BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi (TI) dewasa ini berkembang demikian pesatnya. Data atau Informasi sudah menjadi suatu media proses kematangan diri bagi seseorang dalam beraktifitas baik bermasyarakat, berorganisasi maupun dalam menyelesaikan tugas dilingkungan kerjanya. Sebuah perusahaan akan maju dan berkembang apabila mampu memanfaatkan TI dalam rangka memenuhi kebutuhan data atau informasi. TI mempunyai kemampuan untuk menekan biaya kordinasi antar perusahaan dengan cabang-cabangnya maupun agen di luar perusahaan tanpa mempertinggi resiko transaksi yang bersangkutan. TI dapat memperbaiki monitoring serta pengurangan spesifikasi hubungan yang ada dalam kordinasi eksplisit, sehingga perusahaan akan melakukan investasi dalam TI untuk melakukan kordinasi antar perusahaan tanpa dikuatirkan oleh adanya resiko transaksi yang tinggi. Kebutuhan
data atau
informasi khususnya dilingkungan kerja Perusahaan
Umum (Perum) Badan Urusan Logistik (BULOG) sangatlah diperlukan, karena merupakan perusahaan milik negara yang bergerak dalam bidang logistik. Salah satu prosesnya adalah mengatur pendistribusian Gula Kristal Putih (GKP) ke tangan mitra kerja, dimana Perum BULOG sebagai agen gula dari PTPN (Perusahaan Tinggi Perkebunan Nusantara). Gula tersebut berasal dari berbagai macam PTPN di seluruh Indonesia. Tiap PTPN menghasilkan gula dengan jenis dan harga yang berbeda. Dari hal tersebut, mitra kerja dapat memilih gula yang akan dibeli dari tiap – tiap PTPN 1
2
yang ada di Perum BULOG. Dalam menjalankan peranannya, Perum BULOG sangat bergantung pada sistem penyampaian informasi dari setiap PTPN kepada Perum BULOG. Informasi tersebut dapat berupa jenis gula, harga dan stock gula yang dihasilkan oleh tiap PTPN. Dengan demikian Perum BULOG akan memperoleh penyajian data dan informasi yang valid, cepat, akurat , transparasi, dan efisien dari produsen sampai dengan konsumen. Dalam hal ini Perum BULOG dalam pengelolaan informasi dan data masih menggunakan sistem manual. Ini terjadi karena Perum BULOG sebagai agen gula merupakan hal yang baru dilakukan pada akhir tahun 2008. Sistem pencatatan data mitra kerja dan data dari tiap - tiap PTPN masih menggunakan sistem manual. Tidak semua mitra kerja akan diterima oleh Perum BULOG untuk menjadi mitra kerja. Perum BULOG harus terlebih dahulu memeriksa data – data dari mitra kerja. M itra kerja tersebut harus berupa Perusahaan Terbatas ataupun CV yang memiliki badan hukum dan perusahaan tersebut tidak fiktif. Sehingga tidak semua mitra kerja dapat melakukan pemesanan gula ke Perum BULOG. Dengan pendekatan manual ini, terdapat beberapa masalah yang mugkin terjadi antara lain dengan adanya kesulitan pengaksesan data dan pencataan data mitra kerja sehingga data yang sama dapat berulang, kesatuan data sulit tercapai dan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data (human error). Dalam mengatasi masalah pengelolaan sistem informasi dan data pada Perum BULOG penulis mengusulkan untuk menggunakan sistem basis data pemesanan berbasis web. M itra kerja harus terlebih dahulu mendaftar sebagai mitra kerja secara langsung ke Perum BULOG, kemudian Perum BULOG memeriksa keaslian surat dan
3
badan hukum dari mitra kerja tersebut. Setelah mitra kerja mendapat persetujuan menjadi mitra kerja Perum BULOG maka mitra kerja akan data – data dari mitra kerja akan dimasukan ke dalam sistem basis data berbasis web tersebut. Keuntungan sistem basis data antara lain pengelolaan secara transparan data yang terdistribusi dan replicated,
M eningkatkan
ketersediaan
data,
meningkatkan
kehandalan,
dan
meningkatkan performa kerja.
