BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Di era yang dewasa ini, teknologi dan informasi menjadi hal yang sangat penting dalam perkembangan suatu perusahaan. Dengan bantuan teknologi, semua pekerjaan menjadi mudah dan cepat. Dan informasi sebagai data dan kunci untuk menilai dan mengawasi jalannya proses bisnis dalam mencapai kesuksesan. Maka dari itu dibutuhkan suatu penanganan khusus dalam menangani masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Agar dapat meningkatkan kinerja tersebut suatu perusaahaan membutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan cepat. Dengan adanya teknologi informasi, membuat sebuah perusahaan akan menjadi dua langkah lebih maju dibandingkan perusahaan lain. Untuk mencapinya dibutuhkan suatu perencanaan strategi dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan strategi yang baik dapat memberikan value bagi perusahaan dimata pesaing. Seperti saat ini banyak perusahaan baik besar maupun kecil sudah menggunakan teknologi seperti komputer untuk melakukan proses bisnisnya sehari-hari. Sehingga menjadikan SI/TI menjadi hal yang sangat diperlukan dan dapat mendukung setiap kegiatan dalam perusahaan. Selain itu, dengan adanya penerapan SI/TI dapat memberikan manfaat bagi perusahaan seperti kemudahan dalam operasional dan mengurangi biaya pengeluaran. 1
2
Untuk menunjang penulisan skripsi ini digunakan PT. Pos Indonesia sebagai objek penelitian. Namun berhubung PT. Pos Indonesia memiliki banyak cabang maka pembahasan ini khususnya pada Kantor Pos Jakarta Barat yang beralamat di jalan Daan Mogot No.20. PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman surat. Perusahaan ini juga menerima pembayaran listrik, telepon dan air. Selain itu juga menerima jasa pengiriman uang ke seluruh wilayah Indonesia dan luar negeri. Cabang PT.Pos Indonesia yang tersebar di Jakarta Barat terdapat 38 kantor cabang. Saat ini Kantor Pos Jakarta Barat dalam menjalankan proses bisnisnya sudah cukup baik namun masih belum memuaskan seperti pelayanan pengiriman barang dan surat yang kadang tidak selalu tepat waktu, serta pengiriman yang kadang tidak sampai ke tujuan dan lain sebagainya. Dan beberapa masih dilakukan dengan pencatatan sehingga beberapa orang beralih dengan menggunakan email, bbm, SMS, dan teknologi lainnya. Apalagi untuk saat ini banyak kita lihat untuk tradisi orang dalam menulis sudah jarang. Hal ini diakibatkan dengan proses pengiriman yang terkendala dengan penjadwalan dari media pengirim yang digunakan seperti delay pesawat, cuaca yang membuat memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, mengakibatkan pendapatan perusahaan mengalami turun naik. Permasalahan
inilah
yang
menyebabkan
perlunya
sistem
terkomputerisasi yang sesuai dengan perkembangan jaman. Dengan adanya suatu perencanaan sistem informasi dan teknologi yang baru diharapkan dapat mempermudah proses bisnis perusahaan serta dapat memberikan value
3
di Kantor Pos Jakarta Barat sendiri untuk kedepannya dan mungkin bisa ke Pos cabang lainnya dalam membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerjanya sehingga bisa mencapai kebutuhan dan tujuan bisnis. Sama halnya seperti pada kasus PT. Naga Lintas Wahid yang juga bergerak dalam bidang pengiriman barang / jasa ekspedisi, tujuan dengan diadakannya teknologi aplikasi mobile dengan jaringan GPRS (General Packet Radio Service) yaitu agar dapat membantu perusahaan dalam mendokumentasikan, memudahkan kegiatan pengiriman dan membantu manajer dalam melihat laporan. Dari penjabaran diatas, maka penelitian dan penyusunan skripsi ini diambil judul “PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN WESEL PADA PT. POS INDONESIA DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE“.
1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini yaitu: -
Menganalisis strategi bisnis dengan menggunakan analisis Enterprise Architecture yaitu meliputi goals & initiatives, product & service, data & information , System & application, network & infrastructure.
