BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori – Teori Dasar / Umum Teori-teori berikut merupakan teori dasar yang diperoleh dari berbagai sumber
yang menjadi landasan dalam penulisan skripsi ini.
2.1.1
Sistem M enurut M cLeod (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. M enurut O’Brien (2004, p8) adalah kelompok komponen yang saling terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi. Dari kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen atau lebih yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
2.1.2
Informasi M enurut M cLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses
sehingga lebih berarti dan lebih bermanfaat bagi pemakai tertentu. M enurut O’Brien (2004, p13), informasi adalah data yang telah diolah mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk end user tertentu. Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan kebutuhannya. 9
10
2.1.3
Sistem Informasi M enurut Whitten (2001, p12), sistem informasi adalah bagaimana organisasi
mengubah dan mengatur data yang ada untuk menghasilkan informasi yang berguna, untuk mendukung organisasi dan pekerjanya, pelanggan, supplier, dan partner. M enurut O’Brien (2004, p7), sistem informasi dapat berupa kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menghasilkan informasi dalam suatu organisasi. Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah beberapa komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengubah, menyimpan, memanipulasi, menghasilkan informasi, sehingga dapat mendukung satu atau lebih kerja sistem.
2.1.4
Pengertian Data M enurut Laudon (2006, p.13), Data adalah aliran fakta-fakta yang belum diolah
yang merepresentasikan kejadian yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisikal sebelum dikelola menjadi bentuk yang manjsia dapat mengerti dan menggunakan. M enurut M cLeod (2001, p.12), Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti bagi pemakai. Sebagai contoh, data dapat berupa jumlah kerja tiap pegawai dalam perusahaan. Saat data ini diproses, ia dapat diubah menjadi informasi.
2.1.5
Pengertian Teknologi Informasi M enurut Alter (1999, p42), Teknologi informasi merupakan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh sistem informasi. Hardware merupakan sekumpulan perangkat fisik yang terlibat dalam pemrosesan
11
informasi, seperti computer, workstation, peralatan jaringan, tempat penyimpanan data (data storage), dan peralatan transmisi (transmission devices). Sedangkan software merupakan program komputer yang menginterpretasikan masukan (input) oleh user dan memberitahukan kepada komputer tentang apa yang harus dilakukan.
2.1.6
Analisis Sistem M enurut James.A (2004 p.249), analisis sistem pada kenyataannya merupakan
proses dua langkah yang melibatkan, pertama, survey terhadap sistem yang ada saat ini, dan kemudian, analisis kebutuhan pemakai. M asalah-masalah bisnis harus sepenuhnya dipahami oleh analis sistem sebelum dia dapat merumuskan sebuah solusi. Analisis yang tidak lengkap atau cacat akan menghasilkan solusi yang tidak lengkap atau cacat. Oleh karena itu, analis is sistem menjadi dasar bagi seluruh proses SDLC. Proses yang dihasilkan tahap ini adalah sebuah laporan analisis sistem formal, yang menyajikan temuan-temuan analisis dan rekomendasi untuk sistem yang baru.
2.1.7
Feasibility S tudy M enurut Whitten et al (2004,p382), ada empat kategori pengujian kelayakan :
•
Operational feasibility / kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem/proyek tersebut. Aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan adalah: 1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah? 2. Bagaimana pendapat pengguna akhir
dan
manajemen mengenai
masalah(solusi) itu? •
Technical feasibility / kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan ketersediaan sumber dan pakar teknis.
12
Kelayakan teknis ditujukan pada tiga masalah pokok : 1. Apakah teknologi atau solusi yang diajukan cukup praktis? 2. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai? 3. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai? •
Schedule feasibility / kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. Kelayakan jadwal ditujukan pada masalah “Apakah tenggat waktu proyek cukup masuk akal?” M elewati tenggat waktu merupakan hal yang problematis, namun mengembangkan sistem yang tidak memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan mana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.
•
Economic feasibility / kelayakan ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Kelayakan ekonomis didefinisikan sebagai analisis costbenefit. Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan? Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis?
2.1.8
Proses Bisnis Business process is a group of logically related activities that uses the resources
of the organization to provide defined result in supports of the organization’s objectives. Bila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, proses bisnis adalah sebuah kelompok aktifitas yang saling berkaitan yang menggunakan sumber daya organisasi untuk mendukung hasil yang telah menjadi tujuan organisasi. Proses bisnis adalah kumpulan aktifitas yang membawa satu atau lebih bermacam-macam dari input dan membuat output yang memberi nilai pada pelanggan. Dapat dilihat dari ilustrasi Input →
Proses
→ Output
Gambar 2.1 Ilustrasi Proses Bisnis
13
Apa perbedaan antara fungsi dan proses bisnis? Andaikan komputer pelanggan rusak saat pengiriman. Fungsi bisnis dari layanan pelanggan adalah untuk menerima barang rusak tersebut. Kenyataan pembetulan dan pengiriman ulang dari barang tersebut, bagaimanapun, adalah proses bisnis yang melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi dengan area tersebut. (Brady et al, 2001, p3).
2.1.9
ERP M enurut Brady et al (2001, p153), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah
sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan sistem informasi perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools. M enurut Lau (2005), ERP adalah proses mengintegrasikan semua fungsi dan proses bisnis sebuah organisasi. ERP memberikan keunggulan kompetitif pada perusahaan. Seiring dengan perkembangan teknologi, istilah ERP sekarang dimaksudkan sebagai aplikasi yang dapat mengawasi seluruh detail proses yang dibutuhkan dalam menjalankan operasional perusahaan sehari-hari. ERP mengintegrasikan seluruh proses yang ada sehingga menjadi satu-satunya sumber informasi yang diperlukan dalam menjalankan operasional perusahaan. ERP yang baik dapat melakukan pengawasan dan menyediakan informasi yang transparan dan dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. ERP merupakan Sistem Informasi Berbasis Komputer (SIBK) yang antar modulnya saling berhubungan, yaitu jika ada data yang berubah di satu modul, otomatis di modul lain juga akan berubah datanya. Pada tahun 1995 mulai dikembangkan ERP yang merupakan sistem informasi menyeluruh untuk perusahaan. ERP ini adalah pengembangan dari sistem informasi di akhir 90-an yang modulnya belum saling terintegrasi. Dengan ERP, jaminan integrasi data dapat diandalkan, begitu pula dengan tidak adanya redudansi data, yaitu kemungkinan adanya duplikasi data yang akan
14
membuat data tersebut menjadi tidak valid. Jaminan ini merupakan hal yang penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan data tersebut.
Gambar 2.2 Before and After ERP
a. M anfaat Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut Lau (2005), ERP memberikan beberapa keuntungan : - Pertama, satu titik pemasukan dan membantu mengurangi redudansi data dan membantu pegawai menghemat waktu dalam memasukkan data, sehingga dapat mengurangi tenaga kerja dan biaya tambahan. - Kedua, pemusatan informasi, pengambilan keputusan, dan control berakibat pada peningkatan efisiensi operasi dan produktivitas serta koordinasi antara departemen, divisi, dan daerah. - Ketiga, pembagian basis data yang terpusat memberikan informasi yang akurat dan terbaru pada manajer bisnis untuk membuat keputusan bisnis yang berdasar. - Keempat, integrasi fungsional menggabungkan semua data, seperti data keuangan, manufaktur, dan penjualan. b. Kendala Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut Dhewanto et. al. (2007, p12), kendala implementasi dalam pembuatan ERP adalah sebagai berikut :
15
1. M emakan waktu 2. M ahal 3. Kesesuaian M odul 4. Kebergantungan pada vendor 5. Fitur dan kompleksitas 6. Skalabilitas dan kompabilitas global c. Alasan Penggunaan ERP Ada lima alasan mengapa perusahaan menggunakan ERP, yaitu : 1. Informasi keuangan yang terintegrasi : ERP menciptakan sebuah versi tunggal dari informasi internal yang tidak dapat diragukan lagi kebenarannya karena setiap orang menggunakan sistem yang sama. 2. M engintegrasikan informasi pembelian pelanggan : ERP memberikan pandangan yang sama terhadap informasi pelanggan di perusahaan, mulai dari permintaan pembelian dari pelanggan, pengkoordinasian, inventory, dan pengiriman ke beberapa lokasi pada waktu yang sama. 3. Standarisasi dan mempercepat proses manufaktur : unit bisnis yang banyak (multiple)
di perusahaan
sering membuat output yang sama dengan
menggunakan proses dan metode yang berbeda. Dengan menstandarkan prosesproses ini dan menggunakan sistem komputer tunggal yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meingkatkan produktifitas, dan mengurangi pengeluaran gaji. 4. M engurangi inventory : ERP membantu proses manufaktur berjalan dengan lancer dan ERP meningkatkan visibility dari proses pemenuhan permintaan di dalam perusahaan. 5. Standarisasi informasi Human Resource : biasanya pada perusahaan dengan unit bisnis yang banyak, Human Resource tidak mempunyai sebuah metode yang sederhana, unified, untuk melacak informasi pegawai, keuntungan-keuntungan, dan layanan-layanan. Dengan ERP hal-hal tersebut bisa diatasi. Hal ini berakibat pada peningkatan kepuasan pegawai dan membantu komunikasi lebih jelas. (http://www.webservicesarchitect.com/content/articles/apshankar01print.asp).
16
2.1.10 Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics adalah sebuah aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) dan Customer Relationship M anagement (CRM ) yang dikembangkan oleh Microsoft untuk memberikan sebuah solusi baru dan mengurangi resiko dalam menjalankan operasional
bisnis
perusahaan.
