BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Perkembangan dunia usaha yang semakin pesat dan didukung oleh kemajuan sarana transportasi mengakibatkan kegiatan perdagangan antar wilayah semakin sering terjadi. Hal ini menyebabkan kebutuhan akan jasa ekspedisi semakin meningkat, jumlah perusahaan ekspedisi semakin banyak, dan pada akhirnya menyebabkan persaingan di antara perusahaan ekspedisi menjadi semakin ketat. Persaingan yang semakin ketat ini mengharuskan perusahaan meningkatkan daya saing mereka dalam menghadapi pesaing, salah satu diantaranya dengan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Jika pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan maka mereka tidak akan beralih kepada perusahaan pesaing. Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik, maka perusahaan yang bergerak di bidang jasa ekspedisi harus meningkatkan kinerja pelayanan perusahaan terhadap pelanggan. Bagi perusahaan ekspedisi, peningkatan kinerja pelayanan tidak mungkin dilakukan tanpa didukung oleh sistem informasi yang terencana dan terintegrasi. Hal ini juga didukung oleh perkembangan penggunaan teknologi informasi yang tidak hanya terbatas pada tingkat operasional, tetapi juga telah mencapai tingkat yang strategis.
2
Berdasarkan alasan tersebut, PT. AE sebagai perusahaan ekspedisi
juga
membutuhkan perencanaan strategi informasi yang sejalan dengan rencana strategis perusahaan untuk meningkatkan kinerja pelayanannya. Dengan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi dan terencana, maka diharapkan kinerja pelayanan PT. AE akan meningkat, dan pada akhirnya hal ini akan meningkatkan daya saing (competitive edge) PT. AE terhadap para pesaing baik lokal maupun global.
1.2. Perumusan Masalah PT. AE sebagai perusahaan ekspedisi selama ini mengalami kesulitan dalam memilih teknologi informasi yang sesuai dan mendukung misi strategis perusahaan, sehingga investasi yang telah dilakukan oleh perusahaan tidak memberikan hasil yang optimal. Masalah lain yang dihadapi oleh PT. AE, yaitu sistem informasi yang ada dikembangkan secara tergesa-gesa dalam waktu yang relatif singkat, sehingga terkadang tidak terintegrasi sebagai satu kesatuan sistem informasi yang utuh. Sistem informasi yang dikembangkan hanya digunakan pada level operasional saja, artinya informasi yang ada tidak digunakan untuk pengambilan keputusan, akibatnya sistem informasi yang ada tidak mampu memberikan informasi yang bersifat strategis bagi para eksekutifnya. Sistem informasi yang dikembangkan seolah-olah tidak memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam melayani pelanggan. Sistem Informasi yang ada belum dapat memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan, hal ini tercermin dari tidak adanya pemberitahuan keterlambatan pengiriman jika ada pengiriman yang terlambat.
3
Kejadian seperti ini jelas mengurangi daya saing perusahaan menghadapi pesaing di pasar global. Penggunaan sistem informasi hanya dalam level operasional ini sangat merugikan perusahaan, para eksekutif perusahaan tidak mendapatkan informasi strategis yang diperlukan untuk memantau perkembangan dan kinerja perusahaan. Akibatnya para eksekutif harus turun langsung ke level operasional untuk memperoleh data yang dibutuhkan, kemudian mengolah data tersebut secara manual menjadi informasi yang dibutuhkan untuk mengetahui kinerja dan perkembangan perusahaan, setelah itu para eksekutif baru dapat mengambil keputusan untuk menentukan strategi perusahaan yang sesuai. Hal ini jelas sangat menghabiskan waktu, dan juga menunjukkan bahwa sistem informasi yang ada belum berjalan dengan efisien dan efektif.
1.3. Tujuan dan Manfaat Berdasarkan latar belakang dan beberapa masalah yang telah disebutkan di atas, maka penulis menyusunnya menjadi suatu tesis mengenai perencanaan strategi informasi dalam meningkatkan kinerja PT. AE. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah: 1. Membantu para eksekutif di PT. AE dalam mengidentifikasi hal-hal strategis yang mendukung peningkatan kinerja dan tercapainya misi perusahaan serta bagaimana mengintegrasikan strategi usaha dengan sistem informasi yang akan dirancang.
