perpindahan bahan. Gang yang lurus bertujuan mempermudah kelancaran aliran bahan. Perencanaan gang merupakan bagian perencanaan luas lantai.
7.
Pemindahan antar-operasi minimum; Perpindahan bahan merupakan waste, namun tidak bisa dihindari. Karena pemindahan sebagai waste, maka operasi perlu diminimumkan. Pada umumnya, tujuan dicapai dengan menggabungkan
operasi,
sehingga
waktu
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikan produk bisa minimum pula. 8.
Metode pemindahan yang terencana; Pemilihan peralatan pemindahan bahan sangat menentukan kelancaran pemindahan bahan yang efektif dan efisien. Penentuan tipe pemindahan bahan secara manual atau berbantuan alat bahkan otomasi merupakan proses merancang metode pemindahan yang terencana. Metode pemindahan yang terencana pun akan menjaga kualitas bahan yang dipindahkan.
9.
Jarak pemindahan minimum; Kriteria total jarak yang umum mgin dicapai dalam setiap perancangan tata letak. Total jarak merepresentasikan biaya pemindahan dan keteraturan aliran bahan.
10.
Pemrosesan digabung dengan pemindahan bahan; Inti tujuannya adalah minimalisasi waktu produksi. Penggabungan dapat dilakukan pada saat
37
merancang metode kerja sebuah proses. Penerapan peta-peta kerja sangat berperan untuk mencapai hal ini. 11.
Pemindahan bergerak dan penerimaan menuju pengiriman; Kelancaran pergerakan bahan sangat ditentukan awal dan akhir pergerakan bahan. Awal pergerakan bahan adalah di gudang bahan baku dan diakhiri di gudang produk jadi. Pengelolaan pergerakan dapat dicapai saat menentukan pola umum aliran bahan yang sesuai dengan kondisi areal pabrik yang tersedia.
12.
Operasi pertama dekat dengan penerimaan; Kedekatan penerimaan dengan operasi pertama bertujuan menghemat pemakaian ruang dan memperpendek jarak perpindahan bahan.
13.
Operasi terakhir dekat dengan pengiriman; Kedekatan operasi terakhir dengan area pengiriman bertujuan memperpendek jarak perpindahan bahan.
14.
Penyimpanan pada tempat pemakaian jika mungkin; Bahan yang akan diproses disimpan pada area kerja bertujuan mempermudah proses dan memperpendek waktu produksi.
15.
Tata letak fleksibel; Apabila terjadi perubahan, baik dari sudut volume maupun penambahan tipe produk; maka tata letak yang baik haruslah mampu memfasilitasinya. Pada analisis data dasar, hal demikian akan dipertimbangkan, sehingga tata letak akan fleksibel.
16.
Mampu mengakomodasi rencana perluasan di masa datang; Penambahan jumlah mesin memberi konsekuensi perluasan kebutuhan ruang. Dalam perencanaan luas lantai, kemungkinan adanya perluasan ruang akan
38
dipertimbangkan, sehingga implementasi kebijakan strategi manajemen dapat difasilitasi. 17.
Persediaan setengah jadi atau WIP minimum; Persediaan barang setengahjadi merupakan biaya yang tidak memiliki nilai tambah. Upaya mengurangi jumlah barang setengah jadi dilakukan dengan cara meminimalisasi total jarak perpindahan bahan. Apabila total jarak perpindahan bahan minimum, maka waktu produksi minimum pula. Kemudian, keseim-bangan lintasan dicapai dengan cara menghindari terjadinya bottleneck.
18.
Sesedikit mungkin bahan yang tengah diproses; Bahan yang tengah diproses dan berjumlah banyak berarti banyak bahan yang akan menumpuk. Penumpukan bahan yang terlalu banyak berarti penyediaan luas lantai menjadi lebih besar dan jumlah barang setengah jadi pun meningkat.
19.
Pemakaian seluruh lantai pabrik maksimum; Seluruh luas lantai yang ada di pabrik
harus
dimanfaatkan
dengan
maksimal.
Tujuannya
adalah
memberikan nilai tambah terhadap luas lantai yang tersedia. 20.
Ruang penyimpanan yang cukup; Produk atau komponen yang telah selesai harus disimpan dalam fasilitas yang baik. Agar penumpukan produk dan komponen tidak menyebabkan kerusakan, maka perusahaan perlu menyediakan fasilitas yang memadai, baik luas lantai maupun sistem penyimpanannya.
39
21.
Penyediaan ruang yang cukup antar peralatan; Sebuah pabrik akan berisi banyak mesin, baik kuantitas maupun jenisnya. Setiap mesin akan disediakan ruang menjadi sebuah stasiun kerja. Kedekatan antarstasiun kerja tidak dibenarkan saling mengganggu kelancaran kegiatan manufakturnya. Dalam hal ini, perlu ada kelonggaran (allowance).
22.
Bangunan didirikan di sekeliling tata letak; Sebuah pabrik tidak hanya terdiri atas mesin dan peralatan, tetapi fasilitas pendukung produksi lainnya. Pengaturan bangunan di sekeliling pabrik bertujuan memudahkan para pekerja mengakses setiap bangunan unruk keperluan koordinasi.
23.
Bahan diantar ke pekerja dan diambil dari tempat kerja. Sebaiknya, operator sebuah mesin tidak bertugas ganda dengan harus mengantar bahan ke proses berikutnya. Maksudnya adalah menghindarkan waktu delay bahan yang tidak perlu.
24.