1.2 Ruang lingkup Sistem basis data dirancang untuk mengelola data – data yang masuk ke dalam Perum BULOG menjadi data dan informasi yang di butuhkan oleh Perum BULOG. Sistem ini hanya digunakan untuk kalangan internal di dalam perusahaan dengan PTPN dan tidak diperuntukan kepada konsumen. Batasan – batasan masalah yang akan dihadapi meliputi : 1. Perancangan aplikasi yang dapat mengolah dan menampilkan data menjadi sebuah informasi melalui web. 2. Fitur yang dikembangkan pada aplikasi tersebut antara lain dapat menampilkan data, menambah data, menghapus data dan pembuatan laporan bulanan. 3. Login hanya untuk Divre dan PTPN/PT.RNI
4
1.3 Tujuan dan manfaat 1.3.1
Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah : 1. M enganalisis permasalahan perusahaan yang terjadi dalam Perum BULOG yang belum tersedianya berbasis web. 2. M erancang sistem basisdata yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menghadapi masalah. 3. M erancang aplikasi sistem basisdata untuk memberikan kemudahan dalam pengaksesan data seperti menampilkan, menambah, mengubah, menghapus, dan mencetak data yang diperlukan.
1.3.2
Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan setelah tujuan diatas dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Dengan
adanya
sistem
ini
diharapkan
dapat
mengatasi
masalah
pendistribusian gula kristal putih dalam negeri di Perum BULOG
yang
masih menggunakan sistem manual. 2. Perusahaan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan pada sistem informasi pendistribusian gula kristal putih dalam negeri yang sedang berjalan saat ini melalui penerapan sistem informasi basis data yang diusulkan. 3. Diharapkan dapat meningkatkan kinerja pada suatu perusahaan.
5
1.4 Metodologi Penelitian M etodologi penelitian yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah : 1.4.1 Metode Analisa a. Studi kepustakaan, mempelajari buku – buku, situs web, artikel, skripsi, mengenai basis data yang mendukung penelitian. b. Survei langsung ke perusahaan dengan mewawancarai beberapa pihak terkait untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. c. Document Sampling Penulis mempelajari dokumen – dokumen dan laporan – laporanlaporan untuk kemudian dianalisis menjadi basis data yang diperlukan dalam pengembangan aplikasi yang berhubungan dengan skripsi ini. 1.4.2 Metode Perancangan Sistem M elalui tahap ini dilakukan beberapa metode perancangan yaitu : a. M erancang database (metoda DBLC) b. M erancang aplikasi database (berbasis web) menggunakan metoda waterfall.
1.5 Sistematika Penulisan Penelitian dikelompokan menjadi beberapa bagian. Bagian – bagian tersebut disusun menjadi lima bab, dengan setiap babnya saling berhubungan dengan yang lainnya. Secara garis besar, lima bab tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
6
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan membahas latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini dibahas mengenai teori – teori umum yang digunakan sebagai landasan dalam peracangan sistem basis data dan teori – teori kuhusus tentang sistem basis data yang dibuat penulis. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan membahas latar belakang Perum BULOG, visi dan misi Perum
BULOG,
struktur
organisasi,
prosedur
sistem yang
berjalan,
permasalahan yang sedang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalah yang sedang dihadapi oleh Perum BULOG. BAB 4 PERANCANGAN DAN IM PLM ENTASI Bab ini penulis akan merancang sistem basisdata perusahaan dan rencana implementasinya. BAB 5 KESIM PULAN DAN SARAN Bab ini dibahas mengenai beberapa kesimpulan yang diperoleh berdasarkan pada uraian – uraian dari bab-bab sebelumnya dan beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan lebih lanjut dalam penyusunan skripsi ini.
