BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah Penelitian yang dilakukan di Royal Dutch/Shell menemukan bahwa rata-rata
hidup perusahaan yang masuk dalam Fortune 500, dari lahir sampai mati, kira-kira hanya 40 sampai dengan 50 tahun (de Geus, 1997). Penelitian tersebut juga menemukan banyak perusahaan yang berumur sampai dengan 200 tahun. Arie de Geus mengatakan bahwa ada hubungan antara rendahnya ekspektasi hidup dengan rendahnya kemampuan perusahaan untuk menjalankan fungsi-fungsinya ketika mereka masih beroperasi. De Geus berpendapat bahwa ada 2 jenis perusahaan, yaitu economic companies atau puddle companies dan living companies atau river companies. Tujuan dari economic companies ialah untuk memperoleh profit bagi para shareholders, sedangkan tujuan dari river companies ialah tidak hanya agar menguntungkan tetapi juga agar dapat bertahan hidup selamanya. Karena tujuan perusahaan ialah mencari laba atau peningkatan aktiva, maka hampir semua perusahaan mengukur kinerjanya dengan ukuran keuangan, yaitu dengan menggunakan teknik analisis kinerja yang berfokus pada rasio-rasio keuangan. Namun, faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya bergantung pada ukuran keuangan karena ukuran keuangan saja tidak memberikan gambaran riil dan menyeluruh mengenai keadaan perusahaan. Maka timbul masalah baru yaitu bagaimana mengukur
2
kinerja perusahaan dari aspek non keuangan, seperti aspek karyawan, kualitas pelayanan, hubungan baik dengan pelanggan, serta rencana investasi perusahaan. Pada tahun 1992, Robert S. Kaplan dan David Norton memperkenalkan sebuah konsep manajemen untuk mengukur kinerja perusahaan yang disebut dengan Balanced Scorecard (BSC). Artikel ini pertama kali dimuat dalam The Harvard Business Review pada tahun 1992. Robert Kaplan mempertajam konsep pengukuran kinerja suatu perusahaan dengan menentukan suatu pendekatan efektif yang seimbang (balanced) dalam mengukur kinerja strategi perusahaan. Kedua tokoh tersebut mengemukakan bahwa tolok ukur keuangan saja tidaklah cukup memberikan informasi yang komprehensif untuk memandu perusahaan dalam rangka penciptaan nilai perusahaan dalam jangka panjang. Jika akan melakukan pengukuran kinerja suatu perusahaan, maka hendaknya ditilik bukan dari satu aspek saja melainkan dari empat perspektif, yaitu dari perspektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. 1.2.
Identifikasi dan Perumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah PT. XYZ merupakan distributor bahan-bahan kimiawi seperti coating, fiber glass, bahan kosmetik, serta farmasi. Selama ini pengukuran kinerja perusahaan hanya difokuskan pada aspek keuangan saja. Sedangkan pengukuran aspek non keuangan belum dilakukan dengan terorganisir. Misalnya pengukuran kinerja karyawan hanya berdasarkan penilaian atasannya masing-masing tanpa disertai dokumentasi kriteria kompetensi penilaian yang jelas. Pengukuran aspek pelanggan hanya didasarkan pada
3
tingkat frekuensi hubungan dengan pelanggan tanpa ada evaluasi pencapaian secara rutin. Dalam rangka memenuhi persyaratan sertifikasi ISO 9001:2000 yang sedang diproses oleh PT. XYZ, maka manajemen berencana untuk melakukan pengendalian kualitas kinerja perusahaan. Hal ini dilakukan dengan mengukur pencapaian kinerja perusahaan secara komprehensif dan berimbang antara indikator finansial dan non finansial serta dengan menetapkan suatu standar kinerja. 1.2.2. Perumusan Masalah Berdasarkan pengamatan awal dan identifikasi masalah, maka dapat dirumuskan masalah yang ada, sebagai berikut:
1.
Bagaimana mengukur kinerja perusahaan berorientasi profit dengan menggunakan pendekatan Balanced Scorecard?
2.
Parameter pengukuran apa saja yang dibutuhkan untuk mengukur kinerja perusahaan berorientasi profit?
3.
