Vállalatirányítási rendszerek sajátosságai az élelmiszeriparban Reicher Regina Egyetemi tanársegéd Szent István Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Marketing Intézet
Hummelné Balogh Eleonóra Vezetõ tanácsadó Ross System Hungary Kft. Az elmúlt évtizedekben a számítástechnika rendkívül gyors elterjedésének lehettünk tanúi. Ez egyrészt a nagy ütemû technikai, mûszaki fejlõdésnek köszönhetõ, másrészt pedig annak a következménye, hogy a felerõsödött, felgyorsult piaci és mûszaki változások miatt az információfeldolgozási igények is gyorsan növekedtek a vállalatoknál. Jól mutatja az információ, mint erõforrás jelentõségét az a tény, hogy a vállalatok árbevételüknek átlagosan 2%-át, piacvezetõ vállalatok esetében akár 10%-át költik információs rendszerükre évenként. A hazai piacon harmincnál több hazai fejlesztésû, illetve külföldi rendszer képviselteti magát, ezek közül kell a vállalat vagy intézmény számára a legmegfelelõbbet kiválasztani. A hazai fejlesztésû rendszerek elõnye, hogy kimondottan a magyar piac számára dolgozták ki õket. Nyilvánvalóan nem áll mögöttük olyan know-how és tapasztalat, mint egy nemzetközi cég mögött, de ezt a hátrányt legyõzi a piacismeretbõl származó elõny. A szoftverkiválasztás során számos szempontot kell figyelembe venni. Ilyen szempont lehet többek között a hardverplatform, az operációs rendszer, az adatbázis kezelõ fajtája, a támogatott nyelvek száma, a bevezetési idõ, a vállalat forgalma, alkalmazottainak száma és természetesen a szoftverben található modulok. Elmondhatjuk néhány rendszer összehasonlítása után, hogy az egyes vállalatirányítási rendszerek funkcionális felépítése hasonló. Általában a következõ modulokat különböztethetjük meg (esetleg rendszerenként más néven): pénzügy, anyaggazdálkodás, értékesítés, gyártás, projekttervezés, karbantartás, minõségbiztosítás, emberi erõforrás kezelés. Egyes üzl eti folya matok szoftveres támogatottsága a haza i gaz dál kodó sze rveze tek körében (szá zal ék)
Értékesítési f olyamat, számlázás Vev õi-szállítói kapcsolatokny ilvántartása és kezelése Kontrolling, számvitel, állóeszköz-gazdálkodás Bérszámfejtés, munkaerõ-gazdálkodás Any aggazdálkodás, beszerzés, készletvezetés Cégvezetés sz ámára szükséges kimutatások Termelésirányítás, minõségbiztosítás Cash management Projekt követése, projektmenedzsment Tervezett karbantartás (gépek, berendezések) Ingatlan menedzs ment Egyéb 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Bázis: a legalább 1 fõ alka lmazottal rendelkezõ vállalatok = 1780
1. Ábra Az ERP legfõbb feladata, hogy integrálja a vállalat különbözõ területein mûködõ információs rendszereket. Egy adatbázisból mûködve csökkentse a különálló rendszerek hátrányait, mint például a szétszórt adatok, különbözõ információk ugyanarról a tranzakcióról, készletadatok eltérése. Nagy elõnye, hogy áttekinthetõbbé teszi a vállalati mûködést, összehasonlíthatóvá teszi az adatokat, könnyen átgondolhatóvá teszi az üzleti folyamatokat. Mindez szükségessé
és indokolttá tette, hogy a mai, a piaci kihívásoknak megfelelni akaró kis-, közép-, és nagyvállalatok is a piacon megjelenõ különbözõ típusú rendszerek közül a számukra legmegfelelõbbet kiválasszák és bevezessék. A számítógépet használó, legalább 1 alkalmazottal rendelkezõ cégek 30%-a a számlázást és a fizetést, 23%-a a vevõi-szállítói kapcsolatokat és csaknem 15%-a a megrendelések, beszerzések kezelését informatikai rendszerrel támogatja. Sajnos a marketing tevékenység támogatottsága nem emelkedett. Egy 1999-es felmérés szerint a legalább 5 fõ foglalkoztatottal mûködõ cégek mindössze 14%-a támogatta valamilyen formában a marketing tevékenységet informatikai rendszerrel. A BellResearch 2002-es felmérésében ez az egyéb kategóriában jelenik meg mindössze 2%-kal. (1. Ábra) 2004 májusától a magyar vállalatoknak az Európai Unió piacán kell megállni a helyüket. Ez sok új lehetõséget jelent, azonban erõsebb versenyhelyzetet is. Új versenytársaink már nagy tapasztalattal rendelkeznek abban, hogy a vállalatvezetést hogyan lehet egyre hatékonyabbá tenni, a vevõk hûségét milyen eszközökkel lehet növelni, a csökkenõ költségek ellenére hogyan lehet jövedelmezõbbé tenni a vállalkozást. Egyik eszközük minderre olyan informatikai háttér teremtése, amely elvégzi a dolgozók eddigi munkájának egy részét, lehetõvé téve, hogy a munkatársak a vevõk és igényeinek pontosabb megismerésével, a