-
Analisis teknologi dan sistem informasi yang berjalan dalam Kantor Pos Jakarta Barat.
-
Perencanaan strategi dan teknologi informasi dari hasil analisis Enterprise Architecture (EA).
-
Memberikan usulan perencanaan strategi sistem dan teknologi infromasi bagi Kantor Pos Jakarta Barat.
4
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut : •
Mengetahui strategi setiap proses bisnis pengiriman barang dan wesel yang dilakukan dalam Kantor Pos Jakarta Barat.
•
Mengetahui penggunaan teknologi informasi yang telah diterapkan dalam proses pengiriman.
•
Memberikan usulan terhadap sistem dan teknologi informasi demi meningkatkan kinerja Kantor Pos Jakarta Barat.
1.3.2 Manfaat Manfaat yang diperoleh penulisan ini adalah : •
Membantu tiap bagian dalam mengelola sistem informasi perusahaan.
•
Menganalisis data dan informasi serta menghasilkan laporan pengiriman yang ada dengan baik.
•
Membantu bagian pengiriman dan bagian manajemen dalam memperoleh informasi yang tepat dan akurat untuk dapat digunakan sebagai masukan yang tepat dalam pengambilan keputusan nantinya.
•
Mengimplementasikan ilmu yang telah dipelajari selama belajar di bangku kuliah.
1.4
Metodologi Penulisan Adapun langkah yang dilakukan untuk dapat memperoleh data yang tepat maka digunakan:
5
1. Metode Pengumpulan Data Pada metode ini, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan dua cara, antara lain: a.
Wawancara Melakukan Tanya jawab kepada bagian-bagian yang terkait dalam bidangnya dan orang-orang yang terlibat didalamnya sehingga informasi yang didapat lebih akurat. b. Observasi Langkah ini yaitu dengan melakukan penelitian langsung ke lapangan, yaitu mengamati setiap proses yang dilakukan di Kantor Pos Jakarta Barat. c. Studi Pustaka Metodologi ini dilakukan dengan cara membaca, mempelajari, dan mengutip teori-teori yang berkaitan dengan topik yang kami bahas baik melalui buku ataupun internet. Buku yang digunakan An Introduction to Enterprise Architecture: Linking Business & Technology (Scott A. Bernard).
2. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan Enterprise Architecture (EA3 Framework) yang terdiri dari: 1. Current Architecture -
Goals & Initiatives : mengidentifikasi tujuan dan inisiatif perusahaan
6
-
Product & services
: mengintifikasi apa yang dihasilkan.
-
Data & Information
: data-data yang digunakan.
-
System & Application
: sistem yang digunakan.
-
Network & infrastructure: Infrastruktur SI/TI ( Hardware, Software, Network)
2. Future Architecture
1.5
-
Updated Strategic Goals & Initiatives
-
Improved Business Product & service
-
Enhanced Data and Information Flows
-
Integrated System and Application
-
Optimized Networks and Infrastructure
Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai skripsi ini dibagi secara sistematika ke dalam lima bab sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi hal umum mengenai penulisan skripsi ini, yaitu yang membahas secara singkat tentang latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penelitian.
7
BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas akan landasan teori yang digunakan dalam pembahasan skripsi ini yang berasal dari buku maupun kutipan dari suatu referensi dan kerangka pikir dari penulisan.
BAB 3 ANALISIS PROSES BISNIS BERJALAN Bab ini berisi akan latar belakang perusahaan, struktur organisasi, sistem yang berjalan saat ini, masalah dan strategi yang dilakukan.
BAB 4 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi akan hasil analisis yang dilakukan dari pembahasan bab 3 dimana hasilnya berupa suatu usulan dari perencanaan strategi SI dan TI yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan visi misi mereka.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis mengenai masalah serta menjadi jawaban atas permasalahan yang dihadapi. Dimana dapat menjadi kesimpulan dan saran yang tepat bagi perusahaan dalam mengambil keputusan.
