BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Pengertian System menurut www.wikipedia.org/wiki/sistem sistem adalah kumpulan element berhubungan yang merupakan satu kesatuan., dari bahasa
latin
dan
orang
yunani
istilah
system
diartikan
sebagai
menggabungkan, untuk mendirikan, untuk menempatkan bersama., sedangkan menurut James A. O’Brien (2005, p29) system adalah sekelompok element yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan, sekelompok komponen yang bekerjasama menuju tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratus., Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa system adalah sekelompok element yang saling berhubungan
dan merupakan satu kesatuan yang
bekerjasama untuk tujuan tertentu. Pengertian informasi menurut Jeffery L.Whitten dkk(2004, p23) informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti bagi penerina., Sedangkan informasi menurut James A. O’Brien (2005, p703 ) informasi adalah data yang telah diolah dan ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir. M aka dapat disimpulkan informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk berarti dan berguna untuk pemakai akir. 6
Sedangkan pengertian system informasi sendiri menurut Jeffery L.Whitten dkk (2004 ,p10) adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan organisasi., sedangkan menurut James A.O.Brien (2005, p5) system informasi adalah rangkaian orang, prosedur, dan sumberdaya yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi., dari penjelasan diatas dapat disimpulkan system informasi adalah
rangkaian orang, prosedur,
sumberdaya dan teknologi informasi yang melakukan
pengumpulan,
pemerosesan dan penyebaran informasi ke seluruh organisasi. 2.1.2 Sistem informasi Rumah S akit M enurut www.wikipedia.org, sistem informasi rumah sakit atau dapat disebut juga clinical information system (CIS) adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang didesain untuk menangani semua kegiatan administratif dan finansial dari rumah sakit. Sistem ini mencakup semua pemrosesan informasi. Tujuan dari sistem informasi rumah sakit adalah untuk memaksimalkan pelayanan
administrasi pasien
dengan
menggunakan
electronic data
processing (EDP). Sedangkan M enurut Hario Kusnanto dalam makalahnya yang disampaikan pada Kongres PERSI VII 1996 menyatakan bahwa sistem informasi rumah sakit amat berperan dalam memasukan berbagai kepentingan dari berbagai pelanggan rumah sakit. Sistem Informasi Rumah
Sakit
dapat
berfungsi
memadukan
kepentingan pelanggan dalam derap bersama mencapai visi dan misi rumah
7
sakit. Informasi merupakan sarana potensial untuk memberdayakan pelanggan internal dan eksternal suatu rumah sakit. 2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi M enurut Jones dan Rama ( 2006, p5), Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi keuangan dan akuntansi seperti informasi lainnya yang didapat dari kegiatan rutin transaksi akuntansi.,Sedangkan menurut George H.Bodnar dan William S.Hopwood (2001, p1), Sistem Informasi Akuntansi adalah sekumpulan sumber daya seperti manusia dan perlengkapan yang dirancang untuk mengubah data keuaangan dan data lainnya ke dalam informasi. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa system informasi akuntasi adalah bagian dari system informasi manajemen yang meliputi sumber daya seperti manusia dan perlengkapan lain yang menyediakan informasi keuangan dan akuntansi lainnya dari kegiatan rutin transaksi akuntansi. M enurut Jones dan Rama ( 2006, p18 ), Siklus Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 siklus, yaitu : 1.Acquisition (purchasing) Cycle M erupakan proses pembelian barang dan jasa, juga pengeluaran kas. Proses ini melibatkan pihak perusahaan dengan para pemasok (supplier). 2.Conversion Cycle Siklus ini dapat disebut juga sebagai Production Cycle. Siklus ini merupakan proses produksi atau mengubah sumber daya yang dibeli menjadi barang dan
8
jasa. Selain proses produksi, juga melibatkan inventory atau persediaan barang. Conversion cycle sangat kompleks, dan bervariasi sesuai dengan industrinya tidak seperti revenue dan purchasing cycle. 3.Revenue Cycle M erupakan proses menyediakan barang dan jasa kepada customer dan penerimaan kas. 2.1.4 Business Application S ystem Development M enurut Turban, Rainer dan Potter (2003, p461), pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk membangun sebuah solusi sistem informasi untuk sebuah masalah atau kesempatan bisnis. Sedangkan menurut menurut Turban et al. (2003, p463), Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS) adalah kerangka kerja terstruktur, terdiri atas proses yang berurutan yang mana sistem informasi tersebut dibangun. Berdasarkan Turban et al.
