BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, banyak hal yang harus diperbaharui dalam perusahaan untuk dapat menjadi market leader didalam bisnis yang mereka kembangkan. Salah satu hal yang harus diperbaharui yaitu dengan mengimplementasikan sistem teknologi informasi, dimana dalam dekade saat ini perkembangan sistem teknologi informasi semakin pesatnya. Perkembangan sistem teknologi informasi memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam mewujudkan peningkatan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan kompetitornya. Salah satu cara yang bisa dilakukan oleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem teknologi informasi yaitu dengan mengimplementasikan teknologi Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem informasi dapat meningkatkan efektifitas dengan memberikan informasi yang lebih akurat, tepat waktu dan relevan sehingga mendukung pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen lebih efektif serta dapat meningkatkan komunikasi dengan mengintegrasikan sistem informasi tesebut (Jogiyanto , 2007). Penggunaan sistem informasi untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Saat ini banyak penyedia sistem aplikasi terintegrasi
1
(ERP) berusaha menawarkan solusi bisnis yang dapat diandalkan sehingga mampu menghasilkan best practice bagi penggunanya. Teknologi Enterprise Resources Planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitasaktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing manufacturing logistic, accounting dan staffing.
2
Amrina et al. (2006) melakukan penelitian terhadap penerapan ERP terhadap lintas fungsi, dan menemukan bahwa semakin banyak ruang lingkup dari penerapan model ERP yang diterapkan, maka akan lebih banyak fungsi yang terintegrasi dalam perusahaan yang dicapai. Pengintegrasian dari setiap fungsional tersebut, dapat mengurangi kompleksitas dan menyederhanakan dari pembuatan aplikasi lokal yang dikembangkan sendiri oleh masing-masing fungsional sehingga lintas fungsional yang terintegrasi tersebut bisa meningkatkan visi pengguna operasi seluruh perusahaan. Riset penelitian ini penting karena dengan adanya continuos inprovement dari perusahaan maka kita bisa memahami hubungan antara investasi IT perusahaan dan kompetensi serta kemampuannya untuk meluncurkan beraneka kegiatan kompetitif dan meningkatkan penggunaan teknologi untuk memperkuat kinerja bisnisnya serta pengaruh dari penggunaan teknologi akan berdampak pada kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan dapat meningkatkan persaingan usaha, maka di era sekarang ini dapat diasumsikan bahwa perusahaan harus menggunakan IT untuk dapat memenangkan persaingan usaha serta meningkatkan kinerjanya maupun dari segi kualitas produk yang dihasilkan. Salah satu perusahaan yang melakukan pemanfaatan dari teknologi Enterprise Resource Planning (ERP) adalah PT Sari Husada Generasi Mahardika cabang
Yogyakarta.
Sistem
teknologi
informasi
yang
pertama
kali
diimplementasikan di dalam perusahaan yaitu menggunakan sistem informasi yang disebut dengan aplikasi Exact. Namun pada awal tahun 2004, PT Sari Husada Generasi Mahardika menggunakan aplikasi sistem bagian dari ERP yaitu
3
SAP untuk mengintegrasikan operasional perusahaan pada setiap departemen yaitu finance, HR, supply chain, production dan purchasing. Sistem informasi yang diterapkan perusahaan pada awalnya adalah sistem Exact menghadapi beberapa kendala. Kendala-kendala yang terjadi misalnya proses link antar divisi finance ke divisi piutang mengalami gangguan. Sistem pencatatan inventori di gudang sering terjadi error link dengan sistem akuntansi sehingga terjadi selisih pencatatan, proses produksi belum terintegrasi dengan departemen lain sehingga berpengaruh terhadap hasil produksi, mesin yang digunakan dan durasi waktu proses produksi tidak efisien. Kendala-kendala teknis tersebut akan berpengaruh pada kualitas sistem yang ada didalam perusahaan, karena akan berpengaruh terhadap integrasi data didalam proses pengaktualan data serta biaya produksi yang ditanggung perusahaan akan menjadi lebih besar. Kurangnya pengetahuan karyawan dalam mengoperasionalksn sistem SAP saat pertama kali penerapan sistem mengakibatkan karyawan mengalami kesulitan dalam
menjalankan
operasional
sistem
mereka,
sehingga
perusahaan
membutuhkan waktu untuk melakukan pelatihan karyawan dan memberikan modul-modul bagi karyawan. Oleh karena itu pada tahun 2004 saat awal penerapan SAP ini PT Sari Husada Generasi Mahardhika cabang Yogyakarta melakukan training selama 2 bulan dan mengisolasi team yang akan mengembangkan proyek peningkatan kualitas sistem SAP dalam operasional perusahaan, setelah masa training selesai dilaksanakan maka perusahaan mengadakan tahapan monitoring dalam jangka waktu 1-2 tahun supaya penerapan sistem dapat berjalan dengan optimal. Namun dalam keseharian, masih ada
4
