Az új szabványra történő áttérés feladatai – tanúsítói oldalról
Bujtás Gyula
Budaörs, 2015.
BEMUTATKOZÁS – EMT Zrt./ NQA Hungary Alapítva: 2002 november 28.
2008.09.19.-től - Zrt. Cím: 2040 Budaörs, Muskátli u.3.
4 magánszemély részvényes Alaptőke: 26M Ft
Több mint 50 fő minősített auditor Több mint 1870 kiadott tanúsítvány 2.
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Mi is az a Folyamat – ISO/FDIS 9001:2015 Folyamat - egymással kapcsolatban vagy kölcsönhatásban álló tevékenységek olyan sorozata, amely bemeneteket kimenetekké alakít át • Egy folyamat bemenetei általában más folyamatok kimenetei • Néhány folyamatban néhány bemenet kimenetté válik bármilyen átalakulás nélkül • Egy szervezetben a folyamatokat általában szabályozott feltételek mellett tervezik és hajtják végre, hogy értéket hozzanak létre. • Minden folyamatot, amelynek esetében a létrejött kimenet megfelelőségét nem lehet könnyen vagy gazdaságosan érvényesíteni, gyakran „különleges folyamatnak” nevezik •
Összefoglalva:
• • • 5.
Egy folyamat az egy tevékenység Vannak bemenetei és kimenetei Ez egy átalakulás Előadás helye, 2014. július 29- június 30.
Mi nem egy folyamat ?
Egy folyamat az nem: • egy részleg vagy működési terület (folyamatok több részleget is magukba foglalhatnak) • a szabvány egyik szakasza • egy bement vagy kimenet
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Mi a folyamatszemléletű megközelítés? - ISO/FDIS 9001:2015 MIR és folyamatai - ISO 9001:2015 4.4. szakasza tartalmazza azokat a konkrét követelményeket, amelyek lényegesek a folyamatszemléletű megközelítés alkalmazásához. •
Az ISO 9001:2015 elősegíti a folyamatszemléletű megközelítés elfogadását egy minőségirányítási rendszer eredményességének kidolgozásakor, bevezetésekor és fejlesztésekor, a vevői elégedettség növelése érdekében a vevői követelmények teljesítésével.
•
A folyamatszemléletű megközelítés a folyamatok és kölcsönhatásuk meghatározását és irányítását alkalmazza, hogy a szervezet minőségpolitikájával és stratégiai irányával összhangban levő tervezett eredményeket érjen el.
•
A folyamatok és a rendszer egészének irányítása megvalósítható egy általánosan a „kockázatalapú gondolkodásmódra” összpontosító „TervezésMegvalósítás-Ellenőrzés-Intézkedés" („Plan-Do-Check-Act", PDCA) módszer alkalmazásával, amelynek célja a nemkívánatos eredmények megelőzése.
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Mi a folyamatszemléletű megközelítés? - ISO/FDIS 9001:2015 A folyamatszemléletű megközelítés Ha egy minőségirányítási rendszerben alkalmazzák, a folyamatszemléletű megközelítés biztosítja: a) a követelmények megértését és azok következetes teljesítését; b) a folyamatok átgondolását a hozzáadott érték szempontjából; c) az eredményes folyamat működésének elérését; d) a folyamatok fejlesztését az adatok és információk értékelése alapján e) kockázat figyelembevételét.
