1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar belakang masalah Bahan baku merupakan salah satu unsur yang menentukan kelancaran proses
produksi suatu perusahaan. Apabila persediaan bahan baku tidak mencukupi, maka proses produksi akan terhambat dan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Rencana produksi yang telah ditentukan terhambat, akibatnya perusahaan akan mengalami kerugian akibat tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Salah satu faktor penting yang menentukan kelancaran proses produksi perusahaan adalah ketersediaan bahan baku sesuai dengan jumlah kebutuhan produksi. Persediaan bahan harus dilakukan dengan cermat agar tidak terjadi stock out atau kekurangan bahan yang dapat menghambat jalannya proses produksi. Hal ini dapat menyebabkan menganggurnya mesin dan operator. Selain itu terhambatnya proses produksi juga bisa mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencukupi kebutuhan konsumen, sehingga tingkat kepuasan konsumen menurun dan bisa menyebabkan konsumen pindah ke produk pesaing. Perusahaan juga tidak mendapatkan untung atau laba yang seharusnya didapat dari hasil penjualan. Terlalu banyak persediaan bahan baku juga merugikan perusahaan, karena banyaknya beban biaya simpan dan perawatan bahan. Oleh karena itu manajemen pengaturan bahan baku juga tidak kalah pentingnya, karena dengan perencanaan yang tepat dapat menentukan seberapa banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan. Dengan
2 perencanaan bahan baku yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan biaya persediaan yang dikeluarkan.
1.2
Identifikasi dan perumusan masalah Proses produksi PT. Graha Citra Mandiri berdasarkan pesanan pelanggan (Make To Order), dan pemesanan bahan baku yang digunakan oleh perusahaan hanya berdasarkan estimasi atau perkiraan penggunaan bahan baku dari pesanan sebelumnya, yang terkadang menyebabkan timbulnya masalah kekurangan atau kelebihan bahan baku. Masalah yang timbul jika kekurangan bahan baku, antara lain: •
Terhentinya proses produksi, akibatnya mesin dan operator menganggur
•
Apabila tidak dapat memproduksi sesuai jadwal yang ditentukan, perusahaan harus membayar sejumlah uang ganti rugi.
•
Apabila proses produksi terhenti karena kekurangan bahan baku, maka akan mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen, sebab konsumen akan berpaling ke pesaing lain yang lebih terjamin jadwal produksinya.
Masalah yang dihadapi perusahaan jika kelebihan bahan baku: •
Besarnya biaya perawatan dan penyimpanan bahan baku
•
Penurunan harga bahan baku, oleh karena itu diperlukan pengamatan harga pada pasar.
•
Besarnya biaya modal yang dikeluarkan untuk stock bahan baku menyebabkan perusahaan kalah bersaing dalam segi perbankan.
3 Melihat hal-hal di atas, maka penelitian ini dilakukan dengan tujuan mencari metode persediaan yang terbaik untuk perusahaan ini. 1.3
Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas pada penelitian ini antara lain : •
Menentukan teknik peramalan yang paling tepat
•
Menghitung Master Schedule produk yang diperoleh dari MPS
•
Metode MRP (Material Requirement Planning) yang digunakan ada 3, yakni : Lot for Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ) dan Period Order Quantity (POQ).
•
Menghitung biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan apabila menerapkan metode MRP
Ruang lingkup di atas terlalu luas, karena keterbatasan waktu, maka dilakukan pembatasan dengan maksud agar objek penelitian terarah sesuai dengan yang dimaksudkan. Pembatasan masalah dalam penelitian ini antara lain : •
Penelitian dibatasi hanya tuntuk satu jenis produk saja yaitu grout tipe Fix.
•
Data penjualan yang digunakan adalah data penjualan dari bulan Januari 2004 sampai dengan Oktober 2006.
•
Masalah dana, seperti dana untuk pengadaan material dianggap selalu tersedia
•
Masalah sistem pengendalian kualitas dianggap sudah ada dan tidak dibahas pada penulisan ini.
