BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Di era globalisasi ini, teknologi dan informasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan di bidang apapun. Dengan menguasai teknologi dan informasi yang berkualitas, perusahaan dapat mengelola sebuah tantangan menjadi keuntungan bagi perusahaan dan dapat menghadapi persaingan dari industri-industri yang muncul. Oleh sebab itu, hampir semua perusahaan berusaha untuk mengelola Information Technology (IT) agar proses bisnis perusahaan dapat berubah menjadi lebih efektif dan efisien. Setiap perusahaan dalam lingkungan kompetisinya didesak untuk bertahan dengan mencari cara yang terbaik dan efektif dalam pemanfaatan informasi sebagai pendukung rencana
strategis
perusahaan
untuk
menghasilkan
keunggulan
kompetitif. Semakin besar perusahaan, semakin besar pula kebutuhan informasi yang diinginkan, oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang terintegrasi untuk dapat memberikan informasi yang real-time. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan suatu konsep sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya dalam satu sistem informasi yang dapat diandalkan, serta membuat sistem perusahaan menjadi real-time. ERP menyediakan sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif. PT Mitra Buana Komputindo (PT MBK) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang Information Technology (IT) yang menyediakan kebutuhan teknologi, hardware, maupun service bagi customer-nya. PT MBK sadar sistem
1
2 yang terintegrasi sangatlah penting untuk mendukung proses bisnis yang sedang berjalan. Oleh karena itu PT MBK mengimplementasikan sistem ERP berbasis SAP untuk membantu tercapainya visi dan misi perusahaan. Dalam penelitian ini akan dilakukan optimalisasi penerapan fitur SAP Business One yang sesuai dengan user requirement PT MBK.
1.2. Ruang Lingkup Agar penulisan lebih terarah, maka dalam penulisan skripsi ini pembahasan akan dibatasi. Pembatasan ruang lingkup penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Evaluasi terhadap kesesuaian sistem yang berjalan, yaitu antara sistem ERP SAP Business One dengan pengguna sistem menggunakan Fit/Gap Analysis dengan memperhatikan proses bisnis berjalan. 2. Proses-proses dalam modul-modul atau area fungsional sistem ERP SAP Business One PT MBK yang terkait dalam penulisan ini, yaitu: a.
Sales Opportunity & Project Calculation Sales Opportunity mencakup pencatatan tahapan (stage) penawaran dengan customer. Project
Calculation
mencakup
pendokumentasian
perhitungan project budget. b.
Sales Order Mencakup pembuatan dokumen Sales Order.
c.
Purchase Order Mencakup pembelian item merchandise dan support.
perkiraan
3 d.
Good Receipt from Vendor Mencakup dokumen penerimaan item dari vendor sesuai pemesanan.
e.
Invoice A/P & Outgoing Payment Mencakup pembuatan dokumen Invoice Account Payable, Outgoing Payment, dan Bank Reconcile.
f.
Good Return to Vendor Mencakup pengembalian item ke vendor.
g.
Rework Mencakup dokumen pencatatan penyesuaian spesifikasi item sesuai permintaan customer.
h.
Inventory Transfer Mencakup dokumen pencatatan pemindahan item dari gudang satu ke gudang yang lain.
i.
Delivery Order Mencakup dokumen pengiriman item ke customer.
j.
Invoice A/R & Incoming Payment Mencakup pembuatan dokumen Invoice Account Receivable dan Incoming Payment.
k.
Asset Acquisition, Depreciation, & Disposal Mencakup akuisisi, depresiasi, dan pembuangan asset perusahaan.
l.
Service Mencakup kegiatan after sales di perusahaan.
m. Entry Journal Mencakup peng-entry-an journal ke dalam sistem.
4 1.3. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Melakukan analisa terhadap proses bisnis yang berjalan, yang mencakup •
Sales Opportunity & Project Calculation
•
Sales Order
•
Purchase Order
•
Good Receipt from Vendor
•
Invoice A/P & Outgoing Payment
•
Good Return to Vendor
•
Rework
•
Inventory Transfer
•
Delivery Order
•
Invoice A/R & Incoming Payment
•
Asset Acquisition, Depreciation, & Disposal
•
Service
•
Entry Journal
2. Menganalisa user requirement terhadap sistem ERP SAP Business One. 3. Menganalisa kesesuaian antara proses bisnis dan user requirement pada PT Mitra Buana Komputindo. 4. Memberikan rekomendasi solusi untuk optimalisasi penerapan fitur SAP Business One pada PT Mitra Buana Komputindo.
5 Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1.
Membantu perusahaan dalam menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan.
2.
Memberikan informasi mengenai user requirement terhadap sistem ERP SAP Business One berjalan kepada PT Mitra Buana Komputindo.
3.
Mengetahui kesesuaian antara proses bisnis dan user requirement pada PT Mitra Buana Komputindo.
4.
Menghasilkan
rekomendasi
solusi
yang
dapat
mengoptimalisasi
penerapan fitur SAP Business One pada PT Mitra Buana Komputindo.
1.4. Metodologi Penelitian Untuk dapat menganalisa dengan baik masalah yang ada di PT Mitra Buana Komputindo dan mengusulkan pemecahan masalah yang tepat maka digunakan beberapa metode penelitian. Penelitian ini memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Objek Penelitian a. Visi, misi, strategi, struktur organisasi, dan sistem ERP SAP Business One PT Mitra Buana Komputindo. b. Proses bisnis dan user requirement pada PT Mitra Buana Komputindo. 2. Metode Penelitian 2.1. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Data yang dikumpulkan melalui tanya jawab dengan pihakpihak/user yang terkait secara langsung maupun tidak langsung
6 dalam pemanfaatan sistem ERP SAP Business One di PT Mitra Buana Komputindo. b. Observasi secara langsung Proses optimalisasi dapat diawali dengan mengamati proses bisnis dan sistem ERP SAP Business One berjalan yang ada di PT Mitra Buana Komputindo selama menjalani internship. 2.2. Metode Analisa a. Metode Studi Kepustakaan Data dikumpulkan melalui pencarian dari buku literatur, internet, jurnal serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek dan topik penelitian. b. Analisa Sistem Berjalan Menganalisa sistem ERP SAP Business One yang sedang berjalan dalam PT Mitra Buana Komputindo. 2.3. Metode Evaluasi Menggunakan Analisis Fit/Gap untuk mengukur sejauh mana kinerja yang telah dilakukan oleh sistem yang berjalan sekarang dan perbandingannya dengan kemampuan potensial dari SAP Business One untuk memenuhi user requirement.
7 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang akan berkaitan satu sama lain, yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini akan berisikan tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang dilakukan.
BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini akan berisikan tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan analisa, evaluasi, dan optimalisasi sistem ERP SAP.
BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan berisikan tentang gambaran umum perusahaan, yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisa sistem yang berjalan pada PT Mitra Buana Komputindo, dan permasalahan pemanfaatan sistem yang dihadapi PT Mitra Buana Komputindo.
BAB 4: PEMBAHASAN DARI APA YANG DIHASILKAN Bab ini akan berisikan tentang pembahasan optimalisasi penerapan sistem ERP SAP Business One pada PT Mitra Buana Komputindo.
8 BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisikan tentang simpulan yang di dapat dari hasil analisa dan optimalisasi penerapan fitur SAP Business One pada PT Mitra Buana Komputindo dan juga memberikan saran yang dapat dipertimbangkan untuk perkembangan perusahaan selanjutnya.
