BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Teori-teori berikut adalah teori yang digunakan untuk mendukung konsep New Information Economics (NIE). 2.1.1 Teknologi Informasi 2.1.1.1 Pengertian Informasi Menurut Romney dan Steinbart (2006, p5), “Information is data that have been organizied and processed to provided meaning to a user”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses serta memiliki arti bagi penggunanya”. Menurut Mcleod (2008, p15), Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti. 2.1.1.2 Pengertian Teknologi Informasi Pengertian Teknologi Informasi dapat diartikan secara umum sebagai suatu subjek yang luas yang berkenaan tentang teknologi dan aspek lain tentang bagaimana melakukan manajemen dan pemprosesan pengolahan
data menjadi informasi. Teknologi Informasi merupakan subsistem dari sistem informasi. Menurut Haag, Cimmings, dan McCubbrey (2005, p14), Teknologi informasi adalah komputer apa saja yang berbasiskan perangkat yang digunakan orang (people) untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dan kebutuhan proses informasi dari sebuah organisasi. Menurut Sawyer dan Willams (2006, p3), Teknologi informasi adalah istilah umum yang mendeskripsikan berbagai teknologi yang membantu untuk
memproduksi,
manipulasi,
penyimpanan,
komunikasi
dan
menyebarluaskan informasi. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang biasanya berupa hardware, software, dan networking yang digunakan oleh user untuk mendukung proses pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pertukaran informasi, atau lebih singkatnya teknologi informasi dapat berarti alat yang mendukung aktivitas dari sebuah sistem informasi. 2.1.2 Sistem Informasi 2.1.2.1 Pengertian Sistem Sistem dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Akan tetapi, konsep umum sistem berikut ini memberikan konsep
dasar yang lebih tepat untuk bidang sistem informasi. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. 2.1.2.2 Pengertian Sistem Informasi Menurut O’brien (2005, p5): “An Information system can be any organized combination of people, hardware, software, communication networks, and data resources that collects, transforms, and disseminates information in an organization”. Dapat diartikan dalam bahasa Indonesia yaitu “Sistem Informasi dapat merupakan kombinasi sumber daya yang terorganisir dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang dikumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi pada suatu organisasi”. Komponen-komponen
dalam
sistem
informasi
memperlihatkan
hubungan antara komponen dan aktivitas sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada lima konsep utama, yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi, yang terdiri dari: a. Sumber Daya Manusia Manusia
dibutuhkan
untuk
pengoperasian
semua
sistem
informasi. Baik sebagai pemakai akhir maupun sebagai pakar sistem informasi. Pemakai akhir maksudnya adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan oleh
sistem tersebut. Sedangkan pakar sistem informasi mempunyai tugas membuat maupun mendesain sistem informasi berdasarkan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir. b. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Dalam hal ini, sumber daya hardware tidak hanya meliputi mesin, komputer dan perlengkapan lainnya. Hardware merupakan perangkat keras, suatau alat yang bias dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung, yang mendukung proses komputerisasi. Peralatan ini umunya cukup canggih. Hardware dapat bekerja bedasarkan perintah yang ada padanya, yang disebut juga, instruction set. Dengan adanya perintah yang di mengerti oleh mesin tersebut, maka perintah tersebut melakukan berbagai aktivitas kepada mesin yang dimengerti oleh mesin terbeut sehingga mesin dapat bekerja berdasarkan susunan perintah yang didapatkan olehnya. c. Sumber Daya Software Konsep sumberdaya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya perintah informasi yang disebut program, dengan hardware komputer pengendalian langsung, tetapi juga rangkaian perintah pemrosesan inforamasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Sumber
daya software antara lain software system, software aplikasi, dan prosedur. d. Sumber Daya Data Data lebih daripada hanya bahan baku sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh para manager dan pakar sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data membentuk sumber daya organisasi yang berharga. Jadi, anda harus melihat data sebagai sumber daya data yang harus dikelola secara efektif agar dapat member manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. e. Sumber Daya Jaringan Jaringan
telekomunikasi
terdiri
dari
komputer,
pemroses
komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi, serta dikendalikan melalui software komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. 2.1.3 Investasi 2.1.3.1 Pengertian Investasi Menurut Reilly (2006, p708), Investasi adalah komitmen pendanaan untuk periode waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai
kompensasi bagi investor selama selang waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang termasuk di dalamnya. 2.1.3.2 Pengertian Investasi Teknologi Informasi Menurut Brown dan Reilly (2009, p4), Investasi merupakan jumlah uang yang ada, yang digunakan pada periode waktu tertentu untuk menangani pembayaran di masa depan dimana nantinya diterima investor sebagai pendanaan yanga akan dilakukan, perkiraan waktu tingkat kategori dari inflasi dan di masa depan yang tidak menentu. Menurut Eakins, Stanley G (2005, p4), definisi Investasi adalah proses mengenai bagaimana keadaan dolar di waktu yang sekarang mampu diubah menjadi beberapa jumlah dolar di masa yang akan datang. Menurut Fitzpatrick, Edmund W (2005, p28), Investasi Teknologi Informasi merupakan total biaya dari daur hidup (life cycle) keseluruhan proyek atau bagian proyek yang melibatkan teknologi informasi, termasuk biaya operasional setelah proyek berlangsung (post project operating cost) dari sistem yang diimplementasikan. Investasi akan hilang eksistensinya saat investasi itu diganti atau dieliminasi dengan alasan apapun. Secara umum, investasi TI bermanfaat untuk menekan biaya-biaya operasi perusahaan, meningkatkan produktifitas dan menyelasaikan masalah bisnis yang spesifik.
