Az uniós támogatási rendszerek pénzügyi elszámolásának áttekintése az auditor szemszögéből EU7. GJP Könyvvizsgáló Kft

Az uniós támogatási rendszerek pénzügyi elszámolásának áttekintése az auditor szemszögéből EU7

GJP Könyvvizsgáló Kft

1

A pénzügyi elszámolásra vonatkozó előírások, rendelkezések • Az EU Bizottság által kiadott Pénzügyi útmutató ( Financial Guidelines ) • Pályázati útmutatók • Projekt támogatási szerződések a költség elszámolásra és az auditra vonatkozó mellékletekkel együtt (az EU 7. Keretprogram esetében az Annex VI. VII. is ) • A magyar számvitelről szóló 2000. évi C. törvény,költségvetési szervezetek esetében a 249/2000. (XII.24.) Korm.rendelet is, Közbeszerzési törvény, • A vonatkozó könyvvizsgálói standardok (4400 számú standard), • A kedvezményezett belső szabályzatai, így a Számviteli Politika és, ha az nem tartalmazza a közvetlen és közvetett költségek meghatározását és elszámolásának módszerét, úgy az önköltség számítási szabályzat is, valamint a könyvelési számlarend GJP Könyvvizsgáló Kft

2

A projekt megvalósítása érdekében felmerült költségek elszámolhatóságának elvei • A projekt végrehajtása érdekében közvetlen és közvetett költségek számolhatók el, a projekt támogatási szerződésben, illetve azok mellékleteiben részletezett módon. • A költségeknek ténylegesnek, gazdaságosnak és a projekt teljesítése érdekében szükségesnek kell lenniük, továbbá meg kell, hogy feleljenek a támogatás kedvezményezett államára vonatkozó jogszabályoknak, valamint a kedvezményezett belső számviteli, pénzügyi és gazdálkodási szabályainak.


3

További feltételek a költség elszámolására vonatkozóan • A költségek felmerülése és pénzügyi rendezése a projekt időtartama alatt kell, hogy megtörténjen, kivéve azokat a költségeket, amelyek az utolsó időszakra vonatkozó jelentésekkel kapcsolatosak. ( Pl. Záró jelentéssel kapcsolatos konzorciumi megbeszélések részvételi költségei, audit költség ) • A projektre elszámolt költségeknek és az esetleges bevételeknek ( pl. kamat bevétel) a kedvezményezett számviteli nyilvántartásaiban elkülönítetten kell szerepelnie. ( Pl. költséghelyi számviteli nyilvántartás.)


4

A közvetlen és közvetett költségek általánosan és egyes, a EU 7. Keretprogramra vonatkozó speciális elvek • Közvetlen költség mindaz, • ami közvetlenül a projekt érdekében merül fel és megfelel a vonatkozó magyar törvényeknek, a kedvezményezett belső szabályzatainak, továbbá a projekt elfogadott költségvetésében tervezésre került. • A Pénzügyi Útmutatóban nem úgy szerepel, mint el nem számolható költség. • A költség számítás alapjául szolgáló árak nem haladják meg a hasonló minőségre vonatkozó piaci árat


5

Közvetett költségek

•

A közvetett költségek azok, melyek nem kapcsolhatók teljes mértékben az adott munka folyamathoz, de a projekt végrehajtásához szükségesek és ténylegesen felmerültek. A Kedvezményezett belső szabályzatában különíti el a közvetett költségeket és azok elszámolásának módszerét.

Közvetett költség elszámolási módok 7. Keretprogramban : 1. )A közvetett költségek dokumentumokon alapuló, a projektre tételesen elkülönített költségek elszámolása és elkülönített számviteli nyilvántartása. 2.)A kedvezményezett jogi személynél dokumentumokon alapuló tételes költség elszámolás és meghatározott módszer szerinti felosztása a projektre. Belső szabályzatban kell rendelkezni a módszerről, a számviteli rendszernek alkalmasnak kell lennie arra, hogy a projektre felosztandó költségek el nem számolható költséget ne tartalmazzanak . 3.) Más egyéb közvetett költség elszámolási módszer,(például vetítési alap szerinti, átlag alapján, stb.) mely módszerről a könyvvizsgáló a személyi költségek elszámolási módszerével együtt igazolást ad . Az EU Bizottság felé a személyi költségek elszámolási módszerével együtt , az alkalmazást megelőzően annak elfogadását kell kérelmezni .


