BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian
Perkembangan dan perekonomian dunia saat ini mengalami kemajuan pesat hal ini ditandai dengan kemajuan dibidang teknologi informasi, persaingan yang ketat, dan pertumbuhan inovasi yang luar biasa. Negara Indonesia sebagai negara yang sedang berkembang mengalami peningkatan pertumbuhan ekonomi, yang ditandai dengan semakin bertambah banyaknya perusahaan jasa maupun perusahaan dagang, sehingga mendorong timbulnya persaingan yang semakin ketat diantara perusahaan-perusahaan yang ada. Menurut pendapat dari Stefan Koeberle, World Bank Country Director, “Dalam laporan Triwulanan Perkembangan Ekonomi Indonesia edisi bulan Desember 2012, Bank Dunia memproyeksikan pertumbuhan ekonomi Indonesia sebesar 6,1 persen untuk tahun 2012, sedikit meningkat di tahun 2013 menjadi 6,3 persen.” (www.setkab.go.id). Dalam menghadapi kondisi seperti ini perusahaan dituntut untuk dapat bertahan hidup, untuk itu diperlukan suatu usaha yang dapat melindungi dan mengatur kekayaannya berupa aset dalam mempertahankan kelangsungan hidupnya bahkan memperoleh laba yang semakin meningkat. Agar usaha yang dilakukan dapat berhasil dengan baik, diperlukan adanya manajemen yang professional dan dapat mendorong para pekerjanya agar bekerja secara efektif, efisien dan ekonomis disertai dengan penerapan pengendalian yang memadai, sehingga dapat memperlancar dan memudahkan setiap tindakan serta dapat melakukan pengawasan terhadap segala kegiatan perusahaan. 1
Di banyak perusahaan telah dibuktikan bahwa suatu sistem pengendalian intern sangat berperan bagi kinerja perusahaan. Pengendalian intern mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian, yang disebabkan kecurangan (fraud) dan penyalah gunaan, serta untuk memelihara keakuratan data keuangan. Untuk membantu pencapaian tujuan pengendalian tersebut, cara salah satunya adalah dengan membangun pengendalian ke dalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. Didalam penerapan sisten informasi akuntasi yang terkomputerisasi yang harus diperhatikan adalah pemberian otorisasi akses ke dalam sistem berdasarkan jenjang per fungsi dalam organisasi dengan cara menggunakan kata sandi (password), hal ini dilakukan untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang bukan fungsinya. Selain itu sistem pengendalian intern juga memberikan informasi yang diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan. Begitu juga dalam perubahan informasi yang sangat cepat menuntut perusahaan untuk menggunakan sistem informasi berbasis komputer dalam proses bisnisnya, karena sistem manual sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi. Penerapan sistem informasi dapat mempercepat proses bisnis, mengurangi human error, meningkatkan integritas antar bagian dalam perusahaan serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam perusahaan.
2
Atas adanya sistem informasi akuntansi berbasis komputer, maka sebuah perusahaan akan jauh lebih baik melakukan pengendalian itern yang optimal dibandingkan dengan sistem akuntansi manual. Perusahaan yang memiliki pengendalian intern yang kuat juga dapat meminimalkan kesalahan dan juga fraud yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Dalam pembahasan ini, secara singkat menjelaskan bahwa persediaan merupakan aktiva lancar yang paling sensitif pengaruhnya terhadap besarnya laba yang akan diterima oleh perusahan dari hasil operasi. Perusahaan harus memiliki persediaan dalam jumlah yang optimal sehingga dapat menghindari terjadinya kekurangan stok atau kelebihan stok, yang dapat memperbesar biaya yang dikeluarkan perusahaan dan pada akhirnya akan mengurangi pendapatan yang diterima perusahaan. Jumlah persediaan yang optimal dengan biaya seminimal mungkin akan diperoleh dari kondisi yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan. Kondisi internal dapat berupa biaya penyimpanan (carrying cost), biaya pengadaan persediaan (acquisition cost) dan biaya kekurangan bahan (stock out cost) serta lead time. Sementara kondisi eksternal antara lain berupa peraturan atau kebijakan yang dikeluarkan pemerintah, ketersediaan barang subsitusi. Oleh sebab itu sangat diperlukan hubungan antara sistem pengendalian intern atas sistem informasi akuntansi terhadap persediaan barang yang optimal agar dapat mengantisipasi permasalahan. Selain itu, informasi yang disajikan juga harus mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat mengenai
3
tingkat persediaan minimum, kuantitas barang yang harus dipesan, kapan harus dilakukan pemesanan kembali, dan frekuensi pemesanan barang sehingga mencapai persediaan yang optimum. Dari uraian tersebut di atas maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian mengenai pengendalian intern pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur sebagai salah satu dealer resmi Toyota yang berfungsi dalam
penjualan
kendaraan,
memberikan
layanan
purna
jual
(bengkel/service), dan penjualan suku cadang dan mendeskripsikannya pada skripsi dengan judul : “ Evaluasi Pengendalian Intern Atas Persediaan Suku Cadang Pada PT Setiajaya Mobilindo Cibubur “. 1.2. Identifikasi masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan tersebut di atas maka penulis dapat mengidentifikasikan sebagai berikut : 1. Apakah penerapan pengendalian internal atas persediaan suku cadang yang dilakukan PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur sudah sesuai dengan teori yang berlaku? 2. Apakah implementasi pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT Setiajaya Mobilindo Cibubur telah memadai? 3. Bagaimana pengaruh pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT Setiajaya Mobilindo?