•
Perhitungan dilakukan dengan menggunakan software Ms.Excel.
4 1.4
Tujuan dan Manfaat Tujuan yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah : 1. Meminimalkan biaya persediaan 2. Menentukan metode pengendalian persediaan yang paling tepat 3. Untuk mengetahui kapan pemesanan dilakukan 4. Untuk mengetahui jumlah/kuantitas pemesanan Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Perusahaan Penelitian ini bias dijadikan sebagai bahan evaluasi atas strategi perencanaan dan pengendalian produksi sehingga dapat membenahi persediaan yang ada agar menjadi lebih baik. 2. Bagi Universitas Penelitian ini dapat menambah daftar pustaka bagi Universitas Bina Nusantara khususnya Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri. 3. Bagi Penulis Penelitian ini akan sangat membantu dan mendukung penulis dalam mempelajari, menganalisa, dan mengembangkan ilmu-ilmu yang telah diperoleh untuk diterapkan pada dunia nyata.
5 1.5
Gambaran Umum Perusahaan PT. Graha Citra Mandiri adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang industri penghasil grout, yang berlokasi di jalan Kapuk Proyek No.39, wilayah Jakarta Barat. Perusahaan ini didirikan oleh Tjekrawang Widjojo pada tahun 1996. Pada awal berdirinya, perusahaan mulai beroperasi dengan 5 orang pekerja dan menghasilkan kapasitas produksi sebesar 1000 kg perbulan. Saat ini perusahaan telah cukup berkembang sehingga jumlah karyawan bertambah menjadi 30 orang. Untuk kapasitas produksinya pun meningkat menjadi 6000 kg perbulan. Letak kantor berada pada lokasi yang tidak jauh dari pabrik, yaitu di jalan Kapuk Mas Blok A2 No.2, wilayah Jakarta Barat. Saat ini ada beberapa jenis grout yang di hasilkan oleh perusahaan, antara lain AB 1, AB 2, Fix, Super dan lain sebagainya yang tiap jenis tersebut memiliki banyak lagi pilihan warna yang sangat bervariasi tergantung permintaan konsumen. Konsumen dari PT. Graha Citra Mandiri adalah perusahaan-perusahaan kontraktor dan toko-toko bahan material.
6 1.5.1
Visi dan Misi Perusahaan PT. Graha Citra Mandiri mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut :
1.
Menjadi perusahaan yang diperhitungkan dalam bidang industri.
2.
Menciptakan lingkungan kerja yang baik dan menghargai juga menghormati yang lainnya.
3.
Menerapkan standar tertinggi dalam nilai segala rangkaian keunggulan kepada pelanggan.
1.5.2
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi PT.Graha Citra Mandiri adalah struktur organisasi fungsional. Gambar 1.1 menunjukkan struktur organisasi PT. Graha Citra Mandiri Direktur
Production
Operator
QC Bhn baku
Purchasing
QC Brg jadi
Marketing
Accounting
Administrasi
Delivery
Kasir
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Research & Development
Technical Service
Operator
7 Penjelasan mengenai departemen-departemen tersebut adalah : 1. Direktur Selain sebagai pemilik perusahaan, juga mempunyai tugas dan bertanggung jawab memimpin, mengarahkan dan mengawasi kegiatan perusahaan serta menetapkan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan. Tugas dan wewenang Direktur antara lain : -
memimpin jalannya perusahaan dan bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan.
-
mempertimbangkan dan menetapkan kebijaksanaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan tujuan perusahaan.
-
mengawasi dan mengusahakan agar kebijakan yang telah diambil dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.
-
memberikan petunjuk atau nasehat pada bagian yang dianggap perlu.