Sesedikit mungkin jalan kaki antar-operasi produksi; Sebaiknya, pergerakan bahan antar-operasi tidak diikuti oleh pergerakan operator. Apabila operator harus berjalan kaki untuk menyelesaikan operasi berikutnya, maka akan menambah waktu. Pergerakan jalan kaki operator tidak memunyai nilai tambah.
25.
Penempatan yang tepat untuk fasilitas pelayanan produksi dan pekerja; Kedekatan antara fasilitas pendukung dan produksi bertujuan memudahkan koordinasi. Agar fasilitas pelayanan tidak terganggu oleh kebisingan atau
40
debu, perusahaan perlu merancang bangunan yang mampu mereduksi gangguan. 26.
Alat pemindah mekanis dipasang pada tempat yang sesuai; Penggunaan alat pemindah harus sesuai kebutuhan. Pemindahan bahan merupakan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah. Apabila pemindahan ditambah investasi peralatan yang cukup mahal, maka akan menambah beban biaya bagi perusahaan.
27.
Fungsi pelayanan pekerja cukup; Fasilitas yang dibutuhkan oleh para pekerja harus tersedia, misalnya kantin, tempat sholat, toilet, kamar ganti, dan sebagainya. Fasilitas akan memberikan kenyaman bagi para pekerja. Kenyamanan pekerja merupakan faktor penting dalam meningkatkan produktivitas.
28.
Pengendalian kebisingan, kotoran, debu, asap, dan kelembaban memadai; Stasiun kerja dan pabrik secara keseluruhan harus memberikan jaminan bagi pekerja untuk tidak menimbulkan penyakit akibat kerja. Kesehatan kerja bagi para pekerja merupakan faktor penting dalam produktivitas.
29.
Waktu pemrosesan bagi waktu produksi total maksimum; Waktu produksi total terdiri atas waktu pemrosesan dan waktu pemindahan bahan. Sebaiknya, waktu pemindahan dapat diminimumkan karena tidak memiliki nilai tambah sehingga dapat dimanfaatkan untuk memaksimumkan waktu pemrosesan.
41
30.
Sedikit mungkin pemindahan bahan; Apabila mungkin, maka seluruh proses yang dibutuhkan tidak mengalami pemindahan dengan tujuan minimalisasi total waktu produksi.
31.
Pemindahan ulang minimum; Terjadinya pemindahan ulang akibat terjadinya rework perlu dihindari. Pemindahan berulang akan berarti pemborosan waktu produksi. Stasiun kerja harus didukung fasilitas yang mencegah terjadinya rework atau dengan proses menetapkan kualifikasi operator yang sesuai.
32.
Pemisah tidak mengganggu aliran barang; Sebuah fasilitas kadang perlu diberi dinding pemisah dengan pertimbangan keselamatan. Pembuatan dinding pemisah sebaiknya tidak mengganggu aliran bahan karena pergerakan bahan sangat diinginkan selancar mungkin.
33.
Pemindahan bahan oleh buruh langsung sesedikit mungkin; Operator sebaiknya tidak berfungsi ganda, yaitu turut serta mengantar bahan. Dua dampak negatifhya adalah potensi delay dan pemborosan waktu.
34.
Pembuangan bahan sisa sekecil mungkin; Metode produksi yang dirancang harus mampu memanfaatkan bentuk dasar bahan baku. Tujuannya adalah meminimalisasi buangan. Buangan bukan hanya pemborosan, tetapi harus difasilltasi tempat pembuangan. Artinya, biaya fasilitas meningkatkan pula.
35.
Penempatan yang pantas bagi bagian penerimaan dan pengiriman; Penerimaan dan pengiriman bisa digabungkan. Pola umum aliran bahan akan menunjukkan penempatan penerimaan dan pengiriman yang sesuai.
42
Pola umum aliran bahan merupakan bagian dukungan terhadap kelancaran aliran bahan.
2.4.3. Prosedur Tata Letak Pabrik Dalam membuat sebuah tata letak pabrik, ada langkah-langkah yang berurutan sebagai prosedur tata letak pabrik. Berikut adalah uraian beberapa prosedur yang telah dikembangkan oleh Apple, Reed, Muther, dan algoritmik. Apple telah mengusulkan urutan langkah-langkah yang cukup rinci dalam membuat tata letak pabrik sebagai berikut: 1.
Mengumpulkan data dasar.
2.
Menganalisis data dasar.
3.
Merancang proses yang produktif.
4.
Merencanakan bentuk aliran bahan.
5.
Mempertimbangkan rencana pemindahan bahan secara umum.
6.
Menghitung keburuhan mesin dan peralatan.
7.
Merencanakan stasiun kerjamandiri.
8.
Memilih peralatan pemindahan bahan yang spesifik.
9.
Mengkoordinasikan kelompok-kelompok operasi yang terkait.
10.
Merancang interrelationship aktivitas.
11.
Menentukan kebutuhan penyimpanan.
12.
Merencanakan aktivitas pelayanan dan tambahan (auxiliary).
13.
Menentukan kebutuhan ruang.
43
14.
Mengalokasikan aktivitas-aktivitas pada ruang yartg telah direncanakan.
15.
Mempertimbangkan tipe-tipe bangunan.
16.
Mengonstruksi tata letak induk.
17.
Mengevaluasi, menyesuaikan, dan memeriksa tata letak dengan pihak-pihak terkait.
18.
Mengajukan persetujuan.
19.
Menginstal tata letak.
20.
Menindaklanjuti implementasi tata letak. Reed telah merekomendasikan istilah systematic plan of attack sebagai
langkah-langkah yang diperlukan dalam perencanaan dan persiapan tata letak dengan urutan sebagai berikut: 1.
Menganalisis produk-produk yang akan dibuat.