4
1.3. Ruang Lingkup Penelitian Adanya perbedaan jenis usaha yang dijalankan, mengakibatkan perbedaan persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satunya jenis usaha yang dilakukan oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah perusahaan ketersediaan barang dagang yaitu suku cadang asli Toyota atau Toyota Genuine Parts. Dalam penelitian ini, penulis hanya akan membatasi permasalahan sebatas evaluasi pengendalian intern menurut komponen Committee of Sponsoring Organizations (COSO), yaitu dari segi lingkungan pengendalian (Control Enviroment), penaksiran risiko (Risk Assessment), informasi dan komunikasi (Information and Communication), aktivitas pengendalian (Control Activities), dan pengawasan (Monitoring) yang telah dilakukan atas persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur yang meliputi sebagai berikut : 1. Prosedur atas pengadaan stok suku cadang 2. Prosedur atas penerimaan stok suku cadang 3. Prosedur atas penyimpanan stok suku cadang 4. Prosedur atas pengeluaran stok suku cadang 5. Stock Opname/perhitungan fisik stok suku cadang
5
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah dan rumusan masalah yang telah disebutkan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah : a. Untuk mengevaluasi pengendalian intern atas persediaan suku cadang yang telah diterapkan untuk pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur. b. Untuk mengetahui perbedaan-perbedaan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem pengontrolan suku cadang melalui evaluasi yang nantinya akan menjadi bahan perhatian bagi manajemen untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam bagian persediaan barang. c. Untuk memberikan saran atas evaluasi pengendalian intern pada persediaan suku cadang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur dengan teori yang ada. 1.4.2. Manfaat Penelitian Dengan Penelitian ini, peneliti berharap bahwa hasil penelitiannya yang tertuang dalam tulisan ini mampu memberikan kontribusi yang baik serta menyeluruh bagi semua pihak yang membutuhkan. a. Manfaat bagi perusahaan Memberikan informasi dan masukan bagi perusahaan jika terdapat kelemahan pada sistem pengendalian intern atas terhadap
6
persediaan
suku cadang dalam peningkatan kinerja PT. Setiajaya
Mobilindo Cibubur. Dalam perincian manfaat yang didapatkan adalah •
Meningkatkan
pengendalian
intern
perusahaan
serta
meminimalisir kecurangan dan human error yang dilakukan oleh karyawan. •
Memberikan usulan-usulan untuk meminimalkan masalah yang terjadi pada persediaan suku cadang.
•
Meningkatkan kinerja perusahaan dalam proses pengelolaan persediaan barang suku cadang.
