BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang masalah PT. Gudang garam Tbk. dalam perkembangan operasional hariannya mengalami banyak kerumitan. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. Gudang garam Tbk. untuk membangun Teknologi Informasi. PT. Gudang garam Tbk. berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT. Gudang garam Tbk. memilih menggunakan ERP (enterprise resource planning) dari Oracle, SDLC (system development life cycle), phasing strategy. Dengan adanya Teknologi Informasi yang dibangun oleh PT. Gudang garam Tbk. ini perusahaan bisa menyelesaikan masalah yang ada serta mampu mengetahui apabila ada masalah yang muncul disetiap sektor atau bagian yang ada diperusahaan ini dengan cepat dan bisa menemukan jawaban dalam permasalahan tersebut serta mampu untuk segera memperbaikinya.
1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang dirumuskan dalam makalah ini adalah bagaimana penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT Gudang Garam Tbk.
1.3 Tujuan Tujuan
pembuatan
makalah
ini
adalah
untuk
mengidentifikasi
penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan agribisnis PT Gudang Garam Tbk.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Setiap sistem informasi menyajikan tiga pokok: 1) pengumpulan dan pemasukan data, 2) penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan 3) penerapan data, dalam hal sistem informasi terkomputer termasuk penayangan (display) (Lynch, LG. 1977). Menurut O’Brien (2005) Sistem Informasi manajemen merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
2.1 ERP (Enterprise Resource Planning ) Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere. ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), eGovernment dan lain-lain. Modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas: a. Customer Relationship Management (CRM) Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). b. Financial Resource Management (FRM) Adalah modul modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen. modul-modulnya antara lain; General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling. c. Supply Chain Management (SCM) Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari suppliers, manufacturers, warehouse dan stores. SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. Modul-modulnya antara lain adalah : General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management,
Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management d. HRM (Human Resource Management) Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management,
Personnel Time
Management,
Payroll,
Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management. e. Manufacturing Resource Planning (MRP II) Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).
Gambar 2. ERP(Enterprise Resources Planning)
2.1.1 ERP Akan Lebih Mendukung Customer Service Sesuai dengan konsep ‘Customer is King’, maka industri manufaktur tidak cukup hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan harga murah yang bermutu tinggi. Suatu industri seharusnya juga memberikan nilai tambah dalam bentuk Customer Service. Meskipun dua produk mempunyai mutu dan harga yang sama, konsumen akan lebih memilih untuk membeli produk dari perusahaan yang dapat memberikan customer service yang lebih baik. Untuk memenuhi tuntutan yang tercantum diatas, ERP tidak hanya harus lebih bersifat Customer-oriented, tetapi seharusnya juga dapat melakukan perencanaan produksi berdasarkan supply-chain (jalinan suplai) yang melibatkan input dari konsumen sekaligus dari pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal perusahaan maupun pemasok dari luar. Beberapa konsep yang telah diterapkan oleh beberapa vendor ERP antara lain Sales Force Automation, Sales Order Configuration, Customer Care, Advance Planning & Scheduling dan Help Desk.
2.1.2 ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa (Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga menggunakan ERP. Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman, departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP yang cocok.
2.2 Manfaat diterapkannya ERP sebagai bagian dari Teknologi informasi Berikut ini adalah manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: a. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. b. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. c. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
2.2.1 4 Faktor pendukung ERP pada Perusahaan a. Feature Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution). Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero InProcess-Inventory,
dari
Batch
Manufacturing
menjadi
Just-In-Time
Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep Synchronising. Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan
menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.
b. Teknologi Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru. Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih terupdate dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya, biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanya sistem ‘legacy’.
c. Sumber Daya Manusia Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop.
d. Infrastruktur Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan Help Desk; apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure/methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘golive’, umpamanya.
BAB III PEMBAHASAN
3.1 PT Gudang Garam Tbk PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di dunia. PT Gudang Garam Tbk menyerap tenaga kerja yang sebagian besar terlibat dalam produksi dan distribusi. Eksistensi Perusahaan juga mendukung penghidupan petani tembakau dan cengkeh serta para pengecer maupun pedagang asongan yang tersebar di seluruh Indonesia. Diukur dari jumlah aset, hasil penjualan produk, jumlah karyawan, pajak dan cukai, serta kontribusi lainnya, PT Gudang Garam Tbk adalah perusahaan rokok nasional yang memberikan kontribusi secara signifikan bagi Indonesia.
