BAB 2 LANDASAN TEORI 2. 1Teori – Teori Umum 2.1. 1 Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan kumpulan dari beberapa sistem informasi yang saling terintegrasi. Seperti Joseph & Li (2008, hal. 1-21) mengatakan bahwa, “information systems packages that integrate information and information-based processes within and across functional areas in an organization”. ERP merupakan sebuah konsep yang menerapkan teknologi informasi untuk dapat membantu pihak menejemen agar dapat memiliki data dari lintas fungsional untuk keperluan analisis (Mehrjerdi, 2010, hal. 308). ERP merupakan perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh informasi di perusahaan. Hal ini didukung oleh Mimin Nur Aisyah (2011, hal. 41) yang mengatakan, “ERP is a software package which integrates all the information through a company such as financial and accounting information, human resources information, supply chain information and customer information.” Pada awalnya ERP dikembangkan untuk memfasilitasi proses bisnis manufacturing seperti, bahan mentah, inventory control, order entry, dan distribusi. ERP pada saat ini tidak mencakup customer relationship management (CRM) yang memungkinkan organisasi untuk mendapatkan informasi pelanggan secara spesifik. Kemudian ERP dievolusi untuk mencakup administrasi, penjualan, pemasaran, dan proses sumber daya manusia. Hal ini diperkuat oleh Kelly, dan Casey (2010, hal. 292) yang mengatakan, “ ERP system evolved to include administrative, sales, marketing, and human resources processes”.
7
8
Gambar 2. 1 ERP System ( (Rainer & Cegielski, 2010, hal. 293) Gambar 2.1 menunjukan sistem ERP yang sudah mengalami perubahan. Berdasarkan gambar di atas, sistem ERP telah mencakup berbagai modul yang terbagi menjadi financial management, operations management, dan human resource management. Hal ini diperkuat oleh pendapat Kelly, dan Casey (2010, hal. 292) yang mengatakan bahwa “ ERP systems include a variety of module, which are divided into core ERP modules ( financial management, operations management, and human resource management).” 2.1. 2 SAP SAP didirikan pada tahun 1972 oleh 2 mantan pegawai IBM, yaitu : Hasso Plattner, Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans Werner Hektor. Visi mereka membangun SAP adalah untuk mengembangkan standart aplikasi perangkat lunak untuk memproses bisnis secara real-time. SAP berpusat di Weinheim, Jerman, dengan kantor utamanya di dekat Mannheim (Anonim, 2006, hal. 1-2).
9 2.1. 3 SAP Business One SAP Business One merupakan sebuah aplikasi bisnis yang mudah digunakan dan merupakan solusi pengelolaan operasional yang mencakup ukuran bisnis dari 10 sampai 100 pegawai. Solusi ini sederhana tetapi kuat, yang memungkinkan sebuah tampilan yang lengkap dan cepat, baik untuk operasi bisnis maupun aktifitas pelanggan (Anonim, 2006, hal. 1-27). SAP telah menjadi produk standard dalam area ERP, dan tidak biasanya pelanggan dalam ukuran besar bergantung pada suppliers mereka untuk mengembangkan dan mengimplementasikan SAP yang sama dengan mereka. Dengan SAP Business One, perusahaan dengan ukuran small-to-medium dapat menggunakan SAP dan memenuhi kualitas kebutuhan. Pendapat kami ini diperkuat oleh Teufel, Nam, & Heun (2005, hal. 3) yang mengatakan bahwa “ with SAP Business One the small-to-medium sized company can afford SAP and fulfill such quality requirements”.
Gambar 2. 2 SAP Business One offers a compact yet powerful ERP Solution (Teufel, Nam, & Heun, 2005, hal. 3)
10 Gambar 2.2 menawarkan functional overview dari intergrated solution, di mana SAP Business One dilengkapi dengan fungsi terstandarisasi yang dibutuhkan oleh perusahaan small-to-medium. Dan proses area yang terdapat pada gambar di atas menunjukan proses yang paling banyak terdapat di perusahaan, di mana proses area ini dapat difasilitasi dengan SAP Business One yang menawarkan solusi singkat untuk mid-sized customer dan telah didesain untuk memenuhi kebutuhan spesifik customer pada level ini. Teufel, Nam, & Heun (2005, hal. 5) mengatakan, “ SAP Business One is intended as a compact solution for the mid-sized customer and has been designed to meet the specific needs of this level customer”. Meskipun SAP Business One tidak mencakup kemampuan SAP R/3 secara keseluruhan, SAP Business One tetap merupakan rangkaian ERP yang lengkap. 2.1. 4 Sales Baldwin (2010, hal. 12) mengatakan bahwa, “like other organizational processes—sales is not a silo. Sales relies on collaboration with other departments, including marketing and engineering, in addition to insight gained from previous sales efforts”. Sehingga dapat dikatakan sales merupakan kolaborasi dari berbagai departemen yang meliputi bagian marketing, dan gudang dengan tujuan untuk mencapai suatu keuntungan. Syahrul dan Muhammad Afdi Nizar (2000, hal. 716) mengatakan bahwa, “ penjualan adalah pendapatan yang diterima dari pertukaran barang atau jasa dan dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu, baik berdasarkan kas (sebagaimana diterima) atau berdasarkan akura; (sebagaimana diperoleh)”. 2.1. 5 SAP HANA SAP HANA adalah visi SAP untuk in-memory computing. Berdasarkan beberapa teknologi yang ada, SAP HANA merupakan sistem database yang didesain untuk meningkatkan kecepatan akses database ketika membaca data dan tidak memperlambat penginputan data (Walker, 2012, hal. 4). SAP HANA menggunakan teknologi berbasis in-memory computing yang memungkinkan pengolahan data dalam jumlah besar pada memori utama untuk memberikan hasil langsung dari analisis dan transaksi. Data yang akan diproses idealnya data real-time (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 9).