Microsoft
Dynamics
mengotomatisasi
dan
menyederhanakan keuangan, intelegensi bisnis, dan proses rantai persediaan sehingga membantu perusahaan mendorong kesuksesan bisnis. Microsoft Dynamics diarahkan untuk organisasi menengah serta anak perusahaan dan divisi organisasi. a. Produk Microsoft Dynamics meliputi 5 produk utama : Microsoft Dynamics AX (sebelumnya Axapta) Sebuah solusi perencanaan sumber daya enterprise yang mudah disesuaikan untuk membantu perusahaan memperkuat dan menstandarkan proses, memperoleh visibilitas dalam organisasi perusahaan, dan membantu menyederhanakan pemenuhan kebutuhan. Produk ini tersedia dalam dua edisi dan komponen-komponen terpilih dapat ditambahkan kedalamnya. Produk ini berguna untuk: •
M embantu perusahaan mengintegrasikan dan menukarkan data dari banyak sistem dan proses
•
M engotomasi kolaborasi rantai pasok
•
M emusatkan proses
•
M ereduksi resiko dan kewajiban yang terkait dengan tata kelola korporat, pemenuhan regulasi, dan inisiatif pelanggan
Microsoft Dynamics GP (sebelumnya Great Plains Software) Perangkat lunak intelegensi bisnis (BI) untik pelaporan, penganggaran, perkiraan, dan analisis. Produk modular ini tersedia dalam dua edisi, dan komponen-komponen terpilih dapat ditambahkan kedalamnya. Dengan Microsoft Dynamics GP perusahaan dapat:
17 •
M eningkatkan kemampuan manajemen keuangan dengan fungsi-fungsi dari buku besar umum sampai dengan manajemen aliran kas
•
M embuat keputusan bisnis yang lebih bermakna dengan cepat dengan perkakas analisis yang fleksibel dan mudah disesuaikan
Microsoft Dynamics NAV (sebelumnya Navision) Perangkat lunak khusus industri yang membantu perusahaan menganalisis data bisnis. Produk modular ini tersedia dalam dua edisi, dan komponen-komponen terpilih dapat ditambahkan kedalamnya. Dengan Microsoft Dynamics NAV perusahaan dapat: •
M eningkatkan kemampuan manajemen keuangan dengan fungsi-fungsi dari buku besar umum sampai dengan manajemen aliran kas
•
M embuat keputusan bisnis yang lebih bermakna dengan cepat dengan perkakas analisis yang fleksibel dan mudah disesuaikan
•
M engatasi tantangan distribusi secara real-time
•
M engelola tagihan secara efektif dengan opsi khusus perusahaan
Microsoft Dynamics SL (sebelumnya Solomon IV) Sebuah solusi manajemen bisnis khusus untuk organisasi menengah berbasis proyek. Produk modular ini membantu mengotomasi dan mengintegrasi aktivitas manajemen proyek dan akuntansi lintas divisi perusahaan dan lokasi geografis. Produk ini tersedia dalam dua edisi dan komponen-komponen terpilih dapat ditambahkan kedalamnya. Perangkat ini berguna untuk: •
Segmentasi pelanggan
•
Perencanaan dan eksekusi kampanye
•
Analisis dan pelaporan
•
M anajemen Informasi dan Peluang
•
M anajemen akun dan kontak
•
Akses cepat ke produk, harga, dan kuota
18
Microsoft Dynamics CRM M erupakan aplikasi CRM multi-bahasa yang menyediakan penjualan, jasa, dan pemasaran. Microsoft Dynamics CRM membantu perusahaan menciptakan tampilan 360 derajat atas pelanggan dan berguna untuk: •
Segmentasi pelanggan
•
Perencanaan dan eksekusi kampanye
•
Analisis dan pelaporan
•
M anajemen Informasi dan Peluang
•
M anajemen akun dan kontak
•
Akses cepat ke produk, harga, dan kuota
Microsoft Dynamics juga mempunyai Management Reporter for Microsoft Dynamics ERP, yaitu sebuah solusi analisis dan pembuatan laporan keuangan. Pengguna dapat dengan mudah membuat laporan laba rugi, laporan neraca, laporan arus kas dan laporan keuangan lainnya tanpa perlu bantuan tenaga IT. Laporan dapat disimpan dalam perpustakaan laporan yang terpusat bersama dengan file pendukung eksternal. Keamanan laporan dan file dapat dikendalikan dengan menggunakan Windows Authentication dan SQL Server.
b. Industri Microsoft Dynamics menawarkan solusi ERP dan CRM untuk berbagai industri. Berikut industri-industri yang cocok untuk menggunakan Microsoft Dynamics sebagai aplikasi pilihan solusi bisnis : • Konstruksi • Distribusi • Pendidikan • Jasa keuangan
19
• Pemerintah • Kesehatan • M anufaktur • Perusahaan non-profit • Jasa professional • Pedagang Eceran
c. M anfaat penggunaan Microsoft Dynamics Aplikasi bisnis juga harus dapat mendorong nilai untuk sebuah organisasi. Apakah nilai itu meningkatkan laba atau investasi, menurunkan biaya, atau meningkatkan kinerja. Berikut manfaat yang ditawarkan dari penggunaan Microsoft Dynamics : - Sederhana untuk digunakan dan dipelajari Microsoft Dynamics menyediakan solusi ERP dan CRM yang bekerja seperti produk Microsoft lain yang digunakan pada umumnya, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk belajar bagaimana menggunakannya dan membantu pengguna untuk menjadi lebih produktif. Sebagai contoh, M icrosoft Dynamics CRM bekerja di dalam M icrosoft Outlook, sehingga penjualan, pemasaran, layanan pelanggan dan tugas dapat diselesaikan dengan mudah melalui pengolahan email atau menambahkan janji dalam kalender. - M emfokuskan perhatian pada perangkat lunak RoleTailored Microsoft Dynamics memberikan sebuah kinerja individual berbasis peran pengalaman pengguna sehingga karyawan atau pengguna dapat dengan mudah menyesuaikan berdasarkan preferensi dan gaya kerja mereka sendiri. Microsoft menyebut ini sebagai pendekatan RoleTailored, sebuah perangkat lunak yang dirancang untuk pekerjaan tertentu yang dilakukan orang tertentu, memberikan informasi yang unik setiap orang sehingga dapat meningkatkan kinerja dalam peran mereka. - M embawa kesederhanaan dalam divisi IT Microsoft Dynamics dapat digunakan berbasis pelaksaan ditempat atau berbasis cloud. Dengan pelaksanaan ditempat, tenaga IT dapat menggunakan keahlian mereka
20
dalam infrastruktur jaringan, database, dan alat-alat sistem manajemen untuk melaksanakan, memantau, mendistribusikan, dan memelihara semua teknologi bisnis. Dengan pelaksanaan berbasis cloud, bekerjasama dengan Microsoft-hosted atau partnerhosted sebagai penyedia jasa cloud, dapat mengurangi waktu tenaga kerja IT anda dalam memelihara infrastruktur dan menjadikan tenaga kerja IT lebih banyak menghabiskan waktu pada proyek lain yang mendorong pertumbuhan bisnis.
d.
Sejarah Microsoft Dynamics Kelompok solusi bisnis Microsoft ini dibentuk sejak Microsoft mengakuisisi dua perusahaan perangkat lunak : Great Plains Software yang diperoleh pada bulan April 2001, dan Navision yang diakuisisi pada Juli 2002. Microsoft Dynamics CRM memasuki pasar CRM pada tahun 2003. Kelompok solusi bisnis Microsoft sekarang termasuk dengan kelompok produk Microsoft Dynamics ERP dan kelompok produk Microsoft Dynamics CRM.
2.1.11 Microsoft Dynamics SL Microsoft Dynamics SL adalah solusi manajemen bisnis khusus untuk membantu proyek-driven organisasi menengah memperoleh laporan dan analisis usaha, dan membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepuasan pelanggan. Microsoft Dynamics SL mengotomatisasi dan menyederhanakan proyek-proyek di divisi perusahaan. Microsoft Dynamics SL membantu perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia, proyek, dan profitabilitas. Microsoft Dynamics SL dikembangkan lebih untuk memberikan solusi pada layanan profesional, operasi, layanan lapangan dan manajemen konstruksi, Perusahaan dapat yakin bahwa proyek-proyek diperkirakan dengan benar, selesai tepat waktu dan memenuhi kebutuhan pelanggan perusahaan. Microsoft Dynamics SL 7.0 - memperluas jangkauan informasi bisnis dengan teknologi Microsoft SQL Server untuk meningkatkan kolaborasi, pelaporan, dan analisis..
21
Banyak fitur baru lainnya telah ditambahkan untuk meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan keamanan operasi bisnis sehari-hari. Microsoft Dynamics SL memiliki reputasi sebagai aplikasi yang stabil dengan sebuah toolset kustomisasi yang kuat dengan fleksibilitas untuk memberikan solusi cepat untuk pasar menengah. Microsoft Dynamics SL dirancang untuk membantu perusahaan dengan mudah mengelola akuntansi proyek yang kompleks.
a. Sejarah Microsoft Dynamics SL Microsoft Dynamics SL, awalnya bernama Solomon IV untuk Windows, diciptakan oleh Salomo Software , yang didirikan bersama oleh Gary Harpst. Salomo Software adalah perusahaan perangkat lunak akuntansi independen yang berkantor pusat di Findlay, Ohio . Pada bulan April 1999, perangkat lunak Salomo memfokuskan kembali produk pada semua strategi teknologi M icrosoft: Microsoft SQL Server sebagai teknologi database, Visual Basic sebagai bahasa perangkat lunak, dan Visual Basic for Applications (VBA) sebagai bahasa kustomisasi. Salomo diakuisisi oleh Great Plains Software pada bulan Juni 2000. Great Plains kemudian diakuisisi oleh Microsoft Corporation pada M ei 2001. Microsoft Dynamics SL telah memiliki beberapa versi. Salah satu versi nya adalah Microsoft Dynamics SL 7.0 dan versi terakhir yang baru dikembangkan Microsoft adalah Microsoft Dynamics SL 2011.
b. Proyek ERP berbasis fitur industri Microsoft Dynamics SL menyediakan fungsionalitas proyek ERP untuk membantu layanan profesional, pemerintah, konstruksi, dan industri distribusi dengan fitur yang perusahaan butuhkan untuk mengelola proyek-proyek bisnis. Konstruksi Microsoft Dynamics SL membuat perusahaan mendapatkan kemampuan untuk meningkatan penjualan, manajemen proyek, pekerjaan biaya, manajemen material, dan semua terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.
