AZ ORSZÁGOS KATASZTRÓFAVÉDELMI FŐIGAZGATÓSÁG GAZDASÁGI ELLÁTÓ KÖZPONT

Az OKF Gazdasági Ellátó Központ 3/2011. számú igazgatói intézkedéssel kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata

1. oldal, összesen: 86

GAZDASÁGI ELLÁTÓ KÖZPONT

Igazgató H-1149 Budapest, Mogyoródi út 43. : 1903 Budapest, Pf.: 314 Tel: (06-1)469-4135 Fax: (06-1)469-4137

Szám:

/2011.

Jóváhagyom! Budapest, 2011. január

-n

Dr. Bakondi György tűzoltó altábornagy OKF főigazgató

AZ ORSZÁGOS KATASZTRÓFAVÉDELMI FŐIGAZGATÓSÁG GAZDASÁGI ELLÁTÓ KÖZPONT SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Egyetértek: Budapest, 2011. január

Jóváhagyásra felterjesztem: -n B

Dr. Tollár Tibor gazdasági főigazgató-helyettes

Budapest, 2011. január -n

Kivágó Tamás pv. dandártábornok igazgató



Budapest, 2011.

TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK ....................................................................................................... 2 ELSŐ RÉSZ ........................................................................................................................ 3 I. FEJEZET: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ................................................................................................. 3 Az Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság Gazdasági Ellátó Központ jogállása és alapadatai ............. 3 A Központ szervezete.............................................................................................................................................. 4 II. FEJEZET: FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK .................................................................................................... 5 Az Igazgató .............................................................................................................................................................. 5 Az Igazgató-helyettes (gazdasági vezető) .............................................................................................................. 7 Az osztályvezető ...................................................................................................................................................... 9 Az Alosztályvezető / Csoportvezető ..................................................................................................................... 11 Az ügyintéző .......................................................................................................................................................... 12 Az ügykezelő és a fizikai alkalmazott ................................................................................................................. 12 Összeférhetetlenségi szabályok ................................................................................................................................ 12

MÁSODIK RÉSZ .............................................................................................................. 12 I. FEJEZET: A KÖZPONT SZERVEZETI EGYSÉGEI ÉS IRÁNYÍTÁSI RENDJE ..................................... 13 II. FEJEZET: A KÖZPONT SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADATAI .................................................. 13 A szervezeti egységek feladatai ............................................................................................................................ 16

HARMADIK RÉSZ ............................................................................................................ 23 I. FEJEZET: A KÖZPONT MŰKÖDÉSE ............................................................................................................. 23 Az ügyintézés legfontosabb szabályai ................................................................................................................. 23 A kiadmányozási jog ............................................................................................................................................ 25 Az értekezletek rendje .......................................................................................................................................... 25 Az állománygyűlés ................................................................................................................................................ 26 A munkaterv ......................................................................................................................................................... 26 Az ellenőrzések rendje .......................................................................................................................................... 27 A szakmai továbbképzés rendje .......................................................................................................................... 27 A nemzetközi kapcsolatok általános rendje ....................................................................................................... 28 A sajtó- és tömegtájékoztatás rendje ................................................................................................................... 28 Az ügykörök átadása ............................................................................................................................................ 29 II. FEJEZET: Függelékek ...................................................................................................................................... 29 1. számú Függelék: A Központ szervezeti struktúrája ...................................................................................... 30 2. számú Függelék: a Központ létesítményei ...................................................................................................... 31 3. számú Függelék: Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés ............................................... 33 4 számú Függelék: A Központ Alapító Okirata ................................................................................................ 33



ELSŐ RÉSZ I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság Gazdasági Ellátó Központ jogállása és alapadatai

1.

Az Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság Gazdasági Ellátó Központ (a továbbiakban: Központ) a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) fejezethez tartozó országos hatáskörű központi katasztrófavédelmi szerv.

2.

A Központ az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) 8/A. §-a alapján önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv.

3.

A Központ az Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság (továbbiakban: OKF) központi gazdálkodási feladatokat is ellátó rendvédelmi szerve. A Központ vonatkozásában az irányító és felügyeleti tevékenységet az OKF gyakorolja.

4.

A Központ megnevezése, székhelye: Megnevezése: Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság Gazdasági Ellátó Központ Megnevezésének rövidítése: GEK Székhelye: 1149 Budapest, Mogyoródi út 43. Postacíme: 1903 Budapest, Pf.: 314.

5.

Az állami feladatként ellátott alaptevékenységek körét a Központ alapító okirata határozza meg. A Központ vállalkozási tevékenységet nem végez.

6.

A Központ feladat- és hatásköre: A feladatkörében ellátja a polgári védelemről szóló 1996. évi XXXVII. törvényben (a továbbiakban: Pv. tv.); a katasztrófák elleni védekezés irányításáról, szervezetéről és a veszélyes anyagokkal kapcsolatos súlyos balesetek elleni védekezésről szóló 1999. évi LXXIV. törvényben (a továbbiakban: Kat. tv.); a tűz elleni védekezésről, a műszaki mentésről és a tűzoltóságról szóló 1996. évi XXXI. törvényben, a mentésben való részvétel szabályairól, a polgári védelmi szakhatósági jogkörről és a miniszterek polgári védelmi feladatairól szóló 196/1996. (XII. 22.) Korm. rendeletben, valamint más jogszabályokban és az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben, továbbá az OKF által részére meghatározott feladatokat. Feladatkörében ellátja az OKF, a Fővárosi Polgári Védelmi Igazgatóság (a továbbiakban: FPVI), a Katasztrófavédelmi Oktatási Központ (a továbbiakban: KOK), a Pest Megyei Katasztrófavédelmi Igazgatóság (a továbbiakban: Pest MKI), és a Jogar Továbbképző



Központ (a továbbiakban: Jogar) – (a továbbiakban együtt: ellátott szervezeti egységek) gazdálkodási feladatait a felek által meghatározott körben. 7.

A Központ feladatai elsősorban: a)

irányítja és ellenőrzi az alárendeltségébe tartozó szervezeti egységek tevékenységét,

b)

biztosítja az ellátott szervezeti egységek logisztikai ellátását;

c)

közreműködik

a

kialakult

rendkívüli

események

kezelésének

logisztikai

biztosításában; d)

az OKF főigazgató (a továbbiakban: főigazgató) rendelkezése alapján részt vesz a helyreállítás időszakában a helyreállítási munkák végrehajtásában, a lakosság ellátásának biztosításában a normál körülmények helyreállításáig, és a helyreállítás ellenőrzésében;

e)

létszámgazdálkodást, személyzeti igazgatást, költségvetési, gazdálkodási, műszaki, informatikai-hírközlési, logisztikai, készletezési feladatokat végez, biztosítja a költségvetési előirányzatok teljesítését;

f)

végzi az OKF személyi állományának illetmény, és nem rendszeres járandóságok számfejtését. A Központ szervezete

8.

A Központot az Igazgató vezeti és képviseli. Az Igazgatót távolléte esetén az igazgatóhelyettes (a továbbiakban: Igazgató-helyettes) helyettesíti.

9.

A Központ szervezeti felépítését a 1. számú Függelék, a Központ Alapító Okiratát az 5. számú Függelék tartalmazza.

10. A Központ szervezeti egységei tevékenységük során kötelesek egymással, továbbá a 6. pontban meghatározott ellátott szervezeti egységekkel együttműködni. A feladatkörükbe tartozó, de más szervezeti egységek tevékenységi körét is érintő ügyekben az érdekeltekkel egyeztetve kötelesek eljárni. Az egyeztetésért annak a szervezeti egységnek a vezetője a felelős, amelynek a feladat elvégzése e szabályzat szerint feladatkörébe tartozik. 11. A Központ munkatársa köteles a katasztrófavédelemmel, valamint a polgári védelemmel kapcsolatban tudomására jutott információt az illetékes szervezeti egységhez eljuttatni, illetve szükség szerint az információ alapján hivatalból eljárást kezdeményezni. 12. Az Igazgató, az Igazgató-helyettes, az osztályvezetők, az alosztályvezetők – a jogszabályban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben és jelen Szervezeti és Működési



Szabályzatban (a továbbiakban: Szabályzat) foglaltak kivételével –, ha felettesük másként nem rendelkezik: a)

a feladat- és hatáskörüket az alárendeltségükbe tartozókra átruházhatják;

b)

az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységektől, vezetőktől és ügyintézőktől bármely ügyet magukhoz vonhatnak;

c)

alárendeltjeik felé az ügyek intézésére érdemi utasítást adhatnak;

d)

megsemmisíthetik vagy megváltoztathatják az alárendeltségbe tartozó szervezeti egység vezetője, ügyintézője által hozott döntést, illetve kezdeményezhetik a megsemmisítést vagy megváltoztatást az érintett szervezeti egység vezetőjénél.

13. A pozitív vagy negatív hatásköri összeütközés esetén a közös közvetlen felettes vezető jogosult az eljáró szervezeti egység kijelölésére. 14. A felettes szerv vagy vezető rendelkezése alapján a szervezeti egységek, azok vezetői és ügyintézői kötelesek olyan ügynek az elintézésére is, amely e Szabályzat, az ügyrend vagy a munkaköri leírás szerint más szervezeti egység, vezető vagy ügyintéző feladatkörébe tartozik. 15. A munkáltatói jogok gyakorlásának szabályairól külön intézkedés rendelkezik.

II. FEJEZET FELADAT- ÉS HATÁSKÖRÖK Az Igazgató 16. Az Igazgató az OKF gazdasági főigazgató-helyettes (a továbbiakban: gazdasági főigazgató-helyettes) közvetlen alárendeltségében végzi feladatait. Az Igazgató szolgálati elöljárója a Központ teljes személyi állományának. Az Igazgató egyszemélyben jogosult képviselni a Központot. Képviseleti joga korlátlan, minden szervezési, szakmai és gazdálkodási területre kiterjed. 17. Az Igazgató a Központ egyszemélyi felelős vezetője. A Központ tevékenységét és az alárendeltségébe tartozó szervezeti egységeket közvetlenül, illetve az Igazgató-helyettes, valamint a szervezeti egységek vezetői útján irányítja 18. Az Igazgató a jogszabályokban, valamint az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben részletezett feladatkörökben az ott meghatározottak szerint irányító, felügyeleti, közvetlen utasítási, ellenőrzési jogkört gyakorol. 19. Az Igazgató gyakorolja azokat a jogokat és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a főigazgató és a gazdasági főigazgató-helyettes hatáskörébe utalnak.



20. Az Igazgató felelős: a)

a Központ feladatai ellátásához a Központ vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért;

b)

az alapító okiratban előírt tevékenységek követelményeknek megfelelő ellátásáért;

c)

a Központ gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a belső ellenőrzés megszervezéséért és működéséért.

jogszabályban

meghatározott

21. Az Igazgató közvetlen alárendeltségébe tartozik az Igazgató-helyettes, a Híradó és Informatika Üzemeltetési Osztály osztályvezetője; a Költségvetési Osztály osztályvezetője; az Anyagellátási és Gazdálkodási Osztály osztályvezetője; a Logisztikai Osztály osztályvezetője; a Jogar igazgatója . 22. Az Igazgató irányítói, felügyeleti és szakmai felügyeleti jogkörében eljárva: a)

irányítja és ellenőrzi az alárendeltségébe tartozó szervezeti egységeket;

b)

szervezi a lakosság és az anyagi javak védelme érdekében a társadalmi és karitatív, valamint a polgári védelmi szervezetek együttműködését.

c)

gyakorolja a jogszabályban részére meghatározott engedélyezési, személyzeti és költségvetési jogkört;

d)

ellátja a minősített időszakokban és azt megelőző helyzetekben a hatáskörébe utalt feladatokat;

e)

biztosítja a jogszabályokban és az állami irányítás egyéb jogi eszközei által meghatározott körben az érdekképviseleti szervek működéséhez szükséges feltételeket;

f)

irányítja a Központban az OKF Ellenőrzési Főosztályán keresztül a függetlenített belső ellenőrzés, valamint a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) rendszerét;

g)

gyakorolja a részére jogszabályban és az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben megállapított hatásköröket;

h)

meghatározza a kiadások, a bevételek kincstári lebonyolításához, előzetes ellenőrzéséhez kapcsolódó intézményi munkarendet, az előirányzatok terhére, illetve javára történő utalványozásra és ellenőrzésre felhatalmazott személyeket;



i)

dönt az illetmény- és személyi juttatási keretek felhasználásáról; jóváhagyásra benyújtja a Központ költségvetési tervezetét, munkatervét, jóváhagyja a szervezeti egységek ügyrendjét, illetve az ezek végrehajtásáról szóló beszámolókat;

j)

előterjesztéseket készít, javaslatokat és jelentéseket ad az OKF vezetője, mint a Központ gazdálkodását fejezeti cím szinten irányító szerv részére. A gazdálkodásról költségvetési beszámolókat, valamint havonta tájékoztatót köteles tenni a cím részére

23. Az Igazgató a Központ irányítása, szakmai felügyelete során különösen az alábbi feladatés hatásköröket gyakorolja: a)

elkészíti a Központ Szervezeti és Működési Szabályzatát, azt jóváhagyásra a főigazgatónak felterjeszti;

b)

jóváhagyja a Központ alárendelt szervezeti egységei ügyrendjeit, munkaköri leírásait;

c)

jóváhagyja a Központ féléves munka és ellenőrzési, valamint havi naptári és ellenőrzési tervét, valamint az ezek végrehajtásáról szóló jelentéseket, beszámolókat;

d)

meghatározza a Központ vezetői értekezleti rendjét, azok napirendjét, vezeti az értekezleteket;

e)

dönt a hatáskörébe tartozó szervezési kérdésekben;

f)

előterjesztéseket, javaslatokat és jelentéseket készít a főigazgató és a gazdasági főigazgató-helyettes részére;

g)

elkészíti a Központ minősített időszaki szervezeti és működési tervét, és azt jóváhagyásra a gazdasági főigazgató-helyettes felé felterjeszti;

h)

koncepciókat, programokat és terveket dolgoz ki a katasztrófavédelmi és polgári védelmi tevékenység biztosítására;

i)

gyakorolja a hatáskörébe tartozó munkáltatói jogköröket;

j)

a költségvetés keretében dönt a Központ létszám, bér- és jutalmazási keretének felhasználásáról;

k)

dönt, illetve intézkedik azokban az ügyekben, melyeket a jogszabály, vagy e Szabályzat kifejezetten hatáskörébe utal, vagy amelyeket saját hatáskörébe vont;

l) dönt az egyes szervezeti egységek között felmerült vitás kérdésekben. 24. Az Igazgatót távollétében az Igazgató-helyettes, illetőleg az ezzel megbízott osztályvezető helyettesíti. Az Igazgató-helyettes (gazdasági vezető)



