BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Teori Umum Teori – teori berikut merupakan teori yang digunakan untuk mendukung konsep – konsep Information Economics (IE). 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut Mathiassen et al (2000, p3), sistem adalah kumpulan dari komponen – komponen peralatan model requirement, function, dan interface. Menurut O’Brien (2003, p8), sistem adalah sekelompok komponen – komponen yang saling berhubungan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproses output dalam proses perubahan organisasi.
2.1.2. Pengertian Informasi Menurut O’Brien (2003, p13), informasi adalah data yang telah diubah bentuknya menjadi lebih berarti dan berguna bagi pengguna – pengguna khusus. Menurut Mcleod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya. Suatu informasi yang berguna haruslah memiliki beberapa ciri – ciri atau karakteristik berikut ini: •
Reliable (dapat dipercaya) Informasi harus bebas dari kesalahan dan harus akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi. 6
7 •
Relevan (cocok atau sesuai) Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi ini dapat mengurangi ketidakpastian dan dapat meningkatkan nilai dari suatu kepastian.
•
Timely (tepat waktu) Informasi yang disajikan tepat pada saat dibuthkan dan dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
•
Complete (lengkap) Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data – data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.
•
Understandable (dapat dimengerti) Informasi yang disajikan sebaiknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan. Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat, dan lebih berarti bagi penggunanya.
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi menurut O’Brien (2003, p8) adalah kumpulan dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber – sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam perusahaan. Menurut Laudon dan Laudon (2002, p7), sistem informasi adalah komponen – komponen yang saling berhubungan yang bekerja secara bersama – sama untuk
8 mengumpulkan,
memproses,
menyimpan
dan
menyebarkan
informasi
untuk
mendukung pembuatan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis, dan visualisasi dalam suatu organisasi.
2.1.4. Pengertian Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi secara khusus ditujukan untuk teknologi khususnya hardware, software, dan jaringan telekomunikasi. Teknologi informasi memfasilitasi perolehan, pemrosesan, penyimpanan, pengiriman, dan pembagian informasi dan isi digital lainnya. Menurut Williams dan Sawyer (2005, p3), teknolgi informasi adalah ketentuan umum yang menggambarkan tiap teknologi yang membantu untuk memproduksi, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan / atau menyebarkan informasi.
2.1.5. Pengertian Proses Bisnis Menurut Laudon dan Laudon (1998, p83), proses bisnis merupakan cara – cara yang unik dimana sebuah organisasi mengkoordinasi dan mengatur efektifitas kinerja informasi dan pengetahuan untuk menghasilkan produk dan jasa yang bernilai.
2.1.6. Investasi Menurut Halim (2003, p5), investasi merupakan pengeluaran sejumlah dana untuk menggunakan sumber dana yang ada pada perusahaan guna mendukung kegiatan operasional perusahaan dan dapat memberikan manfaat di masa yang akan datang.
9 2.1.7. Investasi Teknologi Informasi Menurut Sutojo (1993, p1), investasi teknologi informasi merupakan usaha menanamkan faktor – faktor produksi langka dalam proyek tertentu. Tujuan utama dari investasi adalah memperoleh berbagai macam manfaat yang cukup layak di kemudian hari. Manfaat tersebut dapat berupa laba, manfaat non keuangan atau kombinasi dari keduanya.
2.1.8. Internet Menurut Chaffey et al. (2000) Internet berarti jaringan fisik yang menghubungkan komputer di seluruh dunia. Internet terdiri dari infrastruktur jaringan server dan komunikasi yang berhubungan satu sama lain yang digunakan untuk mengambil dan sebagai transportasi sejumlah informasi pada internet. Internet memungkinkan mengirimkan pesan dan transaksi diantara komputer yang terhubung di seluruh dunia.
2.1.9. Website Website adalah komputer yang yang dihubungkan ke internet yang memelihara atau
menjaga
sekumpulan
halaman
web
di
World
Wide
Web
(www).
(http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=website)
2.1.10. Web Hosting Web hosting adalah suatu tipe layanan hosting internet untuk individu atau organisasi dimana menyediakan agar website mereka dapat diakses melalui World Wide Web (www). Web host merupakan perusahaan yang menyediakan tempat di
10 server yang mereka miliki untuk digunakan oleh klien mereka sama dengan menyediakan
koneksi
internet,
khususnya
dalam
suatu
data
center.
(http://en.wikipedia.org/wiki/Web_hosting)
2.2. Teori Khusus Teori – teori berikut merupakan teori yang digunakan untuk mendukung ruang lingkup pembahasan. 2.2.1. Information Economics Menurut Parker et al. (1988, p5) Information Economics merupakan sekumpulan alat perhitungan untuk mengkuantifikasi nilai, manfaat, dan biaya dari investasi proyek teknologi informasi. Information
economics melihat
pada
analisa
manfaat
dan
biaya yang
berhubungan dengan nilai yang berdasarkan kinerja bisnis. Information economics juga melihat infrastruktur teknologi informasi
sebagai investasi dalam infrastruktur.