22
Pemerintah Microsoft Dynamics SL membuat proyek pemerintah selesai tepat waktu, tepat anggaran, dan mengumpulkan serta mempertahankan informasi rinci yang diperlukan untuk mematuhi peraturan pemerintah. Jasa profesional Microsoft Dynamics SL membuat jasa professional lebih baik dalam pengambilan keputusan, mengelola orang dan keuangan, dan menjaga profitabilitas untuk layanan klien dan proyek. Distribusi Microsoft Dynamics SL memotong biaya dengan mengintegrasikan gudang perusahaan dengan bisnis dan sistem keuangan.
c. M odul-modul Microsoft Dynamics SL Berikut modul produk dari Microsoft Dynamics SL yang dikategorikan berdasarkan area fungsional :
Business Essentials Edition
Ditujukan untuk perusahaan yang lebih membutuhkan pengelolaan finansial dan fungsi pertukaran. Komponen-komponen yang terdapat dalam Business Essentials Edition yaitu : -
Accounts Payable
-
Accounts Receivable
-
Bank Reconciliation
-
M ulti-Company
-
Crystal Reports
-
Order M anagement
-
Currency M anager
-
Purchasing
-
Employee Self-Service Suite (Ess)
-
Quick Query Editor
-
General Ledger
-
Quick Query Editors
-
Inventory
-
System M anager
-
Landed Cost
-
Web Services for M icrosoft
-
Light User
-
M anagement Reporter Designer User
Dynamics SL
23
Advanced Management Edition
Ditujukan untuk perusahaan menengah yang sedang bertumbuh atau memiliki kebutuhan fungsional yang tinggi. M odul ini juga memiliki modul Business Essentials Edition didalamnya. Komponen-komponen yang terdapat dalam Advanced Management Edition yaitu: -
Analyzer
-
Employee Self-Service Suite (Ess)
-
Bill Of M aterial
-
General Ledger
-
Cash M anager
-
Inventory
-
Flexible Billings
-
Landed Cost
-
Key Performance Indicators
-
Light User
-
M icrosoft Dynamics CRM 2011
-
M anagement Reporter Designer
Server
User
-
M icrosoft® Forecaster
-
M ulti-Company
-
Project Allocator
-
Order M anagement
-
Project Controller
-
Purchasing
-
Requisitions
-
Quick Query Editor
-
Accounts Payable
-
Quick Query Editors
-
Accounts Receivable
-
System M anager
-
Bank Reconciliation
-
Web Services for M icrosoft
-
Crystal Reports
-
Currency M anager
Dynamics SL
Selain kedua modul ini, Microsoft Dynamics SL juga memiliki komponenkomponen tambahan untuk melayani kebutuhan bisnis yang unik. Komponen tambahan ini dinamakan A La Carte. A La Carte tersedia untuk Business Essential Edition dan Advanced Management Edition. Komponen yang terdapat pada A La Carte :
24
•
Business Essential Edition -
Application Server
-
Bill of M aterial
-
M icrosoft Forecaster
-
BIO Advanced
-
M icrosoft Dynamics CRM 2011
-
BIO Foundation
-
BIO Vue Users
-
Cash M anager
-
Customization M anager
-
M icrosoft SharePoint® Server
-
E-Commerce Gateway EDI
-
Payroll (United States)
-
Employee Self-Service Suite
-
Payroll—Advanced (United
Server -
M icrosoft Dynamics External Connector
(Ess)
States)
-
Financial Statement Translation
-
Requisitions
-
Light User
-
Tools for Visual Basic® for
-
M anagement Reporter Designer User
M icrosoft Dynamics SL -
Work Order
25
•
Advanced Management Edition
-
Advanced Shipping M anagement
-
Application Server
-
BIO Advanced
-
BIO Foundation
-
BIO Vue Users
-
M icrosoft Forecaster
-
Communicator
-
M icrosoft Project Connector
-
Contract M anagement
-
M icrosoft SharePoint Server
-
Customization M anager
-
Orders to Purchase
-
E-Commerce Gateway EDI
-
Payroll (United States)
-
Employee Self-Service Suite (ESS)
-
Payroll—Advanced (United States)
-
Employee Utilization
-
Project Budgeting
-
Equipment M aintenance
-
Service Contracts
-
Financial Statement Translation
-
Service Dispatch
-
Flat Rate Pricing
-
Time and Expense for Projects
-
Inventory Replenishment
-
Tools for Visual Basic for M icrosoft
-
Light User
-
Limited Device CAL
-
M anagement Reporter Designer User
-
M icrosoft Dynamics External Connector
Dynamics SL -
Work Order
26 2.1.12 Project Management M enurut A Guide to Project Management Body of Knowledge 3rd Edition (2004,p8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, kemampuan, peralatan, dan teknik untuk aktivitas suatu proyek dengan maksud memenuhi kebutuhan stakeholder. M enurut Olson (2004,p16), manajemen proyek adalah aplikasi dari sumber daya yang mencakup pengetahuan, peralatan, teknik untuk merancang aktivitas proyek dan kebutuhan proyek. M enurut Schwalbe (2006,p9), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tool, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek. Lima tahap pengembangan manajemen proyek meliputi : •
Inisiasi (Initiating)
M enurut
Schwalbe
(2006,
p72),
inisiasi
adalah
proses
mengenal,
mengidentifikasikan dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek. Tindakan yang harus dilakukan oleh manajer proyek dan manajemen senior di dalam inisiasi proyek adalah sebagai berikut : - Dengan cepat menentukan sebuah tim proyek yang kuat. - M endapatkan keterlibatan pemegang saham di awal proyek. - M enyiapkan analisis rinci dari masalah bisnis dan mengembangkan teknik perbandingan proyek. - M enggunakan pendekatan fase per fase. - M enyiapkan rencana yang berguna dan realistis untuk proyek. •
Perencanaan (planning)
M enurut
Schwalbe
(2006,p72),
perencanaan
meliputi pemikiran
serta
memperhatikan skema kerja untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai kebutuhan organisasi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka rencana yang dibuat harus
27 realistis dan berguna serta melibatkan banyak waktu dan usaha dalam proses perencanaan. •
Eksekusi (executing)
M enurut Schwalbe (2006,p72), eksekusi melputi kegiatan mengkoordinasikan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya serta melaksanakan perencanaan proyek untuk menghasilkan produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek atau fase. Produk dari suatu proyek yang dihasilkan selama eksekusi proyek dan biasanya memakan banyak sumber daya untuk diselesaikan. •
Pengawasan dan pengendalian (monitoring and controlling)
M enurut Schwalbe (2006,p72-73), pengawasan dan pengendalian proyek meliputi pengukuran dan pemantauan kemajuan proyek secara berkala dan memastikan tim proyek memenuhi tujuan dari proyek. M anajer proyek dan stafnya mengawasi dan mengukur kemajuan yang bertentangan dengan rencana dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. •
Penutupan (closing)
M enurut Schwalbe (2006,p73), penutupan meliputi penerimaan formal atas proyek atau fase proyek dan mengakhiri proyek secara efektif. Kegiatan administratif sering dilibatkan dalam proses ini. M isalnya : pengumpulan data-data proyek, kontrak penutupan, dan penerimaan formal dari proyek. Proses penutupan juga melibatkan kegiatan untuk mendapatkan penerimaan pemegang saham dan pelanggan dari produk akhir dan proyek atau fase proyek, untuk pemesanan akhir. Hal ini meliputi verifikasi terhadap semua pekerjaan yang sudah diselesaikan, dan menyangkut audit proyek. Selama penutupan akhir dari setiap proyek, anggota tim proyek harus menyediakan waktu untuk mengkomunikasikan hasil proyek dengan membuat dokumentasi dari proyek tersebut.
28 2.1.13 Financial Accounting M enurut Anderson dan Larocca (2006, p145), financial accounting memberi kemampuan untuk meningkatkan proses pembuatan keputusan yang strategis untuk kebutuhan keuangan perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola data akuntansi keuangan secara terpusat dalam kerangka kerja internasional dari banyak perusahaan, bahasa (language), mata uang (currencies), dan chart of accounts. Financial Accounting sesuai dengan standard akuntansi internasional, seperti GAAP dan IAS, dan membantu memenuhi pernyataan hukum lokal dari banyak negara, sepenuhnya mencerminkan perubahan hukum dan akuntansi yang dihasilkan dari Sarbanes-Oxley legislation, Europena Market dan penyatuan mata uang, dan banyak lagi. M enurut Anderson dan Larocca (2006.p146), Financial Accounting berisi komponenkomponen berikut : •
General Ledger Accounting, yang memberikan catatan lengkap dari semua transaksi bisnis perusahaan. General Ledger Accounting menyediakan tempat untuk mencatat transaksi bisnis di seluruh aspek perusahaan dan untuk memastikan bahwa data akuntansi yang diproses dalam sistem secara factual dan lengkap.
•
Account Payable, yang mencatat dan mengelola data akuntansi untuk semua vendor dalam sistem.
•
Account Receivable, yang mengelola aktivitas penjualan perusahaan secara financial.
•
Asset Accounting, yang mengelola dan membantu mengawasi aktiva tetap perusahaan. Asset Accounting juga berfungsi sebagai buku besar pembantu (subsidiary ledger) untuk general ledger, dan memberikan informasi rinci tentang transaksi khusus yang melibatkan aktiva tetap.
•
Funds Management, yang dirancang untuk mendukung perusahaan dalam menciptakan anggaran dengan cara sebuah toolset yang mereplikasi struktur anggaran untuk tujuan perencanaan, monitoring, dan mengelola dana perusahaan. Tiga tugas penting termasuk pendapatan (revenues) dan pengeluaran anggaran (expenditures budgeting), pemantauan dana bergerak (funds movement monitoring), dan insight into potential budget overruns.
29 Special Purpose Ledger, yang dirancang untuk menyediakan informasi ringkasan dari beberapa aplikasi pada level detail yang perusahaan tentukan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Special Purpose Ledger memungkinkan untuk mengumpulkan (collect), menggabungkan (combine), meringkas (summarize), memodifikasi (modify), dan mengalokasikan data actual dan terencana (allocate actual and planned data) yang berasal dari sistem.
2.2
Teori – Teori Khusus / Pendukung Teori-teori berikut merupakan teori pendukung yang diperoleh dari berbagai
sumber yang menjadi landasan analisis.
