BABI PENDAHULUAN A. DASAR PENGAWASAN Pengawasan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen untuk menjaga dan mengendalikan agar tugas-tugas yang harus dilaksanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas-tugas pengawasan pada Pengadilan Agama Brebes, berpedoman pada : 1. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor : KMA/ 080/SK/VIII/2006 tanggal 24 Agustus 2006 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Lembaga Peradilan. 2. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor : KMA/ 145/KM/SK/VIII/2007 Tentang Pemberlakuan Buku IV Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Badan-Badan Peradilan. 3. Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Brebes Nomor : W.11-A.2/ 87/Kp.04.6./I/2012, Tanggal 02 Januari 2012 Tentang Penunjukan Hakim Pengawas Bidang pada Pengadilan Agama Brebes Tahun 2012. B. MAKSUD, TUJUAN DAN FUNGSI PENGAWASAN 1. Maksud Pengawasan Pengawasan Internal yang mencakup 2 (dua) jenis pengawasan yaitu Pengawasan Melekat dan Pengawasan Fungsional, dilaksanakan dengan maksud : a. Untuk memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan pada Pengadilan Agama Brebes telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Untuk memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan. c.
Untuk
mencegah
terjadinya
penyimpangan,
mal
administrasi
dan
ketidakefesienan penyelenggaraan peradilan. d. Untuk menilai kinerja aparat peradilan Pengadilan Agama Brebes. 2. Tujuan Pengawasan Pengawasan yang merupakan serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus secara preventif dan represif, baik yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya maupun aparat pengawasan yang khusus ditunjuk untuk melaksanakan tugas pengawasan tersebut, bertujuan : a. Untuk menopang kerangka manajemen peradilan yang baik pada Pengadilan Agama Brebes . b. Untuk menciptakan kondisi yang mendukung kelancaran, kecepatan, dan ketepatan pelaksanaan tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi peradilan. c. Untuk memberikan masukan berupa : data, fakta, pertimbangan dan rekomendasi kepada pimpinan Pengadilan Agama Brebes sebagai bahan untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas-tugas pengadilan. 3. Fungsi Pengawasan Pengawasan yang dilaksanakan pada Pengadilan Agama Brebes, berfungsi untuk : a. Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaikbaiknya. c. Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat dan biaya ringan. B A B II PENGAWASAN INTERNAL PADA PENGADILAN AGAMA BREBES A. PELAKSANAAN PENGAWASAN Pengawasan pada Pengadilan Agama Brebes dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan secara rutin/reguler terhadap seluruh aspek penyelenggaraan peradilan yang meliputi : 1. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kepaniteraan yang mencakup bidang administrasi persidangan dan administrasi perkara. 2. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kesekretariatan yang mencakup bidang administrasi kepegawaian, keuangan, inventaris dan administrasi umum. 3. Pelaksanaan atas penyelenggaraan manajemen peradilan, kinerja lembaga peradilan dan pelayanan publik serta prilaku pejabat dan pegawai Pengadilan Agama Brebes. B. NAMA HAKIM PENGAWAS BIDANG Untuk merealisasikan pelaksanaan tugas-tugas pengawasan tersebut, Wakil Ketua Pengadilan Agama Brebes telah menerbitkan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Brebes Nomor : W.11-A2/401/Kp.04.6/1/2012 Tanggal 02 Januari 2012, tentang Surat Perintah Tugas Hakim Pengawas Bidang Pada Pengadilan Agama Brebes tahun 2012, dengan menunjuk Hakim Pengawas Bidang, sebagai berikut :
1. Drs. H. MUZNI, SH.Msi ; Koordinator Pengawasan 1. MA’ASYI, SH. MH. : Bidang Penerimaan Perkara. 2. Drs.ILHAM SYUHROWARDI, MH : Bidang Administrasi Biaya Perkara. 3. Drs. MOH. YAZID YOSA, SH.MH : Bidang Register Perkara. 4. Drs. ROHUDI, MH. : Bidang Laporan Perkara. 5. Drs. PARSID: Bidang kearsipan 6. Drs.H. ROHMAT, MH : Bidang Tehnis Yustisial. 7. Drs. SUTEJO, SH.MH. : Bidang Administrasi Persidangan 8. Drs. SENO : Bidang Keuangan DIPA 9. Drs. RADI YUSUF, MH. : Bidang Penerapan IT 10.Drs. BAIDLOWI, SH. : Bidang Administrasi Biaya Perkara 11.SABAR PRAYITNO, SH.MH : Bidang Aneka Macam instrumen, Aplikasi 12. Drs. EDY FAIZIN, SH.MH : Aplikasi SIADPA PLUS C. HASIL PENGAWASAN Hakim Pengawas Bidang yang telah ditunjuk berdasarkan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Agama Brebes, telah melakukan pemeriksaan secara reguler dan komperhensif tentang tugas pokok Pengadilan dilingkungan Kepaniteraan dan kesekretariatan, sesuai bidang tugas masing-masing pereode bulan Januari s/d Maret 2012 dengan hasil pemeriksaan sebagai berikut : 1. Bidang Administrasi Kepaniteraan: 1.a Obyek Pengawasan : 1.a.1 Administrasi Perkara, meliputi :
