BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Procurement Menurut Turban et al (2010, p251) yang dikutip dari tulisan Kalakota et al
(2000), procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang-barang dari pemasok; hal ini meliputi pembelian, dan tapi juga kegiatan logistic ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Menurut (Pujawan, 2005) fungsi pengadaan mencakup kegiatan-kegiatan antara lain pemasok, mengevaluasi kinerja pemasok, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.
9
10
Berikut ini terdap at bagan p roses procurement secara tradisional
Sumber : procurense.com (15 Juli 2011)
Gambar 2.1 A Traditiona l Purchasing Process
Secara umum tugas-tugas yang dilakukan bagian pengadaan menurut Pujawan (2005, p139-141) mencakup : 1. Merancang relationship yang tepat dengan supplier. Bagian pengadaan bertugas untuk merencanakan kerjasama dengan supplier dan menetapkan jumlah supplier yang harus diatur untuk setiap produk.
11
2. Memilih supplier. Dalam proses pemilihan supplier, ini melibatkan evaluasi awal, undangan presentas, kunjungan lapangan, dan sebagainya. 3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok. Bagian pengadaan harus mampu memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok karena banyak aplikasi-aplikasi yang mendukung kegiatan pengadaan namun memiliki spesifikasi dan kegunaan berbeda-beda. 4. Mengatur data barang dan data supplier yang dibutuhkan. Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap mengenai barang-barang maupun data tentang supplier-suppliernya. 5. Melakukan proses pembelian. Kegiatan ini merupakan pekerjaan rutin bagi bagian pengadaan. 6. Mengevaluasi kinerja supplier. Kegiatan penting untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan. Hasil penilaian dari evaluasi ini untuk menentukan peringkat supplier. Mengevaluasi kinerja supplier. Kegiatan ini penting untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan. Hasil penilaian dari evaluasi ini untuk menetukan peringkat supplier. 2.2
Manajemen Menurut Robbins dan Coulter (2009, p22-25), manajemen merupakan proses
mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pekerjaan orang lain sehingga kegiatan mereka diselesaikan secara efisien dan efektif. Fungsi dalam manajemen terdiri dari merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan. Sedangkan proses manajemen merupakan serangkaian keputusan dan kegiatan kerja terus-menerus yang dijalani para manajer sewaktu mereka merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan. Menurut Mintzberg yang dikutip pada Robbins dan Coulter, peran manajemen terdiri dari ; a. Peran antarpribadi, yaitu peran manajeral yang melibatkan orang dan tugas lain yang bersifat seremonial dan simbolis. b. Peran informasional, yaitu peran manajerial yang meliputi menerima, mengumpulkan dan menyebarkan informasi. c. Peran pengambil keputusan, yaitu peran manajerial yang meliputi pembuatan pilihan keputusan.
12
2.3
Manajemen Operasi Manajemen Operasi menurut Jay Heizer dan Barry Render (2009, p4) adalah
serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa berlangsung di semua organisasi. Menurut Deitiana (2011, p1) Manajemen Operasi membahas bagaimana membangun dan mengelola operasi suatu organisasi mulai dari perencanaan sistem operasi,
2.4
Peramalan Peramalan (forecasting) Menurut Render,Barry dan Jay Heizer dalam
bukunya manajemen operasi (2009, p.162) mengatakan bahwa peramalan adalah seni atau
ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat
dilakukan dengan melibatkan pengambilan data historis dan memproyeksikannya ke masa mendatang dengan suatu bentuk model sistematis dan menurut Prasetya, Hery dan Fitri Lukiastuti dalam bukunya manajemen operasi (2009,p.43) peramalan merupakan suatu usaha untuk meramalkan keadaan dimasa yang akan datang melalui pengujian keadaan dimasa lalu sedangkan menurut Pujawan (2005, p.87) menyatakan bahwa peramalan permintaan adalah kegiatan untuk mengestimasi besarnya permintaan terhadap barang atau jasa tertentu pada suatu periode dan wilayah pemasaran tertentu. Ramalan yang tidak akurat bisa menimbulkan berbagai masalah pada supply chain. Kelebihan pasokan produk ke satu wilayah sementara kekurangan di wilayah lain, kelebihan di suatu periode tetapi kekurangan di periode lain. Oleh karena itu untuk meningkatkan efisiensi maupun efektifitas pada supply chain diperlukan cara-cara yang tepat untuk meningkatkan akurasi peramalan permintaan. Peningkatan akurasi peramalan bisa dilakukan dengan menggunakan metode peramalan yang baik.
2.4.1 Meramalkan Horizon Waktu Menurut Render, Barry dan Jay Heizer dalam buku nya manajemen operasi (2009,p.163) mengatakan bahwa peramalan biasa diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dilingkupinya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori : 1. Peramalan jangka pendek
13
Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya kurang dari tiga bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi. 2. Peramalan jangka menengah Peramalan
jangka
menengah
atau
intermediate
umumnya
mencakup hutingan bulan hingga tiga tahun. Peramalan ini bermanfaat untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, serta menganalisis bermacammacam rencana operasi. 3. Peramalan jangka panjang Umumnya untuk perencanaan tiga tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengambangan.
