1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Teknologi dan informasi yang semakin canggih dan semakin murah telah
mengubah pola hidup dan perilaku masyarakat dalam melaksanakan kegiatannya seharihari, terutama bagi masyarakat bisnis. Kelompok ini telah banyak menikmati kemudahan dan keunggulan dari kemajuan teknologi tersebut, tidak hanya pada meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam kegiatan operasi, tetapi juga dalam bersaing dan memperluas pangsa pasarnya. Perkembangan internet dan teknologi networking memungkinkan banyak perusahaan mengintegrasikan pemrosesan informasi bisnisnya secara terpadu mulai dari hulu hingga hilir, mulai dari procurement hingga after sales service dan sebaliknya. Perkembangan seperti inilah yang membuat dan memungkinkan persaingan pada saat ini. Saat ini hubungan dengan konsumen tidak lagi terbatas pada penggunaan media cetak, radio, televisi, dan internet, dengan perkembangan mobile technology konsumen dapat dijangkau kapanpun dan dimanapun konsumen tersebut berada. Industri perbankan telah melakukan cara ini dengan program sms-banking dan mobile-banking dimana nasabah dapat melakukan transaksi perbankan mulai dari mengecek saldo hingga transfer dana melalui telepon genggam mereka. Dibalik gambaran pengaruh perkembangan teknologi komunikasi, teknologi informasi, internet dan mobile technology terhadap cara masyarakat bisnis mengelola bisnis dan bersaing memanjakan pelanggannya, terdapat suatu pesan yang mendasar
2
bahwa telah terjadi peningkatan nilai informasi melalui perkembangan pemanfaatan informasi dan bagaimana informasi tersebut dihasilkan. Dalam hal ini sistem informasi memegang peranan sentral dan vital dalam menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan efisien. “Organizations depends on information sistem to stay competitive. Information is just as much resources as plant and equipment. Productivity, which is crucial to staying sompetitive, can be increased through better information.” (Bodnar dan Hopwood, 2001, p1). Dari pernyataan tersebut jelas bahwa organisasi apapun membutuhkan sistem informasi yang lebih baik. Sistem informasi sangat dibutuhkan dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas kegiatan operasi organisasi sehingga dapat meningkatkan daya saing suatu organisasi atau perusahaan. Begitu pula halnya dengan industri pelayanan kesehatan (health care) yang didalamnya termasuk rumah sakit (hospital), sistem informasi mempunyai peran penting untuk dua alasan utama yaitu pengendalian biaya dan peningkatan pelayanan kepada pelanggan. Pengendalian biaya menjadi syarat mutlak bagi industri ini mengingat biaya operasional yang terus meningkat dari tahun ke tahun, mengingat semakin tingginya biaya pembelian obat dan peralatan medis, sehingga keberadaan sistem informasi yang mampu mendukung pengendalian biaya sangat dibutuhkan. Sementara itu perkembangan industri pelayanan kesehatan yang semakin kompetitif menuntut setiap pemain dalam industri ini untuk terus meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, situasi seperti ini menuntut keberadaan sistem informasi yang mampu mendukung rumah sakit beroperasi dengan efesien dan menghasilkan pelayanan yang memusakan bagi pasien.