11
Gambar 2. 3 SAP HANA architecture (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 23) Database pada SAP HANA terdiri dari dua engine yaitu:
Column-based store, menyimpan data relasional dalam kolom. Mengoptimalkan tabel dengan jumlah data yang sangat besar, yang dapat dikumpulkan secara real-time dan digunakan dalam operasi analitis. (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 23)
Row-based store, menyimpan data relasional dalam baris. Mengoptimalkan operasi insert dan update pada database. Memiliki tingkat kompresi yang rendah, dan memiliki performa dalam memproses query masih dibawah column-based store (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 23).
12 2. 2 Teori – Teori Khusus 2.2. 1 Gambaran SAP B1
Gambar 2. 4 SAP Business One Provides Comprehensive Integration (Anonim, 2010, hal. 9)
SAP B1
hadir untuk memberikan solusi atas masalah yang dapat
menghambat proses bisnis perusahaan seperti information gap dan process gap. Information gap yang dimaksudkan di sini adalah kurangnya waktu yang dibutuhkan untuk informasi bisnis dalam menjalankan bisnis secara efisien. Sedangkan process gap muncul ketika adanya proses bisnis yang tidak terotomatisasi, dan otomatisasi berhenti pada suatu aplikasi dan harus secara manual dipindahkan ke aplikasi lain. Dalam hal ini biasanya process gap diatasi dengan memasukan kembali suatu informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. Untuk mengatasi kedua hal di atas, perusahaan dapat menggunakan SAP B1. Gambar 2.2 menunjukan bagaimana SAP B1 memberikan arus informasi yang efektif dan integrasi yang lengkap dari satu proses ke proses lainya, sehingga information gap dan process gap dapat dihilangkan. Proses penjualan yang berjalan dalam SAP B1 dimulai dari adanya permintaan untuk barang atau jasa yang akan dijual. Kemudian setelah transaksi penjualan terjadi akan dilanjutkan ke proses pengiriman barang dan akan berlanjut ke proses penagihan terhadap barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.
13
Gambar 2. 5 Proses penjualan dalam SAP B1 (Anonim, 2010, hal. 91) Gambar 2.5 menunjukan proses penjualan yang ada di dalam SAP B1. Di bawah ini adalah penjelasan dari gambar di atas (Anonim, 2010, hal. 92) : •
Sales Quotation merupakan sebuah penawaran atau proposal yang berisi perjanjian harga atas barang atau jasa tertentu yang akan diajukan kepada pelanggan atau atasan jika disetujui.
•
Sales Order Sebuah perjanjian dari pelanggan atau atasan untuk pembelian harga dengan jumlah dan harga yang telah desepakati.
•
Delivery Mengindikasikan proses pengiriman barang telah muncul.
•
Return Digunakan ketika pelanggan mengirim kembali barangnya atau untuk membenarkan kesalahan yang ada pada dokumen sebelumnya sebelum A/R Invoice di-post.
•
A/R Invoice Merupakan satu-satunya dokumen yang harus dibuat dalam proses penjualan. Dokumen ini digunakan sebagai permintaan pembayaran dan pencatatan pendapatan dalam laporan laba rugi.
14 •
A/R Invoice Plus Payment Merupakan bagian dari dokumen A/R Invoice yang digunakan untuk proses penjualan cash terhadap one-time customer.
•
A/R Credit Memo Digunakan ketika pelanggan mengirimkan kembali barangnya dan A/R Invoice sudah dibuat atau untuk membenarkan kesalahan yang ada dalam A/R Invoice.
•
A/R Down Payment Invoice Dokumen ini digunakan untuk skenario prabayar. Jumlah prabayar tersebut dicatat dalam pre defined liability account dan dipindahkan ke revenue account ketika down payment telah diaplikasikan dalam A/R Invoice standart. Dokumen ini tidak mempengaruhi inventory.