(2003, p464), Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(SHPS) dibagi menjadi delapan tahapan yaitu : 1. Investigasi Sistem Tugas yang paling penting dalam tahap ini adalah belajar.Belajar dapat menentukan suksesnya proyek sistem perkembangan dan memperkirakan proyek teknikal, ekonomi dan bertingkah laku. Belajar dapat mencegah organisasi berbuat kesalahan yang besar. 2. Analisa Sistem Sistem analysist adalah pemeriksaan masalah bisnis yang direncanakan organisasi agar dapat diselesaikan oleh organisasi. Tahap ini menjelaskan
9
masalah bisnis, mengidentifikasi penyebabnya, memspesifikasi solusi dan mengidentifikasi syarat informasi yang solusinya harus memuaskan. 3. Desain Sistem Sistem Design menggambarkan apa yang harus system lakukan untuk menyelesaikan masalah bsnis dan menggambarkan system akan menyelesaikan tugasnya. 4. Pemograman Sistem Sistem perkembangan menggunakan rancangan spesifikasi untuk memperoleh software yang diberikan untuk sustem untuk bertemu dengan fungsional objek dan menyelesaikan masalah bisnis. Jika organisasi memutuskan membuat software sendiri lalu pemrograman meliputin penterjemahan dari sistem aplikasi ke kode komputer. Proses ini cukup panjang dan memakan waktu yang lama. Dalam sebuah percobaan untuk mengatasi kelakuan proses pemrograman, programmer menggunakan tehnik pemrograman terstruktur. 5. Pengujian Sistem Testing memeriksa apakah kode komputer akan menghasilkan hasil yang diharapkan dan diinginkan dengan kondisi tertentu. Testing dirancang untuk mendeteksi kesalahan pada kode komputer. 6. Implementasi Sistem Implementation adalah proses merubah sistem lama ke sistem baru 7. Operasi Sistem Operasi sistem digunakan untuk membantu proses bisnis dan juga memudahkan untuk memperbaiki sistem bila sistem tidak berjalan dengan
10
baik serta untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat membantu dalam pencapaian tujuan utama suatu perusahaan atau organisasi. 8. Maintenance Sistem memerlukan beberapa tipe dari maintenance. Tipe pertama adalah dari kesalahan program, proses yang berlangsung seluruhnya dari siastem. Tipe kedua adalah memperbaharui sistem untuk membuat perubahan dalam kondisi bisnis. Tipe ketiga meliputi menambah keuntungan baru sistem tanpa mengganggu sistem operasi. 2.1.5 Aplication Control M enurut Jones dan Rama (2006, p123), Tipe-tipe dari aplikasi kontrol terdiri dari : 1. Kontrol Workflow (Workflows Controls) Kontrol Workflow adalah kontrol yang mengendalikan proses ketika bergerak
dari satu
event
ke event
berikutnya.