24. Az Igazgató-helyettes, mint gazdasági vezető az Igazgató közvetlen alárendeltségében, a jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben és az e Szabályzat által meghatározott keretek között önálló felelősséggel vezeti a szervezeti egységeket. Hatásköre a Központ működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatokra terjed ki. 25. Az Igazgatót kivéve szolgálati elöljárója a Központ teljes személyi állományának. Az Igazgató távolléte, vagy akadályoztatása esetén – a külön szabályzók által az Igazgató kizárólagos hatáskörébe utalt ügyek kivételével – helyettesíti az Igazgatót. 26. Gyakorolja az általa irányított szakterületek vonatkozásában a jogi szabályzókban előírt, illetve az Igazgató által átruházott jogköröket. 27. Az Igazgató-helyettes feladata különösen: a)

az alárendeltségébe tartozó szervezeti egységek tevékenységének irányítása;

b)

szakterülete vonatkozásában a Központ szervezeti egységeinek az irányítása, szakmai felügyelete, ellenőrzése;

c)

szakterületén koncepciók, intézkedések kidolgozásának irányítása, az Igazgató részére történő előterjesztése;

d)

szakterületén a jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei végrehajtásának irányítása, felügyelete, az irányítása alá tartozó szervezeti egységek közötti vitás kérdések eldöntése;

e)

szakterületén a fejlesztési koncepciók, programok, tervek kialakításának és megvalósításának irányítása;

f)

felügyelete alá tartozó szervezeti egységek havi munka és ellenőrzési terveinek áttekintése, az Igazgató távollétében jóváhagyása, a végrehajtásuk folyamatos ellenőrzése;

g)

az irányítása alá tartozó vezetők beszámoltatása, a szükséges információkkal való rendszeres ellátása;

h)

feladatkörében, illetve az Igazgató megbízása alapján együttműködés szervezése, fenntartása és fejlesztése az állami, önkormányzati és társadalmi szervezetekkel.

i)

A hatáskörébe tartozó ügyekben képviseli a Központot. Közvetlenül irányítja és ellenőrzi a szakmai osztályokat, iránymutatást ad az alaptevékenységet ellátó szervezeti egységek gazdasági tevékenységéhez és ellenőrzi azt.

j)

Felelős a szakmai osztályok által végzett feladatok jogszabályoknak megfelelő ellátásáért.



k)

Az Igazgató-helyettes vagy a kijelölt - megfelelő képesítéssel rendelkező - személy ellenjegyzése nélkül gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, nem írható elő és ilyen intézkedés nem tehető.

l)

Feladatkörében: la) ellátja a gazdálkodás rendjének irányítását és ellenőrzését, ennek során biztosítja az előirányzat- és pénzkezelés, valamint a házipénztár zavartalan működését; lb) részt vesz a szakmai osztályok területét érintő személyügyi munkában, gondoskodik a bérgazdálkodási feladatok folyamatos ellátásáról; lc) szükség szerint - de legalább havonta - ellenőrzi és beszámoltatja az alárendeltségébe tartozó osztály-, alosztályvezetőket a végzett munkáról; ld) szakmailag felügyeli az éves költségvetés elkészítését, gondoskodik a költségvetési keretek ésszerű, takarékos és a jogszabályi előírásoknak megfelelő felhasználásáról; le) felügyeli és ellenőrzi a Központ gazdálkodásáról szóló beszámolók elkészítését; lf) gondoskodik a bér- és bérjellegű kifizetések után az állami költségvetést megillető befizetési kötelezettségek (SZJA, nyugdíj-, egészségbiztosítási-, munkaadói és munkavállalói járulék stb.) megállapításáról és határidőre történő teljesítéséről; lg) folyamatosan ellenőrzi és elemzi a gazdálkodást, a kiadások teljesítésének és pénzügyi forrásainak alakulását; lh) figyelemmel kíséri a munkatervben az szakmai osztályok részére meghatározott feladatokat, gondoskodik a vezetői döntést igénylő előterjesztések összeállításáról; li) felügyeli és irányítja a folyamatba épített költségvetési ellenőrzéseket, illetve végrehajtja a gazdasági vezetői ellenőrzést, gondoskodik az anyagi és vagyonvédelmi fegyelem megtartásáról; lj) gondoskodik a szervezeti egységek felmerülő igényeinek teljesítéséről, illetve a szervezeti egységek vezetőivel az igények teljesítésének módjáról és lehetőségeiről történő rendszeres egyeztetés végrehajtásáról; lk) folyamatosan felügyeli a gazdálkodási tevékenység törvényességi és jogszabályi feltételeinek érvényesülését, előkészíti a gazdálkodás helyi rendjére vonatkozó intézkedések tervezeteit; ll) irányítja a Központ tevékenységéhez kapcsolódó technikai, ellátási és műszaki fejlesztési feladatokat.

28. Az Igazgató-helyettest távolléte, vagy tartós akadályoztatása esetén az Igazgató által kijelölt osztályvezető helyettesíti. Az osztályvezető



29. Az osztályvezető – a jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a Szabályzatban foglaltak alapján – az Igazgató, illetve Igazgató-helyettes közvetlen irányításával, utasításaiknak megfelelően irányítja az osztály munkáját, felelős a vezetése alatt álló osztály működéséért, a feladatkörébe tartozó feladatok határidőre történő teljesítéséért. 30. Az osztályvezető feladata különösen: a)

koncepciók kidolgozása szakterülete fejlesztésére;

b)

a közvetlen alárendeltségébe tartozók irányítása, feladatkörének megállapítása, folyamatos beszámoltatása, munkájuk figyelemmel kísérése, valamint a fontosabb kérdésekről való rendszeres tájékoztatásuk;

c)

alosztályvezetők és alosztályok a csoportvezetők és csoportok, munkájának irányítása;

d)

az ügyintéző feladatkörének megállapítása a munka arányos elosztásával, az ügyintézők rendszeres beszámoltatása, valamint a fontosabb kérdésekről való rendszeres tájékoztatása;

e)

az elintézendő ügyek kiosztása, az elintézés során érvényesítendő szempontok meghatározása, a feladat végrehajtásának elősegítése;

f)

szakmai egyeztetés a többi osztályvezetővel;

g)

az osztály feladatkörébe tartozó ügyekben előterjesztések kidolgozása, jogszabály és intézkedés tervezetek véleményezése, az egységes végrehajtás érdekében szükséges javaslatok szakmai tervezeteinek kialakítása;

h)

a szakmai területét érintő belső szabályzó eszközök kiadásának, módosításának, visszavonásának kezdeményezése;

i)

az ügyintézés szakszerűségének és a határidők betartásának ellenőrzése;

j)

az osztály feladatait meghatározó rendelkezések végrehajtásának, a beosztottak munkájának megszervezése, irányítása és ellenőrzése;

k)

az osztály feladatkörébe tartozó kérdésekben az osztály, továbbá – a jelen Szabályzatban kapott, illetve eseti felhatalmazás alapján – a Központ képviselete;

l)

döntés azokban az ügyekben, amelyeket a Szabályzat, illetve az Igazgató, vagy a közvetlen irányítást gyakorló Igazgató-helyettes a hatáskörébe utalt;

m)

az osztály állománya szakmai felkészültségének folyamatos szinten tartása;

n)

javaslattétel az alárendeltségébe tartozók elismerésére, elmarasztalására;



o)

elkészíti az esedékes minősítéseket, azokat aláírásra előterjeszti.

p)

az ügyviteli, adatvédelmi előírások betartása, betarttatása.

q)

az osztály feladatköréhez kapcsolódó hatáskörének gyakorlását (munkaköri leírásban) beosztottaira átruházhatja, az átruházás nem érinti az osztály munkájáért való felelősségét;

31. Az osztályvezetőt távolléte, vagy tartós akadályoztatása esetén az osztály állományából kijelölt csoportvezető, alosztályvezető, helyettesíti. A csoportvezető, alosztályvezető, a helyettesítő jogkörben tett intézkedéseiért felelősséggel tartozik az Igazgatónak, illetve az osztályvezetőnek. Az Alosztályvezető / Csoportvezető 32. Az Alosztályvezető/Csoportvezető a munkaköri leírásban meghatározottak szerint, az osztályvezető közvetlen alárendeltségében, a jogszabályokban meghatározott keretek között önálló felelősséggel vezeti a közvetlen irányítása alá tartozó alosztályt/csoportot. 33. Felelős saját tevékenységéért, a részére meghatározott, illetve a vezető által adott feladatok szakszerű, a jogszabályokban és az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben megfelelő, határidőben történő teljesítéséért. Feladata különösen: a)

tanulmányozni és ismerni köteles a jogszabályokat, szakmai előírásokat, amelyek a színvonalas ügyintézői munka végrehajtásához szükségesek;

b)

köteles vezetőjét az ügyben folytatott tárgyalásról, szóbeli megállapodásról, egyeztetésről – igény esetén emlékeztető, vagy feljegyzés készítésével – jelentés formájában tájékoztatni;

c)

vezetőjének haladéktalanul jelenteni köteles, ha feladatát határidőre nem tudja teljesíteni.

d)

az alosztály/csoport tagjainak irányítása, rendszeres beszámoltatása, a fontosabb kérdésekről való folyamatos tájékoztatása;

e)

az alosztály/csoport feladatkörébe tartozó ügyekben koncepciók, intézkedések tervezetének kidolgozása;

f)

az alosztály/csoport feladatait meghatározó megszervezése, irányítása és ellenőrzése;

g)

az ügyintézők által készített tervezet felülvizsgálata, a felsőbb szintű döntést igénylő ügyek felterjesztése;

h)

javaslattétel - az osztályvezető felé – az alosztály/csoport dolgozóinak elismerésére, felelősségre vonására.

rendelkezések

végrehajtásának



34. Az Alosztályvezetőt/Csoportvezetőt távolléte esetén a munkaköri leírásban kijelölt ügyintéző helyettesíti. Az ügyintéző 35. Az ügyintéző e Szabályzatban, a szervezeti egység ügyrendjében illetve a részére munkaköri leírásban meghatározottak szerint látja el a feladatkörébe tartozó ügyeket. a)

b) c)

d)

felelős saját tevékenységéért, a részére meghatározott, illetve a vezető által adott feladatok szakszerű, a jogszabályoknak és az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelő, határidőben történő teljesítéséért; tanulmányozni és ismerni köteles a jogszabályokat, szakmai előírásokat, amelyek a színvonalas ügyintézési munka végrehajtásához szükségesek; köteles vezetőjét az ügyben folytatott tárgyalásról, szóbeli megállapodásról, egyeztetésről – emlékeztető vagy feljegyzés készítésével – igény esetén szóbeli jelentés formájában tájékoztatni; vezetőjének haladéktalanul jelenteni köteles, ha feladatát határidőre nem tudja teljesíteni. Az ügykezelő és a fizikai alkalmazott

36. Az ügykezelő: a)

b)

ellátja a munkaköri leírásban részére megállapított, illetve a vezető által kiadott adminisztrációs feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembe vételével, a jogszabályok, valamint az ügyviteli szabályok ismeretében és megtartásával; ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza.

37. A fizikai alkalmazott: a) b)

ellátja a munkaköri leírásában meghatározott ellátási és épület-üzemeltetési feladatokat; ellátja mindazokat a kisegítő feladatokat, amelyekkel a munkáltató jogkör gyakorlója megbízza. Összeférhetetlenségi szabályok

38. Az összeférhetetlenség vonatkozásában (bejelentés, engedélyezés, stb.) a külön jogszabályokban – a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvényben, a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvényben, valamint a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényben meghatározott rendelkezések szerint kell eljárni.