b. Manfaat bagi peneliti Untuk memperoleh wawasan yang luas dan pengetahuan yang lebih jelas dan nyata berkaitan dengan pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur. Peneliti juga mendapatkan informasi apa saja masalah yang terjadi secara nyata di dalam perusahaan khususnya dalam pengelolaan persediaan suku cadang dan bagaimana cara atau memberikan saran untuk mengatasi permasalahan yang terjadi. Disamping memperoleh wawasan dan pengetahuan tentang pengendalian intern atas persediaan suku cadang tersebut, bermanfaat untuk memenuhi prasyarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Besar
harapan
peneliti
agar
hasil
penelitiannya
mampu
memberikan manfaat serta informasi bagi semua pihak yang 7
memerlukan serta dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi peneliti lain untuk melakukan penelitian yang sama. 1.5 Tinjauan Pustaka Berikut ini adalah beberapa penelitian terdahulu terkait yang sudah dilakukan: 1. Penelitian yang dilakukan oleh Widya Tamodia (2013) dalam Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi dengan judul Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan Barang Dagangan pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado. Sistem pengendalian intern persediaan barang bertujuan untuk mengendalikan dan mengelola persediaan barang. Tujuan utama dari pengendalian atas persediaan adalah mengamankan persediaan dan melaporkannya secara tepat dalam laporan keuangan. Dari hasil penelitian pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distributor buah import, atau lebih dikenal sebagai penjual buah import grosir dan eceran. Evaluasi sistem, pengendalian intern atas persediaan sudah efektif, dimana adanya pemisahan tugas antara fungsi – fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara rutin setiap sebulan sekali oleh bagian gudang melalui kegiatan stock opname. Sistem pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado berjalan dengan baik. 2. Penelitian kedua dilakukan oleh David Hasibuan dan Hendra Setiawan (2012) dalam Jurnal Ilmiah Ranggagading (JIR) dengan judul Evaluasi 8
Pengendalian Intern Persediaan Pipa Distribusi dan Accessories dalam mengamankan Assset perusahaan pada PDAM Tirta Pakuan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi apakah sistem pengendalian internal untuk aset dan persediaan perusahaan mengamankan telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan yang berlaku umum di Indonesia sesuai dengan prosedur yang dikeluarkan oleh perusahaan. Penelitian ini dilakukan di PDAM Tirta Pakuan Bogor. PDAM adalah perusahaan yang bergerak di pengolahan air minum, produsen terbesar di Bogor. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa PDAM Tirta Pakuan Bogor telah melakukan pengendalian intern dengan baik untuk mengamankan asset. Perusahaan cukup dibenarkan untuk melayani sebagai dasar untuk pengambilan keputusan seperti yang disajikan dalam neraca. Dan itu dilakukan karena masing-masing pasokan saham memiliki fungsi masingmasing dan persediaan yang ada digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga stok yang ada akan cukup dan tidak ada saham atas. Hasil evaluasi dalam penelitian ini menunjukkan bahwa persediaan di gudang sesuai dengan kebutuhan dan penyimpanan dilakukan oleh jenis memisahkan, kualitas, dan ukuran, sehingga jika harus memeriksa persediaan kapan saja, dapat dilakukan dengan mudah. Dengan demikian, persediaan yang ada dapat dipertahankan properely dan dilindungi dari kerugian.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Dana R. Hermanson, Jason L. Smith dan Nathaniel M. Stephens (2012) dengan judul artikel “How Effective are Organizations' Internal Controls? Insights into Specific Internal Control 9
Elements”. Berdasarkan respon survei dari sekitar 500 Eksekutif Audit Officer (CAEs) dan auditor internal lainnya, artikel ini memberikan pandangan orang dalam kekuatan yang dirasakan organisasi pengendalian internal (yaitu, pengendalian internal atas pelaporan keuangan) di Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, dan Monitoring komponen ‘Committee of Sponsoring Organizations' (COSO 1992a) Intern Control. Meskipun responden kekuatan kontrol sebagian besar menilai sebagai relatif tinggi, kita mengidentifikasi beberapa daerah untuk perbaikan potensi pengendalian internal, terutama yang berkaitan dengan menilai "nada di atas," serta menindaklanjuti penyimpangan dari kebijakan dan manajemen pengendalian yang berlebih. Dalam menganalisis elemen pengendalian individu, kami menemukan bahwa pengendalian perusahaan publik secara konsisten dinilai lebih efektif dibandingkan dengan organisasi lain. Kami juga menemukan sejumlah perbedaan yang menarik, terutama dalam komponen monitoring, di mana bank-bank dan perusahaan jasa keuangan lainnya tampaknya memiliki kontrol Pemantauan lebih kuat daripada kesehatan dan perusahaan jasa lainnya. Analisis komponen tingkat mengungkapkan bahwa pengendalian kekuatan komponen internal positif berkaitan dengan pelaporan CAE terutama untuk komite audit, status perusahaan publik, dan masa rata-rata staf fungsi audit internal, antara temuan lainnya. Berdasarkan hasil survei, kami menjelaskan implikasi kunci yang relevan dengan auditor internal dan eksternal, peneliti dan pendidik akuntansi, dan manajemen.
