B2B MANUAL www.Alfamartku.com 1. Fasilitas Layanana B2B Alfamart yang kami sediakan untuk supplier dengan menggunakan kapasitas harddisk di server internet untuk menempatkan dokumen / report supplier meliput: PO, LPB,TTF, Retur Barang,Service Level,Selling In dari supplier bersangkutan sehingga dapat diakses diseluruh dunia oleh pengguna yang ditunjuk oleh supplier tsb.
2. Peraturan Layanan Supplier Peraturan layanan supplier ini dibuat untuk kemudahan dalam mekanisme layanan supplier. Aturan-aturan yang ada harus dilaksanakan oleh pengguna layanan supplier. Peraturan yang ada dapat mengalami revisi apabila dalam pelakasanaanya atau dalam pengembangan sistem terdapat perubahan.
3. Persetujuan ● ● ●
●
● ●
Pihak pengguna setuju terhadap fitur-fitur yang disediakan Dukungan teknis untuk pengguna diberikan selama jam dan hari kerja lewat email,telpon ataupun kunjungan dari pihak pengguna pengelola tidak bertanggung jawab atas kerugian-kerugian pelanggan dan/atau pihak ketiga yang timbul sebagai akibat dari pengguna B2B Alfamart yang disebabkan bukan oleh pengelola Pengguna bertanggung jawab atas kewajiban yang timbul akibat digunakan user id/atau password yang diberikan kepadanya, termasuk bila terjadi penyalahgunaan oleh pihak ketiga.Apabila terjadi penyalah gunaan password oleh pihak ketiga, maka pengelola dapat melakukan pemblokiran atas password tersebut dan pengguna dapat mengajukan password baru. Segala hak cipta isi dan materi dalam situs ini dan produk yang dijelaskan dilindungi oleh perundang-undangan yang berlaku Pihak pengguna harus memiliki account E-mail sendiri sebagai syarat berjalanya sistem ini
4. Privasi dan Hak pengguna Pemilik account mempunyai hak penuh untuk memodifikasi data pribadi accountya masing-masing dengan memperhatikan aturan dan prosedur yang berlaku segala sesuatu yang menyangkut data pribadi pihka pengguna tidak akan dipublikasikan oleh pengelola ke pihak manapun baik organisasi maupun perorangan 5. Kewajiban pengguna Mentaati peraturan dan ketentuan yang berlaku.Hal yang belum ditetapkan diatas akan ditetapkan dilain waktu. Perubahan peraturan/ketetapan akan diberitahukan melalui website
www.alfmartku.com 6. Keamanan terhadap password ● Pihak pengguna bertanggung jawab atas kerahasiaan username dan password yang dipegang ● pihak pengelola tidak bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang terjadi pada
●
username dan password pengguna seperti tertera pada persetujuan diatas apabila pengguna lupa password, silahkan hub pengelola melalui email,telpon,atau datang langsung ke kantor pusat atau cabang pengelola yang ada atau menggunakan fasilitas lupa passowrd yang sudah disediakan oleh B2B Alfamart
7. Tanggung jawab atas data ● Pihak pengelola tidak menyediakan backup untuk semua data pengguna yang disimpan di web server lebih lama dari rentan waktu tertentu ● pihak pengelola mempunya kewenangan untuk memantau dan memonitor isi file dengan dengan alasan yang kuat dan jelas 8. Prosedur Registrasi ● pemohon mengisi formulir registrasi dan menyerahkan formulir yang sudah diisi ke pengelola ● pengelola akan memeriksa isian formulir dan kelengkapan lainya ● admin b2b akan memasukan username yang anda daftarkan ke sistem ● menandatangani kesepakatan kerjasama antara pengelola dengan pengguna ● Aktivasi persetujuan akan diberitahukan kepada pengguna melalui alamat email ● satu user hanya dapat memiliki satu alamat email ● jika dibutuhkan pengelola akan melakukan kontka dengan calon pengguna untuk pendalaman formulir yang diajukan 9. Aktivasi Account ● setelah mendaftar di B2B Afamart dan telah diinput oleh admin b2b pengguna akan menerima email konfirmasi untuk melakukan activasi ● username ,password dan link untuk aktivasi akan kami kirim melalui email masing-masing user yang telah didaftarkan ● klik link untuk activasi atau copy kemudian paste link tsb di addressbar di Browser yang anda gunakan contoh Internet Explorer,Fire Fox,Opera ● setelah anda buka link tsb anda akan dibawa ke website www.alfamartku.com ● dan akan ada tampilan seperti gambar dibawah ini ● masukan password lama yang kami kirimkan ● masukan password baru minimal 6 karakter ● klik tombol activasi ● jika berhasil akan muncul pesan “TERIMA KASIH ACCOUNT ANDA SUDAH BISA DIPERGUNAKAN “
● ●
jika anda menerima email activasi beberapa kali dari sistem kami, gunakanlah email yang terakhir kali masuk. untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini
( Tampilan Form activasi )
●
Jika link activasi yang kami kirimkan telah berusia lebih dari dua minggu ketika anda akan melakukan activasi akan muncul pesan seperti gambar berikut ini
●
kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini
● ●
klik tombol kirim ulang E-Mail Activasi kami akan mengirimkan ulang email activasi kealamat email yang anda gunakan pada saat mendaftar.