a. Prosedur Penerimaan Perkara b. Register Perkara c. Keuangan Perkara d. Laporan Perkara e. Pemberkasan (arsip) dan Minutasi 1.a.2 Administrasi Persidangan, meliputi : a. Penetapan Majelis Hakim (PMH) b. Penetapan Hari Sidang (PHS) c. Panggilan (dan pemberitahuan) para pihak d. Persidangan e. Berita Acara Persidangan (BAP) f. Minutasi 1.b Hasil Temuan : a. Penetapan Majelis Hakim (PMH) Penetapan Majelis Hakim sudah berjalan / dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku (pola bindalmin). b. Penetapan Hari Sidang (PHS) Penetapan Hari Sidang juga sudah berjalan / dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku (pola bindalmin). c. Panggilan (dan pemberitahuan) para pihak
Panggilan kepada para pihak , masih ditemukan ada beberapa perkara yang ketika disidangkan , relasnya belum ada artinya para pihak belum terpanggil, disamping itu juga masih ada ditemukan penyampaian isi putusan yang belum disampaikan kepada para pihak ( kedaluarsa ) . Hal ini telah diupayakan penyelesaianya melalui kordinasi antara Panitera Pengganti dengan Juru Sita nya tapi hasilnya belum optimal. d. Persidangan Persidangan sudah berjalan / dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku (pola bindalmin). e. Berita Acara Persidangan (BAP) Dalam Berita Acara Persidangan ( BAP ) masih ditemukan penulisan Amar putusan yang berbeda antara BAP dengan Putusan itu sendiri, disamping juga masih ada foto copy alat bukti yang belum di paraf f. Minutasi Secara keseluruhan belum dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku, yakni 14 hari setelah perkara putus. Pada umumnya minutasi baru sebatas penyelesaian oleh Hakim dan Berita Acara Persidangan oleh Panitera Pengganti . Berkas perkara belum terjilid dan belum masuk Bok Arsip. Hal ini terkendala oleh
terbatasnya
personil,
khususnya
pembeuatan sampul dan tenaga penjilidan 2. Bidang Umum: 2.a Obyek Pengawasan : Obyek Pengawasan di bidang umum, meliputi : 2.a.1 Pengelolaan Manajemen
yang
menangani
2.a.2 Mekanisme Kepengawasan 2.a.3 Kepemimpinan 2.a.4 Pengembangan Sumber Daya Manusia 2.a.5 Pengadaan dan Pemeliharaan Inventaris yang Menunjang Pelayanan Publik 2.a.6 Tingkat Ketertiban, Kedisiplinan, Ketaatan, Kebersihan dan Kerapihan 2.a.7 Kecepatan dan Ketepatan Penanganan Perkara 2.a.8 Pelayanan dan Tingkat Pengaduan Masyarakat 2.b Hasil Temuan : 2.b.1 Pengelolaan Manajemen a) Bahwa unsur manajemen kantor yang meliputi perencanaaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan telah berjalan dengan baik. b)
Bahwa
masing-masing
penanggung
jawab
tugas
telah
melaksanakan uraian tugasnya serta mengawasi pelaksanaan program kerja dengan baik. 2.b.2 Mekanisme Kepengawasan a) Bahwa untuk pelaksanaan pengawasan, masing-masing Hakim Pengawasan Bidang telah memperoleh surat tugas dari Ketua Pengadilan Agama Brebes. b) Bahwa Wakil Ketua Pengadilan Agama Brebes selaku Koordinator Pengawas secara rutin telah memerintahkan
Hakim Pengawas untuk melakukan pengawasan dan pembinaan sesuai jadwal yang telah ditentukan c) Bahwa Hakim Pengawas secara rutin telah melaksanakan tugas pengawasan minimal dua kali dalam setahun d) Bahwa setelah berakhirnya pengawasan, Hakim Pengawas membuat laporan tertulis yang disampaikan kepada Ketua Pengadilan Agama Brebes melalui Wakil Ketua, selanjutnya Ketua Pengadilan menindaklanjuti dan mengadakan evaluasi. 2.b.3 Kepemimpinan a) Bahwa Ketua Pengadilan Agama Brebes senantiasa memotivasi semua karyawan/pegawainya agar menjalankan tugas dengan sungguh-sungguh, apalagi telah ada tunjangan remunerasi, disamping itu, Ketua Pengadilan Agama Brebes selalu memberikan bimbingan kepada semua karyawan/pegawainya melalui forum DDTK ( Diklat ditempat kerja) maupun pertemuan –pertemuan lainya, sehingga tergambar adanya kedekatan antara pimpinan dengan bawahan. b) Setiap kali mengikuti rapat antara Ketua Pengadilan Agama se wilayah Pengadilan Tinggi Agama, maka hasilnya selalu disampaikan kepada semua karyawan /pegawainya. 2.b.4 Pengembangan Sumber Daya Manusia a)
Bahwa
untuk
meningkatkan
kemampuan
Hakim/Pejabat
Kepaniteraan/Kesekretariatan dan Pegawai, setiap ada kegiatan (pelatihan) yang diadakan oleh Mahkamah Agung /Pengadilan Tinggi Agama Semarang, maka Pengadilan Agama Brebes selalu
menugaskan
Hakim/Pejabat
Kepaniteraan/Kesekretariatan/Pegawai yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan.
