BAB 1 PENDAHULUAN Pada proposal awal telah ditetap bahwa indikator utama FK UMSU untuk mengukur keberhasilan program, indikator utamanya yaitu: 1. Dilaksanakannya kurikulum berbasis; diukur dengan: a. Ketersediaan buku blok yang terintegrasi vertical dan horizontal b. Persentase jumlah mahasiswa yang lulus ujian tulis ≥ B (first takers) c. Persentase jumlah mahasiswa yang mendapat nilai osce ≥ B (first takers) 2. Keberhasilan UKDI (first taker) 3. Status akreditasi (dengan borang khusus pendidikan dokter) Untuk mencapai indikator tersebut maka dilaksanakan 4 program besar selama tahun 2011-2014. Adapun program tersebut, yaitu: a. Peningkatan Kualitas Implentasi KBK Model SPICES Dalam Upaya Pencapain Kompetensi Dokter Yang Islami dan Berorientasi Komunitas b. Pengembangan Sistem Assessment Baku Dalam Upaya Menjamin Kualitas Penilaian Hasil Pembelajaran Dengan Model SPICES c. Pengembangan Sistem Informasi Untuk Menunjang Efisiensi dan Efektifitas Sistem Administrasi Akademik, layanan perpustakaan, dan Learning managemen sistem d. Peningkatan Kualitas Sistem Penjaminan Mutu Internal Empat program tersebut telah dilaksanakan dan tidak mengalami perubahan sampai akhir project, namun beberapa komponen biaya atau kegiatan untuk mencapai program mengalami revisi. Revisi dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan FK UMSU yang berubah, masukan dari narasumber (reviewer), dan kendala-kendala yang dihadapai dalam melaksanakan kegiatan. Pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan program masing-masing skema dibandingkan dengan proposal awal. Kompponen biaya yang direvisi dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari reviewer.
18
Tabel 1 Perbandingan program pada proposal awal dengan implementasi PROPOSAL AWAL IMPLEMENTASI PROGRAM Tahun 2011-2013 Program I ; Peningkatan Kualitas Peningkatan Kualitas Implentasi KBK Model SPICES Dalam Upaya Pencapain Kompetensi Dokter Yang Islami dan Berorientasi Komunitas Merumuskan kompetensi lokal Policy study: Hasil Need assessment dari stakeholders yang menggambarkan niche FK dirumuskan menjadi butir kompetensi kedokteran Islam UMSU melalui kegiatan Policy dan komunitas yang merupakan niche FK UMSU. Yang study selanjutnya dilakukan mapping kurikulum Review dan pengembangan struktur kurikulum berbasis kompetensi melalui asistensi dengan tenaga ahli dan bahan pustaka Peningkatan kualitas proses pembelajaran model spices melalui kegiatan : a. Lokakarya hibah pengajaran b. Hibah pengajaran (Penunjukan langsung), c. Pendidikan bergelar untuk S2, 6 orang dan S3; 4 orang. d. Pengembangan staff bergelar laboran. e. Pendidikan staff tidak bergelar (AA). f. Pendidikan staff tidak bergelar (skills’ lab dan tutorial)
Draft kurikulum yang telah memiliki learning outcome dan learning issu. Pengadaan bahan pustaka Kegiatan lokakarya hibah pengajaran dilaksanakan untuk meningkatkan wawasan dan kemampuan dosen FK UMSU ntuk melakukan evaluasi proses pembelajaran dan membuat inovasi pembelajaran. Hibah pengajaran dilaksanakan untuk melakukan evaluasi intrumen pembelajaran, menyusun kembali konten, study dan tutor guide, serta melengkapi instrument pembelajaran berupa GBPP/SAP, penun tun praktikum dasar dan klinik, skenario tutorial dan lab sklill.
Pendidikan bergelar S2, 6 orang. Pendidikan biomedik histology 1 orang telah menyesaikan study 2013. Pendidikan MEU 2 orang; 1 orang telah selesai MEU UI Pengadaan barang, jasa dan (2014), dan 1 orang MEU UGM sedang menyusun renovasi minor: proposal penelitian. g. Peralatan lab skill dan manekin Pendidikan biomedik mikrobiologi 1 orang telah h. Peralatan laboratorium menyelesaikan study 2014. i. Renovasi ruang laboratorium j. Peralatan kelas Pendidikan kesehatan masyarakat 2 orang, sedang k. Peralatan pendukung menyusun proposal penelitian. l. Renovasi kelas Pendidikan bergelar S3, 4 orang Peserta study 4 orang, yang telah menyelesaikan study 1 orang 2014, 1 orang sedang meyusun proposal penelitian, 1 orang sedang melaksanakan penelitian dan 1 orang masih study. Pendidikan Staff tidak bergelar AA: 19
Sudah dilaksanakan pada tanggal 16-20 Juli bekerjasama dengan UNAIR. Pendidikan tak bergelar laboran, 2 orangdi bio laboratorium biomedik dan mikro/parasit, di FK UNAIR. Inhouse Training Clinical teaching; dengan narasumber dari FK UNAIR dan FK USU, dilaksanakan di RS Pirngadi, Medan, dan peserta adalah para dokter klinis yang berada di rumah sakit tempat mahasiswa FK UMSU melaksanakan pendidikan profesi dokter. Workshop Pengembangan Media Ajar; Dari kegiatan tersebut dihasilkan tiga film pendek yang dapat digunakan sebagai media ajar. Pendidikan staf tidak bergelar kedokteran keluarga Pendidikan staf tidak bergelar pendidikan profesi dokter Pendidikan staf tidak bergelar biomolekuler In house training biostatistik In house training Evidenced based Medicine In house training Peningkatan Kinerja Dosen NDT over seas APMEC di Singapura Pendidikan staf tidak bergelar Pengelolaan Laboratorium Hewan Coba Pendidikan staf tidak bergelar Bahasa Inggris Pengadaan barang, jasa dan renovasi minor yang telah dilakukan: a. Peralatan lab skill dan manekin b. Peralatan laboratorium c. Renovasi ruang laboratorium d. Peralatan kelas e. Peralatan pendukung f. Renovasi kelas PROGRAM 2 : Pengembangan Sistem Assessment Baku Dalam Upaya Menjamin Kualitas Penilaian Hasil Pembelajaran Dengan Model SPICES Menyusun sistem asessmen yang Sistem asesment FK UMSU yang standar baku, melalui kegiatan; Lokakarya 20
sistem assessment Melakukan pengembangan a. In-house training pengembangan instrument, instrumen assessmen yang baku menghasilkan 65 soal yang sesuai dengan format UKDI dan standar, melalui kegiatan; b. In-house training review instrument, Butir soal yang a. In-house training sesuai dengan format UKDI dan sudah di review pengembangan instrument kontennya sebanyak 70 soal b. In-house training review c. Pelatihan teknisi pengolahan data, menghasilkan Staf instrument yang kompeten dalam pengelohan data akademik c. Pelatihan teknisi pengolahan d. Pelatihan administrator item bank data Program 3: Pengembangan sistem informasi untuk menunjang efisiensi dan efektifitas sistem administrasi akademik, layanan perpustakaan, dan e-learning Merumuskan sistem manajemen Draft sistem pangkalan data terpadu, SOP dan analsis pangkalan data terpadu melalui kebutuhan peralatan dan aplikasi pangkalan data terpadu. kegiatan: Lokakarya E-learning a. Policy study pangkalan data b. Pendidikan tak bergelar operator pangkalan data c. Pendidikan tidak bergelar administrator akademik d. Lokakarya E-learning e. Mengembangkan sistem aplikasi Tenaga ahli: tidak jadi dilalksanakan karena kesulitan managemen dan jaringan, melalui menyesuaikan jadwal kegiatan oleh narasumber. kegiatan; Pelatihan tidak bergelar (operator aplikasi): Staf yang a. Tenaga ahli b. Pelatihan tidak bergelar (operator berkompeten dibidang aplikasi pangkalan data. aplikasi) c. Pendidikan tidak bergelar Pendidikan tidak bergelar administrator akademik: Staf yang berkompeten dibidang administrasi akademik. administrator akademik d. Renovasi ruang administrasi Renovasi ruang administrasi akademik dan perpustakaan akademik dan perpustakaan e. Hardware dan soft ware Program 4: Peningkatan kualitas sistem penjaminan mutu internal Pengembangan kualitas dokumen Lokakarya: Penyamaan persepsi tentang pentingnya proses mutu akademik melalui: akademik yang didokumentasi dengan baik dan standar a. Penyusunan dokumen mutu b. Tim jaminan mutu yang Inhouse training penyusunan dokumen mutu berkompeten Tenaga ahli dilaksanakan untuk asistensi penyusunan c. Status akreditasi dokumemn mutu Policy Study Disusunnya SOP dan dokumen audit akademik
21
Pendidikan tidak bergelar tim jaminan mutu ke UNAIR BAB 2 Implementasi dan Pengelolaan Program
A. PIU dan keterkaitan dengan struktur organisasi PT Berdasarkan struktur organisasi pelaksana HPEQ Project (PIU), task force HPEQ Project FK UMSU melakukan konsolidasi dengan jajaran pimpinan fakultas dan universitas dalam mengimplementasikan program-program yang direncanakan. Konsolidasi dilakukan secara berstruktur dengan tahapan: Pengajuan TOR kegiatan ke dekan, setelah mendapatkan persetujuan, TOR dikirim ke CPCU untuk di review dan mendapatkan persetujuan pelaksanaan. Ketua task force melaporkan TOR yang telah direview. Selanjutnya mengkomunikasikan kegiatan-kegiatan yang akan diimplementasikan ke Pimpinan universitas. Sejauh ini konsolidasi dengan jajaran pimpinan universitas berlan dengan baik. Ini dibuktikan dengan dukungan universitas secara moril dengan mensupport dan member saran dan masukan terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan, serta dukungan moril diwujudkan dengan memberikan bantuan dana non komitment pada berbagai kegiatan. B. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, dan keterlibatan dari PIC dan penanggung jawab kegiatan. Pimpinan fakultas selaku ketua pelaksana program turut terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam implementasi program. Keterlibatan secara langsung misalnya turut dalam rapat kegiatan untuk berkoordinasi dengan penitia pelaksana, sedangkat secara tidak langsung dekan melakukan monevin terhadap pelaksaan kegiatan dan kinerja taskforce. Ketua taskforce (direktur eksekutif) bertanggung jawab langsung terhadap pelaksanaan program dan melakukan koordinasi dengan koordinator program/kemitraan, keuangan, pengadaan baran dan penanggung jawab kegiatan (PIC), serta kepanitian. Kepanitiaan dan penanggungjawab kegiatan merupakan ujung tombak pelaksana sub unit kegiatan. Mekanisme
kerja pelaksanaan kegiatan:1) direktur eksekutif memimpin rapat koordiasi
kegiatan dengan koordinator-koordinator dan PIC, mendistribusikan tupoksi dan membahas tor kegiatan. 2) PIC berperan mengkoordinir kepanitian dalam melaksanakan sub unit kegiatan, berkomunikasi dengan nara sumber, dan menyusun laporan kegiatan. Namun demikian seluruh taskforce tetap turut terlibat aktif dalam pada implementasi program. 22
C. Pengembangan kapasitas pengelola program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar Tim task force (PIU), mendapatkan amanah untuk bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan kegiatan HPEQ Project. Dengan demikian proses pelaksanaan kegiatan jauh lebih praktis dan mudah. Namun seluruh civitas akademik yang berkaitan dengan program, juga berperan penting untuk turut serta melaksanakan kegiatan-kegiatan PHK-PKPD. D. Sistem dan prosedur pengelolaan program khususnya menyangkut pengelolaan keuangan dan pengadaan PHK-PKPD terpisah dengan pengelolaan keuangan dan pengadaan lainnya di universitas. Hal ini memudahkan untuk proses pelaksanaan kegiatan. Pengelolaan keuangan, pencairan dana dilakukan berdasarkan permohonan berdasarkan TOR kegiatan dari PIU yang disampaikan ke rektor. Sedangkan proses pengadaan, dilakukan penguatan dengan pendampingan dari tim pengadaan universitas yang telah memiliki pengalaman dalam proses pengadaan barang dan jasa. Proses pengadaan dilakukan berdasarkan ketentuan dari PHK-PKPD. E. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi masalah yang dihadapi serta best practice yang diperoleh. Hambatan dalam melaksanakan program yaitu kesesuain waktu pelaksanaan program dengan jadwal akademik yang padat dan jadwal narasumber. Hal ini yang mengakibatkan beberapa kegiatan mengalami keterlambatan pelaksanaan. Kendala yang dihadapi yaitu dokumentasi dan laporan keuangan yang detil, dan kelengkapan dokumen keuangan dan pengadaan barang jasa, yang terkadang kurang menjadi perhatian pengelola, namun saat proses audit dari BPKP hal tersebut sangat diperlukan. Kendala tersebut memberikan pengalam yang sangat berharga untuk PIU, sehingga saat ini berusaha untuk memperbaiki kekurangan. Best practice yang diperoleh adalah cara menyusundan menjalankan program kegiatan tahunan, membuat laporan kegiatan, keuangan dan pengadaan barang dan jasa.
23
Bab 3. Hasil yang dicapai
24
No
Keterangan
I. Indikator kinerja Utama 1. Dilaksanakannya Kurikulum Berbasis Kompetensi Ketersediaan buku blok yang terintegrasi vertical dan horizontal Persentase jumlah mahasiswa yang lulus ujian tulis ≥ B (first takers)
Persentase jumlah mahasiswa yang mendapat nilai osce ≥ B (first takers)
2.
Keberhasilan UKDI (first taker)
Kom Base line biay Target capaian a
11dari 21 (KBK lama)
21
Tidak dapat dinilai karena nilai kelulusan integrasi dengan nilai OSCE Tidak dapat dinilai karena nilai kelulusan integrasi dengan nilai tulis Belum meluluskan
2011 Target capaian
2012 Tar capaian get
2013 Target
7
3
14
9
12
21%
30%
16.87%
40 %
30%
50%
90%
60%
80%
70 %
90%
80%
Belum melulus
Mempers iapkan
Menun ggu
Belum Melulus
Belum Bel melulus um 25
capai an
2014 Target capaian
21
21
21
21%
21%
21%
90%
100%
90%
Mem Pelaks Menun persia anaan ggu
profesi dokter
3.
Status akreditasi (dengan borang khusus pendidikan dokter)
hasil UKDI (20 Septem ber 2014)
Izin operasi Akredit prodi asi B pendidikan dokter
kan
kan
Menyus un borang akredita si
mel kan ulu ska n
mahasisw a yang akan mengikut i ukdi pada bulan agustu 2014
pkan maha siswa yang akan meng ikuti ukdi pada bulan agust u 2014 Terak redita si B
UKDI
hasil UKDI (20 Septem ber 2014)
Mengiri Pro Terakre terakredit Terakr Terakr m ses ditasi C asi editasi editasi Borang akr dan B B akredita edit menung si ke asi gu hasil BANbanding PT akeditasi II. Peningkatan Kualitas Implentasi KBK Model SPICES Dalam Upaya Pencapain Kompetensi Dokter Yang Islami dan Berorientasi Komunitas 1. Jumlah staf tetap 13 38 20 24 25 36 40 38 40 38 2. Persentase dosen 0 26 orang 30% Dosen 50% 72% 100% 26 100% 26 yang telah dari total peserta (26 orang orang memiliki sertifikat dosen AAorang dari dari AA-Pekerti tetap Pekerti dari 36 total total sebagai syarat dalam orang dosen dosen mengajar proses dosen tetap tetap berdasarkan UU penyele tetap) no. 14 tentang saian guru dan dosen tugas 26
3.
Jumlah blok yang mengandung muatan kompetensi lokal
0
21
4.
Kelengkapan instrument pembelajaran sesuai dengan kurikulum baru FK UMSU
21
5.
Jumlah dosen yang mengikuti hibah pengajaran
Instrumen pembelajar an berdasarka n kurikulum FK UMSU yang lama 0
6.
Jumlah dosen yang berkualifikasi S2
2
9
61% (23 orang dari 38 orang dosen tetap)
7
inhouse training Proses penyus unan kopeten si lokal 3
25%
30 %
6
2
2 +4 dosen proses thesis. +2 dosen mulai S2 2011 27
15
9
21
21
21
21
15
9
21
21
21
21
35%
64% (23 orang dari 36 orang dosen tetap) 6
50%
61% (23 orang dari 38 orang dosen tetap) 9
50%
61% (23 orang dari 38 orang dosen tetap) 11
6
8
11
7.
Jumlah dosen yang berkulifikasi S3
2
2 dan 4 dosen sedang penyelesai an S3
2
4 dosen sedang S3
2
2
4
8.
Persentase kelulusan ujian blok (first taker)
32,64%
Angkatan
65%
9,31%
75%
16%
85%
2 dan 4 4 dosen sedang penyel esaian S3
Angka
85%
1 orang yang sudah lulus, 3 orang laiinya sedang tahap peneliti an Angkat
2011: blok
tan
an
organ
2011:
2011:
khusus
blok
blok
dan
organ
organ
muskulose
khusus
khusus
letal 71%,
dan
dan
2012 blok
musku
muskul
gastro
loselet
oseletal
69%,
al
71%,
kardiovas
71%,
2012
kular
2012
blok
53%,
blok
gastro
tahun
gastro
69%,
2013
69%,
kardiov
28
biomedik
kardio
askular
1: 27%,
vaskul
53%,
komunika
ar
tahun
si 46%.
53%,
2013
tahun
biomed
2013
ik 1:
biome
27%,
dik 1:
komuni
27%,
kasi
komun
46%.
ikasi 46%. III. Pengembangan Sistem Assessment Baku Dalam Upaya Menjamin Kualitas Penilaian Hasil Pembelajaran Dengan Model SPICES 1 Jumlah blok yang 0 proses 2 Standar 10 Sudah 21 blok proses 21 proses mempunyai review blok d blok direnca review blok review instrument dan Instrum nakan dan dan assessment yang analisis en proses analisi analisis sudah soal Assesm review s soal soal terstandarisasi secara ent dan secara secara rutin di dalam analisis rutin rutin di saat satu perenca soal di saat saat hari naan secara satu satu sebelum pegemb rutin hari hari ujian angan pada sebelu sebelu berlangsu tahun m m ujian ng karena 2013 ujian berlang 29
keterlamb atan soal
2
Persentase soal yang memiliki tingkat kesulitan 0,3-0,7
Belum ada instrument yang dianalisis
Hanya beberapa blok yang dianalisis dengan hasil dengan tingkat kesulitan 0,3-0,7 sebanyak 35%
30%
Assess ment sedang merenc anakan pembua tan prosedu r tingkat kesulita n soal
50%
Hanya bebera pa blok yang dianali sis dengan hasil dengan tingkat kesulit an 0,30,7 sebany ak 35%
80%
3
Persentase soal yang memenuhi syarat untuk masuk ke Bank soal Rentang kelulusan ujian tulis (first taker)
Soal yang ada belum dianalisis
65-80
30%
30%
50%
48%
80%
Sistem asesmen terintegrasi
85-100
45100
39-71
55100
40 – 85
4
30
60-100
berlan gsung karena keterla mbata n soal Hanya bebera pa blok yang dianali sis denga n hasil denga n tingkat kesulit an 0,30,7 sebany ak 35% 65-80
85100
sung karena keterla mbatan soal 80%
Hanya bebera pa blok yang dianali sis dengan hasil dengan tingkat kesulit an 0,30,7 sebany ak 35%
80%
65-80
60-100 85-100