2.2 Teori Khusus Teori-teori berikut merupakan teori yang digunakan untuk mendukung ruang lingkup pembahasan. 2.2.1 Pengertian New Information Economics Menurut Benson et al (2004, p99), New Information Economics (NIE) merupakan sekumpulan praktek terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen Teknologi Informasi (TI), dan mampu menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas dan inisiatif Teknologi Informasi (TI). Gagasan terpenting dari New Information Economics (NIE) adalah melakukan investasi pada TI yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan kemudahan dalam operasionalnya. Tim manajemen harus dapat mengontrol antara anggaran yang dimiliki dengan investasi TI yang dikeluarkan sehingga pada saat yang sama dapat meningkatkan dampak bottom-line TI dan mengurangi aktivitas TI yang kurang penting.
Gambar 2.1 Kemungkinan Pengeluaran Biaya Perusahaan (Benson et al, 2004, p5) Menurut Benson et al (2004, p4), kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan bergantung pada tujuan-tujuan berikut, antara lain: 1. Tujuan pengurangan biaya (A Reduced Cost Objective). Dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan lima praktek manajemen, perusahaan dapat mengurangi biaya TI dan mempertahankan kontribusi yang dibuat TI terhadap bottom-line. Kinerja TI akan tetap seperti sebelumnya, namun biaya berkurang. 2. Tujuan biaya stabil (A Stable Cost Objective) Manajemen perusahaan dapat terus meningkatkan kegunaa TI dan tetap dengan pertumbuhan bisnis, dan dapat mengontrol seluruh biaya yang digunakan TI. TI
dapat meningkatkan dukungannya pada bisnis dan dampak pada bottom-line, namun dengan tingkat biaya sekarang. 3. Tujuan “Sweet Spot” (A “Sweet Spot” Objective) Mengkombinasikan pengurangan biaya dengan dampak pada bottom-line yang lebih baik. TI dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerja dengan dampak pada bottom-line. 2.2.2 Right Result dan Right Decision Menurut Benson et al (2004, p1), Right Result adalah mengontrol biaya teknologiminformasi dan pada waktu yang sama meningkatkan dampak pada bottom-line. Menurut Benson et al (2004, p1), Right Decision adalah langkah-langkah manajemen yang dibutuhkan untuk mendapatkan hasil yang tepat. Langkah-langkahnya adalah: 1. Menciptakan alternatif investasi tekniologi informasi yang lebih baik, atau dalam teknologi informasi digambarkan dengan menciptakan ide-ide baru untuk mengembangkan proyek. 2. Memilih investasi dan proyek yang tepat dari berbagai alternatif yang ada. 3. Menghilangkan sumber daya teknologi informasi yang tidak memiliki kinerja yang baik dari anggaran yang ada. 4. Meningkatkan kinerja sumber daya teknologi informasi lain yang ada.
5. Menerapkan dan memantau investasi secara tepat dan meningkatkan kinerja teknologi informasi TI. Untuk mendapatkan hasil yang tepat, biaya atau investasi dan kinerja teknologi informasi harus dapat di kontrol dan di seimbangkan sehingga perusahaan akan mendapatkan peningkatan pada produk, pelayanan, kualitas dan dampak bottom-line. Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya kerja sama antara manajemen dan para eksekutif serta manajer TI dimana dari sisi manajemen memungkinkan terjadinya pengontrolan biaya terhadap peningkatan sumber daya TI yang dibutuhkan oleh sisi para eksekutif dan manajer TI. Tujuan tersebut dapat dilihat pada gambar 2.2 dimana perusahaan dapat mewujudkan tujuan dalam IT Improvement Zone dengan memeriksa dan meningkatkan dampak dari proyek baru dan biaya yang sedang berjalan.
Gambar 2.2 IT Improvement Zone (Benson et al, 2004, p2)
2.2.3 Praktek dari New Information Economics (NIE)
Gambar 2.3 Praktek New Information Economics (NIE) (Benson et al, 2004, p9) Menurut Benson et al (2004, p9), terhadap lima praktek New Information Ecomonics (NIE) untuk mengatur sekumpulan peralatan yang dapat digunakan untuk teknologi informasi dan manajer bisnis, dimana didalamnya mencakup proses manajemen untuk menerjemahkan strategi bisnis perusahaan ke dalam program dan inisiatif yang dapat di implementasikan TI. Lima praktek New Information Ecomonics (NIE) antara lain : 1. Demand / Supply Planning Menerjemahkan strategi-strategi bisnis sehingga memberikan arah yang jelas bagi TI akan apa yang akan diharapkan perusahaan (harapan strategi perusahaan). Dimana harapan strategi manajemen diciptakan penggerak untuk TI dan kebutuhan strategi TI menciptakan kebutuhan (demand) strategi bisnis
untuk TI, sehingga perencanaan strategi TI harus menghasilkan solusi teknologi sebagai pasokan (supply). Hasilnya adalah suatu agenda strategi TI dalam bisnis yang dapat dijadikan perencanaan dan tindakan TI. 2. Innovation Mengubah strategi bisnis dengan adanya dukungan TI. TI merespon terhadap kebutuhan bisnis, dan terkadang bisnis mengubah arahnya berdasarkan apa yang mampu diberikan oleh TI. Hal ini mampu menemukan peluang bisnis yang diciptakan TI dan juga menyediakan cara untuk memasukkan peluang itu kedalam perencanaan strategi bisnis. 3. Prioritization Menilai dampak bisnis dari rencana TI yang ada, memprioritaskan proyekproyek tersebut, dan mengalokasikan sumber daya ke proyek yang paling bernilai. Perusahaan harus mengalokasikan dana hanya pada proyek-proyek yang secara langsung yang berhubungan dengan tujuan strategisnya. Hal ini membantu dalam mengetahui proyek TI mana yang benar-benar mendukung strategi dan mengurutkannya berdasarkan kontribusinya bagi masa depan bisnis. 4. Alignment Menilai dampak TI yang ada saat ini pada bisnis dan menentukan manakah yang perlu mendapatkan sumber daya, dan tidak menganggap semua TI yang beroperasi saat ini adalah yang terpenting bagi bisnis. Hasilnya adalah suatu pendekatan yang lebih rasional untuk pemberian sumber daya bagi TI yang
sudah ada dan memungkinkan tersedianya dana untuk pengembangan TI yang baru. 5. Performance Measurement Mengukur kinerja TI berdasarkan hubungannya dengan bisnis dengan cara menggabungkan pengukuran kinerja operasional dan taktis TI dengan pengukuran dampaknya pada bisnis. Hal ini membantu menentukan apa saja yang perlu diukur, bagaimana mengelola TI berdasarkan ukuran tersebut, dan bagaimana mengkomunikasikan kinerja tersebut pada manajer bisnis dengan cara-cara yang dapat dimengerti. Hasilnya adalah peningkatan kinerja TI dan peningkatan komunikasi antar manajemen bisnis. Menurut Benson et al. (2004, p107), praktek New Information Economics dan hasil yang diinginkan dari perspektif proses manajemen dan bisnis antara lain: 1. Demand / Supply Planning a. Rencana TI dan bisnis yang terhubung dan terintegrasi. b. Perusahaan dapat meningkatkan pengaruh strategis dan bottom-line dari investasi TI.
