1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Di era globalisasi ini, teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan di bidang apapun. Dengan memiliki serta menerapkan teknologi informasi yang berkualitas, perusahaan dapat mengelola sebuah tantangan yang ada menjadi sebuah keuntungan bagi perusahaan itu sendiri. Oleh sebab itu, hampir semua perusahaan berusaha untuk mengelola teknologi informasi dengan baik dan benar agar proses bisnis perusahaan tersebut dapat terus berkembang serta menjadi lebih efektif dan efisien. Semakin besar perusahaan, maka semakin besar pula kebutuhan perusahaan akan informasi yang perusahaan perlukan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem terintegrasi yang dapat memberikan informasi yang berkualitas, akurat, real-time, serta transparan. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu konsep sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya ke dalam sebuah sistem informasi yang dapat diandalkan, serta membuat sistem perusahaan menjadi lebih berkualitas, akurat, real-time, serta transparan. ERP menyediakan sebuah infrastruktur yang dapat mengintegrasikan berbagai area fungsional dalam perusahaan. Konsep ERP merupakan suatu konsep pengintegrasian proses pada setiap line manajemen perusahaan secara transparan dengan tingkat akuntabilitas yang cukup tinggi, di mana ERP merupakan salah satu pra-syarat mendasar bagi
2
setiap perusahaan untuk dapat memasuki dan bertahan dalam pasar internasional. Indonesia merupakan negara berkembang dengan basis perekonomian yang bertumpu pada bidang bisnis, sehingga efisiensi menjadi salah satu faktor penting pada setiap perusahaan. Realita bisnis yang kurang efisien, dan diharapkan penerapan ERP akan menjadi salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Tingginya
permintaan
terhadap
aplikasi
ERP,
memunculkan
banyaknya vendor-vendor ERP di pasaran. Salah satu vendor ERP yang sudah cukup banyak digunakan di perusahaan saat ini adalah Oracle. Oracle menyediakan produk dan layanan yang membantu mengakselerasi inovasi bisnis untuk pelanggan-pelanggannya. Saat ini, lebih dari 65.000 perusahaan pengguna Oracle tersebar di lebih dari 95 negara di dunia, mulai dari bisnis skala kecil, menengah, hingga bisnis berskala global. Oracle memiliki banyak paket software, salah satunya adalah Oracle E-Business Suite. Oracle EBusiness Suite adalah sebuah paket software ERP yang mendukung pengaturan proses bisnis suatu perusahaan. Oracle E-Business Suite juga dikenal dengan nama Oracle ERP, Oracle Apps, Oracle Application, Oracle Financials, dan E-Bits. Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (PERUM PERURI) merupakan salah satu BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang berada di bawah naungan Kementerian BUMN Republik Indonesia, yang bertindak sebagai pemilik modal sekaligus sebagai pembina teknis. PERUM PERURI mempunyai legalitas sebagai pencetak uang resmi negara Republik Indonesia dan kertas berharga lainnya. Hal tersebut ditunjang dengan pengalaman dan kelengkapan sarana mesin cetak yang modern serta
3
mempunyai jaringan dengan lembaga-lembaga pemerintah, baik di dalam maupun di luar negeri. Di dalam tugasnya sebagai perusahaan yang bergerak di bidang percetakan uang Republik Indonesia, PERUM PERURI menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan Bank Indonesia. PERUM PERURI sebagai BUMN satu-satunya yang dipercaya oleh negara untuk mencetak uang rupiah (baik uang kertas maupun uang logam) bagi Republik Indonesia (sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2006). Selain mencetak uang rupiah Republik Indonesia, PERUM PERURI juga mencetak beberapa produk sekuriti, seperti cetakan kertas berharga non-uang, contohnya pita cukai hasil tembakau, paspor, perangko, materai dan benda pos berharga lainnya, security seals, ijasah, STTB, airline ticket, dokumen perbankan, stiker kaset, stiker video dan CD, serta berbagai jenis stiker, dan juga logam non-uang, seperti stempel tera, stempel cetak, medali, key holder, piagam, lencana, tropi, printing roll. Untuk menciptakan segala jenis produk uang kertas, uang logam, kertas berharga non-uang, dan logam non-uang yang berkualitas dan mampu menjawab setiap tuntutan yang ada, PERUM PERURI sadar harus memiliki suatu sistem handal yang mampu untuk mengelola proses pemproduksian uang kertas, uang logam, kertas berharga non-uang, dan logam non-uang mulai dari pengolahan bahan baku hingga menjadi sebuah produk uang kertas, uang logam, kertas berharga non-uang dan logam non-uang yang berkualitas tinggi sehingga siap untuk diedarkan. Sistem tersebut diharapkan mampu mengintegrasikan setiap proses produksi yang ada. Sistem yang terintegrasi ini