2.
Menentukan proses yang dibutuhkan.
3.
Mempersiapkan peta-peta rencana tata letak.
4.
Menentukan stasiun kerja.
5.
Menganalisis kebutuhan area penyimpanan.
6.
Menetapkan lebar gang minimum.
7.
Menetapkan kantor yang dibutuhkan.
8.
Mempertimbangkan fasilitas dan pelayanan bagi para pekerja.
9.
Melakukan survei pelayanan pabrik.
10.
Melengkapi fasilitas terhadap kemungkinan ekspansi.
44
Menurut Reed, peta-peta rencana tata letak sangat penting agar proses membuat tata letak sepenuhnya berhasil dengan baik. Adapun, peta-peta yang diperlukan adalah: 1. Proses aliran (flowprocess) termasuk operasi, transportasi, penyimpanan, dan inspeksi. 2. Waktu standar untuk setiap operasi. 3. Pemilihan dan penyeimbangan mesin yang dibutuhkan. 4. Pemilihan dan penyeimbangan operator yang dibutuhkan. 5. Kebutuhan pemindahan bahan. Systematic Layout Planning (SLP) merupakan prosedur yang dikembangkan oleh Muther dengan menganalisis aliran material dan identifikasi kegiatan-kegiatan pokok yang harus difasilitasi. Keduanya selanjutnya dianalisis menggunakan peiafrom - to. Peta row - to akan menghasilkan tingkat kedekatan setiap fasilitas yang diwujudkan dalam diagram keterkaitan. Penyusunan diagram keterkaitan memerlukan rencana kebutuhan ruang dan dibatasi dengan ketersediaan ruang. Perencanaan tentatif tata letak memerlukan kebijakan perusahaan dan pertimbangan dari faktorfaktor eksternal. Misalnya adalah kecenderungan kebutuhan pasar masa datang yang harus dipenuhi, namun perusahaan memunyai keterbatasan sumber daya, sehingga harus mengambil kebijakan khusus untuk tata letaknya. Sebaiknya, rencana tentatif menghasilkan beberapa alternatif yang akan dievaluasi guna dipilih sebagai rencana yang akan diimplementasikan. SLP cukup populer dan banyak dirujuk sebagai kerangka kerja dalam merencanakan dan merancang tata letak pabrik. Secara garis
45
besar, SLP terdiri atas tiga bagian, yaitu fase analisis, fase pencarian, dan fase pemilihan. Kita dapat pula memakai
konsep
Engineering Approach
sebagai
pendekatan untuk merancang tata letak pabrik. Pendekatan terdiri atas beberapa langkah, yaitu: 1. Mengidentifikasi masalah. 2. Mengumpulkan data. 3. Memformulasikan model dari masalah. 4. Mengeonbangkan algoritma penyelesaian model. 5. Membangun alternatif, mengevaluasi, dan memilih. 6. Mengimplementasikan solusi. 7. Tinjauan terus-menerus setelah implementasi.
2.5.
Tata Letak Gudang
2.5.1. Prinsip-prinsip Perencanaan Tata Letak Gudang Kelancaran aktivitas produksi sebuah pabrik secara umum dipengaruhi oleh ketersediaan suku cadang. Aktivitas pokok dalam operasi gudang adalah penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman. Sistem penyimpanan dibentuk dari elemen-elemen, yaitu: space, peralatan pemindahan bahan, operator, accessibility, dan proteksi. Masalah esensial yang perlu diselesaikan dalam penataan sistem penyimpanan yang telah ada saat ini adalah penyiapan rencana perbaikan sistem penyimpanan yang lebih terfokus. Tujuannya adalah penilaian terhadap tata letak penyimpanan berdasarkan
46
kaidah-kaidah ergonomis sebagai dasar penyusunan rencana perbaikan sistem penyimpanan. Manfaat penilaian ergonomi adalah perumusan yang lebih menyeluruh terhadap rencana perbaikan sistem penyimpanan. Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan perbaikan dengan efisien dan efektif, Tujuan penyimpanan dan fungsifungsi gudang antara lain adalah maksimalisasi utilisasi sumber daya seiring dengan pemenuhan elemen-elemen kepuasan pelanggan atau maksimalisasi pelayanan pelanggan dengan kendala ketersediaan sumber daya. Sumber daya penyimpanan dan gudang adalah luas lantai, peralatan, dan personalia. Kebutuhan pelanggan pada penyimpanan dan fungsi-fungsi gudang adalah kemampuan mendapatkan barang yang diinginkan dengan cepat dan barang dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu, banyak ahli mengatakan bahwa dalam merencanakan dan merancang sistem penyimpanan dan gudang kita patut mempertimbangkan beberapa obyektif, yaitu: utilisasi luas lantai, utilisasi peralatan, utilisasi pekerja, kemudahan akses seluruh barang, dan perlindungan terhadap seluruh barang. Perencanaan untuk maksimalisasi peralatan membutuhkan pemilihan peralatan yang sesuai dan dalam jumlah optimal. Obyektif utilisasi pekerja berkaitan dengan penentuan jumlah pekerja yang dibutuhkan; baik dalam kegiatan penenmaan, penyimpanan, pengiriman, maupun kegiatan perkantoran. Perencanaan untuk kemudahan akses seluruh barang merupakan sebuah isu penting dalam tata letak penyimpanan. Sebaliknya, perlindungan terhadap seluruh barang secara langsung dilakukan mulai dari penyimpanan barang pada luas lantai yang cukup dengan peralatan yang tepat melalui pekerja yang terlatih dalam tata letak yang terencana.