6

ÁTALÁNY ELSZÁMOLÁSI MÓD A KÖZVETETT KÖLTSÉGEKRE 4.) Átalány elszámolási mód a közvetett költségekre, átalány számítás alapja a közvetlen költség, amit a következőkkel kell csökkenteni: az alvállalkozói díjjal, valamint a harmadik fél által rendelkezésre bocsátott eszközökre fordított azon költségeivel, amit nem a szerződés érdekében használnak. • átalány számítás mértéke: 20%, 60 % , ez utóbbit csak nonprofit költségvetési szervezetek, közép és felsőfokú oktatási intézmények, kutatási intézmények, valamint mikro-kis- és közép vállalkozások alkalmazhatják akkor, ha a számviteli rendszerük nem alkalmas az analitikus nyilvántartásra. Koordinációs, támogatási konstrukció esetében mindenkor 7 % a közvetett költség mértéke. GJP Könyvvizsgáló Kft

7

A leggyakrabban előforduló közvetlen költségek elszámolásának szabályai az EU 7. Keretprogramban • •

Személyi költségek A személyi költségek a 7. Keretprogramban elszámolhatók tételesen, illetve alkalmazható az átlagos személyi költség módszer. Az elszámolás módszerét jóváhagyásra be kell nyújtania az EU Bizottságnak, ehhez könyvvizsgálói igazolást is csatolhat. ( de ez nem kötelező) Az átlagos személyi költségeket akkor lehet használni, ha a Bizottság a módszert jóváhagyta. egyéb, az EU Bizottság részéről előre elfogadott más elszámolási módszer, mely módszer alkalmazására vonatkozó kérelmet jóváhagyásra kell benyújtani az EU Bizottsághoz a közvetett költségek elszámolásának módszerével együtt. Az elszámolási módszerről könyvvizsgálói igazolás szükséges. Az elszámolási módszer igazolást független könyvvizsgáló jogosult kiadni.


8

A kedvezményezett joga • A személyi és közvetett költségek elszámolására vonatkozó egyéb más módszer EU Bizottság elé terjesztésére minden kedvezményezettnek joga van függetlenül a szerződések számától és értékétől. • A módszer érvényessége: Ha a módszert elfogadta az EU azt kell alkalmazni minden további VII. Keretprogram által finanszírozott támogatási szerződésben, ha csak új módszert nem küldenek jóváhagyásra. • Az elszámolási módszer elfogadása/visszautasítás 60 napon belül történik az EU részéről .


9

A személyi költségek tartalma • A kedvezményezettnél munkaviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló határozott, vagy határozatlan idejű olyan munkavállalók személyi költségei, akik a kedvezményezett irányítása alatt állnak és annak eszközeivel dolgoznak a projekt teljesítése érdekében. • A személyi költségek a bérköltségen és a személyi jellegű egyéb költségeken felül tartalmazzák a munkaadókat terhelő járulékokat is ( nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, szociális hozzájárulási adó, szakképzési hozzájárulás, előzőleg: munkaadói járulék és eho is ) • Csak a bizonyíthatóan a projekt érdekében végzett munkaórák költségei számolhatók el. Az elszámolt munkaórákat ésszerű módon dokumentálni kell, ilyen a munkaidő kimutatás ( time-sheet) használata.


10

Munkaidő kimutatás

• A munkaidı kimutatás lehet napi, heti, vagy havi összesítéső, de minden a projektre fordított munkaórát igazolni kell. • A munkaidı kimutatáson szerepelni kell a kedvezményezett nevének, a projekt címének, szerzıdés számának, a magánszemély nevének, az adott idıben a projekten végzett munka rövid leírásának, az igazolt munkaórának és a projekt vezetı mindezeket igazoló aláírásának.

