BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Saat ini, perkembangan teknologi sudah semakin pesat dan informasi yang ada di sekitar kita juga semakin banyak. Maka dengan adanya informasi tersebut dapat kita olah dengan teknologi yang semakin berkembang, guna untuk menjadikan suatu informasi tersebut berguna bagi setiap individu yang memerlukannya. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah menghadirkan beragam aplikasi perangkat lunak (software) untuk memenuhi kebutuhan pengguna, baik individu, institusi maupun perusahaan, yang diantaranya adalah untuk mempermudah dan memfasilitasi setiap individu, institusi atau kementerian koperasi dan UKM, agar kinerja dan hasil yang didapat lebih tepat, cepat, efektif dan efisien. Kementerian koperasi dan UKM adalah salah satu institusi yang terdiri dari Koperasi dan Usaha Kecil Menengah (Koperasi & UKM). Dalam mewujudkan dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas kalangan pelaku usaha Indonesia yang mandiri dan berkembang, diperlukan berbagai media pendukung bagi KUKM yang nantinya dapat berguna sebagai alat untuk mensejajarkan KUKM dengan pelaku usaha yang lainnya. Dalam hal ini, pemanfaatan Teknologi Informasi (Information Technology – IT) dapat digunakan sepenuhnya di dalam dunia usaha yang tertuang dalam bentuk website di internet guna mempromosikan kementerian koperasi dan UKM di dalam ruang lingkup
2
para KaBid. Guna memenuhi kebutuhan sarana promosi, informasi dan komunikasi, Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia telah membangun dan mengembangkan website khusus bagi kalangan KUKM yang tertuang dalam www.smecda.com. Smecda.com adalah suatu sistem informasi intranet yang ada di kementerian negara koperasi dan UKM yang dibangun oleh Deputi bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK. Sistem informasi intranet tersebut dibangun karena adanya permasalahan seperti keterbatasan Sumber Daya Manusia(SDM) dan kelemahan struktur permodalan atau keterbatasan sumber daya, akibatnya dari keterbatasan tersebut otomatis akan menghambat akses sumber daya produktif seperti sumber daya bahan baku, pasar, modal, teknologi, informasi, dan manajemen. Sehingga dengan adanya sistem informasi intranet tersebut
diharapkan
kementerian
negara
koperasi
dan
UKM
dapat
mengembangkan dan merealisasikan potensi-potensi individu dari masingmasing KaBid serta dapat membantu dalam penyediaan informasi & data yang dibutuhkan oleh para KaBid di lingkungan Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK. Berfokus pada kebutuhan institusi pemerintah dalam hal ini adalah kementerian koperasi dan UKM bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK, terutama pimpinan dan administrasi pengelola dalam kementerian koperasi dan UKM bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK. Dewasa ini, KaBid (kepala
3
bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK) sering mengalami permasalahan dalam melakukan pemberian informasi dan data secara cepat untuk para KaBid di deputi sekitar DKI Jakarta. Akibatnya, KaBid-KaBid sering kali mengambil data dengan cara manual langsung datang ke bagian server menggunakan flasdisk dan lain sebagainya. Untuk itu, KaBid membutuhkan sebuah sistem yang sudah disusun secara teratur, terstruktur dengan baik serta mudah dibaca dan dipahami, sehingga seorang KaBid dapat memberikan informasi dan data melalui sistem yang akan dibangun. Maka, dengan adanya permasalahan tersebut, dibutuhkan sebuah perangkat lunak (software) yang dijadikan sebuah solusi yang tepat untuk membantu KaBid dalam mengambil sebuah keputusan yang cepat dan tepat tersebut. Salah satu solusinya adalah dengan melakukan Analisis dan Perancangan Model Sistem Dinamis Digital Dashboard Management pada Kementerian Koperasi dan UKM. Digital dashboard management akan memberikan sebuah halaman berisi informasi kunci yang dibutuhkan bagi KaBid untuk dimonitor, sehingga KaBid dapat menemukan permasalahan secara cepat, dan memberikan aksi atau mengusulkan pengambilan keputusan dalam rangka membantu meningkatkan performa dari kementerian koperasi dan UKMnya. Dashboard ini juga akan membantu menciptakan keputusan yang cepat, tepat, dan tentunya lebih baik, serta pada akhirnya dapat membantu meningkatkan kinerja dalam kementerian koperasi dan UKM tersebut. Dalam Pengembangan kedepan diharapkan dapat lebih mendukung pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien antara lain, koordinasi pemerintah
4
dapat dilakukan melalui E-mail, chatting, sms atau bahkan video conference. Hal ini sangat membantu dalam koordinasi, diskusi dan komunikasi antara pimpinan daerah yang dapat dilakukan tanpa kesemuanya harus berada pada lokasi fisik yang sama. Sehingga dengan adanya penerapan digital dashboard management di Kementerian koperasi dan UKM diharapkan akan mencapai kesejahteraan di semua sentra industri Kementerian koperasi dan UKM dan untuk mencapai salah satu misi yang sedang dijalankan oleh Kementerian koperasi dan UKM yaitu menyediakan informasi berkenaan dengan bidang usaha ditujukan untuk kalangan KUKM agar dapat mendorong bangkitnya perekonomian Indonesia.
