B P P B J D K I J A K A R TA MENUJU PROCUREMENT CENTER OF EXCELLENCE O L E H B L E S S M I YA N DA K E PA L A B A D A N P E L AYA N A N P E N G A D A A N B A R A N G / J A S A P R O V I N S I D K I J A K A R TA MAKASSAR, 29 SEPTEMBER 2016
POKOK PEMBAHASAN
• Profil pengadaan barang/jasa • Transformasi organisasi pengadaan barang/jasa • Rencana strategis
2
PROFIL PENGADAAN BARANG/JASA DI PROVINSI DKI JAKARTA
TAHUN
JUMLAH PAKET
NILAI HPS (Rp)
NILAI KONTRAK (Rp)
2014
3822
13.474.792.868.663
12.414.311.583.049
2015
2343
5.175.265.643.724
4.548.328.472.616
2016 (sd 21 Sept 2016)
643
6.307.275.831.133
5.868.723.223.238 3
PROFIL PERSONIL BPPBJ No
Jabatan
Tahun 2015
Tahun 2016
Kebutuhan
Kekurangan
1
Struktural
26
26
26
0
2
Pokja
110
105
154
-49
3
JFU Lainnya
33
27
49
-22
169
158
229
-71
Jumlah No
Pendidikan
Jumlah
1
S2
39
2
S1
86
3
D4
2
4
D3
10
5
SMA (sederajat)
19
4
TRANSFORMASI ORGANISASI (1/3) FEB 2014 - PEMBENTUKAN ULPD • Pergub No 26 tahun 2014 tgl 21 Februari 2014 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Daerah (ULPD) • Unit pelaksana teknis BPKD dalam pelayanan proses PBJ pemerintah daerah • Tugas ULPD: melaksanakan pelayanan proses PBJ pemerintah daerah dari SKPD/UKPD • Dipimpin oleh Kepala ULPD, di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BPKD • Pokja ditempatkan di 6 himpunan Pokja sesuai dengan ruang lingkup penugasan (di SKPD/UKPD tertentu), masing-masing dikoordinir oleh Koordinator Himpunan Pokja
5
TRANSFORMASI ORGANISASI (2/3) DES 2014 - PEMBENTUKAN BPPBJ • September 2014: Perda No. 12 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah • Desember 2014: Pergub No. 249 Tahun 2014 tentang Organisasi dan tata Kerja Badan Pelayanan Pengadaan barang/Jasa (BPPBJ) • Bagian dari perangkat daerah sebagai SKPD pelaksana pelayanan PBJ • Tugas BPPBJ: melaksanakan pembinaan, pengendalian, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pelayanan proses PBJ oleh UPPBJ serta pelayanan PBJ tertentu • Dipimpin oleh Kepala BPPBJ, di bawah dan bertangung jawab kepada Gubernur melalui Sekda
• Kepala BPPBJ dibantu oleh: •
Sektretaris Badan dan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan administrasi BPPBJ
•
Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM dan satuan kerjanya dalam pelaksanaan pengembangan dan pembinaan SDM dalam pelayanan proses PBJ
•
Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah dan satuan kerjanya dalam penyelesaian pengaduan terhadap pelayanan BPPBJ
• Membawahi 7 UPPBJ sebagai pelaksana pelayanan PBJ sesuai kewenangan, masing-masing UPPBJ dipimpin oleh Kepala Unit 6
TRANSFORMASI ORGANISASI (3/3) 2016 – REVISI OTK BPPBJ • Draft penyempurnaan Pergub tentang Organisasi dan tata Kerja Badan Pelayanan Pengadaan barang/Jasa (BPPBJ)
• Penyempurnaan Pergub No. 249 tahun 2014 untuk optimalisasi dan efektifitas pelaksanaan tusi BPPBJ serta menyesuaikan dengan perkembangan peraturan perundangan-undangan di bidang PBJ • Penambahan fungsi BPPBJ dalam pengelolaan teknologi informasi penambahan Bidang Pengelolaan dan Sistem Informasi Pengadaan • Mempertegas keberadaan Jabfung, angka kredit, tim penilai angka kredit, SKKNI dan Pokja Tertentu
7
SENGKETA HUKUM Gugatan Tata Usaha Negara terkait Lelang Cepat