Tabel 2. 1 Pengaruh Sales Document Terhadap Accounting dan Inventory (Anonim, 2010, hal. 117) Sales Document
Dampak Akuntansi
Sales Quotation
Dampak Inventory
-
Mengurangi
Sales Order
available
stock
-
Menambah
committed
quantity Delivery
Jika menggunakan sistem pencatatan perpetual maka akan
terjadi
pencatatan
pada
persediaan
COGS barang Return
Mengurangi
jumlah
stock sebenaranya Mengurangi
committed
quantitiy
Melakukan pencatatan akun Menambah stok barang inventory
return
pada
COGS jika menggunakan sistem pencatatan perpetual
sebenaranya
15 Sales Document A/R Invoice
Dampak Akuntansi
Dampak Inventory
Jika pembuatan berdasarkan Akan terjadi pencatatan delivery
maka
terjadi
pengurangan
pencatatan piutang dagang
sebenarnya
terhadap
Invoice
pelanggan
pada
jika
A/R
tidak
dibuat
berdasarkan delivery
keuntungan penjualan Jika
stock
pembuatan
tidak
berdasarkan delivery maka dilakukan juga pencatatant terhadap
COGS
pada
persediaan A/R Invoice plus Payment
Piutang dagang pelangga pada penjualan
Mengurangi persediaan barang dagang
COGS pada persediaan Kas pada piutang dagang pelanggan Ketiga diposting
posting
diatas
ketika
terjadi
pembuatan dokumen A/R Invoice plus payment A/R Credit Memo
Akan
terjadi
pencatatan
COGS pada piutang dagang pelanggan A/R Reserve Invoice
Menambahkan
jumlah
barang sebenarnya
Pencatatan piutang dagang Menambahkan pelanggan pada keuntungan
committed inventory jika
penjualan
dokumen tidak dibuat
akan
dicatat
ketika dokumen dibuat A/R Down Payment Akan
terjadi
berdasarkan Sales Order
pencatatan
piutang dagang pelanggan pada credit liability ketika A/R Down Payment dibuat
-
16 Tabel 2.1 menunjukan dampak yang akan muncul terhadap accounting dan inventory apabila dokumen-dokument yang ada di atas dibuat dalam SAP B1. 2.2.1. 1 Sales Quotation Tabel 2. 2 Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Penawaran (Anonim, 2010, hal. 98) Proses Penawaran
Fitur
Kelebihan
Sales Quotation
-
Dapat dibuat baik untuk atasan maupun pelanggan.
-
Dapat dibuat langsung di SAP B1 ataupun di MS Outlook yang telah terintegrasi dengan SAP B1.
-
Dapat melakukan perhitungan gross profit dan bobot maupun volume suatu barang.
-
Dapat melakukan perubahan pada saat dibutuhkan.
Sales Quotation merupakan sebuah proses di mana proses tawar menawar antara pelanggan dengan bagian penjualan perusahaan berlangsung. Kesepakatan yang terjadi akan dicatat dalam sales quotation, di mana dokumen ini dapat dijadikan referensi untuk proses penjualan. Tabel 2.2 adalah fitur serta kelebihan yang ada dalam proses penawaran. 2.2.1. 2 Sales Order Tabel 2. 3 Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Penjualan Barang (Anonim, 2010, hal. 99-104) Proses
Fitur
Pembuatan Sales Sales Order
Kelebihan -
Order
dapat mengkomit sejumlah spesifik batch untuk pelanggan.
-
Batch yang telah dikomit tidak dapat digunakan untuk sales order lain.
17 Proses
Fitur
Pengecekan stok
Item Availability
barang
Check
Kelebihan -
Dapat dimunculkan secara otomatis apabila quantity yang diinput pada sales order lebih besar dari stok yang tersedia.
-
Memberikan kepada
sejumlah
user
sebagai
pilihan solusi
kurangnya stok untuk sales order. Penjualan
Drop Shipment
-
langsung
Ketika ada pembuatan sales order sistem
akan
langsung
merekomendasikan
pembuat
purchase order -
User hanya perlu memilih barang, harga, dan vendor.
-
Dengan fitur ini barang langsung dikirim dari vendor ke pelanggan.
-
Fitur
ini
tidak
mempengaruhi
inventory. -
Fitur ini tidak akan menambah commited stock.
Setelah tercapai kesepakatan antara pelanggan dengan bagian penjualan dalam proses penawaran, maka selanjutnya akan dilanjutkan dengan transaksi penjualan. dokumen penjualan dapat dibuat berdasarkan sales quotation ataupun adanya permintaan langsung dari pelanggan. Tabel 2.3 menunjukan fitur serta kelebihan SAP B1 untuk proses penjualan.
18 2.2.1. 3 Delivery Tabel 2. 4 Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Pengiriman Barang (Anonim, 2010, hal. 104-106) Proses
Fitur
Pengambilan dan
Pick and Pack
pengepakan barang
Manager
Kelebihan -
Untuk
menangani
proses
pengambilan barang. -
Memungkinkan mengeluarkan
untuk beberapa
atau
semua barang ke pick list. -
Meperbolehkan
pengambilan
barang baik sebagian maupun seluruhnya. -
Pada
proses
ini
pembuatan
delivery boleh dilakukan. Pembuatan delivery Delivery
-
Dapat dibuat dari sales order atau sales quotation melalui “copy-to” drop-down list.
-
Dapat
dibuat
dari
beberapa
orders atau quotations. -
Dapat
melihat
struktur
pengepakan barang. -
Dapat mengalokasikan barang dan jumlah ke tipe pengepakan tertentu.
proses
Return
-
Ketika dokumen return telah di-
pengembalian
posting,
barang
langsung diperbaharui. -
jumlah
inventory
Nilai inventory otomatis akan diperbaharui sesuai harga asli barang tersebut ketika dokumen return di-posting.