Természetbeni juttatás • Természetbeni juttatás ( pl. ebédjegy ) csak akkor fogdható el, ha megfelel a kedvezményezett általános gyakorlatának • Felesleges, túlzott költségek nem fogadhatók el.


11

Mikro- kis és középvállalkozás nem munkaviszonyban lévő tulajdonosa, ha részt vesz a projekt munkákban a költség tervezésnél kalkulálhat és az elszámolásnál figyelembe veheti az átlagos bérköltségét az EU Bizottság által elfogadott módszer szerint. Részletes leírás az útmutató II.4.4.3 pontjában.

Konzultáns igénybevétele • Konzultáns igénybevételének különös esetei: A konzultáns természetes személy, aki egy vagy több kedvezményezettnek dolgozik az EU 7. Keretprogramban, lehet egyéni vállalkozó, vagy egy harmadik fél által foglalkoztatott személy, vagy maga is részt vehet, mint kedvezményezett a projektben. A konzultáns költségeit lehet személyi költségnek tekinteni, függetlenül attól, hogy „házon belüli”, egyéni vállalkozó, vagy harmadik fél által foglalkoztatott, ha a következő feltételek fennállnak:


12

Konzultáns igénybevételének feltételei • Feltételek: A kedvezményezettnek szerződése a magánszeméllyel van - a projektben szereplő feladatokra, - a magánszemély a kedvezményezett feladatmeghatározása, utasítása szerint és ellenőrzésével, a kedvezményezett munkavégzésének helyén ( kivéve a távmunka esetét) végzi a feladatot - a munka eredménye a kedvezményezettet illeti, - a költségek hasonlóak az azonos kategóriában alkalmazott munkaviszonyban lévők költségeihez, - a projekttel kapcsolatos utazások költségeit a kedvezményezett fizeti GJP Könyvvizsgáló Kft

13

Alvállalkozók • •

•

. . . .

Alvállalkozó csak akkor vehető igénybe, ha az EU által jóváhagyott költségterv, a támogatási szerződés tartalmazza a költségét. A kedvezményezettnek alkalmasnak kell lennie a feladat végrehajtására, csak a projekt meghatározott, nem lényegi részének végrehajtása adható ki alvállalkozónak. Az alvállalkozó kiválasztására a közbeszerzési törvény előírásai érvényesek azon a kedvezményezettek részére, akik annak hatálya alá tartoznak ( pl. költségvetési szervezetek ). Nem közpénzből finanszírozott gazdasági társaságok a belső szabályzatuk alapján adott értékhatár felett legalább 3 árajánlatot kérnek. Érvényesíteni kell a legjobb ár és minőségi arányt, az átláthatóságot, valamint az egyenlő feltételek elvét. Az EU felé a kedvezményezett az alvállalkozó munkájáért úgy felel, mint a saját munkájáért. A konzultáns költségét lehet alvállalkozónak is tekinteni, ha nem a szerződő fél irányítása és ellenőrzése alatt, annak eszközeivel végzi a feladatot . Projektmenedzsmenttel kapcsolatos feladatok ellátása is lehet alvállalkozásban. GJP Könyvvizsgáló Kft

14

Tárgyi eszközök beszerzése • Csak a költségtervben és a projekt szerződésben, illetve annak mellékletében szereplő tárgyi eszközök értékcsökkenése számolható el a kedvezményezett szabályzatainak megfelelően, a projekt érdekében végzett használati idővel arányosan. • A projekt megkezdése előtt vásárolt, de a projekten használt tárgyi eszköz értékcsökkenése is elszámolható a szerződésben meghatározottak szerint . • A tárgyi eszközök üzemeltetésének költségei is elszámolhatók az üzemidővel arányosan, ha azok a kedvezményezett szabályai szerint nem közvetett költségek. • A tárgyi eszköz lízing díj is elszámolható költség, de az összes lizingdíj nem haladhatja meg a tárgyi eszköz beszerzési értékét és csak a projekten történő működési idővel arányosan számolható el.