3
Industri jasa pelayanan kesehatan (health care) memiliki karakteristik yang unik dibandingkan industri jasa lainnya. Industri health care ini biasanya mempunyai biaya overhead yang tinggi, perkembangan jenis obat yang terus meningkat, jenis pelayanan yang sangat variatif, dan seringkali terdapat keterlibatan pihak ketiga (asuransi kesehatan) dalam hal pembayaran jasa. Pemain dalam industri ini, terdiri dari pihak pemerintah dan swasta baik swasta lokal maupun campuran antara pihak swasta lokal dan asing. Jika dilihat dari bentuk organisasi pelayanan kesehatan ini dapat berupa rumah sakit, klinik, laboratorium medis dan lain-lain. Kondisi persaingan dalam industri ini dapat dikatakan cukup kompetitif dimana hampir tidak ada hambatan-hambatan yang cukup berarti bagi pemain baru untuk masuk dan bersaing. Terlepas dari apapun strategi yang diambil oleh suatu organisasi pelayanan kesehatan, baik itu low-cost ataupun diferensiasi, investasi dan biaya operasional yang besar adalah suatu hal yang hampir tak dapat dihindarkan walaupun dapat dioptimalkan, dikendalikan serta diminimalisir. Oleh karena itu organisasi pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit atau klinik yang beroperasi dalam skala yang besar sangat berkepentingan untuk memiliki informasi yang dapat mereka andalkan agar dapat mengontrol biaya yang mereka keluarkan. Untuk menghasilkan informasi tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang handal, efektif dan efesien, yaitu
dengan
mengintegrasikan data-data dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional, data-data mengenai apa yang diperlukan bagi proses pendaftaran (baik registrasi pasien, data surat pengantar, sampai ke biaya administrasi pendaftaran), proses pencatatan rawat jalan (mulai dari tindakan medis, hingga penggunaan penunjang medis,
4
dan data resep obat), proses pencatatan penunjang medis (mulai dari pencatatan rincian biaya, hingga pembuatan laporan) sampai dengan proses pembayaran tagihan baik itu pasien jaminan dan umum. Sistem ini juga memudahkan management dalam penyusunan dan pembuatan laporan pendapatan secara lebih mudah atas data dan informasi terintegrasi tersebut secara akurat. Dengan terintegrasinya antara bagian pendaftaran, poli, penunjang medis, kasir dan bagian penagihan maka ke-lima bagian ini terhubungkan dalam sebuah sistem secara real-time, sehingga hasil proses dari suatu bagian dapat menjadi input bagi bagian yang lain. Misalnya, Kasir rawat jalan dapat memproses pembayaran jasa medis oleh pasien berdasarkan data tindakan medis yang telah dimasukan oleh perawat/suster kedalam sistem komputer pada ruang poli. Sehingga dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi pada bagian administrasi rawat jalan dapat mendukung berjalannya kegiatan rumah sakit. Maka dari itu, skripsi ini disusun dengan judul PERANCANGAN SISTEM
ANALISIS DAN
INFORMASI ADMINISTRASI RAWAT JALAN
RUMAH SAKIT TUGU IBU.
1.2
Ruang Lingkup Pembahasan utama dari skripsi ini mencakup analisis dan perancangan sistem
informasi administrasi rawat jalan RS. Tugu Ibu ini dibatasi pada lingkup pelayanan pelanggan/pasien pada unit poliklinik dan penunjang medis yang meliputi bagian Pendaftaran pasien, poli, penunjang medis, kasir dan penagihan. Pembatasan lingkup ini dilakukan karena ke-lima bagian ini dalam operasionalnya menghadapi jumlah pasien yang banyak dan frekuensi transaksi dalam jumlah yang tinggi. Adapun penambahan
5
bagian keuangan pada ruang lingkup ini, dikarenakan bagian keuangan mempunyai fungsi khusus yaitu, dalam menentukan tarif dasar RS. Tugu Ibu. Adapun penjelasannya sebagai berikut: 1. Pendaftaran Pasien a) Pendaftaran pasien baru atau lama untuk rawat jalan, baik itu pasien umum, jaminan asuransi/perusahaan, keluarga tak mampu, maupun rujukan. b) Pembuatan laporan yang berkaitan dengan pendapatan harian bagian pendaftaran. 2. Ruang Rawat Jalan a) Pencatatan diagnosa dokter, biaya jasa tindakan medis, biaya penggunaan obat, resep obat pasien b) Pembuatan laporan yang berkaitan dengan ruang poli 3. Penunjang Medis a) Pencatatan rincian biaya penunjang medis, seperti : Radiologi dan Laboratorium b) Pembuatan laporan yang berkaitan dengan penunjang medis. 4. Kasir a) Prosedur perhitungan rincian biaya pelayanan kesehatan pasien rawat jalan berupa biaya jasa tindakan medis, biaya penggunaan obat dan perlengkapan penunjang medis, b) Prosedur penerimaan pembayaran tunai, kartu kredit, maupun jaminan kesehatan.