47
Tata letak penyimpanan merupakan bagian sistem pergudangan yang terdiri atas bermacam aktivitas. Sistem pergudangan terkesan sebagai sistem sederhana karena operasi penyimpnnan hanya didominasi kegiatan utamanya, yaitu menyimpan barang-barang. Maka, kita perlu memahami bahwa elemen-elemen kegiatan penyimpanan merupakan salah satu bagian proses mendapatkan barang-barang dari dalam dan luar gudang. Adapun, beberapa kegiatan yang terdapat di banyak gudang adalah: penerimaan; put away; penyimpanan; order picking; periyortiran; packing; pengiriman; dan beberapa kegiatan tambahan lainnya seperti prapengemasan, pelabelan harga, cross-docking, dan pengisian (replenishment). Setiap jenis gudang tentu memiliki spesifikasi aktivitas sesuai dengan misi dan fungsinya. Pada gudang suku cadang, seluruh aktivitas di atas akan memunyai proporsi kontribusi yang berbeda dengan jenis gudang produk jadi atau bahan baku. Sebagai konsekuensinya, perencanaan tata letak penyimpanan tentu diarahkan pada pencapaian obyektif yang mengakomodasi misi dan fungsi setisp jenis gudang. Beberapa
literate
mendefinisikan
obyektif
perencanaan
tata
letak
penyimpanan sebagai efisiensi luas lantai, penyediaan alat pemindahan bahan yang efisien, minimalisasi biaya penyimpanan, fleksibilitas, dan penjagaan barang yang efektif. Obyektif-obyektif di atas dalam sperencanaan tata letak penyimpanan akan melibatkan koordinasi antara pekerja, peralatan, dan luas lantai. Kesempurnaan perencanaan tata letak penyimpanan perlu didukung oleh.prinsip-prinsip berikut: popularitas, kemiripan, ukuran, karakteristik, dan utilisasi luas lantai. Kita perlu memadukan kelima prinsip dengan obyektif perencanaan. Kita perlu mengevaluasi
48
kembali tata letak penyimpanan yang digunakan saat ini agar bisa meningkatkan efektivitas pelayanan. Evaluaasi demikian menjadi penting apabila kondisi nyata di lantai penyimpanan menunjukkan adanya varian yang relatif tinggi terhadap sistem informasi persediaan. Apabila varian terjadi, maka ada indikasi mekanisme dan fasilitas penyimpanan tidak bekerja sesuai rencana. Kemungkinan lainnya adalah perencanaan tata letak penyimpanan kurang memperhatikan obyektif dan prinsip yang seharusnya terpadu. Hal demikianlah yang mendorong perlunya dilakukan assessment ergonomis terhadap tata letak yang digunakan saat ini guna mengetahui sumber-sumber yang kurang efisien agar dapat diperbaiki. Ergonomi menjadi sudut pandang assessment karena secara ideal perencanaan dan perancangan sebuah fasilitas harus sesuai dengan peranan dan fungsi pokoknya. Komponen-komponen fasilitas penyimpanan akan terdiri atas pekerja, peralatan, dan lingkungan fisik kerja. Peranan manusia dalam hal ini akan didasarkan pada kemampuan dan keterbatasannya, terutama yang berkaitan dengan aspek pengamatan, kognitif, fisik, maupun psikologisnya. Pada kasus perbaikan sistem pergudangan, langkah strategis yang perlu dilakukan adalah mengevaluasi sumber-sumber yang kurang efisien. Berikutnya adalah uraian sebuah studi kasus evaluasi sistem penyimpanan pada gudang suku cadang yang memiliki jenis dan jumlah barang cukup banyak. Maksud dan tujuan studi adalah menilai kondisi tata letak penyimpanan yang digunakan saat ini untuk mengetahui sumber-sumber ketidakefisienan sebagai dasar perencanaan perbaikan. Pentingnya studi dilakukan karena gudang suku cadang belum pernah melakukan
49
evaluasi secara teknis dan ergonomis. Oleh karena itu, ada dugaan bahwa gudang suku cadang memiliki potensi masalah yang sepatutnya perlu diidentifikasi untuk perbaikan. Studi dilakukan dengan fokus pada penilaian terhadap kondisi tata letak penyimpanan dengan mengacu pada obyektif-obyektif dan prinsip-prinsip yang sepatutnya berlaku pada sebuah gudang. Kita perlu melakukan perencanaan perbaikan, misalnya ada beberapa temuan dari hasil stock opname yang mengindikasikan tata letak saat ini perlu perbaikan. Sebagai contoh, indikasinya adalah lokasi ganda dan sulitnya mencari lokasi sebuah barang. Selanjutnya, saat ini perusahaan bukannya menggunakan lokasi, tetapi area, sehingga lokasi didefinisikan berdasarkan letak barang. Pengalokasian lokasi seperti demikian menunjukkan bahwa lokasi akan hilang apabila barang sudah tidak digunakan karena lokasi melekat pada barang. Seharusnya, lokasi direncanakan dan barang yang berlainan jenis bisa mengisi lokasi. Sistem update lokasi tidak terjadi, tetapi updating hanya pada jenis barang yang mengisi lokasi tertentu.
