1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Secara umum, persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan konsumen pada suatu perusahaan. Persediaan ini dapat mencakup komponen material ataupun produk jadi, yang dimana persediaan ini tentu saja sangatlah perlu untuk selalu dipantau jumlahnya agar tidak menghambat jalannya proses produksi. Oleh karena itu suatu perusahaan harus memiliki suatu sistem perhitungan persediaan yang tepat agar jumlah bahan baku yang dimiliki dapat memenuhi kapasitas produksi yang ditetapkan. Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi output, dimana untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu. Mekanisme sistem ini merupakan serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya produk
2
jadi, barang dalam proses, komponen, dan bahan baku secara optimal, dalam kuantitas yang optimal, dan pada waktu yang optimal. Kriteria dari kondisi optimal tersebut adalah minimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan persediaan. PT. Marino Pelita Indonesia adalah perusahaan yang telah berdiri sejak tahun 1996 yang bergerak dalam bidang produksi sepatu militer yang diperuntukkan kepada ABRI dan polisi. Jenis produk yang diproduksi pada perusahaan ini terdiri atas 2 jenis macam sepatu militer yaitu PDL (Pakaian Dinas Lapangan) dan PDH (Pakaian Dinas Harian). PT. Marino Pelita Indonesia merupakan perusahaan yang hanya berproduksi sekali dalam 1 tahun dan terbatas apabila perusahaan mendapat tender/order pada tahun tersebut. Meskipun pangsa pasarnya “segmented” bukan berarti perusahaan bebas dari persaingan. Tiap tahun perusahaan harus bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain untuk mendapatkan tender. Pada perusahaan PT. Marino Pelita Indonesia memiliki suatu sistem persediaan yang kurang terkoordinasi dengan baik, dimana jumlah pemesanan bahan baku yang dilakukan tidak memiliki suatu jumlah pasti dan hanya berdasarkan perkiraan pada jumlah order yang diterima pada saat itu juga. Oleh karena itu, kerap terdapat kondisi dimana jumlah bahan baku yang dimiliki oleh perusahaan lebih banyak dari jumlah yang akan diproduksi
3
sementara bahan baku yang digunakan oleh perusahaan memiliki masa kadaluarsa selama 3 bulan saja. Akibat dari kurangnya sistem persediaan yang dimiliki, perusahaan sering mengalami kerugian karena adanya kelebihan pada jumlah bahan baku yang dipesan. Berdasarkan dari latar belakang masalah diatas maka dalam skripsi ini akan dibahas dan diuraikan lebih lanjut lagi dengan topik “Analisa Pengendalian Persediaan Bahan Baku Untuk Produk Sepatu Militer di PT. Marino Pelita Indonesia”.
1.2
Identifikasi dan Perumusan Masalah Bahan baku merupakan suatu hal yang sangat penting karena bahan baku adalah input dalam suatu proses produksi yang akan menghasilkan output produksi. Mengelola bahan baku bukanlah hal yang mudah karena melibatkan biaya penyimpanan (holding cost) dan adanya risiko kerusakan barang. Bahkan bisa terjadi kekurangan bahan baku akibat adanya perhitungan produksi yang kurang tepat, retur barang cacat ke supplier, maupun faktor-faktor kesalahan pada proses produksi yang menyebabkan harus diadakan produksi tambahan sementara kuantitas bahan baku tidak dapat lagi mencukupi kebutuhan produksi. Adanya stockout bahan baku ini menyebabkan terhentinya proses produksi.
4
Pada saat observasi dilakukan terlihat adanya kondisi dimana terdapat kelebihan pada jumlah persediaan bahan baku, ada beberapa bahan baku yang masih tersisa di storage yang merupakan kelebihan jumlah bahan baku yang tidak terpakai pada tahapan produksi yang tentunya menyebabkan perusahaan mengalami kerugian. Adapun hal yang menyebabkan timbulnya kerugian tersebut dikarenakan perusahaan memiliki sistem persediaan yang kurang jeli dalam merencanakan kuantitas bahan baku yang harus dipesan agar sesuai dengan permintaan serta tidak menimbulkan ketidaksesuaian jumlah seperti yang terjadi pada kondisi sekarang. Untuk menelusuri penyebab kesalahan dalam perencanaan tersebut maka tinjauan harus dilakukan terhadap rangkaian kegiatan perhitungan persediaan bahan baku yang akan dipesan untuk memenuhi jumlah kapasitas produksi perusahaan. Namun dalam suatu sistem persediaan juga terdapat beberapa metode yang dapat diterapkan, dimana metode-metode tersebut dapat diterapkan dengan meninjau kondisi dan keadaan serta jenis produksi yang dimiliki oleh PT. Marino Pelita Indonesia. Oleh karena itu, berdasarkan uraian tersebut, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yang dihadapi oleh
PT.
