BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Rumah sakit sebagai sarana layanan masyarakat, sudah tentu memiliki aktifitas
dan kegiatan yang begitu kompleks, baik kegiatan yang bersifat pertolongan pertama, perawatan, penyembuhan, operasi, maupun layanan konsultasi kesehatan. Perkembangan teknologi yang demikian pesat, telah menuntut sekian banyak institusi pelayanan masyarakat untuk lebih mampu memberikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat. Hal tersebut juga memberikan tuntutan kepada setiap rumah sakit sebagai institusi layanan kesehatan untuk memiliki teknologi informasi yang mampu menangani setiap proses bisnis dan dapat mengelola data mengenai aktivitas usahanya secara cepat dan akurat, sehingga dapat menghasilkan informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan guna pengembangan usaha. Seperti yang dikatakan Garrido et. al (2004) “The quality and safety of health care weighs heavily on the minds of many people, and for good reason. Health care is fragmented, error prone, and driven by inconsistent processes that produce inconsistent outcomes. Clinical information technology (IT) is recognized by champions of health care quality as a means to save lives, improve less than optimal care and reduce cos ts. A growing body of empirical evidence demonstrates the benefits of clinical IT and its potential to transform care delivery, offering greater quality, safety, and efficiency.” Yang dapat disimpulkan bahwa Kualitas dan keamanan pelayanan kesehatan sangat penting. Pelayanan kesehatan umumnya terfragmentasi, rawan kesalahan, serta didorong oleh proses yang tidak konsisten dan berdampak pada
1
2
hasil yang tidak konsisten. Teknologi informasi klinis diakui sebagai cara untuk mengoptimalkan perawatan dan mengurangi biaya. Global integrated hospital information systems market (2004) mengatakan bahwa, “The Hospital Information System (HIS) is formed by many systems that can be broadly divided into - Patient Data Record (PDR) systems, Financial Information System (FIS) and integrated Hospital Information System (iHIS). Eventually, iHIS will absorb PDR, FIS and many other smaller segments resulting in a stronger solution.“ yang dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Rumah Sakit dibentuk oleh beberapa sistem meliputi, Sistem Penyimpanan Data Pasien, Sistem Informasi Keuangan dan Sistem Informasi Rumah Sakit terintegrasi. Rumah sakit yang memiliki sistem informasi yang terintegrasi akan memudahkan dalam melakukan aktivitas secara efektif terutama pada kegiatan pendaftaran pasien yang merupakan proses dasar yang penting dalam aktivitas yang terjadi di rumah sakit. Rumah sakit adalah bagian yang penting di bidang kesehatan dan berperan dalam menunjang kelangsungan hidup masyarakat agar hidup sehat dan sejahtera. Rumah sakit mempunyai beberapa ruang, baik untuk pengobatan, pelayanan, informasi, bagian rekam medis. Dalam upaya meningkatkan kualitas pada kesempatan ini, rumah sakit sebagai pengguna diharapkan mampu menerapkan teknologi informasi yang dapat mendukung aktivitas rekam medis pasien. Aktivitas rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang
3
diberikan dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan untuk menunjang tertib administrasi di dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis. Rekam medis diartikan suatu dokumen yang berisi catatan mengenai identitas pasien, pemeriksaan pengobatan tindakan dari rekam medis lain pada sarana kesehatan yang dicatat secara berkesinambungan, diberikan selama melakukan pengobatan di rumah sakit, baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Rekam medis adalah satu bagian yang ada di suatu rumah sakit, sehingga secara otomatis rekam medis mempunyai peran yang sangat penting demi kelangsungan dan perkembangan rumah sakit. Rumah sakit juga diharapkan memiliki sarana pendukung yakni berupa sistem, komputer beserta software pendukungnya sehingga efisiensi dan efektivitas dapat dicapai. Seperti Erie County Medical Center (2010) yang menyatakan, "At a time when information silos, whether paper or digital, hamper the ability of providers to care for patients, building interoperability among health IT systems is more important than ever. The Hospital and its physicians are ahead of the curve in their focus on interoperability, not only connecting our solution with their own inpatient system, but also helping to create a community platform that will improve the coordination of care and care outcomes for all patients.” yang berarti pentingnya sistem teknologi informasi kesehatan untuk membangun interoperabilitas yang tidak hanya memberikan solusi sistem rawat inap itu sendiri tetapi juga membantu untuk menciptakan sebuah platform komunitas yang akan meningkatkan koordinasi hasil perawatan untuk semua pasien.