MÁSODIK RÉSZ



I. FEJEZET A KÖZPONT SZERVEZETI EGYSÉGEI ÉS IRÁNYÍTÁSI RENDJE 39. A Központ feladatait az alábbi szervezeti egységek látják el: a) b) c) d) e) f)

Híradó és Informatikai Üzemeltetési Osztály Költségvetési Osztály Anyagellátási és Gazdálkodási Osztály Logisztikai Osztály Szolgáltatási Csoport (BM gazdasági és informatikai helyettes államtitkár alárendeltségében) Jogar Továbbképző Központ

40. Az Igazgató/ Igazgató-helyettes közvetlen alárendeltségébe és irányítása alá tartozik: a) b) c) d) e) f)

Igazgató-helyettes híradó és informatikai üzemeltetési osztályvezető költségvetési osztályvezető anyagellátási és gazdálkodási osztályvezető logisztikai osztályvezető Jogar Továbbképző Központ igazgatója

41. A költségvetési osztályvezető közvetlen irányítása alá tartozik: a) b) c) d)

pénzügyi alosztályvezető tervezési és előirányzat gazdálkodási alosztályvezető számviteli alosztályvezető illetmény alosztályvezető

42. Az anyagellátási és gazdálkodási osztályvezető közvetlen irányítása alá tartozik: a) b) c)

beszerzési- és gazdálkodási alosztályvezető gépjármű kiképzési és üzemeltetési alosztályvezető élelmezési alosztályvezető

43. A logisztikai osztályvezető közvetlen irányítása alá tartozik: a) b) c)

műszaki karbantartó alosztályvezető létesítmény üzemeltetési alosztályvezető raktározási alosztályvezető

II. FEJEZET A KÖZPONT SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADATAI



44. A Központ az OKF szervezeti egysége, mely közvetlenül a gazdasági főigazgatóhelyettesnek alárendelten végzi feladatait. A jogszabályok, és az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek előírásaiban foglaltak figyelembevételével tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi a Központ szervezeti egységei, valamint ellátott szervei gazdálkodási tevékenységét. E feladatkörében különösen: a)

a pénzügyi és számviteli előírásoknak megfelelően biztosítja a Központ, valamint az OKF, az FPVI, a KOK, valamint a Pest MKI, a Jogar működésének pénzellátását, a leosztott költségvetési előirányzatok alapján elkészíti a Központ összevont kincstári és elemi költségvetését;

b)

a részére biztosított előirányzat vonatkozásában gondoskodik a pénzügyi könyvelési feladatok ellátásáról, kötelezettségvállalás nyilvántartásáról, közreműködik az illetmény és egyéb járandóságok folyósításában, elkészíti az állammal szembeni bevallásokat, gondoskodik a befizetésről, végzi az egyéb pénzügyi, anyagi adminisztrációt a saját és a hozzátartozó önállóan működő költségvetési szervek vonatkozásában;

c)

az államháztartási törvény és annak végrehajtását szabályozó kormányrendeletek alapján elkészíti a havi pénzforgalmi jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, féléves és éves mérlegbeszámolót;

d)

biztosítja a szabályszerű pénzforgalmat és a házipénztár működését;

e)

mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, végzi a saját és az ellátott költségvetési szervek integrált könyvelését és számviteli feladatait;

f)

ellátja a külföldi kiutazásokkal és a tartós külszolgálatokkal kapcsolatos, devizaellátmánnyal összefüggő ügyintézési feladatokat;

g)

közreműködik a kártérítési ügyek rendezésében;

h)

végzi az anyaggazdálkodással kapcsolatos feladatokat, gondoskodik az anyag-, eszköz- és ingatlan nyilvántartásról, anyag-, eszköz- és ingatlan megóvásról, a leltározásról, selejtezésről;

i)

intézi az állomány ruházati alapellátásával, utánpótlásával kapcsolatos ügyeket, a munka- és védőruházattal, védőeszközökkel történő ellátását, vezeti ezek nyilvántartásait, közreműködik a kártérítési ügyek rendezésében;

j)

intézi a szolgálati lakások elosztásával és nyilvántartásával, bérlőkijelöléssel kapcsolatos feladatokat, felülvizsgálat után az OKF-re felterjeszti a munkáltatói kölcsön kérelmeket;



k)

javaslatot tesz a szociális bizottságnak a belföldi üdülések elosztására, végzi az üdültetés és pihentetés szervezését;

l)

figyelemmel kíséri a szervek pénzügyi működőképességének által biztosított feltételeit;

m)

összeállítja a Központ minősített időszaki anyagi, technikai, pénzügyi szükségleteit tartalmazó igény-bejelentési tervét. Elkészíti a Központ, szakterületre vonatkozó minősített időszaki Intézkedési-, és Végrehajtási terveit, valamint biztosítja a tervekben meghatározott feladatok ellátásához szükséges feltételeket. Veszélyhelyzet kezelési időszakban gondoskodik a feladatok ellátásához szükséges logisztikai háttér biztosításáról;

n)

végrehajtja az anyagi, műszaki, a vegyvédelmi és egyéb technikai eszközök igénybevételével, kezelésével, használatba vételével, kivonásával kapcsolatos feladatokat;

o)

a Központ szervezeti egységei közreműködésével elkészíti a Központ fejlesztési terveit, elkészíti a felújítási, karbantartási terveket – azt jóváhagyásra az OKF-re felterjeszti, engedélyezés esetén gondoskodik a végrehajtásról, részt vesz a szabadkézi és közbeszerzési eljárással kapcsolatos feladatokba;

p)

ellátja a szolgálati járművek üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat, elvégzi a Központ járművei és technikai felszerelései javítását, felülvizsgálatát, engedélyezés szerint más szervezetek felé irányuló szolgáltatást végez;

q)

végzi a megkülönböztető jelzések engedélyeztetésével kapcsolatos feladatokat;

r)

működteti a kiképző- és raktárbázist, gondoskodik a megfelelő készletezési és raktározási feltételekről, a raktár működtetéséről, védelméről;

s)

végzi az objektumok üzemeltetésével, fenntartásával, működtetésével kapcsolatos feladatokat;

t)

tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi a szervezetek ellátásával kapcsolatos feladatokat;

u)

ellátja a minőségirányítási rendszer működtetéséből a Központra háruló feladatokat;

v)

biztosítja a távközlő berendezések üzemképességét, az ellátott szervezeti egységek informatikai rendszerének működtetését, karbantartását;

w)

végzi az informatikai berendezések üzemeltetését, hardver és szoftver ellátást, nyilvántartást, gondoskodik a működtető programok beszerzéséről és a rendszerek vírusvédelméről az OKF Informatikai Biztonsági Szabály követelményeinek betartásával;

ellátását,

elhelyezésének,



x)

felügyeli és koordinálja az OKF ügyeleti rendszerének távközlési és informatikai üzemeltetési feladatait;

y)

biztosítja a költségvetési, a humánerőforrás gazdálkodási, pénzügyi, számviteli adminisztrációt támogató számítógépes alkalmazások működési feltételeit;

z)

gondoskodik a szakterület állománya továbbképzéséről és tájékoztatásáról, közreműködik az ellátott szervezeti egységek szakmai rendezvényeinek anyagitechnikai feltételei biztosításában;

aa)

gondoskodik a Központ belső vezetési információs rendszerének megtervezéséről, kiépítéséről és működtetéséről;

bb)

biztosítja és üzemelteti az ellátott szervezeti egységek részére szükséges távközlési rendszereket;

cc)

gondoskodik – jogtiszta szoftverek alkalmazásával – az ellátott szervezeti egységeknél telepített számítógépek üzemeltethetőségéről, biztosítja a felhasználók számára a szoftverek alkalmazásához szükséges kezelési és felhasználói utasításokat;

dd)

véleményezi a szakterületét érintő anyagokat, előterjesztéseket;

ee)

kapcsolatot tart a feladatokhoz kapcsolódó szervezeti egységek hasonló jogállású vezetőivel, ügyintézőivel, részt vesz a szakterületet érintő központi vagy regionális továbbképzéseken, szakmai konferenciákon, rendezvényeken;

ff)

gyűjti, összesíti és feldolgozza a HJT-ben meghatározott információkat;

gg)

elkészíti a szervezeti egységet érintő és meghatározott szabályozásokat;

hh)

rendszeres kapcsolatot tart a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK), az Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV), valamint a Területi Államháztartási Hivatal (a továbbiakban: TÁH) fővárosi szerveivel és folyamatosan adatot szolgáltat részükre;

ii)

segíti a Központi Rendeltetésű Mentőszervezet feladatainak végrehajtásában;

jj)

kezeli az országos rendeltetésű katasztrófa-készleteket, közreműködik azok szükség szerinti szétosztásában;

kk)

végzi az OKF személyi állományának illetmény, és nem rendszeres járandóságok számfejtését. A szervezeti egységek feladatai


45.


Híradó és Informatika Üzemeltetési Osztály

a)

végzi mindazon távközlési, informatikai és infokommunikációs feladatokat, melyek az OKF és a Központ ellátási körébe tartozó szervezetek hírközlési és informatikai tevékenységének biztosításához szükségesek;

b)

részt vesz az FPVI illetékességi területén belül telepítendő Monitoring és Lakossági Riasztó Rendszerrel (a továbbiakban: MoLaRi) kapcsolatos feladatok végrehajtásában, valamint az elkészült végpontok műszaki átvételében;

c)

gondoskodik a FPVI és a Pest MKI illetékességébe tartozó lakossági tájékoztató és riasztó-, valamint a MoLaRi rendszerek üzemeltetéséről;

d)

részt vesz az osztály költségvetésének tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokban, valamint az adatszolgáltatások összesítésében és továbbításában;

e)

folyamatosan biztosítja az OKF Főügyelete, az ideiglenesen felálló operatív törzs részére szükséges távközlési berendezéseket, valamint az aktivizálását követően a rendkívüli távközlési és informatikai igényeket;

f)

az OKF Informatikai Főosztállyal (a továbbiakban: OKF IFO) együttműködve szervezi a Központ ellátási körébe tartozó szervezetek távközlési és informatikai szakterülettel összefüggő képzéseit és továbbképzéseit;

g)

az OKF IFO-val közösen üzemelteti, valamint felügyeli a Központ ellátási körébe tartozó szervezetek EDR rendszerét, folyamatosan karbantartja és fejleszti azt;

h)

közreműködik az országos szintű rendezvények és egyéb protokolláris feladatok végrehajtásában, illetőleg a rendezvények feltételeinek biztosításában;

i)

gondoskodik – jogtiszta szoftverek alkalmazásával – az OKF-n telepített számítógépek üzemeltethetőségéről, biztosítja a felhasználók számára a szoftverek alkalmazásához szükséges kezelési és felhasználói utasításokat;

j)

végzi az OKF és ellátott szervei részére az EKG forgalmi adatok lekérdezését és feldolgozását, adatot szolgáltat az igazgatóságok számára az EKG rendszeren történő esetleges túllépések megállapítására;

k)

végzi az OKF készleteiben lévő kézi műholdas telefonok és készülékek üzemvitelével kapcsolatos feladatokat;

l)

végzi az OKF és a Központ ellátási körébe tartozó szervezetek mobiltelefonjainak beszerzésével, javításával, üzemeltetésével kapcsolatos feladatait;

m)

az OKF IFO-val együttműködve végzi veszélyhelyzeti alkalmazás esetén a műholdas gépjármű üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat;



n)

végzi az OKF és a Központ ellátási körébe tartozó szervezetek által használt híradó és informatikai eszközök kellékanyagokkal történő ellátását;

o)

végzi az OKF és a Központ ellátási körébe tartozó szervezetek számára biztosítandó fényképezőgépek, kamerák, GPS autós helymeghatározó készülékek beszerzését, nyilvántartását, felhasználó részére történő átadását;

p)

közreműködik a leltározás kiértékelésében. 46.

előkészítésében és végrehajtásában, valamint

Költségvetési Osztály

a)

feladata a Központ számára jogszabályokban meghatározott, a Költségvetési Osztály szakterületével összefüggő követelmények érvényre juttatása, a végrehajtás megszervezése, annak ellenőrzése;

b)

tervezi a Központ költségvetését, figyelemmel kíséri annak rendeltetésszerű, takarékos felhasználását és ellenőrzi annak jogszerűségét;

c)

gondoskodik az előírt nyilvántartások pontos és naprakész vezetéséről, a számviteli és bizonylati rend betartásáról;

d)

közreműködve az OKF Humán Főosztállyal gondoskodik a Központ és az OKF személyi állományát megillető illetmények, jutalmak, segélyek és egyéb pénzügyi járandóságok időben történő kifizetéséről;

e)

gondoskodik a Központ és az OKF személyi állományának illetményéből levont tagdíjak és a cafetéria keretből választható juttatások átutalásának előkészítéséről, és az ezekkel kapcsolatos nyilvántartások vezetéséről

f)

elkészíti a jóváhagyott költségvetés felosztásaira vonatkozó javaslatokat, és folyamatosan nyilvántartja azok felhasználását;

g)

a kiadási és bevételi előirányzatok alakulásáról havonta jelentést készít az igazgató számára;

h)

ellenőrzi az osztályon átvett számviteli bizonylatok és mellékletei számszaki és alaki helyességét, valamint az aláírók jogosultságát;

i)

gondoskodik a bevételekkel kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről;

j)

ellátja a szervezet bevételeinek beszedéseihez kapcsolódó pénzügyi feladatokat;

k)

rögzíti a külső és belső számviteli bizonylatokat főkönyvi könyvelésben és analitikáiban;

l)

elvégzi a szerződésekkel kapcsolatos pénzügyi feladatokat;

m)

részt vesz területét érintően előkészítésében, lebonyolításában;

n)

közreműködik a leltározás lebonyolításában, elvégzi a leltárak kiértékelését;

o)

szakfelügyeletet gyakorol az illetékességi körébe tartozó szak és általános gazdálkodás vonatkozásában;

p)

végrehajtja a szükségessé váló előirányzat módosításokat;

a

szakmai

továbbképzések,

ellenőrzések



q)

kiállítja a Központ személyi állománya részére a MÁV 50 %-os igazolást;

r)

a folyószámla analitikához kapcsolódóan végzi a bejövő számlák kezelését, kimenő számlák elkészítését;

s)

gondoskodik a jogszabályokban előírt bevallási és befizetési kötelezettségek teljesítéséről, a MÁK által benyújtott bevallásokhoz kapcsolódóan végzi a befizetési kötelezettségek nettó finanszírozás keretében történő teljesítését;

t)

üzemelteti a házipénztárt, gondoskodik a Központ és az ellátott szervek rendszeres, illetve soron kívüli pénzellátásáról;

u)

kapcsolatot tart a számlavezető Kincstári fiókkal és jegybankkal, valamint a NAV-al és a TÁH szervekkel, végzi az előírt kincstári műveleteket;

v)

naprakészen végzi a tárgyi eszközök és készletek analitikus nyilvántartását, a főkönyvi könyvelését a számviteli bizonylatok és anyagmozgási bizonylatok alapján. Végrehajtja a szükséges egyeztetéseket és adatokat szolgáltat a főkönyvből, illetve az analitikus könyvelésből.

w)

számba veszi pénzértéken a gazdasági folyamatokat, feljegyzi, rendezi és értékeli a vagyon állapotára vonatkozó adatokat;

x)

eleget tesz a féléves, éves beszámolási kötelezettségnek, valamint elkészíti a havi pénzforgalmi jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket;

y)

gondoskodik a bizonylati rend- és fegyelem betartásáról a különféle analitikákhoz kapcsolódó kódszámrendszerek kidolgozásáról és karbantartásáról, a számlarend naprakészen tartásáról;

z)

részt vesz a szakmai továbbképzések szervezésében, végrehajtásában, valamint az átfogó téma és célellenőrzésekben.

aa)

kapcsolatot tart a MÁK Dél-dunántúli Regionális Igazgatóság Kaposvári Terület Szervével, ahol az OKF teljes személyi állományára vonatkozó rendszeres illetmények számfejtését, a NAV, a Nyugdíjbiztosítási Igazgatóságok, és az Egészségbiztosítási Pénztár felé történő megállapodásban rögzített adatszolgáltatások megküldését végzik;

bb)

gondoskodik az illetményt érintő levonások, letiltások utalására előkészítéséről, az utalásokat az OKF Költségvetési Főosztály végzi;

cc)

gondoskodik a változó bérek, szabadságok, és biztosítási jogviszony bejelentés illetményszámfejtő rendszerbe történő rögzítéséről;

dd)

elkészíti az önkéntes nyugdíj- és egészség pénztári bevallásokat, gondoskodik a tagdíjak és a cafetéria rendszer keretében választott hozzájárulások utalására történő előkészítéséről, az utalásokat az OKF Költségvetési Főosztály végzi;

ee)

a szakszervezetek részére a tagdíjakról kimutatást készít és gondoskodik a tagdíjak utalására történő előkészítéséről, az utalásokat az OKF Költségvetési Főosztály végzi;

ff)

az OKF-el, az FPVI-vel, a KOK-al és a Pest MKI-val kötött együttműködési megállapodás alapján ellátja a meghatározott pénzügyi-számviteli feladatokat.

történő


47.