Marino
Pelita
Indonesia,
yaitu
:
“Bagaimana
cara
mengoptimalisasikan pengendalian persediaan dan metode apa yang paling tepat untuk diterapkan?”.
5
1.3
Ruang Lingkup Seringkali terdapat kesalahan dalam penafsiran isi dari suatu skripsi, oleh karenanya untuk menghindari terjadinya hal-hal tersebut, maka diperlukan adanya batasan-batasan terhadap pembahasan masalah yang akan dilakukan, yaitu antara lain : 1. Kegiatan produksi di perusahaan hanya dilakukan sekali dalam setahun, yaitu sekitar bulan Juli atau Agustus setelah perusahaan memenangkan atau mendapatkan tender pada bulan April. Sedangkan deadline produksi perusahaan adalah pada akhir tahun sehingga, yaitu bulan Desember sehingga kegiatan produksi akan berakhir pada akhir tahun. Oleh karenanya masalah yang ada di perusahaan diidentifikasikan dan hampir semua data yang dibutuhkan telah diambil mulai pada saat produksi pertama perusahaan pada tahun 1996 hingga pada saat produksi terakhir yang dilakukan pada tahun 2006. Hal ini dikarenakan pada saat skripsi ini disusun, perusahaan belum melaksanakan produksi lagi yaitu pada bulan Maret 2007. Akan tetapi, data-data yang diambil telah dikonfirmasikan kebenarannya dan dikoreksi jika ternyata masih ada data yang tidak sesuai, serta melengkapi data-data lainnya yang digunakan untuk keperluan penelitian. 2. Jenis produk yang diproduksi perusahaan adalah produk sepatu dalam 2 jenis yaitu Pakaian Dinas Lapangan (PDL) dan Pakaian Dinas Harian
6
(PDH). Pembahasan dibatasi hanya untuk komponen-komponen yang dipesan dari supplier jadi berupa bahan baku yang belum mengalami pembentukan pada lini fabrikasi diperusahaan. 3. Untuk perhitungan metode peramalan, jumlah permintaan yang digunakan serta yang dihasilkan dalam peramalan merupakan jumlah permintaan dalam 1 tahun yang merupakan jumlah akumulasi permintaan selama 3 bulan masa produksi yang terbagi menjadi juli, agustus, dan september untu produk sepatu PDL, serta bulan oktober, november, dan desember untuk masa produksi produk sepatu PDH. 4. Metode peramalan yang digunakan adalah metode peramalan single moving average dan single exponential smoothing, karena pola data permintaan pada PT>MARINO PELITA INDONESIA merupakan pola data horisontal. 5. Perhitungan inventory menggunakan metode P, metode Q, dan metode Min-Max dalam menghitung jumlah total biaya persediaan bahan baku PT.MARINO PELITA INDONESIA.
1.4
Tujuan dan Manfaat 1.4.1
Tujuan 1. Mengetahui metode peramalan yang tepat untuk diterapkan pada PT. MARINO PELITA INDONESIA.
7
2. Mengetahui peramalan jumlah permintaan pada periode tahun 2007. 3. Mengetahui metode yang tepat digunakan untuk melakukan pengendalian persediaan bahan baku yang memiliki total biaya persediaan yang paling minimum. 4. Memberikan usulan mengenai safety stock yang harus dimiliki oleh perusahaan. 5. Memberikan usulan mengenai re-order point bagi perusahaan agar tidak tejadi penumpukan bahan baku. 6. Memberikan usulan mengenai jumah kuantitas pemesanan bahan baku agar proses produksi tidak mengalami hambatan karena kekurangan ataupun kelebihan bahan baku. 7. Mengetahui biaya penyimpanan dari masing-masing bahan baku kulit full grain dan karet compound.
1.4.2
Manfaat 1. Bagi penulis : -
Dapat mencoba menerapkan teori-teori yang telah dipelajari selama masa kuliah untuk diaplikasikan sehingga membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang ada.
8
-
Mendapatkan pengalaman baik dari segi pengetahuan maupun wawasan langsung cari permasalahan yang timbul dalam dunia industri yang sebenarnya.
2. Bagi perusahaan : -
Perusahaan memperoleh masukan analisa dalam menentukan jumlah pemesanan bahan baku sesuai dengan jumlah produksi dengan meminimumkan jumlah biaya yang harus dikeluarkan.