4
2. Membantu para eksekutif di PT. AE dalam merancang dan menghasilkan suatu perencanaan strategi sistem informasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Sedangkan manfaat yang akan diperoleh adalah: 1. Para eksekutif di PT. AE dapat memperoleh informasi strategis yang diperlukan untuk memantau kinerja pelayanan dan perkembangan perusahaan dengan cepat dan mudah. Dengan adanya hal ini, memusatkan
perhatian
pada
para eksekutif di PT. AE dapat lebih
kegiatan
yang
bersifat
strategis,
seperti
merencanakan strategi perusahaan, tanpa harus mengolah data operasional terlebih dahulu sebelum mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 2. Mengurangi waktu, tenaga dan biaya yang dibutuhkan oleh semua pihak (Operasional, Keuangan, Penjualan dan lain- lain) untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, karena informasi dapat digunakan secara bersama oleh pihak yang membutuhkan. 3. Dengan adanya suatu sistem informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan, lingkungan intern perusahaan dapat memanfaatkan teknologi informasi dengan baik, seperti misalnya :bagian produksi dapat beroperasi dengan lebih efisien dalam melayani pelanggan, bagian keuangan dapat menghasilkan tagihan yang akurat dan tepat waktu. 4. Investasi yang telah ditanamkan perusahaan dalam bentuk teknologi informasi, dapat memberikan hasil yang optimal berupa informasi strategis yang dibutuhkan
5
untuk menyusun rencana peningkatan kinerja pelayanan perusahaan. Hal ini berarti biaya investasi teknologi informasi yang telah dikeluarkan akan dapat memberikan nilai tambah yang bersifat strategis bagi perusahaan. 5. Pelanggan sebagai pihak eksternal dapat menikmati kemudahan dan ketepatan pelayanan yang diberikan oleh PT. AE.
1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan tesis ini adalah bagaimana perencanaan strategi informasi yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan daya saing PT. AE dengan meningkatkan kinerja pelayanan kepada pelanggan. Sedangkan ruang lingkup kegiatan PT. AE yang akan dibahas dititikberatkan pada kegiatan PT. AE dalam melakukan pengiriman barang (cargo), sedangkan kegiatan pengiriman dokumen (courier) juga akan dibahas sebagai kegiatan pendukung. Lingkup pembahasan mengenai kinerja yang akan ditingkatkan difokuskan pada kegiatan penjualan jasa yang dilakukan terhadap pelanggan perusahaan mulai dari penerimaan order, pengolahan terhadap order, pelayananan terhadap pelanggan hingga proses penagihan yang dilakukan. Informasi yang dihasilkan dari kegiatan tersebut kemudian akan diolah untuk menghasilkan informasi strategis yang dapat digunakan oleh pihak eksekutif PT. AE. Sedangkan ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan meliputi :
6
1. Perencanaan strategi informasi menggunakan multiple methodology dari M.J. Earl
(Top-Down
Clarification,
Bottom-Up
Evaluation
serta
Inside-Out
Innovation) 2. Perancangan arsitektur teknologi informasi 3. Perancangan prototype dengan bahasa pemrograman SQL Windows dan SQLBase 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tesis ini dibagi menjadi 5 bab dan isi pokok dari masing-masing bab dapat diuraikan sebagai berikut: Bab 1 : Pendahuluan Pada bab ini akan dijelaskan tentang latar belakang proyek, perumusan masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup dan sistematika penulisan tesis.
Bab 2 : Landasan Teori Pada bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang mendasari pembahasan tesis ini. Teori ini diambil dari beberapa buku, artikel serta materi kuliah, landasan teori ini dibagi menjadi tiga sub, yaitu : perencanaan strategi, sistem informasi dan perencanaan strategi sistem informasi.
Bab 3 : Metodologi Analisis Pada bab ini akan dijelaskan tentang latar belakang objek proyek, analisis
7
internal - eksternal, analisis top-down clarification, bottom-up evaluation, dan inside-out innovation.
Bab 4 : Hasil dan Pembahasan Pada bab ini akan diuraikan hasil analisis dan pembahasan dari metode topdown clarification, bottom-up evaluation, dan inside-out innovation, perancangan arsitektur teknologi informasi, dan hasil perancangan prototipe. Bab 5 : Kesimpulan dan Saran Pada bab ini akan dijelaskan kesimpulan dari keseluruhan isi tesis ini serta saran - saran dari penulis yang mungkin dapat bermanfaat bagi pihak manajemen perusahaan.
8