Anyagellátási és Gazdálkodási Osztály

a)

végzi az osztályra háruló nyilvántartási feladatokat;

b)

részt vesz az ellátott szervezeti egységek beszerzési és ellátási terveinek összeállításában, valamint a jármű állománytábla kidolgozásában;

c)

gondoskodik az ellátott szervezeti egységek elhelyezésével, a hivatali működéssel kapcsolatos eszközök beszerzéséről és biztosítja a munkavégzéshez szükséges anyagi-technikai feltételeket;

d)

biztosítja az ellátott szervezeti egységek működéséhez szükséges anyagi-technikai eszközöket, végzi az engedélyezett beszerzéseket;

e)

az OKF Műszaki Főosztállyal együttműködve, gondoskodik az ellátott szervezeti egységek igényeit és feladataikat folyamatosan figyelemmel kísérve, a szakmai feladatok ellátásához szükséges gépjármű technikai eszközök biztosításáról;

f)

végzi az ellátott szervezeti egységek lebonyolításra kerülő rendezvények, gyakorlatok terembiztosítási és ellátási feladatait;

g)

végzi a napi munkavégzéssel kapcsolatos, a kiemelt rendezvényekhez, a gyakorlatokhoz, az eseti mentési feladatokhoz, valamint a külföldi igénybevételekhez kapcsolódó járműforgalmazási feladatok megszervezését és végrehajtását;

h)

végzi az ellátott szervezeti egységek elhelyezési, irodaszer-, nyomtatvány-, valamint élelmezési-anyagellátását, és gazdálkodását;

i)

végzi a saját és az ellátott szervezeti egységek gépjárműveinek üzemeltetéséhez szükséges hajtó- és kenőanyag ellátási feladatokat;

j)

végzi az Igazgató intézkedése szerint a szakmai főosztályok és az ellátott szervezeti egységek anyagigényléseinek elosztását, nyilvántartását, valamint átadás-átvételét;

k)

a szakfőosztályokkal és az ellátott szervekkel együttműködésben végzi a kiselejtezett, illetve rendszerből kivont felesleges anyagok, járművek értékesítését, vagy megsemmisítését, a hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladatokat;

l)

elkészíti a létesítmények középtávú és éves karbantartási és fejlesztési tervét, a költségekre vonatkozó számításokat. Jóváhagyás után gondoskodik a feladatok végrehajtásáról;

m)

elkészíti a gépjárműállományára vonatkozóan a tervszerű megelőző karbantartási tervet és gondoskodik annak ütemezett végrehajtásáról;

n)

végzi a soron kívüli gépjármű javítási igények gyors kielégítését;

o)

részt vesz a szaktechnikai eszközök rendszerbeállításában, illetve kivonásában és selejtezésében;

p)

végzi a létesítményekhez tartozó és a szervezet technikai eszközeinek és felszereléseinek általános karbantartását, szervezi azok szakjavításának végrehajtását;

q)

előkészíti és végzi a saját, valamint az ellátott szervezeti egységek gépjárművezetőinek, ügyintézői gépjárművezetőinek vezetéstechnikai képzéséből adódó feladatokat;



r)

közreműködik a Központi Rendeltetésű Mentőszervezet járműtechnikai eszközeinek magas szintű alkalmazási készenlétének biztosításában;

s)

alkalmazás esetén segíti a Központi Rendeltetésű Mentőszervezet eszközeinek üzemeltetésében és kiszolgálásában;

t)

tervezi, szervezi, végrehajtja a normál és minősített időszaki készletek tárolását és szétosztását;

u)

szervezi és irányítja a leltározási feladatok végrehajtását, javaslatot tesz az eszmeileg vagy fizikailag elavult eszközök és anyagok selejtezésére;

v)

végzi a szolgálati állatok alkalmazásával, ellátásával, nyilvántartásával és állategészségügyi ellátásával kapcsolatos feladatokat;

w)

biztosítja a humángyógyászat ellátásához és a pszichológiai csoport működéséhez szükséges szakmai és gyógyászati anyagokat;

x)

végzi a tanfolyamra illetve képzésre vezényelt és jelentkezett állomány élelmezési ellátását.

y)

közreműködik a leltározás előkészítésében és végrehajtásában, valamint kiértékelésében. 48.

Logisztikai Osztály

a)

feladata a Központ számára jogszabályokban meghatározott, a Logisztikai Osztály szakterületével összefüggő követelmények érvényre juttatása, a végrehajtás megszervezése, annak ellenőrzése, valamint a Központot érintő szakmai együttműködések koordinálása;

b)

tervezi, szervezi, végrehajtja a normál és minősített időszaki készletek tárolását és szétosztását;

c)

közreműködik a Központ Minősített elkészítésében, pontosításában;

d)

végzi a gazdálkodással összefüggő anyagmozgatási feladatokat;

e)

közreműködik a kiértékelésében;

f)

ellátja az ellátott szervek raktározási tevékenységét;

g)

végrehajtja a gazdálkodási körébe tartozó polgári védelmi eszközök és készletek tárolását, elosztását.

h)

nyilvántartja a raktári készleteket és az ahhoz kapcsolódó elszámolásokat.

i)

gondoskodik a tárolt eszközök, illetve készletek fajtánként csoportosításának végrehajtásáról;

leltározás

Időszaki

előkészítésében

és

Igénybejelentési

végrehajtásában,

tervének

valamint



j)

végrehajtja a tárolt eszközök és készletek karbantartását, biztosítja a szolgálati és szakmai feladatokra történő felhasználhatóságát;

k)

közreműködik - rendkívüli körülmények esetén - elhelyezési és ellátási feladatok végrehajtásában.

l)

közreműködik a karitatív szervezetekkel együttműködve hazai és nemzetközi segítségnyújtási feladatok végrehajtásában.

m)

ellátja a teherszállítási feladatok tervezését, szervezését, koordinálását, biztosítja a végrehajtás feltételeit.

n)

ellátja a polgári védelmi szervezetek anyagellátást, és felszerelésük biztosítását.

o)

üzemelteti a Központ létesítményeit (A létesítménylistát a 2. számú Függelék tartalmazza). Ennek során tervezi, szervezi és végrehajtja az épületgépészeti, elektromos és egyéb szakipari tevékenységgel kapcsolatos feladatokat. Javaslatot tesz korszerű, gazdaságos módszerek, szabályok bevezetésére;

p)

elkészíti a létesítmények középtávú és éves karbantartási és fejlesztési tervét, a költségekre vonatkozó számításokat. Jóváhagyás után gondoskodik a feladatok végrehajtásáról;

q)

részt vesz a szaktechnikai eszközök rendszerbeállításában, illetve kivonásában és selejtezésében;

r)

ellátja az objektumok szervezőmunkát;

s)

kidolgozza a védett létesítmények üzemeltetési tervét. Felelős a közegészségügyi, tűzrendészeti és munkavédelmi előírások betartásáért. A terveknek megfelelően biztosítja a betelepülők teljes működési feltételeit, felelős az őrzésvédelem megvalósításáért;

t)

végzi a létesítményekhez tartozó és a szervezet technikai eszközeinek és felszereléseinek általános karbantartását, szervezi azok szakjavításának végrehajtását;

u)

alkalmazás esetén segíti a Központi Rendeltetésű Mentőszervezet munkáját, részt vesz eszközeinek üzemeltetésében és kiszolgálásában;

v)

végzi az OKF, az OKF Továbbképző Központ, az Országház Tűzoltóparancsnokság, a Tűzvédelmi Vizsgáló Laboratórium, a Központi Tűzoltózenekar, a Tűzoltó Múzeum, a Zsinór utcai, valamint a Kápolna utcai objektum gondnoksági teendőit, karbantartási feladatait.

tűzvédelmi,

érintésvédelmi

feladataiból

adódó


49.


Jogar Továbbképző Központ

a)

biztosítja az OKF által szervezett, illetve támogatott konferenciákhoz, továbbképzésekhez, tanfolyamokhoz az oktatás korszerű feltételeit;

b)

biztosítja az egyéb rendezvények megszervezését és lebonyolítását. Hozzájárul ezáltal az OKF hazai és nemzetközi ismertségének, elismerésének növeléséhez. Működési körzetében elősegíti a lakossági tájékoztatást a szervezet kedvező megítélése érdekében. Tevékenységével a szervezet stratégiai céljainak elérése érdekében munkálkodik;

c)

közreműködik a közigazgatási továbbképzések szervezésében. Biztosítja a Belügyminisztérium, valamint a Somogy Megyei Közigazgatási Hivatal által szervezett továbbképzésekhez, tanfolyamokhoz a továbbképzési feltételeket;

d)

tevékenységével elősegíti a Somogy Megyei Közgyűlés tagjainak továbbképzését, szakmai bizottságainak, a megyei intézmények, szervezetek dolgozóinak képzését, továbbképzését, a szakmai ismeretek folyamatos korszerűsítését, kiegészítését, új módszerek elsajátítását;

e)

mellékfunkcióként az intézmény gazdaságos kihasználása érdekében biztosítja az alapító szervek dolgozói részére a családos üdültetést. Ellátja az OKF személyi állománya körébe tartozó dolgozók rekreációs pihenését, üdülését;

f)

elsősorban képzési, továbbképzési, és vendéglátási szolgáltatás, valamint a turizmus területén önálló szervező munkát végez a szabad kapacitások gazdaságos kihasználása érdekében;

g)

közreműködik az intézmény leltározási munkáiban.

HARMADIK RÉSZ I. FEJEZET A KÖZPONT MŰKÖDÉSE Az ügyintézés legfontosabb szabályai



50. Az ügyintézés legfontosabb szabályai a)

Az ügyintézésért felelős az eljárás során: aa)

ab)

ac)

ad) ae) af)

áttanulmányozza az ügyre vonatkozó iratokat és más információkat tartalmazó anyagokat, szükség szerint intézkedik az ügyet érintő iratok pótlólagos összegyűjtésére és átmeneti csatolására, illetve a különböző ügyiratdarabok végleges szerelésére; amennyiben az ügyben más szervezeti egység, vagy szerv álláspontjának bekérése szükséges, erről indokolt esetben a felettesét külön tájékoztatja, az egyeztetést az illetékessel szóban, szükség szerint írásban elvégzi; az ügyben folytatott jelentősebb tárgyalásról, értekezletről, megbeszélésről, szóbeli megállapodásról, egyeztetésről szükség szerint jegyzőkönyvet, emlékeztetőt, vagy feljegyzést készít, a résztvevőkkel azt aláíratja és az ügyiratban elhelyezi; fontosabb ügyeknél a lényeges vezetői utasításokat az ügyiratra (előadói ívre), vagy az ügyet kísérő lapra külön feljegyzi; megállapításait, javaslatait az ügyiratban rövid feljegyzés formájában összegzi és elkészíti a kiadmány tervezetét; az ügyiratot kiadmányozza, vagy továbbítja a kiadmányozásra jogosultnak; az iratra feljegyzi a kezelői és a kiadói utasításokat, az irattári tételszámot.

b)

Az ügyintézés során meg kell tartani az ügykezelésre (iratkezelésre) vonatkozó szabályokat.

c)

A kiadmányozó, az ügyintéző és az ügykezelő a munkavégzés során tudomására jutott állam-, szolgálati-, magán- és üzleti titkot, személyes adatot az érvényességi időn belül illetéktelen személynek nem adhatja át, illetve az adat tartalmát nem hozhatja illetéktelen személy tudomására, vagy nyilvánosságra.

d)

Az ügy elintézéséért az ügyintéző és a kiadmányozó egyaránt felelős.

e)

Az ügyintéző köteles a felettes vezető utasításai szerint eljárni; ha az ügyintéző a felettes vezető rendelkezéseivel nem ért egyet, köteles azt a felettes vezetőjének szóban megindokolni, ezt követően ellenvéleményét az előadói íven jogosult feltüntetni, a tervezetet azonban felettesének utasítása szerint köteles elkészíteni; a szabályszerű és szolgálati úton előterjesztett véleményéért az ügyintézőt semmilyen hátrány nem érheti; az ügyintéző külön jogszabályban előírt kivételes esetekben köteles, illetve jogosult a vezetői utasítások megtagadására.