19 Setelah transaksi penjualan dilakukan dan dokumen penjualan telah dibuat, maka selanjutnya akan dilakukan proses pengiriman barang. Sebelum barang dikirim biasanya ada proses pengambilan dan pengepakan barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan. Tabel 2.4 menunjukan fitur serta kelebihan SAP B1 yang ada dalam proses pengiriman. 2.2.1. 4 A/R Invoice Tabel 2. 5 Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Pengiriman Barang (Anonim, 2010, hal. 106-111) Proses Pembuatan A/R
Fitur A/R Invoice
Kelebihan -
Invoice
Dapat dibuat dari satu atau beberapa sales
quotation,
sales
order,
atau
delivery. -
Dapat dibuat secara langsung pada menu A/R Invoice.
-
Setelah dokumen di-post, dokumen tidak dapat dihapus atau diubah karena ini merupakan dokumen accounting yang resmi.
-
Tagihan yang hanya berisi pajak boleh di-post dengan menggunakan fungsi ‘tax only’.
-
Memperbolehkan barisan negatif untuk mencatat
kredit
atau
pengembalian
barang oleh pelanggan.
A/R Invoice
Pembuatan A/R
Plus
langsung terisi, dan diperbolehkan untuk
Invoice Plus
Payment
menambahkan jika diperlukan.
Payment
-
-
Informasi mengenai one-time customer
Pembayaran
sebagian
tidak
diperbolehkan. -
Begitu dokumen ini di-post, jurnal accounting berhubungan otomatis.
dan akan
inventory
yang
diproses
secara
20 Proses
Fitur
A/R Credit
Pembuatan A/R
Memo
Kelebihan -
Setelah A/R credit memo di-post, jumlah inventory meningkat, akun pelanggan
Credit Memo
dikredit, akun pendapatan diperbaiki dengan jumlah yang sama. -
Pajak penjualan juga diperbaiki secara otomatis.
-
Dapat dibuat dari A/R Invoice yang ada atau dari dokumen return.
-
Dapat dibuat untuk non-inventory items (services).
Proses pembuatan
A/R Down
A/R Down Payment
Payment
-
Dapat dibuat dengan atau tanpa referensi ke sales order.
-
Pada saat mengaplikasikan A/R Down Payment
ke
A/R
Invoice,
jumlah
penarikan dapat diambil semua atau diambil sebagian sesuai tagihan. Proses Dunning
The Dunning Wizard
-
Merupakan fitur untuk mengirimkan pesan kepada customer jika customer terlambat melakukan pembayaran
Setelah proses pengiriman dilakukan, maka proses selanjutnya akan dilanjutkan ke proses penagihan. Proses penagihan ke pelanggan menggunakan dokumen A/R Invoice. Selain digunakan untuk penagihan pembayaran terhadap pelanggan A/R invoice juga digunakan sebagai pencatatan pendapatan dalam laporan laba rugi. Tabel 2.5 menunjukan fitur dan kelebihan SAP B1 dalam proses penagihan. 2.2. 2 Incoming Payment Penerimaan pembayaran dalam SAP Business One dapat diterima dalam 4 cara, yaitu : • Cash • Cek
21 • Kartu Kredit • Transfer Bank SAP Business One dapat meng-cover seluruh pembayaran tersebut dengan cara yang secara garis besar sama baik pembayaran untuk 1 A/R Invoice maupun pembayaran yang dilakukan oleh seorang pelanggan untuk dua atau lebih A/R Invoice (Anonim, 2010, hal. 60). 2.2. 3 Sales Opportunities Sales Opportunities adalah sebuah fitur di dalam SAP Business One untuk mengetahui perkembangan seorang calon pelanggan untuk menjadi seorang pelanggan tetap.
Gambar 2. 6 Proses Sales Opportunity secara keseluruhan (Anonim, 2010, hal. 161) Step 1 : Setting sales-related information Manager Sales memasukkan informasi informasi yang penting seperti tahap tahap agar sales berhasil maupun
gagal. Informasi ini untuk membantu
perkiraan penjualan. Laporan adalah kunci untuk penjualan, dan pengaturan Sales Opportunity dalam SAP Business One berhubungan hampir secara keseluruhan untuk laporan. Seperti, apa yang ingin dipantau? Apa yang ingin diketahui? Apakah perlu laporan untuk mengetahui siapa saingan saingan
22 perusahaan? Informasi ini perlu dimasukkan supaya laporan dapat membantu untuk memantau seluruh proses penjualan yang penting. Step 2 : Managing Sales Opportunities Bagian sales memasukkan dan mengatur sales opportunities sesuai dengan proses penjualan. Semakin detail informasi yang dimasukkan, maka akan semakin detail juga laporan yang akan diterima. Contoh tindakan untuk Sales Opportunities yang perlu dicatat adalah menelepon, e-mail dan lainnya. Step 3 : Reporting Laporan dari Sales Opportunity memberikan informasi seperti kemungkinan mendapatkan atau kehilangan calon pelanggan, perkiraan penjualan, dan lainnya. 2.2. 4 Pick and Pack Manager Proses Pick and Pack adalah proses optional dalam siklus penjualan. Apabila perusahaan memiliki gudang yang besar dan memiliki orang orang khusus untuk mengumpulkan barang, mengemasnya dan mengirimnya maka pick and pack akan sangat berguna. Pick and Pack akan mencari Sales Order yang statusnya masih Open ataupun Reserve Invoice yang sesuai dengan tanggal pengiriman dan prioritas. Apabila barangnya tersedia, maka pick and pack akan terbuat dan barang siap untuk diambil dan dikirim. Dapat juga diatur supaya pembuatan pick and pack dilakukan secara manual (Anonim, 2010, hal. 105).