10. Login B2B ● Setelah melakukan activasi dan berhasil loginlah menggunakan username dan password yang anda miliki. ● Kemudian tekan tombol login ● kami membedakan huruf kecil dan besar untuk inputan password ● Lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini
( Form login B2B ) ●
Jika anda memasukan username dan password dengan benar tapi tetap tidak bisa masuk dan tidak muncul pesan apa-apa. Tetapi malah kembali lagi ke form login. ikuti langkah2 berikut ini jika browser yang anda gunakan Internet Explorer. 1. Double Klik icon mata yang terletak dibagian bawah kanan browser Internet Explorer yang anda gunakan lihat gambar.
2. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini
3. 4. 5. 6.
pilih list site seperti gambar diatas kemudian klik kanan dilist tsb pilih Always Accept cookies from this site Klik tombol close Login kembali menggunakan username dan password anda
11. Lupa password untuk mengakses B2B Alfamart ● registrasi lupa password dapat langsung dilakukan melalui website b2b ● ketika anda masuk ke website www.alfamartku.com dan memilih menu B2B akan muncul seperti gambar dibawah ini
●
Kemudian pilih menu Lupa password lihat link yang ditunjuk dengan panah merah
●
klik menu tersebut kemudian akan muncul tampilan sepeti gambar dibawah ini
( Form Lupa password )
● ● ● ●
Masukan username atau alamat email yang anda gunakan pada saat mendaftar klik tombol kirim kami akan mengirimkan username dan password anda ke alamat email user yang bersangkutan jika mengalami kesulitan bisa menghubungi ke admin b2b di pusat atau hub MD masing-masing
12. Account untuk mengakses B2B Alfamart Expire ● Untuk keamanan kami mewajibkan setiap user yang tedaftar di B2B alfamart untuk mengubah passwordnya setiap sebulan sekali. ● ketika anda login dan memasukan username serta password dengan benar dan muncul pesan seperti gambar berikut ini
●
Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut
● ● ●
Klik tombol Reactivasi. Sistem akan secara otomatis mengirimkan informasi account anda ke alamt email yang anda gunakan pada saat mendaftar beserta link untuk activasi ulang. Buka email anda. Dan klik atau copy kemudian paste link activasi yang kami berikan lakukan registrasi seperti langkah2 pada saat pertama kali registrasi. Saat pertama registrasi telah di jelaskan diatas.
13. Tampilan Welcome ● Jikan anda berhasil login ke B2B alfamart pertama kali anda akan menjumpai tampilan seperti berikut
● ● ●
● ●
● ● ● ●
kode prinsipal / Supplier,Nama prinsipal / Suplier adalah kode sesuai dengan user yang sedang login. Tanggal adalah tanggal pada saat login Hak Akses Branch adalah Area yang dipegan oleh user yang sedang login. Dan data PO,LPB,TTF,RETUR BARANG,SERVICE LEVEL, SELLING IN DAN VRS adalah sesuai dengan hak akses branch user tsb. Kemudian dibawah welcome ada pengumuman contoh dibawah adalah anda memiliki 2 PO (H-3) dan 1 PO(H-4 Sampai H-14) artinya ada 2 PO yang active atau belum expire dan 1 P.O yang sudah expire.expire disini biasanya PO telah lewat dari tiga hari. Kemudian dibawahnya ada informasi anda memiliki total 1 pengumuman dan 1 belum dibaca. Amplop yang tertutup mendandakan pengumuman tsb belum pernah dibaca,jika sudah dibaca amplopnya akan terbuka. Pengumuman akan hilang jika telah berusia 1 bulan. pengumuman disini bersifat per DC atau Cabang sesuai hak branch masing-masing user
● ● ● ● ● ●
● ●
Kemudian dibawah pengumuman ada kirim E-Mail Kirim email ini gunanya sebagai feed back dari supplier email akan diterima oleh masing2 admin DC atau Branch yang telah dipilih untuk memilih lebih dari satu branch tekan tombol CTRL pada keyboard dan klik pada branch yang diinginkan isis pesan yang diinginkan minimal 10 karakter klik tombol kirim
Kemudian dibawah kirim E-Mail ada Download download disini fungsinya untuk mendownload aplikasi yang digunakan untuk membuka report yang kami gunakan dalam hal ini pdf,serta manual b2b dan file2 lainya yang akan kami tambahkan jika diperlukan
14. Tampilan P.O ( Purchase Order ) List
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
●
●
P.O yang ditampilkan adalah P.O yang berusia 14 hari kebelakang Informasi yang ditampilkan adalah nama DC atau branch,supplier,no.P.O,Tgl pesan,status,download status disini ada 2 expire dan active expire artinya po itu sudah expire biasanya 3 hari Active artinya po itu masih active Untuk melihat P.O yang ada di list tinggal klik NO.PO yang diinginkan Untuk download kami sediakan dalam dua format Pdf dan EDI PDF = Portable Document Format. Dibuka menggunakan aplikasi atau software adobe acrobat reader seperti yang kami sediakan di download pada tab Welcome.