f)

Az intézkedésnek a felettes vezető által módosított részéért, vagy az olyan intézkedésért, amellyel az ügyintéző (felülvizsgáló) nem ért egyet és amely kifejezetten a felettes vezető utasítására készült, kizárólag a felettes vezető a felelős.

g)

A Központhoz érkezett minden ügyben a jogszabályok által, vagy egyéb módon meghatározott határidők megtartásával kell választ adni.



h)

Az ügyintézők, ügykezelők és a beosztott vezetők feladatait az Igazgató – a felelősség megállapítására is alkalmas – munkaköri leírásban köteles szabályozni.

i)

Az ügyiratok nyilvántartásának, kezelésének és védelmének szabályait külön intézkedés részletezi. A kiadmányozási jog

51. A kiadmányozási jog az ügyben történő érdemi döntésre ad felhatalmazást. a)

Az Igazgató kiadmányozza: aa) ab)

a felsőbb szervekhez címzett iratokat, tartalmuktól függetlenül; azokat az iratokat, amelyek kiadmányozásának jogát – jogszabály szerint – át nem ruházhatja, illetőleg amelyeket magához von.

b)

Az Igazgató akadályoztatása esetén a kiadmányozási jogot – az Igazgató hatáskörébe tartozó ügyekben – főszabályként az Igazgató-helyettes gyakorolja.

c)

Az Igazgató-helyettes gyakorolja a kiadmányozási jogot az igazgatói aláírásba nem tartozó – a Szabályzat által hatáskörébe utalt – ügyekben, úgyszintén azokban az ügyekben, amelyekben a döntést és a kiadmányozás jogát az irányítása alá tartozó osztályvezetőktől magához vonta.

d)

Az osztályvezető gyakorolja a kiadmányozási jogot, a vezetése alatt álló szervezeti egység jogkörébe tartozó mindazon ügyekben, amelyben a kiadmányozás joga az a), b), c) pontok szerint nincs az Igazgató, illetve az Igazgató-helyettes részére fenntartva.

e)

Az érdemi ügyintéző kiadmányozási joga a szervezeti egység ügykörébe tartozó olyan ügyekre terjed ki, amelyek kiadmányozására a szervezeti egység vezetője felhatalmazást ad.

52. Minden vezető feladat-és hatáskörén belül köteles írásban szabályozni a kiadmányozási jogot, konkrétan megjelölve, hogy mely feladatkörön belül milyen esetekben tartja azt fenn magának. 53. A gazdálkodási jellegű, vagy ilyen kihatású ügyekben a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési jog gyakorlása külön intézkedésben foglaltak szerint történik. 54. A belső szabályozó eszközök előkészítésének és kiadásának rendjét külön intézkedés szabályozza. Az értekezletek rendje 55. Az értekezletek rendje: a)

Féléves, éves vezetői értekezlet


-


tárgya: az előző időszak értékelése, a következő időszak feladatainak meghatározása; résztvevők: az Igazgató által meghatározottak szerint; rögzítés: emlékeztető felvételével.

b)

Havi vezetői értekezlet tárgya: az OKF által tartott igazgatói értekezleten elhangzottak ismertetése, az elmúlt időszak vezető-irányító tevékenységének értékelése, a vezetői döntések egységes értelmezésének kialakítása, döntés-előkészítés, feladatmeghatározás; résztvevők: Igazgató, Igazgató-helyettes, osztályvezetők; titkársági kiemelt főelőadó; rögzítés: emlékeztető felvételével.

c)

Heti koordinációs értekezlet tárgya: a feladatok végrehajtásának értékelése, a soron következő feladatok meghatározása; résztvevők: Igazgató, Igazgató-helyettes, osztályvezetők, titkársági kiemelt főelőadó; rögzítés: feljegyzés készítése egyénileg

d)

Osztályvezetői koordinációs értekezletek hetente, illetve szükség szerint tárgya: megegyezik a heti koordinációs értekezlet tárgyával; résztvevők: a beosztott állomány.

e)

Egyéb értekezletek: az Igazgató, az Igazgató-helyettes, osztályvezetők szükség szerint tartanak értekezleteket, egyeztető megbeszéléseket.

56. Az 55. a), b), c) pontban felsorolt értekezleteket az Igazgató vezeti, illetve távolmaradást is csak ő engedélyezhet. Az állománygyűlés 57. Az Igazgató a féléves munka- és ellenőrzési tervnek megfelelően, de évente legalább egy alkalommal állománygyűlést hív össze, melyen a Központ teljes személyi állománya részt vesz. Az állománygyűlésen az elmúlt időszak alatt végzett feladatok értékelésére, az aktuális és a jövőben végrehajtásra kerülő feladatok meghatározására kerül sor.

A munkaterv 58. A Központ adott félévre vonatkozó főbb feladatait, célkitűzéseit, elgondolásait – az értékeléssel, beszámoltatással és a tervezési feladatokkal összhangban, valamint az OKF éves munkaprogramját, féléves munkatervét alapul véve – a féléves munka és ellenőrzési terv foglalja össze. A munkaterv magába foglalja a Központ és a területi szervei kiemelt feladatait: az OKF által meghatározott feladatokat, a Központ fő feladatait, az osztályok és területi szervek fő feladatait, az ellenőrzések ütemtervét, továbbá a továbbképzések tervét.



59. A Központ féléves munka és ellenőrzési tervét az Igazgató hagyja jóvá, a jóváhagyást követően felterjeszti az OKF Hivatalvezetője részére. 60. A Központ havi munka és ellenőrzési terve alapján az osztályvezetők egyéni rendben, teljes részletességgel bontják le az adott hónapra vonatkozóan szervezeti egységeik további feladatait, illetve saját feladataikat. Az ellenőrzések rendje 61. Az ellenőrzések rendje: a)

a Központ hatáskörébe tartozó felügyeleti és belső ellenőrzések rendjét az OKF Felügyeleti és Ellenőrzési Szabályzata, az OKF Belső ellenőrzési kézikönyve, az Igazgató által jóváhagyott éves ellenőrzési terv, valamint a havi naptári és ellenőrzési terv határozza meg;

b)

a szervezeti egységek vezetői kötelesek az általuk irányított szervezet munkáját folyamatosan ellenőrizni, ennek keretében az ügyintézőket a kiadott feladatok végrehajtásáról beszámoltatni.

62. A Központ a saját tevékenységére és gazdálkodására irányulóan belső ellenőrzést működtet, amelyet a vezető beosztású dolgozók tevékenysége részeként folyamatosan elvégzendő vezetői ellenőrzés, a munkafolyamatba épített ellenőrzés útján látja el, a függetlenített belső ellenőrzést az OKF Ellenőrzési Főosztálya látja el. 63. Az ellenőrzések eljárási és végrehajtási rendje a)

Az ellenőrzésekről az ellenőrzési szervezetnek munkatervet kell készíteni. A munkatervet az ellenőrzési szervezet javaslata alapján az Igazgató hagyja jóvá, és attól eltérni a későbbiekben is csak igazgató engedéllyel lehet.

b)

Valamennyi ellenőrzést ellenőrzési program alapján kell végrehajtani. Az ellenőrzési programot az ellenőrző szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott ellenőr állítja össze, az Igazgató hagyja jóvá.

c)

Az ellenőrt megbízólevéllel kell ellátni, amelyet az Igazgató ír alá.

d)

Az ellenőrzést a szükséges dokumentációk értékelésével és a megfelelő ellenőrzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani. A megállapításokat az ellenőrnek minden esetben írásba kell foglalnia. A szakmai továbbképzés rendje

64. A Központ hatáskörébe tartozó szakmai képzések rendjét – az OKF továbbképzési tervét alapul véve – az Igazgató határozza meg. A szakmai továbbképzéseket a Központ féléves munka és ellenőrzési tervében kell rögzíteni.



65. Az önképzés és egyéni tanulás rendjét, annak tartalmát a Központ szervezeti egységeinek vezetői határozzák meg és gondoskodnak a végrehajtásról. A végrehajtást és az elsajátítást az Igazgató és az Igazgató-helyettes a közvetlen alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységeknél ellenőrzik. 66. A Központ féléves munka és ellenőrzési tervében rögzített szakmai továbbképzéseken túlmenően a Központ állományába tartozók az OKF által meghatározott továbbképzéseken, konferenciákon és gyakorlatokon a berendelésnek megfelelően kötelesek részt venni. A nemzetközi kapcsolatok általános rendje 67. A nemzetközi kapcsolatok rendje: a)

A külföldi szervekkel, szervezetekkel a főigazgató általános, vagy egyedi felhatalmazása alapján a Központ Igazgatója tartja a kapcsolatot, az OKF Nemzetközi és Jogi Főosztály közreműködésével;

b)

a külföldi szervek, szervezetek, személyek részére hivatalos iratot csak a főigazgató engedélye alapján lehet átadni;

c)

a hivatalos külföldi utazásokat és a külföldi delegációk fogadását tervezni kell, ennek érdekében a következő évre szóló kiutazási és fogadási tervet szeptember 15ig fel kell terjeszteni a főigazgatónak;

d)

a külföldi szervezettel, személlyel bel- vagy külföldön folytatott szakmai tárgyalásról 5 munkanapon belül feljegyzést (jelentést, útijelentést) kell készíteni, melyben értékelni kell a tárgyalás tartalmát, meg kell jelölni az abból adódó feladatokat, valamint a további kapcsolatokra vonatkozó elképzeléseket; és a jelentést meg kell küldeni a Nemzetközi Főosztálynak; a nemzetközi kapcsolatok rendjének részletes szabályairól külön OKF főigazgatói intézkedés rendelkezik;

e)

f)

a Központ állományába tartozók bármely okból történő külföldre távozásukat kötelesek jelenteni az Igazgatónak.

A sajtó- és tömegtájékoztatás rendje 68. A sajtó- és tömegtájékoztatás rendje: a)

a Központ időszerű feladatairól, rendezvényeiről, az Igazgató feladat- és felelősségi körébe tartozó intézkedésekről, eseményekről, ügyekről, közszereplésekről, a közvéleményt érintő szakmai kérdésekről az Igazgató személyesen, vagy a Titkárság útján, a sajtó, az Internet, illetve a műsorszolgáltatók közreműködésével tájékoztatja a közvéleményt;



b)

a Központ vezetői és az általuk kijelölt személyek a hatáskörükbe tartozó szakmai kérdésekről teljes felelősséggel nyilatkozhatnak, de a nyilatkozat tartalmáról az Igazgatót, illetve az Igazgató- helyettest előzetesen tájékoztatni kötelesek;

c)

a tájékoztatási tevékenység során az állami-, szolgálati-, magán- és üzleti titokra, valamint a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokat meg kell tartani, a nyilatkozat nem járhat a polgári - és katasztrófavédelmi szakmai érdekek és mások jogainak sérelmével. Az ügykörök átadása

69. Az ügykörök átadásának főbb szabályai: a)

a szervezeti egységek vezetőinek, valamint bizonyos esetekben az általuk meghatározott munkakört betöltők személyében bekövetkezett változás esetén az ügykörök átadás-átvételéről ütemtervet kell készíteni a közreműködők nevesítésével; az eljárásban részt vesz az átadó, az átvevő, valamint az átadás-átvétel felügyeletével megbízott bizottság. A bizottság tagja lehet bárki, akit esetenként erre az Igazgató vagy az általa felhatalmazott helyettese kijelöl;

b)

az ütemtervet a bizottság vezetője jóváhagyásra az Igazgatóhoz terjeszti elő; az átadás-átvételről az ügykör nagyságrendjétől függően részjegyzőkönyvek (jelentések) és összefoglaló jegyzőkönyv/jelentés (egyszerűbb esetben jegyzőkönyv) készül; az átadás-átvételről készítendő dokumentum előírásait az ütemterv tartalmazza;

c)

az a) pontba nem tartozó ügyintézői, ügykezelői munkakörök esetében a függőben lévő ügyeket az átadó az Igazgató által kijelölt átvevőnek, ennek hiányában a szervezeti egység vezetőjének adja át; az átadás –átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni;

d)

az ügyiratok átadás-átvételére vonatkozó részletes szabályok tekintetében a hatályos Iratkezelési Szabályzat előírásait kell alkalmazni.

II. FEJEZET Függelékek



Függelékek tartalomjegyzéke: 1. számú Függelék: A Központ szervezeti struktúrája 2. számú Függelék: A Központ létesítményei 3. számú Függelék: Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés 4. számú Függelék: A Központ Alapító Okirata

1. számú függelék: A Központ szervezeti struktúrája



2. számú Függelék a Központ létesítményei


A KÖZPONT LÉTESÍTMÉNYEI Ellátandó objektumok gondnokság által:  Mogyoródi út  Laktanya u.  Ferihegyi úti bázis  Kápolna utca  Hatvan-Nagygombos (gyakorló pálya)  Pécel (Iskola, szálló)  Tas vezér u. (szálló)  Ötvös u.  Szigetszentmiklós Raktározási helyek  Ferihegyi úti bázis  Kápolna u.  Zsinór u.  Pécel – (Pest megye)  Laktanya u.  Szigetszentmiklós kézi raktárak: Mogyoródi út Élelmezés biztosítása:  Laktanya utca  Pécel  Tas vezér utca  Mogyoródi út (távlati tervben)




3. számú Függelék Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés

FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS (FEUVE)

Tartalomjegyzék Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje Költségvetési tervezés folyamatának ellenőrzési nyomvonala Az intézményi beszámolás ellenőrzési nyomvonala Bel- és külföldi kiküldetés, reprezentáció, rendezvény elszámolás ellenőrzési nyomvonala 3.5. Ruházati ellátás ellenőrzési nyomvonala 3.6. Selejtezés ellenőrzési nyomvonala 3.7. Közüzemi díjak, fenntartási kiadások ellenőrzési nyomvonala 3.8. Számlázási rend, ÁFA elszámolás ellenőrzési nyomvonala 3.9. Beruházás, fejújítás, beszerzés és szolgáltatások igénybevétele közbeszerzéssel ellenőrzési nyomvonala 3.10. Beruházás, fejújítás, beszerzés és szolgáltatások igénybevétele nem közbeszerzéssel ellenőrzési nyomvonala 3.11. Nem rendszeres személyi juttatások után munkáltató által fizetendő SZJA, MAJ és egyéb kötelezettségek ellenőrzési nyomvonala 3.12. Kockázatkezelési Szabályzat 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.