b) Bahwa disamping itu, ada juga Pertemuan/Pembinaan Hakim Sewilayah Eks Karesidenan Pekalongan (Sewilayah Pengadilan Tingkat Banding) dalam bentuk Pembinaan Teknis Yudisial yang berdampak pada peningkatan pengetahuan Hakim dalam Bidang Teknis Yudisial. c) Bahwa untuk peningkatan pelayanan masyarakat, di Pengadilan Agama Brebes secara rutin telah diadakan pembinaan bagi seluruh pegawai, baik pembinaan mental maupun pembinaan teknis oleh Ketua Pengadilan Agama Brebes. 2.b.5 Pengadaan dan Pemeliharaan Inventaris yang Menunjang Pelayanan Publik a) Bahwa pada ruang penerimaan perkara di Pengadilan Agama Brebes telah dilengkapi dengan papan proses penerimaan perkara dan papan perincian biaya perkara. b) Bahwa kondisi Ruangan Penerimaan cukup bersih dan tersedia sarana seperti kursi hadap yang memadai. c) Bahwa sarana penerimaan perkara seperti meja I, II, dan III telah lengkap dan tertata cukup rapi sesuai dengan alur penerimaan perkara sehingga memudahkan pencari keadilan dalam mengajukan perkara. d) Bahwa di ruang tunggu Pengadilan Agama Brebes juga cukup bersih dan nyaman bagi pencari keadilan untuk mengikuti jalannya persidangan , namun belum tersedia sarana TV.( ada tapi rusak ). e) Bahwa di Pengadilan Agama Brebes telah tersedia sarana penyampaian informasi seperti alat pengeras suara dan ruangan sidang juga sudah cukup bersih dan sarananya tertata dengan baik.
2.b.6 Tingkat Ketertiban, Kedisiplinan, Ketaatan, Kebersihan dan Kerapihan a) Tertib Kedisiplinan Bahwa di Pengadilan Agama Brebes telah tersedia sarana untuk peningkatan disiplin Pegawai dimana untuk absensi Pegawai / Hakim masih tetap menggunakan absensi manual, sekalipun sudah ada menggunakan finger print. Disamping itu para Hakim / Pegawai Pengadilan Agama Brebes telah membiasakan diri untuk mematuhi segala bentuk peraturan perundang undangan dan norma kehidupan yang berlaku serta memahami tugas dan tanggung jawabnya sebagai PNS/Hakim. Bahwa seluruh pegawai Pengadilan Agama Brebes sudah memperhatikan jam kerja dengan baik, apalagi dengan telah
adanya
tunjangan
kinerja,
seluruh
pegawai
Pengadilan Agama Brebes sudah memanfaatkan jam kerja semaksimal mungkin. Namun demikian masih ada beberapa pegawai yang menggunakan waktu jam istirahat tidak tepat waktu ( masih molor ). b) Tertib Perkantoran Bahwa Pengadilan Agama Brebes sudah menata ruang kerja dan perlengkapan kerja/kantor berdasarkan prinsip-prinip perkantoran
yang
tertib,
seperti
penataan
ruang
perpustakaan, ruang arsip dan sebagainya akan tetapi ada yang masih perlu disempurnakan, seperti di ruang hakim belum tersedia komputer dan printer yang memadai karena komputer dan printer yang tersedia sering mengalami kerusakan sehingga hal tersebut kurang
mendukung tercapainya proses percepatan penyelesaian perkara. Bahwa di Pengadilan Agama Brebes telah terjalin kebersamaan
/kegotongoyongan
antara
lain
untuk
kesehatan / kebugaran secara rutin pada tiap Jumat pertama dan ke tiga mengadakan senam dan jalan santai bersama, untuk kebersihan dan kenyamanan lingkungan , diadakan kerja bakti secara rutin yang dilaksanakan pada tiap Jumat kedua setiap bulan. Bahwa Pengadilan Agama Brebes telah menampilkan wajah kantor yang menarik dan bersih, yang memberikan kesan tertib dan asri. Bahwa taman di halaman kantor Pengadilan Agama Brebes juga telah tertata dan teratur, halaman parkir juga terlihat rapi, namun penjagaan keamanan perlu ditingkatkan lagi, terutama pada malam hari personil penjaga malam seharusnya di tambah. c) Tertib Rumah Tangga Bahwa Pegawai/Hakim di lingkungan Pengadilan Agama Brebes rumah tangganya terlihat harmonis dan tidak ada yang bermasalah, setiap Pegawai /Hakim telah dapat memisahkan antara tugas kedinasan dan rumah tangga. Bahwa di Pengadilan Agama Brebes setiap bulan diadakan pertemuan Dharma Yukti Karini dalam rangka pembinaan istri-istri Hakim / Pegawai dengan tujuan agar selaku ibu rumah tangga mengetahui dan senantiasa menjaga martabat
dan
nama
baik
Pegawai
menjauhkan diri dari perbuatan negative.
/Hakim
serta
Bahwa Pegawai/Hakim Pengadilan Agama Brebes tidak ada yang menerima tamu di rumah untuk membicarakan masalah kedinasan/pelayanan. d) Budaya Bersih Bahwa selama ini baik Hakim, Panitera, Pegawai maupun Wiyata Bhakti Pengadilan Agama Brebes telah menjaga kebersihan lingkungan kerja dan kerja bakti dua minggu sekali (Hari Jumat) dan telah melakukan kebiasaan bersih, rapi, sopan, dan pantas dalam berbusana, namun demikian masih ada hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu masih ditemukan adanya puntung rokok yang dibuang tidak pada tempatnya, dan di toilet umum supaya diberi tulisan “dilarang membuang pembalut sampah di WC/saluran air” agar para pihak menyadari dengan harapan supaya saluran air tetap lancar tidak tersumbat. e) Budaya Kerja Bahwa Pegawai/Hakim Pengadilan Agama Brebes dalam melaksanakan tugas pekerjaannya sudah meklakukan rencana kerja harian dan sudah menciptakan sistim kerja dengan meningkatkan akhlak/moral serta menanamkan displin tinggi, efektif efisien, cepat, pasti dan sopan. Bahwa sesama Pegawai/Hakim mulai atasan sampai bawahan sudah saling memberi dorongan dan dukungan moral untuk bekerja sama menghasilkan mekanisme kerja yang baik. Bahwa para Pegawai/Hakim sudah membiasakan diri melakukan pekerjaan yang ditopang oleh terciptanya iklim lingkungan kerja yang menyenangkan, perilaku sehat, serasi, selaras dan seimbang.