KOCKÁZAT Követelmény
Bemenet
KOCKÁZAT
Működés
KOCKÁZAT Kimenet
Termékek & Szolgáltatások
KOCKÁZAT ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Eljárás alapú auditálás vs. folyamat szemléletű auditálás
Mi a fő különbség? Eljárás alapú auditálás: Ellenőrzi, hogy megfelel-e az eljárásoknak Folyamat alapú auditálás: A szervezet meghatározott folyamatainak TELJESÍTMÉNYÉRE összpontosít
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Megfelelés / eljárás alapú audit – a múlt Eljárás alapú audit
• • • • • •
Megerősíti, hogy a meghatározott feladatokat végzik Megerősíti, hogy ki teljesíti a feladatot Azonosítja a kapcsolódó eljárásokat Megállapítja, hogy az eljárásokat követik-e Ellenőrzi a megfelelő munkakörülményeket Ellenőrzi, hogy a jogosult személyzet megfelelő döntéseket hoz • Ellenőrzi az eljárások feljegyzéseinek karbantartását • Ellenőrzi a vonatkozó szabvány(ok)nak való megfelelőséget ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Folyamat szemléletű audit – a jövő!!! Folyamat alapú audit • Azonosítja a szükséges célokat • Igazolja az alkalmazott kockázati tényezőket • Ellenőrzi, hogy a folyamat elérte a célokat • Ellenőrzi a felkészültséget és a teljesítőképességet a szállítási folyamat kimeneteinek érdekében • Ellenőrzi a felkészültség és a teljesítőképesség értékelésének hatékonyságát • Ellenőrzi, hogy milyen eredményeket érhetnek el • Meghatározza, hogy melyik kimeneteket fogja mérni • Ellenőrzi az eredmények mérési módszerét • Ellenőrzi, a teljesítmény, az eredményesség és a hatékonyság felülvizsgálatát • Ellenőrzi, hogyan követik a teljesítmény, az eredményesség és a hatékonyság fejlesztését ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Folyamat szemléletű audit előnyei Mik a folyamat alapú audit előnyei? • TELJESÍTMÉNY orientált • Bizonyítja, hogy elsőbbséget élvez: a szervezet folyamatainak azonosítása, azok sorrendje és kölcsönhatásai, valamint a meghatározott célokkal/ mérésekkel szembeni TELJESÍTMÉNY • Először azokra a folyamatokra összpontosít, melyek közvetlenül befolyásolják a vevőt
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Folyamat szemléletű audit előnyei Biztosítja a folyamatos ellenőrzés, verifikálását • Azonosítja a szervezet célok/ előirányzatok kitűzésének folyamatában a gyengeségeket
• Azonosítja, hogy vannak-e tervek érvényben az előirányzatok elérésének biztosításához • Azonosítja azon helyesbítő tevékenységek terveit, ahol a célok nem teljesültek
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Folyamat szemléletű audit előnyei
• Hangsúlyozza annak fontosságát, hogy: • megvizsgálják a folyamatokat a hozzáadott értékek szempontjából • elérje a folyamat teljesítményének és eredményességének eredményeit • a folyamatok folyamatos fejlesztése a célok mérésén alapul
• Először azokra a folyamatokra összpontosít, melyek közvetlenül befolyásolják a vevőt
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Eljárás alapú audit Egy megfelelési / eljárás alapú audit megerősíti, hogy a rendszer megfelel a szabványnak és a cég eljárásainak. Nem mindig vesz számításba minden KÉRDÉST, amelyek megtörténhetnek: Például: A cég követi a saját eljárásait, és rendszeresen későn szállítja a termékeit. A kérdés az, miért? Nincsenek meghatározott KPI-k, valamint nem végeznek teljesítmény méréseket.
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Eljárás alapú audit Eljárás alapú audit során, gyakran figyelmen kívül hagyják a következőket Ritkán emelnek NM-eket azon szakaszokkal szemben, melyek közvetlenül kapcsolódnak a folyamat audithoz, de ez most egyértelműen meghatározott FDIS 4.4.1 szakaszában. A szervezetnek KELL: • …….…..folyamatosan fejlesztenie a MIR-t beleértve a szükséges folyamatokat és azok kölcsönhatásait ….. • meghatároznia a MIR-hez szükséges folyamatokat……. • meghatároznia a folyamatokhoz tartozó felelősségeket ….. • értékelnie a folyamatokat
Hány auditor figyel oda ezekre? Pedig szükség lesz rájuk az áttérésnél!!! ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