2. Departemen Production Departemen ini mempunyai tugas dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang berkaitan dengan proses produksi, yaitu proses pengolahan bahan baku menjadi bahan jadi, seluruh kegiatan yang berhubungan dengan finishing produk, pengujian terhadap hasil produk, sampai barang siap untuk dikirim. 3. Departemen Purchasing Mempunyai tugas melakukan koordinasi dengan bagian produksi mengenai banyak bahan baku yang dibutuhkan, melakukan pembelian
8 sesuai dengan yang dibutuhkan untuk lancarnya produksi, bertanggung jawab untuk pengadaan barang yang dibutuhkan seefisien dan ekonomis mungkin,
bertanggung
jawab
mencari,
memilih,
menilai
dan
memperbaharui daftar pemasok yang telah disetujui, maupun alternatif bahan yang digunakan.
4. Departemen Marketing Mempunyai tugas mencari Order atau pesanan baik dari pelanggan baru
maupun
pelanggan
lama,
sehingga
penjualan
perusahaan
meningkat, melayani pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan, menentukan target penjualan, dan mengamati perkembangan pasar di berbagai wilayah pemasaran
5. Departemen Accounting Mempunyai tugas penyusunan rencana, pengaturan, pengawasan dan pengelolaan keuangan perusahaan termasuk sumber dana dan penggunaannya. Dan juga penyusun laporan keuangan perusahaan serta pengawasan atas seluruh kegiatan akuntansi umum dan biaya sesuai dengan kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan.
9 6. Departemen Delivery Mempunyai tugas mengawasi setiap pemasukan dan pengeluaran barang di gudang, mempersiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, mengatur dan bertanggung jawab dalam pengiriman barang ke pelanggan. 7. Departemen Research and Development Mempunyai tugas meriset suatu formulasi baru sesui permintaan pelanggan lama dan baru, juga mengembangkan formulasi yang sudah ada.
1.5.3
Proses Produksi Secara umum, proses produksi yang terjadi di lantai produksi PT. Graha Citra Mandiri yaitu : •
Proses persiapan Mula-mula sebelum proses produksi dimulai, dilakukan terlebih dahulu persiapan bahan-bahan dan alat kerja yang dibutuhkan, persiapan bahan ini dengan kata lain diambil dari gudang bahan baku untuk dikirim ke lantai produksi. Bahan-bahan yang diambil disesuaikan dengan jenis barang yang akan diproduksi. Bahan-bahan yang dipersiapkan antara lain seperti semen, macam-macam pigmen dan obat, sedangkan persiapan alatalatnya seperti kawat ayak, timbangan, plastik serta kardus distempel dan diberi kode. Biasanya proses persiapan memakan waktu lebih kurang 10 menit, tergantung dari banyaknya barang yang akan diproduksi.
10 •
Proses produksi Setelah alat-alat dan bahan selesai dipersiapkan, selanjutnya pigmen dan obat yang telah dipersiapkan sebelumnya ditimbang sesuai jumlah takaran formula yang telah ditetapkan. Penimbangan harus dilakukan dengan teliti karena bila takaran berbeda maka kualitas yang dihasilkan juga berbeda. Proses penimbangan ini berlangsung lebih kurang 10 menit Kemudian semen yang sudah siap dimasukkan ke dalam molen beserta pigmen dan obat yang telah diracik sebelumnya. Setelah itu, molen diputar sampai campuran di dalamnya merata, proses ini berlangsung lebih kurang 5-10 menit. Setelah merata, campuran dari molen dituang ke dalam sebuah
bak
sebagai
barang
setengah
jadi.
Kemudian,
dengan
menggunakan ember, grout setengah jadi tersebut dipindahkan lagi ke bak lain dan melalui proses pengayakan agar campurannya halus. Setelah melalui proses pengayakan maka grout siap dikemas. •
Proses pengemasan Grout yang sudah halus tersebut kemudian dimasukkan ke dalam plastik dan ditimbang sesuai permintaan (mis : 1 kg, 2 kg atau 20 kg). Setelah penimbangan selesai, kemudian dimasukkan lagi ke dalam plastik sablon yang sudah ada nomor dan mereknya, dan ditutup dengan rapat agar tidak terjadi kebocoran biar tidak cepat keras. Grout yang sudah jadi dimasukkan ke dalam kardus kemudian dipindahkan ke gudang barang jadi dan siap dikirim.