6
c) Prosedur monitoring rekapitulasi pendapatan jasa pelayanan rawat jalan perbulan. 5. Bagian Penagihan a) Pencatatan daftar tagihan piutang perusahaan penjamin b) Pencatatan piutang baru, karena adanya transaksi pasien jaminan c) Pencatatan pembayaran piutang d) Pembuatan laporan pembayaran piutang 6. Bagian Keuangan a) Pencatatan tarif pendaftaran, tarif jasa medis, tarif tindakan medis, tarif tindakan keperawatan, tarif pemakaian alat, tarif laboratorium dan tarif radiologi b) Pembuatan laporan yang berkaitan dengan bagian keuangan.
1.3
Tujuan dan Manfaat
1.3.1
Tujuan Penulisan Skripsi
Adapun tujuan dari analisis perancangan ini adalah : 1. Menganalisis sistem informasi di RS. Tugu Ibu yang sedang berjalan, seperti : a. Proses bisnis pada bagian pendaftaran rawat jalan/ IGD a) Pendaftaran pasien Baru / Lama b) Pendaftaran pasien Baru / Lama Jaminan b. Proses bisnis pada ruang rawat jalan a) Prosedur rawat jalan pasien umum b) Prosedur rawat jalan pasien Jaminan
7
c. Proses binis pada penunjang medis a) Prosedur penunjang medis umum b) Prosedur penunjang medis jaminan d. Proses bisnis pada bagian kasir a) Proses penerimaan pembayaran poli b) Proses penerimaan pembayaran obat c) Proses penerimaan pembayaran penunjang medis e. Proses bisnis pada bagian penagihan a) Proses pencatatan daftar tagihan pasien jaminan b) Proses penerimaan pembayaran piutang f. Proses bisnis pada bagian keuangan a) Proses penerimaan keuangan rawat jalan b) Proses penerimaan keuangan penunjang medis 2. Mengidentifikasi masalah serta kebutuhan informasi pada RS. Tugu Ibu. 3. Membuat alternatif rancang sistem informasi guna memberikan gambaran, pemahaman dan sistem requirement dari sistem informasi yang diperlukan untuk mendukung pelayanan administrasi rawat jalan.
1.3.2
Manfaat Penulisan Skripsi
Manfaat dari dilakukannya analisis perancangan ini : 1. Mempermudah pihak rumah sakit melakukan pengecekan proses transaksi yang terjadi di rumah sakit.
8
2. Mempermudah pihak rumah sakit untuk menangani penerimaan kas yang terjadi di rumah sakit 3. Mengetahui pendapatan yang diterima rumah sakit dengan cepat dan akurat sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. 4. Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan sehingga meningkatkan daya saingnya. 5. Meningkatkan pengendalian internal Rumah sakit, terutama pada proses transaksi yang terkait pada administrasi rawat jalan. 6. Membantu pihak rumah sakit dalam pengembangan sistem informasi rumah sakit secara keseluruhan.
1.4
Metodologi Penelitian
Penelitian ini menggunakan 3 metode penelitian, antara lain :
1. Studi Kepustakaan Dalam melakukan studi kepustakaan akan dilakukan pencarian, pengumpulan, pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, dan bacaan-bacaan lainnya, dan juga melalui internet sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini.
2. Metode Observasi Pada metodologi ini, penulis melakukan peninjauan pada RS Tugu Ibu untuk mengumpulkan data-data, informasi, dan materi-materi lainnya yang dibutuhkan
9
selama proses analisis dan perancangan sistem administrasi rawat jalan dalam rangka mendapatkan gambaran nyata mengenai keadaan dari sistem administrasi yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut. a) Data Reduction Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya dan membuang yang tidak perlu. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan memepermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan. b) Data display Dalam mendisplaykan data, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Dengan mendisplaykan data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah difahami tersebut.
3. Metode Wawancara Metode ini dilakukan dengan cara bertanya-jawab langsung dengan nara sumber. Narasumber merupakan karyawan Rumah Sakit Tugu Ibu, Mulai dari Bagian Pusdiklat,
Bagian
Kesekertariatan,
Bagian
Keuangan,
Bagian
Administrasi
Keuangan, Bagian IT, Bagian Instalasi Rawat Jalan, dan Bagian Rekam Medik. Informasi yang didapat berupa sistem yang berjalan di Rumah Sakit tersebut, cara
10
pendaftaran pasien rawat jalan umun/jaminan, tindakan medis pasien, cara pembayaran, dan proses pembuatan laporan penerimaan keuangan rawat jalan.