1.2
Ruang Lingkup Agar lebih terarah dan terfokus, maka ruang lingkup penelitian dan perancangan akan dibatasi sebagai berikut : 1. Analisis penelitian yang dilakukan hanya pada data koperasi hasil rekap disetiap provinsi setiap tahunnya diseluruh Indonesia. (2002 s/d 2010). 2. Analisis
dan
Perancangan
Digital
Dashboard
Management
di
Kementerian Koperasi dan UKM (Bidang Kerjasama dan Jaringan Asdep Urusan Pengembangan Perkaderan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK). 3. Penelitian dan perancangan dibuat khusus di bagian kementerian koperasi dan UKM bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK.
5
4. Penelitian dilakukan pada aspek rekapitulasi makro koperasi dan indikator-indikator pencapaian kualifikasi koperasi. 5. Perancangan sistem digital dashboard management
berbasis aplikasi
desktop pada Kementerian Koperasi dan UKM (Bidang Kerjasama dan Jaringan Asdep Urusan Pengembangan Perkaderan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK) yang dapat membantu memantau perkembangan koperasi seluruh Indonesia dan memberikan suatu alternatif keputusan yang akan menjadi keputusan untuk kebijakan koperasi seluruh Indonesia. 6. Pengumpulan data yang dikumpulan adalah data yang dianggap sudah selesai di rekap oleh Kabid Kerjasama dan Jaringan. 7. Perancangan sistem ditujukan untuk personal user yang ada di server Kementerian Koperasi dan UKM (Bidang Kerjasama dan Jaringan Asdep Urusan Pengembangan Perkaderan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK). 8. Regresi yang dipakai hanya untuk menghitung proyeksi dan mencari persamaan. 9. Model Sistem Dinamis dilakukan untuk pendukung aplikasi Digital Dashboard Management. 10. Aplikasi dibuat sebagai pendukung dari SIM Smecda pada Kementerian Koperasi dan UKM
6
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini, antara lain : 1. Menganalisis sistem berjalan di kementerian koperasi dan UKM (Bidang Kerjasama dan Jaringan Asdep Urusan Pengembangan Perkaderan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK) tentang perkembangan koperasi di seluruh Indonesia dan mengetahui masalah yang ada di kementerian koperasi dan UKM. 2. Merancang DSS (Decision Support System) di kementerian koperasi dan UKM (Bidang Kerjasama dan Jaringan Asdep Urusan Pengembangan Perkaderan UKM Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK)
Manfaat yang diharapkan dari analisis dan perancangan digital dashboard management dalam penulisan skripsi ini antara lain adalah sebagai berikut : a. Bagi Kementerian koperasi dan UKM : -
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pemberian informasi kesemua sentra industri tanpa terhalangi oleh kendala waktu dan tempat.
-
Memudahkan Kabid kerjasama dan jaringan dalam mengontrol kesejahteraan di setiap sentra industri dari tahun ke tahun.
-
Dapat memberikan alternatif keputusan yang berlandaskan dengan analisis yang dilakukan, sehingga keputusan yang akan diambil untuk koperasi seluruh Indonesia dapat lebih tepat dan cepat.
7
b. Bagi Pembaca : -
Menambah
wawasan
mengenai
penerapan
digital
dashboard
management dalam suatu institusi kementerian koperasi dan UKM, sehingga untuk ke depannya dapat digunakan dan dikembangkan` untuk kepentingan masing-masing individu.
c. Bagi Penulis : -
Mengetahui penerapan model sistem dinamis digital dashboard management secara nyata dalam suatu institusi kementerian koperasi dan UKM.
1.4
Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini yaitu: A. Metodologi Pengumpulan Data Metodologi yang digunakan dalam pengumpulan data ini adalah: 1. Studi Literatur Pengumpulan data dan referensi dilakukan dari berbagai studi literatur seperti dari buku, jurnal, ataupun dari media yang tersedia secara online, dan tentunya seluruh referensi tersebut berhubungan dengan topik digital dashboard management yang akan dibahas lebih mendalam untuk mendapatkan informasi yang berguna bagi para Kabid di DKI Jakarta.
