BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Persaingan di pasar memaksa perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Baru-baru ini, krisis ekonomi dan keuangan mempercepat perubahan bisnis dan model TI perusahaan. Kekuatan globalisasi dan internasionalisasi memotivasi restrukturisasi proses bisnis, yang berakibat pada proses TI. “The competition on the market enforces companies to adapt to the changing
environment. Most recently,
economic and financial crisis accelerates the alteration of both business and IT models of enterprises. The forces
of globalization and
internationalization motivate the restructuring the business processes then
consequently
IT
processes”(Molnar,2011).
Mengembangkan
teknologi informasi (TI) yang mendukung strategi dan didukung oleh strategi bisnis sangat penting untuk menghasilkan nilai bisnis dalam organisasi saat ini. Dalam menghadapi kondisi bisnis yang berubah dengan cepat dan TI yang terus berkembang, bagaimanapun, organisasi masih harus belajar bagaimana mengembangkan strategi TI yang efektif. “Developing information technology (IT) strategy that supports and is supported by business strategy is critical for generating business value in today’s organizations. In the face of rapidly changing business conditions and continuously evolving IT, however, organizations have yet to learn how to develop an effective IT strategy” (Smith,2007). Dari kedua kutipan diatas
dapat
disimpulkan
bahwa
kekuatan
globalisasi
dan
internasionalisasi memotivasi restrukturisasi proses bisnis, yang berakibat pada proses teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis untuk menghasilkan nilai bisnis dalam organisasi. Perusahaan dapat tumbuh berhasil dengan mengintegrasikan sistem untuk mitra bisnis dalam upaya menciptakan keunggulan kompetitif dalam dunia bisnis. Sistem terintegrasi dapat dilakukan dengan mengadopsi teknologi e-commerce dan model Bussiness-to-Business yang 1
2 akan terhubung dengan organisasi mitra bisnis. Dengan sistem yang terintegrasi, manajemen harus lebih sering dilakukan. Jika risiko dapat diidentifikasi dan ditangani, sistem yang terintegrasi dapat melancarkan proses bisnis dalam sebuah perusahaan. “The yield of enterprise can be accretion by integrating systems to business partners to create highest competitive advantage in the time of run. System integration can be done by adopting the e-commerce technology and Business-to-Business models that will connect with external organizations. With this complication of system integrations, risk management is often supervised because project managers are overwhelmed by the occurring problems and deadlines. If risks are properly identified and handled, the integration project can be even more smoothly implemented” (Carmen,2009). Untuk penjualan menjadi lebih berorientasi kredit, penjual harus dipersenjatai dengan data yang sesuai. Teknologi memudahkan untuk mengembangkan pertukaran informasi penjualan. Staf penjualan memiliki akses ke semua penjualan kredit untuk dapat meninjau pemesanan yang tertunda pembayarannya. “for sales to become more credit oriented, salespeople need to be armed with appropriate data. technology makes it easy than ever to develop a mutual exchange of information with sale.the sales staff has access to all the credit can review pending quotes and orders " (Anonymous ,2006). PT Mustika Ratu,Tbk merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri kosmetik terutama pada perawatan kesehatan, kebugaran, dan kecantikan. Perseroan berkembang menjadi produsen jamu dan kosmetika yang pasarnya mencangkup dalam dan luar negeri. Dalam memasarkan produknya PT Mustika Ratu, Tbk menjalin kerja sama dengan berbagai macam distributor yang ada di dalam dan luar negeri. Perusahaan membagi proses penjualan menjadi 2 jenis yaitu penjualan ekspor (mancanegara), dan modern trade (merchant store) dengan menerapkan sistem penjualan kredit. Dari para distributor tersebutlah produk-produk bisa sampai di tangan masyarakat. Untuk mengumpulkan keseluruhan proses bisnis dari
penjualan kredit dari para distributor PT Mustika
Ratu,Tbk telah menggunakan suatu sistem bernama Microsoft Bussiness Solution Navision. Penulis berkeinginan untuk membahas serta
3 mengevaluasi bagaimana proses tersebut diterapkan kedalam sistem penjualan kredit serta menganalisa bagaimana sistem informasi yang berjalan pada perusahaan yang berkaitan dengan proses penjualan kredit. Sehubungan dengan hal tersebut penulis berusaha mengevaluasi sistem informasi yang diharapkan dapat membantu pihak manajemen untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kemungkinan muncul dalam proses penjualan kredit pada perusahaan dengan melakukan penelitian dengan judul
“PENILAIAN RISIKO SISTEM INFORMASI PENJUALAN
KREDIT PADA PT MUSTIKA RATU,TBK MENGGUNAKAN METODE FRAAP ”.