termelési, készletezési hatékonyság növelésével, a vállalat valós helyzetének feltérképezésével és a felmerülõ problémák kezelésével foglalkozhassanak. A magyar vállalatok nagy része ma még nem használ ehhez hasonló rendszert. Sok vállalatvezetõ (különösen a kisvállalatok vezetõi) nem tartják indokoltnak egy komplex, átfogó rendszer bevezetését, mert vállalatuk egyszerûbb folyamatai nem igényelnek nagy, robosztus megoldásokat. Ugyanakkor a kisvállalatok esetében is érdemes megfontolni, hogy egy kisebb, standard folyamatokra épülõ rendszer bevezetése elõnyhöz juttatja-e a vállalatot. Jelenleg a különbözõ vállalati típusok integrált rendszerrel való ellátottsága nagy eltérést mutat. (2. Ábra) ERP-rendsze rrel rendekezõ cégek aránya (százalék) Total 1+ Mikrovállalat Kisvállalat Középvállalat Nagyvállalat Total 10+ 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Bázis: üzleti folyamataikat szoft veresen támogató vállalatok, Total 10+=815 (LB=365, MB=318, SB=235), CB=263, Total 1+=816
2. Ábra Az élelmiszeripar ezen a területen is speciális helyzetben van. A ma forgalomban lévõ ERP rendszerek közül kevés vállalja, hogy iparág-specifikus verzióval lép piacra. Inkább az általános megoldásokra épülõ rendszert támogatja ma a kínálat. Üdítõ kivételt képez a ROSS Systems Hungary Kft által forgalmazott ERP-rendszer, amely többek között kifejezetten az élelmiszer-iparág különleges igényeit igyekszik kiszolgálni. Az élelmiszeriparnak több olyan területe is van, amely iparági specifikus megoldást igényel.
A felhasználó elvárása a korábban megszokott, igaz szigetszerû információ feldolgozás adta korlátok mellett a szakma specifikus feladatok informatikai megoldásaiban a folyamat legteljesebb leképzése, azok szakmai és kényelmi funkcióival együtt. Az implementációs oldalon az ERP rendszerek jól kidolgozott standard folyamataiba igyekeztek beilleszteni a szakma specifikus megoldásokat. Nyilvánvaló, ez a különbözõ megközelítés a bevezetések során jelentõs feszültségeket okoz a megvalósításban résztvevõ két oldal között, melyben mind a két résztvevõnek valamilyen kompromisszumot kell kötni a feladatok megvalósításának módjában. Az élelmiszeripar speciális területei, amelyek iparági specifikus megoldásokat igényelnek: 1. 2. 3.
A termelés nyers-és alapanyag szükségletének felvásárlása A termelési technológia sajátosságai A járat- túraszerû termékértékesítés
1. A termelés nyers-és alapanyag szükségletének felvásárlása minden élelmiszeripari ágazatban eltérõ. A beszerzési standard folyamatokkal a folyamat vázát tekintve azonos, de a részfeladatokban jelentõs eltéréseket mutatnak. • A beszállítók, termelõk vállalkozási formájának széles skálája a nagytermelõktõl, a mezõgazdasági vállalkozókon át az õstermelõkig; • A termesztési, tenyésztési szerzõdéses formák sokszínûsége; • A mezõgazdasági termelés idõjárás, és egyéb külsõ tényezõk okozta bizonytalansága; • A mezõgazdasági alapanyag minõségének heterogenitása; • Az átvett mezõgazdasági alapanyag minõségfüggõ áralkalmazása, az utólagos minõség megállapítás miatt, mely többnyire a termelés technológia elsõ fázisában valósítható csak meg; • A termeléshez kiadott szaporítóanyag, termesztéshez, tenyésztéshez szükséges alapanyagok kiadása térítés nélküli elszámolása utólagos elszámolással, vagy késõbb a teljesítésnél történõ pénzügyi rendezéssel; • A magánszemélyek, õstermelõk sajátos adóztatása, például kompenzációs felár, egyes esetekben személyi jövedelemadó elõleg levonása; • A nem számlaképes szállítók helyett számlát helyettesítõ, úgynevezett felvásárlási bizonylatok készítése, majd számlaként történõ kezelése; 2. Az élelmiszeripari termelés területén a beszállított nyers-és alapanyagok felvásárlása során jelentkezõ iparág specifikus jellemzõk tovább gyûrûzése, valamint az élelmiszeripari technológia sajátosságai miatt jelentkeznek egyedi megoldási igények. • A felvásárlás sajátosságaiból adódóan a beszállított nyers- és alapanyagok felvásárlási ára az átvétel idõpontjában még nem állapíthatóak meg, ezért a készletek kezelésében a tényeleges beszerzési ár nem alkalmazható. Ez a termelés költségeinek elszámolása során igényli az árkülönbözetek termelési költségként történõ elszámolását. • A technológia elsõ fázisában a beszállított, heterogén minõségû nyers- és alapanyag szétválasztása után lehet megközelítõleg minõsíteni a nyers-és alapanyagokat, de a legnagyobb problémát a minõsítés eredményének beszállítónkként történõ megállapítása okozza. Ezen a területen még ma is vannak olyan technikai, jelölési feltételek, melyeket sem a beszállítók, sem az élelmiszeripari feldolgozók nem tudnak biztosítani, ezért a minõsítés területén napjainkban is keletkeznek, olykor nehezen feloldható ellentétek a két oldal között. • Az élelmiszeripari technológia eltér a klasszikus ipari technológiáktól, hiszen a feldolgozás különbözõ fázisaiban más - más a technológiai eljárás. Az elsõ szakasz általában a beérkezõ, többnyire heterogén minõségû nyers-és alapanyag minõség szerinti