4.4 MIR és a folyamatai – teljes szöveg 4.4.1 A szervezetnek létre kell hoznia, be kell vezetnie, fenn kell tartania és folyamatosan fejlesztenie kell egy minőségirányítási rendszert a szükséges folyamatokkal és kölcsönhatásaikkal együtt, összhangban ennek a nemzetközi szabványnak a követelményeivel. A szervezetnek meg kell határoznia a minőségirányítási rendszerhez szükséges folyamatokat és alkalmazásukat az egész szervezetben, és meg kell határoznia: a) a szükséges bemeneteket és az ezektől a folyamatoktól várt kimeneteket; b) ezeknek a folyamatoknak a sorrendjét és kölcsönhatásait; c) azokat a kritériumokat és módszereket, beleértve a méréseket és a vonatkozó teljesítménymutatókat, amelyek szükségesek ezen folyamatok eredményes működésének és felügyeletének biztosításához; d) a folyamatokhoz szükséges erőforrásokat, és biztosítania kell a rendelkezésre állásukat; e) az ezekre a folyamatokra vonatkozó felelősségi és hatáskörök kijelölését; f) a kockázatokat és a lehetőségeket összhangban a 6.1* szakasz követelményeivel, valamint megfelelő intézkedéseket kell megtervezni és alkalmazni ezek kezelésére; g) a folyamatok értékelését, és ha szükséges, a folyamatok változásait annak biztosítására, hogy azok elérik a tervezett eredményeket; h) a folyamatok és a minőségirányítási rendszer fejlesztési lehetőségeit. 4.4.2 Szükséges mértékig, a szervezetnek: a) dokumentált információt kell fenntartania a folyamatok működésének támogatásához; b) dokumentált információt kell megőriznie, hogy megbízzunk a folyamatok terv szerinti végrehajtásában *6.1 A kockázatokkal és lehetőségekkel kapcsolatos tevékenységek
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Folyamat és kockázat Vegyük figyelembe, hogy a szabvány különböző helyeken, szorosan összekapcsolja a folyamatot és a kockázatot. Ez kifejezetten hangsúlyos 4.4.1 f) szakaszban, ahol keresztbe utal a 6.1 (A kockázatokkal és lehetőségekkel kapcsolatos tevékenységek) szakaszra. A kockázatra más hivatkozások a következőképpen találhatóak meg: …megfelel… a környezetnek…..stratégiai iránynak… … termékek megfelelőségére gyakorolt lehetséges hatás …… …céloknak meg kell felelniük a termék megfelelőségnek … …meghibásodás lehetséges következményei… …annak biztosítása, hogy nincs káros hatással a követelmények megfelelésére….
ISOFÓRUM XXII. NMK, 2015.
Folyamat szemléletű audit Egy folyamataudit azonosítja: • milyen célok szükségesek minden egyes folyamathoz • milyen eredményeket fognak elérni • milyen fejlesztéseket érnek el a teljesítményben, hatékonyságban és eredményességben Például • Késői szállítások – előirányzat 100% időben – 90% elérése Egy eredménytelen folyamat. Valami, amit NM-nek hívhatunk! “4.4.1 g) a folyamatok értékelése, és ha szükséges, a folyamatok változtatása annak biztosítására, hogy azok elérik a tervezett eredményeket”
FOLYAMATOK KÜLÖNBÖZŰ KATEGÓRIÁI Folyamatok 3 csoportja: • Irányítási /Üzleti Folyamatok – környezet és érdekelt felek • Vevő Orientált Folyamatok (FŐ) – tartalmazza az érdekelt feleket • Támogatás Orientált Folyamatok – környezet által befolyásolt
FolyamatFolyamat kölcsönhatásokkölcsönhatások- például például Körny. 4.1 Érdekelt felek 4.2 6.1
Bemenetek Vevői követelmények
Stratégia 5.1.1.b
Politik . 5,2 Célok 6.21. Tervezés 6.2.2
Vev.elég 5.1.2
Fejl. 10.3
Belső Audit9.2
Vez. Átv. 9.3
Elemz./Ér ték.9.1
Vált.ir. 6.3
Fő Működési folyamatok Értékesít/ szerz.8.2
Besz. 8.4
Terv. 8.3
Gyártás 8.5
Kiadás 8.6
6.1
Támogató folyamatok IT 7.1.3
Megf./Mérés 7.1.5
Környezet 7.1.4
Dok. Info 7.1.5
Szerv.ism 7.1.6
Kimenetek Vevői elégedettség
Üzleti folyamatok 6.1
IRÁNYÍTÁSI FOLYAMATOK- MOP/ IOF A vezetőség tevékenységeinek és irányítási folyamatának eredményességét és fejlesztését a szervezeti tevékenységek kijelölésének és ellenőrzésének biztosítása által határozza meg, támogatja a stratégia és a célok megvalósítását • Érdekelt felek • Kockázat • Tervezés • Adatelemzés • Fejlesztések • Vevői visszajelzések • Belső Auditok • Vezetőségi átvizsgálás Ha ezt még egyszer megnézzük, akkor a V modell szemléletű auditálást láthatjuk.