2.4.2 Jenis-Jenis Peramalan Pada umumnya, berbagai organisasi menggunakan tiga jenis peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan. 1. Peramalan
ekonomi,
menjelaskan
siklus
bisnis
dengan
memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan
untuk
membangun
perumahan,
dan
indicator
perencanaan lainnya. 2. Peramalan teknologi, memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan permintaan, adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga peramalan penjualanyang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia.
14
2.4.3 Pendekatan peramalan Menurut Render, Barry dan Jay Heizer dalam bukunya manajemen operasi (2009,p.167) terdapat dua pendekatan umum untuk peramalan : 1. Peramalan kuantitatif (Quantitative Forecast) Peramalan yang menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variable sebab akibat untuk meramalkan permintaan. 2. Peramalan kualitatif (Qualitative Forecast) Peramalan yang menggabungkan faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambilan keputusan untuk meramal.
2.4.4 Metode Peramalan Kuantitatif Jay Heizer dan Barry Render (2009, p170-175) menguraikan lima metode peramalan yang menggunakan data historis : 1. Naïve Method Cara paling sederhana untuk meramal adalah berasumsi bahwa permintaan di periode mendatang akan sama dengan permintaan pada periode terakhir. Untuk beberapa jenis produk, pendekatan naif (naïve method) merupakan model peramalan objektif yang paling efektif dan efisien dari segi biaya. Paling tidak, pendekatan naif memberikan titik awal untuk perbandingan dengan model lalin yang lebih canggih. 2. Moving Average Peramalan rata-rata bergerak menggunakan sejumlah data actual masa lalu untuk menghasilkan peramalan. Rata-rata bergerak berguna untuk dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa dan dapat di asumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang di ramalkan. Berikut adalah rumus moving average :
15
Keterangan : n = jumlah periode dalam rata-rata bergerak
3. Weighted Moving Average Saat terdapat tren atau pola yang terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan penekanan yang lebih pada nilai terkini. Pemilihan bobot merupakan hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus untuk menetapkan mereka. Oleh karena itu, pemutusan bobot yang digunakan membutuhkan pengalaman. Sebagai contoh, jika bulan atau periode terakhir diberi bobot yang terlalu berat, peramalan dapat menggambarkan perubahan yang terlalu cepat yang tidak biasa pada permintaan atau pola penjualan. Rata-rata bergerak dengan pembobotan akan digambarkan secara sistematis sebagai berikut.
4. Exponential Smoothing Merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan yang canggih, tetapi masih mudah digunakan. Metode ini menggunakan pencatatan data masa lalu yang sangat sedikit. Rumus penghalusan eksponential (exponential smoothing) dasar dapat ditunjukkan sebagai berikut : Peramalan baru
α (Permintaan sebenarnya
Peramalan =
periode
+
terakhir
periode
terakhir
peramalan periode terakhir)
Keterangan : a = bobot atau konstanta penghalusan yang dapat dipilih oleh peramal yang mempunyai nilai 0 dan 1.
Rumus lain :
–
16
Ft = Ft-1 + α (At-1 – Ft-1) Keterangan : Ft
= Peramalan baru
Ft-1
= Peramalan sebelumnya
a
= Konstanta penghalusan (pembobotan) (0 ≤ α ≤ 1)
At-1
= Permintaan actual periode lalu
5. Exponential Smoothing with Trend Model penghalusan eksponensial yang lebih rumit dan dapat menyesuaikan diri pada tren yang ada. Idenya adalah menghitung tren
rata-rata
data
penghalusan
eksponensial,
kemudian
menyesuaikan untuk kelambatan (lag) positif atau negatif pada tren, estimasi rata-rata da tren dihaluskan. Prosedur ini membutuhkan dua konstanta penghalusan, α untuk rata-rata dan tren untuk setiap periode. Rumus penghalusan eksponensial dengan penyesuaian tren adalah sebagai berikut :
Ft = α (At-1) + (1-α) (Ft-1 + Tt-1) , Tt = β (Ft-Ft-1) + (1-β) Tt-1 Keterangan : Ft = peramalan dengan eksponensial yang dihaluskan dari data berseri pada periode t Tt = tren dengan eksponensial yang dihaluskan pada periode t At = permintaan aktual periode t α = konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 ≤ α ≤ 1) β = konstanta penghalusan untuk rata-rata (0 ≤ β ≤ 1)
6. Linear Regression Proyeksi tren merupakan suatu metode peramalan yang mencocokkan garis tren pada serangkaian data masa lalu, emudian memproyeksikan garis pada masa mendatang untuk peramalan jangka menengah atau jangka panjang. Rumus untuk menentukan perhitungan Linear Regression adalah sebagai berikut :
17
Keterangan : b = kemiringan garis regresi ∑ = tanda penjumlahan total x̄ = rata-rata nilai variabel bebas yang diketahui = rata-rata nilai variabel terkait yang diketahui
x̄
Keterangan : = rata-rata nilai terhitung dari variabel yang akan diprediksi a = persilangan sumbu y b = kemiringan garis regresi (atau tingkat perubahan pada y untuk perubahan yang terjadi di x x̄ = rata-rata variable bebas (dalam kasus ini adalah waktu). Metode peramalan kuantitatif dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Peramalan deret waktu (Time Series) Peramalan ini tidak memperhatikan hubungan sebab akibat atau dengan
kata
lain
hasil
peramalan
hanya
memperhatikan
kecenderungan dari data yang di masa lalu tersedia. Menurut Makriadis dan Steven skematis pendekatan ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Input
Generating Process
output
Peramalan ini dilakukan berdasarkan data-data dari suatu produk yang sudah ada sebelumnya, kemudia dianalisa pola datanya apakah berpola trend atau siklus. Metode yang dapat digunakan dalam hal ini yaitu metode moving average, exponential smoothing, model matematika.