8
2. Observasi Penelitian dan analisis dilakukan didalam internal kementerian koperasi dan UKM DKI Jakarta untuk mengumpulkan data serta menentukan faktor-faktor penentu keberhasilan dalam koperasi dan UKM diseluruh Indonesia. 3. Wawancara Dalam proses wawancara ini, penulis menyiapkan berbagai pertanyaan yang berhubungan dengan koperasi dan UKM diseluruh Indonesia untuk mendapatkan informasi untuk perancangan sistem digital dashboard management yang akan dilakukan oleh penulis.
B. Metodologi Analisis Internal Dinamika Koperasi Metode analisis internal dinamika perusahaan yang akan digunakan dalam skripsi ini adalah metode permodelan sistem dinamis (Dynamic System Modeling). Sistem dinamis ini akan dibuat dengan 3 tahapan yaitu : 1. Konseptualisasi Sistem Konseptualisasi sistem adalah data dasar yang diperoleh dari koperasi dibuat suatu konsep untuk selanjutnya akan dijadikan suatu permodelan yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran secara holistic tentang model yang akan dibuat.
9
2. Formulasi Model Formulasi model adalah perumusan makna sebenarnyadari setiap hubungan yang ada dalam model konseptual yang dilakukan dengan cara memasukkan data kuantitatif kedalam diagram model.
3. Evaluasi Model Evaluasi model terdiri dari dua jenis yaitu, verifikasi model (dilakukan untuk mengetahui apakah model yang akan dibuat konsisten atau tidak) dan validasi model (dilakukan pengujian struktur secara langsung tanpa menjalankan model).
C. Metodologi Analisis dan Perancangan a. Metode Analisis Metode analisis yang akan digunakan dalam skripsi ini adalah analisa kebutuhan sistem dilakukan dengan cara mengidentifikasikan informasi – informasi yang sangat dibutuhkan oleh pembina koperasi dan UKM diseluruh Indonesia, yang dalam hal ini berhubungan dengan internal dari pusat data di koperasi dan UKM DKI Jakarta. Metode
sistem dinamis
untuk
mengetahui
perkembangan
kesejahteraan per tahun dan melihat kejadian jangka panjang, di samping perspektif berpikir konvensional tentang kebijakan masa lampau yang kurang cocok lagi dipakai untuk pemecahan dinamika persoalan sekarang dan masa datang pada koperasi seluruh Indonesia.
10
b. Metode Perancangan Metode perancangan sistem informasi dalam skripsi ini menggunakan pendekatan berorientasi objek (OOAD) yang digambarkan dengan notasi Unified Modelling Language (UML) seperti: Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, dan Component Diagram. Metode ini perancangan ini juga dibuat berdasarkan teori buku OOAD yang ditulis oleh Mathiassen et al. Khususnya pada sequence diagram menggunakan Bennett et al. Selain itu dilakukan juga perancangan basis data, navigation diagram, dan user interface yang dibutuhkan dalam perancangan sistem digital dashboard management.
1.5
Sistematika Penulisan Penulisan Skripsi ini dibagi ke dalam 5 (lima) bab. Secara garis besar, pembahasan tiap bab dapat diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini mendeskripsikan mengenai latar belakang dari permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang hendak diperoleh dari kegiatan penelitian bagi diri sendiri maupun pihak-pihak lain, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang berisi uraian singkat tentang isi skripsi secara keseluruhan.
11
BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi penjelasan teoritis mengenai materi permodelan sistem dinamis dan faktor-faktor pendukung yang digunakan dalam perancangan analisa dan desain sistem yang berhubungan dengan digital dashboard management , yang diambil dari berbagai referensi baik dari media offline maupun online.
BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini menguraikan secara singkat tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan beserta wewenang dan tanggung jawab masing – masing Asdep, Kabid, dan Kasubbid, analisis sistem yang sedang berjalan di bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK, analisis menggunakan metode permodelan sistem dinamis, persamaan umum dalam powersim, dan analisis rumus yang digunakan untuk masing – masing koperasi per provinsi dengan metode regresi linear dan berganda.
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi faktor – faktor penurunan hasil analisis kedalam perancangan sistem, perancangan sistem digital dashboard management yang diusulkan, application domain, cluster, use case diagram, class diagram, sequence diagram, dataset, navigation diagram, rancangan user interface, component architecture, deployment diagram, dan rencana implementasi terhadap sistem yang diusulkan.
12
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan tentang simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saransaran yang bermanfaat bagi pembina koperasi bidang kerjasama dan jaringan asdep urusan pengembangan perkaderan UKM deputi bidang pengkajian sumberdaya UKMK untuk pengembangan sistem selanjutnya.