Information
sebuah
economics juga
merupakan
proses
dalam
pengambilan
keputusan disetiap investasi yang akan dilakukan, karena setiap investasi memiliki karakteristik yang berbeda dan unik pada nilai, biaya- biaya, dan resiko – resiko. Proses pengambilan keputusan tersebut memisahkan justifikasi bisnis untuk teknologi informasi dari elemen– elemen teknologi untuk aplikasi yang hendak diinvestasikan.
2.2.2. Nilai (Value) Menurut Parker et al. (1988, p64), nilai didasarkan pada keuntungan yang diperoleh dari persaingan yang dicerminkan dalam kinerja masa sekarang dan masa
11 yang akan datang. Dimana akan menambah keuntungan yang melebihi para pesaing dan nilai tersebut akan membuat pihak manajemen bersedia melakukan invesatasi. Nilai dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori yang terdiri dari Return On Investment, Strategic Match, Competitive Advantage, Competitive Response, Management Information Support for CSF, Service and Quality, Agility, Learning and Empowerment, Cycle Time, dan Strategic IT Architecture.
2.2.3. Biaya (Cost) Untuk melakukan investasi diperlukan biaya. Biaya merupakan sebuah pengukuran atas sejumlah sumber daya yang dibutuhkan dalam menghasilkan sebuah produk. Biaya dinyatakan dalam ukuran mata uang misalnya, rupiah. Dalam Information Economics terdapat dua jenis biaya, yaitu biaya pengembangan (development cost) dan biaya berjalan (ongoing expense). Biaya pemeliharaan (maintenance) termasuk dalam biaya berjalan (Parker et al. 1988, p90).
2.2.4. Manfaat (Benefit) Benefit atau manfaat memiliki banyak arti yang dapat dihubungkan dalam berbagai bidang, tapi dalam Information Economics manfaat dipandang secara ekonomis, baik yang tangible maupun intangible. Ada tiga macam manfaat menurut Parker et al. (1988, p92) yaitu : •
Tangible benefits, merupakan keuntungan nyata dan dapat dikalkulasikan secara keuangan (keuntungan ini lebih mengarah pada sisi bisnis).
12 •
Quasi – tangible benefits, merupakan keuntungan yang lebih mengacu pada peningkatan efisiensi proses kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan.
•
Intangible benefits, merupakan keuntungan yang lebih mengacu pada efektifitas proses kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan.
Sedangkan menurut Remenyi (1995, p42), mengelompokkan lebih lanjut kedua jenis manfaat tersebut dalam IT benefit matriks. Pengelompokan tersebut mengembangkan dua jenis manfaat menjadi empat jenis manfaat, yaitu: •
Tangible measureable, merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan perusahaan dan dampak tersebut dapat diukur secara objektif. Misalnya pengurangan staff dan peningkatan penjualan.
•
Tangible unmeasureable, merupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan perusahaan tetapi sulit untuk diukur secara langsung. Misalnya informasi yang lebih baik, perbaikan keamanan, dan resiko yang lebih rendah.
•
Intangible measureable, merupakan manfaat yang dapat diukur tetapi dampaknya tidak secara langsung dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan. Misalnya informasi yang lebih cepat dan tanggapan positif dari staff.
•
Intangible unmeasureable, merupakan manfaat yang sulit diukur dan dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan. Misalnya terhadap perubahan pasar, persepsi dari konsumen dan calon karyawan terhadap produk perusahaan.
13
Gambar 2.1 IT Benefit Matrix
2.2.4.1. Tangible Benefit 2.2.4.1.1. Cost Benefit Analysis (CBA) Menurut Remenyi (2001, p296), CBA didefinisikan sebagai ”The process of comparing the various cost associated with an investment with the benefits and profits that it returns”. Definisi CBA di atas diterjemahkan sebagai proses yang membandingkan bermacam – macam biaya yang berhubungan dengan investasi dengan manfaat dan keuntungan yang dikembalikan. Menurut Parker et al. (1988, p90), CBA merupakan teknik yang paling umum yang digunakan dalam melakukan perhitungan finansial dari suatu proyek. Dalam CBA perhitungan yang dilakukan terhadap biaya pengembangan proyek (seperti biaya hardware, biaya software, biaya training, dan lain – lain), biaya berjalan dan penghematan atau pengurangan biaya yang mungkin terjadi.
14 2.2.4.2. Quasi-Tangible Benefit 2.2.4.2.1. Value Linking Parker et al. (1988, p111) menyatakan bahwa ”Value linking is used to evaluate financially the combain effects of improving performance of a function and any consequential results from a separate function”. Definisi tersebut diterjemahkan sebagai berikut: Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial efek dari perubahan performa sebuah fungsi atau proses atau pengaruh terhadap peningkatan kinerja perusahaan. Nilai tersebut tidak tergantung oleh waktu.