Bahwa
dalam
rangka
menyempurnakan
dan
menyederhanakan prosedur / sistim pelayanan masyarakat serta menciptakan ilklim pelayanan singkat, cepat ramah dan sopan, Pengadilan Agama Brebes telah menerapkan sistim SIADPA dan juga peningkatan di bidang teknologi informasi (IT) seperti LCD, SMS Informasi dan Pengaduan, Kotak Saran, Quentic (Sistim Antrian Sidang) dan Website. Dalam rangka kerja sama para Pegawai/Hakim Pengadilan Agama Brebes telah dapat saling membantu rekan kerja untuk belajar, mengembang kan dan meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan. Bahwa para Pegawai/Hakim Pengadilan Agama Brebes sudah siap untuk menerima perubahan, tantangan, dan tanggung jawab baru dengan menerapkan perilaku pemecahan masalah dan peningkatan mutu. 2.b.7 Kecepatan dan Ketepatan Penanganan Perkara Dengan pemeriksaan laporan bulanan, keadaan perkara mulai dari pembagian perkara kepada majelis sampai dengan perkara di Pengadilan Agama Brebes, maka ditemukan hal hal sebagai berikut : a) Bahwa Ketua Pengadilan Agama Brebes menetapkan hari sidang (PHS) paling lama satu ,dua hari. b) Dalam perkara ghoib, Majelis Hakim mensidangkan perkara ratarata satu kali putus dan maksimal dua kali sidang sudah putus, setelah pihak lawan dipanggil melalui media masa dua kali (selama empat bulan). c) Dalam perkara yang para pihak hadir dan tidak ada keberatan dari pihak lawan/perkara verstek, rata-rata sidang dua kali sudah putus dengan waktu sekitar satu bulan, kecuali perkara tabayun
yang penyelesaiannya memerlukan waktu lebih dari dua bulan karena memanggil pihak lawan melalui bantuan Pengadilan Agama lain. d) Dalam perkara yang pihak lawan keberatan/ada gugatan rekonpensi, maka penyelesaiannya memerlukan waktu agak lama dan rata-rata tidak sampai enam bulan. e) Dalam perkara yang para pihak/salah satu pihak PNS, maka penyelesaian perkara kadang-kadang ada yang memer lukan waktu lebih dari enam bulan karena menunggu ijin dari atasan. f) Bahwa dengan memperhatikan kolom dimulainya hari sidang dan kolom putusan, maka majelis hakim dalam menyelesaikan perkara telah menerapkan asas cepat, sederhana, dan biaya ringan. g) Bahwa tentang minutasi berkas perkara di Pengadilan Agama Brebes telah diselesaikan rata-rata lebih dari dua minggu setelah pembacaan putusan dengan argumen pengetikan beriata acara yang belum selesai dsb. 2.b.8 Pelayanan dan Tingkat Pengaduan Masyarakat a) Bahwa pelayanan masyarakat di Pengadilan Agama Brebes sudah dilaksanakan dengan tertib, aman dan lancar, apalagi dengan telah tersedianya sarana IT yang memadai seperti LCD, SMS Informasi dan Pengaduan, Kotak Saran, Quentic (Sistim Antrian Sidang) dan Website. b) Bahwa selama beberapa bulan terakhir ini terdapat beberapa pengaduan, diantaranya adalah pengaduan masyarakat pencari keadilan tentang pengambilan Akta Cerai yang sering disampaikan terlambat, PIP yang terlambat, kemudian perkara ghoib, dimana pihak Tergugat/Termohon sering di ghoibkan padahal yang bersangkutan berada di tempat dan selanjutnya
adalah tentang pemanggilan terhadap para pihak kadang Juru Sita Pengganti menyampaikan panggilan (relaas) kadang 1 hari sebelum sidang dan bahkan ada beberapa pelapor yang menerima
panggilan
bersamaan
dengan
hari
sidang.