EDI = Electronik data Interchange EDI adalah format yang kami sediakan agar data PO yang telah di download dalam format EDI ini bisa dimasukan otomatis kedalam sistem di perusahaan Bapa/Ibu dengan menggunakan software tertentu. Untuk cara pembacaanya kami akan berikan manual dan sample programnya di download pada tab welcome Untuk mencari no Faktur tertentu kami menyediakan fasilitas pencarian. Masukan no faktur yang diinginkan kemudian klik tombol cari Download P.O sekaligus 1. kami menyediakan tombol jika anda ingin mendownload PO secara bersamaan 2. caranya dengan mengklik atau memilih checkbox po yang ingin di download 3. kemudian pilih format download PDF atau EDI 4. kemudian klik tombol Download P.O yang dipilih 5. lihat gambar diatas.
15. Tampilan LPB ( Laporan Penerimaan Barang ) List
● ● ● ● ● ● ● ●
LPB yang ditampilkan adalah L.P.B yang berusia 14 hari kebelakang Informasi yang ditampilkan DC,supplier,No>Faktur,Tgl pesan Tgl.Tiba Download No.LPB serta keterangan. Keterangan ada dua yaitu Blum TTF dan sudah TTF Tgl pesan adalah tanggal pesan PO sedangkan Tgl Tiba adalah tanggal Barang tersebut tiba Untuk melihat LPB Klik No LPB yang dilihat Untuk LPB yang sudah dibuka amplop akan terbuka sama seperti PO Untuk download langsung lebih dari satu LPB sama seperti mendownload PO format yang disediakan untuk TTF ini sama seperti PO ada dia macam yaitu PDF dan EDI
16. Tampilan TTF ( Tanda Terima Faktur ) ●
format yang disediakan untuk TTF ini sama seperti PO ada dia macam yaitu PDF dan EDI
●
Data TTF yang kami simpan adalah data 3 bulan kebelakang.yaitu bulan sekarang,satu bulan lalu,dan dua bulan lalu. Informasi yang ditampilkan DC/Branch,supplier,Tgl.Tukar Faktur,No Ttf,Tgl jatuh Tempo,Amount,Status,Download Status ada dua macam Blm lunas dan sudah lunas Untuk melihat TTF yang terdapat dilist klik No TTF yang diinginkan Untuk mendownload sekaligus lebih dari satu TTF sama seperti pada PO data yang ditampilkan sesuai dengan hak akses branch user yang sedang login
● ● ● ● ●
17. Tampilan Retur Barang
● ● ● ● ●
data yang ditampilkan sesuai dengan hak akses branch user yang sedang login Retur disini hanya sekedar informasi saja bahwa ada barang2 returan di yang belum diamnbil data retur akan tetap ada sebelum barang tsb diambil atau dimusnahkan format download yang kami sediakan dua macam yaitu Excel dan Pdf untuk mendownload dokumen retur tsb tinggal pilih Format yang disediakan kemudian klik tombol download
18. Service Level ●
Tampilan Service Level
● ● ● ● ●
Untuk service level data yang kami sediakan adalah service level pertahun Service level tahun berjalan detil perbulan dan service level Satu bulan lalu detil per PLU untuk mendownload service level pertahun tinggal pilih rentan tahun kemudian pilih format yg diinginkan yaitu excel dan pdf klik tombol proses contoh service level pertahun
● ●
●
contoh service level tahun berjalan detil perbulan
19. Selling IN ● Tampilan Selling IN
● ● ● ● ● ●
Untuk selling Inl data yang kami sediakan adalah data selling in adalah sama seperti service level hanya saja dalam rupiah selling In pertahun Selling In tahun berjalan detil perbulan dan Selling In Satu bulan lalu detil per PLU untuk mendownload Selling IN pertahun tinggal pilih rentan tahun kemudian pilih format yg
● ●
diinginkan yaitu excel dan pdf klik tombol proses contoh selling IN pertahun
●
contoh selling IN pertahun detil perbulan
20. VRS ( Vendor Report System ) ● Vendor report system adalah informasi kunjungan Truck supplier ke DC/Branch Alfamart ● ditampilkan untuk memantau truck supplier yang masuk ke DC/Branch Alfamart ● Informasi yang ditampilkan ● Tanggal buat, jam masuk,jam cek fisik,faktur PO,palet ● Tanggal buat = Tanggal masuk antrian ● Jam masuk = Jam pertama kali driver melakukan scan antrian ● Jam cek Fisik = Jam pertama kali di cek ● Faktur PO = No Faktur PO yang terdaftar ● PALET = Jumlah palet
( Tampilan VRS )
21. Merubah Password ● Untuk merubah password account anda ● klik menu profile yang terdapat dibagian atas lihat gambar
● ● ● ●
kemudian akan muncul tampilan seperti gambar bawah ini masukan password baru yang diinginkan klik tombol simpan jika tidak ingin merubah password klik tombol kembali