Sistem informasi seperti apakah yang dibutuhkan oleh PT. XYZ untuk mengukur parameter-parameter pengukuran yang telah ditentukan?
1.3.
Ruang Lingkup Agar penyelesaian masalah dapat lebih terarah pada tujuan penelitian sehingga
memberikan manfaat yang diharapkan, maka ruang lingkup penelitian akan dibatasi sebagai berikut: 1.
Penelitian dilakukan pada PT. XYZ.
4
2.
Penelitian dilakukan pada September – Desember 2008.
3.
Produk-produk yang diikutsertakan dalam penelitian merupakan produk-produk yang masih aktif diperjualbelikan oleh PT. XYZ pada saat penelitian ini dilakukan.
4.
Metode pengukuran yang digunakan untuk mengukur kinerja PT. XYZ ialah Balanced Scorecard dengan dilihat dalam empat perspektif, yaitu:
5.
a.
Perspektif finansial
b.
Perspektif pelanggan
c.
Perspektif proses bisnis internal
d.
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan
Parameter-parameter pengukuran dalam Balanced Scorecard terbatas pada perusahaan berorientasi profit yang akan dinilai kinerjanya.
6.
Pengembangan sistem informasi yang dilakukan berupa perancangan sistem informasi pengukuran kinerja perusahaan secara periodik untuk dibandingkan dengan rencana target yang hendak diwujudkan.
7.
Sistem informasi pengukuran kinerja yang akan dikembangkan terbatas pada PT. XYZ yang akan dijadikan studi kasus dengan parameter-parameter yang disesuaikan dengan perusahaan tersebut.
8.
Data variabel pengukuran yang diperlukan dalam sistem informasi pengukuran kinerja yang dikembangkan dapat berasal dari sistem yang berjalan saat ini (SalesOrderSystem) maupun dari data pengukuran indikator yang baru dilakukan.
1.4.
5 Tujuan dan Manfaat Penelitian ini memiliki tujuan sebagai berikut:
1.
Menentukan parameter-parameter pengukuran dan mengembangkannya menjadi model pengukuran kinerja.
2.
Mengukur kinerja perusahaan yang berorientasi profit.
3.
Mengevaluasi hasil pengukuran kinerja pada PT. XYZ.
4.
Mengembangkan sistem informasi pengukuran kinerja dengan metode Balanced Scorecard sesuai dengan parameter-parameter pengukuran yang ditentukan.
Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penulisan ini adalah: 1.
Memudahkan pengumpulan data dan penyampaian informasi hasil pengukuran kinerja.
2.
Mengkomunikasikan dan mensosialisasikan tujuan yang ingin dicapai dalam indikator yang spesifik dan terukur kepada para karyawan.
3.
Hasil dari pengukuran kinerja dapat digunakan oleh pihak manajemen tingkat atas sebagai referensi dalam mengambil keputusan.
4.
Mengusulkan solusi perbaikan pencapaian kinerja melalui analisis penyebab ketidaksesuaian pencapaian sasaran strategis.
1.5.
Gambaran Umum Perusahaan
1.5.1. Latar Belakang Perusahaan Perusahaan yang menjadi objek penelitian ini adalah PT. XYZ, yang merupakan distributor (non-manufaktur) bahan-bahan kimia. Perusahaan ini didirikan pada tanggal
6
25 September 1988, dengan NPWP: 01.330.198.1.028.000. Kantor perusahaan ini berlokasi di Jalan Musi No. 25 Cideng, Jakarta Pusat. Sedangkan gudang berlokasi di Gunung Putri Wahanerang, Bogor. 1.5.2. Bidang Usaha PT. XYZ bergerak dalam bidang penjualan produk-produk kimia, seperti di bawah ini: ¾ Fiberglass, seperti fiberglass mat, woven roving, roving yarn, katalis, cobalt, dan resin. Digunakan sebagai bahan baku body kapal, bak mandi, tanki air, dan dashboard. ¾ Coating, seperti pigment dan resin. Digunakan sebagai bahan baku tinta, cat, dan zat aditif. ¾ Cosmetics and pharmaceutical.