Pengaduan-pengaduan tersebut telah dijelaskan secukupnya oleh petugas meja informasi sehingga para pelapor/pengadu sedikt memahami terkait masalah tersebut. 3. Bidang Perkara Permohonan : 3.a Obyek Pengawasan : 1. Adalah memeriksa seluruh Buku Jurnal, yang terdiri dari : a. Buku Jurnal perkara Gugatan b. Buku Jurnal perkara Permohonan c. Buku Jurnal Permohonan Banding d. Buku Jurnal Permohonan Kasasi e. Buku Jurnal Permohonan Peninjauan Kembali f. Buku Jurnal Permohonan g. Buku Induk Keuangan Perkara (KI-PA6) h. Buku Keuangan Eksekusi (KI-PA7) i. Buku Penerimaan Uang Hak-hak Kepaniteraan (KI-PA8) 2. Memeriksa Laporan-Laporan, yang terdiri dari : a. Laporan Bulanan b. Laporan empat Bulanan c. Laporan enam Bulanan, serta
3. Pemberkasan dan Minutasi; 3.b Hasil Temuan : Setelah diadakan penelitian atas objek pengawasan dibawah ini : a. Buku Jurnal perkara Gugatan b. Buku Jurnal perkara Permohonan c. Buku Jurnal Permohonan Banding d. Buku Jurnal Permohonan Kasasi e. Buku Jurnal Permohonan Peninjauan Kembali f. Buku Jurnal Permohonan g. Buku Induk Keuangan Perkara (KI-PA6) h. Buku Keuangan Eksekusi (KI-PA7) i. Buku Penerimaan Uang Hak-hak Kepaniteraan (KI-PA8) j. Laporan Bulanan k. Laporan empat Bulanan l. Laporan enam Bulanan m. Pemberkasan dan Minutasi ternyata secara keseluruhan telah dilaksanakan dengan baik, namun terdapat beberapa catatan-catatan sebagai berikut : a) Untuk meningkatkan kinerja secara optimal, tertib, baik dan rapi, pemegang buku-buku jurnal, pemegang buku-buku laporan maupun petugas pemberkasan dan minutasi diharapkan selalu meningkatkan kedisiplinan dan lebih berhati-hati lagi dalam melaksanakan tugasnya
sehingga nyaris tidak ada coretan pengisian dalam buku-buku tersebut. b) Perlu dibentuk sebuah tim khusus atau ditunjuk petugas khusus yang menangani pemberkasan sekaligus mengontrol minutasi perkara, jika ada perkara yang tenyata telah putus tetapi masih belum diminutasi maka akan lebih cepat terkontrol mengapa berkas tersebut belum diminutasi. c) Mengenai kearsipan perkara, bahwa berkas perkara yang sudah putus namun belum masuk ke bok arsip hampir 50 %, hal ini bisa dilihat sebagai sampel perkara putus tahun 2011 sbb; - Januari putus sebanyak 192 perkara, yang belum masuk ke dalam bok sebanyak 92 perkara. - Pebruari putus sebanyak 236 perkara, yang belum masuk ke dalam bok sebanyak 116 perkara - Maret putus sebanyak 340 perkara, yang belum masuk kedalam bok sebanyak 143 perkara. - Jika di jumlah secara keseluruhan sebagai berikut; - Perkara diputus sebanayak 768 perkara. - Berkas yang ada sebanayak 417 perkara. - Berkas yang tidak ada sebanyak 351 perkara - Sedangkan mengenai pelaporan perkara telah berjalan sesuai aturan yang berlaku (sudah baik). - Mengenai Buku Induk Keuangan perkara, bahwa tentang penulisan perpindahan pembukuan keuangan masih ditemukan angkaangka yang ditindis, seharusnya hal tersebut tidak boleh terjadi, artinya bahwa petugas pembukuan dalam mengerjakannya
harus ekstra hati-hati supaya terhindar dari kesalahan-kesalahan tersebut. Dan jika terjadi kesalahan penulisanya , maka dicoret dan diganti kemudian di paraf. 4. Bidang Administrasi Umum: 4.a Obyek Pengawasan : 1. Kepegawaian Meneliti kelengkapan sarana tata usaha kepegawaian yang meliputi : a. Buku Induk Pegawai/Buku Register Pegawai. b. Buku Kendali Kenaikan Pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun. c. File Pegawai. d. Kartu Data Pegawai dan Kartu Tik Pegawai. e. Statistik pegawai. f. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). g. Daftar Urut Kepangkatan (DUK). h. Nmor Induk Pegawai (NIP) dan Kartu Pegawai (Karpeg). i. Pegelolaan kenaikan pangkat. j. Kenaikan gaji Berkala. k. Kesejahteraan Pegawai. l. Pengisian Jabatan. m. Pensiunan Pegawai Negeri Sipil.
2. Keuangan Melaksanakan penelitian terhadap : a. Pembukuan pada Kas Umum. b. Pencocokan antara perencanaan dan pengeluaran dengan DIPA yang telah ada. c. Fisik barang atau fisik hasil kegiatan ,mengenai volume dan kwalitas yang ada pada bukti pengeluaran dikaitkan dengan perencanaan dan anggaran yang tersedia dalam DIPA. d. Pemeriksaan fisik baik barang dalam gudang maupun diluar gudang, terutama hasil pengadaan barang 3. Pengelolaan surat menyurat Melaksanakan penelitian terhadap : a. Pembukuan dan pencatatan surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar b. Pengarsipan surat menyurat c. Penyimpanan suarat surat penting yang bersifat rahasia 4. Iventaris Melaksanakan pemeriksaan terhadap : a. Laporan hasil inventarisasi. b. Buku inventaris. c. Buku barang bersejarah. d. Buku persediaan.