2.2.1
Metode Pengumpulan Data / Metode Penemuan Fakta M enurut Connoly (2005, p.317-p.320), Seorang pembangun database biasanya
menggunakan beberapa teknik penemuan fakta (Fact Finding Techniques) dalam mengerjakan sebuah proyek database. Dimana ada 5 tipe penggunaan teknik penemuan fakta ini, yaitu : -
Documentation (dokumentasi)
-
Interview (wawancara)
-
Observation (observasi atau pengamatan)
-
Riset (Studi Pustaka)
-
Questionnaire (kuesioner)
Fact Finding Techniques merupakan proses yang dilakukan dalam upaya untuk menemukan data-data secara lengkap dan detail terhadap suatu hal atau orang sebelum dilakukan upaya lebih lanjut.
30
Wawancara (Interview)
M enurut Connoly (2005, p.317-p.320), Wawancara (Interview) adalah salah satu teknik penemuan fakta yang sering digunakan, dan biasanya yang paling berguna. Kita dapat mewawancarai untuk mengumpulkan informasi dari para individu secara face-to-face. Ada beberapa tujuan untuk penggunaan teknik wawancara:
-
M enemukan
-
M emastikan
-
M emperjelas fakta.
-
M enciptakan entusiasme.
-
M engaitkan para end-user kedalam kasus.
-
M engidentifikasi keperluan serta mengumpulkan ide dan opini. Studi Pustaka
M enurut Connoly (2005, p.317-p.320), Studi Pustaka merupakan teknik penemuan fakta penting untuk meriset aplikasi dan masalah. Tradejournal computer, buku-buku fakta dan juga internet adalah sumber informasi yang baik. Sumber-sumber tersebut dapat menyediakan informasi untuk bagaimana orang lain telah memecahkan masalah yang sama, dan juga apa software package tersebut ada untuk memecahkan semua atau sebagian dari sebuah masalah.
2.2.2
Rich Picture M enurut M athiassen et al. (2000, p26), rich picture adalah sebuah gambaran
informal yang digunakan untuk menyatakan ilustrasi pemahaman terhadap situasi dari sistem yang sedang berlangsung.
31
Gambar 2.3 S imbol atau Notasi Rich Picture (Mathiassen, 2000, p336)
2.2.3
Information Economics Feasibility assessment merupakan suatu metode untuk mengevaluasi kelayakan
suatu proyek dengan melihat aspek finansial maupun non-finansial terhadap kebutuhan organisasi yang telah ditetapkan, dan menilai prioritas proyek-proyek yang ditawarkan. Kelayakan dapat saja dalam bentuk biaya, manfaat, nilai, atau hal-hal yang berkaitan dengan sosial-teknikal (Graeser et al 1998:90). Information Economics (IE) merupakan sekumpulan alat hitung untuk mengukur manfaat dan biaya dari proyek teknologi informasi (Parker, 1988, p5). Information Economics merupakan dasar dari Traditional Cost Benefit Analysis (analisis biayamanfaat tradisional) yang berhubungan dengan value (nilai) berdasarkan pada kinerja bisnis untuk menangani hal-hal yang memberikan dampak strategis pada perusahaan. Information Economics juga menangani infrastruktur teknologi informasi yang merupakan investasi sampingan dalam infrastruktur. M etode Information Economics digunakan untuk menganalisis biaya dan manfaat, mengkuantifikasi biaya proyek TI yang hasilnya diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan. Dasar dari Information Economics adalah nilai (value) yang
32 dapat dikatakan sebagai suatu ukuran dan biaya (cost) yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang dikaitkan dengan kemajuan bisnis perusahaan. Perhitungan nilai ekonomis merupakan dasar pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan pada pengajuan investasi untuk sebuah pembangunan system. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan perangkat keras, pembelian perangkat lunka, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga kerja. Biaya ini harus dijustifikasi karena masing-masing investasi itu memiliki karakteristik yang berbeda terhadap value dan resiko. Pada tingkat awal, Information Economics adalah sebuah kumpulan dari peralatan komputasional untuk mengkuantifikasikan manfaat-manfaat dan biaya-biaya proyek sistem informasi (Parker, 1988, p5). Ini adalah peran tradisional dari analisis biaya manfaat. Information Economics melihat jauh ke dalam analisis biaya-manfaat untuk memasukkan nilai yang didasarkan pada kinerja bisnis, untuk menangani hal-hal yang memiliki dampak strategis terhadap perusahaan. Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics adalah sebuah proses pembuatan keputusan. Setiap investasi (pemograman, aplikasi, perangkat keras) harus dijustifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan berbeda terhadap nilai, biaya, dan resikonya.
Gambar 2.4 Information Economics (Parker, 1988, p6)
33
Dalam analisis Information Economics digunakan analisis dua segi, yaitu segi bisnis dan segi teknologi, sehingga dapat dibedakan dari justifikasi biaya tradisional yang berangkat dari analisis biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis). Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal penting yang saling berhubungan yaitu : 1. Biaya (cost) Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang diperlukan untuk membangun sistem. 2. M anfaat (benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau peningkatan kinerja atau revenue. 3. Nilai (value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa mendatang.
Adapun latar belakang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics menurut Parker (1988, p15) adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh penerapan TI, mengingat kebutuhan akan penerapan TI sudah tidak dapat ditunda lagi bagi perusahaan. Bahkan sekarang ini, peranan TI merupakan kunci utama bagi suatu perusahaan dalam melakukan persaingan. Dalam mengimplementasi TI, setiap perubahan mengaplikasikan dengan cara yang tidak selalu sama, sehingga nilai TI dan manfaat yang diperoleh perusahaan akan berbeda antara satu dengan yang lain. 2. Sumber daya perusahaan yang digunakan dalam menerapkan TI terbatas jumlahnya sehingga harus dimanfaatkan seefisien dan seefektif mungkin. 3. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber daya dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh baik secara langsung ataupun tidak langsung atas alokasi biaya yang dikeluarkan.
34 4. Alat (tools) untuk melakukan analisis cost benefit tradisional tidak cukup memadai untuk menghitung semua nilai investasi TI yang ada. M enurut Parker (1988, p102), terdapat tiga komponen utama untuk menghitung skor suatu proyek investasi, yaitu : 1. Perhitungan ROI (Return on Investment) 2. Penilaian pada domain bisnis 3. Penilaian pada domain teknologi
Gambar 2.5 Model dan S kor Proyek (Parker, 1988, p102)
2.2.4
Cost Benefit a. Benefit (M anfaat) M enurut Remenyi (2000,p5), Benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan
kelebihan atau kekurangan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi. Untuk mencapai keberhasilan sebuah proyek, benefit harus diidentifikasikan seawall mungkin didalam siklus pengembangan sistem. Idealnya, benefit harus diidentifikasi dan dihitung sebelum proyek pengembangan sistem dimulai. M enurut Parker (1988, p92) didalam IE terdapat tiga jenis manfaat, yaitu : 1. Tangible Benefit adalah manfaat yang mempunyai dampak langsung kepada keuntungan perusahaan. 2. Quasi-tangible Benefit adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan efisiensi perusahaan, dan 3. Intangible Benefit adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan efektifitas perusahaan.
35 M enurut Remenyi (2000, p7) benefit dibagi menjadi dua kategori yaitu : tangible benefit dan intangible benefit. Tangible benefit merupakan manfaat yang langsung mempengaruhi tingkat keuntungan perusahaan, sedangkan Intangible benefit merupakan manfaat yang kelihatannya mempunyai pengaruh positif terhadap perusahaan tetapi tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan. Selanjutnya Remenyi mengelompokkan lebih lanjut kedua jenis manfaat tersebut kedalam IT Benefit Matrix (low tangible berarti intangible) yang diperlihatkan pada gambar 2.6. Pengelompokkan tersebut mengembangkan dua jenis manfaat di atas menjadi empat jenis manfaat, yaitu : 1. Tangible measurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan perusahaan dan dampak tersebut dapat diukur secara objektif. Contohnya : pengurangan karyawan / perampingan organisasi serta peningkatan penjualan. 2. Tangible unmeasurable merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan perusahaan tetapi sulit untuk langsung diukur. Contohnya tersedia informasi yang lebih baik sehingga mampu memberikan
jaminan
akan keakuratan dan ketepatan pengambilan
keputusan. 3. Intangible measurable merupakan manfaat yang dapat diukur, tetapi dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan. Contohnya : informasi yang lebih cepat dan tanggapan positif dari staf. 4. Intangible unmeasurable merupakan manfaat yang sulit diukur dan dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan. Contohnya : reaksi positif terhadap perusahaan dan persepsi positif dari konsumen dan calon karyawan terhadap produk perusahaan.
36 Jika ditarik satu garis antar Remenyi dan Parker maka dapat disatukan dalam hubungan sebagai berikut : 1. Tangible measurable merupakan tangible benefit. 2. Tangible unmeasurable dan intangible measurable merupakan quasi tangible benefit. 3. Intangible unmeasurable merupakan intangible benefit. Untuk biaya pada kelompok quasi-tangible berkemungkinan mempunyai beberapa elemen manfaat yang dapat diukur langsung (disamping elemen yang tidak dapat diukur maupun elemen yang dapat diukur secara tidak langsung). Biaya-biaya tersebut akan dihitung dengan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan dan lembar kerja berjalan. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan menggunakan teknikteknin Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring, dan Innovation Valuation.
Gambar 2.6 IT Benefit Matrix (Remenyi, 1995, p42)
37
M enurut Parker, inti dari perhitungan IE dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 2.7 Information Economics Framework b. Cost (Biaya) M enurut Keown (2000,p444), Cost adalah penggunaan dana untuk diinvestasikan dalam proyek baru. Dalam analisis biaya manfaat dari investasi IT terdapat dua macam jenis biaya yaitu :
Tangible Cost Tangible Cost adalah
biaya yang dapat
dengan
mudah
diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contohnya adalah biaya peralatan, biaya software, biaya maintenance, dan lain-lain.
Intangible Cost Intangible Cost adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan
sulit untuk dikalkukasi untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lainlain.