sangatlah penting untuk
mendukung proses bisnis yang
sedang berjalan, oleh karena itu PERUM PERURI mengimplementasikan
4
sistem ERP berbasis Oracle E-Business Suite (Oracle EBS) untuk membantu tercapainya visi dan misi perusahaan. PERUM PERURI telah mengimplementasikan sistem ERP berbasis Oracle EBS dengan modul Oracle Process Manufacturing (OPM) sejak bulan Juni pada tahun 2009, dan memulai proses go live pada tahun 2010. PERUM PERURI merasa perlu dilakukan evaluasi terhadap Oracle EBS yang sedang berjalan khususnya modul OPM untuk menilai kesesuaian antara hasil implementasi dengan proses bisnis atau hasil yang diharapkan oleh PERUM PERURI serta mencari solusi agar segala kendala yang ada dapat terselesaikan. Pada akhirnya evaluasi ini, diharapkan dapat memberikan solusi terbaik mengenai proses bisnis dan peningkatan sistem yang lebih dapat mendukung strategi perusahaan.
1.2
Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada analisis dan evaluasi sistem Oracle EBS modul OPM pada PERUM PERURI. Batasan ruang lingkup penelitian adalah sebagai berikut: 1.
Evaluasi dilaksanakan terhadap sistem yang berjalan di PERUM PERURI, yaitu Oracle E-Business Suite R12.
2.
Evaluasi dilaksanakan terhadap sistem berjalan Oracle EBS modul Oracle Process Manufacturing (OPM) yang diimplementasi di PERUM PERURI pada dua area fungsional yang lebih spesifik yaitu: - OPM Product Development, - OPM Process Execution.
3.
Evaluasi dilaksanakan dengan menggunakan metode Fit Gap Analysis.
5
4.
Evaluasi hanya dibatasi pada Oracle EBS modul OPM pada PERUM PERURI, yaitu pada proses produksi Kertas Berharga Non Uang (TASGANU) pada produk:
1.3
•
Pita cukai,
•
Paspor dan buku,
•
Web dan sheet.
Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan Ada pun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis proses bisnis Oracle EBS modul OPM pada PERUM PERURI divisi TASGANU (Kertas Berharga Non Uang). 2. Menganalisis kebutuhan atau requirement pada Oracle EBS modul OPM pada dua area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution produk TASGANU. 3. Melakukan evaluasi kinerja, khususnya hal-hal yang menghambat sistem informasi Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution pada proses produksi TASGANU, pada produk pita cukai, buku dan paspor, web dan sheet yang telah diterapkan pada PERUM PERURI. 4. Mengindentifikasi dan menganalisis proses-proses pada Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution dengan menggunakan metode Fit Gap Analysis, dengan membandingkan antara best practice sistem Oracle EBS modul OPM dengan sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM
6
Product Development dan OPM Process Execution yang telah diimplementasikan di PERUM PERURI. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengetahui kinerja aplikasi sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution pada PERUM PERURI yang sedang berjalan dengan melihat banyaknya jumlah gap yang ada. 2. Memberikan informasi mengenai kebutuhan atau requirement pada Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution. 3. Membantu perusahaan dalam menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan, terutama dalam mengidentifikasi hal-hal yang menghambat sistem informasi Oracle EBS, modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution pada proses produksi TASGANU pada produk pita cukai, buku dan paspor, web dan sheet yang telah diterapkan pada PERUM PERURI. 4. Memberikan informasi mengenai kecocokan (fit) dan ketidakcocokan (gap) pada proses best practice Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution dengan Oracle EBS modul OPM yang telah diimplementasikan di PERUM PERURI khususnya pada proses produksi TASGANU, pada produk pita cukai, paspor dan buku, web dan sheet.