18
2. Peramalan sebab akibat Peramalan ini dilakukan berdasarkan data yang sudah ada sebelumnya tetapi memakai data dari variable lain yang menentukan atau mempengaruhi pada masa depan, seperti pendapatan, kegiatan ekonomi. Pendekatan ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Input
output
Hubungan sebab dan akibat
Dalam jurnalnya Smaros, Johanna; Hellstrom, Markus tentang Using the assortment forecasting method to enable sales force involvement in forecasting. Mereka menyebutkan Meskipun teknik kuantitatif yang bisa dibilang sangat berguna dan sering harus menjadi bagian dari proses peramalan perusahaan, mereka memiliki kelemahan tertentu yang dapat diimbangi dengan menggunakan peramalan kualitatif.
Kuantitatif
time-series
teknik
dirancang
untuk
mengidentifikasi dan meramalkan trend dan pola musiman dalam data dan untuk menyesuaikan diri dengan cepat terhadap perubahan dalam tren atau pola. Keterbatasan mereka adalah bahwa mereka tidak mempertimbangkan informasi kontekstual, seperti perubahan harga.
2.5
Analitic Hierarchy Process (AHP) Menurut Ismoyo yang dikutip dari Fariz (2010) Analitycal Hierarchy Process
(AHP) merupakan salah satu metode pengambilan keputusan yang dikembangkan oleh Dr. Thomas L. Saaty, seorang ahli matematika dari Universitas Pittsburg, Amerika Serikat pada awal tahun 1970-an. AHP merupakan salah satu model pengambilan keputusan yang dapat membantu kerangka berpikir manusia. Dasar berpikirnya metode AHP adalah proses membentuk skor secara numerik untuk menyusun rangking setiap alternatif keputusan yang berbasis pada bagaimana sebaiknya alternatif itu dicocokkan dengan kriteria pembuat keputusan. Metode AHP memperhitungkan tingkat validitas sampai dengan batas toleransi inkonsistensi berbagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh pengambil keputusan. selain itu, AHP mempunyai kemampuan untuk memecahkan masalah
19
yang multi objektif dan multi kriteria yang didasarkan pada perbandingan preferensi dari setiap elemen dalam hierarki, sehingga menjadi model pengambil keputusan yang komprehensif. Terdapat empat aksioma-aksioma yang terkandung dalam model AHP yaitu : 1. Reciprocal Comparison adalah pengambilan keputusan harus dapat membuat perbandingan dan menyatakan preferensinya. Preferensi tersebut harus memenuhi syarat reciprokal yaitu apabila A lebih disukai daripada B dengan sekala x, maka B lebih disukai daripada A dengan sekala 1/x.
2. Homogeneity adalah preferensi seseorang harus dapat dinyatakan dalam sekala terbatas atau dengan kata lain elemen-elemenya dapat dibandingkan satu sama lainnya. Kalau aksioma ini tidak dipenuhi maka elemen-elemen yang dibandingkan tersebut tidak homogen dan harus dibentuk cluster (kelompok elemen) yang baru. 3. Independence adalah preferensi dinyatakan dengan mengasumsikan bahwa kriteria tidak dipengaruhi oleh alternatif-alternatif yang ada melainkan oleh objektif keseluruhan. Ini menunjukkan bahwa pola ketergantungan dalam AHP adalah searah, maksudnya perbandingan antara elemen-elemen dalam satu tingkat dipengaruhi atau tergantung oleh elemen-elemen pada tingkat diatasnya. 4. Expectation adalah untuk tujuan pengambilan keputusan. Struktur hirarki diasumsikan lengkap. Apabila asumsi ini tidak dipenuhi maka pengambilan keputusan tidak memakai seluruh kriteria atau objektif yang tersedia atau diperlukan sehingga keputusan yang diambil dianggap tidak lengkap
2.5.1 Prosedur Perhitungan AHP Pada dasarnya terdapat beberapa tahapan ataupun prosedur yang harus dilakukan dalam proses perhitungan bobot dengan metode AHP (Riyanto, 2011). Adapun tahap-tahap dalam proses perhitungan bobot antara lain : 4. Menyusun
hirarki
dari
permasalahan
yang
di
hadapi,
yaitu
mendefinisikan masalah dan membentuk solusi yang di inginkan. Kemudian membuat struktur hirarki yang diawali dengan tujuan umum,
20
dilanjutkan dengan kriteria dan alternatif-alternatif pada tingkatan yang paling bawah. 5. Membuat matriks perbandingan berpasangan yang menggambarkan kontribusi relatif atau pengaruh setiap elemen terhadap masingmasing kriteria dengan kriteria lain (Saaty, 2008), skala 1 sampai 9 adalah skala terbaik dalam membandingkan elemen. Tabel 2.1 menunjukkan nilai dan definisi pendapat kualitatif dari skala perbandingan berpasangan Saaty.