VEVŐI FOLYAMATOK Vevő Orientált Folyamatok – közvetlenül hatnak az ügyfélre – követelmények és folyamat eredményesség teljesítésére, valamint a vevői elégedettség megszerzésére koncentrál – például: • • • • • • •
Értékesítés Szerződés átvizsgálás Tervezés Gyártás Összeállítás és csomagolás Kiszállítás Reklamáció
Támogató folyamatok Támogatás Orientált Folyamat – Erőforrás beszerzés, hozzájárul a kockázatkezeléshez • • • • • • • •
Dokumentum kezelés Képzés Beszerzés Tervezés Kalibráció Karbantartás Informatika Helyesbítő tevékenység
Folyamat audit “teknősbéka“ 6.1
6.1 ?
Kivel?
Mivel?
Belépés/ Képzés/ Felkészültség feljegyzések(7.2) Ügynökség/szerződéses munkás (7.3/8.4) Munkafelelőségek/ hatáskörök(5.3) Képzés eredményessége(7.2) SPC tudatosság(7.2) Személyzeti biztonság(7.1.4) Politika/célok tudatossága(5.2.2)
Üzem és gépezet(7.1.3) Mérőeszköz (7.1.5) Szerszám(7.1.3) Karbantartás(7.1.3) Csomagolás/címkézés(8.5.4) Tisztálkodási helységek(7.1.4) Vevői tulajdon(8.5.3) Szállítás (7.1.3) 6.1
Bemenetek 6.1
Kimenetek Megfelelő termék vevői ütemterv szerinti szállítása (8.6)
Folyamat
Vevői ütemterv(8.2.1) Nyersanyagok(8.4.1)
Gyártási folyamatok(8.5)
hat results?
Checklist How?
6.1
Hogyan?
Ellenőrzési tervek(8.5.1) Munkautasítások(8.5.1) Megelőző karbantartás(7.1.3) SPC (9.1.3) NM termék eljárás (8.7) Elküldési folyamat (8.6) Készenléti terv(8.5.6/6.1) Dokumentum/feljegyzéskezelés(7.5.3) Változás ellenőrzés(8.5.6)
6.1
(Támogató folyamatok)
Mi az eredmény?
Adatelemzés(9.1.3) Vevői elégedettség(9.1.2) Más szervezeti célok(6.2) Célok karbantartása(8.5) Gyenge minőség költsége(9.1.3) Folyamatképesség(9.1) Vezetőségi átvizsgálás(9.3) Folyamatos fejlesztés eredményei(10.3)
IT (7.1.3) Emberi erőforrás(7.1.2) Logisztika (7.1.3) Értékesítés(7.4) Megelőző karbantartás(7.1.3) Kockázatok azonosítása(6.1)
Audit feljegyzések(9.2) Kérdéslista W
Felkészülés az auditra
• Először – irányítási folyamatok • Másodszor vevői folyamatok • Következő támogató folyamatok – a vevői folyamatokban megtalálható kockázatok alapján
Felkészülés az auditra • Létrehozni a szervezet céljait a fontos folyamatokhoz • Megnézni az irányítás folyamatokat és jelentéseket a gyenge területekről és kockázatokról, azok minőségivé tételéhez • Mindegyik folyamat arra koncentráljon, amit el akar érni • Megkérdezni, honnan tudják, hogy jól működik a folyamat – megnézni a vezetőségi feljegyzéseket • Fontossági sorrend felállítása a teljesítmény adatok és a nem teljesítő folyamatok alapján
Egy folyamat auditálása
• Elérte a kitűzött előirányzatot? • Az előirányzat megfelel az azonosított kockázatnak
• Kérdés: szállításról, visszaérkezésről, utómunkákról, reklamációkról és hatékonyságról • Kimenetek vizsgálata • Van-e bizonyíték a fejlesztési stratégiára?