2. Innovation
a. Inovasi berbasis TI dapat mempengaruhi perencanaan bisnis dan memberikan strategi baru. b. Perusahaan dapat meningkatkan produk, proses, dan kinerja bottom-line melalui inovasi TI. 3. Prioritization a. Investasi TI diprioritaskan berdasarkan strategi bisnis. b. Perusahaan dapat meningkatkan pengaruh bottom-line dan hasil dari investasi TI. 4. Alignment a. Seluruh pengeluaran TI disesuaikan dengan strategi bisnis. b. Perusahaan dapat meningkatkan hasil dari kegiatan TI dan seluruh pengeluaran TI dapat dikontrol dengan efektif. 5. Performance Measurement a. Kinerja TI, bisnis, dan teknis dapat terpantau. b. Pengukuran kinerja yang membawa peningkatan kinerja bisnis dan
TI.
Practice Support: IT Impact, Portfolio, Culture Management Kelima praktek NIE didukung oleh konsep value, portfolio dan culture management. IT Impact Management berhubungan dengan culture management suatu perusahaan dan memberikan suatu kerangka kerja untuk memperlihatkan apa yang penting bagi perusahaan. Portfolio management memberikan gambaran mengenai keseluruhan pengeluaran TI, menyediakan suatu kerangka kerja untuk membuat prioritas dan keputusan investasi manajemen. Culture Management memungkinkan perusahaan untuk
menghadapi
budaya
perusahaan
yang
sudah
ada
sebelumnya,
untuk
menghilangkan halangan terhadap perubahan proses manajemen. (Benson et al, 2004, p10). 2.2.4 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain Strategy-to-Bottom-Line Value Chain (Benson, et al, 2004,p92) yaitu serangkain proses manajemen yang saling berhubungan yang penting dalam proyek dan anggran operasional, dan ukuran kinerja untuk memantau pelaksanaan dan pengaruh pada bottom-line.
Gambar 2.4 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain (Benson, et al, 2004,p92)
Elemen-elemen penting dalam proses perencanaan dan pengelolaan yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil dan keputusan yang tepat bagi bottom-line (Benson et al, 2004, p93) : a. Perencanaan yang efektif : menghasilkan strategi TI, program, inisiatif yang didorong oleh strategi bisnis, sasaran dan kebutuhan operasional. b. Keputusan
sumber
daya
yang
tepat
:
menunjau
investasi
dan
memprioritaskan program, inisiatif, dan proyek strategis, hasilnya adalah sumber daya yang dialokasikan pada proyek TI. c. Rencana anggaran, proyek, dan operasional yang dapat diterapkan : merealisasikan anggaran operasional tahunan, dan menentukan jadwal dan sasaran kegiatan TI dan proyek akan mencerminkan tindakan TI yang akan memberikan hasil bisnis yang diinginkan. Rantai nilai Strategy-to-Bottom-Line tersusun dari : 1. Sebuah kerangka kerja yang terintegrasi untuk keseluruhan rantai yang berdasarkan pada aturan, tanggung jawab dan informasi manajemen yang terbagi dan konsisten. 2. Sekumpulan praktek-praktek yang terkoneksi dan terhubung yang dapat mengambil dan merealisasikan keuntungan untuk keseluruhan kerangkja kerja. Hal ini membutuhkan praktek-praktek yang terdefinisikan dengan baik dengan aturan-aturan dan proses-proses yang konsisten.
3. Sekumpulan keluaran-keluaran terdefinisi yang konsisten secara internal, dibawa melalui arahan strategi bisnis kepada proyek-proyek dan anggarananggaran IT yang menghasilkan langkah nyata.