15

Nem elszámolható költségek

• • • • • • •

Azonosítható közvetett adók, vámok, illetékek, Jövőbeni veszteségekre képzett céltartalékok, Árfolyamveszteségek, Tőkéhez kapcsolódó kifizetések (kamatok, osztalékok) Más EU projektekben elszámolt költségek, Adósság szolgálatok, Gazdaságtalan, túlzott kiadások


16

További dokumentumok a könyvvizsgálathoz • Egyéb költségek, amennyiben és ahogyan azok az elfogadott projekt költségek között szerepelnek, pl. az anyag költségek bizonylati dokumentálásához szükséges az igazolt számla és a pénzügyi rendezést igazoló bank-vagy pénztár bizonylat • Alvállalkozók esetében – ha a szerződés szerint igénybe vehet alvállalkozót a kedvezményezett - a dokumentáció része a közbeszerzési eljárásra, ajánlat kérésre vonatkozó dokumentáció, a szerződés, a teljesítés igazolás, a számla és kifizetési bizonylat. • A szerződésben szereplő tárgyi eszköz beruházás esetén a közbeszerzésre és az ajánlat bekérésre vonatkozó dokumentáció, a beszerzésre vonatkozó szerződés, megrendelés, igazolt számla, átvételi igazolás, üzembe helyezési okmány, tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lap az értékcsökkenési leírás meghatározásával


17

Könyvvizsgálói igazolás a 7. Keretprogramban ( nem az elszámolási módszer igazolása) • Könyvvizsgálói igazolás csak abban az esetben szükséges, ha az elszámolandó összeghez történő EU hozzájárulás eléri a 375.000 eurót. • Kétéves, vagy annál rövidebb futamidejű projektek esetében lehetőség van arra, hogy csak a projekt végén készüljön könyvvizsgálói igazolás. • Abban az esetben, ha a projekt támogatás teljes egészében átalány formában történik nincs szükség könyvvizsgálói igazolásra. . Ha az igazolt módszer az EU bizottság részéről jóváhagyásra került, a könyvvizsgálónak az egyezőséget kell vizsgálnia az igazolt módszerrel és rendszerrel.


18

Többször előforduló elszámolási tévedések • Nem az ECB által közzétett árfolyam alkalmazása az elszámolás során. • A bel-és külföldi számlákon felszámított adó nem, vagy nem teljeskörűen került levonásra az elszámolt költségekből. • Hiányzott bizonylat, munkaidő kimutatás az elszámolásból, • A bizonylatokon nem szerepelt a témavezető aláírása, • Konzorcium vezető kedvezményezett esetében nem került levonásra az előlegként átutalt összeg kamata. • Nem szabályozott a közvetett költségek felosztásának, projektre terhelésének módja. • Az arányosítással elszámolt költségek hiányos dokumentálása. • A hiányos, rossz alvállalkozói szerződés miatt az alvállalkozó nem számolt el a nála lévő összeggel , bizonylatokkal, nem nyújtott be számlát, hanem kompenzált. GJP Könyvvizsgáló Kft

19

Többször előforduló elszámolási tévedések • Kisebb mértékű, (eddig egyéb költségként elszámolt) szolgáltatási számlák csak alvállalkozói költségek közé kerülhetnek elszámolásra közvetlen költségként; ( pl olló élezés) • Egyébként közvetett (általános) költségként elszámolt összegeknek a projektre terhelése (pl. postaköltség, telefon,stb.) • Értékcsökkenés elszámolása • Helyes költségmodell alkalmazása; ezzel kapcsolatban a nem elszámolható költségeknek még a közvetett költségek közül való kivezetése is (ez nem vonatkozik az átalányt használni jogosult intézményekre) • Helytelen produktív óra számítás ( fő irányként elfogadott: 1680 óra/év)


20

Köszönöm a megtisztelő figyelmet


21

Az uniós támogatási rendszerek pénzügyi elszámolásának áttekintése az auditor szemszögéből EU7. GJP Könyvvizsgáló Kft

Recommend Documents