2.2.4.2.2. Value Acceleration Menurut Ward dan Peppard (2002, p424), Value Acceleration sebagai ”A value which consider time dependence of benefit and cost in other departments of system improvements”. Definisi value acceleration tersebut diterjemahkan sebagai nilai yang sangat bergantung pada satuan waktu untuk pengukuran biaya dan manfaat pada departemen – departemen lain karena adannya perubahan dan pengembangan sistem.
2.2.4.3. Intangible Benefit Menurut Parker et al. (1988, p101), contoh intangible benefits adalah informasi yang lebih tepat waktu (menyediakan peringatan perubahan yang lebih cepat), meningkatkan fleksibilitas organisasional (mengijinkan organisasi untuk berubah lebih cepat), promosi dari pembelajaran dan pemahaman organisasional (meningkatkan kemampuan organisasional yang diperlukan untuk menyukseskan perubahan), ketersediaan informasi yang baru, lebih baik dan lebih banyak (memberikan kesempatan untuk bersaing lebih efektif), kemampuan untuk menginvestigasi lebih
15 banyak alternatif (meningkatkan kemampuan untuk membuat keputusan yang terbaik dari beberapa alternatif yang ada), pembuatan keputusan yang lebih cepat (menciptakan keuntungan kompetitif dengan tindakan yang tepat waktu).
2.2.5. Value Chain Penggunaan value chain dapat membantu perusahaan dalam memahami dengan jelas perbandingan antara rantai nilai sendiri dengan pesaing sehingga memberikan pilihan yang menguntungkan dalam persaingan bisnis. Sedangkan menurut Ward dan Peppard (2002, p244) yang didasarkan pada referensi Michael Porter mengatakan bahwa konsep dari value chain dimana setiap perusahaan merupakan kumpulan dari aktivitas yang digunakan untuk mendesain, produksi, mengirim, dan mendukung produk atau jasa. Semua ativitas ini dapat direpresentasikan dalam value chain yang hanya dapat dilihat dari segi bisnis. Value chain dari sebuah perusahaan harus dimengerti sebagai bagian dari sistem yang besar, yang meliputi supplier, konsumen, dan kompetitor. Value chain merupakan aliran informasi internal yang berpengaruh pada IT/IS. Value chain secara garis besar dibagi menjadi dua bagian yaitu aktivitas utama dan ativitas pendukung. Aktivitas utama adalah bagian yang dapat memenuhi aturan dari value chain itu sendiri dan meningkatkan kepuasan pelanggan yang akan berdampak langsung pada aktivitas yang berhubungan. Tidak hanya setiap aktivitas harus berjalan dengan baik, tetapi juga harus berhubungan satu sama lain secara efektif jika menginginkan kemampuan seluruh bisnis dioptimalkan. Aktivitas utama ini terdiri dari:
16 •
Inbound Logistic : penerimaan, penyimpanan, mendapatkan, dan menentukan input dan sumber daya dengan kualitas dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini mungkin meliputi perekrutan staff yang baik, pembelian material, komponen, dan jasa.
•
Operation : melakukan perubahan dari input menjadi produk dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen.
•
Outbound Logistic : mendistribusikan produk ke konsumen baik secara langsung atau melalui perantara jalur distribusi.
•
Sales dan Marketing : menentukan cara bagaimana agar konsumen peduli terhadap produk dan jasa serta menerimanya, termasuk bagaimana caranya membujuk mereka untuk membeli dan menggunakan produk dan jasa.
•
Services : menambahkan nilai dengan memastikan konsumen mendapatkan keuntungan atau nilai dari produk yang dibelinya secara penuh. Sedangkan aktivitas pendukung merupakan bagian yang memungkinkan untuk
mengontrol dan mengembangkan bisnis sepanjang waktu dan menambah nilai secara tidak langsung. Nilai akan terwujud jika aktivitas utama dijalankan dengan sukses. Dalam aktivitas pendukung terdiri dari beberapa bagian: •
Infrastructure : seperti bagunan fisik, fasilitas, dan legal.
•
Human Resource Management : terdiri dari karyawan atau personel, proses perekrutan, training, dan payroll.
•
Product and Technology Development : melakukan riset dan pengembangan, serta mendesain produk dan prosesnya.
17 •
Procurement : melakukan pembelian dan pendanaan untuk kebutuhan aktivitas bisnis.
Gambar 2.2 Value Chain
2.2.6. Analisis 5 Daya Porter (5 Forces Model) Persaingan adalah inti dari kesuksesan atau kegagalan sebuah perusahaan. Salah satu framework yang digunakan untuk menganalisis persaingan adalah Porter’s competitive forces model. Model ini digunakan untuk mengembangkan strategi perusahaan guna meningkatkan kekuatan bersaing perusahaan. Menurut Porter ada 5 kekuatan yang dapat membahayakan posisi perusahaan di lingkungan industrinya, yaitu: •
Ancaman dari pendatang baru : pendatang baru dapat menjadi ancaman karena hambatan – hambatan untuk masuk ke lingkungan industri masih rendah.
