BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan sistem dan teknologi informasi berkembang sangat pesat dalam berbagai sisi kehidupan manusia. Melalui pemanfaatan sistem informasi, maka dimungkinkan penerapan cara-cara baru yang lebih efisien untuk produksi, distribusi dan konsumsi barang maupun jasa dalam kegiatan bisnis suatu organisasi. Sistem informasi merupakan salah satu sarana yang sangat penting guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi mewujudkan efisiensi dalam proses bisnis organisasi baik itu front office maupun back office, membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan maupun membantu dalam melakukan perencanaan untuk masa depan organisasi, meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen, memasarkan produk atau jasa perusahaan yang lebih efektif dan efisien, dan juga dapat memperluas pangsa pasar. Bisnis merupakan sistem ekonomi di mana barang dan jasa dipertukarkan satu sama lain ataupun dipertukarkan dengan uang, sesuai dengan nilai yang terkandung didalamnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan sistem informasi untuk mendukung strategi perusahaan merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis, bahkan beberapa perusahaan sangat bergantung dengan sistem informasi untuk membuat perusahaannya lebih kompetitif dalam memenangkan pasar. Namun, sistem informasi yang akan diimplementasikan harus selaras dengan tujuan bisnis.
1
2
Perencanaan strategi bisnis didasarkan pada visi misi perusahaan yang akan memberikan arah yang jelas. Strategi bisnis ini akan menjadi optimal jika didukung oleh sistem dan teknologi informasi. Oleh karena itu diperlukan juga suatu strategi sistem informasi yang selaras dengan strategi bisnis perusahan. Dengan perencanaan strategi bisnis yang tepat maka memudahkan pembuatan perencanaan strategi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Menurut Tozer (1996, p7) dalam bukunya ‘Strategic IS/IT Planning’, strategi sistem informasi adalah sistem informasi pada bisnis dalam pengertian yang paling luas, manual seperti halnya diotomatisasikan, informal seperti halnya formal. Secara formal, sistem ter-otomatisasi sering diistilahkan dengan sebutan ‘aplikasi’. Strategi sistem informasi juga mencakup data store (penyimpanan data), user interface, dan cara untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Strategi sistem informasi dapat diperoleh dari strategi bisnis dengan proses manual. Banyak perusahaan yang mengimplementasikan strategi yang kurang tepat sehingga menyebabkan kinerja keuangan menjadi kurang optimal. Sistem informasi yang akan dibangun haruslah disesuaikan dengan kematangan proses dan rencana bisnis organisasi ke depan atau dengan kata lain adanya penyelarasan sistem informasi dengan bisnis. Pemanfaatan sistem informasi dalam suatu organisasi dapat optimal dan memperoleh hasil yang maksimal, jika direncanakan dengan baik dalam suatu perencanaan strategi sistem informasi. Ada beberapa alasan utama mengapa untuk melakukan penerapan sistem informasi diperlukan suatu perencanaan yang baik. Alasan pertama adalah agar sistem informasi yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan yang diharapkan dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan baik itu berupa peningkatan keuntungan maupun untuk pengurangan biayabiaya. Alasan kedua adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan, kekurangan maupun
3
kesalahan investasi di bidang teknologi informasi. Alasan ketiga adalah karena keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan, sehingga sumber daya yang ada harus digunakan seoptimal mungkin. Alasan terakhir adalah untuk menentukan prioritas proyek sistem informasi dan mencegah terjadinya perubahan-perubahan yang justru dapat menurunkan produktivitas. Dengan demikian diperlukan suatu perencanaan strategi sistem informasi yang benar-benar dapat menjawab kebutuhan bisnis organisasi akan informasi. Demikian halnya dengan Perum BULOG yang merupakan perusahaan umum milik negara yang melakukan pengadaan dan pendistribusian komoditi beras memerlukan suatu perencanaan strategi sistem informasi untuk mendukung strategi bisnisnya. Khususnya diperlukan adanya manajemen keuangan yang baik agar dapat mendukung tujuan bisnis perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat. Akan sangat tidak memungkinkan mencapai tujuan tersebut jika manajemen keuangan kurang handal. Keputusan strategis manajemen sangat diperlukan dalam kondisi-kondisi darurat dan keputusan strategis ini tidak akan dapat dibuat dengan baik, cepat, dan tepat jika kondisi keuangan sesungguhnya tidak diketahui dengan pasti. Hal ini dikarenakan belum adanya integrasi di direktorat keuangan yaitu antar divisi anggaran, perbendaharaan, akuntansi, dan investasi sehingga menyebabkan data didokumentasi per bagian. Ditambah adanya realisasi budget yang melebihi plafon dari jumlah yang telah ditentukan di awal tahun, tidak terdokumentasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan informasi keuangan menjadi tidak ter-update di Direktorat Keuangan, bisa juga mengakibatkan pendataan yang duplikasi. Untuk itulah diperlukan sistem informasi yang baik untuk mengelola data keuangan tersebut. Dengan data yang dikelola dengan baik, maka akan dihasilkan pula informasi yang akurat, jelas, dan cepat mengenai
4
keuangan di Perum BULOG. Dan pengambilan keputusan yang strategis juga dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Oleh karena itulah diperlukan adanya perencanaan strategi sistem informasi di Perum BULOG yang dapat meningkatkan kinerja dan membantu manajemen Perum BULOG dalam mengambil keputusan strategis.