1.2
Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas mengenai sistem informasi pada suatu perusahaan, maka penulis membatasi penelitian pada evaluasi sistem informasi penjualan kredit di bagian Ekspor, Modern Trade, dan General Trade yang diterapkan oleh PT Mustika Ratu,Tbk yang meliputi : 1. Penelitian membahas mengenai sistem informasi penjualan kredit. 2. Penelitian berfokus kepada bagian Ekspor, Modern Trade, dan yang terakhir bagian TI. 3. Pembahasan
terkait
dengan
evaluasi
sistem
yang
berjalan
menggunakan metode FRAAP (Facilitated Risk Analysis and Assessment Process).
1.3 Tujuan dan Manfaat Dalam melaksanakan kegiatan penelitian dengan tujuan dan manfaat yang akan diperoleh dari perusahaan, tentu juga akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan memberikan feedback kepada perusahaan. Hasil ini diharapkan akan terlihat setelah melakukan analisis dan penilaian risiko terhadap kegiatan sistem informasi penjualan kredit yang nantinya akan sangat berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan. Berikut tujuan dari penilaian risiko dan penelitian yang kami lakukan, yaitu : 1. Menganalisis proses
bisnis yang sedang berjalan di PT Mustika
Ratu,Tbk yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit
4 2. Melakukan identifikasi risiko yang mungkin terjadi pada sistem penjualan kredit juga memberikan solusi dan rekomendasi dari risiko yang telah ditemukan. 3. Memberikan penilaian dan arahan yang berorientasi pada bisnis dengan menggunakan standar FRAAP terhadap kebutuhan kontrol perusahaan . Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Sebagai persiapan atau pencegahan sebelum terjadinya risiko pada sistem yang berjalan 2. Memberikan informasi dan rekomendasi kepada perusahaan mengenai ancaman dan risiko yang ada dalam
sistem sehingga diharapkan
dapat mengurangi kerugian yang ditimbulkan oleh risiko tersebut 3. Meningkatkan pengendalian terhadap sistem informasi penjualan kredit agar nantinya siklus tersebut tidak bermasalah kembali. 4. Memudahkan aktivitas di dalam perusahaan dapat diselesaikan secara cepat, akurat, efisien, dan efektif. 1.4
Metodologi Metodologi yang digunakan dalam melakukan penilaian risiko meliputi : 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data ini digunakan dan diterapkan untuk mendapatkan data dan teori penunjang yang lengkap dan akurat dalam penulisan skripsi ini. Pengumpulan bukti data dilakukan dengan berbagai cara, yaitu : i.
Studi Kepustakaan (Library Research) Pada
metode
ini
dilakukan
studi
mengenai
teknik
pengumpulan data pada sistem informasi pendapatan pada perusahaan dengan menggunakan buku-buku yang sesuai dengan teori FRAAP, literatur-literatur, dan referensi pustaka yang dapat menunjang materi dan masalah yang dibahas dalam penulisan skripsi ini, yaitu : Penilaian risiko sistem informasi penjualan
kredit
pada
PT
menggunakan metode FRAAP.
Mustika
Ratu,Tbk
dengan
5 ii.