Gambar 1.1 Produk PT. XYZ
7
1.5.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kinerja perusahaan untuk mencapai tujuan melalui kerja sama dan hubungan antar bagian organisasi. Struktur organisasi yang diterapkan PT. XYZ adalah struktur organisasi fungsional, dimana organisasi dibagi ke dalam unit-unit (divisi) berdasarkan area fungsinya masing-masing. Pengambilan keputusan pada umumnya diserahkan pada atasan atau manajer tingkat tinggi, terutama keputusan strategis yang berpengaruh besar terhadap kelangsungan perusahaan akan diserahkan pada direktur. Struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 1.2 di bawah ini.
Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. XYZ
8 Tugas dan tanggung jawab dari masing–masing jabatan tersebut adalah sebagai
berikut : 1.
Managing Director Perusahaan dipimpin oleh seorang managing director yang sekaligus pemilik sebagian saham dan pemegang wewenang tertinggi dari PT. XYZ. Tugas dan tanggung jawabnya meliputi: a. Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan. b. Merupakan pimpinan tertinggi yang menyetujui usulan perubahan produk dan jenis produk yang dijual. c. Menyusun rencana kerja tahunan dan memimpin rapat tinjauan manajemen secara berkala.
2.
Secretary / Human Resource Department Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Secretary / HRD adalah: a. Memasang iklan lowongan kerja, menyeleksi lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai. b. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user dan Managing Director), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
9 c. Menyiapkan semua dokumen administrasi dan dokumen fasilitas kantor (komputer, tempat duduk, telepon, dll) yang dibutuhkan agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik. d. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta meng-update masa berlakunya kontrak kerja. e. Membuat laporan Jamsostek dan melakukan pembayarannya. f.
Menghitung jumlah absen dan hak cuti karyawan.
g. Melaksanakan fungsi kesekretariatan untuk Managing Director. h. Sebagai HRD, melakukan penilaian terhadap tes dan interview calan karyawan. i.
Sebagai Secretary, bertindak sebagai role model perusahaan dan wakil perusahaan secara umum dalam hubungannya dengan pihak luar.
3.
Departemen Information Technology Tugas, wewenang, dan tanggung jawab departemen IT adalah: a. Mengarahkan dan mengkoordinir pengunaan software dan hardware untuk mencapai kinerja optimum di perusahaan. b. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan proyek IT di perusahaan, untuk memastikan integrasi korporat dan pencapaian target penyelesaian proyek dengan tepat waktu. c. Mempertahankan hubungan baik dengan vendor IT agar vendor siap membantu sewaktu terjadi masalah dalam IT maupun pada saat maintenance. d. Melakukan training yang diperlukan mengenai IT dalam perusahaan. e. Melakukan IT maintenance yang diperlukan. f. Mencari vendor IT untuk penyediaan IT pada perusahaan.
4.
10 Accounting Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Accounting Manager adalah: a. Membuat Laporan Keuangan, Laporan Rugi Laba, Neraca dan laporan lainnya. b. Membuat Laporan Pajak Bulanan dan Tahunan (SSP dan bukti potong pajak serta PPN dan PPH) kemudian melakukan pembayaran pajak ke Bank/Kantor Pos, dan koordinasi dengan bank agar kewajiban perusahaan dalam hal pajak dipenuhi dengan baik. c. Mengadakan Stock Opname dan memastikan jumlah stock pada kartu stock sesuai dengan fisik di Warehouse. d. Melakukan verifikasi dan analisa jumlah pajak yang dilaporkan serta jumlah pajak yang di-input di sistem untuk memastikan kebenaran dan keakuratan data. e. Menjalin hubungan baik dengan pihak pajak eksternal untuk meningkatkan kerjasama baik dalam informasi peraturan pajak maupun dalam pelaporan pajak. f. Memperhatikan dan memperbaharui surat-surat yang berhubungan dengan perusahaan seperti misalnya SIUP, API dan lainnya. g. Bertindak sebagai wakil perusahaan dalam menjalin kerjasama baik dengan pihak pajak eksternal. h. Melaporkan pajak kepada pemerintah atas nama perusahaan.
5.
Import Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Import Manager adalah: a. Mengontrol aktivitas impor dalam perusahaan. b. Mengevaluasi performa pemasok/ principal.
6.