38 2.2.5
Value / Nilai Value (nilai) dapat dikatakan sebagai substitusi untuk manfaat (benefit). Nilai
didasarkan atas keuntungan yang diperoleh atas persaingan yang direfleksikan dari kinerja bisnis sekarang dan dimasa mendatang (Parker, 1988, p64). Keuntungan yang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan merupakan nilai dimana perusahaan bersedia berinvestasi untuk mencapainya. 1. Return on Investment, diperoleh dari analisis biaya-manfaat tradisional dan merefleksikan usul-usul lanjut dalam menggambarkan efek-efek finansial (baik biaya dan manfaat) dan teknologi informasi. 2. Strategic Match, merupakan nilai yang diperoleh dan strategi unit bisnis saat ini yang didukung secara langsung. 3. Competitive Advantage, merupakan nilai yang diperoleh dan menciptakan strategi bisnis baru, produk baru, atau pendekatan baru dalam menghadapi tekanan persaingan. 4. Management Information Support, merupakan nilai yang diperoleh dan dukungan informasi terhadap critical success factor (CSF) perusahaan atau lini bisnis perusahaan. 5. Competitive Response, merefleksikan proyek teknologi informasi yang bertujuan untuk mengejar persaingan. 6. Strategic IS Architecture, merupakan investasi yang memungkinkan munculnya proyek lain.
2.2.6
Analisis Dua Domain Perusahaan digambarkan dalam dua bagian yaitu aktivitas bisnis dan aktivitas
teknologi pendukung. Istilah “domain” digunakan untuk menekankan perbedaan peran manajemen dan perencanaan dalam bisnis dan teknologi. Domain bisnis adalah pengguna teknologi informasi (user). Domain teknologi adalah penyedia layanan teknologi informasi.
39 Information Economics mendasari justifikasinya dalam domain-domain secara vertical, memisahkan justifikasi dan kelayakan domain bisnis dan (serta) justifikasi dan viabilitas domain teknologi. Analisis dua domain merupakan model yang menekankan perbedaan biaya (cost) dan nilai (value) dalam dua domain. Dari perspektif domain bisnis, value merupakan investasi pada domain teknologi yang dibutuhkan untuk menciptakan layanan. Biaya dalam domain bisnis didefinisikan sebagai pembayaran untuk penggunaan sumber daya teknologi yang diaplikasikan untuk memproduksi value, termasuk risiko. Biaya yang dimaksud dalam domain bisnis adalah biaya atas sumber daya proyek yang digunakan bersama dengan proyek lainnya (shared resource), misalnya penggunaan jaringan komunikasi data atau komputer main-frame. Sedangkan biaya dalam domain teknologi didefinisikan sebagai biaya atas penggunaan sumber daya sebenarnya yang digunakan langsung untuk layanan ke domain bisnis, termasuk resiko. Biasanya setelah melewati waktu 1 tahun total biaya dari domain teknologi diharapkan dapat seimbang dengan kredit (credits) biaya pemulihan yang dibebankan (charges) kepada pengguna bisnis. Pengeluaran biaya yang dilakukan oleh bisnis harus menyesuaikan dengan kebutuhan domain teknologi. Pertama yang dilakukan dalam analisis ini adalah substitusikan nilai untuk manfaat, dan kedua, pisahkan biaya actual dari pelayanan yang berlangsung dalam domain teknologi dengan distribusi biaya dalam domain bisnis. M aka para manajer bisnis dapat menjustifikasi domain bisnis, dan para manajer TI dapat mengatur ketersediaan teknologi. Perbedaan nilai dan biaya di dalam kedua domain terlihat pada gambar di bawah. Dari perspektif domain bisnis, nilai diciptakan dengan menggunakan TI untuk menciptakan keuntungan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas atau nilai. Sedangkan dari perspektif domain teknologi, nilai-nilai pada domain bisnis adalah sama seperti untuk manfaat yang diperoleh para pengguna TI.
40
Gambar 2.8 Model Dua Domain Information Economics (Parker, 1988, p76)
Hubungan antara biaya domain teknologi yang terkait erat dengan manfaat domain bisnis (seperti ditunjuk pada gambar 2.8) merupakan cerminan value yang diperoleh atas pengaplikasian TI. Pada gambar 2.8 ini menjelaskan pula adanya perbedaan antara biaya (cost) dan nilai (value) dalam kedua domain tersebut. Dari sisi domain bisnis, value dapat tercipta dengan adanya penggunaan TI yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya, dan meningkatkan kinerja. Sedangkan dari sisi domain teknologi, value dilihat dari manfaat dalam domain bisnis, yaitu adanya pembiayaan kembali atau investasi lebih lanjut terhadap teknologi informasi. Value ini kemudian digunakan kembali untuk menciptakan manfaat terhadap domain bisnis. Biaya (cost) dalam domain bisnis merupakan semacam pembayaran atas digunakannya pelayanan dari suatu domain teknologi (merupakan nilai bagi domain teknologi) dan biaya pada domain teknologi merupakan penggunaan sumber daya teknologi informasi.
41 2.2.7
Jenis – Jenis Aplikasi Teknologi Informasi Ada 3 jenis aplikasi teknologi informasi untuk penyesuaian finansial :
substitutive, complementary, innovative.
2.2.7.1 Substitutive (Pengganti) Aplikasi pengganti adalah mereka yang menggantikan kekuatan orang (manual) dengan kekuatan mesin. Contohnya adalah penggajian, akuntansi, dan aplikasi penagihan – semua yang sejalan dengan alam / sistem yang ada. Analisis Traditional Cost Benefit berurusan dengan manfaat nyata seperti biaya perpindahan dan penghindaran / pembatalan biaya, efektif digunakan untuk penghitungan ROI. M eskipun pengukuran manfaat ini mudah, ukuran manfaat yang dicapai akan cenderung rendah di perusahaan-perusahaan yang sudah matang.
2.2.7.2 Complementary (Pelengkap) Aplikasi pelengkap berfokus pada peningkatan produktivitas dan efektivitas karyawan untuk melakukan aktivitas / kegiatan-kegiatan yang ada (sedang berjalan). Contoh dalam penggunaan kertas adalah spreadsheet, grafik, dan paket query. Contoh dari aplikasi yang sejalan / serupa adalah word processing untuk sebuah fungsi administrasi. Contoh dampaknya adalah jaringan pemasaran dan terminal untuk memasukkan pesanan atau query oleh pelanggan di kantor mereka. Cash dan Konsynski (1985) menyebut hal ini sebagai sistem interorganisasional. Teknik Value Acceleration dan / atau Value Restructuring digunakan disini. Teknik-teknik ini (dan aplikasi) menghubungkan ke kinerja paling rendah dari perusahaan secara langsung (percepatan waktu) atau tidak langsung (restrukturisasi). M ereka secara efektif berkontribusi dalam penyesuaian finansial. Kontribusi potensial untuk kinerja bisnis lebih besar daripada substitutive (pengganti), tapi prediksi dan pengukurannya lebih sulit.
42 2.2.7.3 Innovative (Inovatif) Aplikasi inovatif yang dirancang untuk mempertahankan atau memperoleh keunggulan kompetitif. Contohnya termasuk home baking dan expert financial system. Contoh dampak (perubahan bisnis) termasuk menciptakan sebuah pasar baru dan menciptakan diferensiasi melalui penurunan biaya. Innovation valuation adalah dasar untuk penyesuaian finansial pada aplikasi ini. Potensi nilai bisnis tinggi, tetapi pendekatan prediksi dan pengukuran bersifat spekulatif. Hal ini dikarenakan adanya sifat menciptakan penghalang masuk (hambatan masuk) dan harus menjadi yang pertama dan yang benar pada waktu yang sama. Penerapan teknologi informasi terjadi pada individu, kelompok, atau departemen, dan LOB atau pada tingkat enterprise. Aplikasi akan substitutive, complementary, atau inovatif pada dasarnya. Sebagai hasilnya, kombinasi dari analisis yang digunakan untuk penyesuaian financial akan berbeda.
Gambar 2.9 Mapping Tipe-Tipe Aplikasi, Tingkat Aplikasi, dan Teknik Analisis (Penyebabnya) (Parker, 1988, p105)
43 2.2.8
Cost Benefit Analysis (CBA) Analisis biaya manfaat merupakan langkah awal untuk Information Economics
dalam menetapkan alternatif-alternatif dan mengukur pengeluaran. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam analisis biaya manfaat ini. Pertama adalah studi kelayakan untuk proyek. Kedua, pada tahap akhir proyek. Dan terakhir kepentingan bagi proyek besar. Analisis biaya manfaat ini dikerjakan setelah pengimplementasian untuk menilai keberhasilan finansial suatu proyek. Cost Benefit Analysis / Analisis Biaya M anfaat merupakan teknik yang paling umum digunakan untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek TI. Untuk melakukan analisis biaya manfaat, kita harus terlebih dahulu menentukan biaya dan manfaat yang layak untuk diperhitungkan, bagaimana biaya dan manfaat dibobot, dan untuk mencapai itu semua, hambatan apa saja yang kiranya dapat muncul. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam dua cara, yang pertama adalah sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak layak. Kedua, analisis biaya manfaat digunakan sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Biaya (Cost) merupakan sejumlah sumber daya yang akan dikeluarkan atau dihabiskan untuk membiayai proyek yang dibangun. M anfaat lebih berupa suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektifitas atau produktivitias kerja dan karyawan. Terdapat 2 jenis biaya yang dihitung dengan metode Information Economics (Parker, 1988, p92), yaitu : 1. Biaya pengembangan sistem (development cost) 2. Biaya pemeliharaan atau biaya berjalan (maintenance / on going expense). Biaya-biaya akan
dihitung dengan
menggunakan
lembar
kerja
biaya
pengembangan dan lembar kerja berjalan. Sedangkan manfaat akan dihitung dengan
44 menggunakan teknik-teknik Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring, serta Innovation Valuation. Setelah menentukan manfaat yang diharapkan dan biaya implementasi proyek hubungan manfaat tersebut terhadap biaya perlu didefinisikan (Parker, 1988, p93-94). Ada pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan hubungan antara biaya dan manfaat, diantaranya : Simple Return on Investment (Simple ROI).