Kontrol Workflow
mengeksploitasi hubungan antar event dan berfokus pada tanggungjawab pada event, urutan event dan alur informasi antar event dalam suatu proses bisnis. Kontrol-kontrol
yang
termasuk
dalam
Kontrol
Workflow
antara lain : a. Pembagian tugas Pembagian tugas antara internal agent merupakan konsep utama dalam merancang
aktivitas kontrol internal. Control internal
menjadi lebih kuat ketika individu yang terpisah ditempatkan pada otorisasi, eksekusi dan pencatatan transaksi. b. Penggunaan informasi dari event sebelumnya 11
untuk mengontrol aktivitas Informasi dari aktivitas sebelumnya sering digunakan untuk mengontrol aktivitas bisnis. Dengan memanggil kembali informasi dari aktivitas sebelumnya, secara otomatis
system
dapat
menjalankan
beberapa
aktivitas
peninjauan. c.Kebutuhan event yang berurutan Secara khusus, urutan di mana file maintenance dan event lainnya terjadi penting untuk dipertimbangkan dalam merancang sebuah
system informasi
akuntansi.
Dalam
menghindari
pembelian yang tidak sah, prosedur pemeliharaan supplier yang tepat harus digunakan untuk menyediakan supplier yang sah untuk organisasi. Kemudian kontrol dalam event selanjutnya dapat digunakan untuk memastikan pembelian berasal dari supplier yang sah. d. Follow up atas event Sebuah organisasi seharusnya memiliki cara yang otomatis atau manual untuk melihat kembali transaksi yang belum selesai. Ketika sebuah event terjadi, biasanya akan memberikan harapan event lainnya pada masa mendatang. Sebagai contoh, ketika pemesan menyerahkan daftar permintaan, kita mengharapkan adanya event persetujuan,yang diikuti oleh pencatatan daftar permintaan. Proses ini dapat dirancang untuk membantu karyawan mengawasi apakah event yang diharapkan telah terjadi berdasarkan event yang diharapkan.
12
dan menindaklanjuti
e.Pre-Numbered documents Pre-numbered
documents
menyediakan
kesempatan
untuk
mengkontrol event.M emeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan semua event dijalankan dan dicatat dengan tepat. f. M erekam agen internal yang memproses event Internal agent ditunjuk bertanggungjawab pada kebanyakan event. Sehingga
dengan
mencatat
internal
agent
yang
bertanggungjawab atas sebuah event, dapat diketahui agent yang terlibat dalam event dan melihat apakah tanggung jawab tersebut dipelihara untuk individu tersebut. Sebagai contohnya activity
diagram menunjukkan
pemesan,
sekretaris
dan
pengawas yang terlibat dalam memutuskan, menyetujui dan mencatat pesanan. g. Batasan akses atas aset dan informasi Langkah penting untuk melindungi asset, seperti kas, persediaan, perlengkapan dan data adalah dengan membatasi akses hanya pada karyawan yang memerlukannya untuk tugas tugas mereka. Activity diagram
dapat digunakan
sebagai media untuk
menganalisa dan mengontrol akses ke informasi. Sebagai contoh kita dapat mengidentifikasi user yang melakukan activity yang membutuhkan informasi dari file tertentu, dan membuat atau menggunakan dokumen atau laporan. Control terhadap asset
13
dapat mengurangi kemungkunan karyawan memasuki system dan memasukkan pesanan yang tidak sah. h. Rekonsiliasi record dengan aset fisik Perhitungan fisik secara berkala pada persediaan adalah control yang penting yang digunakan oleh organisasi. Control tersebut penting untuk memastikan jumlah persediaan yang tercatat berdasarkan tanda terima, penjualan dan data persediaan lainnya sama dengan persediaan yang sesungguhnya tersedia. 2. Kontrol Input (Input Controls) Kontrol Input adalah kontrol yang digunakan untuk mengendalikan input data ke system komputer. Kontrol Input terdiri dari : a. Drop Down dan Look-Up Menu b. Record Checking c. Konfirmasi data dengan menampilkan data yang berhubungan dengan data yang dimasukkan user. d. Referental Integrity Control untuk memastikan event record terhubung dengan master record yang tepat e. Aturan validasi untuk membatasi data yang bisa dimasukkan pada nilai tertentu. f. Penggunaan default sebelum data dimasukkan g. Computer Generated Values h. Batch Control total sebelum data entry dibandingkan dengan print out setelah data entry i.Review report yang diedit sebelum diposting
14