-
Perusahaan memperoleh usulan penyelesaian masalah yang dapat dipertimbangkan untuk diterapkan dalam kegiatan produksinya.
-
Dapat mengurangi kerugian yang sering terjadi bila terdapat kelebihan bahan baku yang tak terpakai.
-
Dapat mengurangi kerugian yang sering terjadi bila terdapat kekurangan bahan baku pada saat kegiatan produksi sedang berjalan.
1.5
Gambaran Perusahaan PT. Marino Pelita Indonesia didirikan pada tanggal 26 Agustus 1996. Perusahaan ini memiliki letak pabrik dan kantor yang berbeda, dimana pabrik tempat berlangsungnya proses produksi berlokasi pada Jalan Raya Cinangka No. 400 Sawangan Depok, sementara kantor yang merupakan pusat kegiatan
9
perusahaan secara administrative berlokasi pada Menara Gracia lantai 2, Jalan H.R. Rasuna Said Kav. C 17 Jakarta Selatan. PT. Marino Pelita Indonesia memiliki jenis struktur organisasi secara fungsional, dimana perusahaan dipimpin oleh seorang komisaris perusahaan dan seorang direktur utama yang membawahi langsung beberapa orang direktur bagian untuk melakukan kegiatannya yang dibantu oleh beberapa staff. Gambar struktur organisasi PT. Marino Pelita Indonesia dapat diperlihatkan pada Gambar 1.1 :
Komisaris
Direktur Utama
Direktur Pemasaran
Staff Promosi (2)
Staff Penjualan (4)
Direktur Keuangan
Staff Tax Finance (3)
Staff Accounting (5)
Direktur Pengadaan
Staff Pengadaan (3)
Kepala Pabrik
Direktur Personalia & Umum
Direktur Produksi
Staff Produksi & Inventori (5)
Kepala Gudang Bahan Baku
Staff Maintenan ce (1)
Staff Recruit ment (3)
Staff Kesejahteraan Karyawan (4)
Kepala Gudang Barang Jadi
Wakil Kepala Pabrik Foreman (5)
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT.Marino Pelita Indonesia
Staff Umum (3)
10
Berikut ini adalah job description untuk PT. Marino Pelita Indonesia : •
Komisaris -
Bertanggung jawab penuh terhadap semua hal yang berlangsung di perusahaan.
-
Berusaha memajukan perusahaan melalui strategi-strategi yang dapat meningkatkan
keuntungan
bagi
perusahaan
dan
kesejahteraan
karyawannya. -
Menerima laporan dari direktur mengenai perkembangan perusahaan dan mengklarifikasi kebenaran laporan tersebut serta mengambil tindakan yang dirasa perlu jika ada permasalahan dalam perusahaan.
-
Mengambil kebijakan-kebijakan yang menentukan kelangsungan hidup perusahaan.
•
Direktur Utama -
Mengkoordinasi para direktur bagian.
-
Menerima laporan dari para direktur bagian dan mengklarifikasinya.
-
Melaporkan kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan secara periodik kepada komisaris atau pemegang saham.
•
Direktur Bagian (Pemasaran, Keuangan, Pengadaan / Procurement, Produksi, Personalia & Umum) -
Membawahi dan mengkoordinasi para staff masing-masing.
11
-
Melakukan kerja sama antar departemen / bagian karena hasil kerja tiap departemen saling berkaitan satu sama lain terhadap kelangsungan kegiatan perusahaan.
•
Melaporkan hasil kerja kepada Dirut.
Staff Promosi -
Melakukan promosi dan lobi kepada pihak ABRI agar bersedia memberikan tender produksi sepatu kepada PT. Marino Pelita Indonesia.
•
•
Staff Penjualan -
Mengurus negosiasi harga dengan pihak pemesan.
-
Mendokumentasikan hasil penjualan dari tahun ke tahun.
Staff Tax Finance -
•
Staff Accounting -
•
Mengurus penganggaran dan pembukuan perusahaan.
Staff Pengadaan / Procurement -
•
Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan pajak.
Bertanggung jawab atas pengadaan properti dan logistik perusahaan.
Staff Produksi dan Inventori -
Bertanggung jawab terhadap jalannya produksi dan pengelolaan inventori.
12
•
•
Kepala Pabrik -
Memimpin kegiatan produksi di lapangan secara langsung.
-
Melaporkan kegiatan produksi kepada staff produksi & inventori.