Visi Menjadi perusahaan besar yang terpandang, menguntungkan dan memiliki peran dominan dalam industri rokok domestik.
Misi Menyediakan produk-produk inovatif bermutu tinggi yang memenuhi, bahkan melebihi harapan konsumen sekaligus memberikan manfaat bagi semua Stakeholder.
3.2 Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK. sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. memang
memakai Oracle. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT. Gudang garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau PT. Gudang Garam Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk. mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT. Gudang Garam Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia. Jadi, di PT. Gudang Garam Tbk. itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, PT. Gudang Garam Tbk mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, untuk
meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk. Strategi PT. Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di PT. Gudang Garam Tbk. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Sekarang PT. Gudang Garam Tbk dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam Tbk., dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer pricing sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang
terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi PT. Gudang Garam Tbk., yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG GARAM TBK. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. Ujungujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan: Penerapan ERP pada PT. Gudang garam Tbk. mempunyai kesimpulan sebagai berikut: 1. Penerapan ERP pada suatu perusahaan harus menjadi kebijakan strategik pada tingkat top management dan didukung penuh oleh setiap unsur yang ada dalam perusahaan. 2. ERP telah mampu memenuhi beberapa target jangka panjang sebelum tenggat waktunya. Seperti terlihat pada operation net income yang mencapai pertumbuhan. Dengan peningkatan penjualan, berarti perusahaan telah berhasil menerapkan suatu proses yang efisien. Proses ini diawali oleh tingkat akurasi data yang dikendalikan oleh ERP. Hal serupa dapat terlihat pada ketepatan waktu pada pengiriman, penggunaan laporan internal yang standar dan rata-rata kesalahan yang ditimbulkan oleh karyawan. Indikator-indikator tersebut telah membuktikan bahwa ERP mengarahkan proses pada hal tersebut.
Saran 1. Dalam hal meningkatkan kemampuan untuk bersaing dan kepuasan pelanggan, maka PT. Gudang garam Tbk. perlu lebih memperhatikan penerapan suatu sistem yang terintegrasi untuk semua divisi. Penerapan pada semua divisi ini perlu, untuk lebih meningkatkan efisiensi perusahaan sebagai nilai tambah. 2. PT. Gudang garam Tbk. harus lebih mengembangkan CRM sebagai core competency di bagian penjualan. CRM ini juga seharusnya terkait erat dengan sistem ERP yang telah ada. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan untuk meningkatkan customer satisfation level.
3. Perlu dipertimbangkan kembali penerapan software yang ’user friendly’. Saat ini PT. Gudang garam Tbk. menggunakan aplikasi software oracle yang dijalankan di bawah operator DOS. Selain tampilannya kurang menarik, software ini masih kurang familiar, sehingga sedikit orang yang mengetahui aplikasinya. Kendala yang timbul adalah jika suatu departemen memiliki turn over karyawan yang
cukup tinggi, key user, mengalami kesusahan untuk mengadakan pelatihan karyawan baru.
Daftar pustaka
Aladwani, A.M., 2001, “Change Management Strategies For Succsessful ERP Implementation”, Business Process Management Journal, Vol.7 no.3 pp. 266-275. Baheshti, H.M., 2006, “What Manager Should Know About ERP/ERP II”, Management Research New Vol.29 No.4, pp. 184-193. Bradford, M., and Florin, J., 2003, “Examining the Role of Inovation Diffusion Factors on the Implementation Success of Enterprise Resources Planning Systems”, International Journal of accounting Information System 4 pp. 205 – 225. http://singcat.com/erp.html Lynch, LG. 1977. Input Methods And Facilities Available For Land Survey Data. Dalam A.W moore & S.W.Bie. Uses of Soil Information Systems. Center for Agric. Publ. And Documentation. Wageningen 103 h. O’Brien James. 2005. Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw Hill Companies, Inc. Shehab, E.M., Sharp, M.W., Supramaniam, L. and Spedding, T.A., “Enterprise Resource Planning An Integrative Review” Businees Process Management Journal, Vol. 10 No. 4 pp. 359-386. www.intidatautama.com/bpartner.html Zacharias, Herman. 2012. Review Penerapan ERP di PT Bentoel Prima. http://hermanzacharias.wordpress.com/2012/03/16/review-penerapanerp-di-pt-bentoel-prima. Diakses tanggal 19 September 2012