2.5.2. Perencanaan Tata Letak Gudang Tujuan dari perencanaan layout dari bagian penyimpanan atau gudang yaitu : 1. Untuk efektivitas dari penggunaan ruang 2. Memberikan material handling yang efisien. 3. Untuk meminimalkan biaya penyimpanan ketika memenuhi pelayanan pada level tertentu 4. Untuk memberikan fleksibilitas maksimum
50
5. Untuk menyediakan pengaturan rumah tangga produksi yang baik Untuk
melengkapi
dan
memenuhi
tujuan
ini,
maka
beberapa
prinsip/faktor/kriteria untuk penerapan area penyimpanan harus diintegrasikan. Faktor-faktor tersebut antara lain : -
Faktor Komoditi
-
Faktor Space Utilization Faktor Komoditi sendiri dapat dibagi menjadi 4 kriteria, yaitu :
1. Popularity (popularitas) Hukum Pareto menyatakan, 85% kesejahteraan di dunia dimiliki atau dipegang oleh 15% orang”. Hukum Pareto ini seringkali diterapkan pada popularitas dari material yang disimpan. Biasanya, 85% turnover material hanya dilakukan oleh 15% material yang disimpan. Untuk memaksimalkan pengambilan, maka 15% material populer harus disimpan dengan jarak tempuh yang minimal. Dalam kenyataannya, material disimpan sehingga jarak tempuh (jangkauan) berkebalikan secara relatif dengan popularitas material. Jarak tempuh ini dapat diminimalkan dengan menyimpan item popular pada daerah/area penyimpanan (deep storage areas) dan menempatkan material untuk meminimalkan jarak tempuh total. Pada gambar dapat dilihat bahwa dengan menyimpan material dalam bentuk deep storage (penataan bertingkat) maka jarak tempuh ke material lain lebih kecil daripada material yang disimpan dalam shallow areas (penataan melebar). Apabila material memasuki dan meninggalkan gudang dari titik yang sama maka material yang popular dapat diposisikan sedekat mungkin dengan titik tersebut. Selanjutnya apabila
51
material memasuki dan meninggalkan area gudang dari titik yang berbeda dan diterima serta dikirimkan dalam jumlah yang sama, material yang paling populer harus diposisikan sepanjang rute secara langsung diantara titik kedatangan dan keberangkatan. Hal ini juga berlaku untuk kondisi sebaliknya yaitu area masuk dan pergi berbeda dan jumlah penerimaan serta pengiriman berbeda, maka material yang paling popular memiliki rasio penerimaan ataupun pengiriman terkecil dan ditempatkan dekat dengan titik pengiriman sepanjang rute yang langsung dilewati antara titik masuk dan keluar tersebut. Akhirnya, material yang popular memiliki rasio pengiriman/penerimaan terbesar sehingga harus diposisikan dekat dengan titik penerimaan sepanjang rute angsung yang dilewai antara titik masuk dan keluar. (rasio penerimaan / pengiriman tidak lebih dari rasio jarak tempuh untuk penerimaan dan jarak tempuh untuk pengiriman suatu material)
Gambar2.1 Penyimpanan material berdasarkan popularity
52
2. Similarity (kesamaan) Prinsip kedua dari pengaturan layout penyimpanan yaitu berdasarkan kesamaan dari material yang disimpan. Sebagai contoh, dalam gudang spare part otomotif, komponen karburator dismpan bersama-sama dengan komponen sistem pembuangan lainnya. Seorang konsumen tidak suka untuk memesan karburator yang baru dan selangnya. Hal ini akan lebih disukai apabila selang yang ada sudah termasuk dalam pesanan selang gasket ketika karburator itu diminta. Dengan menyimpan komponen yang memiliki kesamaan maka, jarak tempuh untuk order pengambilan maupun penerimaan dapat diminimalisir. 3. Size (ukuran) Memiliki komponen kecil yang disimpan dalam ruang yang didesain untuk komponen besar adalah tindakan pemborosan. Umumnya, sering dijumpai bahwa komponen yang besar tidak dapat disimpan pada rak (sesuai dengan popularitasnya atau kesamaan) karena tidak muat. Untuk mengurangi hal ini maka, variasi dari ukuran lokasi penyimpanan harus diberikan. Apabila kendala yang dihadapi adalah ketidakpastian ukuran dari material yang disimpan maka rak yang adjustable (dapat dipindahkan atau diatur sesuai dengan keinginan) dapat digunakan untuk mengatasi hal itu. Secara umum, material berat dan berjumlah banyak harus disimpan dekat dengan titik pemakaian. Maka, perancangan dari ruangan juga berdasarkan dari kemudahan penanganan dan popularitas dari komponen. Apabila dijumpai dua komponen yang sama populer, sama banyak maka komponen yang paling mudah
53
pemindahannya akan ditempatkan dekat dengan titik pemakaiannya. Apabila salah satu komponen lebih popular dari komponen lainnya tapi komponen yang kurang popular itu ternyata penanganannya lebih mudah maka harus dibandingkan (trade off) untuk menentukan posisi komponen tersebut. Jika ukuran dari komponen menjadikan beban lantai bermasalah maka komponen yang lebih berat disimpan pada area yang memiliki beban terendah. Komponen ringan, mudah dipindahkan harus disimpan pada area yang memiliki beban lebih besar. 4. Characteristics (karakteristik) Karakteristik dari komponen yang disimpan berlawanan
dan ditangani seringkali
dengan metode yang diindikasikan oleh popularitas, kesamaan dan
ukuran mereka. Beberapa karakteristik komponen yang penting yaitu : 1. Perishable materials (komponen yang mudah rusak) Komponen ini membutuhkan penanganan kontrol lingkungan yang serius dan juga penentuan shelf life harus dipertimbangkan. 2. Oddly shaped and crushable items (komponen bentuk khusus dan mudah rusak) Komponen tertentu tidak akan sesuai dengan area penyimpanan yang tersedia. Pada komponen dengan bentuk khusus tersebut membutuhkan penanganan yang cenderung bermasalah karena jika komonen tersebut harus disimpan maka dibutuhkan ruang khusus yang terbuka untuk penyimpanannya. Apalagi jika komponen tesebut mudah rusak atau dapat rusak karena ketidaksesuaian
54
kelembaban maka metode penyimpanan dan satuan unit penyimpanan harus disesuaikan. 3. Hazarduous materials (Komponen berbahaya) Komponen seperti cat, varnish, propane, dan bahan kimia yang mudah terbakar membutuhkan penyimpanan yang terpisah. Kode keselamatan harus dicek dan langsung diikuti oleh seluruh komponen yang mudah terbakar atau meledak. Asam dan komponen berbahaya lainnya harus dipisahkan untuk mengurangi kecelakaan terhadap pekerja. 4. Security items (Komponen dengan pengamanan khusus) Hampir semua komponen dapat hilang. Untuk komponen dengan pengamanan khusus seringkali menjadi target yang mudah hilang. Komponen ini sebaiknya diberikan perlindungan tambahan di dalam area penyimpanan. 5. Compatibility (Kecocokan / kesesuaian) Beberapa bahan kimia tidak berbahaya ketika disimpan sendiri, tapi mudah menguap jika bercampur dengan unsur lain. Beberapa material tidak membutuhkan penyimpanan khusus tapi dapat dengan mudah terkontaminasi dengan material lain apabila ditempatkan bersama-sama. Maka perlu dipertimbangkan permasalahan.
