BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada Era modernisasi saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah menjadi suatu tuntutan
untuk
mengoptimalisasikan
menciptakan
proses
layanan yang berkualitas
bisnis perusahaan,
dikarenakan
ataupun dalam
semakin
ketatnya
persaingan bisnis yang semakin dinamis. Hal tersebut membuat kebanyakan perusahaan telah mengganti sistem kerja manual dengan sistem yang terkomputerisasi agar dapat mendukung kinerja di dalam perusahaan. Penerapan teknologi dalam perusahaan memerlukan perencanaan yang strategis khususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar penerapan dapat sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Jika penerapan teknologi informasi dalam manajemen proyek tidak sesuai dengan tujuan bisnis yang diinginkan maka akan menimbulkan risiko. Risiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan. Pada
kenyataaannya penerapan
manajemen
proyek
teknologi
informas i
membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya manajemen risiko proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yang tidak diinginkan oleh
1
2 perusahaan. M aka dari itu diperlukannya pengelolaan proyek yang baik agar suatu proyek dapat berjalan sukses. PT M itra Solusi Infokom adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang bergerak di bidang Computer Network dan System Integrator. PT M itra Solusi Infokom menyediakan solusi teknologi informasi bagi bisnis-bisnis yang menfokuskan dalam menyediakan fitur-fitur maupun layanan yang terbaik bagi komunikasi bisnis yang fleksibel dan efektif bagi para pelanggannya dengan menguntungkan bagi pelanggan melalui fitur-fitur maupun kualitas layanan yang lebih baik, waktu respon yang cepat dan meningkatkan pengalaman pengguna. PT M itra Solusi Infokom menawarkan proyek-proyek teknologi informasi termasuk menjual fitur-fitur canggih seperti IP telephony, messaging dan contact center, firewall terkelola, dan memonitor jaringan server. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan terus melakukan peningkatan kualitas manajemen sumber daya manusia dan peningkatan kualitas proyek kepada pelanggan. Di mana didukung dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi yang dikembangkan perusahaan secara terus–menerus. M elalui skripsi ini, penulis akan melakukan pengukuran risiko manajemen proyek teknologi informasi pada PT M itra Solusi Infokom dengan harapan dapat memberikan masukan dan membawa dampak positif bagi perusahaan.
1.2
Permasalahan
Dengan
tujuan
untuk
mempertahankan
eksistensi
dalam
dunia
bisnis,
PT M itra Solusi Infokom menggunakan teknologi informasi dalam manajemen proyek di dalam perusahaan. Proyek yang dijalankan perusahaan bergantung dari teknologi
3 yang digunakan. Penggunaan produk teknologi informasi pada manajemen proyek akan mendukung aktivitas perusahaan agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Dalam manajemen proyek teknologi informasi terdapat risiko–risiko yang mungkin terjadi yang berkaitan dengan biaya, waktu dan kualitas proyek, di mana perusahaan harus mampu mengelola risiko manajemen proyek teknologi informasi tersebut.
Permasalahan dari penelitian penyusunan skripsi penulis adalah PT M itra Solusi Infokom belum pernah melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek teknologi informasi. M aka dari itu, untuk menunjang manajemen proyek teknologi informasi yang baik dan memadai, penulis melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek pada PT M itra Solusi Infokom, di mana hasil dari pengukuran risiko tersebut diharapkan dapat diketahui tingkat risiko dari manajemen proyek teknologi informasi dalam perusahaan itu.
1.3
Ruang Lingkup
Untuk memperjelas penyusunan skripsi ini, maka diperlukan pembatasan ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup penelitian antara lain:
1. Penelitian dilakukan pada proyek Jardiknas dan proyek RSJPDHK yang terkait dengan PT M itra Solusi Infokom. 2. Penelitian dilakukan untuk mengukur probabilitas dan dampak dari hasil identifikasi risiko pada proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT M itra Solusi Infokom.
4 3. Penelitian dilakukan berdasarkan
pendekatan PM BOK (Project Management
Body Of Knowledge) untuk mengukur risiko manajemen proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT M itra Solusi Infokom.
1.4
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah:
1. M elakukan
pengukuran
risiko
terhadap
manajemen
proyek
teknologi
informasi yang terkait dengan PT M itra Solusi Infokom. 2. M engidentifikasi risiko-risiko terhadap manajemen proyek teknologi informasi yang terkait dengan PT M itra Solusi Infokom. 3. M emberikan solusi yang terbaik bagi perusahaan untuk mengelola risiko proyek teknologi informasi.
M anfaat dari pembuatan skripsi ini adalah: 1. Hasil pengukuran resiko dapat digunakan untuk perusahaan sebagai referensi untuk menyempurnakan manajemen proyek teknologi informasi dan sebagai sarana bagi perusahaan untuk menambah pengetahuan dalam manajemen risiko proyek. 2. Dengan adanya penemuan risiko-risiko yang berkaitan dengan proyek pada PT M itra Solusi Infokom menjadikan perusahaan dapat mengetahui risiko-risiko apa saja yang mungkin dapat muncul dalam suatu proyek. 3. M emberikan rekomendasi alternatif bagi perusahaan untuk mengantisipasi risiko yang akan muncul pada pengerjaan proyek-proyek di masa yang akan datang.