1.2 Ruang Lingkup Batasan-batasan yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini yaitu: 1.
Analisis data, informasi serta teknologi informasi yang ada di Perum BULOG, yang dapat digunakan untuk mendukung strategi bisnis.
2.
Perencanaan strategi sistem informasi berdasarkan metodologi perencanaan strategi sistem informasi.
3.
Manajemen di Direktorat Keuangan yang mencakup divisi anggaran, divisi perbendaharaan, divisi akuntansi, dan divisi investasi.
1.3 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.
Mengindentifikasi masalah yang berkaitan dengan sistem informasi pada Perum BULOG.
2.
Menganalisis kebutuhan bisnis dan sistem informasi di Perum BULOG.
3.
Menghasilkan rekomendasi kerangka kerja perencanaan strategi sistem informasi agar dapat membantu mengoptimalkan peran strategis sistem informasi guna meningkatkan nilai informasi dan meningkatkan nilai bisnis.
5
4.
Menghasilkan portofolio aplikasi yang akan datang yang didasarkan pada kerangka kerja perencanaan strategi sistem informasi
1.4 Manfaat Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah: 1.
Memberikan pengetahuan yang baru dalam pembuatan perencanaan strategi sistem informasi yang baik bagi perusahaan.
2.
Memberikan rekomendasi kerangka kerja perencanaan strategi sistem informasi yang dapat dijadikan acuan untuk mendapatkan strategi sistem informasi.
3.
Dengan adanya kerangka kerja sebagai acuan, maka investasi sistem informasi yang akan dilakukan oleh Perum BULOG, akan tepat sasaran dan memenuhi kebutuhan bisnis.
1.5 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan untuk mencapai tujuan yang dirumuskan dalam skripsi antara lain mencakup: 1.
Metode Kajian Kepustakaan Metode kajian kepustakaan dilakukan dengan menggunakan sumber-sumber seperti artikel, jurnal, buku, papers dan situs-situs Internet. Kajian kepustakaan ini berguna untuk mengetahui landasan teori serta pengetahuan dan informasi mengenai lingkungan internal dan eksternal serta informasi mengenai pelanggan, pendatang baru, dan lain-lain.
6
2.
Metode Observasi Pada metode observasi ini tim melakukan pengamatan langsung pada Perum BULOG. Penelitian ini dibutuhkan untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan data/informasi yang diperlukan serta sistem informasi (SI) yang sudah digunakan perusahaan.
3.
Metode Wawancara Pada metode wawancara ini, tim melakukan wawancara kepada pegawai dan manajer Information Technology (IT) pada Perum BULOG.
3.
Metode analisis a.
Analisis Value Chain Porter adalah sebuah metode analisis yang digunakan untuk menganalisis aktivitas-aktivitas dan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan.
b.
Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) digunakan untuk identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman untuk merumuskan strategi perusahaan.
c.
Analisis CSF (Critical Success Factor) digunakan untuk identifikasi area kunci di mana segala sesuatu harus berjalan dengan benar bagi bisnis untuk tumbuh.
d.
Analisis Firm Environment digunakan untuk mengenali lingkungan perusahaan.
e.
Analisis Five Forces Porter digunakan untuk mengenali lima kekuatan di luar yang mempengaruhi perusahaan.
7
f.
Analisis Balance Scorecard digunakan untuk mengukur efisiensi bisnis perusahaan di masa sekarang dan harapan di masa mendatang setelah penerapan strategi.
g.
Analisis Balance Scorecard IT digunakan untuk mengukur efisiensi sistem dan teknologi informasi di masa sekarang dan harapan di masa mendatang setelah penerapan strategi.
h.
Menyusun kerangka kerja perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi sesuai dengan yang dibutuhkan Perum BULOG.
1.6 Sistem Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan secara garis besar. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi uraian tentang teori-teori dan pendapat para pakar yang berhubungan dengan perencanaan strategi informasi. BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Bab
ini
berisi
metodologi
yang
digunakan
untuk
menyelesaikan
permasalahan yang terjadi dan menghasilkan strategi sistem dan teknologi informasi.
BAB 4 ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN SISTEM
8
Bab ini berisi uraian tentang latar belakang, prosedur-prosedur yang dilaksanakan dalam sistem yang sedang berjalan, serta permasalahan yang terjadi pada perusahaan. Bab ini juga berisi usulan rancangan strategi informasi di Perum BULOG, diuraikan tentang arsitektur informasi dan teknologi serta rancangan sistem yang diusulkan untuk memperbaiki sistem yang ada. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan analisis yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya. Selanjutnya diberikan saran-saran yang diharapkan dapat bermanfaat dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi
