BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Penjelasan Tentang MICE MICE adalah singkatan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. MICE adalah jenis kegiatan yang terdapat dalam industri pariwisata, kegiatan ini telah di rencakanan secara matang oleh suatu kelompok atau kumpulan orang yang memiliki kesamaan tujuan dalam penyelenggaran kegiatan tersebut. Dunia MICE merupakan dunia bisnis yang sangat menjanjikan namun masih sangat baru dalam masyarakat karena belum banyak memiliki peminat seperti bisnis lainnya.
Mengingat masih kurangnya pengetahuan tentang MICE di Indonesia. Berikut dijelaskan pengertian MICE menurut para pakar: -
Menurut Pendit (1999:25), MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan: usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran. Merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok
orang (negarawan,
usahawan, cendikiawan
dsb) untuk
membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. -
Sedangkan menurut Kesrul (2004:3), MICE sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.
1
2 1.1.1 Meeting Meeting adalah istilah Bahasa Inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Menurut Kesrul (2004:8), Meeting adalah suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerjasama anggota dan pengurus,
menyebarluaskan
informasi
terbaru,
publikasi,
hubungan
kemasyarakatan.
1.1.2 Incentive Incentive adalah kegiatan yang diadakan oleh sebuah perusahaan atau organsasi,guna memberikan apresiasi untuk para karyawan dan rekan kerja yang biasa diadakan diluar kantor atau berupa sebuah perjalanan.
Menurut Undang-undang No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa perjalanan incentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Kesrul (2004:18), Incentive merupakan hadiah atau penghargaan yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa berupa uang, paket wisata atau barang.
3 1.1.3 Conference Conference atau Konferensi merupakan kegiatan rapat atau pertemuan untuk berunding atau bertukar pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama.
Menurut (Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam prakteknya, arti meeting sama saja dengan conference, maka secara teknis akronim MICE sesungguhnya adalah istilah yang memudahkan orang mengingat bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
sebuah
meeting,
incentive,
conference
dan
exhibition
hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam satu kategori, yaitu MICE.
Menurut Kesrul, (2004 :7), Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata krama, adat atau kebiasaan yang berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya
4 1.1.4 Exhibition Exhibition atau dengan kata lain pameran merupakan suatu kegiatan yang diadakan guna menyebarluaskan informasi dan promosi yang berhubungan dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata Contoh kegiatan dari Exhibition itu sendiri adalah: • Kompetisi • Seminar • Workshop • Expo • Kelas memasak / Cooking Class Kelas masak merupakan salah satu jenis exhibition yang dihadiri oleh peserta yakni sekelompok orang dari kalangan dan latar belakang yang berbeda – beda secara bersama-sama berkumpul di suatu ruangan serbaguna atau tempat yang sudah di tentukan oleh penyelenggara, guna memberikan pelatihan dan pembelajaran kepada para peserta tentang bagaimana cara memasak dan mengolah suatu produk makanan.
1.2 Alasan Acara dibuat Perkembangan makanan di Indonesia sekarang ini sudah semakin maju terutama dengan majunya pengolahan produk bakery yang berbahan dasar tepung terigu. Sekarang ini tepung terigu tidak hanya dapat menghasilkan produk roti tetapi dengan begitu banyaknya inovasi, tepung terigu juga dapat menghasilkan produk yang lebih bervariasi, salah satunya adalah Puff pastry. Saat ini banyaknya produksi makanan yang berbahan dasar Puff pastry mendorong masyarakat untuk tidak hanya mengkonsumsi makanan tersebut
5 namun juga mempelajari proses pembuatan produk tersebut, hal itulah yang memotivasi kami untuk mengadakan acara Baking Class/Kelas Memanggang dengan menggunakan bahan dasar Puff pastry untuk para pemula.
Acara Bake for Fund with Terry Palmer ini termasuk serangkaian acara dari HM Ethnic and Cultural Expo 2013 Bina Nusantara University Hotel Management. Acara Bake for Fund with Terry Palmer ini adalah acara yang bersifat sosial, selain belajar memanggang para peserta juga berkontribusi untuk program Teach for Indonesia (TFI) yang adalah Community Program yang concern terhadap aspek pembelajaran dengan konsep pembinaan komunitas yang bertujuan agar komunitas tersebut dapat mandiri dan dapat meningkatkan kualitas hidup komunitas tersebut, khususnya bagi perkembagan masa depan anak-anak.
1.3 Tipe Acara Jenis acara yang kami adakan merupakan Acara Eksternal atau Acara yang diselenggarakan untuk kegiatan eksternal dalam rangka melayani kepentingan publik atau masyarakat umum.
Acara yang kami adakan bertemakan sosial karena acara ini adalah acara mengolah makanan atau memanggang aneka macam olahan Puff pastry, dimana para peserta akan ikut terjun langsung dalam pembuatan dan pengolahan Puff pastry tersebut. Peserta akan mendapat arahan langsung dari instruktur yang telah di tunjuk langsung oleh panitia karena mereka merupakan ahli dalam bidangnya.
6 Acara ini bersifat sosial,karena keuntungan yang didapatkan melalui acara ini akan diberikan kepada TFI (Teach For Indonesia) yang adalah Community Program Bina Nusantara University yang peduli terhadap aspek pembelajaran dengan konsep pembinaan komunitas yang bertujuan agar komunitas tersebut dapat mandiri dan dapat meningkatkan kualitas hidup komunitas tersebut khususnya bagi perkembagan masa depan anak-anak.
1.4 Proses Pelaksanaan Acara (pre event – venue – post event) Proses pelaksanaan acara dimulai dengan melakukan beberapa tahap,antara lain:
1.4.1 Melakukan Penelitian Tahap ini berisi tentang pertanyaan- pertanyaan yang berupa, apa, kapan, dimana, siapa, dan mengapa event ini harus dibuat ?
1.4.2 Apa ? Bake for Fund merupakan acara Hands-On Baking Class yang bertema sosial atau charity. Acara ini berisi tentang pelatihan dasar dalam membuat olahan Puff Pastry, dimana pesertanya terjun langsung dalam proses pembuatan dan pengolahannya. Selain belajar untuk mengolah dan membuat Puff Pastry, seluruh peserta juga secara tidak langsung bekontribusi dalam memberikan bantuan sosial melalui TFI ( Teach For Indonesia )
1.4.3 Kapan ? Bake for Fund terbagi dalam 3 sesi yaitu tanggal 2, 9, dan 14 Juni 2013
7 1.4.4 Dimana ? -
Bake for Fund dilaksanakan di 2 lokasi yang berbeda, yaitu: Titan - Jl. RS Fatmawati no. 22A, Jakarta Selatan 12430
-
Lab. Pastry Bina Nusantara University - Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat
1.4.5 Siapa ? Target peserta yang kami tetapkan untuk mengikuti acara ini adalah kalangan menengah keatas, laki – laki maupun perempuan, dalam jenjang usia antara 17 – 40 tahun yang berdomisili di area Jakarta Selatan dan Jakarta Barat. Target Peserta kami adalah 50 Peserta - 2 dan 9 Juni 2013 di Titan Fatmawati : 20 peserta/sesi - 14 Juni 2013 di Bina Nusantara University : 10 peserta/sesi Target Penonton kami di Bina Nusantara University adalah 50 orang penonton
1.4.6 Mengapa ? Saat ini banyaknya permintaan dan peminat Puff Pastry mendorong masyarakat untuk tidak hanya mengkonsumsi namun juga mempelajari proses pembuatan produk tersebut. Hal itulah yang memotivasi kami untuk mengadakan acara Hands-On Baking Class dengan menggunakan bahan dasar Puff Pastry untuk para pemula sambil mengajak masyarakat untuk berkontribusi dalam membantu sesama melalui TFI (Teach For Indonesia )
8 1.5
Membuat Desain Acara Desain acara merupakan kerangka dasar yang berisi tentang unsur – unsur pokok yang dibutuhkan dalam membuat acara. Unsur – unsur pokok tersebut dapat dirangkum menjadi beberapa bagian, antara lain :
1.5.1 Materi Pemasaran Dalam memasarkan acara ini, kami menggunakan sarana social media seperti Facebook, Twitter, Instagram dan juga Path, mengingat sekarang ini peran social media sangatlah penting dalam hal pemasaran produk dan jasa, selain itu kami juga bekerjasama dengan beberapa media partner dan melakukan
publikasi secara
online
pada
website
(Okezone.com,
Vemale.com,Rekomendasi.me ) dan kami juga bekerjasama dengan Binus TV, B-Voice Radio dan 101.4 Trax FM. Kami juga menggunakan alat publikasi dan penyebaran informasi melalui flier, banner, poster, stiker dalam membantu memasarkan acara kami.
1.5.2 Waktu pelaksanaan I.
Minggu, 02 & 09 Juni 2013, 09.00-14.00 WIB bertempat di Titan Fatmawati
II.
Jumat, 14 Juni 2013, 09.00-15.00 WIB bertempat di Lab Pastry BINUS UNIVERSITY
1.5.3 Penyambutan Tamu Proses penyambutan tamu dimulai dari senyum dan menyapa tamu pada saat mereka tiba di pintu masuk, mengarahkan ke tempat acara, dan
9 sampai pada meja registrasi. Pada tahap registrasi, peserta dapat melakukan daftar ulang yang kemudian disertai dengan pemberian apron dan booklet berisi resep dan menu makanan yang akan dibuat.
1.5.4 Hidangan Untuk hidangan, kami menyediakan sesi istirahat dan makan siang untuk para peserta dan membagikan konsumsi kepada mereka berupa lunch box dari sponsor kami “Nasi Udang khas Bu Rudy” dan “Futami 17 Green Tea”.
1.5.5 Souvenir Pada akhir acara, peserta juga mendapatkan goodie bag yang berisi beberapa produk dan artikel dari sponsor dan supporting kami berupa handuk dari Terry Palmer, 2 Botol minuman Futami, produk “Pisang Goreng Madu Bu Nanik”, Booklet TFI, Stiker Bake For Fund dan peserta juga dapat membawa pulang Booklet dan Apron yang sudah dibagikan dan digunakan selama berlangsungnya Seluruh peserta juga mendapatkan sertifikat bukti partisipasi dalam acara Bake for Fund ini yang telah ditandatangani oleh
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis dan Kepala
Jurusan Hotel Management Binus University.
1.6
Koordinasi Pelaksanaan Event Terjadinya kesalahan tidak mungkin dapat terelakkan, namun dapat diminimalisir sebaik mungkin. Mengoreksi kembali apakah semua peralatan dan kebutuhan telah terpenuhi dan sudah siap untuk digunakan,
10 membagi tugas secara jelas dan terarah kepada masing-masing anggota termasuk kepada mereka yang job desk nya sudah terpenuhi sebelum event berlangsung seperti seksi marketing dan humas,dimana setiap anggota memiliki tanggung jawab penuh dalam menyukseskan acara dengan memperhatikan kepada faktor-faktor yang mungkin terjadi. Berikut adalah contoh job desk panitia Bake for Fund pada saat berlangsungnya acara di kedua tempat : -
Annisa Kurnianingtyas : Sebagai assisten instruktur yang membantu menangani peserta
-
Christian Suryadi : Menyiapkan segala macam peralatan yang dibutuhkan pada saat berlangsungnya acara dan membantu pembagian konsumsi dan goodie bag
-
Dorona Selvanie Huliselan: Menjadi MC dan mengawasi proses berlangsungnya acara
-
Michelle Kristarto : Sebagai assisten instruktur dan menangani semua produk baik yang sedang dibuat maupun yang sedang dipanggang
-
Jessica Octaviani Young : Menangani registrasi peserta, pembagian apron dan booklet, koordinasi pengarahan peserta, pengisian comment card, dan membagikan sertifikat
-
Otto Suwarno : Bertugas dalam dokumentasi dan membantu menyiapkan konsumsi
11 1.7
Melakukan Penilaian / Evaluasi Post Event Sebagai panitia yang mengatur dan bertanggung jawab atas acara yang telah berlangsung, kami harus melakukan penilaian, evaluasi atau review tentang hasil dari acara yang telah berlangsung. Sejauh mana acara telah memberikan kepuasan kepada para pesertanya, memenuhi target yang telah ditetapkan, dan hasil yang dicapai pada akhir acara. Kegiatan yang dilakukan pada akhir acara meliputi segala aspek yang telah dikerjakan dari pada saat sebelum dan saat acara berlangsung. Seluruh panitia harus membenahi
tempat
yang
telah
digunakan,
membersihkan
dan
mengumpulkan kembali semua peralatan dan bahan – bahan yang telah digunakan. Lalu kemudian berkumpul dengan semua panitia dan instruktur serta pihak yang terlibat dan berdiskusi mengenai hal apa saja yang kurang dan perlu diperbaiki untuk mencapai kesempurnaan pada acara selanjutnya. Merangkum seluruh kegiatan dengan menganalisa sisi positif dan negatif yang terjadi pada hari tersebut, menetapkan cara untuk mengantisipasi dikemudian hari, melakukan evaluasi dari masing masing anggota dengan memberikan komentar, kritik dan saran dari setiap individu panitia secara keseluruhan,kemudian pada akhirnya membuat laporan pertanggungjawaban acara, laporan pertanggungjawaban keuangan dan anggaran serta memberikan laporan pertanggungjawaban publikasi dan dokumentasi kepada seluruh pihak sponsor dan media partner yang telah bekerjasama.