Tabel 2.1 Skala Penilaian Perbandingan Berpasangan Intensitas dari kepentingan pada
Definisi
skala absolut 1
Sama pentingnya
3
Agak lebih penting yang satu atas lainnya
5
Cukup penting
7
Sangat penting
9
Kepentingan yang ekstrim
2,4,6,8
Nilai tengah diantara dua nilai keputusan yang berdekatan Jika aktifitas i mempunyai nilai yang lebih
Berbalikan
tinggi dari aktifitas j maka j mempunyai nilai berbalikan ketika dibandingkan dengan
2. Menghitung bobot elemen Proses yang paling menentukan dalam menilai setiap bobot elemen adalah menentukan besarnya prioritas antar elemen. Maka dari itu seringkali terjadi perbedaan pendapat dalam menentukan besarnya prioritas tersebut. Apabila terjadi hal seperti ini maka dapat digunakan rataan geometrik untuk menggabungkan pendapat mereka untuk memasukan nilai kepentingan kedalam matrik. Rumus rataan geometrik adalah sebagai berikut:
21
Keterangan :
R = Jawaban responden dari kuisioner J = Jumlah responden
AHP juga memberikan pertimbangan terhadap pertanyaan mengenai logika konsistensi dari evaluator. Indeks konsistensi (CI) adalah perhitungan matematis untuk setiap perbandingan berpasangan matrik perbandingan. CI ini menyatakan deviasi konsistensi. Kemudian Indeks acak sebagai hasil dari respon acak yang mutlak akan dibagi dengan CI yang akan menghasilkan rasio konsistensi (CR). Semakin tinggi CR maka semakin rendah konsistensinya.
3. Perhitungan Konsistensi Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan perhitungan konsistensi : •
penentuan weighted sum vector dengan mengalikan row averages dengan matriks awal.
•
Tentukan consistency vector dengan membagi weighted sum vector dengan Row averages : •
Hitung Lambda dan Consistency Index:
dan λ adalah rata-rata dari Consistency Vector. •
Hitung Consistency Ratio:
22
Hasil yang konsisten adalah CR ≤ 0,10. Jika hasil CR > 0,10, maka matriks keputusan yang diambil harus dievaluasi ulang.
Tabel 2.2 Random Index N
Random Index
2 3 4 5 6 7 8 9 10
0,00 0,58 0,90 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45 1,49
2.5.2 Supplier Performance Rating Tool Menurut Kathryn et al (2006, p355), supplier performance rating tool adalah alat untuk khusus
untuk
mengukur
kinerja
pemasok
ini
didesain
secara
melakukan pembelian, memastikan kualitas, menerapkan
fungsi rantai pasokan yang digunakan untuk mendukung pemasok untuk mengukur dan mengatur peforma dari pemasok yang dimiliki. Tujuan
yang
ingin
dicapai
dengan
menggunakan
Supplier
performance rating tool ini adalah 1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada rantai pasokan bahan baku 2. Mengurangi jumlah pemasok dan meningkatkan kualitas para pemasok 3. Meningkatkan hubungan yang lebih dekat dengan pemasok-pemasok inti 4. Alat ini didesain dan disediakan untuk perusahaan dengan kemampuan untuk mengukur pemasok dengan 3 kriteria utama : 1.
OTD (on time delivery)
2.
Quality
3.
Total cost (berdasarkan biaya kualitas)
23
2.5.2.1 OTD (On Time Delivery) Menurut Kathryn et al (2006), OTD pemasok adalah perbandingan antara waktu yang dibutuhkan atau dijanjikan oleh pemasok dan waktu sebenarnya dimana material atau bahan baku diterima. Toleransi bahwa material akan dianggap tepat waktu adalah keterlambatan selama lima hari. Keterlambatan selama lima hari ini diijinkan untuk menggantikan hari
libur dan hari minggu.