e. Kartu inventaris Barang (KIB) Tanah f. Kartu inventaris Barang (KIB) gedung dan bangunan g. Kartu inventaris Barang (KIB) alat angkutan bermotor h. Laporan Barang Milik Negara (per semester/tahunan) i. Daftar Inventaris Ruangan (DIR). j. Daftar Inventaris Lainnya (DIL). k. Laporan Kondisi Barang (LKB). 5. Perpustakaan Melaksanakan pemeriksaan terhadap : a. Register Induk. b. Register Pengelompokan. c. Register Peminjaman. 4.b Hasil Temuan : 1. Kepegawaian Dalam bidang kepegawaian nyaris tidak ada temuan yang berarti, semuanya sudah baik hanya ada sedikit yang perlu diperhatikan yakni: a. Ada 2 orang pegawai yaitu Dra. Hj. Alfiyah Ma,shum dan H.M. Subhan, SH yang masa kerjanya sudah mencapai 30 tahun dan
10
tahun
belum
diusulkan
untuk
mendapatkan
penghargaan Satya Lencana Karya , hal ini seharusnya segera diusulkan untuk mendapatkan Satya Lencana Karya sebagai
bentuk penghargaan Negara kepada Abdi Negara ( PNS ) tersebut. b. Masing-masing pejabat penilai telah memiliki buku catatan penilaian terhadap bawahannya (yang berisi catatan prestasi, baik yang paling menonjol maupun yang paling negative) yang digunakan sebagai dasar pembuatan DP3 di akhir tahun sebagaimana
PP.10
tahun
1979
jo.
SE.BAKN
No.
02/SE/1980) sehingga hasil pengawasan melekat oleh atasan tidak masuk kedalam buku catatan penilaian PNS. c. Masih terdapat pegawai yang rangkap jabatan baik di kepaniteraaan maupun di Kesekretariatan. Perlu ditambahkan disini bahwa Papan DUK belum dibuat, Buku Induk Pegawai juga belum dibuat/ada. 1. Keuangan Dalam bidang keuangan telah diperoleh hasil pengawasan yang melingkupi berbagai jenis keuangan sebagai berikut; 1.1. Pengelolaan gaji, lembur , honorarium dan berbagai tunjangan lainya sudah direalisasikan dengan baik, artinya sampai dengan bulan Maret 2012 sudah direalisasikan sebesar 18,7 %. 1.2. Penyelenggaraan Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran telah terealisasikan sebesar 18,49 %. 1.3. Pengadaan Minuman / Makanan Penambah Daya Tahan Tubuh /Uang makan PNS, belum direalisasikan, Insya Alloh akan direalisasikan pada triwulan kedua. 1.4. Pengadaan Pakaian Dinas Pegawai, baik untuk Hakim maupun para pegawai sudah direalisasikan, tetapi belum jadi karena masih dalam proses penyelesaian di Tukang Jahit.
1.5. Pengadaan pakaian kerja Sopir ( PDH ), Satpam ( seragam ) dan pesuruh , belum direalisasikan. 1.6. Perawatan/ Pemeliharaan Gedung dan Bangunan Kantor, belum direalisasikan, sedangkan pemeliharaan halaman kantor sudah direalisasikan sebesar 2,9 %. 1.7. Langganan Daya dan Jasa, sampai bulan Maret 2012 telah terealisasikan sebesar 11,2 %, sedangkan jasa Pos dan Giro telah terealisasi sebesar 3,74 %. 1.8. Operasinal Perkantoran dan Pimpinan , yang meliputi keperluan sehari-hari ( ATK ), Honor Sopir (1) orang, Pramubakti 3 (tiga) orang, Satpam 2 (dua) orang, Honor Pengguna Anggaran 1 (satu) orang, Pejabat Pembuat Komitmen 1 (satu ) orang ,Honor Pejabat Penguji Tagihan/SPM 1 (satu) orang dan honor Bendahara Penerimaan 1 (satu) orang, telah direalisasikan sampai hulan Maret 2012 sebesar 19,75 %. 1.9. Rapat-rapat Koordinasi/Kerja/Dinas, sampai bulan Maret tahun 2012 belum direalisasikan dan akan di realisasikan pada tri wulan kedua. 2. Pengelolaan surat menyurat Dalam bidang pengelolaan surat menyurat pada dasarnya sudah berjalan dengan baik, baik surat masuk maupun surat keluar telah tercatat dengan baik, hanya ada yang perlu mendapatkan perhatian yakni Sistem arsip dinamis belum berjalan dengan baik. 3. Inventaris Dalam bidang inventaris sudah berjalan sesuai dengan aturan, hanya saja masih ada Daftar Barang Ruangan ( DBR ) belum diperbaharui /update , sehingga banyak yang tidak sesuai dengan kenyataan barang yang ada diruangan dan juga belum adanya buku khusus
inventaris, namun sudah diganti dengan Sistem aplikasi SIMAK BMN. 4. Perpustakaan Dalam bidang perpustakaan memang perlu ada perhatian khusus, sebab memang belum berjalan dengan baik, misalnya : a. Belum ada buku register induk, sehingga sulit untuk mengetahui berapa jumlah buku b. Belum ada buku register pengelompokan c. Belum ada buku register peminjaman d. Masih banyak buku-buku yang belum menggunakan kartu katalog. 5. Bidang Perkara Gugatan : 5.a Obyek Pengawasan : 1. Prosedur Penerimaan Perkara 2. Pemeriksaan Regester 3. Pemeriksaan Berkas Perkara 5.b Hasil Temuan : 1. Prosedur Penerimaan Perkara a. Tingkat Pertama Prosedur penerimaan perkara Tingkat Pertama pada Pengadilan Agama Brebes telah dilakukan berdasarkan sistem meja, dimana penerimaan perkara dilakukan oleh Panitera
Muda
yang
dilaksanakan
dengan
cara
menunjuk petugas untuk itu yang bertugas menaksir
biaya perkara sesuai dengan radius yang telah ditetapkan oleh Ketua Pengadilan Agama Brebes dengan menuangkan besarnya panjar biaya perkara yang harus dibayar oleh para pencari keadilan, begitu pula terhadap perkara yang diajukan oleh para pencari keadilan secara Prodeo, petugas tetap membuatkan SKUM (Nihil). Adapun pedoman dalam membuat penaksiran biaya perkara, petugas telah berpedoman sesuai dengan ketentuan, yaitu 2 x panggilan untuk Penggugat/Pemohon
dan