4. Metode Analisis Dalam metode analisis ada beberapa hal yang akan dilakukan, yaitu : a) Survei atas sistem yang sedang berjalan Pada tahap ini diadakan survei pada objek rumah sakit. Survei dilakukan dengan mengamati langsung ke rumah sakit dan mewawancarai pihak yang bersangkutan tentang sistem yang sedang berjalan, dengan cara bertanyajawab langsung dengan nara sumber. Narasumber merupakan karyawan Rumah Sakit Tugu Ibu, Mulai dari Bagian Pusdiklat, Bagian Kesekertariatan, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian IT, Bagian Instalasi Rawat Jalan, Bagian Rekam Medik, Bagian Pendaftaran, Bagian pemasaran dan Bagian Penagihan. Informasi yang didapat berupa sistem yang berjalan di Rumah Sakit tersebut, cara pendaftaran pasien rawat jalan umun/jaminan, tindakan medis pasien, cara pembayaran, dan proses pembuatan laporan penerimaan keuangan rawat jalan. dan data-data tersebut dikumpulkan, untuk kemudian diproses dan dilanjutkan ketahap berikutnya. b) Analisis terhadap temuan survei Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka diadakan analisa terhadap data tersebut. c) Identifikasi kebutuhan informasi
11
Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang masih kurang pada sitem yang berjalan dari input, proses, hingga output yang dihasilkan, serta menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem yang baru. d) Identifikasi kebutuhan rancangan sistem Mengidentifikasi kebutuhan aplikasi yang masih kurang pada sistem yang sedang berjalan, mulai dari User Interface, Struktur Database, hingga masalah yang dihadapi serta kebutuhan yang diinginkan dari sistem yang baru.
5. Metode Perancangan Berorientasi Objek Perancangan yang akan dibuat dalam skripsi ini, akan menggunakan metode ObjectOriented Analysis and Design with the Unified Process dengan pendekatan John W. Satzinger dengan tahapan sebagai berikut: 1. Membuat Activity Diagram. 2. Membuat Event table. 3. Membuat Class Diagram Parsial. 4. Membuat Use Case. 5. Membuat Use Case Description. 6. Membuat Domain Class Diagram 7. Membuat First-cut Class Diagram. 8. Membuat Sistem Sequence Diagram (SSD) 9. Membuat Sequence Diagram (First-cut, View Layer, Data access Layer) 10. Membuat Updated Design Class Diagram 11. Membuat Database Design
12
12. Membuat User Interface & Report Design 13. Membuat Deployment and Sofware Architecture
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dan gambaran umum tiap bab dalam skripsi ini adalah sebagai
berikut: BAB 1
PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang masalah yang mendasari dilakukannya penelitian, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian serta sistematika penulisan yang menjelaskan isi setiap bab.
BAB 2
LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalah dalam skripsi ini, antara lain teori mengenai Object Oriented Analysis and Design.
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menjelaskan gambaran umum profil perusahaan, antara lain struktur organisasi, pembagian tugas dalam hal wewenang dan tanggung jawab karyawan yang terkait, serta analisa kelemahan dan masalah yang terdapat di dalam prosedur, dan disertai alternatif solusi yang diajukan untuk menangani masalah tersebut.
13
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI RAWAT JALAN PADA RUMAH SAKIT TUGU IBU Bab ini menjelaskan analisa dan perancangan sistem informasi administrasi rawat jalan yang diusulkan sebagai alternatif atas perbaikan prosedur dan pengimplementasian sistem yang disajikan dalam bentuk Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process, yaitu dengan membuat Activity Diagram, Event table, Use case, Use case Description, Class Diagram, Domain Class Diagram, First-cut Class Diagram, Sequence Diagram (First-cut, View Layer, Data access Layer), Updated Design Class Diagram, User Interface, Deployment and Sofware Architecture.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan pada RS. Tugu Ibu untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.