Lima hari ini juga guna memberikan waktu bagi perusahaan untuk memasukan penerimaan material dan bahan baku ke dalam sistem. Rumus dari OTD adalah
Keterangan : OTD = on time delivery ROT = received on time (bahan baku yang diterima tepat pada waktunya) TPE = total part expected (bahan baku yang diharapkan diterima tepat waktu) Contoh dari perhitungan OTD : Pada PO no.001 bahan baku yang dipesan dari pemasok adalah 1000 ton pada tanggal 2 mei, sehingga penerimaan yang dianggap tepat waktu ada pada tanggal 2 mei sampai 7 mei. Tabel 2.3 Contoh Penerimaan Bahan Baku No part received 100 650 100 50 100
date received 2 mei 4 mei 7 mei 8 mei 10 mei
Status on time on time on time late late
Dengan tabel diatas maka diketahui ROT (bahan baku yang diterima tepat waktu) = 100+650+100=850 TPE (bahan baku yang diharapkan diterima tepat waktu) = 1000
24
OTD= 850 X 100 % = 85 persen untuk PO no. 001 1000
Apabila PO yang dilakukan dengan pemasok lebih dari satu maka penilaian akan dilakukan dengan merata-ratakan nilai OTD pada setiap PO. Seperti contoh dibawah : •
PO no.001 = 85 persen
•
PO no.002 = 82 persen
•
PO no.003 = 67 persen
Maka total OTD pemasok adalah 85+ 82+ 67 = 78 persen 3
2.5.2.2 Quality Menurut Kathryn et al (2006), indikator dari perhitungan kualitas pemasok adalah persentase jumlah bahan baku yang diretur dibandingkan dengan jumlah bahan baku yang diterima dari pemasok tersebut. Hasil ini akan dilaporkan dalam bentuk PPM (part per milion) dan hasil terakhir akan didapatkan dengan menggunakan PPM conversion table. Tabel 2.4 PPM conversion table PPM >66.810 66.810 38.950 22.750 11.870 6.210 2.890 1.350 560 233 86 32 10 <3
Yield (percentage) <93.3190 93.3190 96.1050 97.7250 98.8130 99.3790 99.7110 99.8650 99.9440 99.9767 99.9914 99.9968 99.9990 >99.9997
σ <3.00 3.00 3.25 3.50 3.75 4.00 4.25 4.50 4.75 5.00 5.25 5.50 5.75 6.00
Points 0.0 2.0 4.0 6.0 8.0 10.0 12.5 15.0 17.5 20.0 25.0 30.0 35.0 40.0
25
Rumus dari quality adalah :
Keterangan : PPM = part per million RTS = Return to Supplier (bahan baku yang diretur) TPR = Total Part Received (total bahan baku yang diterima)
Contoh dari perhitungan quality adalah : Apabila pada suatu periode bahan baku yang diterima dari pemasok adalah 4937 dan bahan baku yang diretur selama periode tersebut adalah 50 maka perhitungannya adalah :
Hasil dari ini akan dibulatkan ke nilai PPM yang lebih tinggi dan akan dikonversikan ke dalam point berdasarkan pada tabel PPM conversion table. Jadi 10.128 PPM akan menjadi 11.870 PPM dan akan menghasilkan 8 point.
2.1.2.3 Total Cost Menurut Kathryn et al (2006), penilaian untuk biaya total diperoleh dari seluruh total biaya kualitas dibandingkan dengan seluruh total biaya pembelian bahan baku pada satu supplier pada periode tertentu. Rumus untuk mendapatkan Score Total Cost adalah :
TRA = Total Receipts Amount (total biaya bahan baku yang diterima) COQ = Cost of Quality (total biaya kualitas) Contoh perhitungan Total Cost
26
Jika nilai biaya bahan baku yang diterima pada periode tertentu adalah $652000 dan biaya kualitas adalah $65000 maka Total cost adalah
2.1.2.4 Total supplier score Menurut Kathryn et al (2006), nilai yang diberikan pada kriteria OTD dengan bobot 40%, pada kualitas atau PPM dengan bobot 40% dan terakhir pada nilai score total cost atau nilai untuk seluruh pengeluaran dengan bobot 20% ideal untuk digunakan untuk memberikan ranking pada pemasok. Dengan contoh yang ada diatas maka nilai yang didapatkan pemasok adalah
= (OTD persen × 40 persen) + quality + (total cost × 20 persen) = (78 x 0.40) +8 + (90.03 x 0.2) = 57.3
Pemasok yang terpilih adalah pemasok inti sedangkan pemasok lain akan dikeluarkan dari list pemasok. Jumlah dari pemasok inti merupakan kebijakan dari perusahaan itu sendiri.
2.6
Sistem Informasi Menurut Stair dan Reynolds (2010, p4), sistem informasi merupakan
serangkaian komponen yang saling terhubung dimana mengumpulkan, mengubah, menyimpan dan mennyebarkan data informasi dan memberikan umpan balik untuk menemukan tujuan obyek. Menurut O’Brien & Marakas (2010, p4) Sistem informasi merupakan suatu kombinasi antara orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, aturan, dan produser yang menyimpan, menampilkan, mengubah, dan menghapus informasi didalam organisasi. Berikut adalah ketiga fungsi dasar dalam sistem informasi menurut O’Brien & Marakas (2010, p8):
27
a. Mendukung proses bisnis dan operasi. b. Mendukung pengambilan keputusan untuk pegawai dan manajer. c. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif. Menurut pendapat Rudy Tantra (2012) Sistem Informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan. Dari pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah
suatu
proses
untuk
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan
dan
menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.