Tergugat/Termohon
ditambah
sebesar
Rp30.000,-,
3
biaya
x
panggilan biaya
untuk
Pendaftaran
Administrasi
Proses
Penyelesaian Perkara (AP3) sebesar Rp 50.000,-, Meterai sebesar Rp 6.000,- dan biaya Redaksi (HHK) sebesar Rp 5.000,-. Tentang Petugas Kasir di Pengadilan Agama Brebes telah disediakan
ruangan
tersendiri
(loket)
dan
telah
melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan, yaitu setelah SKUM tentang besarnya panjar biaya perkara yang harus dibayar oleh para pencari keadilan telah dibuat oleh petugas (Meja1), maka kasir memungut panjar biaya perkara dari para pencari keadilan yang besarnya sesuai dengan yang telah tercantum di dalam SKUM, setelah itu Kasir memberikan penomoran pada SKUM dan pada gugatan sesuai dengan nomor urut dalam jurnal. Tentang Pencatatan biaya perkara dari Buku Jurnal ke dalam Buku Induk Keuangan Perkara telah sesuai dengan ketentuan, begitu pula dengan pencatatan biaya Hak-hak Keuangan
Kepaniteraan Perkara
ke
(HHK) dari Buku dalam
Buku
Hak
Induk Hak
Kepaniteraan (HHK) telah dilaksanakan dengan tertib dan sesuai dengan ketentuan. b. Tingkat Banding/Kasasi/Peninjauan Kembali Sebagaimana penerimaan perkara dalam Tingkat Pertama, maka penerimaan
perkara Banding/Kasasi/
Peninjauan
Kembali di Pengadilan Agama Brebes telah dilakukan oleh Panitera
Muda
dengan
menunjuk
petugas
(Meja1),
selanjutnya petugas tersebut membuatkan SKUM yang harus dibayar oleh para pencari keadilan di Kasir, kemudian Kasir membubuhkan tanda tangannya dalam SKUM tersebut dan memberikan penomoran sesuai dengan nomor perkara awal. Adapun penaksiran biaya perkara Tingkat Banding/Kasasi/ Peninjauan Kembali di Pengadilan Agama Brebes telah seuai dengan ketentuan yaitu : a) Biaya Tingkat Banding: 1. Biaya Pemberitahun 5 x pemberitahuan (sesuai radius).
2. Biaya pendaftaran sebesar Rp 50.000,3. Biaya Banding sebesar Rp 150.000,4. Biaya pemberkasan dan pengiriman sebesar Rp 50.000,b) Biaya Tingkat Kasasi: 1. Biaya Pemberitahun 5 x pemberitahuan (sesuai radius).
2. Biaya pencatatan sebesar Rp 50.000,3. Biaya Kasasi sebesar Rp 500.000,-
4. Biaya pemberkasan dan pengiriman sebesar Rp 50.000,c) Biaya Peninjaun Kembali: 1. Biaya Pemberitahun 5 x pemberitahuan; 2. Biaya pencatatan sebesar Rp 200.000,3. Biaya yang dikirim ke Mahkamah Agung sebesar Rp 2.500.000,4. Biaya pemberkasan dan pengiriman sebesar Rp 50.000,Pencatatan biaya perkara dari Buku Jurnal ke dalam Buku Induk Keuangan Perkara dan pencatatan biaya Hak-hak Kepaniteraan dari Buku Induk Keuangan Perkara ke dalam Buku Induk HHK telah dilaksanakan dengan tertib dan sesuai ketentuan. 2. Pemeriksaan Regester a) Register Induk Perkara Gugatan. Tata cara pencatatan dalam buku register induk perkara gugatan di Pengadilan Agama Brebes dilakukan oleh seorang petugas sehingga bentuk tulisan, warna tinta dan kerapian dalam penulisan sudah cukup baik/rapi dan penutupan buku register telah dilakukan setiap bulan oleh petugas sesuai dengan ketentuan. Hanya saja disini masih ada catatan kaki dari Hakim Pengawas Bidang bahwa seharusnya di Kulit depan halaman Register lanjutan harus diberi nama/ditulis Pengadilan Agama Brebes dan tahun regissternya karena di dalam Register Induk Perkara Gugatan lanjutan tersebut mulai dari perkara nomor 0756 dan
seterusnya pada halaman kulitnya belum tertulis nama Pengadilan dan tahun regesternya. Tentang pencatuman nomor urut dalam setiap bulannya dimulai dari nomor 1, nomor perkara telah sesuai dengan tata urutan pada buku jurnal, penulisan identitas para pihak dan petitum telah ditulis secara lengkap, pencatatan tanggal PMH termasuk PP, PHS mulai tanggal sidang pertama, alasan penundaan sampai dengan sidang terakhir (putus). Begitu pula dengan pencatatan setelah perkara itu diputus, mulai dari tanggal putusan, amar putusan, biaya perkara, pemberitahuan putusan dan tanggal minutasi pada umumnya belum dicatatat secara lengkap, hal ini terjadi karena petugas register masih menunggu instrumen yang belum berjalan efektif. Dan disini ada tambahan catatan dari Hakim Pengawas bahwa maish ada
beberapa
perkara
tanggal
penyelesaian
minutasinya tidak bertepatan dengan penyerahan berkas dari PP ke Panmud, sehingga akibatnya berkas tersebut dilaporkan sudah minutasi, tapi dalam kolom register belum terisi tanggal minutasinaya seperti contoh perkara Nomor; 0083/Pdt.G/2012/PA.Slw, 0096,0087,0103 dan perkara 0151. b) Register Permohonan Banding / Kasasi / Peninjauan Kembali. Tatatcara pencatatan register permohonan banding dilaksanakan oleh petugas yang sama (Petugas register induk perkara) sehingga bentuk tulisan, warna tinta dan kerapian dalam penulisan sudah cukup baik/rapi dan telah sesuai dengan ketentuan, mulai dari pencantuman nomor perkara sudah benar (sesuai dengan nomor perkara awal), identitas pemohon
banding, tanggal banding telah sesuai dengan penerimaan panjar biaya banding, amar putusan pengadilan tingkat pertama, tanggal membaca berkas dan pengisian kolom-kolom lainnya telah sesuai dengan ketentuan. Hanya saja disini ada catatan sedikit dari Pengawas bahwa perkara banding yang identitasnya ( Terbanding ) tidak ditulis dengan lengkap.