Berikut adalah beberapa contoh hasil evaluasi panitia dari ketiga sesi yang telah berhasil dijalankan, antara lain :
12 1.7.1 Hasil yang dicapai : •
Peserta memenuhi kuota 50 orang sesuai target yang telah ditetapkan
•
Calon pendaftar dan peserta tidak hanya berasal dari segmentasi wilayah yang telah ditentukan, tetapi juga dari luar segmentasi wilayah
•
Antusiasme dan animo peserta terhadap acara seperti ini sangatlah tinggi
•
Pendapat peserta yang dapat kami tarik kesimpulan dari comment card yang telah mereka isi adalah 100% puas dan senang akan adanya acara Bake for Fund
•
Acara berjalan dengan lancar dan sukses tanpa adanya halangan berarti dikarenakan kekompakan dan kerjasama yang baik dari pihak panitia
1.7.2 Kendala : •
Sesi pertama merupakan awal pembelajaran kami dimana masih terdapat beberapa hal yang terlewatkan oleh panitia, namun teratasi dengan baik di sesi-sesi berikutnya
•
Instruktur yang berhalangan mengajar pada saat sesi di Binus membuat panitia harus mencari instruktur lain untuk sesi ketiga dimana terjadinya sedikit perbedaan dalam cara penyampaian materi kepada peserta.
1.7.3 Kesimpulan : Acara Bake for Fund ini berlangsung dengan sangat sukses diluar ekspektasi panitia.Kerja keras panitia dan instruktur membuat semua peserta merasa puas dan senang walaupun dibalik itu semua tetap terdapat sedikit kendala dan hambatan yang akhirnya pun dapat diatasi dengan baik oleh para panitia.
13 1.8
Tim Acara, Peserta, Sponsor dan Media Partner Tim Acara Dorona Selvanie Huliselan
Anissa Kurnianingtyas
Michelle Kristarto
Christian Suryadi
Jessica Octaviani Young
Otto Suwarno
Peserta TITAN FATMAWATI 2 Juni 2013
TITAN FATMAWATI l 9 Juni 2013
BINUS 14 Juni 2013
Iqry Widya
Azkaa Sriayu
Veynita Hesvia Karina
Nurilla Fitriani
Rayhan Sribayu
Rizkha Probondari
Winda Ayu Larasati
Geralda Mustika
Michael Octavianus
Tassya Septiana
Kamilia Laksamana
Gaby Regine A
Angelo Widyanto
Aliananda Lubis
Bayu Laksono Putra
Chintami Indah Sheila Mirah Tiara
Eka Putri Novianita Pertiwi
Ryan Claudia Christin
Mina Heldanti
Audrey Amelinda Azaria
Linda Handayani
Paramitha Soraya Virly Amalia
Arina Sachwana Roslaini
Veronica Johana Jessica Pricilia
Ruri
Yosevine Marnissa Young
Nugrahini Husnia Rabbani Fransisca Budiyanti Ema Huliselan
Jeniffer Stephanie Soplanit
Dora Huliselan Nancy Gobel
Joy Jeanette Ririhena Dyah Sekar Dewantari
Dina Stephanie Anatasya
Reyhan Wijaya Kusuma
Annisa Dwi Puspita Tutik Kusjuniarti Balgis Dea Huliselan
Sarah Tifani Sigar Indira Ratna Mukti An Seul Gi Febrina
14 Sponsor - Terry Palmer - Futami 17 - Pisang Goreng Madu ‘Bu Nanik’ - Sambal Udang khas ‘Bu Rudy’
Media Partner - Binus TV - B-Voice - 101,4 Trax FM - Vemale.com - Okezone.com - Rekomendasi.me
1.9
Ringkasan dengan Kesimpulan. Acara Bake For Fund adalah acara Hands-On Baking Class bertemakan olahan Puff Pastry yang diadakan oleh panitia sebagai serangkaian acara dalam menyambut Hotel Management Ethnic and Cultural Expo 2013, pada tanggal 2, 9 dan 14 Juni 2013 di 2 tempat yang berbeda yaitu Titan Fatmawati dan Lab Pastry Bina Nusantara yang disponsori oleh Terry Palmer, Futami 17, Pisang Goreng Madu Bu Nanik, Sambal Udang Bu Rudy, dan bekerja sama dengan Binus University, Binus TV, B-Voice, TraxFm, Rekomendasi.me, Okezone.com Vemale.com, dan profit dari acara ini akan disumbangkan kepada TFI ( Teach For Indonesia )
15 Kesimpulan yang dapat diambil adalah acara telah berjalan sukses sesuai dengan harapan. Acara Bake for Fund ini berhasil membuat semua peserta merasa puas dengan diadakannya kelas memanggang seperti ini. Acara Bake for Fund menjadi pengalaman yang menarik, pelopor serta pelajaran berharga baik kepada panitia maupun peserta.