penyimpanan
bercampur
ini
agar
tidak
menemui
55
2.5.3. Space Utilization (utilitasasi ruangan) Perencanaan ruang termasuk juga menentukan kebutuhan area yang digunakan untuk penyimpanan komponen. Maka dengan mempertimbangkan popularitas, kesamaan, ukuran dan karakteristik material, suatu layout dari pemakaian ruang harus dikembangkan utnuk memaksimalkan utilitas ruangan dalam memenuhi kebutuhan penyimpanan. Beberapa hal yang dapat dijadikan pertimbangan yaitu : 1. Konservasi ruangan Konservasi ruangan termasuk di dalamnya maksimalisasi pemusatan dan
pemanfaatan
penumpukan
serta
minimalisasi
honeycombing.
Maksimalisasi konsentrasi ruangan mampu meningkatkan fleksibilitas dan kapabilitas dari penanganan komponen dalam jumlah besar. 2. Limitations of Space (limit ruangan) Pemanfaatan ruangan dapat dibatasi oleh rangka bangunan, tinggi atap, beban
lantai, kuda-kuda bangunan dan kapasitas maksimum dari
penumpukan. Kemampuan lantai untuk menahan beban merupakan hal yang harus diperhatikan pada penyimpanan dengan fasilitas multistory. Dampak negatif dari rangka bangunan dalam pemanfaatan ruang dapat diminimalisir dengan menyimpan komponen mengelilingi rangka bangunan dengan teratur. Beban tumpukan komponen yang aman, termasuk komponen yang mudah rusak dan kestabilan komponen harus diperhatikan. Sebaiknya, komponen yang diambil secara langsung harus ditegakkan sehingga operator tidak mengalami kesulitan dalam mengambilnya.
56
3. Accessibility (Jangkauan) Pemanfaatan ruangan yang terlalu padat akan mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan ruangan. Lorong harus dirancang agar cukup lebar untuk pergerakan pemindahan material yang efektif dan dialokasikan sedemikian rupa sehingga tiap-tiap blok penyimpanan dapat dijangkau. (Tompkins, hal 427-434)
2.5.4. Prinsip Jalan Lintasan (aisles) Prinsip ini diterapkan dalam area kunci fungsi warehouse. Area fungsi tersebut
adalah
fungsi
penerimaan,
transportasi,
pembukaan,
penyortiran,
penghitungan, penyimpanan, order-pick (distribusi), pemilihan, pengepakan, dan pengiriman. Layout aisle warehouse yang layak meningkatkan produktivitas transportasi operator warehouse, mengurangi resiko kerusakan barang dan peralatan, dan memudahkan perpindahan peralatan dan operator diantara fungsi tersebut. Dengan dimensi aisle tersebut, maka operasi warehouse memperoleh produktivitas yang memuaskan, pengurangan rusaknya barang dan peralatan, menjadi lebih untung, dan menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. (Mulcahy, hal 3.9) Bentuk dan ukuran aisle tergantung oleh : 1. tipe peralatan pemindah bahan yang digunakan 2. tipe dari rak yang digunakan Bila yang digunakan adalah forklift, maka dapat dipilih aisle sempit. Sedangkan bila yang digunakan adalah traktor maka diperlukan aisle lebar. Apabila
57
digunakan rak dua sisi maka setiap rak harus dipisahkan untuk memudahkan penyimpanan/pengambilan. Pengaturan ini akan menambah ruang untuk aisle tapi mengurangi ruang penyimpanan.
2.5.5. Pengukuran Jarak Pengukuran yang sesungguhnya tergantung dari ketersediaan personel, waktu pengumpulan data serta tipe material handling yang digunakan. Ada beberapa cara pengukuran jarak yang digunakan, yaitu sebagai berikut : -
Euclidean Pengukuran dengan cara ini mengukur jarak dengan garis lurus dari pusat
(center) setiap fasilitas. Meskipun dalam keadaan tertentu tampak tidak realistis, akan tetapi cara ini adalah cara yang paling umum digunakan. Hal ini dikarenakan karena kegunaannya dan kemudahan untuk dimengerti dan kemudahan dalam pembuatan modelnya. Dengan memperhatikan notasi pada gambar xi : koordinat x pusat dari fasilitas i yi : koordinat y pusat dari fasilitas i dij : jarak antara pusat fasilitas i dan j Perhitungan jarak menggunakan,
[
d ij = (xi − x j ) + ( y i − y j ) 2
2
]
1
2
...................................................................... (2.1)
58
Fasilitas j (xj,yj)
(xi,yi)
(xi - xj)
Fasilitas i
Gambar 2.2 Pengukuran Jarak
-
Squared Euclidian Sesuai dengan namanya, pengukuran ini adalah kuadrat dari euclidian.