18 •
Kekuatan menawar dari pemasok : semakin sedikit pemasok maka pemasok semakin mempunyai kekuatan untuk memberikan penawaran sehingga pemasok mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
•
Ancaman barang pengganti : barang pengganti tidak hanya sebagai pengganti dari produk tetapi dapat menjadi alternatif bagi pembeli untuk membelanjakan uang mereka. Sebagai contoh : seseorang biasanya memilih berlibur dibandingkan dengan membeli barang mewah, demikian juga sebaliknya.
•
Kekuatan menawar dari pembeli : dengan adanya perusahaan yang sejenis dan barang pengganti maka kekuatan dari pembeli semakin besar dimana pembeli dapat mempertimbangkan barang yang ingin dibeli.
•
Persaingan industri sejenis : persaingan meningkat ketika perusahaan menghadapi tantangan dari pesaingnya dalam idustri sejenis atau ketika dilihat adanya peluang untuk meningkatkan posisi pasar. Persaingan dalam hal harga, kualitas, dan inovasi
2.2.7. Analisis SWOT Menurut Robbins dan Coulter (2002, p229) analisis SWOT adalah analisis dari kekuatan – kekuatan dan kelemahan – kelemahan suatu organisasi dan kesempatan – kesempatan serta ancaman – ancaman dari lingkungannya. Peranan SWOT pada Information Economics adalah untuk membantu menentukan strategi bisnis pada perusahaan. SWOT terdiri dari strength, weakness, opportunity, dan threat. Pengertian dari strength, weakness, opportunity, dan threat adalah sebagai berikut:
19 •
Strength (kekuatan) Kekuatan (strength) adalah kegiatan – kegiatan perusahaan yang berjalan baik atau sumber daya yang dikendalikan.
•
Weakness (kelemahan) Kelemahan (weakness) adalah kegiatan – kegiatan perusahaan yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan tetapi tidak dimiliki oleh perusahaan.
•
Opportunity (peluang) Peluang (opportunity) adalah faktor – faktor lingkungan luar yang positif.
•
Threat (ancaman) Ancaman (threat) adalah faktor – faktor lingkungan luar yang negatif.
2.2.8. Analisis Dua Domain Aktivitas dalam suatu perusahaan dapat digolongkan menjadi 2 bagian besar, yaitu
aktivitas bisnis
dan
aktivitas
pendukung teknologi.
Istilah ”Domain”
digunakan untuk mengkarakteristikan dua aktivitas yang berbeda. Tujuan pembagian ini adalah untuk menekankan peran yang berbeda dari manajemen dan perencanaan dalam bisnis dan teknologi. Domain Bisnis adalah pengguna (user) dari teknologi informasi sedangkan domain teknologi
adalah
penyedia
layanan
teknologi
informasi. Kedua domain inilah yang membentuk Information Economics (Parker et al. 1988, p26), menekankan perbedaan antara biaya dan nilai dalam dua domain. Dari
sudut
pandang
domain
bisnis,
nilai
dihasilkan dari
penggunaan
teknologi informasi untuk menghasilkan pendapatan, mengurangi biaya,
dan
20 meningkatkan efektivitas atau nilai. Dari sudut pandang domain teknologi, nilai dapat dilihat dari keuntungan yang didapat oleh domain bisnis atas penggunaan teknologi informasi. Model analisa dua domain dalam information economics dapat dilihat dalam gambar 2.3 di bawah ini:
Gambar 2.3 Information Economics two-domain model (Sumber : Parker et al. 1988, p76)
21 2.2.8.1. Business Domain Business domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total dari sebuah proyek TI dalam membuat ranking keseluruhan dari proyek menjadi lebih realistis. Variabel ini ditambahkan untuk menghitung faktor – faktor yang tidak dapat dihitung secara langsung oleh simple ROI. Dengan kata lain untuk menghitung manfaat – manfaat yang bersifat intangible. Menurut Parker, faktor – faktor unik dalam business domain yaitu: •
Strategic Match (SM) Strategic Match menaksir nilai tujuan jangka panjang dan mensyaratkan adanya eksistensi yang terwujud (Parker, 1996, p318). Strategic Match menyediakan metode untuk menigkatkan skor dari aplikasi yang inovatif dan secara langsung memberikan dukungan bagi pencapaian tujuan bisnis. Penekanan juga terdapat pada hubungan yang erat antara TI dan perencanaan bisnis, serta penilaian derajat potensi dari proyek terhadap pencapaian strategi bisnis.
•
Competitive Advantage (CA) Competitive Advantage termasuk strategi utama yang diikuti oleh bisnis dan termasuk sebuah implementasi dari cost leadership, differentiation atau fokus. Gradasi penilaian sangat berbeda untuk setiap tipe startegi. Tiga tujuan dasar yang harus dicapai perusahaan jika perusahaan menginginkan peningkatan Competitive Advantage, yaitu: o Perusahaan harus memposisikan diri untuk mengubah struktur industri. Contoh : mengubah kapasitas industri.