Wakil Kepala Pabrik -
Membantu tugas Kepala Pabrik dan menggantikan posisinya jika Kepala Pabrik berhalangan hadir.
•
Kepala Gudang Bahan Baku -
•
Kepala Gudang Bahan Jadi -
•
Mengurus pengelolaan inventori bahan baku.
Mengurus pengelolaan produk jadi di gudang.
Foreman -
Bertugas mengawasi para tenaga kerja di lantai produksi, memberikan panduan, dan menjaga kedisiplinan, serta melakukan tugas inspeksi dan Quality Control.
•
Staff Maintenance -
•
Staff Recruitment -
•
Mengurus perawatan fasilitas produksi.
Mengurus penerimaan tenaga kerja baru.
Staff Kesejahteraan Karyawan -
Mengurus
pemberian
gaji,
tunjangan,
keselamatan dan kesejahteraan karyawan.
asuransi
tenaga
kerja,
13
•
Staff Umum -
Mengurus administrasi perusahaan. Produk yang dihasilkan oleh PT. Marino Pelita Indonesia adalah
sepatu untuk tentara atau polisi. Produk tersebut dibedakan berdasarkan emboss pada dasar sol karet, yaitu mengenai pemesan dan tahun anggaran negara. Secara garis besar, jenis produk sepatu yang diproduksi terdiri atas 2 jenis, yaitu Pakaian Dinas Lapangan (PDL) dan Pakaian Dinas Harian (PDH) dengan variasi ukuran 38 – 44. Perbedaan antara kedua produk tersebut akan dijelaskan secara ringkas pada tabel 1.1. Tabel 1.1 Perbandingan Sepatu Jenis PDL dan PDH PDL
PDH
Tinggi sepatu keseluruhan
± 20 cm
± 12 cm
Ketebalan sol depan
11 mm
10 mm
Ketebalan sol belakang
14 mm
14 mm
Bahan karet yang diperlukan untuk sepasang sepatu
1 kg
0.8 kg
Bahan kulit yang diperlukan untuk sepasang sepatu
4.2 ft²
2.5 ft²
Ketebalan kulit
1.8 – 2 mm
1.6 – 1.8 mm
Jenis kulit
Kulit jeruk
Kulit polos
Keterangan : PDL = Pakaian Dinas Lapangan PDH = Pakaian Dinas Harian
14
PT. Marino Pelita Indonesia menerapkan sistem produksi Make To Order (MTO) yaitu membuat produk sesuai kuantitas pemesanan. Dimana sistem produksi ini diterapkan karena perusahaan hanya berproduksi sekali dalam setahun pada saat perusahaan mendapatkan order dari tender yang telah disetujui. Hal ini wajar mengingat produk PT. Marino Pelita Indonesia hanya berlaku sesuai tahun anggaran yang tercantum pada sepatu sehingga tidak ada gunanya menyimpan stok produk jadi maupun stok bahan baku. Apalagi bahan baku kulit dan karet tidak dapat disimpan dalam waktu lama karena akan menurun kualitasnya sehingga kalaupun ada stok hanya akan terbuang percuma. Sistem produksi yang dimiliki ini menyebabkan perusahaan memiliki target penjualan kepada konsumen yang telah tersegementasi dengan baik sehingga perusahaan tidak perlu melakukan kegiatan promosi melalui media massa. Selain itu setiap produk sepatu yang dihasilkan memiliki tanda masing-masing yang membedakan waktu pemesanan dilakukan, yaitu emboss pada dasar sol karetnya, sehingga tidak memungkinkan perusahaan untuk mempunyai persediaan di tangan (on hand) sebagai safety stock untuk digunakan pada fase produksi pada tahun berikutnya. Namun perusahaan juga memiliki stock berlebih yang masih dapat digunakan yaitu stock barang setengah jadi (badan sepatu tanpa sol karet,
15
karena nama pemesan dan tahun produksi hanya tercantum di alas solnya). Stock ini dapat digunakan karena model sepatu dari tahun ke tahun tidak menunjukkan perbedaan yang signifikan. Tujuan perusahaan dalam penyediaan stock adalah untuk mengantisipasi jika ada produk-produk cacat yang ternyata lolos dari pengawasan QC selama proses produksi dan baru diketahui saat produk akan dikemas sehingga harus diapkir. Untuk menghindari kekurangan produk jadi maka dibuatlah cadangan tersebut. Perusahaan memutuskan untuk membuat kelebihan bahan baku dan produk jadi seminimal mungkin untuk menekan kerugian yang mungkin terjadi jika ternyata cadangan ini tidak terpakai, yaitu dengan cara membuang nama pemesan dan tahun produksi di dasar sol lalu menjualnya di bawah harga standar kepada masyarakat sipil yang biasa memakai sepatu jenis. Bahan baku utama adalah kulit dan karet. Bahan baku pendukung adalah kain keras, kain drill / belacu, leather coat, kayu, mata ayam, tali sepatu, benang, lem, semir sepatu, plastik pembungkus, dus kemasan. Kedua bahan baku ini akan dijelaskan sebagai berikut : •