Gambar 2.5 Value Chain Deliverables (Benson, et al, 2004,p95) Berikut adalah deskripsi hasil dari kedua belas elemen rantai nilai strategi yaitu: 1. Arahan strategi bisnis. Berisi misi perusahaan dan arahan strategi. 2. Perkiraan portfolio. Berisi tentang penyelarasan yang seharusnya, layanan, kualitas, teknologi, dan intensitas penggunaan setiap item aplikasi pada portfolio. 3. Agenda strategi TI. Agenda ini adalah hasil rencana strategi TI yang menjelaskan mengenai apa yang diharapkan oleh bisnis (demand) pada TI untuk dapat mencapai arahan strategi tersebut. Digunakan untuk mengarahkan
kebutuhan TI strategis dan proyek-proyek, juga menentukan pengaruh bottomline yang diharapkan dari pengeluaran TI. 4. Rencana strategi. Adalah hasil dari perencanaan strategi TI, yang menentukan apa yang harus dilakukan unit TI untuk memnuhi kebutuhan yang ada dalam agenda TI strategis. Digunakan sebagai kerangka kerja strategis untuk anggaran lights-on TI dan proyek yang berkaitan dengan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung proyek bisnis. 5. Kebutuhan strategi TI. Yaitu sebuah pernyataan akan program dan inisiatif yang diprioritaskan, yang akan memenuhi kebutuhan agenda strategi TI dan arahan strategi bisnis. 6. Proyek-proyek. Proyek-proyek spesifik didefinisikan sebagai jawaban bagi program-program dan inisiatif yang telah didefinisikan pada kebutuhan strategi TI. Mereka merupakan kandidat-kandidat yang akan di prioriataskan dalam rencana atau anggaran proyek tahunan. Isinya adalah proyek nyata yang dapat direalisasikan. 7. Rencana proyek tahunan. Yaitu serangkaian proyek yang diharapkan akan diselesaikan dalam tahun tersebut. Berisi tentang sebuah portfolio dari proyek yang sudah terjadwal, berikut dengan sumber daya yang disesuaikan dengan arahan strategi bisnis. 8. Rencana bisnis tahunan. Yaitu serangkaian rencana taktis dan operasional tahunan untuk unit-unit bisnis. Hal ini merupakan dasar pembuatan rencana
proyek tahunan dan mendefinisikan hal-hal yang dibutuhkan unit-unit bisnis dari TI secara taktis. 9. Rencana TI. Serangkaian rencana taktis dan operasional tahunan untuk organisasi TI. Hal ini merupakan dasar pembuatan anggaran lights-on untuk mendukung unit-unit bisnis. 10. Anggaran proyek. Anggaran adalah anggaran investasi untuk proyek selama 1 tahun. Anggaran didasarkan pada tingkat kemampuan bagi unit bisnis. 11. Anggaran lights-on. Adalah anggaran dasar untuk aktivitas-aktivitas organisasi TI yang sedang berjalan. Anggaran ini menyediakan semua layanan dan dukungan yang tidak disediakan pada Anggaran proyek. 12. Matriks pengukuran kinerja. Merupakan sekumpulan matriks untuk TI dan penggunaan TI dalam bisnis. Isinua didokumentasikan berdasarkan kegiatan / praktek perusahaan. 2.2.5 Hubungan pada Bottom-Line Ada tiga cara untuk mendefinisikan pengelkuaran TI yang tekait dengan bottom-line : 1. Secara nyata, pengeluaran perusahaan untuk TI merupakan biaya bagi perusahaan, sehingga menghilangkan proyek kerja atau mengurangi biaya lights-on yang mempengaruhi bottom-line.
2. Investasi TI barui dapat dihasilkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran secara langsung. 3. Yang tidak kalah penting juga, sebuah pengeluaran TI dapat memungkinkan atau mendukung aktivitas bisnis yang dengan sendirinya berdampak pada bottom-line. Tantangan terberat dan juga peluang dalam mengelola pengulaatau menran TI dan meningkatkan dampak pada bottom-line adalah ketika proyek dan anggaran operasional tidak menghasilkan pengurangan biaya seperti yang dijanjikan atau menghasilkan pengembalian keuangan dengan segera. Fokusnya adalh total pengeluaran TI, yaitu semua proyek dan biaya operasional. Jadi tantangannya adalah bagaimana menggunakan metode yang sehat untuk menghubungkan bottom-line dengan semua proyek baru dan semua komponen dari pengeluaran TI yang berjalan untuk menentukan bagaimana mengendalikan total pengeluaran TI.ta Dalam hal diatas, masalahnya bukan untuk memilih aplikasi secara individual pada anggaran operasional, tetapi masalahnya adalah bagaimana mengalokasikan anggaran operasional pada aplikasi yang terbaik sehingga meningkatkan dampak pada bottom-line. Metode-metode dasar untuk menghubungkan bottom-line terdiri dari tiga elemen yaitu :
1. Dengan memprioritaskan semua investasi TI berdasarkan dampak pada bottom-line (meliputi resiko), perusahaan mengembangkan kinerja bottomline dengan memilih investasi yuang berdampak tinggi dan menghilangkan atau mengerjakan ulang investasi yang berdampak rendah. 2. Dengan menjelaskan pengeluaran lights-on TI (seperti infrastruktur, aplikasiaplikasi yang ada) pada bisnis, perusahaan mengembangkan keseluruhan kinerja bottom-line dengan mengubah atau menghilangkan aktivitas-aktivitas yang berdampak rendah. 3. Dengan memahami biaya dari pengeluaran TI dan dengan memperkirakan kinerja dari pengeluaran lights-on TI berdasarkan teknologi, arsitektur, kualitas dan tingkat pelayanan, perusahaan mengembangkan keseluruhan kinerja bottom-line dengan menghilangkan aktivitas TI yang kinerjanya kurang baik dan biayanya mahal. Kunci untuk memperkirakan dampak bottom line adalah menentukan sebab dan akibat. Sedangkan kunci sebab akibat pada bottom-line adalah tindakan manajemen. Bila kita hanya membekli infrastruktur, membuat atau membeli aplikasi tidak akan berarti apa-apa apabila unit bisnis tidak mengambil tindakan dan para manajer mengubah apa yang mereka kerjakan. Kunci untuk sebab dan akibat pada bottom-line adalah pada masa mendatang. Pada bottom-line, ini adalah dasar perubahan manajemen untuk bias berhasil pada sebuah proses bisnis atau perilaku berbisnis untuk mencapai pengurangan biaya atau peningkatan pendapatan. Tindakan manajemen masa
mendatang merupakan sebuah target berjalan, yang dipengaruhi oleh perubahan kondisi bisnis dan perubahan tim manajemen secara fundamental. 2.2.6 Sebab dan Akibat Berbasis pada Arahan Strategis Pada dasarnya, dengan terfokus pada arahan strategis, perusahaan sedang memprediksikan apa yang akan dilakukan manajemen di masa yang akan datang dengan upaya untuk menggunakan TI dalam bisnis sehinggal member dampak pada bottom-line. Intention (arahan) adalah refleksi dari apa yang akan dilakukan oleh manjemen dimasa yang akan datang. Strategic Intention adalah apa yang akan dilakukan oleh manajemen dalam rangka meningkatkan efektivitas strategi atau operasional yang berpengaruh pada bottom-line. Menurut Michael Porter, definisi umum dari efektivitas operasional dan strategis adalah sebagai berikut. a. Efektivitas operasional berarti melakasanakan aktivitas-aktivitas yang serupa dengan para pesaing dengan cara yang lebih baik. b. Efektivitas strategis berarti melaksanakan aktivitas-aktivitas yang berbeda dengan pesaing atau melaksanakan aktivitas yang serupa dengan cara yang berbeda.