Studi Lapangan (Field Research) Pada tahap ini dilakukan penelitian dengan cara mengadakan survei atau penelitian secara langsung ke perusahaan mengenai sistem informasi penjualan kredit untuk memperoleh informasi dan permasalahan yang ada sehingga mendapatkan gambaran yang jelas mengenai sistem informasi penjualan kredit pada PT Mustika Ratu,Tbk. Dalam penelitian lapangan ini, kami menggunakan empat cara yaitu:
a. Pengamatan (Observation) Pengamatan dilakukan dengan meneliti aplikasi dari sistem informasi PT Mustika Ratu,Tbk antara lain: aplikasi penjualan kredit. Penelitian terhadap sistem informasi ini bertujuan agar dapat dilakukan penilaian risiko terhadap penerapan Standar Operational Procedur (SOP) dalam hal penjualan kredit pada PT Mustika Ratu,Tbk. Hasil dari pengamatan adalah mengetahui Standar Operational Procedure (SOP) yang berlaku di PT Mustika Ratu,Tbk, serta menemukan adanya ketidaksesuaian antara kejadian nyata dilapangan dengan Standar Operational Procedure (SOP) yang berlaku di PT Mustika Ratu,Tbk. b. Wawancara (Interview) Wawancara ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak di PT Mustika Ratu, Tbk, antara lain : manajer dan staff Bagian Modern Trade, Manajer Bagian Ekspor, dan Manajer Bagian TI. Wawancara ini terkait dengan sistem informasi pada PT Mustika Ratu, Tbk yang diteliti, sehingga memperoleh data dan informasi mengenai proses bisnis yang terjadi, aplikasi apa saja yang digunakan untuk penjualan kredit yang sudah dijalankan sesuai dengan Standar Operational Procedure (SOP) di PT Mustika Ratu,Tbk. c. Kuesioner Pengumpulan informasi dilakukan dengan cara memberikan pertanyaan terstruktur kepada Manajer dan Staf Bagian Modern Trade, Manajer Bagian Ekspor, dan Manajer Bagian TI. Daftar pertanyaan ini sesuai dengan apa yang berhubungan dengan
6 informasi dan sistem aplikasi yang digunakan oleh PT Mustika Ratu,Tbk. Juga yang sesuai dengan Standar Operation Procedure (SOP) di PT Mustika Ratu,Tbk. d. Studi Dokumentasi (Documentation Review) Dengan mengumpulkan dan mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan objek penelitian dari perusahaan, seperti : formulir-formulir yang digunakan dan print screen dari aplikasi yang diimplementasikan oleh perusahaan, yang dapat dijadikan sebagai temuan atau bukti atas evaluasi yang dilakukan.
1.4.2 Metode Analisa Metode analisa dalam penelitian ini adalah FRAAP (Facilitated Risk Analysis and Assessment Process). Pendekatan ini digunakan untuk menganalisa berbagai ancaman serta kerentanan pada sistem dan kegiatan operasional, yang dapat menjadi risiko didalam proses bisnis siklus penjualan kredit yang terjadi di PT Mustika Ratu,Tbk. Tahapan dalam metode FRAAP terdiri dari Pre–FRAAP Meeting, FRAAP Session, dan Post-FRAAP. -
Pada tahap Pre-FRAAP Meeting, tindakan yang akan dilakukan yaitu menentukan ruang lingkup, membuat model visual, melakukan pemebentukan tim FRAAP, mengatur pertemuan teknis, dan mengatur persetujuan definisi.
-
Pada tahap FRAAP Session, tindakan yang akan dilakukan yaitu melakukan identifikasi risiko, menuliskan daftar pengendalian terhadap risiko, melakukan penetapan tingkatan risiko, memberikan saran pengendalian terhadap risiko.
-
Pada tahap Post-FRAAP, tindakan yang akan dilakukan yaitu membuat Cross Referenc Sheet, dan membuat Action Plan.
1.5
Sistematika Penulisan Dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini penulis membagi menjadi beberapa bab dan subbab sehingga akan memperjelas gambaran penelitian yang akan dibahas pada skripsi ini. Untuk mempermudah hal tersebut maka penulisan skripsi ini menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut :
7
BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini membahas tentang latar belakang penulisan skripsi, pembatasan ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan skripsi yang merupakan gambaran dari secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai menguraikan teori dasar maupun teori khusus yang berkaitan dengan topik yang dibahas pada penulisan skripsi diantaranya pembahasan sekilas mengenai penilaian risiko, sistem informasi, sistem informasi akutansi, sistem informasi penjualan kredit, UML activity diagram, risiko, dan metode evaluasi yaitu FRAAP.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN PADA PT. MUSTIKA RATU, TBK. Bab ini membahas mengenai gambaran umum yang terjadi pada PT Mustika
Ratu,Tbk.
Seperti
sejarah
perusahaan,
struktur
organisasi
perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi dan job description, sistem yang sedang berjalan, struktur aplikasi yang digunakan, dan urain cara penggunaan aplikasi.
BAB IV PEMBAHASAN Bab ini membahas mengenai identifikasi risiko yang ditemukan atas evaluasi terhadap sistem yang berjalan, dan penilaian risiko dilakukan dengan menggunakan metode FRAAP. Serta beberapa usulan atau rekomendasi kepada pihak perusahaan sebagai masukan yang diharapkan dapat memberi manfaat bagi perusahaan.
BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas simpulan dari pembahasan atas hasil analisa dan evaluasi terhadap gambaran proses bisnis PT Mustika Ratu,Tbk.
Serta
beberapa saran yang mungkin dijadikan masukan yang berguna dalam
8 meningkatkan sistem informasi penjualan kredit pada PT Mustika Ratu,Tbk baik dimasa sekarang maupun di masa mendatang.