2.2.8.1 Simple Return on Investment (Simple ROI) Teknik ini disebut juga dengan accounting rate of return. Simple ROI adalah rasio pendapatan bersih rata-rata proyek terhadap investasi internal proyek itu. M etode ini sangat baik untuk proyek pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi dan operasional serta manfaat yang diharapkan akan ditentukan untuk tahun-tahun mendatang. Titik ketika akumulatif manfaat melebihi akumulatif biaya adalah titik dimana dasar ROI diperoleh. Lembar Kerja untuk M enghitung ROI Untuk menghitung ROI sederhana, digunakan tiga lembar kerja : o Development Cost Worksheet (Lembar Kerja Biaya Pengembangan) Lembar kerja berisi semua biaya awal pembangunan proyek pada tahun pertama. Dalam lembar kerja biaya pengembangan ini, terdiri atas lima kategori : - Development Effort (usaha pengembangan), mencakup biaya peningkatan sistem dan pemrograman, biaya peningkatan adanya tambahan karyawan, seperti administrasi data. - Net Hardware (perangkat keras baru), mencakup biaya-biaya tambahan untuk berbagai peralatan, misalnya terminal, printer, monitor, jaringan komunikasi, dan sebagainya.
45 - New Purchased Software (pembelian perangkat lunak baru), mencakup semua biaya yang berkaitan dengan adanya tambahan software baru dalam perusahaan. - User Training (pelatihan User), mencakup keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk memberikan pelatihan bagi pengguna dengan adanya suatu sistem yang baru. - Other Costs (biaya lain-lain), mencakup semua biaya yang dikeluarkan, termasuk juga biaya pengujian sistem baru pada saat sistem tersebut diimplementasikan. Usaha pengembangan meliputi biaya penambahan sistem dan programming, dan dukungan staf tambahan seperti data administration. Perangkat keras baru merefleksikan biaya tambahan untuk sambungan, printer, dan komunikasi. Perangkat lunak baru meliputi pembelian perangkat lunak atau penyewaan perangkat lunak baru, dan pelatihan user merefleksikan biaya pendidikan dan pembelajaran. Untuk biaya lain-lain termasuk testing, merupakan kategori yang terakhir. Lembar kerja harus dikembangkan setiap tahunnya dalam pengadaan biaya pengembangan.
Gambar 2.10 Develompent Cost Worksheet (Parker, 1988, p96)
46 o Ongoing Expenses Worksheet (Lembar Kerja Biaya Berjalan) Lembar kerja berisi biaya berjalan dan biaya yang akan datang dari awal proyek hingga tahun terakhir proyek. Untuk biaya berjalan, dibagi menjadi enam kategori, yaitu : - Application Software Maintenance (pemeliharaan aplikasi perangkat lunak) - Incremental Data Storage Expenses (penambahan biaya data storage) - Incremental Communication (penambahan komunikasi) - New Software and Hardware Leases (penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras) - Supplies (persediaan) - Others (lainnya) Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dari perhitungan
jumlah
hari
pengembagan
(dari
lembar
kerja
biaya
pengembangan). Biaya penambahan data storage adalah hasil dari penghitungan jumlah megabytes dengan penghitungan biaya megabytes. Biaya penambahan komunikasi adalah biaya yang berhubungan dengan sambungan telepon, pesan-pesan, dan sebagainnya. Biaya yang berhubungan dengan penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru diketahui bersamaan dengan pasokan, dan biaya-biaya lainnya. Seperti lembar kerja biaya pengembangan, lembar kerja biaya berjalan harus dikembangkan setiap tahunnya, sehingga biaya diharapkan dapat diperoleh.
47
Gambar 2.11 Ongoing Expenses Worksheet (Parker, 1988, p96)
o Economic Impact Worksheet (Lembar Kerja Dampak Ekonomis) Lembar kerja ketiga merangkum dampak ekonomis dari proyek. Penilaian dampak ekonomis didasarkan pada hubungan garis lurus untuk menghitung ROI sederhana dari periode aliran kas bersih selama 5 tahun. Bagian utama lembar kerja ini adalah pertama membuat biaya bersih investasi yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung dari Development Cost Worksheet. Kedua, membuat alur dana tahunan (yearly cash flows) yang didapat langsung dari manfaat ekonomis bersih (net economic benefit), dijumlahkan dengan pengurangan biaya operasional (operating cost reduction) menghasilkan pendapatan sebelum pajak (pre tax income). Lalu dikurangi ongoing expenses. Simple ROI dikalkulasikan dari pembagian rata-rata net cash flow selama 5 tahun dibagi net investment required. Setelah mendapat simple ROI, maka skor proyek akan ditentukan.
48
Gambar 2.12 Economic Impact Worksheet (Parker, 1988, p97)
2.2.9
Faktor – Faktor dalam Penghitungan Skor Proyek Ada tiga variable yang akan dijumlahkan untuk memperoleh skor proyek, yaitu
Weighted Simple ROI, Weighted Business Domain, dan Weighted Technology Domain (Parker, 1988, p102).
Gambar 2.13 Faktor Perhitungan Skor Sebuah Proyek (Parker, 1988, p102) Faktor pertama yang harus dipertimbangkan adalah justifikasi / pembenaran secara finansial dari sebuah proyek TI, dengan faktor utama pada kuantifikasi dari biaya
49 (selama fase pembangunan dan pemeliharaan) dan manfaat dari proyek TI tersebut. M anfaat tersebut kemudian dihubungkan dengan biaya melalui perhitungan ROI (Parker, 1988, p102-104). Weighted Simple ROI merupakan teknik pembenaran keuangan yang digunakan untuk mengukur dan menetapkan / mengkaji aplikasi teknologi informasi yang potensial. Lima variable yang dipertimbangkan dalam menghitung simple ROI, yaitu Traditional Cost Benefit Analysis (TCBA), Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring, Innovation Valuation. Teknik pembenaran keuangan yang diterapkan dalam Information Economics untuk perhitungan ROI ditunjukkan dalam gambar 2.14. Traditional Cost Benefit Analysis mutlak dilakukan, sedangkan empat variable lainnya dapat dilakukan setelah proyek TI diimplementasikan.
Gambar 2.14 Perhitungan ROI (Parker, 1988, p102)
Untuk mendapatkan bobot domain bisnis, meliputi penentuan Strategic Match, Competitive Advantage, Management Information Support, Competitive Response, dan Project or Organizational Risk. Sedangkan untuk mendapatkan bobot domain teknologi meliputi faktor-faktor penentuan seperti nilai dan resiko untuk Strategic IS Architecture, Definitional Uncertainty, Technical Uncertainty, dan IS Infrastructure Risk. Untuk mendapatkan skor domain bisnis dan teknologi, terdapat beberapa variable yang perlu dibobot, dievaluasi dan diformulasikan melalui lembaran kuisioner maupun wawancara.
50
Variabel-variabel dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah ini. Tabel 2.1 Variabel- variabel Domain Bisnis dan Domain Teknologi Category
Variable
Financial Values
Return on Investment
Business Domain
Strategic M atch Competitive Advantage Competitive Response M anagement Information Project or Organizational Risk
Technology Domain
Strategic IS Architecture Definitional Uncertainty Technical Uncertainty IS Infrastructure Risk
2.2.10 Value Linking and Value Acceleration M enurut Parker (1988), Value Linking dan Value Acceleration adalah manfaat yang merupakan efek keterkaitan dengan adanya penerapan teknologi informasi pada perusahaan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dan perubahan teknologi di organisasi. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial dampak kombinasi dan peningkatan performa suatu fungsi terhadap fungsi yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara finansial percepatan waktu yang terjadi dan manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi dalam hubungan sebab akibat. Hal ini memberikan gambaran tentang manfaat dalam beberapa fungsi. M isalnya, terciptanya komunikasi yang lebih efisien, penurunan biaya, terjadinya penghematan, dan penghindaran biaya, mengurangi kegiatan yang tidak produktif atau dengan kata lain meningkatkan produktivitas.
51 Beberapa hal berbentuk penghematan, beberapa hal lagi berupa penyelesaian kerja yang lebih cepat, kinerja yang lebih baik, maupun peningkatan keuntungan. 2.2.11 Value Restructuring M enurut Parker (1988), Value Restructuring merupakan value / nilai yang terkait dengan restrukturisasi fungsi-fungsi tugas departemental. Hal ini mengukur peningkatan nilai dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan pada perubahan organisasi. M irip dengan Value Linking dan Value Acceleration, bahwa analisis biaya manfaat / Cost Benefit Analysis juga bersifat penurunan dan penghindaran biaya. Contoh Value Restructuring ini adalah terjadinya peningkatan produktivitas yang dapat diukur pada departemen atau suatu fungsi kerja tertentu karena adanya implementasi office automation. Peningkatan produktivitas merupakan perpindahan kemampuan organisasi dan kegiatan yang bernilai lebih rendah ke nilai yang lebih tinggi.
2.2.12 Innovation Valuation M enurut Parker (1988, p134) mengatakan bahwa Innovation Valuation ini dilakukan untuk menilai terciptanya fungsi-fungsi baru dalam domain bisnis perusahaan. Dengan adanya fungsi baru tersebut menyebabkan berubahnya pola / tata cara bagaimana perusahaan melakukan / menjalankan bisnisnya atau dengan kata lain merubah proses bisnis suatu perusahaan. Aplikasi teknologi informasi yang inovatif menyediakan wahana untuk mengubah strategi bisnis, jalur-jalur produksi / produk lini bisnis dan jasa, serta area bisnis perusahaan / domain bisnis organisasi. Teknik penilaian inovasi lebih berfokus pada biaya dan resiko dari sisi organisasi daripada teknologi. Untuk menghitung keuntungan bersih dengan adanya inovasi melalui investasi teknologi, digunakan sebuah lembar kerja baru. Sedangkan untuk menghitung biaya digunakan lembar kerja biaya pengembangan dan lembar kerja biaya berjalan. Nilai inovasi ini dikuantifikasi dari area bisnis dan ditambahkan pada lembar kerja economic impact.
52 2.2.13 Faktor – Faktor Domain Bisnis M enurut Parker (1988, p144), nilai dan resiko yang terbagi dalam hubungannya dengan domain bisnis terbagi menjadi lima bagian, yaitu kecocokan strategi (Strategic Match), keuntungan kompetitif (Competitive Advantage), informasi manajemen (Management Information), respon kompetitif (Competitive Response), dan resiko proyek atau organisasi (Project or Organizational Risk).