5 1.5
Metodologi Penelitian M etode yang kami gunakan dalam penyusunan skripsi ini dengan menggunakan
pendekatan kualitatif di mana kami melakukan penelitian terhadap salah satu perusahaan swasta yang ada di Indonesia. 1. M etodologi Penelitian (Studi Kasus) Penulis menggunakan metode studi kasus untuk penelitian ini, di mana datanya tidak hanya diperoleh dari kasus yang diteliti, tetapi juga diperoleh dari semua pihak yang mengetahui dan mengenal kasus tersebut dengan baik. M asalah yang berkaitan dengan studi kasus yang dilakukan pada PT M itra Solusi Infokom, yaitu mengidentifikasi risiko dan menentukan probabilitas dan dampak risiko yang mungkin terjadi pada manajemen proyek teknologi informasi. Di mana penulis melakukan pengukuran risiko manajemen proyek teknologi informasi di perusahaan untuk mengetahui bagaimana manajemen proyek teknologi informasi yang sudah diterapkan oleh perusahaan. 2. Teknik Pengumpulan Data Dalam penyusunan skripsi ini, data–data yang diperlukan diperoleh dari metode pengumpulan data, sebagai berikut: a. Penelitian Kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data
secara
tertulis, baik dari buku literatur, artikel-artikel maupun tulisan-tulisan ilmiah yang terkait dengan masalah yang dibahas guna mendukung dan melengkapi penyusunan skripsi secara tertulis. b. Penelitian Lapangan Ada dua metode dalam melakukan penelitian lapangan, yaitu:
6 i. Wawancara (interview) Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk memperoleh informasi yang diyakini kebenarannya dari sumbersumber yang dianggap kompeten untuk memberikan informasi, dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait. Peneliti melakukan wawancara langsung dengan bagian Project Manager yaitu Bapak Dedi Agus Wibisono dan dibantu oleh bagian Technical yaitu Bapak Hendro untuk memperoleh gambaran secara rinci mengenai siklus manajemen proyek teknologi informasi di perusahaan, serta untuk
memperoleh
data-data
perusahaan
yang
dibutuhkan
selama
penyusunan skripsi. ii. Studi Dokumentasi M engumpulkan dokumentasi yang terkait yang digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti guna mendukung data yang telah diperoleh dari hasil wawancara. 3. Teknik Analisis Dalam melakukan pengukuran resiko terhadap manajemen proyek TI pada PT M itra Solusi Infokom, ada banyak metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran risiko manajemen proyek TI. Salah satunya adalah metode PM BOK merupakan standar yang ditetapkan oleh American National Standard, ANSI/PM I 99001-2004 yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PM I). Project Management Body of Knowledge (PM BOK) adalah panduan yang berisikan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh para profesional dalam manajemen
7 proyek. Tujuan utama dari PM BOK adalah melakukan identifikasi secara bagian per bagian dari pengetahuan atas Badan Pengelola Proyek (Project Management Body of Knowledge) yang secara umum dikenal sebagai praktek terbaik. M aka dari itu, penulis memutuskan untuk menggunakan metode PM BOK untuk mengukur risiko manajemen proyek teknologi informasi pada PT M itra Solusi Infokom.
1.6
Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab pembahasan. M asing–masing bab
meliputi hal-hal yang ada di bawah ini, yakni: Bab 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. Bab 2 LANDAS AN TEORI Dalam bab ini akan menguraikan teori–teori yang diperoleh dari hasil kepustakaan, buku–buku ilmiah, dan karya–karya ilmiah yang berkaitan dengan teori-teori pokok dan teori-teori tambahan yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam menyusun skripsi. Bab 3 DES KRIPS I IMPLEMENTAS I MANAJEMEN RIS IKO Dalam bab ini penulis akan menjelaskan gambaran umum dari perusahaan antara lain, seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi secara umum, uraian tugas dan tanggung jawab, visi dan misi perusahaan, prosedur yang sedang berjalan, manajemen proyek, implementasi TI dan kebijakan TI secara umum dalam perusahaan.
8 Bab 4 AN ALIS IS HAS IL PENGUKURAN RIS IKO MANAJEMEN PROYEK Dalam bab
ini dilakukan
pengukuran
risiko
dengan
melakukan
proses
pengidentifikasian risiko, menentukan probabilitas dan dampak risiko dengan menggunakan matrix analisis kualitatif dan menentukan strategi untuk merespon risiko. Bab 5 S IMPULAN DAN S ARAN Dalam bab ini merupakan penutup yang berisikan simpulan dari keseluruhan isi skripsi yang didasarkan pada hasil penelitian terhadap pengukuran risiko proyek teknologi informasi di perusahaan serta saran–saran perbaikan dan hal–hal yang perlu dipertahankan yang berguna bagi perusahaan.