4
Saat ini kebanyakan rumah sakit di Jakarta belum dapat menangani proses rekam medis pasien rawat inap secara maksimal dikarenakan jumlah pasien yang terus meningkat dari tahun ke tahun sehingga menuntut pihak rumah sakit untuk meningkatkan sistem informasi yang terkomputerisasi agar dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu, perlu adanya evaluasi pengendalian sistem informasi rekam medis guna meningkatkan efektivitas pelayanan, kepuasan dan kepercayaan pasien serta meminimalkan dampak dari kemungkinan risiko yang akan terjadi. Seperti yang dikatakan Leem et. al (2004) bahwa “In order to achieve com petitive business goals, every enterprise needs to evaluate the current level of inform ation system s perform ance and their utilization. The evaluation m easures the technical capacity and operational capability of enterprise inform ation system s and diagnoses their effectiveness in business goals and efficiency in resources. An integrated evaluation system is developed based on the continuous im provem ent m odel of inform ation system s perform ance. The system has been applied to perform ance m easurem ent of inform ation system s with a huge set of data from Korean industries, and proven reliable and practical ” yang berarti bahwa perlu adanya evaluasi sistem untuk mencapai tujuan organisasi yang kompetitif. Evaluasi sistem dimaksudkan untuk mengukur kinerja sistem informasi dan dasar untuk perbaikan secara berkelanjutan. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Chin chia et. al (2005) bahwa “Control and evaluations measure the extent to which goals are reached as a reference for new system development in the future. Such feedback is critical to enable an enterprise to determine the adequacy of any decisions made and to refine a strategy according to the results of
5
the review, such that the development of an IS can be developed to meet the needs of a company and ensure competitiveness” yang berarti evaluasi digunakan sebagai acuan mengukur sejauh mana tujuan yang dicapai untuk pengembangan sistem baru di masa depan dan sebagai pedoman untuk pengambilan keputusan serta memastikan daya saing. Rumah Sakit Husada adalah sebuah rumah sakit yang terletak di daerah M angga Besar. Rumah sakit ini merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan. Dimana kegiatannya melibatkan dokter, perawat dan pasien. Sistem rawat inap yang berada di Rumah Sakit Husada menangani pasien dengan berbagai macam penyakit, seperti sakit jiwa, persalinan, penyakit umum maupun penyakit kronis lainnya. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi pada sistem rawat inap tersebut harus dapat memberikan kontribusi yang besar dan perubahan yang signifikan terhadap perkembangan sebuah sistem informasi rumah sakit, yang nantinya mampu dirasakan oleh semua pihak yang membutuhkannya. Oleh karena itu, untuk memastikannya kami perlu mengadakan evaluasi dimana ini juga akan menjadi topik skripsi kami yang berjudul “ Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Rekam M edis Rawat Inap pada Rumah Sakit Husada”.
1.2
Ruang Lingkup Karena luasnya sistem informasi yang diterapkan oleh rumah sakit, maka untuk
lebih mengarahkan skripsi ini diperlukan batasan-batasan sebagai ruang lingkup yang meliputi:
6
1. Evaluasi pengendalian dilakukan pada sistem informasi rekam medis yang dimulai dari pendaftaran pasien rawat inap sampai pada pendaftaran pasien rawat lepas. 2. 4 domain CobIT versi 4.1: Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, Monitor and Evaluate. 3. M enghitung maturity level pengendalian pada Rumah Sakit Husada.
1.3
Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah: 1.
M engetahui sistem informasi yang sedang berjalan pada bagian pendaftaran rawat inap, bagian pendaftaran rawat lepas pada Rumah Sakit Husada.
2.
M engevaluasi
pengendalian
sistem informasi rekam
medis
agar
dapat
meningkatkan efektivitas pelayanan rumah sakit. 3.
M emberikan rekomendasi berdasarkan kelemahan – kelemahan yang ditemukan pada sistem informasi rekam medis rawat inap sehingga pihak rumah sakit dapat melakukan perbaikan sistem yang lebih baik dan dapat diandalkan.
4.