Gugatan Perdata terkait Lelang Konsolidasi 8
RINGKASAN PEMBELAJARAN ORGANISASI Issue
Penyebab
Solusi/Rencana Aksi
ULPD
• Kasus hukum yang menjadi headline pemberitaan. Contoh: kasus UPS • Cenderung reaktif. Contoh: work load yang sangat tinggi dampak instruksi percepatan lelang dari Sekda di Mei 2014
• Paradigma “tukang lelang” • Lemahnya perencanaan, baik di SKPD/UKPD dan ULPD/BPPBJ sendiri • Semua lelang diperlakukan sama
BPPBJ (2015)
• Penyerapan anggaran Pemprov DKI Jakarta tahun 2015 yang sangat rendah (19,39%) • Sulitnya memenuhi jumlah staf sesuai dengan analisa beban kerja
• Terhambatnya proses persetujuan anggaran • Stigma profesi di PBJ dianggap tidak memiliki jenjang karir yang jelas serta berisiko tinggi • Pengelolaan stakeholder yang kurang baik
BPPBJ (2016)
• Pemanggilan oleh pihak eksternal atas penerapan strategi pengadaan • Tidak terkelolanya tugas pokok sesuai SOTK • Beban kerja yang tidak seimbang antar fungsi • Batal lelang atau batal kontrak
• Kebutuhan daerah untuk penerapan strategi baru • Keterbatasan sistem informasi untuk mendukung pekerjaan • Seluruh “key player” dalam organisasi cenderung memprioritaskan penanganan paket pengadaan • Kebijakan efisiensi anggaran
Pelaksanaan perencanaan bersamasama dengan SKPD/UKPD sebelum RUP disahkan berbasiskan RKA Pembentukan tim khusus yang akan menangani pengadaan strategis • Formalisasi prosedur untuk pelaksanaan paket strategis Sosialisasi rencana pelaksanaan paket strategis kepada pihak penyedia Market survey/analysis • Penambahan satu bidang di BPPBJ yang bertugas melakukan pengelolaan operasional pengadaan • Pengembangan sistem informasi teknologi untuk mendukung operasional dan pelaporan PBJ • Penyusunan rencana strategis pengembangan BPPBJ • Pengembangan kapabilitas dan kompetensi SDM di BPPBJ/UPPBJ • Penerapan praktik-praktik terbaik dalam modernisasi pengadaan dan Center of Excellence (manajemen stakeholder, manajemen kinerja, manajemen risiko, manajemen pengetahuan) 9
PROCUREMENT CENTER OF EXCELLENCE Kolaborasi tim dalam menggerakan layanan pengadaan yang efisien dan berfokus pada pelanggan
Menciptakan fungsi pengadaan yang bersifat strategis bukan lagi sebatas operasi pengadaan yang hanya bersifat transaksional Mengadopsi dan menyesuaikan praktik2 unggulan untuk meningkatkan efektifitas melalui pendekatan yang sistematis
Kolaborasi
Strategis
Praktek Unggulan
Proaktif
Pergeseran pola pikir menjadi pemberi layanan yang proaktif dalam proses PBJ
Rantai Nilai Pengadaan
Mendorong sinergi/integrasi serta efektifitas setiap proses dalam PBJ untuk memastikan pencapaian kinerja
Perbaikan Berkelanjutan
Terus memperbaiki diri untuk memastikan keselarasan visi & strategi PBJ dengan rencana, tujuan, dan objektif organisasi
10
RENCANA STRATEGIS BPPBJ VISI
Mewujudkan BPPBJ sebagai organisasi pengadaan yang bersih, transparan, akuntabel dan berorientasi pada pelayanan publik
MISI
PROGRAM KERJA
Mengintegrasikan rantai proses PBJ dengan menerapkan strategi pasokan dan manajemen risiko yang efektif
Penyusunan dan implementasi prosedur PBJ yang terintegrasi dan berkelanjutan
Penerapan strategi pengadaan yang efektif dan efisien