7
5. Memberikan saran kepada PERUM PERURI apabila perlu dilakukan perubahan proses bisnis, pengembangan atau kustomisasi sistem ERP, penambahan add-ons, dan perubahan job desc SDM.
1.4
Metodologi Penelitian Untuk dapat menganalisis dengan baik masalah yang ada di PERUM PERURI dan mengusulkan pemecahan masalah yang tepat maka penulis menggunakan beberapa metode penelitian. Penelitian ini memperhatikan halhal sebagai berikut: 1. Objek Penelitian a. Kantor pusat PERUM PERURI, Kebayoran Baru – Jakarta. b. Pabrik PERUM PERURI, Karawang Timur, Karawang. c. Proses bisnis yang berjalan pada PERUM PERURI. d. Sistem ERP Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution.
8
2. Metode Penelitian 2.1 Metode Pengumpulan Data a. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung dan terlibat di dalam proses bisnis yang sedang berjalan dan mengamati proses bisnis yang ada di PERUM PERURI melalui jalur internship. b. Wawancara Mengumpulkan informasi melalui wawancara mengenai proses bisnis yang berjalan, melibatkan pihak-pihak/user dari perusahaan yang menggunakan sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution. c. Studi Literatur Menggunakan sumber-sumber informasi lain dalam penyusunan skripsi, seperti buku cetak, e-book, jurnal, dan media-media lainnya. 2.2 Metode Analisis a. Analisis Sistem Berjalan Menganalisis sistem yang sedang berjalan di dalam PERUM PERURI. b. Evaluasi Sistem Berjalan Mengevaluasi sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution yang sedang berjalan saat ini dalam PERUM PERURI dengan menggunakan Fit Gap Analysis.
9
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang akan berkaitan satu sama lain, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini akan berisikan tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang dilakukan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini akan berisikan tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi, dibagi menjadi dua bagian yaitu teori umum dan teori khusus. Teori umum akan membahas teori-teori dasar yang menjadi pedoman penulisan skripsi, seperti data, sistem, informasi, dimensi informasi, sistem informasi, peran sistem informasi, analisis sistem informasi, sistem terintegrasi, evaluasi, prosedur bisnis, pengertian area fungsional dan proses bisnis, teknik pengumpulan data, enterprise resource planning, modulmodul dalam ERP, implementasi ERP, siklus hidup ERP, evaluasi sistem ERP. Dan teori khusus akan membahas teori-teori yang lebih spesifik berkaitan dengan topik skripsi seperti manufacturing secara general, manufacturing pada sistem ERP, tariff updah dan fixed overhead, bill of material, planning product inventory control, penerimaan hasil jadi, laporan yang dihasilkan, Oracle, Oracle E-Business Suite, Oracle Supply Chain Management, Oracle Manufacturing, Oracle Process Manufacturing, OPM Product Development, OPM Process Execution, ingredient,
10
resource, formula, operation, routing, recipe, firm planned orders, batch, flowchart, fit gap analysis. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini akan berisikan tentang kerangka pikir, sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang PERUM PERURI, tugas dan wewenang struktur organisasi PERUM PERURI secara general, proses bisnis berjalan (produksi pita cukai; paspor dan buku; web dan sheet), tugas dan wewenang struktur organisasi PERUM PERURI yang terlibat Oracle EBS modul OPM (OPM Product Development dan OPM Process Execution) produk TASGANU, tugas dan wewenang jabatan yang berhubungan dengan sistem, proses sistem berjalan, identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah, dan length of effort. BAB 4 : EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini akan berisikan evaluasi dan pengembangan sistem informasi dimulai dari evaluasi, penentuan requirement OPM Product Development dan OPM Process Execution, melakukan Fit Gap Analysis, dan rekomendasi pengembangan berdasarkan hasil Fit Gap Analysis yang cocok bagi perusahaan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisikan tentang simpulan yang didapat dari hasil analisis dan evaluasi sistem ERP Oracle EBS pada PERUM PERURI
modul
OPM
area
fungsional
OPM
Product
Development dan OPM Process Execution dan juga memberikan
11
saran
yang
dapat
dipertimbangkan
perusahaan selanjutnya.
untuk
perkembangan