j. Exception report dimana mendaftar kasus dimana default diganti dengan nilai yang tidak biasa 3.Kontrol Umum (General Controls) Kontrol umum terbagi dalam emap kategori yang terdiri dari : a. Perencanaan Sistem Informasi b. Pengorganisasian fungsi IT c. M engidentifikasikan dan membangun solusi IT d. M engimplementasikan dan mengoperasikan sistem akuntansi
4.Review Kinerja (Performance Review) Review kinerja dibagi dalam empat kategori yaitu : a. M ereview anggaran, peramalan masa depan, standar, atau hasil sebelumnya melalui file maintenance. b. M enggunakan report untuk membandingkan dengan hasil dari anggaran, peramalan masa depan, standar dan hasil sebelumnya. c. Aksi pengoreksian jika diperlukan untuk meningkatkan kinerja atau mengubah tabel master. 2.1.6 Analisis Sistem M enurut Jogiyanto (1999, p129), Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-
15
perbaikannya. M enurut Jogiyanto (1999, p130), di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem yaitu : 1. Identify yaitu mengidentifikasikan masalah 2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze yaitu menganalisis sistem 4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis M enurut Whitten (2004, p33), analisis sistem adalah penelitian mengenai problem domain dari suatu bisnis untuk menemukan kebutuhan bisnis dan peningkatan yang dapat dilakukan atas sistem serta prioritas dari solusi yang ditemukan. menurut Jones dan Rama (2006, p568), Analisis sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam analisis sistem sama dengan investigasi sistem. Tetapi, tahap analisis lebih detail dan membutuhkan informasi yang lebih banyak. Sedangkan menurut James O’Brien (2003, p408), Analisis sistem adalah penelitian secara mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna yang menghasilkan functional requirements yang digunakan sebagai dasar dalam mendesain sistem informasi. Analisis sistem biasanya mempelajari beberapa hal berikut: •
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pengguna,
•
Aktifitas, sumber daya, dan produk yang dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan
16
•
Kemampuan sistem informasi yang harus dimiliki agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna dan stakeholder lain yang menggunakan sistem. Dari penjelasn diatas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya analisis system
adalah kegiatan menganalisa problem domain bisnis untuk menemukan solusi akan kebutuhan informasi yang lebih banyak. 2.1.7 Perancangan Sistem M enurut Jogiyanto (1999, p197), Perancangan sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan system, pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungisional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa dan termasuk menyangkut memgkonfigurasi dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. M enurut Jogiyanto (1999, p197), Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli tehnik lainnya yang terlibat. M enurut M cLeod (2001,p192), rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. M enurut Whitten (2004, p34), perancangan sistem adalah spesifikasi atau konstruksi dari solusi teknikal dan berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan pada kegiatan analisis sistem. Sedangkan menurut Mulyadi (2001, 17
p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. M aka dapat disimpulkan bahwa rancangan system adalah spesifikasi dari solusi bisnis akan kebtuhan informasi berbasis computer. 2.1.8 Konsep Analisis dan Perancangan system informasi 2.1.8.1 Rich Picture M enurut M athiassen, M adsen, Nielsen dan Stage (2000, p26-27), Rich Picture adalah suatu gambar yang informal yang melukiskan pemahaman penggambar akan suatu situasi. Digunakan semasa pemilihan sistem untuk menggambarkan gambaran menyeluruh dari tugas yang menghadapi proyek pengembangan sistem. Rich picture secara umum menggambarakan permasalahan sistem dan application domain. Rich picture tidak memiliki notasi khusus. Namun seharusnya melalui beberapa persetujuan di antara proyek sebagaimana aspek tertentu digambarkan. 2.1.8.2 Event Table Menurut Jones dan Rama (2006,p19), Event adalah sesuatu yang terjadi pada waktu tertentu. Menurut Jones dan Rama (2006,p24), untuk mengidentifikasi event maka perlu membuat tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut : •
Identifikasi event pertama dalam sebuah proses serta seseorang atau departemen dalam organisasi ikasyang bertanggung jawab pada aktivitas tersebut.