Percepatan implementasi Jabfung dan sistem remunerasi
Pengembangan kualitas SDM berbasis kompetensi
Program perbaikan infrastruktur fisik layanan PBJ
Pengelolaan risiko yang efektif
Pemenuhan kebutuhan SDM di BPPBJ/UPPBJ
Mengembangkan profesionalisme personil PBJ melalui pengelolaan SDM yang terintegrasi berbasis kompetensi
Pengembangan sistem kepegawaian
Meningkatkan kinerja layanan PBJ berbasiskan teknologi informasi
Penerapan pengadaan berbasis kinerja
Pengembangan sistem PBJ on line untuk pelaksanaan proses, pelaporan dan monitoring
Membangun kapabilitas organisasi sebagai Procurement Center of Excelence
Peningkatan layanan PBJ guna mendukung perbaikan pelayanan publik
Pengelolaan pelanggan dan stakeholder yang mendukung obyektif PBJ 11
INISIATIF STRATEGIS 2016/2017 UNTUK PELAKSANAAN PAKET STRATEGIS DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Inisiatif Strategis • Percepatan lelang melalui perencanaan dan pelaksanaan lelang paket pengadaan strategis
–
Konsolidasi untuk design & build, kebutuhan obat, permakanan*
–
Kontrak payung (e-katalog lokal)
–
Lelang cepat
–
Lelang itemized
–
Kontrak Supply by Owner
Faktor Kunci Keberhasilan • Komitmen semua unsur di BPPBJ • Keterlibatan pimpinan secara aktif • Riset dan analisa pasar • Kolaborasi dengan SKPD/UKPD untuk menyepakati metode/rencana terbaik
• Sosialisasi/roadshow BPPBJ ke setiap wilayah • Koordinasi yang intensif dengan LKPP dalam konteks kebijakan
– Vendor briefing * Catatan: • Konsolidasi paket pekerjaan hanya dilakukan untuk paket pekerjaan yang tidak terkait dengan usaha kecil atau untuk paket yang nilai satuannyanya diatas Rp.2,5 milyar. • Membangun kemitraan antara usaha kecil dengan usaha menengah - besar, dimana salah satu syarat dalam pengadaan tersebut, bahwa penyedia wajib bermitra dengan usaha kecil. • Konsolidasi paket ditujukan untuk: • Mengurangi Waktu Pelaksanaan Lelang, • Meningkatkan efisiensi biaya produksi atau biaya pelaksanaan pekerjaan, 12 03/10/2016 • Implikasinya adalah menurunkan harga satuan.
REKAP PERCEPATAN LELANG TAHUN ANGGARAN 2017 No
SKPD
1
DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH DAERAH
2
DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH DAERAH
3
DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH DAERAH
4
DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH DAERAH
5
6
7
DINAS PENDIDIKAN DINAS PENDIDIKAN
BLUD RS TARAKAN
Nama Kegiatan Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun di Wilayah Jakarta Timur dan Jakarta Pusat Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun di Wilayah Jakarta Utara dan Jakarta Barat Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun Blok Nagrak, Jakarta Utara Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun Polri Pesing, Jakarta Barat Pengadaan Manajemen Konstruksi Design And Build Rehab Berat Gedung Sekolah Sudin Wilayah Konsolidasi Manajemen Konstruksi Design and Build Rehab Total Gedung Sekolah 3 Wilayah Jasa Manajemen Konstruksi Rumah Sakit Pembangunan Gedung 18 Lantai (Sky Hospital)
Nilai HPS Rp 22.708.000.920,00
Rp 16.005.507.320,00
Rp 11.985.161.760,00
Rp 1.818.851.760,00
Rp 3.588.802.800,00
Rp 13.820.273.500,00
Rp 4.520.340.000,00 13
KEY PERFORMANCE INDICATOR 2016 No.