Folyamat szemléletű audit Egy folyamat szemléletű auditnak: -
követnie kell az ügyfél által meghatározott folyamatokat, beleértve a sorrendet és a kölcsönhatásokat
-
elsőbbséget kell adjon a kockázat alapú auditnak, különösen az ügyfélre vonatkozó kérdésekben
-
teljesítmény eredményekre, vevői elégedettségre, folyamatos fejlesztési tevékenységekre kell koncentrálnia
-
meg kell határoznia a MIR szabvány követelményeivel és az alkalmazható vevő specifikus követelményekkel szembeni megfelelőségét
Szervezet auditálása – Irányítás Kezdjük a cégvezető(k) interjújával annak érdekében, hogy megértsük: • az üzleti stratégiai irányt • az üzlet kockázatait, valamint azok kezelését • az üzleti tervet, a következők bevezetésével kapcsolatban: • •
• • • •
Minőségcélok Minőségpolitika
az eredményes bevezetés elkötelezettségét a belső kommunikációs folyamatokat a folyamat teljesítmény átvizsgálásának folyamatát a vevői követelmények megértését
Szervezet auditálása – Irányítás Átvizsgálás dokumentált információ ISO 9001:2015 9. (Teljesítményértékelés) szakaszára vonatkozóan • • • •
Vezetőségi átvizsgálás Belső audit Vevői elégedettség Adat és információ elemzés és értékelés – ez ideális esetben könnyen azonosítható a vezetőségi átvizsgálás dokumentációjából
Ez a kiértékelési információ alapján, egyértelműen azonosíthatóak és eredményesek / hatékonyak – e a folyamatok és a kockázatok?
Egy folyamat auditálása Folyamat auditálása – Ki a folyamat tulajdonosa?
•
Meghatározza a következőket: • • • • • • • • • • • •
Ki a folyamat ügyfele és mik az elvárásai? Mik a célok / előirányzatok Megfelelnek-e a kockázatoknak? Mik a mérő- / teljesítmény mutatószámok? Mik a bemenetek Mik a szükséges kimenetek Mik az eredmények Mit tesznek a fejlesztés érdekében Személyzeti felkészültség igazolása (később) Honnan tudják, hogy jól működik Bemeneti feljegyzések a különböző folyamat kategóriákhoz Helyes és naprakész-e az információ
„V” Modell megközelítés a szervezeti irányítás életciklusának auditálásához 4.1
4.2
Szervezeti környezet
Érdekelt Felek
6.3 MIR változás
5.1.1.b Stratégia Felső vezetés
9.3.3 Döntések
5.2 Politika 6.2.1 Célok
9.3.1 Információ
átvizsgálás
7.1/7.2 Erőforrás
6.1 Folyamat tulajdonosok
Kockáza telemzés
9.3.2
Tevékenysé 6.2.2 gek megtervezé se
Jelentés
10.3 Fejlesztés Adatgyűjtés 9.1/9.2 és elemzés
8.0 Működés és Résztvevők
feljegyzés készítés
Résztvevők
Folyamat tulajdonosok
Felső vezetés
Rendszerváltás!!! Az auditornak ellenőriznie kell, hogy minden kapcsolat és bemenet megfeleljen, amikor folyamatban van a rendszerváltás, mint egy probléma vagy fejlesztési projekt eredmény. Amire oda kell figyelni: • Naprakésszé tették-e a kapcsolódó ellenőrző dokumentumokat? • FMEA • Ellenőrző terv • Munkautasítások • Van-e multidiszciplináris bemenet? • Megfelel-e a vevői igény a változásnak? • Tartottak-e oktatást? • Eredményes volt-e a változtatás?
Folyamatkockázat elemzés Kockázat A legtöbb probléma / hiba akkor történik, amikor egy folyamat kölcsönhatásban van egy másikkal.
Váltóverseny megfontolása – folyamat kölcsönhatásakor történik a probléma – a stafétabot átadása
Kockázatelemzés Kockázatelemzés Azonosított kockázatokat kell kezelni és vagy ellenőrizni a teljes folyamat irányítás érdekében Vannak-e azonosított kockázatok, pl. • • • • • •
Üzleti terv - SWOT elemzés – részvényesek Versenyzők Készség mátrix Kapacitás tervezés Képesség tanulmányok ….
Összefoglaló Az auditoknak igazolniuk kell a szervezet folyamatainak eredményességét és hatékonyságát, beleértve a folyamatos fejlesztés bizonyítását Amire oda kell figyelni: • Vevő információ: eredménymutatók, jelentések, panaszok • KPI és célok: jelentőség, eredmények, irányok és folyamatos fejlesztés • Más folyamatokkal való kapcsolat, és felületek ellenőrzése (bemenetek és kimenetek) • Kockázatkezelés
DE MINDENEKELŐTT:
TELJESÍTMÉNY!!!
Kérdések
Kérdések ?
Köszönöm a megtisztelő figyelmet!