karyawan yang belum bisa mengoperasionalkan secara maksimal, disebabkan karena kurangnya pengetahuan karyawan terhadap sistem yang ada. Selain itu di dalam mengoperasikan sistem ERP, karyawan hanya berdasarkan pelatihan atau modul yang mereka dapatkan, tanpa harus mereka mempelajari lebih lanjut terhadap sistem yang mereka operasionalkan. Sehingga, kalau terjadi error atau ada kendala-kendala secara teknis, karyawan tidak bisa langsung mengatasi kendala secara langsung karena belum adanya pelatihan secara berkala bagaimana menanggulangi permasalahan yang ada di dalam sistem yang mereka jalankan. Selain minimnya pengetahuan tentang sistem ERP yang mereka jalankan, pegawai juga mengeluhkan tentang manfaat yang diperoleh selama menjalankan sistem ERP tersebut. Misalnya, tingkat pengetahuan mereka terhadap sistem ERP bisa dikatakan tidak mengalami peningkatan, karena mereka hanya melakukan pengulangan proses input data setiap harinya tanpa adanya pelatihan pengembangan sistem secara berkala, oleh karena itu untuk langkah continous improvement bagi perusahaan maka diterapkan sistem yang di upgrade untuk meningkatkan kualitas sistem tersebut awal tahun 2013 dari sistem SAP seri new themis p05 dan menjadi new themis p09. Kendala-kendala secara teknis yang disebutkan di atas serta kendala yang dihadapi oleh karyawan sebagai pengguna dari ERP, akan menjadi pemicu suatu permasalahan untuk menilai apakah sistem yang diimplementasikan sudah dikatakan sukses jika diukur dengan instrumen dan kualitas sistem, kualitas informasinya serta dampaknya terhadap individu maupun terhadap organisasi.
5
Pemasalahan inilah yang menarik minat peneliti untuk menilai serta menganalisis kesuksesan penerapan sistem informasi ERP di PT Sari Husada Generasi Mahardika Cabang Yogyakarta. Namun pengukuran atau penilaian suatu sistem informasi yang efektif dan efisien sulit untuk dilakukan secara langsung. Kesulitan penilaian kesuksesan dan keefektifan sistem informasi secara langsung mendorong banyak peneliti mengembangkan model untuk menilai kesuksesan sistem informasi. Penelitian ini menggunakan Model Delone dan McLean diperbaharui (2003) sebagai dasar dalam melakukan penelitian pada sistem informasi ERP di PT Sari Husada Generasi Mahardika Cabang Yogyakarta. Model yang didalam penelitian ini mengadopsi dari model Livari (2005), namun menggunakan model Delone dan McLean (2003). Penggunaan model Delone dan McLean tersebut dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan sistem ERP yang digunakan oleh PT Sari Husada Generasi Mahardika Cabang Yogyakarta. Modifikasi tersebut antara lain dengan mengganti variabel use dan intention to use dengan actual use yang diambil dari penelitian Livari (2005) dengan slogan penerapan sistem ERP ini bersifat mandatory (wajib) yang mewajibkan setiap karyawan harus mengunakan ERP dalam aktivitas pekerjaannya sehari-hari. Model Delone dan McLean merupakan model pengujian kesuksesan sistem teknologi informasi yang didasarkan pada proses dan hubungan kausal dari dimensi-dimensi model. Model ini tidak mengukur dimensi-dimensi pengukuran kesuksesan sistem informasi secara independen tetapi mengukurnya secara keseluruhan mempengaruhi yang lainnya.
6
Berbeda dengan model proses, model kausal (model causal) atau disebut juga dengan model kovarian (variance model) berusaha untuk menjelaskan kovarian (covariance) dari elemen-elemen model untuk menentukan apakah variansi dari satu elemen dapat dijelaskan oleh variansi dari elemen-elemen lainnya atau dengan kata lain untuk menentukan apakah terjadi hubungan kausal diantara mereka (Jogiyanto , 2007). Delone dan McLean (1992) melakukan studi yang mendalam terhadap literatur mengenai kesuksesan sistem informasi. Mereka menemukan bahwa kesuksesan sebuah sistem informasi dapat direpresentasikan oleh karakteristik kualitatif dari kualitas sistem informasi itu sendiri. Kualitas sistem (system quality), kualitas output dari sistem informasi (information quality), konsumsi terhadap output (use), respon pengguna terhadap sistem informasi (user satisfaction), pengaruh sistem informasi terhadap kebiasaan pengguna (individual impact), dan pengaruhnya terhadap kinerja organisasi (organizational impact). Model Delone dan McLean (1992) menyatakan bahwa kesuksesan sistem informasi dipengaruhi oleh perceived information quality dan perceived system quality merupakan prediktor yang signifikan bagi user satisfaction. Sedangkan user satisfaction juga merupakan prediktor yang signifikan bagi intended use dan perceived individual impact. Dari kontribusi-kontribusi penelitian sebelumnya dan akibat perubahanperubahan dari peran dan penanganan sistem informasi yang telah berkembang, Delone dan McLean (2003) memperbarui modelnya dan menyebutnya sebagai model kesuksesan sistem informasi D&M diperbarui (update D&M IS Success
7
model). Hal yang diperbarui salah satunya adalah menambahkan dimensi minat memakai (intention use) sebagai alternatif dan dimensi pemakaian (use). Minat memakai adalah suatu sikap (attitude), sedang pemakaian (use) adalah suatu perilaku (behavior). Delone dan Mclean (2003) juga berargumentasi dengan menggantikan pemakaian (use) memecahkan masalah yang dikritik oleh Seddon (1997) tentang model proses lawan model kausal. Delone dan Mclean (2003) juga menambahkan kualitas pelayanan (service quality) dan menggabungkan dampak individual dan dampak organisasi menjadi satu variabel yaitu variabel manfaat bersih (net benefit).