11 Finance Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Finance Manager adalah: a. Memastikan data laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan pelaporan kepada Managing Director. b. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cash flow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. c. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. d. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi Managing Director dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya. e. Menjalin hubungan baik dengan pihak perbankan untuk mengetahui kondisi perbankan terkini ataupun hal lainnya yang berhubungan dengan keuangan dunia, negara, maupun lainnya.
7.
Sales Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Sales Manager adalah: a. Mengontrol seluruh aktivitas penjualan.
12 b. Melakukan pembinaan dan pengembangan pada setiap pribadi di Departemen Sales. c. Mengontrol biaya operasioanal Departemen Sales. d. Menetapkan target penjualan Departemen Sales baik bulanan maupun tahunan. e. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah customer dan area penjualan. f. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei seluruh Departemen Sales untuk memastikan tercapainya kepuasan pelanggan. g. Menganalisa dan mengembangkan peluang baru baik berupa produk baru atau market baru berdasarkan hasil survei Departemen Sales. h. Memenuhi target penjualan yang ditetapkan. i. Menyetujui atau menolak aplikasi kredit yang diajukan oleh customer baru. j. Menyetujui atau menolak setiap transaksi penjualan yang diajukan oleh Sales. k. Menyetujui atau menolak pengajuan dinas luar kota atau luar negeri dari Sales. l. Mengusulkan atau menolak pengajuan kenaikan jabatan pada Departemen Sales. Sales Division Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Sales Division Manager adalah: a. Mengontrol seluruh aktivitas penjualan pada divisinya. b. Melakukan pembinaan dan pengembangan pada setiap pribadi di Departemen Sales. c. Menetapkan target penjualan divisi baik bulanan maupun tahunan.
13 d. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah customer dan area penjualan pada divisinya. e. Menganalisa dan mengembangkan peluang baru baik berupa produk baru atau market baru berdasarkan hasil survei divisinya. f. Memenuhi target penjualan yang ditetapkan. g. Menganalisa dan mengembangkan kinerja pada divisinya. h. Menjadwalkan kunjungan customer luar kota maupun luar negeri. i. Menerima dan menyelesaikan komplain customer sekaligus memperhatikan kewajiban pembayaran customer. j. Memutuskan hal yang berhubungan dengan aktivitas penjualan pada divisinya misalnya mengenai harga dan syarat pembayaran. k. Menyetujui atau menolak setiap transaksi penjualan yang diajukan oleh Sales pada divisinya. l. Menyetujui atau menolak pengajuan klaim bensin pada divisinya.
8.
Sales Administration Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Sales Administration Manager adalah: a. Mengontrol semua kegiatan administrasi penjualan dari penerimaan Surat Pesanan sampai pada Penagihan. b. Membuat laporan penjualan per bulan. c. Mengontrol stok barang yang masuk dan keluar.
14 d. Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang pada customer dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu. e. Mengarahkan dan mengkoordinasikan operasional pelayanan customer baik dalam pra penjualan (informasi produk, permintaan penawaran, dll), penjualan (pembayaran, penerimaan produk, dll) dan pasca penjualan (penanganan keluhan, layanan teknis, dll). f. Menyetujui Surat Pesanan/ permintaan sample. g. Menyetujui Faktur Penjualan. h. Mengontrol status tagihan. i. Mengontrol dokumen Product Information atau Sertifikat Produk dari pemasok.
9.
Warehouse Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Warehouse Manager adalah: a. Mengontrol pemasukan dan pengeluaran barang. b. Mengontrol jadwal pengiriman barang. c. Mengontrol aktivitas operasional Warehouse. d. Mengontrol stok barang. e. Mengontrol kondisi lingkungan Warehouse dan sekitarnya. f. Mengontrol keadaan aset Warehouse. g. Mengontrol pengeluaran kas Warehouse h. Menjaga hubungan baik dengan para staff di Warehouse. i. Ikut serta dalam proses rekrutmen staff di Warehouse.
15 j. Menilai performa seluruh Warehouse Staff. k. Menyetujui atau menolak pemasukan dan pengeluaran barang. l. Menyetujui atau menolak kunjungan visitor. m. Memverifikasi hasil perbaikan barang cacat.