2.2.7 Memahami Biaya dan Sumber Daya Dalam dunia keuangan, portfolio adalah sekumpulan dari investasi dan sumber daya keuangan seperti stok dan surat obligasi yang diadakan oleh individual atau organisasi. Portfolio juga terdiri dari informasi mengenai investasi-investasi dan sumber daya seperti sejumlah saham, nilai yang ada dan kapan suatu asset diperlukan. Dalam dunia TI sebuah portfolio adalah sekumpulan dari investasiinvestasi dan sumber daya TI bersama dengan informasi terkait. Setiap item pada portfolio menggunakan investasi dan sumber daya terpisah seperti aplikasi, komponen infrastruktur layanan Ti atau kegiatan manajemen.
Gambar 2.6 Basic Portfolio Template (Benson, et al, 2004,p48) 2.2.8 Portfolio Management Menurut Benson et al (2004,p47), portfolio merupakan kumpulan dari sumber daya. Portfolio Management yang digunakan dalam NIE merupakan alat
(tool) yang digunakan untuk perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai investasi dan sumber daya TI. Portfolio digunakan untuk menggambarkan keseluruhan sumber daya TI. Sumber daya TI itu sendiri dibagi menjadi dua, yaitu investasi baru dan lights-on. Yang dimaksud dengan investasi baru adalah proyek, termasuk modal dan anggaran biaya untuk membiayai kebutuhan software/ hardware baru. Sedangkan biaya lights-on adalah biaya yang sedang berjalan karena penggunaan aplikasi, infrastruktur, jasa dan aktivitas manajemen yang ada.
Gambar 2.7 Total Sumber Daya TI yang dijabarkan dalam Portfolio (Benson, et al, 2004,p57) a. Portfolio Lights-on Portfolio untuk biaya lights-on dibagi menjadi empat, yaitu aplikasi, infrastruktur, jasa, dan manajemen. Aplikasi yang dimaksud disini adalah aplikasi yang digunakan untuk menunjang bisnis perusahaan. Infrastruktur
adalah semua infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi dan jasa. Sedangkan jasa adalah hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan terhadap penggunaan aplikasi misalnya helpdesk, reparasi, instalasi dan konsultasi. Manajemen merupakan aktivitas- aktivitas seperti planning, training, budgeting, dan human resources. Dengan mengkategorikan sumber daya TI lights-on, akan menggunakan manajemen untuk memahami dan menganalisa pengeluaran TI saat ini dan investasi di masa mendatang. Keempat biaya lights-on tersebut digambarkan seperti dibawah ini.
Gambar 2.8 Empat Portfolio lights-on (Benson, et al, 2004,p59) b. Portfolio Investasi Baru Portfolio untuk biaya investasi baru terdiri dari portfolio strategic, factory mandated, dan future strategic. Tujuan dari pengelompokkan investasi baru adalah untuk mengklasifikasi investasi TI dalam manajemen, sehingga
memudahkan manajemen untuk memahami investasi itu sendiri dan memungkinkan manajemen untuk menyeimbangkan investasi yang dibuat. Keempat kategori investasi baru ditunjukkan dalam gambar dibawah ini.
Gambar 2.9 Portfolio Investasi Baru (Benson, et al, 2004,p60) Untuk lebih jelasnya, keempat kategori tersebut dideskripsikan dalam tabel dibawah ini.
Tabel 2.1 Deskripsi Empat Kategori Portfolio NIE (Benson, et al, 2004,p61) Kategori Portfolio NIE
Strategic
Factory
Future Strategic Mandated
Deskripsi Investasi yang secara langsung mempengaruhi kinerja kompetitif perusahaan. Hal ini biasa bersifat sederhana seperti revenue generation atau kompleks seperti hal-nya reengineering basic processes atau juga mempertahankan diri dari masuknya pesaing. Investasi yang memungkinkan perusahaan tetap beroperasi. Misalnya investasi pada back office.
Investasi yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan dimasa mendatang, biasanya berupa bisnis baru, produk / layanan baru, dll. Investasi aplikasi TI yang ditentukan oleh direktur perusahaan.