M enentukan posisi rumah sakit menurut Maturity Model untuk menggolongkan pengelolaan TI dari level non-existent (0) ke optimized (5) berdasarkan skala penilaian pada CobIT terhadap 4 domain utama, yaitu Plan and Organise, Acquir e and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate.
5.
M eningkatkan kemampuan pengelolaan informasi pada bagian pendaftaran rawat inap, bagian pendaftaran rawat lepas.
7
1.3.2 Manfaat M anfaat penelitan ini antara lain: 1.
M ampu memberikan informasi yang detil dan sistematis sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan.
2.
Bahan rekomendasi untuk melakukan peningkatan pengendalian terhadap sistem informasi rekam medis rawat inap.
3.
Bahan referensi penelitian selanjutnya.
1.4
Metodologi Penelitian Penulis menggunakan metode pengumpulan data untuk melakukan penelitian guna
mendapatkan data yang lengkap dan akurat. M etode pengumpulan data tersebut terdiri dari 2 bagian yaitu: 1. M etode Studi Pustaka Penulis melakukan penelitian ke perpustakaan guna memperoleh data secara tertulis berdasarkan buku-buku, literatur, dan tulisan-tulisan ilmiah yang berhubungan dengan judul penelitian. 2. M etode Studi Lapangan Penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap rumah sakit yang menjadi objek penelitian agar mendapatkan data dan informasi yang akurat. Penelitian ini dilakukan dengan beberapa metode: a. Wawancara
8
M engadakan tanya jawab dengan pihak yang bersangkutan seperti: Bagian TI, Bagian Penerimaan Pasien Baru guna memperoleh gambaran umum tentang rumah sakit dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini. b. Check List M embuat daftar pertanyaan beserta pilihan jawaban yang ditujukan pada pihak rumah sakit, terutama pada pihak-pihak yang berkaitan dengan rekam medis, seperti: Bagian TI. c. Kuesioner M emberikan pernyataan dan tabel jawaban berupa tingkatan seberapa setuju pihak rumah sakit khususnya pada bagian TI dengan pernyataan yang diberikan. Adapun pernyataan yang diberikan sesuai dengan CobIT. d. Observasi M engadakan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan oleh rumah sakit terkait dengan objek penelitian seperti: Bagian Penerimaan Pasien Baru, Bagian Pelaksana Lepas Rawat. e. Review Dokumentasi M elakukan pemeriksaan dan pengevaluasian dokumen-dokumen transaksi rumah sakit yang berkaitan dengan rekam medis yang dijadikan sebagai bahan temuan atau bukti evaluasi berupa form identitas pasien, surat pernyataan, dan bukti pembayaran.
9
f. Review Aplikasi M elakukan pemeriksaan dan pengevaluasian aplikasi rekam medis yang digunakan oleh rumah sakit berupa print screen aplikasi.
1.5
Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pembahasan dan pemahaman skripsi ini, diberikan
gambaran serta keseluruhan mengenai isi dari susunan skripsi ini yang terbagi dalam lima bab, yaitu:
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan yang terdapat dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDAS AN TEORI Bab ini membahas teori-teori yang berkaitan dengan judul skripsi beserta dengan indikator atau kriteria yang digunakan. BAB 3 ANALIS IS S IS TEM DAN PENGENDALIAN YANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum rumah sakit yaitu latar belakang rumah sakit, struktur organisasi, uraian tugas, visi dan misi rumah sakit beserta gambaran umum sistem informasi yang dijadikan objek studi dan sistem aplikasi yang digunakan.
10
BAB 4 EVALUAS I PENGENDALIAN S IS TEM INFORMAS I REKAM MED IS RAWAT INAP PAD A RUMAH S AKIT HUS ADA Bab ini merupakan penguraian mengenai penerapan langkah evaluasi terhadap pengendalian intern sistem informasi pada unit bagian rekam medis rawat inap yang berupa pemahaman struktur pengendalian dan analisa risiko yang diakhiri dengan hasil evaluasi. BAB 5 S IMPULAN DAN S ARAN Bab ini merupakan penutup yang berisikan simpulan berdasarkan hasil penelitian, pengamatan, dan perumusan masalah yang ditetapkan oleh rumah sakit, serta memberikan saran-saran perbaikan yang dapat dijadikan referensi untuk mengembangkan sistem informasi rekam medis bagi rumah sakit, juga membantu penulis untuk mencapai tujuan dari penulisan skripsi ini.