Yaitu
0437/Pdt.G/2012/PA.Slw,
perkara dan
bahkan
nomor dikolom
register tersebut belum ditulis tanggal pemberitahuan banding. c) Register Surat Kuasa Khusus. Tata cara pencatatan Surat Kuasa Khusus di Pengadilan Agama Brebes, pengisian kolom-kolom dan tata cara penulisannya mulai dari bentuk tulisan, warna tinta dan kerapian dalam penulisan sudah cukup baik/rapi dan telah sesuai dengan ketentuan, dan sesuai keterangan petugas register tersebut selalu ditutup pada setiap akhir tahun yang ditanda tangani oleh Panitera dan diketahui oleh Ketua. Disini hanya tedapat kelailaian sedikit dimana identitas kuasa hanay ditulis namanya saja, seharusnya ditulis secara lengkap . d) Register Penyitaan Barang Tidak Bergerak/Bergerak. Register Penyitaan Barang Bergerak /tidak bergerak dan register eksekusi untuk tahun 2012 belum ada /belum dibuat. B A B III PENUTUP A. KESIMPULAN
Dengan telah diuraikan hasil pengawasan pada Pengadilan Agama Brebes tersebut, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kepaniteraan yang mencakup bidang administrasi persidangan dan administrasi perkara pada Pengadilan Agama Brebes telah berjalan dengan baik, namun perlu ditingkatkan lagi dengan memperhatikan ketelitian dalam penulisan, agar tidak terjadi salah penulisan, baik pada surat gugatan/permohonan, Relaas, Berita Acara Persidangan, putusan maupun Pemberitahuan isi putusan, demikian pula kecermatan dalam penulisan kolom-kolom pada Buku Jurnal maupun Register Perkara. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kesekretariatan yang mencakup bidang administrasi kepegawaian, keuangan, inventaris dan administrasi umum pada Pengadilan Agama Brebes telah berjalan dengan baik, namun dengan terbatasnya tenaga pegawai yang ada, perlu ditingkatkan lagi kinerjanya dengan memperhatikan penambahan sarana prasarana yang dapat menunjang kelancaran dan keberhasilan dalam tugas, seperti tertib arsip dinamis, sarana perpustakaan dan pustakawannya. Pelaksanaan atas penyelenggaraan manajemen peradilan, kinerja lembaga peradilan dan pelayanan publik pada Pengadilan Agama Brebes telah berjalan dengan baik, namun perlu ditingkatkan lagi dengan memperhati kan terpeliharanya kebersihan sarana dan prasarana umum. Sikap dan prilaku pejabat dan pegawai Pengadilan Agama Brebes, menunjukkan adanya prilaku yang berakhlaqul karimah, namun perlu peningkatan lagi, khususnya ada beberapa tenaga honorer yang kadang memberikan informasi kepada para pihak yang tidak sesuai dengan ketentuan sehingga hal ini akan mempengaruhi dan berkaitan dengan kewibawaan aparat peradilan. Namun demikian terdapat beberapa catatan oleh Hakim Pengawas Bidang, hal-hal sebagai berikut : 1. Bidang Administrasi Kepaniteraan :
a. Panggilan maupun pemberitahuan kepada para pihak yang tidak bertemu langsung, yakni melalui kepala desa / kelurahan, tidak dibubuhi cap/ stempel desa / kelurahan. b. Penulisan naskah dalam berkas masih ada yang ditindas dengan pena dan di “tipp ex”. c. Waktu pengembalian sisa panjar kepada para pihak mendahului pemberitahuannya. 2. Bidang Umum : a. Dalam hal kebersihan di sekitar lingkungan kantor, masih ditemukan adanya puntung rokok yang dibuang tidak pada tempatnya. b. Masih perlu meningkatkan kebersihan sarana umum, seperti Toilet, WC dan kamar mandi umum. B. REKOMENDASI Dengan adanya temuan-temuan dalam pengawasan ini, maka perlu mendapatkan perhatian dengan menindaklanjuti segala temuan hasil pengawasan dengan langkah kebijakan yang arif, tepat dan effektif. Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terima kasih
Brebes, 1 Februari 2012 Wakil Pengadilan Agama Brebes Drs. H.MUZNI, SH.MSi