23 2.2. 5 Accelerated Implementation Program (AIP)
Gambar 2. 7 Accelerated Implementation Program (AIP) Methodology (Anonim, 2010, hal. 1-14) Accelerated
Implementation
Program
(AIP)
merupakan
suatu
metodologi yang terstandarisasi untuk membantu proses implementasi SAP Business One. AIP terdiri dari perencanaan proyek dan perkiraan untuk standard instalasi. Accelerated Implementation Program (AIP) menyediakan metodologi implementasi yang luas untuk partner partner SAP Business One. Metodologi ini menyediakan informasi yang rinci tentang bagaimana menyelesaikan dengan sukses dan mengelola proses implementasi SAP Business One. Hal ini diperkuat oleh kutipan berikut “SAP Business One Accelerated Implementation
Program
provides
a
comprehensive
implementation
methodology for SAP Business One Partners. The SAP Business One Accelerated Implementation Program contains detailed information on how to successfully complete and manage the implementation of SAP Business One.” (Anonim, 2010, hal. 1-13). Accelerated Implementation Program (AIP) memiliki lima tahap yang digunakan untuk membantu kesuksesan dan memudahkan proses implementasi
24 SAP Business One. Berikut adalah 5 tahap implementasi yang digunakan menurut (Anonim, 2010, hal. 1-11) : • Project Preparation Pada tahap ini dilakukan kick-off meeting bersama dengan client dan harus sudah dipastikan bahwa client sudah membentuk project team dan proyek ini harus mendapat persetujuan dan didukung oleh pemilik perusahaan atau sponsor. • Business Blueprint Tujuan dari tahap ini adalah mengumpulkan rincian permintaan bisnis yang diperlukan client dan memetakannya ke dalam SAP Business One. • Project realization Tujuan dari tahap ini adalah mengimplementasikan permintaan bisnis dari client ke dalam SAP Business One. Hal ini dapat melibatkan perubahan peran dan pekerjaan user. • Final Preparation Tujuan dari tahap ini adalah menyiapkan client dan client system untuk menggunakan sistem dalam produksi, hal ini dapat mencakup pelatihan dan pengujian terhadap sistem yang baru. • Go-Live and Support Tujuan dari tahap ini adalah menyerahkan sistem SAP Business One yang telah dikonfigurasi kepada client. Setelah ini masih tetap dilakukan pemantauan terhadap client sampai sistem berjalan dengan baik. 2.2. 6
Project Preparation Fase ini merupakan jembatan penghubung antara akhir dari penjualan
produk dan awal dari mulainya implementasi. Tujuan dari fase ini adalah untuk merencanakan dan mempersiapkan secara internal proyek implementasi SAP Business One.
25
Gambar 2. 8 Project Preparation Phase - Tasks (Anonim, 2010, hal. 2-5)
Seperti yang terlihat pada gambar 2.6 tugas tugas yang dilakukan pada tahap Project Preparation adalah: • Menghadiri pertemuan penjualan. • Terlibat dalam persiapan kick-off meeting dengan client. Hal ini penting karena kick-off meeting bertujuan untuk menentukan ruang lingkup proyek dan juga memberikan kesempatan untuk mendapatkan komitmen dari sponsor client agar menyediakan sumber daya yang diperlukan. • Menghadiri
kick-off
mendemostrasikan
meeting
untuk
SAP Business
One
mendengarkan, apabila
bertanya,
dan
memungkinkan, dan
mengumpulkan high-level requirements dari client. • Menginstall SAP Business One dalam test system pada client dengan database demo sehingga dapat didemokan proses standard dalam fase AIP selanjutnya.
26 2.2. 7
Business Blueprint Tahap ini fokus pada tugas utama dalam proses implementasi yaitu
mengumpulkan requirements dan memetakannya ke SAP Business One dalam dokumen business blueprint.
Gambar 2. 9 Business Blueprint Phase – Task (Anonim, 2010, hal. 3-5) Seperti yang terlihat pada gambar 2.7 tahap business blueprint merupakan tahap di mana satu atau lebih requirements dikumpulkan untuk mendefinisikan dan menganalisa proses bisnis client dan kebutuhan fungsional individu. Hasil dari tahap ini adalah business blueprint yang memetakan kebutuhan client ke konfigurasi SAP Business One. Tahap ini juga harus memperhatikan tujuan proyek serta melakukan perbaikan terhadap seluruh proyek jika diperlukan. Perencanaan proyek juga harus dinilai dan diperbaiki apabila penambahan diluar scope dibutuhkan. Setelah itu dibuatlah business blueprint untuk disajikan sebagai panduan teknikal dan fungsional selama tahap implementasi SAP Business One dilakukan.