1.5.4. Sumber Daya Manusia Jumlah tenaga kerja perusahaan PT. XYZ tercatat hingga September 2008 adalah berjumlah 47 orang dengan pembagian 21 karyawan yang bekerja di kantor dan 26 karyawan yang bekerja di gudang. 1.
Karyawan Kantor Karyawan kantor bekerja dari hari Senin hingga Jumat, sedangkan Sabtu, Minggu dan hari libur diliburkan. Jam kerja karyawan kantor ialah pukul 08.00 – 17.00.
2.
Karyawan Gudang Karyawan gudang bekerja dari hari Senin hingga Jumat, sedangkan Sabtu, Minggu dan hari libur diliburkan. Khusus untuk hari Sabtu, karyawan gudang tetap masuk kerja jika ada kebutuhan khusus. Jam kerja karyawan gudang ialah pukul 08.00 – 17.00.
Gambaran komposisi SDM berdasarkan usia pada September 2008 ialah sebagai berikut:
7 1.5.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kinerja perusahaan untuk mencapai tujuan melalui kerja sama dan hubungan antar bagian organisasi. Struktur organisasi yang diterapkan PT. XYZ adalah struktur organisasi fungsional, dimana organisasi dibagi ke dalam unit-unit (divisi) berdasarkan area fungsinya masing-masing. Pengambilan keputusan pada umumnya diserahkan pada atasan atau manajer tingkat tinggi, terutama keputusan strategis yang berpengaruh besar terhadap kelangsungan perusahaan akan diserahkan pada direktur. Struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 1.2 di bawah ini.
Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. XYZ
17 PT. XYZ merumuskan kebijakan mutu tersebut terbagi dalam dua aspek khusus, yaitu better quality dan better life. Kedua hal itulah yang menjadi dasar dan tujuan dari pelayanan yang dilakukan. PT. XYZ menerjemahkan kedua tujuan tersebut menjadi prinsip kebijakan mutu sebagai berikut: 1. Better Quality ¾ We supply better quality product PT. XYZ berkomitmen untuk menyediakan produk-produk bahan kimia yang berkualitas. Hal ini dilakukan dengan cara seleksi para pemasok yang memang berkompeten untuk menghasilkan produk bahan kimia yang memenuhi standar internasional. ¾ We work with better management PT. XYZ berkomitmen terus meningkatkan kinerja manajemen perusahaan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. ¾ We live in better environment PT. XYZ berkomitmen untuk terus berusaha menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan lebih baik sehingga dapat melakukan proses bisnis dengan baik, yang pada akhirnya juga akan berdampak pada peningkatan kualitas pelayanan. Keseluruhan aspek dalam mewujudkan kualitas yang lebih baik tersebut akan menjamin terciptanya kualitas hidup yang lebih baik dalam berbisnis dengan PT. XYZ.
18 2. Better Life ¾ We get better business PT. XYZ berkomitmen untuk memperoleh bisnis yang lebih baik sehingga akan mewujudkan kehidupan yang lebih baik. ¾ We have better customers’ satisfaction PT. XYZ berkomitmen untuk terus meningkatkan kepuasan pelanggan dalam mewujudkan kehidupan yang lebih baik. ¾ We enjoy better life PT. XYZ menikmati kehidupan lebih baik yang dibangun melalui bisnis yang dikembangkan.
19
BAB 1.............................................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN .............................................................................................................................. 1
1.1.
Latar Belakang Masalah................................................................................................ 1
1.2.
Identifikasi dan Perumusan Masalah ........................................................................... 2
1.2.1.
Identifikasi Masalah ................................................................................................. 2
1.2.2.
Perumusan Masalah................................................................................................. 3
1.3.
Ruang Lingkup .............................................................................................................. 3
1.4.
Tujuan dan Manfaat ..................................................................................................... 5
1.5.
Gambaran Umum Perusahaan ..................................................................................... 5
1.5.1.
Latar Belakang Perusahaan ...................................................................................... 5
1.5.2.
Bidang Usaha............................................................................................................ 6
1.5.3.
Struktur Organisasi................................................................................................... 7
1.5.4.
Sumber Daya Manusia ........................................................................................... 15
1.5.5.
Visi dan Misi PT. XYZ............................................................................................... 16
