1 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Di era teknologi informasi yang semakin maju saat ini, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat menjadi sangat penting. Berbagai macam departemen pemerintahan telah melakukan perubahaan cara kerja dengan sistem komputerisasi. Sistem tersebut diimplementasikan terhadap beberapa ataupun seluruh sistem yang sedang berjalan. Salah satu tujuan dari perubahan ini adalah memaksimalkan kinerja. Integritas data akan terjaga, data tersimpan dengan aman, dan kemudahan dalam proses pemindahan data adalah beberapa manfaat dari sistem yang terkomputerisasi. Kehadiran internet memberi kemudahan berlebih dalam proses pemindahan data jarak jauh. Saat ini internet juga telah menjadi bagian yang penting dalam aspek kehidupan. Internet pula yang menjadikan segala informasi menjadi sangat cepat berkembang ke seluruh dunia. Hal tersebut dimanfaatkan secara menyeluruh oleh tiap departemen pemerintahan dalam menjalankan tugasnya. Suatu contoh, apabila suatu departemen pemerintahan telah menggunakan teknologi internet, maka komunikasi data yang terjadi antar tiap direktorat yang terkait menjadi lebih efisien. Dengan adanya suatu situs web yang berinteraksi dengan database (web database) digunakan oleh suatu departemen diharapkan dapat mengurangi masalah dari faktor waktu, biaya dan juga faktor tempat. Web database pada
2 departemen pemerintahan dapat digunakan untuk menyelenggarakan fungsinya, seperti pengumpulan dan pengolahan data, penyusunan rencana dan program, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan rencana, penyusunan laporan, dan lain– lain. Sebagai contoh, penyusunan rencana dan program pendidikan tinggi, penggunaan web database menjadi peranan penting karena rencana dan program yang hendak disusun bedasarkan kebutuhan yang berbeda dari setiap lembaga pendidikan tinggi yang menyebar luas di seluruh Indonesia. Jaringan yang luas, serta rencana dan program yang dicatat dengan manual menjadi faktor kuat untuk memanfaatkan teknologi web database.
1.2
Ruang Lingkup Penelitian ini dilakukan pada sistem pelaporan anggaran dan realisasi anggaran perguruan tinggi di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, dimana Direktorat ini berada dibawah naungan Departemen Pendidikan Nasional. Sistem pelaporan ini melibatkan beberapa subbagian pada Bagian Perencanaan dan Bagian Keuangan. Berikut kepentingan beberapa subbagian terkait terhadap sistem : •
Subbagian Rencana dan Program mempunyai kepentingan untuk melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana dan program di bidang pendidikan tinggi seperti proses persetujuan dan pembuatan formulir laporan realisasi.
•
Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program mempunyai kepentingan untuk mengevaluasi pelaksanaan rencana dan program di bidang pendidikan tinggi, dan juga melakukan penyiapan bahan
3 laporan Direktorat Jenderal. Tahap dalam mengevaluasi antara lain mensikronisasi rencana dan realisasi, dan juga pembuatan laporan berdasarkan kebutuhan. •
Subbagian Anggaran dan Pembiayaan mempunyai kepentingan untuk melihat anggaran yang diajukan kemudian melakukan pencairan dana.
•
Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Anggaran mempunyai kepentingan untuk melihat anggaran dan realisasi anggaran untuk di verifikasi dan dibukukan, serta melakukan perhitungan anggaran kembali.