3. 1. SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE A Központ valamennyi tevékenysége és célja összhangban kell, hogy legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, melynek érdekében a Központ igazgatójának - az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletnek megfelelően - kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. 1. A SZABÁLYTALANSÁG FOGALMA A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben stb. előfordulhat. Alapesetei lehetnek: 1. a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.); 2. a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság).1 A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a Központ igazgatójának a felelőssége, hogy:  a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet;  a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérje;  szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:  hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés);  keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

1

Tekintettel arra, hogy a szándékosság kérdése az adott eljárások lefolytatása során, a megfelelő szankciók kiszabásakor kerül értékelésre, az eljárási rend nem foglalkozik ezzel a megkülönböztetéssel, a szabálytalanságokat ezen a téren azonos alapon kezeli.

Az OKF Gazdasági Ellátó Központ …/2011. számú igazgatói intézkedéssel kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata


2. A SZABÁLYTALANSÁGOK MEGELŐZÉSE A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a Központ igazgatójának a felelőssége. Az az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) (1)- (2) bekezdései szerint: „94. § (1) A költségvetési szerv vezetője felelős a) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben foglaltaknak, és az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, b) a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, c) a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, d) a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért, e) a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének és az annak részét képező belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért, és f) a szakmai és pénzügyi monitoring rendszer folyamatos működtetéséért, a tervezési, beszámolási, valamint a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért. (2) Amennyiben a költségvetési szerv tevékenységét, feladatait jogszabálysértően, nem az alapító okiratban foglaltaknak megfelelően, vagy nem az irányító szerv által adott utasítás szerint látja el, az irányító szerv köteles megtenni a költségvetési szerv vezetőjével szemben a külön törvényben foglaltak szerinti intézkedéseket.”

A Központ igazgatójának a fenti kötelezettségei a gyakorlatban a szervezeti egységek vezetőinek hatáskörére, felelősségére és beszámoltathatóságára vonatkozó belső szabályozáson keresztül valósulnak meg. A Központ munkavállalóinak konkrét feladatait, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások rögzítik, a közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. A Központban valamennyi tevékenységet, munkafolyamatot az aktuális jogszabályokon alapuló belső szabályzatok és eljárási rendek szabályozzák.

3. A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE A FEUVE RENDSZERBEN A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében (FEUVE) történhet a munkavállaló és a munkáltató részéről egyaránt. 3.1. Eljárás a Központ valamely munkatársa által észlelt szabálytalanság esetén a) Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. 

Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén az irányító szervet kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.)



b) Ha az a) pontban megfogalmazottaknak megfelelően értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, abban az esetben erről értesíti a Központ igazgatóját.. c) A Központ igazgatójának kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 3.2. Eljárás a Központ igazgatója által észlelt szabálytalanság esetén A Központ igazgatója, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. 3.3. Eljárás a Központ belső ellenőrzése által feltárt szabálytalanság esetén Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A Központnak intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. 3.4. Eljárás külső ellenőrzési szerv által észlelt szabálytalanság esetén A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait a megküldött ellenőrzési jelentés (jegyzőkönyv) tartalmazza. A büntető-, szabálysértési-, kártérítési- illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén a külső ellenőrző szervezet a működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei stb.). A szabálytalanságok megszüntetése érdekében - a vonatkozó megállapítások alapján – a Központ igazgatójának - határidők és felelősök megjelölésével - intézkedési tervet kell kiadnia, melynek végrehajtásáról az ellenőrző szervet tájékoztatni kell.

4. A SZABÁLYTALANSÁG ÉSZLELÉSÉT KÖVETŐEN SZÜKSÉGES INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK MEGINDÍTÁSA

Szabálytalanságok észlelése esetén a Központ igazgatója felelős a szükséges intézkedések meghozataláért. Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Más esetekben (pl. fegyelmi ügyekben) a Központ igazgatója vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. A szabálytalanságok észlelése esetén előforduló eljárás típusokat a 9. pont tartalmazza.



A szabálytalanságok kezelésének módját tekintve a Központ igazgatója az alábbiak szerint jár el:  Szakértői csoportot hoz létre, amely értékeli a Központban előfordult szabálytalanságokat. A szakértői csoport egyúttal javaslatot tesz a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedésekre.  Szabálytalansági felelőst jelöl ki, a szabálytalanságok észlelését követően a kapcsolódó intézkedések koordinálására. A szabálytalansági felelős munkaköri leírása tartalmazza a feladatot, a jelentési kötelezettségeket.  Általános, a Központ egészére érvényes elveket, kötelezettségeket tartalmazó eljárásrendet ad ki arról, hogy az egyes szervezeti egységek vezetői kötelesek a saját szervezeti egységeik tevékenységének szabályozása során a szabályzatoktól való eltérés eseteit, az eltérés (szabálytalanság) következményeit, a korrekciók, intézkedések módját, a nyilvántartás és jelentés folyamatait is rögzíteni.

5. A SZABÁLYTALANSÁGGAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁS (INTÉZKEDÉS) NYOMON KÖVETÉSE

A Központ igazgatója  nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét;  figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását;  a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további lehetséges szabálytalanságokat beazonosítja (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása), információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára - elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátását.

6. A SZABÁLYTALANSÁGGAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁS (INTÉZKEDÉS) NYILVÁNTARTÁSA

A Központ igazgatója  gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről;

keletkezett

iratanyagok

 biztosítja, hogy elkülönítetten, a szabálytalanságokkal kapcsolatos külön nyilvántartásban történjen a kapcsolódó írásos dokumentumok iktatása;  gondoskodik a megtett nyilvántartásáról;

intézkedések

és

az

azokhoz

kapcsolódó

határidők

 a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004.(XII. 26.) Korm. rendelet vonatkozó előírásait.



7. JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉGEK A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján – amennyiben arra szükség van – az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készíteniük. A Központ igazgatójának az éves belső ellenőrzési jelentésben kell számot adnia – a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletben foglaltak szerint - a belső és külső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról, illetve a végre nem hajtott intézkedések okairól. 8. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉVEL KAPCSOLATOS FŐBB JOGSZABÁLYOK

a)

Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény

b)

Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19) Korm. rendelet

c)

Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet

d)

A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet

e)

A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény

f)

A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény

g)

A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény

h)

A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény

i)

A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény

j)

A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény

k)

A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény

l)

A fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény

m)

a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény

9. SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE ESETÉN ELŐFORDULÓ ELJÁRÁS TÍPUSOK 9.1. Büntetőeljárás A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti -



gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén a büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. 9.2. Szabálysértési eljárás A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. 9.3. Kártérítési eljárás A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései és a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény (Hszt.). 9.4. Fegyelmi eljárás Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Kjt., Hszt., megfelelő rendelkezései az irányadók.





































3. 12. Kockázatkezelési Szabályzat (Módszertani útmutató) Tartalomjegyzék 1. 1.1. 1.2. 1.3.

Bevezetés A szabályzat célja A kockázat fogalma A kockázatkezelés folyamata

2. 2.1. 2.2. 2.3.

A kockázat kezelője A kockázatkezelési hatókör A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelési folyamat ütemezése

3. 3.1. 3.2. 3.3.

A kockázatkezelés végrehajtása A főfolyamatok meghatározása A kockázati tényezők meghatározása A szervezet célkitűzéseinek megismerése

4. 4.1. 4.2. 4.3.

A szervezeti egységek feladatai A célkitűzések megvalósulását elősegítő főbb folyamatok meghatározása A főfolyamatokhoz tartozó kockázati tényezők azonosítása A kockázati térkép elkészítése

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8.

A belső ellenőrzés feladatai A kockázatelemzés előkészítése A kontroll környezet elemzése, értékelése A vezetők elvárásai A szervezet célkitűzései A belső ellenőrzési fókusz kialakítása Kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM) Az egyedi kockázatok elemzése A folyamat teljes körű értékelésének elkészítése

6. 6.1. 6.2.

Kockázati reakciók Az elfogadható kockázati szint meghatározása Kockázatkezelési stratégia

7. 8. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5.

A kockázatok nyilvántartása Kockázati jelentés rendszer Kockázatfelmérő lapok mintái Kockázat értékelő lap – Humán erőforrás gazdálkodási és szervezeti kockázati tényezők Kockázat értékelő lap – Pénzügyi, gazdasági folyamatok kockázatai Kockázat értékelő lap – Szakmai működési kockázatok Kockázat értékelő lap – Környezeti kockázati tényezők Kockázat nyilvántartó lap


1.


Bevezetés

Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletben foglaltak szerint valamennyi költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni és megfelelő kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a Központ tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat, illetve a kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. A Központ működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2110. számú gyakorlati standardja leszögezi, hogy a belső ellenőrzés közreműködik az adott szervet fenyegető jelentős kockázatok azonosításában és értékelésében, és hozzájárul a kontroll rendszer és a kockázatkezelés fejlesztéséhez. A költségvetési szervek belső ellenőrzésről szóló 193/2003. (XI. 26) Korm. rendelet előírásainak megfelelően a Központ belső ellenőrzési vezetője stratégiai ellenőrzési tervet, illetve a tárgyévet követő évre vonatkozóan éves ellenőrzési tervet készít. A stratégiai ellenőrzési terv többek között tartalmazza a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat, a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszer értékelését, valamint a kockázati tényezőket és értékelésüket. A kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon alapuló éves ellenőrzési tervnek tartalmaznia kell a konkrét ellenőrzési feladatokat és az azokat megalapozó elemzéseket. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 120/B. §-a szerint: „ (1) A belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat: a) a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtsa végre, b) teljesítse az elszámolási kötelezettségeket, c) megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. (2) A költségvetési szerv belső kontrollrendszeréért a költségvetési szerv vezetője a felelős, aki köteles – a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő a) kontrollkörnyezetet, b) kockázatkezelési rendszert, c) kontrolltevékenységeket, d) információs és kommunikációs rendszert, e) monitoringrendszert kialakítani és működtetni.”

A Központ belső ellenőrzésének feladata ajánlások és javaslatok megfogalmazása a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében. Ennek érdekében a vizsgálatok arra irányulnak, hogy a Központban kialakított és működtetett kockázatkezelési, és belső kontroll rendszerek és eljárások alábbi követelményeknek megfelelnek-e:  A Központ célkitűzéseinek elérését veszélyeztető kockázatok időben történő felismerése, és azok megfelelő kezelése.  Az egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelősége.



 A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontossága, megbízhatósága és megfelelő időben történő rendelkezésre állása.  Az alkalmazottak tevékenységének a jogszabályokban és szabályzatokban foglaltaknak történő megfelelősége, valamint összhangja a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal.  Az eszközökkel és forrásokkal történő takarékos és hatékony gazdálkodás, valamint a vagyon megóvásáról való megfelelő gondoskodás.  A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulása.  A Központ munkafolyamataiban a belső kontrollrendszer minőségének megfelelősége, és folyamatos korszerűsítésének biztosítása.  A rendszerek és eljárások – beleértve a fejlesztés alatt állókat is – teljessége, valamint azok összhangja a Központ átfogó céljaival és célkitűzéseivel.  A Központot érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira történő megfelelő reagálás. 1.1.

A szabályzat célja

A Központ működésének alapvető érdeke, hogy elérje célkitűzéseit, de a szervezeti cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal kell szembesülnie. Jelen szabályzat kockázatkezelési eljárásainak meghatározására (kockázatok azonosítása, mérése, kezelése) szolgál, illetve hozzájárul a kockázatok bekövetkezésének megelőzéséhez. A központ szervezeti céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az egyes szervezeti egységek, illetve személyek céljai szorosan kapcsolódnak a szervezet legfőbb célkitűzéseihez, abból levezethetőek. A kockázat felmérési- és a kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja az OKF GEK folyamataiban és szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatkezelés alapvető célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. A kockázat felmérés és a kockázatelemzés folyamatait a belső ellenőrzési vezető irányítja, aki a belső ellenőröket is bevonja a munkába és informálja őket minden egyes lépésről. A belső ellenőrzés – mint a vezetést támogató tevékenység – nem mentesíti a Központ vezetőit azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés a Központ belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. 1.2.