27 2.2. 8
Project Realization Tujuan dari tahap project realization adalah untuk mengimplementasikan
semua kebutuhan bisnis yang telah didefinisikan pada tahap sebelumnya dan yang telah didokumentasikan dalam business blueprint (Anonim, 2010, hal. 4-1).
Gambar 2. 10 Project Realization Phase – Task (Anonim, 2010, hal. 4-5) Gambar 2.8 menunjukan tugas-tugas yang dilakukan pada tahap project realization. Tahap ini meliputi tugas management proyek dan tugas teknikal. Pada tahap ini tugas yang dilakukan adalah mengelola proyek seperti membuat pelatihan untuk end user karena mereka belum pernah menggunakan sistem tersebut. Kemudian membuat pengaturan terhadap sistem produksi seperti menginstal SAP Business One. Untuk memastikan agar sistem dapat diterima oleh client, maka perlu dilakukan pengujian terhadap validasi sistem. Setelah sistem sesuai dengan keinginan client, maka perlu diadakan pengujian terhadap sistem tersebut. Setelah itu perlu dibuat perencanaan untuk cut-over dan dukungan agar sistem baru dapat bekerja dengan baik.
28 2.2. 9
Final Preparation
Gambar 2. 11 Final Preparation – Task (Anonim, 2010, hal. 6-5) Setelah pengujian terhadap sistem telah dilakukan, maka tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah memastikan client user dan client system dipersiapkan untuk produksi. Gambar 2.9 merupakan tugas-tugas yang dilakukan pada tahap final preparation. Tugas – tugas yang dilakukan pada tahap final realization ini adalah : • Memastikan semua masalah muncul dan didokumentasikan selama pengujian sistem. • Untuk menyampaikan pelatihan terhadap end user dan system administrator. • Menginstal SAP Business One client pada end user workstation. 2.2. 10 Go-Live and Support Setelah client system sudah dapat digunakan, maka diperlukan peran untuk mendukung client di mana peran ini berfungsi untuk segera menyelesaikan masalah yang muncul pada sistem baru. Gambar 2.9 menunjukan tugas-tugas yang dilakukan pada tahap go-live and support.
29
Gambar 2. 12 Go-Live and Support Phase – Task (Anonim, 2010, hal. 7-6) Pada tahap ini tugas- tugas yang harus dilakukan adalah : •
Memberikan dukungan on-site selama periode awal setelah go-live. Hal ini terus dilakukan sampai masalah pada post go-live telah diselesaikan.
•
Memberikan dukungan dan system administration ke tim client.
•
Meninjau kembali milestones dan secara resmi menutup proyek. Hal ini ditandai dengan tanda tangan dari client.
•
Mengadakan pertemuan dengan client untuk melakukan peninjauan kembali dan mengoptimalkan sistem.
2.2. 11 Metodologi Adopsi Perusahaan ( PT. Visi-Intech) PT Anugrah Visi Inti Technology menggunakan metodologi AIP sebagai acuan dalam melakukan implementasi sistem SAP Business One ke client-nya. Namun metodologi AIP tersebut tidak digunakan seluruhnya oleh PT. VisiIntech. Mereka melakukan modifikasi terhadap metodologi tersebut sesuai dengan kebutuhan PT.Visi-Intech.
30
Gambar 2. 13 Metodologi PT.Visi-Intech Adopsi Metodologi AIP Metodologi adopsi perusahaan (PT. Visi-Intech) ditunjukan pada gambar 2.11. metodologi ini tetap memiliki 5 tahapan, namun tidak semua task dalam metodologi AIP diambil oleh PT.Visi-Intech. Berikut adalah task yang diadopsi PT.Visi-Intech: 1. Project Preparation •
Project Plan Preparation Dalam tahap ini hal penting yang harus dilakukan adalah pengenalan, baik pengenalan sistem lama client maupun pengenalan sistem SAP Business One. Hal ini dilakukan untuk menyakinkan pihak client mengenai kesesuaian sistem SAP Business One terhadap proses bisnisnya. Dalam tahap ini juga harus ditentukan project scope agar dapat menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek ini. Dari tahap ini maka akan dihasilkan timeline project yang akan digunakan sebagai shedule dalam pelaksanaan proyek.
31 •
Provide Project Organization Setelah ditentukan timeline project, maka selanjutnya adalah menentukan siapa saja yang akan terlibat dalam proyek ini. Pihak client beserta pihak consultant akan menyiapkan anggota tim proyeknya masing-masing.
•
Existing Process Discussion Setelah menentukan tim proyek yang akan terlibat, maka seluruh tim proyek yang terlibat baik pihak client maupun pihak consultant akan dikumpulkan untuk melakukan diskusi mengenai proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan client. Pembahasan proses bisnis ini hanya mencakup garis besarnya saja.