2.7
Analisis Sistem Analisis
sistem
teridri
dari
mendefinisikan
masalah,
penyebabnya,
menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh sistem (Laudon 2010, p515). Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p497), analisis sistem adalah fase mengembangkan sistem yang menetukan sistem informasi apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah yang ada dengan mempelajari sistem dan proses kerja untuk mendifinisikan kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan.
2.8
Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan tipe asli dari sistem informasi yang
dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial menurut O’Brien (2010, p531). Dengan perkembangan zaman yang semakin global, dalam era informasi, sistem informasi manajemen menjadi topic yang penting bagi sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan sub-sub sistem yang saling terintergrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam penyelesaian masalah dan dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer yang menghasilkan nilai tambah bagi penggunanya menurut Taufiq (2013, p28).
28
Jadi kesimpulannya adalah Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang berfokus pada manajemen bisnis untuk menyelesaikan masalah dan mendukung praktik bisnis dalam pengambilan keputusan.
2.9
E-Procurement Menurut Turban et al (2010, p290), e-procurement adalah proses pengadaan
barang dan jasa untuk organisasi secara elektronik. E-procurement merupakan penggunaan teknologi berbasi web untuk mendukung proses procurement, temasuk permintaan,
pencarian,
kontrakm
pemesanan,
pembelian,
pengiriman
dan
pembayaran. Menurut Dave Chafffey (2009, p.381), E-Procurement merupakan suatu
sistem integrasi elektronik yang dapat mengintegrasikan semua kegiatan dalam pengadaan barang seperti kegiatan pemesanan, pembelian, dan pembayaran antara pemasok dan pembeli, sedangkan menurut Turban dan Linda Volonino (2011, p.171) berkaitan dengan proses pengadaan berdasarkan teknologi e-bisnis dan strategi.
2.9.1 Proses E-Procurement Menurut Turban et al (2010, p.354), proses e-procurement terdiri dari beberapa tahap, yakni: 1.
Melakukan pencarian vendor dan produk dengan menggunakan katalog, brosur, telepon, dan lainnya.
2.
Melakukan kualifikasi vendor sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Dari list vendor yang ada, ditentukan mana yang sekiranya dapat diajak bekerja sama.
3.
Memilih mekanisme pasar, seperti private, umum, lelang, barter, dll.
4.
Melakukan perbandingan serta negosiasi, baik mengenai kualitas barang, harga barang, metode pengiriman, dll.
5.
Membuat kesepakatan pembelian setelah negosiasi berhasil.
6.
Membuat Purchase order (PO).
7.
Mengatur jadwal pengambilan atau pengiriman barang, sesuai dengan kesepakatan yang telah dibentuk sebelumnya.
29
Melakukan pembayaran terhadap vendor. 2.9.2 Tujuan dan Manfaat Menurut Turban et al (2010, p.254-255), tujuan yang hendak dicapai dengan penggunaan e-procurement adalah : 1.
Meningkatkan produktifitas staff - staff pembelian (memberikan lebih banyak waktu dan mengurangi tekanan pekerjaan kepada mereka).
2.
Mengurangi harga pembelian melalui standarisasi produk, reverse auction, diskon dan pembelian gabungan.
3.
Meningkatkan aliran informasi dan manajemen.
4.
Meminimalkan pembelian terhadap pemasok non kontrak.
5.
Meningkatkan proses pembayaran dan penghematan akibat kelancaran pembayaran.
6.
Membangun hubungan kerjasama yang efisien.
7.
Memastikan pengiriman tepat waktu.
8.
Mengurangi waktu proses dan pemenuhan order melalui otomatisasi.
9.
Mengurangi kebutuhan akan keterampilan dan pelatihan dari staff purchasing.
10.
Mengurangi jumlah pemasok.
11.
Membuat proses pembelian cepat dan sederhana.
12.
Mempersingkat rekonsiliasi invoice.
13.
Mengurangi biaya pemrosesan administratif per order.
14.
Menemukan pemasok baru yang dapat menyediakan barang dan jasa lebih cepat dan murah.
15.
Mengintegrasikan kontrol anggaran dengan proses procurement.
16.
Meminimalkan kesalahan manusia dalam pembelian maupun pengiriman.
17.
2.10
Memonitor dan meregulasi perilaku pembelian.
Konsep Sistem dan Perancangan Menurut
Satzinger,
Jackson,
dan
Burd
(2010, p6),
sistem
adalah
sekumpulan komponen terpisah yang menjalankan suatu fun gsi secara bersamaan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
30
Menurut pendapat O'Brien dan Marakas (2011, p29) sistem adalah sek elompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Laudon dan Laudon (2010, p517), Perancangan sistem merupakan keseluruhan rencana atau model untuk sistem yang teridiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan struktur dan bentuk.