dengan OSCE 5 Rentang kelulusan Sistem 80% 6040-95 70- 58 – 95 80-100 80% 80-100 80% ujian OSCE (first asesmen 100 100 taker) terintegrasi dengan ujian tulis IV. Pengembangan Sistem Informasi Untuk Menunjang Efisiensi dan Efektifitas Sistem Administrasi Akademik, layanan perpustakaan, dan Learning managemen sistem 1 Persentase 27,27% 85-100 35% 50% 50% 75% 90% 8590% 85-100 penerbitan nilai 100 blok sesuai jadwal 2 Persentase 0% 80% 20% 80% 50% Penerb 80% 80% 80% 80% penerbitan nilai itan KHS sesuai dilakuk jadwal an satu mingg u setelah jadwal yang ditetap kan 3 Jenis data yang Belum ada Sesuai Belu Belum Nilai Belum Nilai Sesuai Nilai Sesuai dapat diakses on m ada ada ujian ada ujian ujian jadwal jadwal jadwal line Jadw Jadwal Jadwal al kuliah kuliah kulia Modul Modul h KRS KRS Katal KHS KHS og Sarana Sarana buku pembel pembe 31
4
Jenis layanan elearning yang dapat diakses mahasiswa
0
Belum ada
1 (e- 0 journ al)
ajaran 3 (eBelum journal ada dan bahan mata kuliah, self assessm ent
lajaran 3 (e- Belum journa ada l dan bahan mata kuliah, self assess ment
0
0
100%
Sedang dalam proses perenca naan
100 %
Penyus unan draf dokum en
100%
50%
100%
50%
0
0
1x/ta hun
0
2x/ tahun
1x/tah un
2x/ tahun
1x/tahu n
50%
90%
25%
30%
50%
25%
50%
35%
V. Peningkatan kualitas system penjaminan mutu internal 1
2
3
Persentase dokumen mutu yang disusun (kebijakan mutu akadedmik, standar akademik, manual prosedur, dan instruksi kerja) Frekuensi pelaksanaan monitoring dan evaluasi akademik internal (2 x/tahun)
0%
Persentase complaint mahasiswa terhadap pelayanan
Belum ada (belum dianalisis)
0
50%
1x/tahun
25%
32
33
BAB 4. Evaluasi terhadap desain dan implementasi aktivitas
Analisis kekuatan dan kelemahan dalam desain dan implementasi program dihubungkan dengan capaian indikator. Desain program yang disusun di proposal awal berdasarkan panduan PHKPKPD, beberapakali telah mengalami revisi. Revisi dilakukan berdasarkan adanya rekomendasi dari reviewer, setelah dilakukan analisis. Hal ini dilakukan agar program dapat dilaksanakan dan indictor kinerja tercapai. Kelemahan desain program yaitu ada perubahan Bab 5. Lesson learned dan Best Practice a. Lesson learned dan best practice dari pelaksanaan proyek ada beberapa hal, yaitu 1) kemampuan merancang kegiatan tahunan yang dilengkapi dengan indikator kinerja sehingga tingkat keberhasilan program dapat diukur, 2) perubahan budaya kerja dan pola piker dalam melaksanakan suatu program, kegiatan dilaksanakan berdasarkan indikator yang akan dicapai, membangun suasana kebersamaan dengan bekerjasama dalam menjalanka program, 3) meningkatkan kerjasama antar institusi untuk sama-sama meningkatkan mutu pendidikan kedokteran. b. Rencana institusi untuk program yang masih memerlukan pendanaan dan keberlanjutan pasca PHK-PKPD, diantaranya pengembangan staff melalui pendidikan bergelar dan non gelar, perbaikan dan melengkapi sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk proses pembelajaran. c. Saran dan rekomendasi Program kemitraan yang diaplikasikan selama PHK-PKPD, dapat direkomendasikan oleh DIKTI untuk membantu prodi atau institusi baru dalam meningkatkan kualitas pendidikan dan lulusan. Program kemitraan sangat mempengaruhi atmosfir kerja dan pola pikir civitas akademika.
34