2.2.13.1
Strategic Match
Strategic Match berfokus pada derajat dukungan perusahaan atau selaras dengan tujuan perusahaan (lini bisnis). Strategic Match menyediakan metode untuk meningkatkan skor dari aplikasi yang inovatif dan secara langsung memberikan dukungan bagi pencapaian tujuan bisnis. Penekanan terdapat juga pada hubungan yang erat antara TI dan perencanaan bisnis, serta penilaian derajat potensi dari proyek terhadap pencapaian strategi bisnis. Strategic Match menaksir nilai tujuan jangka panjang dan mensyaratkan adanya eksistensi yang terwujud (Parker, 1988, p145-146). Skor pada Srategic match berkisar antara 0 (tidak mempunyai hubungan dengan tujuan strategi bisnis yang ada sekarang sampai 5 (memiliki hubungan langsung)
2.2.13.2
Competitive Advantage
Competitive Advantage mengevaluasi adanya pertukaran data antara organisas i dengan para pemasok, distributor, atau unit kerja lain dalam kaitannya untuk meningkatkan kompetensi organisasi. Nilai tersebut dapat diperoleh dengan adanya kesediaan dan organisasi untuk merubah struktur industri atau sistem, meningkatkan posisi organisasi dalam bisnis yang ada, dan menciptakan kesempatan bisnis yang baru. Terdapat tiga tujuan dasar yang harus dilakukan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif, yaitu :
53 1.
Perusahaan harus memposisikan diri dalam struktur industri. Perusahaan harus mendukung tindakan-tindakan yang akan mengubah derajat dimana pembeli, pemasok, pendatang baru, dan produk pengganti atau para pesaing berpengaruh dalam kompetisi.
2.
Harus mengembangkan posisi organisasi pada bisnis yang sudah eksis. Perusahaan harus mendukung tindakan-tindakan yang dapat membedakan produk atau pelayanan yang diberikan oleh perusahaan atau menguhab cakupan kompetitif dari bisnisnya.
3.
Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis baru. Ada beberapa cara yang dapat memberikan kontribusi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif, termasuk pengguna TI untuk menjual produk/jasa atau menggunakan informasi internal untuk memproses kemampuan menilai lini bisnis yang baru.
Dalam melakukan penilaian competitive advantage, maka terdapat tiga strategi utama yang harus dipertimbangkan implementasinya. Pertama, cost leadership, termasuk di dalamnya cost advantage, pengurangan biaya, serta identifikasi dan eksploitasi sumber yang ada sebagai cost advantage, kedua, diferensiasi (keunikan produk) dan ketiga, fokus yang jelas meliputi penentuan segmentasi target dari pasar potensial. Skor yang dihasilkan tergantung dari derajat nilai yang disumbangkan proyek teknologi informasi terhadap organisasi dengan peningkatan kemampuan berkompetensi. Dengan kata lain, memusatkan perhatian dan manfaat kompetitif yang dihas ilkan proyek. (Parker, 1988, p147-150).
2.2.13.3
Competitive Response
Competitive Response mengukur derajat kegagalan proyek teknologi informas i atau sistem informasi yang menyebabkan kegagalan kompetitif bagi perusahaan (Parker,1988, p152-153). Walaupun mirip dengan konsep biaya oportunitas dan
54 keunggulan kompetitif, kategori ini mengikutsertakan resiko kehilangan pasar, yang bila telah sekali hilang, maka akan sulit atau hampir tidak mungkin untuk didapatkan kembali. Hal ini bisa terjadi karena pesaing telah menyediakan jasa, produk, atau pertukaran data, maupun kemampuan yang dibutuhkan industry untuk mengikuti kondisi aktivitas bisnis yang berkelanjutan. Untuk proyek teknologi informasi atau sistem informasi teknologi informasi, competitive response menaruh perhatian pada ketepatan waktu pengimplementasian proyek teknologi informasi atau sistem informasi sebagai gerakan pencegahan yang mungkin untuk memperoleh tumpuan di dalam persaingan.
2.2.13.4
Management Information
Management information berfokus pada aktivitas internal yang secara langsung mempengaruhi
produk
dan
pelanggan
eksternal.
Management-information
memperkirakan kontribusi langkah-langkah yang diambil terhadap kebutuhan informasi manajemen untuk aktivitas yang kritis (Parker, 1988, p150-151). Informasi dalam dukungannya pada Critical Success Factor bisnis mencerminkan derajat dimana tindakan menyediakan informasi manajemen pada kunci aktivitas dari perusahaan atau lini bisnis.
2.2.13.5
Project or Organizational Risk
M enurut Parker (1988, p153), Project or Organizational Risk berfokus pada tingkat dimana organisasi mampu melaksanakan perubahan yang diperlukan proyek. Evaluasi berfokus pada pengguna atau domain bisnis, bukan domain teknis. Komponen kapasitas atau kemampuan organisasi meliputi dukungan manajemen terhadap perubahan, jatuh tempo dalam penggunaan komputasi organisasi, dan penilaian realistis yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas proyek melalui pemahaman proses bisnis.
55
2.2.14 Faktor – Faktor Domain Teknologi Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan penggunaan teknologi pada sebuah proyek. M enurut Parker (1988, p158), terdapat 4 variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu arsitektur strategis IS (Strategic IS Architecture), ketidakpastian definisi (Definitional Uncertainty), ketidakpastian teknis (Technical Uncertainty), resiko infrastruktur IS (IS Infrastructure Risk).
2.2.14.1
Strategic IS Architecture
Strategic IS Architecture mengevaluasi derajat dimana proyek teknologi informasi atau sistem informasi selaras dengan strategi teknologi informasi secara menyeluruh (Parker, 1988, p158-159). Keselarasan ini tercermin dalam rencana teknologi informasi (blueprint) yang menyediakan struktur bagi data, sistem, dan proyek teknologi informasi atau sistem informasi yang cocok di masa depan serta mengidentifikasi prioritas.
2.2.14.2
Definition Uncertainty
Definitional Uncertainty berfokus pada implementasi dan penyampaian resiko dan mencerminkan level of stability dari lingkungan penerima (Parker, 1988, p162-164). Secara umum kategori ini menaksir / memperkirakan spesifikasi kebutuhan pengguna atau bisnis yang kemudian dikomunikasikan dengan pelaksana proyek TI. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah dengan baik, atau masalah terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawaban yang tepat dan layak.
56
2.2.14.3
Technical Uncertainty
Technical Uncertainty berfokus pada resiko perusahaan jangka pendek yang berkembang sesuai / di seputar dengan keahlian yang ada, ketergantungan perangkat keras dan piranti lunak aplikasi, dan ketergantungan implementasi aplikasi (Parker, 1988,p164-165). M erupakan alat untuk menilai ketergantungan proyek terhadap teknologi baru atau belum pernah dicoba diterapkan yang mungkin melibatkan teknologi tunggal atau kombinasi dari sekumpulan keahlian teknis baru dan peralatan keras atau piranti lunak. Resiko tersebut merupakan bagian dari kriteria pengambilan keputusan bisnis dalam pendanaan dan pengembangan strategi teknologi organisasi. Resiko teknis dan implementasi merefleksikan 5 komponen resiko dalam proyek TI, yaitu : •
Keahlian yang diperlukan, merefleksikan tingkat kritis keahlian yang diperlukan versus / terhadap ketersediaan manajemen dan staf.
•
Ketergantungan perangkat keras, merefleksikan kebutuhan perangkat keras versus / terhadap ketersediaan sekarang atau yang sedang digunakan.
•
Ketergantungan piranti lunak (selain aplikasi piranti lunak). M emperkirakan secara langsung terhadap kemajuan teknologi / software yang terkait.
•
Aplikasi piranti lunak, merefleksikan keadaan yang secara komersial tersedia atau yang ada versus / terhadap keadaan / teknologi baru, walaupun didapat melalui subkontrak.
•
Ketergantungan aplikasi, merefleksikan tingkat kompleksitas implementasi, termasuk lama proyek, teknologi baru, keakurasian / keakuratan estimasi, dan kompleksitas dari pelaksaan organisasi.
Bisnis dapat (bisa tidak) memasukkan resiko ini sebagai bagian dan kriteria dalam pengambilan keputusan dalam membuat strategi. Namun, apapun keputusan bisnis tersebut, organisasi TI harus memasukkan penilaian ini dalam pembangunan strateginya.
57
2.2.14.4
IS Infrastructu re Risk
IS Infrastructure Risk berfokus untuk menilai investasi non proyek yang diperlukan untuk mengakomodasi suatu proyek. IS Infrastructure Risk seperti penilaian terhadap lingkungan yang melibatkan faktor-faktor seperti data administrasi (seperti kamus data baru), komunikasi (misalnya, bentuk-bentuk baru dari kemampuan komunikasi yang diperlukan), dan pendistribusian sistem (seperti metode baru untuk mengakses data yang dibutuhkan). (Parker, 1988, p164).
2.2.15 Corporate Value M enurut Parker (1988, p180), perlu dibangun nilai relatif untuk setiap kelas, yang merupakan kepentingan relative untuk setiap kategori bagi suatu perusahaan. Terdapat tiga cara untuk mendefinisikan nilai atau bobot yang tepat untuk disatukan dengan nilai dan resiko-resiko dalam teknologi informasi. 1. Nilai berdasarkan budaya perusahaan Budaya perusahaan adalah sebuah sistem kepercayaan yang dibagi merata yang terdiri dari sejarah, kepercayaan, dan nilai-nilai organisasi (Parker, 1988, p180-181). Budaya perusahaan juga mewakili sudut pandang dan nilai-nilai dari manajemen senior (perspektif dan gaya utama pemimpinpemimpin dalam perusahaan). Budaya perusahaan mewakili elemen organisasional yang kuat dan selalu kokoh. Penanaman budaya perusahaan harus dimengerti dan diintegrasikan dengan keputusan alokasi sumber daya sistem informasi. Berikut adalah beberapa dari aspek budaya organisasi perusahaan yang telah umum dikenal - Organisasi Apakah hubungan pelaporan bersifat tradisional atau matriks? Apakah tanggung jawab fungsional dibutuhkan untuk melaksanakan strategi sentralisasi atau desentralisasi.