2.10.1 Object Oriented Analysis and Design (OOAD) Konsep object oriented analyisis and design menurut Satzinger (2010, p60) adalah menentukan semua objek yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan dalam sistem dan untuk berkomunikasi dengan orang-orang. Hal tersebut bertujuan untuk menunjukkan bagaimana objek melakukan tugas hingga mampu di implementasikan.
2.10.2 Unified Modeling Language (UML) Konsep UML berdasarkan Bennet et al (2010, p118-119) adalah sebuah grafik yang merupakan terdiri dari berbagai jenis bentuk yang dikenal dengan node, dan dihubungkan dengan garis yang dikenal dengan path. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2005, p48) UML adalah serangkaian standar model konstruksi dan notasi yang dikembangkan secara spesifik untuk pengembangan object-oriented.
2.10.3 Activity Diagram Activity Diagram menurut Satzinger (2010, p141) menjelaskan bahwa
activity
diagram
hanyalah
sebuah
alur
kerja
yang
menggambarkan kegiatan berbagai pengguna (atau sistem), orang yang melakukan setiap kegiatan dan urutan dari berbagai aliran aktivitas mereka. Activity diagram adallah salah satu dari diagram UML yang berhubungan dengan pendekatan yang berorientas dengan objek, namun dapat digunakan juga pada pendekatan suatu pembangunan.
31
Konsep activity diagram berdasarkan Bennet et al (2010, p113) bahwa Activity diagram digunakan untuk menggambarkan proses pembangunan dalam Unified Process. Activity diagram sangat berguna dalam menggambarkan urutan-urutan dari proses bisnis dalam sebuah organisasi. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2008, p141) Activity diagram adalah sebuah tipe dari workflow diagram
yang
menggambarkan aktivitas dari user dan flow nya secara berurutan.
Gambar 2.2 Notasi Activity Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2005: 145)
2.10.4 Use Case Diagram Use case menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2005, p214),
merupakan kegiatan yang sistem lakukan, biasanya
dalam menanggapi permintaan oleh user. Konsep Use Case Diagram berdasarkan Satzinger (2010, p242) bahwa Use Case Diagram digunakan untuk mengidentifikasi
kegunaan
atau
untuk
mengidentifikasi
bagaimana sistem tersebut akan digunakan. Sebuah use case diagram adalah cara yang nyaman untuk mendokumentasikan suatu kegiatan sistem. Konsep Use Case Diagram berdasarkan Bennet et al (2010, p154) adalah suatu penjelasan fungsionalitas sistem dari sudut pandang pengguna. Yang dimaksud dengan penjelasan fungsionalitas
apabila
sistem
menyediakan
dan
menggambarkan user mana yang berkomunikasi dengan sistem
32
dalam cara menunjukkan fungsionalitas.
Gambar 2.3 Notasi Untuk Use Case Diagram Sumber : Satzinger (2010, p244)
33
2.10.5 Use Case Description Menurut Satzinger, et al (2010, p.171) use case description adalah gambaran yang menjelaskan proses secara detail dari setiap use case dan hubungannya dengan sistem. Gambar di bawah menjelaskan contoh mengenai proses bisnis dan bagaimana sistem berperan dalam mendukung proses tersebut.
Gambar 2.4 Use Case Description Sumber: Satzinger, et al. (2010, p.125)
2.10.6 Class Diagram Konsep Class Diagram berdasarkan Bennet et al. (2010, p134) adalah bahwa setiap use case analysis diuraikan secara terpisah untuk memasukkan detil sebuah rancangan yang relevan. Model – model yang terpisah ini lalu diintegrasikan untuk menghasilkan suatu rancangan class diagram yang detil. Konsep Class Diagram berdasarkan Satzinger (2010, p60) yaitu model grafis yang digunakan dalam perorientasian objek yang
34
digunakan dalam pendekatan untuk menunjukkan kelas dari objek dalam suatu sistem.
2.10.7 First Cut Diagram First cut diagram menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, p413) dikembangkan dengan memperluas domain model class diagram. Hal ini dilakukan dalam dua tahap, yaitu mengkolaborasi atribut dengan jenis dan informasi tentang nilai awal serta menambahkan panah navigation visibility. Navigation visibility adalah prinsip perancangan dimana sebuah objek dapat melihat atau berinteraksi dengan objek lain. Dalam memulai proses perancangan, pengembangan sebuah first-cut design class diagram berdasarkan domain model class diagram yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
Gambar 2.5 Contoh First Cut Design Class Diagram Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2010, p413)
35
2.10.8 User Interface (UI) User Interface merupakan komponen penting dari setiap sistem baru yang akan digunakan. User Interface merupakan bagian dari sistem informasi yang memerlukan interaksi langsung pada system user dalam membuat input dan output. Pengertian tersebut menurut Satzinger (2010, p.531). Dalam membuat user interface terdapat aturan yang disebut eight golden rules. Eight golden rules bermanfaat dalam merancang user interface yang interaktif. Hal tersebut diantara lain adalah: a.