A kockázat fogalma

Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet szerint: A kockázat  „mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan befolyásolhatják a költségvetési szerv működését.” A kockázatok elsődleges okai, fajtái:  véletlenszerű, nem várt esemény (nem lehet befolyásolni),  hiányos ismeret, vagy információ (meg lehet határozni),  ellenőrzés hiánya és/vagy gyenge volta,



 eredendő kockázat (szabálytalanságok, vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata - „gyenge láncszem”). A Központ vezetésének feladata, hogy a kockázatokra - amelyek lényegi befolyással lehetnek a szervezet célkitűzéseire – megfelelő módon és időben tudjon válaszolni. Ezt a feladatát úgy kell végeznie, hogy elősegítse a szervezet eredeti céljainak teljesülését, s ezzel egy időben csökkentse minimálisra az azt veszélyeztető tényezők bekövetkezésének esélyét, lehetséges negatív hatását, melyet csak megfelelő kockázatkezeléssel tud elérni. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza:     

a kockázatok azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, a kockázatok értékelése, az elfogadható kockázati szint meghatározása (a szervezet, vagy a vezetés számára), a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról,  a válaszintézkedés beépítése és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. 1.3. A kockázatkezelés folyamata A kockázatkezelés folyamata a kockázatok felmérésével, azonosításával kezdődik. A kockázatok azonosításával a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok kialakulása megelőzhető, illetve mérsékelhető. Ehhez a költségvetési évre szóló munkatervek elkészítése, illetve a különféle intézkedések meghatározása szükséges. A választott intézkedések és a kockázatkezelés hatását fel kell mérni, a felmérés eredményét pedig össze kell vetni az eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenység(ek), vagy területe(ek) esetében a Központ vezetője intézkedik azok preventív jellegű ellenőrzéséről, esetleg folyamatos beszámolót kér, vagy helyszíni vizsgálatot tart, illetve felkéri a belső ellenőrzést eseti vizsgálatok lefolytatására. A FEUVE rendszer hatékony működtetése a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonalak kialakítása. A megfelelő ellenőrzési nyomvonalak kiépítése alapján lehet a kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A Központ vezetőjének – mint a kockázatkezelésért felelős vezetőnek - tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázatkezelést a Központ vezetője végezheti egyedül, testületi munkában, valamint átruházhatja azt az egyes szakmai területek vezetőire. 2.

A kockázat kezelője

A Központban a kockázatok kezelője és a kockázatkezelésért felelős személy elsősorban a Központ vezetője, de közvetve annak minden munkatársa.

2.1.

A kockázatkezelési hatókör



A Központ szakmailag érintett vezetőinek felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv elkészítése, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A kockázatelemzésnek fel kell ölelnie a Központ valamennyi tevékenységi területét. A Központ minden szervezeti egységének vezetője az éves munkatervek elkészítése során elvégzi a célkitűzéseik végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés) is. Ennek során felméri, hogy mi jelenthet kockázatot az adott területen, annak mekkora a nagyságrendje, illetve javaslatot tesz arra, hogy a meghatározott kockázatok alapján milyen intézkedéseket kell megtenni. 2.2.

A kockázatkezelés időtartama

A kockázatkezelési tevékenységet valamennyi szervezeti egység vezetőjének már a döntés előkészítésnél, az éves tervezés első szakaszaiban meg kell kezdenie. A kockázatok változása miatt valamennyi szakterületet érintően a költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követni a folyamatokat, aktualizálni kell a megállapításokat, illetve ellenőrizni kell a megtett intézkedések hatásait. 2.3.

A kockázatkezelési folyamat ütemezése  A főbb szervezeti célkitűzések és a jelentősebb kockázati tényezők széleskörű ismertetése.  A kockázatok azonosítására és értékelésére vonatkozó dokumentumok (kérdőívek, munkalapok) szétküldése, kockázatok felmérése, beazonosítása.  A kockázatértékelést követően csapatmunka a kockázatkezelés különböző szintjein, kockázatkezelési stratégia kidolgozása.  A jelentős kockázatok kezelésére kialakított világos stratégia szervezeten belüli kommunikációjának megszervezése.  A képzési-oktatási keret egy részének esetleges átirányítása a kockázatkezeléssel kapcsolatos képzésekre.

3.

A kockázatkezelés végrehajtása

3.1. A főfolyamatok meghatározása A folyamatokban rejlő főbb kockázatok azonosításának első lépéseként a belső ellenőrzésnek a folyamatok felelőseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatok alakulását jelentősen befolyásoló kulcsfontosságú személyekkel közösen kell meghatározni a főbb munkafolyamatokat. A főbb folyamatok meghatározásánál az alábbiakat kell figyelembe venni:  A folyamat célja és tárgya Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a vezetőség által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezőket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell az OKF GEK céljaihoz, illetve a meglévő egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés).  A folyamat általános jellemzése A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai és változásai, a részfolyamatok, az információ hatása a folyamatra.



 Kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM), különös tekintettel az alábbiakra:   

a KTM-ek használata az egyes folyamatok megadott szempont szerinti monitoringjához; eljárások a kedvezőtlenül alakuló KTM-ek esetén; a KTM-ek külső és belső összehasonlítása (benchmarking) a folyamat teljesítményének folyamatos fejlesztése érdekében.

A Központ alapvető feladatai: 3.1.1. Szakmai feladatok a)

a pénzügyi és számviteli előírásoknak megfelelően biztosítja a Központ, valamint az OKF, az FPVI, a KOK, a Pest MKI, valamint a Jogar működésének pénzellátását, a leosztott költségvetési előirányzatok alapján elkészíti a Központ összevont kincstári és elemi költségvetését;

b)

a részére biztosított előirányzat vonatkozásában gondoskodik a pénzügyi könyvelési feladatok ellátásáról, kötelezettségvállalás nyilvántartásáról, közreműködik az illetmény és egyéb járandóságok folyósításában, elkészíti az állammal szembeni bevallásokat, gondoskodik a befizetésről, végzi az egyéb pénzügyi, anyagi adminisztrációt a saját és a hozzátartozó önállóan működő költségvetési szervek vonatkozásában;

c)

elkészíti a havi pénzforgalmi jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, féléves és éves mérlegbeszámolót;

d)

biztosítja a szabályszerű pénzforgalmat és a házipénztár működését;

e)

végzi az anyaggazdálkodással kapcsolatos feladatokat, gondoskodik az anyag-, eszköz- és ingatlan nyilvántartásról, anyag-, eszköz- és ingatlan megóvásról, a leltározásról, selejtezésről;

f)

intézi az állomány ruházati alapellátásával, utánpótlásával kapcsolatos ügyeket, a munkaés védőruházattal, védőeszközökkel történő ellátását, vezeti ezek nyilvántartásait, közreműködik a kártérítési ügyek rendezésében;

g)

működteti a belföldi üdülések elosztására javaslatot tevő szociális bizottságot, közreműködik az üdültetés és pihentetés szervezésében;

h)

összeállítja a Központ minősített időszaki anyagi, technikai, pénzügyi szükségleteit tartalmazó igény-bejelentési tervét. Elkészíti a Központ, szakterületre vonatkozó minősített időszaki Intézkedési-, és Végrehajtási terveit, valamint biztosítja a tervekben meghatározott feladatok ellátásához szükséges feltételeket. Veszélyhelyzet kezelési időszakban gondoskodik a feladatok ellátásához szükséges logisztikai háttér biztosításáról;

i)

végrehajtja az anyagi, műszaki, a vegyvédelmi és egyéb technikai eszközök igénybevételével, kezelésével, használatba vételével, kivonásával kapcsolatos feladatokat;



j)

ellátja a szolgálati járművek üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat, elvégzi a Központ járművei és technikai felszerelései javítását, felülvizsgálatát, engedélyezés szerint más szervezetek felé irányuló szolgáltatást végez;

k)

működteti a kiképző- és raktárbázist, és az objektumok üzemeltetésével, fenntartásával, működtetésével kapcsolatos feladatokat;

l)

biztosítja a távközlő berendezések üzemképességét, az ellátott szervezeti egységek informatikai rendszerének működtetését, karbantartását;

m)

végzi az informatikai berendezések üzemeltetését, hardver és szoftver ellátást, nyilvántartást, gondoskodik a működtető programok beszerzéséről és a rendszerek vírusvédelméről az OKF Informatikai Biztonsági Szabály követelményeinek betartásával;

n)

elkészíti a szervezeti egységet érintő és meghatározott szabályozásokat;

o)

kezeli az országos rendeltetésű katasztrófa-készleteket, közreműködik azok szükség szerinti szétosztásában.

A Szabályzat részletes munkafolyamatait egyrészt a Szervezeti és Működési Szabályzat, másrészt a táblázatos Ellenőrzési nyomvonalak tartalmazzák. A főbb folyamatokat a Központ feladatainak változásakor (megszűnés, bővülés, módosulás) aktualizálni kell. 3.2.

A kockázati tényezők meghatározása

A kockázatkezelés stratégiai szemléletű megközelítésének kulcsa a kockázatok beazonosítása a Központ fő célkitűzéseinek tükrében, melyre a főbb folyamatok meghatározása után kerülhet sor, hiszen az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a Központ célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. Minden kockázatnak két jellemzője van:  oka (pl. bármely esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezésének van valamilyen valószínűsége);  hatása (pl. a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás). A kockázatok azonosításánál az alábbi kérdések megválaszolása nyújt segítséget:  Melyek azok a tényezők, amelyeknek jól kell működniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelően funkcionáljon?  A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését?  Tartalmaz-e a folyamat eredendően olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet? A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a Központra, ha valóban felmerülnek.



A kockázatok azonosítását a szervezeti egységek vezetői a kockázatfelmérő lapok segítségével végzik el. A kockázatok felmérésének sikere döntő mértékben attól függ, hogy milyen információk állnak rendelkezésre. Az információgyűjtés technikái lehetnek: - interjúk, - kérdőívek, felmérő lapok, - összegző megbeszélések. A kockázatok azonosításának, illetve értékelésének kétféle módszere lehetséges: kockázatvizsgálat, illetve kockázati önértékelés. A kockázatok felmérését végző munkatársak feladata, hogy áttekintsék a Központ tevékenységeinek kapcsolatát a fő célkitűzésekkel és meghatározzák a kapcsolódó kockázatokat. A feladat ellátásával adott esetben a Központ vezetője külső szakértőt is megbízhat. A kockázati önértékelés során a kockázatok azonosításában, illetve értékelésében az adott szervezeti egység valamennyi munkatársa részt vesz. Ez lényegében két módon történhet: kérdőívek segítségével, vagy munkamegbeszélések során. A kockázati tényezőket - annak érdekében, hogy a főbb folyamatok kockázati szempontból összehasonlíthatók legyenek – célszerű csoportosítani. A kockázatok forrása lehet a Központra nézve külső eredetű kockázat, vagy a Központ saját tevékenysége (esetleg annak hiánya) hatására kialakuló kockázat, melyek az alábbiak lehetnek: 3.2.1. Külső környezeti kockázati tényezők 3.2.1.1. Politikai, gazdasági változások Politikai: Egy kormányprogram megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Gazdasági: A gazdaság hatása a munkaerőpiacra (munkahelyek létesítése, megszűnése, eltérő térségi adottságok, előnyök, hátrányok, stb.) Elemi csapások: Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. Ilyenkor a katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat. Infrastruktúrális: Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Környezetvédelmi: A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. 3.2.1.2. Jogszabályi előírások változása A jogszabályok és egyéb előírások (illetve azok gyakori változásai) jelentősen befolyásolhatják a szervezet tevékenységét. A szabályozások számos olyan megkötést tartalmazhatnak, amelyek akadályozzák a rugalmas munkavégzést.

3.2.2. Szakmai működési kockázati tényezők 3.2.2.1.Folyamatok kapcsolódása (tevékenység kockázatok)



Működés-stratégiai: Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Működési: Elérhetetlen, vagy megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs: A döntéshozatalhoz nem megfelelő, vagy nem elegendő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév: A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt eredmények elérésének esélyét. Technológiai: A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének, vagy lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését. Projekt: A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekttervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Újítási: Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül. 3.2.2.2. Alkalmazott iratok, bizonylatok, nyilvántartások, ügyiratkezelés módja 3.2.3. Humán erőforrás gazdálkodási és szervezeti kockázati tényezők 3.2.3.1. Emberi (humán) erőforrás kockázatok Személyzeti: A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészségi és biztonsági: Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat, leterheltek. 3.2.3.2. Tárgyi feltételek megléte (hiánya) 3.2.3.3. Informatikai támogatottság megfelelősége (hiánya, elégtelensége) 3.2.4. Pénzügyi gazdasági folyamatok kockázati tényezői Költségvetési: A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Csalás, vagy lopás: Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Biztosítási: Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási: Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Közbeszerzési szabályok megszegése. Felelősségvállalási: A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. Pénzkezelési-gazdálkodási: Helytelen gazdálkodás következtében kimerült pénzügyi keretek, vagy azok túllépése, közpénzekkel történő nem megfelelő gazdálkodás. Könyvelési, beszámolási, nyilvántartási, adatszolgáltatási: Helytelen eredmény kimutatás, nem hiteles mérleg, beszámoló, leltár eltérések, működési zavarok, likviditási problémák.

3.2.5. Belső kontroll rendszer kockázati tényezői 3.2.5.1. Belső szabályozottság minősége, illetve annak hiánya 3.2.5.2. FEUVE rendszer nem megfelelő kialakítása, annak hiánya



3.2.5.3. Belső ellenőrzési tevékenység, annak hiánya 3.2.5.4. Nem megfelelő központi koordináció, illetve annak hiánya Az ismert kockázati tényezők listáját a változásoknak megfelelően folyamatosan aktualizálni, illetve szükség esetén bővíteni kell. Az újabb kockázati tényezőket a belső ellenőrzéssel közösen kell meghatározni. 3.3.