10
1.6 Metodologi Penelitian Di dalam kegiatan penelitian dan cara untuk memperoleh data maupun keterangan yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini, Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data yang relevan adalah sebagai berikut : 1.
Penelitian Literatur (Literature Research) Di dalam penelitian ini penulis memperoleh data dengan cara membaca, mencari, mempelajari informasi dari berbagai media seperti artikel,
buku,
dan
media
elektronik
seperti
internet
untuk
mendapatkan referensi yang berkaitan dengan topik bahasan yaitu pengendalian intern atas persediaan suku cadang sebagai landasan teori. 2.
Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan yang dilakukan adalah dengan mengunjungi perusahaan yang bersangkutan yang bertempat di Jl. Raya Alternatif Cibubur, Taman Laguna-Bekasi. Penulis berusaha untuk memperoleh data-data yang berhubungan dengan objek penelitian. Pada metode ini dilakukan dengan berbagai cara yaitu meliputi : a. Wawancara klien (Inquires of the client) Melakukan wawancara dengan karyawan yang bertanggung jawab atas fungsi pengelolaan persediaan, dan Service Manager. Dalam wawancara tersebut telah disiapkan sejumlah pertanyaan
11
oleh penulis yang akan diajukan guna memperoleh informasi yang mendalam mengenai masalah yang akan diteliti. b. Pengamatan (Observation) Melakukan pengamatan langsung sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan pada bagian pengelolaan persediaan yang sedang dijalankan oleh perusahaan. c. Dokumentasi (Documentation) Mengumpulkan data dengan cara menggunakan catatan-catatan dan dokumen tertulis perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas pengelolaan persediaan. d. Kuisioner (Questionnaires) Membuat kuisioner mengenai pengendalian intern atas prosedurprosedur pengelolaan persediaan, sehingga dapat memperoleh informasi mengenai kegiatan operasional perusahaan. 1.7 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahsan, pemahaman dan gambaran yang jelas dan lengkap, susunan yang dilakukan oleh penulis dalam skripsi ini dibagi menjadi lima bab. Setiap bab dibagi menjadi sub-sub bab yang akan diatur secara sistematis tanpa melepaskan hubungan yang saling berkaitan antara sub dengan sub bab lainnya. Adapun gambaran singkat tentang isi tiap bab, akan diuraikan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini merupakan pembukaan dari skripsi yang terdiri dari latar belakang penelitian, identifikasi masalah, ruang lingkup penelitian, 12
tujuan dan manfaat penelitian, metode peneletian dan sistematikas pembahasan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini diuraikan mengenai teori-teori yang digunakan dalam penyusunan skripsi antara lain tentang pengertian, tujuan, komponen, keterbatasan, unsur, sistem, struktur, dan sistem pengendalian intern, pengertian dan komponen sistem informasi akuntansi, bagaimana melakukan pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern, pengertian persediaan, metode pencatatan persediaan, jenis-jenis persediaan, sistem perhitungan fisik persediaan, tujuan pemeriksaan persediaan dan metode Economic Order Quantity (EOQ). BAB 3 : OBJEK PENELITIAN Dalam bab ini pembahasan yang dilakukan mencakup sejarah singkat perusahaan, bidang usaha, produk-produk, struktur organisasi, uraian tugas, pelaksanaan pengendalian intern atas sistem pengelolaan persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilino Cibubur yang meliputi sistem yang sedang berjalan untuk pengelolaan persediaan suku cadang, tipe pemesanan, kebijakan dalam Special Order Parts Return Part Policy, prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran suku cadang dan flow chart yang terkait dengan prosedur tersebut. BAB 4 : PEMBAHASAN Dalam bab ini akan diuraikan tentang analisis dan pembahasan hasil penelitian mengenai evaluasi pengendalian intern atas 13
persediaan suku cadang, berupa analisis kebaikan dan kelemahan pada pengendalian intern perusahaan atas kegiatan pengelolaan persediaan berdasarkan komponen-komponen pengendalian intern, dan memberikan saran perbaikan atas sistem tersebut. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi simpulan yang merupakan pernyataan singkat dari hasil analisis dan pembahasan terhadap objek penelitian. Bab ini juga berisi saran-saran perbaikan terhadap pengendalian intern atas persediaan suku cadang yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan,
14