•
Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan artiipasi dari Internal A gent.
•
Identifikasi event baru dimana ada tanggung jawab yang ditransfer dari satu Internal Agent ke yang ain.
18
•
Identifikasi event baru dimana proses diinterupsi atau akan dilaksanakan kemudian oleh Internal Agent yang sama.
•
Gunakan nama event dan deskripsi yang merefleksikan proses yang terjadi dalam event ersebut.
2.1.8.3 Workflow Table M enurut Jones dan Rama (2006, p84), Workflow Table adalah sebuah tabel dengan dua kolom yang mengidentifikasikan semua aktor dan aktivitas yang dilakukan dalam sebuah proses. Aktor yang melakukan aktivitas diletakkan di kolom sebelah kiri dan aktivitas yang dilakukan diletakkan di kolom sebeah kanan. 2.1.8.4 Activity Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p61), UM L activity diagram mempunyai peranan penting dari suatu “peta (map)” di dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas pada proses. UM L activity diagram and maps mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya berguna : •
Baik maps maupun activity diagram menyediakan representasi grafis dari informasi yang lebih mudah untuk dimengerti daripada deskripsi naratif.
•
M aps menggunakan
simbol standar untuk menyampaikan informasi.
(contohnya: nama jalan raya, jarak, dan daerah parkir). Hampir sama, activity diagram menggunakan simbol standar untuk merepresentasikan berbagai elemen dari suatu proses bisnis. (contoh: event, agen, dokumen, dan file). •
Maps dan activity diagram disiapkan oleh ahli tetapi dapat dibaca oleh semua users dengan sedikit pelatihan. Penggunaan yang konsisten dari rangkaian kecil simbol relatif pada maps dan activity diagram membuat leboh mudah dibaca dipahami. 19
•
Baik maps maupun activity diagram dapat menyediakan pandangan high-level sama baiknya dengan low-level. Turis mungkin menggunakan suatu peta highlevel untuk mengerti rute antar kota dan suatu peta yang lebih detil untuk melihat jalan jalan di dalam kota tujuan. Serupa, activity diagram dapat dibuat untuk menunjukkan overview. dari suatu proses. Jika dibutuhkan untuk melihat event individu dengan lebih dekat, sebuah detailed activity diagram dapat dibuat untuk satu event. M enurut Jones dan Rama (2006, p61), terdapat 2 tipe activity diagram, yaitu : 1. Overview activity diagram mempresentasikan gambaran secara umum dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event kunci, urutan dari event-event ini, dan arus informasi di antara eventevent. 2. Detailed activity diagram hampir sama dengan suatu peta dari sebuah kota. M enyediakan reperesentasi yang lebih terperinci dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua event yang ditampilkan pada overview diagram.
2.1.8.5 UML Class Diagram Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p69-70) UML class diagram adalah gambaran mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur. UML class diagram adalah pusat penggambaran dari analisis dan disain berorientasi objek. Selama masa analisis, biasanya cukup untuk menggambarkan class dengan namanya. Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006,p407), UM L Class Diagram adalah sebuah diagram yang digunakan untuk mendokumentasikan tabeltabel database dalam sebuah sistem informasi akuntansi (SIA), hubungtan antar tabeltabel tersebut dan atribut yang ada di dalam tabel.