Nilai Pendapatan Market Share Inovasi Fleksibilitas
Mengurangi biaya Menghemat waktu Meningkatkan produktivitas Pendapatan Market Share Inovasi Fleksibilitas Tidak ada atau sama seperti factory
Resiko
Tinggi
Rendah
Tinggi
Rendah
Tujuan dari pembagian investasi baru ini adalah untuk menyeimbangkan investasi diantara kategori investasi, terutama ditujukan pada resiko dan pengembalian investasi perusahaan pada TI dan terlebih lagi pada apa yang dapat perusahaan lakukan. Terdapat dua aturan yang harus dipertimbangkan dalam menyeimbangkan investasi TI, yaitu : a. Adanya perbedaan antara dana yang sesuai dengan kebijaksanaan ataupun dana yang tidak sesuai dengan kebijaksanaan. Seringkali investasi dibuat karena adanya aturan atau perintah dari pemilik, terlepas dari nilai bisnis investasi. b. Berbagai investasi TI memiliki berbagai resiko dan nilai pengembalian. 2.2.9 Empat Faktor Portfolio Berjalan (Lights-On) Menurut Benson et al. (2004, p160), portfolio TI berjalan (lights-on) memiliki empat faktor antara lain : 1. Tingkat layanan terbagi atas : a. Ketersediaan : ketersediaan sebagai masalah bagi proses kerja atau proses bisnis. b. Kecepatan merespon : kecepatan merespon pada kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.
2. Kualitas terbagi atas : a. Fungsionalitas : fungsionalitas dari aplikasi, infrastruktur dan layanan yang berhubungan dengan kebutuhan proses kerka atau proses bisnis. b. Keakuratan : keakuratan data atau layanan yang dihasilkan dari aplikasi, infrastruktur atau layanan yang berhubungan dengan kebutuhan proses kerja atau proses bisnis. 3. Teknologi a. Arsitektur : tingkat pemenuhan strandar aturan arstektur perusahaan. b. Dukungan vendor dan stabilitas : tingakat dimana dukungan vendor dapat menjadi masalah dalam mempertemukan kebutuhan. c. Dukungan teknis : tingkat dimana dukungan staf teknis diperlukan (ini adalah aturan biaya berjalan/lights-on). d. Ketersediaan dukungan pasar atau industri : tingakat dimana dukungan yang diperlukan tersedia oleh pasar. 4. Intensitas pengguna a. Ketergantungan : tingkat dimana aplikasi, infrastruktur, dan layanan penting bagi proses bisnis, organisasi ataupun user individu. b. Jangkauan pengguna : seberapa besar pengguna aplikasi, infrastruktur dan layanan dalam organisasi perusahaan.
2.2.10 Dua Faktor Portfolio Proyek Menurut Benson et al. (2004, p147), portfolio proyek TI memiliki dua faktor antara lain : 1. Dampak Nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategi perusahaan. 2. Resiko Nilai-nilai resiko proyek (skala 0-10) terbagi atas : a. Resiko proyek atau organisasi : tingkat dimana kesuksesan proyek bergantung pada keahlian bisnis yang belum pernah dicoba atau pengalaman baru. Resiko ini juga mencakup tingkat dimana organisasi bisnis mampu melakukan peubahan yang dibutuhkan oleh proyek. b. Ketidakpastian pendefinisian : tingkat dimana kebutuhan bisnis terdefinisi dengan baik dan jelas, serta secara akurat dapat diubah ke dalam informasi dan fungsionalitas aplikasi sistem. c. Ketidakpastian teknis : tingakat dimana proyek bergantung dengan teknologi baru, dan tingat dimana perusahaan harus melakukan desain dan membuat aplikasi dengan teknologi tersebut. d. Resiko infrastruktur SI : membutuhkan
beberapa
tingkat dimana lingkungan teknis
faktor
antarai
lain
komunikasi, manajemen proyek, dan pengembangan.
administrasi
data,
e. Resiko teknis : tingkat dimana penggunaaan teknologi tertentu membutuhkan keterampilan pengembangan, analisis dan manajemen baru. Faktor resiko meliputi apakah keterampilan tersedia dari vendor atau dari pasar dan apakah training atau perekrutan baru dapat menyediakan keahlian teknis yang dibutuhkan. f. Resiko investasi : tingkat dimana investasi proyek dibutuhkan untuk menciptakan kesuksesan proyek. g. Resiko menejemem proyek : tingkat dimana manajer proyek tersedia dan mampu menangani kompleksitas proyek dari segi teknis dan organisasi. 2.2.11 Portfolio dalam Praktek New Information Economics
Gambar 2.10 Portfolio dalam Praktek NIE (Benson, et al, 2004,p54) Portfolio adalah dasar dari praktek NIE. Setiap praktek NIE menggunakan informasi portfolio secara maksimum. Dengan menggunakan informasi portfolio,
penggunaan praktek NIE seperti prioritasasi, penyelarasan, pengukuran kinerja dapat menjadikan keputusan investasi menjadi efektif. Dengan adanya informasi portfolio maka memungkinkan manajemen untuk : a. Memprioritaskan investasi baru. b. Memahami pengalokasian sumber daya baik pada investasi baru maupun pengeluaran operasional. c. Evaluasi kinerja dari elemen portfolio. d. Mencoret portfolio operasional yang kualitasnya atau kinerjanya rentah atau juga yang biayanya tinggi. e. Menentukan strategi untuk memperbaharui portfolio elemen operasional. Dengan melalukan hal diatas melalui portfolio, maka manajer dapat terhindar dari penilaian kasus per kasus dengan menggunakan aturan yang sama untuk semua elemen. Dengan portfolio TI dan praktek NIE, manajemen dapat : a. Sumber daya TI digunakan pada tingakat yang tepat. b. Setiap aplikasi, layanan atau infrastruktur yang mampu diperbarui atau dihapuskan. c. Kumpulan investasi TI sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini. d. Kumpulan investasi mendukung arahan strategi jangka panjang.
e. Panduan investasi pada portfolio adalah yang seimbang dengan hasil layanan dan kualitas. f. Beberapa sumber TI bisa saja berkinerja rendah. 2.2.12 Strategi Investasi. Tim
manajemen
bisa
melakukan
pengelompokan
strategi
investasi
berdasarkan hasil penafsiran portfolio yang ada, sehingga diketahui aplikasi mana saja yang sebaiknya diabaikan, diganti baik dengan melakukan outsourcing atau insourcing, dikembangkan atau di desain ulang. Ada dua strategi investasi pada portfolio lights-on, yaitu : a.
Strategi investasi berdasarkan hubungan alignment/quality (penyelarasan/ kualitas). Menurut Benson et al. (2004, p139-140), ada lima strategi investasi
mengenai aplikasi yang dikategorikan dalam beberapa alignment/quality. Dengan menilai kombinasi alignment dan quality untuk aplikasi, manajemen dapat membuat keputusan investasi berdasarkan dampak bottom-line pada bisnis, dimana biaya lights-on seharusnya dinaikkan, pengeluaran seharusnya dikurangi, dan investasi apa yang mempunyai dampak terbesar dalam bisnis.
Tabel 2.2 Strategi Investasi untuk Portfolio Aplikasi Lights-On berdasarkan Alignment/Quality (Benson et al, 2004, p139) Kategori Abandon : Penyelarasan Rendah
Strategi Investasi Aplikasi sebaiknya tidak digunakan lagi.
Crisis : Penyelarasan tinggi (4,5) dan kualitas rendah (1,2)
Aplikasi dapat direcanakan sebagai investasi untuk meningkatkan kualitas, khususnya dengan tingkat penyelarasan yang tinggi. Penyelarasan cukup, alokasikan dana seminimal mungkin untuk pemeliharaan dan penambahan fitur. Penyelarasan tinggi, kualitas cukup. Alokasikan dana hanya jika benar-benar diperlukan atau jika ada sumber daya. Memonitor untuk kualitas aplikasi. Alokasikan dana untuk menjaga nilai kualitas saja.
Noncritical, Stabilize : Penyelarasan cukup (3) Improve only as needed : Penyelarasan tinggi (4,5) dan kualitas cukup (3) Excellent, Monitor : Penyelarasan strategi (4,5) dan kualitas tinggi (4,5)
Gambar 2.11 Keputusan Investasi dalam Portfolio Aplikasi Lights-On berdasarkan Alignment/Quality (Benson, et al, 2004,p140) b.
Strategi
investasi
berdasarkan
hubungan
dependency/quality
(ketergantungan/ kualitas). Menurut Benson et al. (2004, p65-66), pertimbangan aplikasi portfolio lights-on untuk pelayanan keuangan perusahaan, melalui latihan penilaian
penyelarasan, menilai aplikasi tersebut menurut ketergantungan (apakah aplikasi tersebut benar-benar digunakan?) dan kualitas (apakah informasi yang terdapat pada aplikasi tersebut akurat?) dan seterusnya. Tabel 2.3 Strategi Investasi untuk Portfolio Aplikasi Lights-On berdasarkan Dependency/Quality (Benson et al, 2004, p66) Kategori
Strategi Investasi
Abandon :
Aplikasi sebaiknya tidak digunakan lagi.
Penyelarasan Rendah Crisis : Penyelarasan tinggi (4,5) dan kualitas rendah (1,2)
Noncritical, Stabilize : Penyelarasan cukup (3) Improve only as needed : Penyelarasan tinggi (4,5) dan kualitas cukup (3)
Excellent, Monitor : Penyelaran strategi (4,5) dan kualitas tinggi (4,5)
Aplikasi dapat direcanakan sebagai investasi untuk meningkatkan kualitas, khususnya dengan tingkat penyelarasan yang tinggi. Penyelarasan cukup, alokasikan dana seminimal mungkin untuk pemeliharaan dan penambahan fitur. Penyelarasan tinggi, kualitas cukup. Alokasikan dana hanya jika benarbenar diperlukan atau jika ada sumber daya. Memonitor untuk kualitas aplikasi. Alokasikan dana untuk menjaga nilai kualitas saja.
Gambar 2.12 Keputusan Investasi dalam Portfolio Aplikasi Lights-On berdasarkan Dependency/Quality (Benson, et al, 2004,p66) 2.2.13 Praktek Demand/Supply Planning Menurut Benson et al. (2004, p173), proses perencanaan yang ideal berhadapan dengan elemen-elemen sebagai berikut : a. Inputs : Arahan strategi bisnis, portfolio dan manajemen strategis, serta pengukuran dan manajemen kinerja. b. Outputs : Agenda strategi TI, perencanaan strategi TI dan kebutuhan strategi TI. Hubungan
antara
perencanaan
dengan
proses
yang
mengimplementasikannya yaitu hubungan langsung ke perencanaan tahunan TI dan bisnis, dan hubungan langsung ke anggaran tahunan TI dan perusahaan. Untuk menjalankan perencanaan strategi demand/supply kita dapat melihat dari tabel dibawah ini. Dimana satu arahan strategi menciptakan arahan strategi
untuk penggunaan TI, dan penyampaian perencanaan strategi untuk TI. Harus diingat pada tabel dibawah ini menyatakan hubungan satu dengan yang lain antara arahan strategi bisnis dengan penyampaian arahan strategi TI. Tabel 2.4 Strategic Intention to IT Strategic Plan (Benson et al, 2004, p179)
2.2.14 Praktek Prioritization Menurut Benson et al. (2004, p141-145), dasar dari prioritas bisnis merupakan alat untuk menilai dampak dari bottom-line dari proyek TI dan memakai sumber daya yang paling terpercaya. Prioritization memfokuskan untuk menafsir nilai bisnis dalam kaitannya dengan dampak bottom-line, dari investasi yang diusulkan. Skor portfolio proyek TI untuk dampak diambil dari business value scorecard yang terdiri dari atas arahan strategi beserta bobot dan diisi oleh orang-orang yang berperan penting.
Gambar 2.13 Pemberian Skor Prioritization pada sebuah Investasi Proyek (Benson, et al, 2004,p145) Pada contoh business value scorecard diatas, skala nol berarti proyek tidak memiliki dampak. Sedangkan skala lima berarti proyek tersebut penting bagi perusahaan. Menurut Benson et al. (2004, p298), skala yang digunakan dalam mengukur dampak proyek dimulai dari nol sampai lima seperti yang ditunjukan oleh tabel. Tabel 2.5 Cause and Effect of Prioritization (Benson et al. 2004, p298) Cause and Effect Language
Score
Effects
Proyek tidak memiliki hubungan dengan arahan strategi perusahaan.
0
Tidak ada
Proyek secara tidak langsung memberikan kontribusi terhadap arahan strategi perusahaaan.
1
Minor
Proyek akan memberikan kontribusi perusahaan, tetapi dampaknya sulit diukur.
terhadap
2
Kecil
Proyek akan memberikan kontribusi baru namun tidak mempengaruhi posisi perusahaan secara signifikan.
3
Penting
Cause and Effect Language
Score
Effects
minor
Proyek akan memberikan kontribusi baru yang akan memberi perubahan secara signifikan bagi posisi kompetitif perusahaan atau member kuntungan kompetitif.
4
Sangat Penting
Proyek bersifat kritis dalam menetapkan mempertahankan posisi kompetitif perusahaan.
5
Kritis
atau
Menurut Benson et al. (2004, p135-136), tabel 2.6 menunjukan jenis-jenis proyek
pada serangkaian dampak pada bottom-line. Rangkaian tersebut
merupakan hasil penilaian dari tiap proyek pada arahan strategi. Tabel 2.6 Development Investment Portfolio
Dari tabel diatas, dapat dibuat diagram bubble untuk pembuatan keputusan pembuatan proyek, yaitu :
Gambar 2.14 Portfolio Proyek untuk Pengembalian Keputusan (Benson, et al, 2004,p136) 2.2.15 Praktek Alignment Menurut
Benson
et
al.(2004,
p150-156),
praktek
prioritization
memungkinkan manajemen untuk menyutujui sumber daya untuk TI inisiatif yang di usulkan berdasarkan pada dampak bottom-line dan hubungannya terhadapa arahan strategis, maka praktek alignment melakukan hal yang sama untuk aplikasi TI dan infrastruktur yang telah ada. 2.2.15.1 Tiga Bagian Praktek Alignment Praktek alignment dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :
a. Strategic Alignment Menujukan antara portfolio aplikasi, infrastruktur, services dan manajemen dalam mendukung arahan strategi dan kebutuhan operasional bisnis. Tabel 2.7 Sample Alignment Data
b. Internal IT Alignment Menunjukkan hubungan antara portfolio infrastruktur TI dan services dalam mendukung komponen nilai tertinggi dan portfolio aplikasi TI. c. Functional Alignment Melakukan penilaian terhadap kualitas, tingkat layanan, tingkat penggunaan dan teknologi dari sumber daya TI yang dimiliki perusahaan.
Gambar 2.15 Portfolio Assessment for Decision Making (Benson, et al, 2004,p139) 2.2.16 Praktek Innovation Menurut Benson et al. (2004, p187-192), TI telah dan masih menjadi alat pendukung utama atas berjalannya perusahaan. Tujuan dan kriterianya untuk menuju kesuksesan telah diwujudkan pada kemampuan bereaksi atas kebutuhan aplikasi bisnis, kemampuan infrastruktur dan pelayanan pendukung. Dengan TI, perusahaan dapat membuat tujuan, program, strategi, dan rencana. TI dapat menciptakan dan membedakan produk, pasar, dan konsumen yang potensial. Oleh karena itu, kegiatan innovation merupakan salah satu kegiatan terpenting yang harus dilakukan oleh perusahaan, terutama dibidang TI.
Innovation pada NIE terdiri dari empat komponen yaitu :
1. Business and Technology Monitoring (Pemantauan Bisnis dan Teknologi) Meninjau kembali manajemen bisnis dan TI dari factor perubahan bisnis dan teknologi yang akan memberikan pengaruh bisnis (Perubahan apa saja yang mempengaruhi perusahaan?) 2. Innovation Visioning (Visi Inovasi) Mengembangkan alternatif visi atau arah bagi perusahaan, merespon perubahan bisnis dan TI, serta memperoleh kesepakatan atas alternative visi (Apa yang dapat kita lakukan?) 3. Business Context and Choice (Konteks dan Pilihan Bisnis) Memberikan pilihan mengenai visi atau arah bagi perusahaan yang menjelaskan bagaimana bisnis dapat berfungsi (Apa yang harus kita lakukan?) 4. Actionable Innovation (Motivasi yang dapat ditindak lanjuti) Membentuk scenario dan prototype dan perencanaan aksi untuk innovation yang menciptakan outline perencanaan yang dapat dilakukan (Apa yang akan kita lakukan?)