Strive for Consistency Merancang sebuah interface yang berfungsi secara konsisten merupakan salah satu tujuan desain yang paling penting. Cara agar informasi dapat diatur pada bentuk, nama dan pengaturan komponen menu, ukuran dan bentuk icon, dan urutan diikuti untuk melaksanakan tugas harus konsisten di seluruh sistem.
b.
Enable Frequent Users to Use Shortcuts User yang bekerja dengan satu aplikasi sepanjang hari harus bersedia dalam menginvestasikan waktunya untuk mempelajari shortcut. Shortcut mengurangi jumlah interaksi untuk pekerjaan tertentu. Dan juga seorang desainer harus menyediakan fasilitas macro bagi pengguna untuk membuat shortcut-nya sendiri.
c.
Offer Informative Feedback Setiap tindakan pada user harus dapat menghasilkan beberapa jenis feedback dari komputer sehingga user mengetahui bahwa tindakan tersebut diakui.
d.
Design Dialogs to Yield Closure Setiap interaksi dengan sistem harus diatur dengan urutan yang jelas yaitu awal, tengah, dan akhir. Setiap tugas yang jelas memiliki urutan awal, tengah, dan akhir, sehingga penggunan tugas di komputer seharusnya juga merasakan hal seperti itu.
e.
Offer Simple Error Handling
36
Kesalahan pada user membutuhkan biaya, baik dalam waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki hasil kesalahannya. Perancang sistem harus dapat mencegah user dari membuat kesalahan bila memungkinkan. Sebuah cara utama untuk melakukan ini adalah membatasi pilihan yang tersedia dan memungkinkan user untuk memilih dari pilihan yang valid pada setiap titik dalam dialog. Feedback yang memadai, seperti yang dibahas sebelumnya juga membantu mengurangi kesalahan. f.
Permit Easy Reversal of Actions User harus merasa bahwa mereka dapat mengeksplorasi pilihan dan mengambil tindakan yang dapat dibatalkan atau dibatalkan tanpa kesulitan. Ini adalah salah satu cara user belajar tentang sistem dengan melakukan percobaan. Hal ini juga merupakan cara untuk mencegah kesalahan.
g.
Support Internal Locus of Control User yang berpengalaman merasa bahwa mereka bertanggung jawab atas sistem dan bahwa sistem merespon perintah mereka. Mereka seharusnya tidak dipaksa untuk melakukan sesuatu atau dibuat merasa seolah-olah sistem mengendalikan mereka. Sistem harus membuat user merasa bahwa mereka memutuskan apa yang harus dilakukan. Desainer dapat memberikan banyak fasilitas dalam hal ini dan bentuk pengendalian melalui kata-kata petunjuknya dan pesan.
h.
Reduce Short Term Memory Load Orang-orang memiliki banyak keterbatasan, dan memori jangka pendek adalah salah satu yang terbesar. Interface desainer tidak bisa berpendapat bahwa user akan mengingat apa pun dari form ke form, atau dialog box untuk dialog box, selama interaksi dengan sistem.
2.11
Pengertian Data, Data Flow Diagram (DFD), Diagram Nol 2.11.1 Data Menurut Kenneth C. Laudon et al (2008) data adalah sesuatu fakta mentah mewakili kejadian-kejadian yang terjadi
37
dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik yang merupakan bahan mentah dari informasi.
2.11.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram menurut Whitten (2004, p344) merupakan alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan pekerjaan atau proses yang dilakukan oleh sistem.
2.11.3 Diagram Nol Diagram nol menurut Hoffer (1996, p318), diagram level-0 merupakan diagram aliran data yang menggambarkan sebuah major process, data flow, dan data stores dari sebuah sistem yang berbeda pada tingkatan tertinggi untuk detailnya.
38
2.12
Kerangka Berpikir Pemilihan Judul/Topik Penelitian
BAB I Abstrak Latar belakang penelitian Ruang lingkup penelitian Tujuan/Manfaat Penelitian Metode Penelitian Sistematika Penulisan
Latar Belakang Penelitian
Studi Pustaka
Wawancara
Survey
Studi Dokumen Perusahaan
BAB II Landasan Teori: -FORECASTING -AHP -OOAD
Forecasting & AHP
Perhitungan Forcasting dan AHP
Procurement’s Goal Purchasing and Warehouse Data and Information Flows
BAB III
Forecasting : metode Linear Regression
Procurement Saat Ini
E-Procurement dan hasil AHP : Supplier terbaik analisis berdasarkan kriteria on time delivery, quality, dan Total cost
Future Procurement
Rancangan EProcurement
Prototype
Update Goals, Effective and Efficient Purchasing and Warehouse, Enhanced Data and Information Flows, System
BAB IV
Kebutuhan Hardware, Software, Database, dan Network
Rancangan Prototype
BAB V Simpulan/Saran
39