20
2.1.8.6 Use Case Diagram M enurut Jones dan Rama (2006,p267), Use Case adalah urutan langkahlangkah yang terjadi jika seorang actor berinteraksidengan sistem tujuan tertentu, M enurut M athiassen (2000, p19), Use Case Diagram adalah suatu pola interaksi antara sistem dan aktor dalam aplication domain, M enurut Whitten (2004, p257), Use Case Diagram adalah serangkaian langkah-langkah yang saling berhubungan baik secara otomatis ataupun manual dengan tujuan untuk menyelesaikan kegiatan bisnis tunggal, M enurut Jones dan Rama (2006, p267), Use Case Diagram adalah presentasi grafis yang meliputi daftar dalam aplikasi dari use case yang ada. 2.1.8.7 Navigation Diagram Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p343), Navigation diagram adalah jenis khusus dari statechart diagram yang berfokus pada dinamika keseluruhan dari tampilan layar. Diagram ini menunjukkan window-window yang bersangkutan dan perpindahan di antara mereka. Sebuah window ditunjukkan sebagai sebuah state. State memiliki sebuah nama dan sebuah icon. Pergantian state sesuai dengan pergantian di antara dua window. 2.1.8.8 Rancangan Database M enurut Jones dan Rama (2006, p241), Database M anagement System adalah koleksi program yang memungkinkan kita untuk memasukkan, mengorganisasikan, dan memilih informasi dari sebuah database, menurut Jogiyanto (1999, p217), Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputerdan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. M enurut Jogiyanto (1999, p218), database dibentuk dari
21
kumpulan file. File di dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, yaitu: 1. File Induk (Master File). Di dalam aplikasi,file ini merupakan file yang penting. File ini akan tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dapat dibedakan menjadi : •
File induk acuan (reference master file) yaitu file induk yang recordnya relatif statis,jarang berubah nilainya.
•
File induk dinamik
(dynamic master file) yaitu file induk yang nilai
dari record recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan sebagai akibat dari suatu transaksi. 2. File Transaksi (transaction file) File transaksi disebut juga dengan nama file input. File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi. 3. File Laporan (report file) File ini disebut juga dengan nama file output yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan. 4. File Sejarah (history file)File sejarah disebut juga dengan nama file arsip yaitu file yang berisi data masa lalu yang tidak aktif tetapi masih diperlukan untuk keperluan mendatang. 5. File Pelindung (backup file)File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif pada saat tertentu.File ini digunakan sebagai cadangan bila file database yang aktif rusak atau hilang.
22
6. File Kerja (Working file) File kerja disebut juga dengan file sementara.File ini dibuat oleh suatu prosesprogram secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat memori selama proses dan dihapus bila proses telah selesai. 2.1.8.9 Rancangan Formulir M enurut Mulyadi (2001, p75), formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering pula disebut dengan dokumen, sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p288), formulir adalah sebuah dokumen yang berisikan field yang kosong dimana user dapat mengisinya dengan data. Jenis-jenis formulir input (Jones dan Rama (2006, p262-264)), yaitu : 1.
Single-record entry form Hanya menunjukkan satu record pada satu waktu,digunakan untuk menambah, menghapus atau modifikasi data dalam record tunggal dalam tabel tertentu dan biasanya digunakan untuk memelihara file master.
2.
Tabular entry form Digunakan untuk memasukkan atau memodifikasi beberapa record dalam tabel tunggal dan untuk mencatat sekumpulan event.
3.
Multi-table entry form Digunakan untuk memasukkan atau memodifikasi record dalam dua atau lebih tabel yang berhubungan. M enurut Jones dan Rama (2006, p319), data bisa dimasukkan ke dalam form melalui empat cara yaitu : •
Seorang internal agent mengetik data
•
Seorang internal agent memilih data yang ingin
23
dimasukkan dengan menggunakan look-up table,radio button atau check box. •
Seorang internal agent melakukan scan barcode dari sebuah kartu identifikasi dokumen.
•
Seorang user memasukkan data dengan mnggunakan form pada website perusahaan
2.1.8.10 Rancangan Layar M enurut Jones dan Rama (2006, p271-272), form interface elements adalah objek pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Berikut ini adalah beberapa elemen yang biasa ada pada tampilan layar: •
Text Box Text Box adalah tempat kosong di dalam form yang digunakan untuk memasukkan informasi yang akan dimasukkan ke dalam tabel atau tempat untuk menampilkan informasi yang diambil dari tabel.