•
•
•
szétválasztása különbözõ célra és különbözõ értékben hasznosítható részeire. A szétválasztás során keletkeznek fõ-, melléktermékek, hasznosítható, illetve nem hasznosítható hulladékok. Iker, és melléktermékek keletkezése esetén a termelési költségek elszámolásánál szintén iparág specifikus megoldási igények jelentkeznek, melyekre nem minden ERP rendszernek van megoldási alternatívája. A mérési pontok hiánya, vagy nem elégséges volta miatt gyakran elõfordul, hogy lényeges technológiai szakaszok a rendszerben nem választhatók szét, vagy csak visszaszámolással állapíthatók meg. Ezt a megoldást azonban semmiképpen nem tekinthetjük korszerû megoldásnak. A bontó technológiát az élelmiszeriparban is az összerakó technológia követi, melyet általában az ERP rendszerek megfelelõen támogatnak, míg a bontó technológiát csak néhány ERP rendszer képes kezelni. Itt kell megjegyeznem, hogy cégünk, a Ross Systems Hungary Kft által forgalmazott iRenaissance termelési moduljának, mind a bontó, mind az összerakó technológia lekövetéséhez megfelelõ eszközei vannak. Rendelkezik olyan eszközzel, amely képes a bemenõ erõforrások értékének pl.:aránytartó árak, beltartalmi értékek szerint történõ megosztását, több fõterméknek egy termelési folyamatból történõ elõállítása esetén. Az élelmiszeripari termelés területén fontos feladat a nyomon követés, a félkész-és késztermékek minõség-megõrzési idõ szerinti nyilvántartása, és tárolása. Ez utóbbi megfelelõ tárolókapacitás, tároló-jelölõeszközök hiánya esetén, bármilyen korszerû ERP rendszer alkalmazása mellett is csak nehezen, illetve sok pontatlansággal valósítható meg.
3. A túra, járatszerû értékesítés nem csak élelmiszeripar specifikus feladat. Azonban vannak olyan sajátosságok, amelyek más iparágakra nem jellemzõek. Ezek a sajátosságok teszik iparág specifikussá az értékesítést. Tekintsük át ezeket a sajátosságokat: • Az értékesítési szerzõdések keret jellegûek, általában szállítási feltételeket, árak alkalmazási szabályait, egyéb fizetési kondíciókat tartalmaznak, a legritkább esetben találkozhatunk konkrét mennyiségi megállapodással azoknál a vevõknél, akik az élelmiszeripari termékeket nem további feldolgozás céljából vásárolják. Emiatt nagy jelentõsége van a napi vevõi rendelésnek. Sajátos például a tejiparban meghonosodott, a sok vevõi szállítási pont rendeléskezelésének könnyítésére szolgáló állandó rendelések kezelése. (Itt még nagyon sok egyéb szempont, információ kezelésének igénye is jelentkezik, mint például a nyitvatartási idõ, a korai terítés miatt a termékeknek sajátos átadási formája, stb.). • A termékek egy része egalizált, még ma is jelentõs részénél mérni kell a vevõre történõ termékértékesítés elõkészítéséhez. • A számlázás gyakorisága a sok vevõpont, és gyakran az alacsony értékû árukiszállítás miatt igen változatos. Ez magában foglalja a szállítólevelenkénti, (megrendelésenkénti) számlázástól a dekád, vagy havi számla készítésének igényét egyaránt. Az ERP rendszerek elsõ számú elõnye, hogy olyan a különbözõ gazdálkodási folyamatok egységbe foglalt, standard megoldásait kínálják, melyeket nem kell minden egyes bevezetés során újra gondolni, (kivéve a lokalizációs igényt verziónként, vagy a jogszabályok változásakor) és minden felhasználónál testre szabni. Ezekben a rendszerekben esetenként akár több száz emberév fejlesztési munkája is benne lehet munkaórában. Nem érdemes tehát ezt a tapasztalat mennyiséget figyelmen kívül hagyni. Az is nyilvánvaló, hogy az általános ERP rendszerek nem fedik le például az élelmiszeripar specifikus területeit, elsõsorban például a felvásárlást, míg a termelés és az értékesítés területén ERP rendszerenként eltérõek a megoldások. Eltérõek abban, hogy mely megoldások állnak közelebb az élelmiszeripar sajátos feladatainak megvalósításához.
