1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini memberi pengaruh yang sangat besar terhadap kehidupan masyarakat. Mulai dari pengaruh terhadap aktivitas sehari-hari sampai dengan proses bisnis. Bisa dikatakan perkembangan TI menjadi sesuatu yang sangat penting bagi penggunanya. Menurut Alves (2010) dalam jurnal berjudul “Information Technology Roles in Accounting Tasks – A Multiple Case Study” menyatakan “information technology plays a critical role in modern business, especially regarding the accounting function”. TI memegang peranan penting dalam dunia bisnis sekarang terutama yang terkait dengan fungsi akuntansi. Perkembangan teknologi ini membantu menyimpan, mengolah, dan memproses data menjadi informasi yang berguna. Perusahaan harus memiliki SI yang tepat, andal, dan akurat untuk digunakan dalam proses bisnis perusahaan. Selain itu, digunakan juga oleh pihak manajemen sebagai
dasar
analisis
untuk
pengambilan
keputusan.
SI
juga
membantu
mengintegrasikan semua area fungsional bisnis perusahaan agar aliran informasi lancar. Menurut Sori (2009) dalam jurnalnya berjudul “Accounting Information System (AIS) and Knowledge Management: A Case Study” menyatakan “the combination of the three words Accounting Information System indicate an integrated framework within an entity that employs physical resources to transform economic data into financial information.”. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kesatuan entitas dari sumber
2
daya fisik (bahan baku, tenaga kerja, peralatan, dan uang) yang merubah data ekonomi menjadi informasi keuangan. SIA juga SI yang menyediakan informasi-informasi akuntansi dan keuangan. Fungsi dari penggunaan SIA, antara lain mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas transaksi yang terjadi, memproses data menjadi informasi yang berguna bagi manajemen untuk pengambilan keputusan, dan melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Pada dasarnya perusahaan melakukan transaksi secara kredit. Dari pembelian sampai dengan penjualan secara kredit, perusahaan harus mampu mengontrol aktivitas-aktivitasnya agar kas perusahaan dapat berjalan lancar untuk mendukung operasional perusahaan. PT Auto Sukses Perkasa adalah sebuah perusahaan manufaktur aksesorisaksesoris mobil yang sedang berkembang. Perusahaan ini memproduksi sparepartsparepart yang ada pada mobil dimana bahan bakunya adalah plastik, seperti kaca lampu mobil, kaca spion mobil, tutup tangki, dan sebagainya. Penjualan perusahaan ini dalam sebulannya mencapai lebih dari empat milyar rupiah. Perusahaan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel untuk menunjang proses-proses operasi perusahaan, seperti membuat Sales Order, Tagihan, Surat Jalan, penghitungan total transaksi yang terjadi harian maupun bulanan. Proses pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual yaitu dicatat di buku terlebih dahulu kemudian dipindahkan ke komputer. Akibatnya proses pencatatan sendiri memakan waktu yang cukup lama dan sering ditemukan kesalahan pencatatan maupun pencatatan ganda. Selain itu sistem yang sedang berjalan tidak saling terintegrasi satu dengan yang lainnya. Hal ini mengakibatkan data persediaan gudang
3
tidak ter-update, sehingga tiap bagian harus memeriksa ke bagian gudang. Hal ini membuat pelayanan penjualan terhambat, serta menghabiskan waktu. Perusahaan menyadari bahwa sistem yang berjalan sekarang sudah tidak memadai lagi. Oleh karena itu, perusahaan ingin mengatasi masalah-masalah itu. Dengan adanya SIA Penjualan maka masalah perusahaan dapat diatasi dan juga diharapkan dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perusahaan. Maka penulisan penelitian yang akan dibuat yaitu dengan judul: “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT AUTO SUKSES PERKASA”.
1.2 Ruang Lingkup Batasan – batasan yang menjadi pembahasan dalam perancangan ini mencakup: 1. Prosedur penjualan barang secara kredit, dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pembuatan sales order, dan proses persiapan pengiriman. 2. Prosedur pengiriman penjualan, dimulai dari pembuatan surat jalan sampai barang diterima dan dikonfirmasi pelanggan. 3. Prosedur penagihan piutang, dimulai dari pembuatan faktur penjualan dan mengirimkan ke pelanggan. 4. Prosedur penerimaan kas secara transfer atau giro dari pelanggan.
4
1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dilakukan analisis dan perancangan ini adalah : 1. Menganalisis sistem berjalan dan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan serta kebutuhan informasi perusahaan. 2. Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan tersebut. 3. Merancang SIA penjualan pada PT ASP.
Adapun manfaat dilakukannya analisis dan perancangan ini adalah : 1. Memberikan solusi untuk memecahkan masalah-masalah pada sistem berjalan. 2. Meningkatkan pengendalian internal perusahaan yang dapat mengurangi kemungkinan kecurangan dalam perusahaan. 3. Menghasilkan rancangan SIA penjualan terkomputerisasi yang bisa membantu manajamen dalam pengambilan keputusan.
1.4 Metodologi Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan perancangan sistem berorientasi objek berdasarkan pendekatan Mathiassen melalui tahapan analisis problem domain dan application domain dan juga perancangan perancangan arsitektur dan perancangan komponen. Pertama, dilakukan analisa terhadap sistem berjalan yang digambarkan dengan rich picture. Lalu analisa masalah yang ada, serta memberikan solusinya dalam bentuk rancangan sistem. Alur perancangan dimulai
5
dari gambaran sistem yang diusulkan, cluster, class diagram, behavioral pattern, use case, navigation, user interface, sequence diagram, arsitektur diagram, component diagram, deployment diagram, revised class diagram, function component, dan user interface component. Dalam mendapatkan data, penulis melakukan studi lapangan dengan survei langsung pada perusahaan dengan mengadakan pengamatan (observasi) ke lapangan dan melakukan wawancara untuk mengetahui masalah dan informasi yang dibutuhkan. Selain itu juga berdiskusi dengan General Manager perusahaan untuk mendapatkan data tentang sistem yang diinginkan perusahaan. Lalu studi kepustakaan untuk mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi di mana relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel, serta sumber lain yang berkaitan dengan masalah-masalah saat melakukan studi lapangan. Hasil studi lapangan kemudian dibandingkan dengan hasil studi kepustakaan untuk diketahui penyimpangan yang terjadi.
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari lima bab :
6
BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat serta metodologi penelitian yang digunakan dalam melakukan penelitian serta sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan diuraikan teori pengertian sistem informasi akuntansi penjualan guna mendukung proses penelitian ini.
BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini akan dipaparkan mengenai sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian sistem berjalan saat ini.
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PT AUTO SUKSES PERKASA Pada bab ini akan buat rancangan-rancangan model, fungsi, dan interface dari sistem baru yang diusulkan.
7
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan diberikan simpulan dari hasil analisis dan perancangan dari bab sebelumnya serta memberikan sejumlah saran guna membantu meningkatkan proses bisnis perusahaan tersebut agar lebih efektif dan efisien.