KPI
Sumber Data
Bulan
Cara Menghitung
1 Meningkatnya jumlah LPSE Provinsi DKI Jumlaj paket selesai lelang Target paket yang selesai lelang Jakarta dibagi jumlah Rencana Pemilihan Penyedia (RPP) final x 100% Pencapaian 2 Efisiensi penyerapan anggaran SKPD/UKPD melalui kegiatan lelang Pengadaan Barang/Jasa
Monev
3 Index Kepuasan Monev Pelanggan (SKPD/UKPD) terhadap proses lelang di BPPBJ
(Nilai HPS dikurang nilai kontrak) Target dibagi nilai HPS x 100% Pencapaian Jumlah skor tingkat kepuasan Target dibagi dengan total skor x 100% Pencapaian
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
8%
16%
25%
33%
42%
50%
58%
67%
0,00%
8,33%
29,29%
31,02%
62,75%
64,65%
74,37%
90,38%
5%
5%
5%
7,50%
7,50%
7,50%
8,00%
8,00%
0,00%
16,25%
9,95%
15,02%
12,51%
12,03%
13,06%
14,74%
70%
70%
70%
75%
75%
65%
65%
65%
-
-
-
-
79,37%
80,03%
81,45%
82,06%
14
KEY PERFORMANCE INDICATOR 2016 Paket Lelang Selesai 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Januari
Februari
Maret
April Target
Mei
Juni
Juli
Pencapaian
Agustus
Efisiensi Penyerapan Anggaran
18% 16% 14% 12%
Index Kepuasan Pelanggan (SKP/UKPD) 90%
10% 8% 6%
80%
4%
70%
2%
60%
0%
50%
1
40%
2
3
4 Target
30%
5
6
7
8
Pencapaian
20% 10% 0% 1 Target 70% 70% 70% 75% 75%
2
3 Pencapaian - - - - 79,37%
15
TERIMA KASIH Blessmiyanda email:
[email protected] - Hp.08129262037
16
PROFIL PENGADAAN BARANG/JASA DI PROPINSI DKI JAKARTA
Tahun
Jumlah Paket
Nilai HPS
Nilai Kontrak
2014 2015 2016 (in progress) 03/10/2016
17
TRANSFORMASI ORGANISASI PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA Feb 2014 • Pergub tentang pembentukan Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Daerah • Unit Pelaksana Teknis BPKD • Melaksanakan pelayanan proses PBJ • Kepala & sekertaris • 6 koordinator himpunan Pokja
03/10/2016
2014 • September 2014: Perda tentang organisasi perangkat daerah • Desember 2014: Pergub tentang OTK BPPBJ • Perangkat daerah di bawah dan bertangung jawab kepada Gubernur melalui Sekda • Melaksanakan pelayanan proses PBJ ++ • Kepala & sekretariat • 2 kepala bidang: • Hukum & Penyelesaian Sanggah • Pengembangan & Pembinaan SDM • 7 UPPBJ
2016 (in progress) • Draft Pergub tentang OTK BPPBJ • Perangkat daerah di bawah dan bertangung jawab kepada Gubernur melalui Sekda • Koordinasi ke Asisten Adm & Keuangan • Melaksanakan pelayanan proses PBJ ++ • Kepala & sekretariat • 3 kepala bidang • Hukum • Pengembangan & Pembinaan SDM • Pengelolaan & Sistem Informasi Pengadaan • 7 UPPBJ 18
Peraturan Gubernur No. 26 Tahun 2014 Tentang Pembentukan ULPD Kepala ULPD Subbagian Tata Usaha
Koordinator
Koordinator
Koordinator
Koordinator
6 Himpunan Pokja Pokja
Sub Kelompok Jabatan Fungsional
Koordinator
Koordinator
Kepala Badan
Sekretaris Badan Subbagian Umum
Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM
Sub Bidang Pembinaan SDM
UPPBJ Balaikota
Subbagian Keuangan
Subbagian Perencanaan, Program & Laporan
Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah
Sub Bidang Pengembangan SDM
UPPBJ Jakarta Pusat
Subbagian Kepegawaian
UPPBJ Jakarta Selatan
Sub Bidang Hukum
UPPBJ Jakarta Utara
Subbag TU Jabatan Fungsional
UPPBJ Jakarta Timur
Sub Bidang Penyelesaian Sanggah
UPPBJ Jakarta Barat
UPPBJ Kep. Seribu
Kepala Badan
Sekretaris Badan Subbagian Umum
Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM
Sub Bidang Pembinaan SDM
UPPBJ Balaikota Subbag TU
Jabatan Fungsional
Subbagian Keuangan
UPPBJ Jakarta Selatan
Sub Bidang Pelayanan Hukum
UPPBJ Jakarta Utara
Sub Bidang Penyelesaian Sanggah Peraturan pengadaan
UPPBJ Jakarta Timur
Subbagian Perencanaan, Program & Laporan
Bidang Pengelolaan dan SI Pengadaan dan Kearsipan
Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah
Sub Bidang Pengembangan SDM
UPPBJ Jakarta Pusat
Subbagian Kepegawaian
Sub Bidang Pengelolaan Pengadaan
UPPBJ Jakarta Barat
Sub Bidang SI Pengadaan dan Kearsipan
UPPBJ Kep. Seribu
Kepala Badan
Sekretaris Badan Subbagian Umum
Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM
Sub Bidang Pembinaan SDM
UPPBJ Balaikota
Subbagian Keuangan
UPPBJ Jakarta Selatan
Sub Bidang Pelayanan Hukum
UPPBJ Jakarta Utara Pokja
UPPBJ Jakarta Timur
Sub Bidang Peraturan Pengadaan
UPPBJ Jakarta Barat
Subbagian Perencanaan & Anggaran
Bidang Pengelolaan dan SI Pengadaan
Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah
Sub Bidang Pengembangan SDM
UPPBJ Jakarta Pusat
Subbagian Kepegawaian
UPPBJ Kep. Seribu
Sub Bidang Pengelolaan Pengadaan
UPPSE *
Sub Bidang SI & Karsipan Pengadaan
UP-KHS **
Subbag TU
Sub Kelompok Jabatan Fungsional
* Unit Pelayanan Pengadaan Secara Elektronik ** Unit Pelayanan Komponen Harga Satuan
DASHBOARD PENGELOLAAN KINERJA PBJ Procurement Performance Monitoring Dashboard - Selected Package
Timeliness
1C | Rata-rata Waktu Proses
2014 2015 2016
Pemilihan Langsung
60 50
40 30 20 10 Lelang Sederhana
Seleksi Umum Lelang Umum Lelang Cepat
SPM
Pemilihan Langsung RUP
Seleksi Umum Lelang Cepat
0 Barang
Konstruksi
Jasa Lainnya
RUP
Actual
80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2014
2015 Target
2014
2016
2015 Target
Actual
5 | Partisipasi Penyedia Barang/Jasa (Jumlah)
2016
10 | Tingkat Motivasi Penyedia 25%
80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2014
2015 Target
20% 15% 10% 5% 0%
2016
2014
Actual
2015 Target
2014
2016
2015
Target
Actual
2016
Actual
KPI BPPBJ - All Package
Status: 11 | Penyelesaian Lelang
8 | Kepuasan Pelanggan Internal
100%
100%
80%
80%
60%
60%
40%
40%
20%
20%
0%
0% Jan-16
Feb-16
Mar-16
Apr-16
Mei-16
Jun-16 Target
Jul-16
Agu-16
Pemantauan kinerja untuk paket-paket strategis
Actual
6 | Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan
6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2
Service Level
Jasa Konsultansi
Actual
4E | Kesesuaian Durasi Pemilihan RUP vs Aktual
4D | Kesesuaian Metode Pengadaan di RUP 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Quality
70
70 60 50 40 30 20 10 0
Lelang Umum
Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual
30 Aug 2016
1E | Perbandingan Durasi - Jenis Pengadaan (RUP vs Actual)
1D | Perbandingan Durasi - Metode Pengadaan (SPM vs RUP vs Aktual)
70 60 50 40 30 20 10 0
Lelang Sederhana
Status:
Sep-16
Okt-16
Nov-16
Des-16
Actual
Mei-16
Jun-16
Jul-16
Agu-16 Target
Sep-16
Okt-16
Nov-16
Des-16
31 Agustus 2016
Pemantauan kinerja untuk indikator kinerja utama BPPBJ
Actual
12 | Efisiensi Anggaran 20%
15%
10%
5%
0%
03/10/2016
Jan-16
Feb-16
Mar-16
Apr-16
Mei-16
Jun-16 Target
Jul-16 Actual
Agu-16
Sep-16
Okt-16
Nov-16
Des-16
23
REALISASI PENGADAAN BARANG/JASA TAHUN 2016
2016 Pagu Lelang 2016 2015 Pagu Lelang 2015
Januari 234.118.422.688,00 Januari -
Mei 7.385.998.788.153,00 Mei 115.821.697.626,00
Juni 8.796.099.091.551,00 Juni 1.279.626.313.035,85
Juli 10.805.095.518.354,00 Juli 1.787.358.113.794,29
s.d. 31 Agustus 11.030.942.278.008,00 31 Agustus 3.537.665.772.983,87
Pengadaan Barang Jasa DKI Jakarta (Dalam Jutaan Rupiah) 12,000,000.00
11,030,942.28 10,805,095.52
10,000,000.00
8,796,099.09
8,000,000.00
7,385,998.79
6,000,000.00 4,000,000.00 2,000,000.00 1
2
2,381,646.60
1,202,822.37
516,898.82
234,118.42
3 Pagu Lelang 2016
4
5
6
7
8
Pagu Lelang 2015
Catatan : Sampai dengan 31 Agustus 2016 BPPBJ telah melelang kegiatan dengan nilai Pagu Rp. 11.03 Triliun
03/10/2016
24