Az elõbb felsorolt élelmiszeripar specifikus feladatok lefedését meg lehet valósítani a céloknak legmegfelelõbb ERP rendszer esetleges külön moduljának kifejlesztésével, melyet alkalmassá kell tenni az alaprendszerrel való kommunikálásra. A fejlesztésnek olyan minõségûnek kell lenni, hogy az a standard ERP rendszer szerves részét képezze. Amikor egy vállalat tehát integrált rendszer bevezetése mellett dönt, súlyos kérdések megválaszolása elé kerül. Számtalan problémára kell megoldást találnia egy arra alkalmas teamnek ahhoz, hogy végül egy sikeres projekt végeztével jól mûködõ, lehetõleg minél több igényt kielégítõ rendszer legyen a cég munkájának segítségére. A legmegfelelõbb szoftver kiválasztásának egyik alapvetõ feltétele, hogy a vállalat minden folyamatát és specialitását lássuk. Tisztában kell lenni azzal, melyek azok a mozzanatok, amelyek elhagyhatóak, kiválthatóak és melyek azok, amelyek elengedhetetlenül szükségesek a hatékony munkához. Az élelmiszeriparban meglévõ sajátosságok többnyire olyan sok egyéni fejlesztést igényelnek, hogy biztosan állíthatjuk, a speciális, területre fejlesztett szoftverek hatékonyabban képesek kezelni az ebben az iparágban megjelenõ problémákat.
Features of ERP Systems in the Food Industry Regina REICHER Assistant lecturer Szent István University, Faculty of Economics and Social Sciences, Institute of Marketing
Eleonóra HUMMELNÉ BALOGH Senior advisor Ross System Hungary Kft. The importance of information as a resource is well demonstrated by the fact that companies spend in an average 2 per cent of their revenues on their information systems (this can amount up to 10 per cent in the case of market leaders). In the domestic market there are more than 30 Hungarian and foreign systems available. The food industry has many areas requiring industry specific solutions from an ERP perspective. One such area is the purchase, quality control, pricing and processing of raw materials. Sales is another such area, as the delivery to a large number of customer addresses, delivery according to expiration dates requires different solutions compared to those offered by standard ERP systems. Furthermore, there are special needs in the field of production, where the first stage of the technology is the separation of the incoming raw materials into useful side products and scrap material. The aim of our research was to map the special needs and solutions from an ERP perspective in the food industry. Keywords: ERP, food industry, specific solutions
Irodalomjegyzék szakkönyvek (1) Chikán • Wimmer: Üzleti fogalomtár (Alianea 2004) (2) David Jobber: Európai marketing (KJK-KERSZÖV. Jogi és üzleti kiadó Kft., 2002) (3) Ed Little • Ebi Marandi: Kapcsolati Marketing (Akadémiai kiadó, Budapest 2005) (4) Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a XXI. Században (ComputerBooks, 2004) (5) Philip Kotler: Marketing menedzsment (Mûszaki könyvkiadó, 1999) (6) Szilasi B. Komáromi N.: Integrált vállalatirányítási rendszerek funkcionális összehasonlítása. Agrárinformatika '99. Debreceni Agrártudományi Egyetem konferenciája. Debrecen. 1999. augusztus 26. p. 238-242. folyóiratok (7) FigyelõNet 2005. február 22. www.fn.hu/index.php?id=269cikk.php?action=nyomtat&id=1&cid=94228&layout=no&id=1 (8) IT-Business V évf. 24-25. szám 2007 június 26. p. 29-38. (9) IT-Business V évf. 26-27. szám 2007 július 10. p. 10.