Pengkuadratan mengakibatkan pembebanan lebih besar kepada pasangan fasilitas yang berjauhan daripada pasangan yang berdekatan. Penggunaan cara ini kurang banyak digunakan dalam aplikasi-aplikasi. Perhitungan jarak ini menggunakan Squared Euclidian,
[
]
d ij = (xi − x j ) + ( y i − y j ) ......................................................................... (2.2) -
2
2
Rectilinear Pengukuran rectilinear juga dinamakan Manhattan, sudut siku-siku atau
rectangular. Cara ini banyak digunakan karena mudah dihitung, mudah dimengerti dan tepat untuk berbagai masalah praktis. Jarak rectilinear digambarkan dalam garis horisontal dan garis vertikal. Perhitungan jarak menggunakan rectilinear, d ij = xi − x j + y i − y j .................................................................................. (2.3)
59
-
Tchebychev Pengukuran ini berdasar masalah pergerakan material pada fasilitas
permesinan berat dengan melalui crane dengan gerakan x dan y. Waktu untuk mencapai pusat dari fasilitas adalah tergantung dari nilai yang lebih besar antara x dan y. Jadi perhitungan jarak menggunakan Tchebychev,
(
)
d ij = max xi − x j + y i − y j ........................................................................ (2.4)
-
Aisle Distance Jarak aisle distance berbeda dari cara pengukuran lainnya, karena merupakan
jarak yang sebenarnya. Jarak ini melalui aisle yang dilakukan pe
ralatan
material
handling. Cara ini merupakan cara utama pada masalah layout manufacturing. Karena jalur material handling tidak ada pada desain awal cara ini hanya digunakan dalam perencanaan evaluasi saja. Fasilitas j d
Fasilitas i
b
Gambar 2.3 Aisle Distance
d ij = a + b + c + d ........................................................................................... (2.5)
60
2.6.
Kebijakan Penyimpanan (Storage Policy) Secara garis besar, ada dua kebijakan tentang penyimpanan barang yang
datang di gudang. (Tompkins, hal 420) Kebijakan tersebut berdasarkan lokasi tempat barang tersebut diletakkan pada gudang. Kebijakan penyimpanan tersebut yaitu : 1.
Random storage policy Merupakan kebijakan yang paling mudah. Kebijakan penyimpanan secara
acak, dimana menyimpan barang yang datang pada sembarang tempat yang tersedia. Apabila ada lebih dari satu lokasi penyimpanan yang tersedia, secara teoritis barang yang datang mempunyai kemungkinan yang sama untuk ditempatkan pada semua lokasi yang tersedia. Pada prakteknya, barang tersebut ditempatkan pada ruang kosong yang paling dekat. Seperti yang dipaparkan oleh Francis, McGinnis, and White (1992) dan Tompkins et al. (1996), penyimpanan dan pengambilan dalam random storage policy tidaklah “murni” acak dalam prakteknya. Operator cenderung menyimpan dan mengambil barang dari lokasi yang paling dekat. 2.
Dedicated storage policy Dalam kebijakan ini, barang yang datang harus disimpan pada lokasi yang
ditetapkan tergantung dari tipe barang. Masing-masing dari kedua kebijakan ini mempunyai keuntungan dan kerugian. Untuk volume dan frekuensi operasi S/R (Storage/Retrieval) yang sama, random policy memerlukan ruang penyimpanan yang lebih kecil dibanding dengan dedicated policy. Hal ini terutama disebabkan dedicated policy memberi ruang untuk masing-masing barang sesuai dengan tingkat inventory maksimal dari barang tersebut. Tentu saja, tingkat maksimal tercapai secepat barang
61
tersebut digantikan. Dengan random policy, tingkat inventory aggregate maksimal lebih rendah karena barang tersebut biasanya digantikan/replenished pada waktu yang berbeda-beda. Dengan kata lain, karena barang tersebut diganti pada waktu yang berbeda-beda, tingkat agregat inventory maksimal cenderung lebih rendah dibanding penjumlahan tingkat-tingkat inventory maksimal untuk individual items. Meskipun random policy membutuhkan ruang yang lebih kecil, jika banyak barang yang harus disimpan, maka operasi pengambilan akan memerlukan waktu yang lebih banyak karena kadang-kadang waktu tersebut terbuang untuk mencari lokasi barang (terlebih untuk item yang yang sering dikirimkan). Maka rata-rata throughput (yaitu, jumlah transaksi S/R per unit waktu) dari sistem berkurang, peralatan S/R tidak digunakan secara efektif, dan gudang cenderung tidak teratur dengan banyak barang yang tercecer.
2.7.