•
General Setting Setelah pembahasan proses bisnis client sacara garis besar, maka hal yang perlu dibahas lainnya adalah general setting. Hal hal yang akan dibahas adalah company detail serta basic format yang akan digunakan dalam sistem SAP Business One.
•
Project kick-off Apabila semua informasi umum yang diperlukan sudah selesai dibahas, maka dalam project kick-off ini akan dilakukan penandatanganan kontrak yang menyatakan bahwa kedua belah pihak menyetujui proyek tersebut. Dan kontrak ini juga sebagai tanda mulainya proyek.
2. Business Blueprint •
Get Detailed Customer’s Business Process Pada tahap project preparation telah dibahas proses bisnis client secara garis besar. Oleh karena itu, pada tahap ini akan dilakukan meeting berkala untuk membahas proses bisnis client secara mendetail. Consultant juga akan mengumpulkan user requierement yang akan digunakan untuk mengkonfigurasi sistem SAP Business One.
•
Blue Print Documentation Apabila semua informasi proses bisnis serta user requirement dari pihak client
telah
didapat,
maka
informasi
tersebut
semua
akan
didokumentasikan ke dalam blueprint. Blueprint ini digunakan sebagai acuan dalam tahap tahap implementasi berikutnya.
32 3. Project Realization •
Technical Environment Setup Pada tahap ini consultan melakukan persiapan yang mendasar agar dapat masuk ke tahap konfigurasi yang lebih lanjut. Hal- hal yang dilakukan consultant pada tahap ini adalah mempersiapkan licences untuk masingmasing user serta melakukan instalasi secara teknikal.
•
System Initialization Dalam tahap ini consultant membuat database client yang akan digunakan untuk proses data migration pada tahap berikutnya. Pada tahap
ini
consultant
sudah
mulai
melakukan
general
setting,
menyesuaikan CoA client dengan CoA SAP Business One, dan menyesuaikan form sesuai dengan blueprint. Penyesuaian form disini yaitu menghilangkan field yang tidak dibutuhkan oleh client. •
Technical Development Setelah pengaturan dasar dilakukan, maka selanjutnya consultant akan melakukan customizing sesuai dengan blueprint serta memindahkan data (data migration) client ke SAP Business One. Customizing yang dilakukan oleh consultant adalah menambah field (UDF dan UDT), querries, format searches, serta custom report.
•
Internal Testing and Bugs Fixing Setelah konfigurasi dilakukan sesuai dengan blueprint, maka consultant akan melakukan pengujian secara internal terhadap sistem SAP Business One, apabila ditemukan error maka consultant akan melakukan perbaikan atas error tersebut.
•
User’s Server Installation Jika sudah tidak ditemukan masalah lagi, dan semua konfigurasi telah dilakukan, maka selanjutnya consultant akan melakukan instalasi server berupa database serta sistem SAP Business One di perusahaan client.
•
Create Training Scenario Selanjutnya consultant akan membuat skenario pelatihan yang akan digunakan sebagai panduan dalam proses pelatihan terhadap user. Skenario disusun sedemikian rupa agar menyerupai proses bisnis client sehari hari.
33
4. Final Preparation •
Training and User Testing Proses berikutnya adalah melakukan pelatihan terhadap user agar user dapat mempelajari sistem baru yang akan digunakan untuk proses bisnis sehari-hari. Pelatihan dilakukan sesuai dengan skenario yang telah disusun pada tahap sebelumnya. Setelah user mulai mengenal dan menguasai sistem SAP Business One, maka user akan melakukan pengujian terhadap sistem SAP Business One. Setelah pelatihan selesai dilakukan, maka manual book akan dibuat sebagai pedoman bagi user untuk mengetahui bagaimana menggunakan sistem SAP Business One apabila masih ada yang tidak dimengerti.
•
Final Configuration and Bugs Fixing Bila ada kekurangan serta error pada sistem SAP Business One, maka user akan melaporkan hal tersebut kepada concultant, dan consultant akan melakukan konfigurasi serta memperbaiki error sesuai dengan yang dilaporkan oleh user.
•
Create or Import Document Balances Pada proses ini, data transaksi client yang ada pada sistem lama yang sifatnya masih outstanding dipindahkan ke sistem SAP Business One agar transaksi tersebut dapat dilanjutkan prosesnya di sistem SAP Business One.
5. Go-Live and Support •
Go-Live Setelah semua proses final preparation telah selesai dilakukan, maka pihak consultant beserta pihak client akan melakukan peninjauan kembali terhadap sistem SAP Business One. Apabila tidak ada masalah lagi maka proses berikutnya akan dilanjutkan ke tahap Go-Live. Dalam tahap ini akan dilakukan meeting mengenai proses go-live, setelah itu meeting selesai, maka selanjutnya akan dilakukan implementation golive.