•
Label Label berfungsi membantu user untuk mengetahui informasi yang harus dimasukkan.
•
Look-Up Feature Look-Up Feature biasanya ditambahkan pada text box yang digunakan untuk memasukkan foreign key.
•
Command Button Command Button digunakan untuk mengeksekusi sebuah tindakan.
•
Radio Button
24
Radio Button digunakan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan. •
Check Box Check Box hampir sama dengan radio button, namun dengan check box, user dapat memilih lebih dari satu. M athiassen, M adsen, Nielsen dan Stage (2000, p151) mengatakan bahwa interface adalah fasilitas-fasilitas yang membuat model dan fungsi sistem tersedia bagi actor.
2.1.8.11 Rancangan Laporan M enurut Jones dan Rama (2006, p238), laporan adalah sebuah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. M enurut Jones dan Rama (2006, p212), tipe-tipe laporan terdiri dari : 1.
Simple List Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokkan.
2.
Grouped Detail Report Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokkan atas produk, layanan, ataupun agent.
3.
Summary Report Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya bulan, customer.
4.
Single Entity Report.
25
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu Contohnya: laporan faktur dan PO (purchase order). 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Rumah S akit M enurut
situs
http://en.wikipedia.org/wiki/rumah_sakit,
(hospital) adalah sebuah
Rumah
sakit
institusi perawatan kesehatan professional yang
pelayanannya di sediakan oleh dokter, perawat, dan tenaga ahli kesehatan lainnya. Menurut surat
keputusan
menteri kesehatan
RI No.983/M enkes/SK/XI/1992
menyebutkan bahwa Rumah Sakit Umum adalah Rumah Sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik, dan sub-spesialistik. Rumah sakit mempunyai misi untuk memberikan pelayanan kesehatan bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Tugas Rumah Sakit adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemulihan, serta terdapat upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. Jenis-jenis Rumah Sakit terdiri dari: a. Rumah bersalin Rumah sakit yang khusus melayani pemeriksaan ibu hamil yang akan melahirkan secara normal dengan bantuan bidan, perawat atau dokter b. Rumah Sakit Ibu dan Anak Rumah sakit yang khusus melayani pemeriksaan kesehatan untuk ibu dan perawatan bayi berikut dengan proses persalinan normal atau operasi. c. Rumah Sakit Bersalin
26
Rumah sakit yang khusus melayani pemeriksaan ibu hamil yang akan melahirkan secara normal maupun melalui operasi. d. Rumah Sakit Kanker Rumah sakit yang khusus memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan bagi penderita penyakit kanker. e. Rumah Sakit Ketergantungan Obat Rumah sakit yang khusus memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan penderita yang tergantung pada obat-obat terlarang. f. Rumah Sakit Mata Rumah sakit yang khusus memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan bagi penderita penyakit mata. g. Rumah Sakit Khusus Rumah sakit yang khusus memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan pada satu macam penyakit. h. Rumah Sakit Umum Rumah sakit yang khusus memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan bagi penderita berbagai penyakit yang dilengkapi dengan dokter ahli dan akan melayani berbagai pasien yang mengidap penyakit yang beraneka ragam. Untuk memenuhi kebutuhan itu Rumah Sakit umum perlu mempunyai fungsi pelayanan medis, penunjang medis, pelayanan dan asuhan keperawatan,
rujukan,
pendidikan
dan
pelatihan,
penelitian
dan
pengembangan serta menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan. Rumah Sakit setidaknya memiliki lima Fungsi:
27