Material Handling Penanganan material tidak dapat secara tepat dimasukkan dalam skema
transportasi dan skema persediaan mengingat masalah penanganan material menyangkut seluruh aspek dari suatu komponen logistik. Penanganan material atau barang harus terpadu dengan masalah penyimpanan material atau penyimpanan barang diseluruh sistem logistik. Dalam penanganan terhadap material ini merupakan suatu hal yang paling banyak memakan dan menyita tenaga kerja. Penggunaan tenaga untuk penanganan material dalam sistem logistik merupakan total biaya tertinggi. Bila ada kemajuan teknologi dalam bidang lain dari kegiatan ini merupakan suatu
62
kesempatan untuk meningkatkan produktivitas. Dalam gudang logistikpun penekanan utama pada arus material dan arus produk, bukan pada penyimpanan. Ada 4 kegiatan penanganan gudang yang harus dilaksanakan oleh manajemen logistik, yaitu: 1. Penerimaan material 2. Pemindahan material 3. Seleksi material 4. Pengiriman material.
2.7.1. Penerimaan Material Yang dimaksud dengan penerimaan material adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh bidang logistik perusahaan dalam menerima suatu barang/material. Kegiatan tersebut mencakup unsur-unsur tentang barang tersebut, seperti: ukuran, warna, kemasan, dan sebagainya. Dari mana datangnya barang tersebut mungkin datangnya dari pemasok yang berbeda-beda untuk jenis barang yang diterima. Selain itu harus juga memperhatikan faktor-faktor yang lain seperti: sifat barang, daya tahan barang, jenis barang, dan sebagainya. Kapan barang itu harus diterima oleh perusahaan, yang disesuaikan dengan perjanjian yang telah dibuat bersama dan menggunakan metode penerimaan barang yang berlaku di perusahaan. Contoh: Barang yang masuk ke perusahaan diberi kode kemasan "AGS", warna kemasan Merah, Ukuran Standar, maka barang ini kiriman dari pemasok yang berinisial Agus.
63
2.7.2. Pemindahan Material Yang dimaksud pemindahan material adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh bidang logistik perusahaan dalam hal memin-dahkan suatu barang/material ke tempat atau bagian yang lain. Unsur-unsur pemindahan materi seperti: a) Apa material yang akan dipindahkan, hal ini mencakup: ukuran, warna, kemasan, bentuk, berat dan jenisnya. b) Barang tersebut dipindahkan ke mana dan dari mana asal mulanya. c) Alat yang hendak dipakai memindahkan material tersebut. d) Mengapa pemindahan material itu dilakukan. Contoh: Material yang berkode" AGS" akan dipindahkan ke bagian produksi karena bagian ini membutuhkannya.
2.7.3. Seleksi Material Yang dimaksud seleksi material adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh bidang logistik perusahaan dalam hal menyeleksi material yang akan diterima oleh perusahaan. Unsur yang perlu di pertimbangkan dalam seleksi material adalah pemantauan terhadap kualitas dan kuantitas dari aturan perusahaan yang telah ada. Yang termasuk kualitas seperti faktor; sifat, jenis, ukuran campuran, masa penggunaan, dan sebagainya. Sedang yang termasuk kuantitas seperti; faktor jumlah, warna, susunan, kemasan, ukuran barang dan sebagainya. Contoh: penyeleksian
64
material yang didasarkan suatu ukuran kualitas, spesifikasi yang telah disepakati bersama antara pemasok dan perusahaan.
2.7.4. Pengiriman Material Yang dimaksud pengiriman material adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh bidang logistik perusahaan dalam hal mengirim material ke bagian lain yang membutuhkan. Unsur yang perlu diperhatikan dalam hal pengiriman material ke bagian lain yang membutuhkan, adalah: waktu pengiriman, alat yang hendak dipakai, cara yang akan dilakukan, material apa yang hendak dikirim ( termasuk jenis dan sifatnya). Contoh: pengiriman bahan material yang dipesan dari bagian produksi yang akan dikirim lewat ban berjalan. Sistem penanganan material modern dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu: a)
Sistem penanganan mekanis
b)
Sistem penanganan otomat.
Sistem penanganan mekanis merupakan suatu penanganan kombinasi antara tenaga kerja dengan peralatan yang dipergunakan dalam penerimaan, pengolahan, dan pengiriman barang. Sistem penanganan otomat merupakan sistem penanganan material
yang
berusaha
meminimumkan
unsur
tenaga
kerja
manusia
dan
menggantikannya dengan peralatan yang lebih sempurna. Penanganan mekanis selain banyak menggunakan tenaga kerja juga akan banyak menggunakan peralatan untuk penanganan material seperti; traktor, conveyor, truk fork-lift, kabel penyeret, kereta gandeng, dan sebagainya. Penanganan otomat
65
merupakan penanganan material yang menggunakan peralatan yang sempurna sehingga banyak membutuhkan Investasi modal. Peralatan otomat yang digunakan seperti komputer, sistem masukan dan keluaran yang canggih, sistem kontrol yang otomatis. Penanganan material dalam kurun waktu saat ini di sejumlah perusahaan mendasarkan sistem informasi, konsep ini cukup menarik karena penanganan material dengan sistem informasi menggabungkan kontrol penanganan otomat dengan operasi logistik yang fleksibel dari sistem mekanis. Operasi konsep ini adalah memasukkan dalam mini komputer untuk dianalisa dan untuk penugasan pada peralatan. Kemungkinan akan dijumpai adanya total gerakan yang tidak perlu diminimumkan, dan sebagainya. Semua penugasan pekerjaan akan diberikan kepada masing-masing alat yang sudah digasang di perusahaan. Suatu aspek tambahan dalam penanganan dan penyimpanan material yang menyeluruh adalah dengan "Peti kemas", istilah ini menunjukkan pengelompokkan karton-karton induk guna penanganan maupun pengangkutan. Ada 2 hal yang perlu dicermati dalam penanganan peti kemas ini, adalah penumpukan karton induk dan pengamanan muatan dalam peti kemas itu sendiri.