22 o Perusahaan harus memperbaiki posisi perusahaan dalam bisnis yang dijalani. Perusahaan harus mendukung inisiatif yang dapat membedakan produk perusahaan atau pelayanannya, bahkan merubah lingkup persaingan dari bisnis. Contoh : menciptakan sebuah produk yang unik dan keunikan tersebut harus menjadi nilai utama di mata pelanggan. o Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis baru. •
Competitive Response (CR) Competitive Response mengukur tingkat dimana kegagalan sistem dapat menyebabkan kegagalan persaingan bagi perusahaan (Parker et al., 1988, p320). Hal ini muncul karena persaingan telah lebih dulu menyediakan jasa, produk, pertukaran data, kapasitas yang dibutuhkan oleh industri serta beberapa otoritas dalam menjalankan sistem sebagai kondisi dari jalannya suatu aktivitas bisnis.
•
Management Information Support for CSF’s (MI) Management Information Support for CSF’s berfokus pada aktivitas internal yang secara langsung mempengaruhi produk dan pelanggan eksternal. Management Information Support for CSF’s memperkirakan kontribusi langkah – langkah yang diambil terhadap kebutuhan informasi manajemen untuk aktivitas yang kritis (Parker, 1996, p320). Informasi dalam dukungannya pada CSF’s bisnis mencerminkan derajat dimana tindakan menyediakan informasi manajemen pada kunci aktivitas dari perusahaan.
23 •
Service and Quality (SQ) Penyampaian produk dan pelayanan yang benar, bebas dari kesalahan dan tepat waktu dengan harga yang sesuai adalah indikator dan kriteria pengukuran yang dipertimbangkan oleh para stakeholder (Parker et al. 1988, p353).
•
Agility, Learning, and Empowerment (ALE) Agility, Learning, and Empowerment secara berkesinambungan memusatkan perhatian pada peningkatan fleksibilitas, intelijen dan kemampuan adaptasi untuk mengubah kedua faktor penting organisasi yaitu tenaga kerja dan proses bisnis. Selain itu untuk memperkuat investasi organisasi dengan menyediakan informasi yang diperlukan, pertanggungjawaban dan otoritas dalam pengambilan keputusan.
•
Cycle Time (CT) Peningkatan cycle time adalah suatu keharusan dalam berkompetisi. Cycle time berfokus
pada
semua
elemen
yang
masih
dalam
proses,
mulai
dari
menyelenggarakan budaya inovatif untuk memacu ide baru melalui pengembangan dan produksi yang sukses dan penyalurannya ke konsumen dengan tepat waktu sampai pada pembangunan standar industri baru atau praktik terbaik (Parker, 1996, p323). •
Business Strategy Risk (BSR) Business Strategy Risk mencerminkan level kesuksesan strategi bisnis itu sendiri, memberikan pasar yang dinamis, dan waktu (Parker, 1996, p325).
24 •
Business Organization Risk (BOR) Business Organization Risk berfokus pada kemampuan organisasi dalam melakukan perubahan yang diperlukan untuk proyek, yaitu kebutuhan pengguna dan bisnis.
2.2.8.2. Technology Domain Variabel pada teknologi domain lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Menurut Parker terdapat empat variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk menghitung manfaat – manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu: •
Strategic IT Architecture (SA) Strategic IT Architecture mengevaluasi tingkat dimana proyek itu sesuai dengan keseluruhan strategi sistem informasi (Parker, 1996, p324). Kesesuaian ini direfleksikan dalam perencanaan TI (blueprint). Hasil blueprint dalam proses pengembangan sistem diperlukan untuk menyelesaikan rencana yang telah ditetapkan. Blueprint menjelaskan urutan proyek – proyek yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana. Implementasi TI yang baik harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana TI yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
•
IT Strategy Risk (ISR) IT Strategy Risk berfokus pada resiko kompetitif strategi yang dilibatkan sebagai hasil dari perubahan struktur bisnis, termasuk aliansi, joint ventures, dan virtual
25 corporation, dan kepentingan untuk mendukung perusahaan disesuaikan untuk permintaan baru dari pasar (Parker, 1996, p326). •
IT Definitional Uncertainly (IDU) IT Definitional Uncertainly bersama dengan IT Technical and Implementation Risk, dan IT Services Delivery Risk berfokus pada implementasi dan penyampain resiko dan mencerminkan level of stability dari lingkungan penerima (Parker, 1996, p327).
•
IT Technical and Implementation Risk (ITIR) IT
Technical
and
Implementation
Risk
merupakan
alat
untuk
menilai
ketergantungan proyek pada teknologi baru yang melibatkan teknologi tunggal / kombinasi dari beberapa set keahlian teknis, perangkat keras ataupun piranti lunak. Resiko tersebut merupakan bagian dari kriteria pengambilan keputusan bisnis dalam pendanaan dan pengembangan strategi teknologi organisasi. •
IT Services Delivery Risk (ISDR) Faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan dihadapi perusahaan dengan adanya sistem yang baru. Penilaian ini dipusatkan pada resiko jangka pendek yang mungkin dihadapi oleh organisasi. Resiko ini ditekankan pada tingkat perubahan yang diperlukan organisasi, termasuk biaya awal, integrasi, manajemen pelatihan, kebutuhan reorganisasi, dan ancaman terhadap ekuilibrium yang ada.