1. Harus ada pelayanan rawat inap dengan fasilitas diagnanastik dan terapeutik. Berbagai jenis spesialisasi baik bedah maupun nonbedah, harus tersedia pelayanan inap ini meliputi pelayanan keperawatan, gizi, farmasi, laboratorium dan pelayanan diagnostik serta terapeutik lainnya. 2. Rumah Sakit harus memiliki fasilitas rawat jalan. 3. Rumah Sakit memiliki tugas untuk melakukan pendidikan dan latihan 4. Rumah Sakit perlu melakukan penelitian di bidang kedokteran dan kesehatan dan keberadan pasien d
i Rumah Sakit merupakan
modal dasar untuk penelitian ini. 5. Rumah Sakit juga mempunyai tangguing jawab untukprogram pencegahan penyakit dan penyuluhan kesehatan bagi populasi sekitarnya. 2.2.2 Pengertian Billing System Menurut Cambridge Advanced Learner's Dictionary (2003, p113), Bill adalah a request for payment of money owed, or the piece of paper on which it is written (noun); to give or send someone a bill asking for money that they owe for a product or service (verb). Dalam bahasa Indonesia, Bill berarti permintaan untuk membayar sejumlah uang yang diutang, atau sebuah kertas yang ditulis (kata benda); untuk memberi atau mengirim seseorang sebuah permintaan tagihan untuk membayar sejumlah uang yang diutang untuk barang atau jasa (kata kerja). Jadi, billing system adalah suatu kesatuan yang berasal dari beberapa elemen yang saling berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan yaitu
28
permintaan terhadap seseorang untuk membayar sejumlah uang yang diutang untuk barang atau jasa. Dengan adanya billing system ini, akan membantu pemakai untuk mengontrol dan memonitor operasionalnya. Billing System rumah sakit adalah sebuah sistem yang terintegrasi dengan database pasien yang berfungsi membantu staf administrasi dalam menangani transaksi pembayaran tagihan rumah sakit. Billing System akan memudahkan dalam pengontrolan kegiatan administrasi keuangan Rumah Sakit. 2.2.3 Manfaat Billing System M anfaat menggunakan Billing System adalah sebagai berikut : 1. Set up Billing Codes Nomor
kuitansi
yang
dihasilkan
secara
otomatis
oleh
sistem
(autogenerate) sehingga mengurangi tingkat kecurangan. 2. Set up recurring Charge Shedules Dengan menggunakan billing system dapat dengan mudah melakukan perubahan pada jadwal penagihan iuran seperti penagihan setiap bulan, setiap caturwulan, setiap semester atau setiap tahun. 3. Late-fee Assesment Prosedur ini digunakan untuk mengetahui dengan cepat pasien yang belum membayar biaya rumah sakit sehingga monitoring dapat dilakukan secara efektif dan efisien. 4. Statements Billing System akan mencetak beberapa jenis billing statement yang berisi rekapitulasi mengenai pembayaran masa lalu. Dengan ini rumah sakit dapat mengurus tagihan rumah sakit sesuai dengan tahun kalender. 29
5. Payment Method Billing system mendukung metode akuntansi secara tunai dengan pembayaran di muka (accrual). 2.2.4 Tahapan Billing System Tahapan billing system adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan 2. Implementasi 3. Monitor 4. Evaluasi 2.2.5 Training untuk staff Pembagian tugas sesuai dengan keahlian masing-masing staf, kemudian memberikan training untuk setiap peranan. Staff Billing yang terlatih dengan baik akan dapat melakukan pembuatan laporan, pembuatan duplikasi dokumen, serta mengatur tagihan-tagihan dengan teratur. Tiga jenis training yang harus dilakukan yaitu : 9 Training mengenai prosedur penagihan 9 Pengaturan Dan tatacara untukmemperlakukan pelanggan 9 Keahlian teknis untuk menggunakan billing system 2.2.6 Penggunaan Elektronik Dianjurkan untuk selalu melakukan perbandingan antara penggunaan elektronik dalam billing system dengan billing system manual. System manual terlihat jauh lebih murah bila dibandingkan dengan penggunaan elektronik akan tetapi memakan biaya dan waktu yang dapat membawa kegiatan operasional menjadi tidak efisien. (www.effectivebilling.com)
30