58
- Sistem Apakah proses-proses perencanaan dan penganggaran bersifat formal atau informal? Apakah kinerja pengawasan dan sistem imbalan bersifat partisipatif atau dictatorial? - Sumber daya Apakah kunci sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas dibutuhkan oleh proses persetujuan yang bersifat kontrak atau birokratis? Sumber daya mana yang langka? Apakah filosofi perusahaan bersifat stabil atau mudah diganti-ganti? - Budaya Bagaimana cara pengambilan keputusan yang benar dibuat? Apakah terdapat filosofi yang bersifat konservatif atau riskan? 2. Nilai berdasarkan fungsi misi perusahaan M enurut Parker (1988, p181-182), cara kedua untuk memutuskan apa yang penting dan menerjemahkan ke dalam bobot adalah dengan misi perusahaan yang tertulis. Pedoman bisa didapatkan dari pernyataanpernyataan misi tersebut. M isalnya, kita bisa menentukan kalau sistem informasi keuangan dalam suatu perusahaan penting dari pernyataan bahwa unit bisnis akan menyediakan kinerja keuangan kepada para staf di perusahaan.
3. Nilai berdasarkan lini bisnis dan dukungan komputer Pertanyaan pertama adalah apakah lini bisnis saat ini menghasilkan profit dan dianggap berada pada kondisi yang prima (Parker, 1988, p186). Pertanyaan serupa adalah apakah layanan komputer yang digunakan pada lini bisnis telah berjalan efektif atau tidak. Kedua pertanyaan ini digabung ke dalam sebuah matriks untuk keperluan analisis.
59 Sebelum melakukan pembobotan atas beberapa faktor yang telah di evaluasi di atas, terlebih dahulu harus di identifikasi keterkaitan antara tingkat keadaan / kesehatan organisasi dengan dukungan Sistem Informasi (SI) yang dimilikinya. Yang dimaksud dengan oeganisasi yang sehat adalah organisasi yang kuat, menguntungkan, kompetitif, tidak mudah terpengaruh oleh adanya krisis ekonomi, gejolak perilaku konsumen, maupun adanya deregulasi dari pemerintah. Sedangkan yang dimaksud dengan dukungan SI adalah seberapa kuat pengaruh SI tersebut dalam menunjang bahkan menentukan arah kegiatan organisasi. Hal ini penting untuk dilakukan karena nilai/bobot domain bisnis dan domain teknologi sangat berbeda antara organisasi yang satu dengan yang lain. Sebalum masuk ke perhitungan pembobotan dari domain bisnis dan domain teknologi, terdapat 9 variabel dan faktor yang perlu diberikan bobot nilai, dievaluasi, dan diformulasikan melalui lembar kuisioner maupun tanya jawab langsung. Faktor-faktor ini dapat dilihat pada tabel 2.2 Tabel 2.2 Faktor-Faktor Penilaian Skor Proyek TI No
Domain/Values/Risks
I
Business Domain
A
Strategic M atch
B
Competitive Advantage
C
Competitive Response
D
M anagement Information
E
Project or Organizational Risk
II
Technology Domain
F
Strategic IS Architecture
G
Definitional Uncertainty
H
Technical Uncertainty
I
IS Infrastructure Risk
60
Kemudian perlu dihitung suatu bobot umum sebagai patokan (faktor pengali) untuk semua proyek TI pada perusahaan tersebut. Faktor pengali tersebut dinilai korporat. Ada beberapa cara untuk menentukan nilai korporat. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan melihat tingkat hubungan antara kondisi line of business dengan tingkat dukungan komputer terhadap bisnis tersebut (Parker, 1988, p186). Untuk menentukan nilai korporat, dapat digunakan Gambar 2.16 sebagai alat bantu. Caranya adalah dengan menempatkan posisi perusahaan pada kuadran yang sesuai dengan bisnis perusahaan tersebut (Parker, 1988, p187). Seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini, kuadran A (investment) yang mendeskripsikan sebuah organisasi yang kuat dengan tingkat dukungan sistem informasi yang lemah untuk mendukung jalannya usaha. Kuadran B (strategic) menggambarkan sebuah organisasi yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang kuat pula. Kuadran C (infrastructure) mengilustrasikan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang lemah. Yang terakhir adalah kuadran D (breakthrough management) menggambarkan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang kuat, sehingga sistem informasi yang dimilikinya mendorong organisasi menjadi maju.
61
Gambar 2.15 Nilai Korporat Organisasi (Parker, 1988, p187)
2.2.15.1
Kuadran A (Investment)
Untuk organisasi pada kuadran investasi, mempunyai karakteristik berupa dasar / lini bisnis yang kuat, mempunyai waktu dan kesempatan dalam menginvestasikan masa depannya, dengan berfokus pada pertumbuhan ke depan dan pengembangan infrastruktur yang sudah tepat. Perusahaan berada pada kuadran ini terutama bila terjadi akuisisi menambah divisi baru ke dalam perusahaan yang sebelumnya memiliki dukungan komputer yang lemah. Pendapatan dalam jangka pendek tidak akan diperoleh hingga kualitas dukungan komputer yang ditingkatkan. Dalam arti lain perusahaan melakukan investasi ke dalam infrastruktur dan sistem backcone. Dasar yang kuat dibangun disini agar kontribusi yang bersifat strategis dapat diperoleh. Tabel dibawah ini merupakan himpunan nilai korporasi kuadran investasi. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -10 (Tabel 2.3)
62
Tabel 2.3 Nilai Korporat Kuadran In vestasi
(Sumber : Parker et al, 1988, p188)
2.2.15.2
Kuadran B (Strategic)
Untuk organisasi pada kuadran B, mempunyai ciri berupa adanya lini bisnis yang kuat dan juga disertai dengan dukungan komputer yang kuat pula. Baik sistem infrastruktur maupun backcone sangat bagus. Hal yang paling utama adalah kontribusi sistem informasi di masa depan terhadap kesehatan perusahaan. Organisasi ini memiliki kesempatan untuk berinvestasi pada kelebihan daya saing (competitive advantage) dan aplikasi yang memberikan daya saing. Tujuan investasi ini dapat digunakan untuk meningkatkan kekuatan organisasi di masa depan. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -4 (Tabel 2.4)
63
Tabel 2.4 Nilai Korporat Kuadran Strategic
(Sumber : Parker et al, 1988, p188)
2.2.15.3
Kuadran C (Infrastructu re)
Untuk organisasi pada kuadran infrastruktur yang bercirikan adanya lini bisnis yang lemah dengan dukungan komputer yang lemah pula, sehingga keputusan mengenai investasi komputer tergantung pada perkembangan infrastruktur organisasi. Yang harus diperhatikan
perusahaan
disini
adalah
kelangsungan
untuk
bertahan
hidup.
Komputerisasi dapat membantu dengan membangun kemampuan perusahaan untuk mengarahkan bisnisnya secara efektif dan efisien. Peluang investasi sebaiknya dilakukan di area back-office dan infrastruktur terlebih dahulu. Tabel dibawah merupakan himpunan nilai korporasi kuadran infrastruktur. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -10 (Tabel 2.5)
64
Tabel 2.5 Nilai Korporat Kuadran Infrastruktur
(Sumber : Parker et al, 1988, p189)
2.2.15.4
Kuadran D (Breakthru Management)
Untuk organisasi pada kuadran D, mempunyai lini bisnis yang lemah tetapi memiliki dukungan komputer yang kuat. Biasanya terjadi pada divisi perusahaan yang mana divisi lainnya telah mengakibatkan kemampuan komputer secara signifikan muncul. Tujuan dari bisnis ialah untuk bertahan hidup, namun berkat adanya kemampuan komputer yang kuat telah membuka peluang investasi dan pengembangan yang dapat secara signifikan memperkuat potensi bisnis. Tabel dibawah ini merupakan himpunan nilai korporasi kuadran breakthrough management. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai negatifnya -10 (Tabel 2.6)
65
Tabel 2.6 Nilai Korporat Kuadran Breakthru Management
(Sumber : Parker et al, 1988, p190)
66
2.2.16 Information Economics Scorecard The In formatio n Economics Sco recard
Evaluato r (factor)
ROI
SM
CA
MI
CR
OR
SA
DU
TU
IR
+
+
+
+
+
-
+
-
-
-
Business Domain Tech no log y Domain Weig hted Va lue ROI Me as urement En ha nced simple return o n investment score ROI Busine ss Domain Fac tors SM Strategic Match CA Competitive Ad van tage MI Managemen t In formatio n CR Competitive Re sponse OR Pr oje ct or Organizational Risk Technology Domain Factors SA Strategic IS Archicte ctu re DU Defin itional U ncertain ty TU Tech ni cal Un certa inty IR IS Infrastructure Ri sk
Gambar 2.16 Information Economics Scorecard (Parker , 1988, p145)
Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, pembobotan dari faktorfaktor domain bisnis dan domain teknologi juga diperoleh, maka masing-masing skor yang diperoleh dimasukkan ke dalam scorecard (lembar penilaian). Seperti tampak pada Gambar 2.17, seluruh skor dimasukkan ke masing-masing kolom yang telah tersedia. Skor ini kemudian dikalikan dengan nilai relative korporat untuk memperoleh nilai Information Economics Scorecard (Parker, 1988, p145). M asing-masing bobot ini lebih lanjut akan dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan total skor proyek. Proyek bisa diurut berdasarkan skor mereka, yang menyediakan pengukuran yang lebih seimbang mengenai nilai ekonomis sebenarnya dari suatu perusahaan.
67
2.2.17 Skala Pengukuran M enurut Sugiyono (2004, p86-87), Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena social. Dalam penelitian fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti yang selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan skala Likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item-item instrument yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan. Jawaban setiap item instrument yang menggunakan skala Likert mempunyai gradiasi dari sangat positif sampai sangat negative, yang dapat berupa kata-kata antara lain : 1. Sangat Setuju
1. Baik Sekali
2. Setuju
2. Ragu-Ragu
3. Tidak Setuju
3. Sangat Tidak Setuju
4. Cukup Baik
4. Kurang Baik
5. Sangat Tidak Baik
Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor, misalnya : 1. Sangat Setuju / Sangat Positif diberi skor
5
2. Setuju / Positif diberi skor
4
3. Ragu-ragu / Netral diberi skor
3
4. Tidak Setuju / Negatif diberi skor
2
5. Sangat Tidak Setuju / Sangat Negatif diberi skor
1