•
Support
34 Setelah go-live terhadap sistem SAP Business One, pihak consultant masih akan mendampingi pihak client, namun pihak consultant hanya men-support secara tidak langsung. Yang artinya pihak consultant tidak datang ke tempat client setiap harinya. Jika tidak ada error dan user telah menguasai sistem SAP Business One, proses terakhir yang dilakukan adalah penutupan proyek. 2.2. 12 DTW( Data Transfer Workbench ) Pada saat melakukan implementasi sistem baru khususnya SAP Business One dibutuhkan sebuah migrasi data dari sistem lama ke sistem yang baru, Data Transfer Workbench merupakan tools membantu migrasi data dalam proses implementasi SAP Business One. Hal tersebut diperkuat oleh kutipan “SAP Business One implementations require you to move data from the legacy system into the new SAP Business One system. Business data (such as Customers, Vendors, and Products) must be available in the new system before going live. The Data Transfer Workbench for SAP Business One assists you in your implementation project to easily migrate legacy data into your SAP Business One system.” (anonim, 2002, hal. 5). Data
Transfer
Workbench
juga
menyediakan
tampilan
yang
memudahkan untuk melakukan import data kedalam sistem SAP Business One berupa sebuah file template sebagai panduan untuk melakukan migrasi data. Data Transfer Workbench juga menyediakan fitur untuk melakukan tracking pada keberhasilan migrasi data yang ada. (anonim, 2002, hal. 5) Fitur dari Data Transfer Workbench (anonim, 2002, hal. 5) : • Mengekstrak data dari sistem lama • Membersihkan serta mengkonversi data • Mengimpor data ke SAP Business One • Mengimpor data yang telah diupdate ke SAP Business One • Memeriksa hasil impor SAP merekomendasikan untuk menggunakan template yang telah ditetapkan untuk mempersiapkan file data. (anonim, 2002, hal. 13-26)
2. 3
Kerangka Pikir Pada sub-bab ini akan ditentukan kerangka pikir yang akan menjadi acuan maupun dasar dari kegiatan kegiatan yang dilakukan pada proses implementasi SAP Business One HANA. Di mana kegiatan-kegiatan yang dilakukan ini adalah kegiatan yang akan dibahas dalam skripsi ini.
Gambar 2. 14 Kerangka Pikir
35
36
Gambar 2. 15 Kerangka Pikir (Lanjutan)
37 Aktifitas pertama yang dilakukan dalam project preparation adalah menyusun jadwal proyek untuk menentukan waktu yang diperlukan untuk proyek serta aktifitas apa saja yang akan dilakukan. Hal ini bertujuan untuk membatasi budget dan waktu
yang diperlukan untuk proyek. Kemudian
selanjutnya menentukan pihak-pihak yang terlibat, baik pihak dari client maupun pihak dari consultant. Hal ini dimaksudkan untuk menentukan siapa saja yang bertanggung jawab atas data yang dibutuhkan dalam proses implementasi, serta keseluruhan proyek. Setelah menentukan pihak-pihak yang terlibat, aktivitas selanjutnya adalah menyusun tim proyek dari pihak consultant dan pihak client untuk menentukan pembagian tugas yang ada dalam proses implementasi. Setelah peran dan tanggung jawab ditentukan, maka untuk proses selanjutnya adalah melakukan diskusi terhadap proses bisnis yang berjalan untuk didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai informasi untuk proses berikutnya. Tahap selanjutnya adalah business blueprint, di mana aktifitas pertama yang dilakukan adalah mendokumentasikan proses bisnis client yang sedang berjalan. Tujuan dari aktifitas pertama ini adalah agar kita tahu, kebutuhan sistem seperti apa yang diinginkan client agar dapat menunjuang proses bisnisnya. Selanjutnya consultant akan merancang sistem SAP Business One sesuai dengan permintaan client. Rancangan yang sudah dibuat akan disusun ke dalam blueprint, di mana di dalamnya terdapat setting-an serta field tambahan yang diminta oleh client. Setelah blueprint selesai disusun, maka selanjutnya consultant akan menyerahkan blueprint kepada client untuk ditinjau kembali. Jika blueprint sudah sesuai dengan keinginan client, maka proyek ini akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Dalam tahap realization, pihak client harus memberikan master data yang dibutuhkan oleh consultant untuk melakukan setting sesuai dengan blueprint. Master data yang diperlukan biasa berupa chart of account (CoA), item master data, dan master data lainnya. Setelah data sudah lengkap, maka pihak consultant akan melakukan form setting, di mana setting untuk penomoran dokumen dibuat sesuai dengan blueprint. Kemudian jika ada tambahan table, form maupun field, maka consultant akan membuat user define Table (UDT), user define field (UDF), maupun user define object (UDO)
yang sudah
ditentukan dalam blueprint. Kemudian, quieries merupakan langkah selanjutnya
38
yang dilakukan oleh consultant untuk mengurangi human error. Setelah itu master data client yang telah sesuai dengan template SAP Business One, akan diimport ke SAP Business One. Jika semua proses customizing sudah selesai dilakukan dan sesuai dengan blueprint, maka akan dilanjutkan ke tahap final preparation. Aktifitas pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah consultant akan membuatkan user manual yang dapat digunakan sebagai guide book oleh user. Setelah itu konsultan akan mengimport transaksi yang sifatnya masih open ke SAP Business One Hana.