2.2.9. Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit Analysis) Menurut Parker et al. (1988, p91), analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam dua cara. Yang pertama adalah sebagai alat perencana yang membantu dalam
26 pengambilan keputusan, maksudnya adalah apakah suatu sistem layak atau tidak layak. Yang kedua adalah analisa biaya manfaat digunakan sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam analisis biaya manfaat ini. Pertama adalah studi kelayakan untuk proyek. Kedua, pada tahap akhir proyek. Dan terakhir adalah menganalisa apakah biaya dan manfaat yang telah dikeluarkan penting untuk proyek – proyek besar. Analisa cost dan benefit sangat dibutuhkan karena untuk mengambil sebuah keputusan dibutuhkan sekumpulan data yang konsisten. Setelah menentukan manfaat – manfaat yang diharapkan dan biaya – biaya implementasi proyek, hubungan antara manfaat – manfaat dengan biaya – biaya membutuhkan definisi (Parker et al., 1988, p93). Ada beberapa pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan hubungan antara biaya dan manfaat, diantaranya: •
Simple Return on Investment (ROI) Teknik ini biasanya disebut juga sebagai accounting rate of return. Simple return on investment (ROI) merupakan rasio dari rata – rata pendapatan bersih proyek untuk tiap tahun yang dibagi dengan investasi internal dalam proyek tersebut. Metode ini merupakan metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data dan proyek sistem informasi. Penggunaan metode ini mengasumsikan tersedianya dana untuk mendukung implementasi SI. Tentu saja kondisi tidak selalu benar, oleh karena itu ROI tidak dapat berdiri sendiri.
•
Net Present Value Metode ini menggunakan discount rate yang ditentukan dari biaya modal perusahaan untuk membuat nilai uang dari proyek. Discount rate kemudian
27 digunakan untuk menyajikan nilai dari manfaat yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan, dan digunakan untuk merefleksikan kriteria lain yang dibuat oleh perusahaan seperti penyesuaian kompensasi bagi resiko yang dapat dilihat.
Menurut Sutojo (2000, p117), nilai saat ini sejumlah uang, keuntungan atau net cash flow yang akan diterima pada masa yang akan datang, dapat dihitung dengan menggunakan rumus present value yang berikut:
Dimana PV adalah simbol nilai saat ini (present value) yang dicari, FV adalah simbol nilai uang, keuntungan atau net cash flow yang akan diterima pada masa yang akan datang, r adalah simbol masa (tahun) uang, keuntungan atau net cash flow itu akan diterima. Sebagai cacatan dikatakan, dalam istilah manajemen keuangan suku bunga yang dipergunakan untuk mendiskonto nilai uang pada masa yang akan datang, agar ditemukan present value nya, disebut tingkat pendoskonto (discount rate atau discount factor). Present value uang, keuntungan, atau net cash flow, yang dinyatakan dalam satuan,
Selanjutnya dapat dijelaskan bahwa net present value (NPV) adalah selisih antara nilai saat ini (present value) seluruh net cash flow tahunan yang akan diterima
28 investor selama umur ekonomis proyek, dan nilai (anggaran) investasi proyek. Dalam studi kelayakan proyek, yang dimaksud dengan nilai saat ini adalah nilai pada saat proyek selesai dibangun. Sebagai pedoman umum dikatakan apabila net present value proyek positif, ditinjau dari segi profitabilitas, proyek yang direncanakan akan dibangun cukup layak. Sebaliknya apabila net present value negatif, rencana investasi proyek yang bersangkutan tidak layak. Net present value dapat dihitung dengan mempergunakan rumus persamaan matematis yang berikut:
Dimana NPV adalah simbol net present value proyek yang dicari, CFI adalah simbol net cash flow tahunan dari tahun ke satu sampai tahun ke-n, Io adalah simbol jumlah investasi yang telah tertanam dalam proyek, r adalah simbol discount rate yang dipergunakan untuk mencari present value. Dalam praktek sehari – hari discount rate yang dipergunakan adalah biaya modal (cost of capital) yang berlaku di pasar uang, misalnya suku bunga deposito, atau suku bunga kredit yang harus dibayar investor. Corak arus kas masuk (net cash flows) dan arus kas keluar (jumlah investasi-Io) dalam proses pembangunan dan operasi proyek tersebut di atas dapat dilukiskan dengan diagram pada gambar di bawah ini:
29
Gambar 2.4 Diagram Sederhana Arus Kas Proyek
Kotak panjang di bawah garis angka 0 menggambarkan jumlah dana yang diinvestasikan dalam proyek, sedangkan kotak – kotak panjang dan pendek di atas garis 0 menggambarkan net cash flow yang ditentukan, kotak – kotak net cash flow dicari present value nya (dalam gambar dilukiskan dengan anak panah) hingga tahun 0, untuk dijumlah dan dibandingkan dengan kotak panjang di bawah garis 0. Apabila ternyata lebih panjang berarti NPV positif sehingga proyek yang direncanakan cukup layak, sebaliknya apabila lebih pendek berarti NPV negatif sehingga proyek yang direncanakan tidak layak. •
Discount Rate of Return (IRR) IRR disebut juga dengan metode Discounted Cash Flow atau Internal Rate of
Return yang biasa digunakan dalam teknik analitikal. Menurut Sutojo (2000, p120), Internal Rate of Return (IRR) adalah cara mengevaluasi profitabilitas rencana investasi proyek kedua yang mempergunakan nilai waktu uang. Internal Rate of Return (IRR) adalah discount rate yang apabila digunakan
30 untuk mendiskonto net cash flows dan salvage value akan menghasilkan jumlah present value yang sama dengan jumlah investasi proyek. Internal Rate of Return (IRR) merupakan tingkat keuntungan yang akan diperoleh imvestor dari investasi proyek mereka. Persentase Internal Rate of Return (IRR) dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:
Persentase IRR dapat dicari secara coba – coba menggunakan kalkulator yang sudah diprogram atau dengan personal komputer yang telah diprogram untuk tujuan tersebut.