Dalam penelitian ini hal yang sangat ditekankan adalah pada dua subbagian pada Bagian Perencanaan, yaitu Subbagian Rencana dan Program dan Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Rencana dan Program. Sedangkan pada Subbagian Anggaran dan Pembiayaan, dan Subbagian Evaluasi Pelaksanaan Anggaran keterlibatannya dalam sistem hanya melihat anggaran dan realisasinya. Dengan kata lain, sistem pelaporan yang diteliti ini tidak mencakup Bagian Keuangan karena selain berada pada bagian yang berbeda, tetapi juga tidak memungkinkan untuk mendapatkan data dari Bagian Keuangan tersebut. Kepentingan sistem pelaporan ini diselenggarakan untuk Perguruan Tinggi Negeri dan KOPERTIS (Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta). Sampai saat ini terdaftar 82 Perguruan Tinggi Negeri dan 12 KOPERTIS. Sistem pelaporan ini dilakukan dengan prinsip dan sekumpulan proses yang menitikberatkan pada data yang akan diproses. Oleh karena itu, tampilan pengguna ditekankan untuk menampilkan data secara baik dan jelas. Hal-hal yang akan dilakukan dalam sistem pelaporan ini adalah membuat rancangan
4 database, membuat formulir-formulir dengan properti yang sesuai untuk mengisi anggaran dan membuat laporan, dan membuat grafik kinerja anggaran lembaga pendidikan tinggi.
1.3
Tujuan dan Manfaat Pada subbab ini dijelaskan secara terperinci mengenai tujuan dan manfaat penelitian dilakukan.
1.3.1 Tujuan Tujuan dari penelitian ini antara lain menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan, menganalisis informasi yang dibutuhkan oleh bagian terkait, menganalisis permasalahan yang dihadapi dan membuat usulan pemecahan masalah dengan mengembangkan sistem database yang diaplikasikan dengan struktur program berbasis web.
1.3.2 Manfaat Berdasarkan tujuan diatas, beberapa hal yang ingin dicapai antara lain proses pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan signifikan, subbagian terkait pada Bagian Perencanaan dan Bagian Keuangan dapat mengetahui penggunaan anggaran dari setiap lembaga pendidikan melalui laporan yang akurat dan sesuai grafik perkembangan yang ada, pencarian informasi menjadi lebih mudah, redundansi data dapat ditekan keberadaannya, satuan data yang ditentukan menjadi konsisten, setiap data tersimpan dengan aman dan terjaga integritasnya,
5 meningkatkan
keakurasian
data,
dan
kesalahan
manusia
dalam
pembuatan laporan berkurang.
1.4
Metodologi Penelitian Metode perancangan database berdasarkan pada The Database System Development Lifecycle (DBLC) dengan menggunakan referensi dari buku berjudul “ Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management”, oleh Thomas Connolly dan Carolyn Begg. Metode perancangan database yang digunakan adalah dengan pendekatan top-down dimana pendekatan ini tepat untuk database yang kompleks. Pendekatan ini terdiri dari beberapa tahap, antara lain :
1.5
•
Pengumpulan dan Analisis Data
•
Perancangan Database Konseptual
•
Perancangan Database Logikal
•
Pemilihan DBMS
•
Perancangan Database Fisikal
•
Implementasi
Sistematika Penulisan BAB 1. PENDAHULUAN Pada Bab ini dijelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup yang membatasi penelitian, tujuan dan manfaat dilakukan penelitian, dan metodologi yang digunakan dalam penulisan serta sistematikan penulisan skrispi ini.
6 BAB 2. LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori, yaitu teori-teori umum dan khusus yang mendukung penulisan skripsi ini. Serta teori yang mendukung pembahasan tentang sistem pelaporan berbasis web.
BAB 3. PENGUMPULAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN Pada bab ini berisi sejarah, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, prosedur yang sedang berjalan, matriks kebutuhan informasi, permasalahan yang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalah.
BAB 4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Pada bab ini dijelaskan mengenai perancangan sistem pelaporan, perancangan software, rancangan database, rancangan layar yang akan diterapkan di Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi di dalam Bagian Perencanaan pada umumnya dan Subbagian Rencana dan Program dan Subbagian Evaluasi dan Pemantauan Pelaksanaan Rencana dan Program pada khususnya, juga berisikan rencana implementasi, jadwal implementasi, hasil implementasi dan evaluasi yang dilakukan.
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Pada Bab ini berisi simpulan dari bab-bab sebelumnya dan saran-saran terhadap sistem pelaporan anggaran dan kinerja perguruan tinggi pada Bagian
7 Perencanaan Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