1.2. Pertanyaan penelitian Apakah implementasi ERP yang digunakan oleh PT Sari Husada Generasi Mahardhika Yogyakarta dapat sesuai diuji dengan faktor-faktor kesuksesan suatu sistem informasi yang diukur dari model Delone dan McLean ?
1.3. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk menguji dan menganalisis kesuksesan penerapan ERP PT Sari Husada Generasi Mahardika Cabang Yogyakarta menggunakan model Delone dan McLean diperbaharui.
1.4. Batasan Masalah Agar penelitian ini tidak menjadi terlalu luas ruang lingkupnya, maka peneliti membatasi masalah dalam penelitian ini, yaitu:
8
1. Sistem teknologi informasi ERP yang akan menjadi objek dalam penelitian ini ialah sistem teknologi informasi ERP SAP yang diterapkan di PT Sari Husada Generasi Mahardika Cabang Yogyakarta. 2. Ruang lingkup penelitian adalah para pegawai PT Sari Husada Generasi Mahardika Cabang Yogyakarta yang telah menggunakan sistem ERP pada saat penelitian ini dilakukan. 3. Variabel manfaat-manfaat bersih (net benefits) yang diajukan oleh model Delone dan Mclean yang diperbaharui, dalam penelitian ini hanya menggunakan dampak individual dan organisasi sebagai bentuk variabel manfaat-manfaat bersih (net benefits). Alasan pemilihan terbatas pada dampak individual dan organisasi, didasarkan pada tujuan awal penerapan ERP. Beberapa tujuan dari penerapan ERP adalah penurunan biaya, dan kecepatan tranfer data antar divisi (Ifinedo, 2006). Maka penelitian ini mengambil dampak individu sebagai penggerak dan pengguna dan ERP dan dampak organisasi sebagai tujuan awal terhadap penerapan ERP di perusahaan.
1.5 Manfaat penelitian Dari hasil penelitian ini, diperoleh manfaat atau kontribusi baik pada teori maupun praktek sebagai berikut: 1. Kontribusi teori Hasil dan penelitian ini berkontribusi pada pengembangan teori dalam bidang sistem informasi. Hasil penelitian memberikan arah terhadap keenam elemen
9
atau faktor pengukuran dari model yang ada di dalam model kesuksesan Delone dan McLean yang diperbaharui.
2. Kontribusi Praktik Kontribusi praktik merupakan kontribusi dari riset yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan maupun pengembang sistem. 1) Bagi perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan sistem teknologi informasi ERP. Misalnya dalam menilai kesuksesan dari penerapan ERP terhadap kualitas sistem, kualitas informasi serta manfaat bersih dari penerapan ERP tersebut. 2) Bagi pengembang sistem Penelitian ini diharapkan berguna para analis sistem informasi sebagai acuan untuk mengetahui dan mengembangkan kesuksesan sistem teknologi informasi, terutama menyangkut ERP.
1.6. Sistematika Penulisan Penelitian ini disusun berdasarkan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab 1 : Pendahuluan Bab ini berisi mengenai pengantar untuk mengetahui penelitian ini, terdiri dari: latar belakang penulisan, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, batasan masalah, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
10
Bab 2 : Tinjauan Pustaka Bab ini menyajikan mengenai landasan teori yang mendukung dalam penelitian ini, antara lain model kesuksesaan sistem informasi Delone dan Mclean, pengukur-pengukur kesuksesan sistem informasi,
model
kesuksesan sistem informasi Delone dan Mclean diperbaharui dan hipotesis. Bab 3 : Metoda Penelitian Bab
ini
menerangkan
mengenai
populasi
dan
sampel,
teknik
pengumpulan data, variabel penelitian serta metoda analisis yang digunakan dalam pengujian hipotesis serta gambaran umum perusahaan. Bab 4 : Hasil dan pembahasan Bab ini menyajikan mengenai hasil serta analisa pembahasan dari penelitian ini antara lain : gambaran umum perusahaan, gambaran umum responden, pengujian hipotesis, evaluasi model serta diskusi hasil penelitian. Bab 5 : Penutup Bab ini berisi mengenai kesimpulan, implikasi, keterbatasan penelitian dan saran dari peneliti.
11