2.2.10. Lembar Kerja Untuk Menghitung ROI Menurut Parker et al. (1988, p95), untuk menghitung nilai pengembalian suatu investasi dapat menggunakan tiga macam lembar kerja, yaitu:
2.2.10.1. Development Costs Worksheet Dalam lembar kerja ini mencakup lima kategori utama yaitu: •
Development Effort (usaha pengembangan), mencakup biaya peningkatan sistem dan pemrograman, biaya peningkatan adanya tambahan karyawan, seperti administrasi data.
•
New hardware, mencakup biaya – biaya tambahan untuk berbagai peralatan. Misalnya terminal, printer, monitor, jaringan komunikasi dan lain sebagainya.
31 •
New purchased software, mencakup semua biaya yang berkaitan dengan adanya software baru dalam perusahaan.
•
User training, mencakup keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk memberikan pelatihan bagi karyawan dengan adanya suatu sistem baru.
•
Other cost, mencakup semua biaya yang dikeluarkan, termasuk juga didalamnya sistem pengujian sistem baru pada saat implementasi.
Gambar 2.5 Lembar Kerja Pengembangan
2.2.10.2. Ongoing Expense Worksheet Menurut Parker et al. (1988, p95), lembar biaya kerja saat ini mencakup enam kategori, yaitu: •
Application Software Maintenance (pemeliharaan aplikasi software).
32 •
Incremental Data Storage Expense (peningkatan biaya penyimpanan data).
•
Incremental Communication (peningkatan biaya komunikasi).
•
New Software and Hardware Lease (peningkatan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru).
•
Supplies (perlengkapan).
•
Other (lainnya).
Gambar 2.6 Lembar Kerja Biaya Saat Ini
2.2.10.3. Economic Impact Worksheet Menurut Parker et al. (1988, p97) dalam lembar kerja ini berisi ringkasan dampak ekonomis dari proyek teknologi informasi. Skor (nilai) diperoleh dari adanya hubungan garis lurus untuk menghitung Return On Investment (ROI) dari periode aliran kas bersih selama masa waktu lima tahun. Bagian – bagian utama dari lembar
33 kerja ini adalah investasi bersih yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung dari lembar kerja biaya pengembangan. Arus kas tahunan (yearly cash flow) didapat manfaat ekonomis bersih (net economic impact) ditambah dengan pengurangan biaya operasi (operating cost reduction) menghasilkan pendapatan yang belum kena pajak (pre tax income), kemudian dikurangi lagi dengan yang sedang berjalan. Simple Return On Investment (ROI) dikalkulasi rata – rata lima tahun arus kas bersih yang dibagi dengan investasi bersih. Setelah simple ROI didapat, maka dampak ekonomis dapat ditentukan. Berikut ini adalah contoh lembar kerja dampak ekonomis menurut Parker et al. (1988, p97):
34
Gambar 2.7 Lembar Kerja Dampak Ekonomis
2.2.11. Corporate Values Corporate Value digunakan perusahaan untuk menilai kekuatan nilai yang relatif dalam investasi teknologi informasi.
35 2.2.11.1. Value Based On Corporate Culture Menurut Parker et al. (1988, p180) hal ini dilakukan untuk dapat mengerti bagaimana menguraikan nilai atau bobot yang tepat untuk dikontribusikan sebagai value dan risk dalam teknologi informasi dan kebiasaan perusahaan merupakan sistem kepercayaan yang meliputi sejarah perusahaan, kepercayaan, dan nilai – nilai termasuk juga pandangan dan nilai dari manajemen yang menanyakan pihak yang berkepentingan dalam perusahaan. Kebiasaan perusahaan mewakili semangat dan kemauan keras dari suatu organisasi. Manajer sistem informasi harus mengerti perusahaan sebelum dapat bersaing untuk sumber daya yang ada dalam perusahaan. Dahulu keputusan dibuat berdasarkan pada aspek kebiasaan perusahaan dan sistem kepercayaan bersama.