Kulit sapi. Kulit dapat dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan kualitasnya yaitu Full Grand (kualitas terbaik), Korektin (kualitas menengah), dan Split (kualitas rendah). PT. Marino Pelita Indonesia selalu menggunakan kulit jenis Full Grand sesuai yang disyaratkan oleh pihak pemesan untuk
16
menjaga mutu produknya. Kulit digunakan sebagai bahan badan sepatu. Saat diterima dari supplier bahan baku, kulit tersebut masih berupa lembaran-lembaran. Untuk sepasang sepatu PDL (Pakaian Dinas Lapangan) diperlukan kulit seluas 4.2 ft² (1 ft = ± 30 cm), sedangkan untuk sepasang sepatu PDH (Pakaian Dinas Harian) diperlukan kulit seluas 2.5 ft². Lembaran kulit ini kemudian dipotong-potong sesuai bentuk yang diperlukan. Kulit yang digunakan untuk sepatu PDL dan PDH jenisnya tidak sama. Sepatu PDL menggunakan jenis kulit jeruk (berbintik-bintik), sedangkan sepatu PDH menggunakan jenis kulit polos. •
Karet Karet merupakan bahan utama untuk membuat sol sepatu. Karet yang digunakan oleh PT. Marino Pelita Indonesia juga merupakan karet dengan kualitas terbaik karena diambil dari supplier yang telah ditunjuk oleh pihak pemesan. Karet yang bermutu kurang baik dapat menyebabkan hasil molding kurang maksimal. Untuk memproduksi sepasang sepatu PDL diperlukan 1 kg karet, sedangkan sepasang sepatu PDH memerlukan 0.8 kg karet.
•
Kain keras : digunakan untuk melapisi bagian jari dan bagian tumit agar kaku.
•
Kain drill / belacu : digunakan untuk melapisi bagian dalam sepatu agar lebih nyaman dikenakan.
17
•
Leather coat : digunakan sebagai bahan insol (sol dalam) yaitu bagian yang berada di antara sol luar dan tatakan dari kulit.
•
Kayu : disisipkan di bagian dalam sol karet yaitu di bagian hak tumit dengan tujuan agar sol tidak terlalu berat.
•
Mata ayam : berupa lingkaran-lingkaran kecil dari logam, dipasang pada lubang-lubang untuk tali sepatu.
•
Tali sepatu.
•
Benang.
•
Lem.
•
Semir sepatu.
•
Plastik pembungkus
•
Dus kemasan.
Secara singkat, proses produksi sepatu di perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut : -
Pemotongan Pemotongan bahan kulit, kain drill, kain keras, leather coat, kayu menjadi bentuk-bentuk bagian sepatu.
-
Penjahitan Sebelum dijahit, kulit dan kain keras yang telah dipotong-potong ditipiskan terlebih dahulu dengan menggunakan mesin seset sampai
18
ketebalan yang ditentukan. setelah mendapatkan ketebalan yang diinginkan, barulah kulit-kulit tersebut dijahit hingga membentuk bagian badan sepatu. Selain menjahit kulit antar bagian tersebut, proses ini juga mencakup penjahitan kulit dengan kain drill sebagai lapisan dalam badan sepatu. -
Proses Molding I Mencetak karet menjadi sol sepatu.
-
Proses pengopenan Tugas dari proses ini adalah merakit badan sepatu secara keseluruhan, kecuali bagian sol. Menyatukan kulit bagian alas dengan insol (sol dalam) dari leather coat hingga membentuk tatakan, menyisipkan kain keras ke bagian jari dan tumit dari bagian badan sepatu, menyatukan bagian badan sepatu dengan tatakan hingga menjadi sepatu setengah jadi tanpa sol karet, lalu menghaluskan alasnya dengan amplas.
-
Proses Molding II Dilakukan untuk sepatu keseluruhan, yaitu memberikan lem serta menyatukan sepatu setengah jadi dan sol karet dengan menggunakan mesin molding.
-
Proses finishing Meliputi merapikan sepatu, memasang tali, menyemir.