2.2.11.2. Establishing Corporate Value Metode ini digunakan untuk menguraikan corporate value dengan menentukan bobot relatif sebagai sesuatu yang penting untuk setiap kategori dan risk. •
Kuadran A (Invesment) Menjelaskan sebuah organisasi dengan bisnis yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang lemah. Hal ini tidak biasa dalam perusahaan yang sedang berubah, khususnya
ketika
pendapatan
membawa
divisi
baru
dengan
dukungan komputer yang sebelumnya sangat kurang. Interpretasinya adalah line of business ini mempunyai dasar bisnis yang kuat, dan mempunyai waktu dan peluang untuk investasi di masa mendatang.
36 •
Kuadran B (Strategic) Kuadran strategic menggambarkan sebuah organisasi yang mempunyai dasar bisnis yang kuat dengan dukungan komputer yang kuat juga. Interpretasinya adalah bahwa perusahaan yang kuat mempunyai peluang untuk berinvestasi dalam competitive advantage dan rintangan dalam competitive application.
•
Kuadran C (Infrastructure) Kuadran infrastruktur menggambarkan sebuah organisasi bisnis yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang lemah. Interpretasinya, bisnis yang dijalankan kurang baik tetapi tetap ada dukungan komputer untuk bisnis. Jadi keputusan untuk investasi teknologi informasi berhubungan dengan pengembangan area infrastruktur sebelumnya.
•
Kuadran D (Break Thru) Kuadran Break Thru menggambarkan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang kuat. Interpretasinya, mempertahankan tujuan bisnis, tetapi dengan kemampuan komputer yang ada sekarang dapat membuka
kemungkinan ada investasi
dan
signifikan dapat memperkuat potensi bisnis.
pengembangan
yang
secara
37
Gambar 2.8 Establishing Corporate Value
2.2.12. Information Economics Scorecard Proses terakhir dari Information Economics adalah memasukkan semua nilai hasil pembobotan Simple ROI dan pembobotan variabel domain teknologi dan bisnis ke dalam sebuah
scorecard untuk mendapatkan skor akhir dari proyek TI
tersebut. Semua nilai positif dan negatif yang mewakili nilai dan resiko dijumlahkan.
2.2.12.1. Kerangka Kerja Information Economics Metode yang digunakan pada Information Economics pada umumnya dibagi 2 jenis yaitu pendekatan finansial dan pendekatan non finansial. Tahap awal penelitian ini ditujukan untuk mengetahui komponen – komponen yang berhubungan erat dengan
38 investasi teknologi informasi tersebut. Misalnya biaya pemeliharaan, biaya perbaikan, dan lain – lain. Setelah itu dilakukan analisis biaya dan manfaat (cost benefit analysis) untuk mendapatkan ROI atas investasi tersebut. Tangible benefit diperoleh dengan menggunakan traditional cost benefit sedangkan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation valuation digunakan untuk mengukur quasi tangible. Tahap selanjutnya adalah melakukan analisis dari dua sisi perusahaan (two domain analysis) yaitu domain teknologi dan domain bisnis. Hal ini dilakukan karena perhitungan ROI merefleksikan nilai dan resiko tertentu. Ada beberapa yang unik di domain bisnis dan yang lainnya unit domain teknologi. Analisis ini dilakukan untuk intangible benefit investasi teknologi informasi tersebut. Setelah dilakukan pembobotan, gabungan dari hasil analisis ROI, domain bisnis dan teknologi inilah yang akan memberikan angka atau skor yang menunjukkan besarnya dampak ekonomis dari penerapan teknologi terhadap perusahaan.
39
Gambar 2.9 Information Economics Scorecard (Sumber : Parker et al. 1988, p145)
2.2.13. Skala pengukuran Dalam penelitian kuantitatif, instrumen akan digunakan untuk mengumpulkan data. Setiap instrumen mempunyai skala pengukuran. Menurut Sugiono (2005, p84), skala pengukuran merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur, sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan menghasilkan data kuantitatif. Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang. Dengan skala Likert maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item – item instrumen yang dapat berupa pertanyaan atau pernyataan.
40 Jawaban setiap item instrumen yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif hingga sangat negatif, yang dapat berupa kata – kata antara lain: •
Sangat setuju/ setuju/ sangat positif.
•
Setuju/ sering/ positif.
•
Ragu – ragu/ kadang – kadang/ netral.
•
Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif.
•
Sangat tidak setuju/ tidak pernah/ sangat negatif. Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor,
misalnya: •
Sangat setuju/ setuju/ sangat positif = 5
•
Setuju/ sering/ positif = 4
•
Ragu – ragu/ kadang – kadang/ netral = 3
•
Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif = 2
•
Sangat tidak setuju/ tidak pernah/ sangat negatif = 1