A szervezet célkitűzéseinek megismerése

A kockázatok beazonosíthatóságához elengedhetetlen a Központ célkitűzéseinek alapos ismerete, kezdve a legmagasabb szintű célokkal (fejezetet irányító szerv célkitűzései), egészen a napi működés céljainak szintjéig (pl. létszámgazdálkodás, tárgyi eszköz beszerzés stb.). Célnak tekinthetjük egyrészt a Központ jogszabály által meghatározott feladatainak magas szintű teljesítését, másrészt az ellátandó feladatokból – a fejezetet irányító szerv politikai szándékát, akaratát tükröző irányelveinek, utasításainak figyelembe vételével - évente kiválaszthatunk néhányat, és azok teljesülését kiemelten figyeljük. Míg egyes célkitűzések hosszabb ideig változatlanok maradhatnak (pl. az EU működési irányelveinek való megfelelés), addig új célkitűzések is felmerülhetnek minden évben. A kockázatokat ezen ismeretek alapján lehet felismerni, azonosítani. A kockázat felmérés-kezelés első célszerű lépése a Központ stratégiai célkitűzéseinek a megismerése, illetve vizsgálata. Ez az egyszerűsítés megkönnyíti a célkitűzésekhez tartozó alapvető kockázatok elemzését, azonosítását. A Központ vezetője - a stratégiai célkitűzések figyelembe vételével - évről-évre meghatározza és aktualizálja a rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Az éves célkitűzések a teljesítménykövetelmények (egyéni célok meghatározása) alapját is képezik. A belső ellenőrzésnek a Központ vezetőivel részletesen kell megvitatni és értelmezni az éves célkitűzéseket és azok realitását annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásaikat ezen célok elérésének támogatására tudják mozgósítani. Fontos, hogy a célkitűzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezők is napirendre kerüljenek a megbeszéléseken. Ezt követően, a Központ feladatait végrehajtó szervezeti egységeknek is meg kell ismerniük az éves célrendszert. Szükség esetén egyeztetésekkel, viták kezdeményezésével kell értelmezni a célokat. Az észrevételek megtételekor fel kell hívni a vezetés figyelmét a végrehajtás során figyelembe veendő kritikus körülményekre. A munkatervek elkészítését átfogó kockázat felméréssel kell összekötni, melyet összehangoltan kell végrehajtani. A szervezeti egységeknek az éves munkaterv jóváhagyását követően a célkitűzések végrehajtására kell fókuszálniuk.

4.

A szervezeti egységek feladatai

4.1. A célkitűzések megvalósulását elősegítő főbb folyamatok meghatározása A szervezeti egységek a Központ éves célrendszerének megismerését követően a saját éves munkatervükben határozzák meg azokat a főbb folyamatokat, amelyekkel hozzájárulnak a Központ célkitűzéseinek megvalósításához.



A Központ célkitűzései csak a feladatokat végrehajtó szervezeti egységeken, illetve az alkalmazottak tevékenységén keresztül valósulhatnak meg. A szervezeti egységek további feladata, hogy a Központ fő munkafolyamatai közül kiválasszák azokat a folyamatokat, amelyek az adott célkitűzés megvalósulását – megítélésük szerint legalább alacsony kockázati szinten hátrányosan befolyásolják. 4.2. A főfolyamatokhoz tartozó kockázati tényezők azonosítása A szervezeti egységek vezetői az éves munkatervükben meghatározott feladatokra vonatkozóan azonosítják a kockázatokat. Ehhez a főbb folyamatokra kidolgozott kockázati tényező listából ki kell választaniuk mindazon tényezőket, amelyek – a szervezeti egységek véleménye szerint - legalább alacsony szinten hátrányosan érintik az adott cél megvalósulását. A kiválasztásra azért van szükség, mert az adott évi célkitűzések megvalósulására nem biztos, hogy valamennyi kockázati tényezőnek lesz legalább alacsony szintű negatív hatása. Miután az egyes szervezeti egységek részben eltérő környezetben végzik tevékenységüket, előfordulhat, hogy ugyanazon fő folyamatnál a szervezeti egységek más-más kockázati tényezőt azonosítanak, illetve választanak ki a kockázati tényezők listájából. A szervezeti egységek vezetői a kockázatok azonosítására és értékelésére létrehozhatnak munkacsoportot is. A szervezeti egységek vezetői a főbb folyamatonként azonosított kockázati tényezők listáját átadják a belső ellenőrzési vezetőnek. A belső ellenőrzés szükség szerint – a tapasztalatai alapján - kiegészítheti a főbb folyamatokra meghatározott kockázati tényezőket, melyről tájékoztatja az érintett szervezeti egységek vezetőit. A beérkezett információk alapján a belső ellenőrzés elkészíti a kockázati tényezők értékelésére szolgáló felmérő lapokat (kérdőíveket). (Lásd  OKF Belső Ellenőrzési Kézikönyv) 5.

A belső ellenőrzés feladatai

5.1.

A kockázatelemzés előkészítése

A kockázatelemzést megelőző előkészítés során a belső ellenőrzés: elemzi a kontroll környezetet annak érdekében, hogy azonosítani tudja a tervezése során figyelembe veendő változásokat, megvitatja a vezetőkkel, hogy mit várnak el a belső ellenőrzéstől, értelmezi a Központ célkitűzéseit, a vezetőkkel közösen meghatározza a belső ellenőrzési fókuszt, azonosítja a folyamatokat és a folyamatgazdákat, és a vezetőkkel egyeztet az egyes folyamatok – a Központ célkitűzéseihez viszonyított – fontosságáról, a vezetőket bevonva elkészíti a kockázatelemzési kritérium mátrixot, amely a kockázatok felmérésének elsődleges eszköze. 5.2. A kontroll környezet elemzése, értékelése Az általános felmérés részeként a Központ külső és belső kontroll környezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a Központ működési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat. A környezet változásának elsődleges forrásai lehetnek:



 a magyar és az európai uniós jogszabályi változások,  gazdasági – politikai környezet változása,  a szervezet stratégiájának, célkitűzéseinek változása,  belső szervezeti változások,  belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, szabályzatok változása. Ezek a változások a Központ folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell törekednie, hogy összegyűjtsön minden lehetséges információt. Az általános felmérés során a belső ellenőrzés folyamatosan gyűjti össze az információkat a Központ irányítási és kontroll környezetéről. 5.3.

A vezetők elvárásai

A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a vezetők milyen kérdésköröket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetők egyes, a Központ működésével kapcsolatos főbb elgondolásaiból adódnak (pl. egy speciális működési irányelvnek való megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. A vezetők azon elvárásai, hogy az ellenőrzési erőforrásokat soron kívül kiválasztott ellenőrzésekre használják fel, szintén megegyezés tárgyát képezik. Emellett a vezetők olyan elvárásai tekintetében (ha vannak ilyenek), melyek a belső ellenőrzés alapvető működési rendjét célozzák, szintén megegyezés szükséges. 5.4.

A szervezet célkitűzései

A kockázat felmérés-, és kezelés első lépéseként a belső ellenőrzésnek meg kell ismernie, illetve vizsgálnia kell a Központ stratégiai célkitűzéseit, valamint az éves célokat. A belső ellenőrzés a Központ vezetőivel részletesen megvitatja és értelmezi az éves célkitűzéseket, illetve azok realitását annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásait ezen célok elérésének támogatására tudja mozgósítani. Az egyeztetések során a célkitűzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezőknek is napirendre kell kerülniük. 5.5.

A belső ellenőrzési fókusz kialakítása

Az elfogadott szervezeti célkitűzések és egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzési fókuszt a belső ellenőrzésnek és a vezetőknek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. Ezt az elemzést a belső ellenőrzésnek a Központ vezetőivel közösen kell elvégeznie, konszenzusra kell jutni a folyamatok fontosságának összesített értékelése tekintetében. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végső eredményének kialakításához. A kockázatelemzés során a legfontosabb ellenőrzési pontokat fel kell tárni. A belső ellenőrzésnek látnia kell az ellenőrzési pontok rendszerét, illetve meg kell értenie az ellenőrzési pontok és az azonosított jelentős kockázatok kapcsolódását.



Az ellenőrzési, vagy kontroll pontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. 5.6.

Kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM)

A Központ főbb folyamataira elkészített kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM) a következetes kockázatelemzés végrehajtásának elsődleges eszköze. (A Kockázatelemzési kritérium mátrix-szal kapcsolatos részletes tudnivalókat az OKF Belső Ellenőrzési Kézikönyve tartalmazza) 5.7.

Az egyedi kockázatok elemzése

A kockázatok felmérése során értékelni kell az egyes fő folyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Így végezhető el a főfolyamatok átfogó, kockázatközpontú értékelése. (Részletesen lásd  OKF Belső Ellenőrzési Kézikönyv) 5.8.

A folyamat teljes körű értékelésének elkészítése

A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését, a működési folyamatok feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. A kockázatértékelés eredménye  mindazon prioritások (tervezési szempontok) meghatározása, amelyek alapját képezik az ellenőrzés tervezésének, szervezésének. (Részletesen lásd  OKF Belső Ellenőrzési Kézikönyv) 6.

Kockázati reakciók

6.1.

Az elfogadható kockázati szint meghatározása

A feltárt kockázatokkal kapcsolatos reakciókat a Központ által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. A kockázatkezelési eseteket a Központ belső ellenőrzési vezetője elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. 6.2.

Kockázatkezelési stratégia

Az alapvető kockázatkezelési stratégiák az alábbiak lehetnek:  kockázat átadása (biztosítás révén),  kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt),  kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése),  kockázatos tevékenység befejezése (közszférában nehezen megvalósítható).

7.

A kockázatok nyilvántartása

A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása központi feladat, melyért a belső ellenőrzés a felelős. A Központ kockázat-nyilvántartásának valamennyi feltárt kockázatra kiterjedően az alábbiakat kell tartalmaznia:



   

fontosságának nagyságát, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs(ak) nevét, olyan folyamatba épített ellenőrzési módok, eljárások, amelyek biztosítják azt, hogy a Központ célkitűzései teljesüljenek,  amennyiben a folyamatba épített ellenőrzések, eljárások nem elégségesek, mit tesz a Központ az adott konkrét területen. A Kockázat nyilvántartó lap mintáját a 9.5. pont tartalmazza.

8.

Kockázati jelentés rendszer

A Központban a kockázati jelentési rendszer a vezetői információs rendszer részét képezi. A kockázatkezelés tulajdonképpen a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés, a döntéshozatal és a végrehajtás alapvető része. A Központ vezetőinek külön figyelmet kell fordítaniuk arra, hogy a kockázatkezelést minden munkafolyamatba beágyazzák, és az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek minden tagja megértse annak jelentőségét. Mivel a kockázati környezet folyamatosan változik, ezért a kockázatkezelési tevékenység alapvető jellemzője a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat. Legalább évente egyszer meg kell győződni arról, hogy a Központ kockázati környezete (profilja) változott-e vagy sem. Figyelembe kell venni, hogy a kockázatkezelés elsősorban a Központ feladatellátását támogató belső folyamat, és nem az azon kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja.

9.

Kockázatfelmérőlapok mintái

9.1. KF Gazdasági Ellátó Központ KOCKÁZAT ÉRTÉKELŐ LAP Humán erőforrás gazdálkodási és szervezeti kockázati tényezők Saját szervezeti egységére értelmezze és jelezze a megfelelő számmal a táblázatban feltüntetett tevékenységeket befolyásoló negatív tényezők bekövetkezésének valószínűségét és azoknak a munkaügyi központ szabályszerű működésére gyakorolt hatását.



(Alacsony=1 pont, Közepes=2 pont, Magas=3 pont) Szervezeti egység megnevezése: Kitöltő neve, beosztása:

SORSZ.

KOCKÁZATI FELTEVÉS

1. VALÓSZÍNŰS ÉG

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. 8.

9.

10.

11.

12.

13. 14.

15.

16.

A rendelkezésre álló létszám mennyisége nem megfelelő A rendelkezésre álló létszám összetétele nem megfelelő Munkatársak személyes tulajdonságai nem megfelelőek Munkatársak szakmai felkészültsége, gyakorlati tapasztalatai nem elégségesek Munkatársak megbízhatósága, felelősségtudata nem kielégítő Munkatársak iskolai végzettsége nem megfelelő Helyettesítés rendje nem megfelelő Munkaszervezés akadozik Információáramlás, kommunikáció nem kielégítő Munkatársak továbbképzési lehetőségei nem megfelelőek A munkatársak motiváltsága nem kielégítő A munkatársak ösztönzése nem megfelelő Vezetői szakmai irányítás nem hatékony Munkahelyi környezet nem megfelelő A munkavégzéshez szükséges eszközök nem- vagy csak részben állnak rendelkezésre A munkatársak

2. HATÁ S

3. SÚLYSZÁ M

4. 5. VALÓSZÍNŰSÉ TELJES G ÉRTÉKE (1X3) KOCKÁZAT(2X3)


leterheltsége magas 17.

18.

19.

20.

21. 22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31. 32. 33.

A munkatársak bérezése nem kielégítő A munkatársak szakmai fejlődési lehetőségei korlátozottak A munkatársak előrelépési lehetőségei korlátozottak A munkatársak stressztűrő képessége alacsony A munkatársaknak nincs/részben van lehetősége rekreációra A munkavégzéshez rendelkezésre álló eszközök minősége nem megfelelő Az ügyviteli informatikai támogatás nincs biztosítva Az ügyviteli informatikai támogatás nem megfelelően működik Az átszervezéssel járó változások kockázatosak A jogszabályi háttér változása nem kiszámítható A jogszabályi változások esetében nincs elég idő a felkészülésre A folyamatba épített ellenőrzés nem megfelelően működik A vezetői ellenőrzés nem megfelelően működik Belső szabályzatok nem állnak rendelkezésre Belső szabályzatok nem aktualizáltak Egyéb…….. Összesen (átlagosan):

…………………., 200…………………………… Az értékelést végezte:




………………………………………….. Belső ellenőr

9.2. KOCKÁZAT ÉRTÉKELŐ LAP

Pénzügyi-, gazdasági folyamatok kockázatai Saját szervezeti egységére értelmezze és jelezze a megfelelő számmal a táblázatban feltüntetett tevékenységeket befolyásoló negatív tényezők bekövetkezésének valószínűségét és azoknak a munkaügyi központ szabályszerű működésére gyakorolt hatását. (Alacsony=1 pont, Közepes=2 pont, Magas=3 pont) Szervezeti egység megnevezése: Kitöltő neve, beosztása: Sorsz.

1.

2.

3.

4.

Kockázati feltevés Kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre vonatkozó szabályozásban foglaltak be nem tartása oly módon, hogy: azt nem a feladattal megbízott személy végzi, a kötelezettségvállalási dokumentumok (szerződés, megrendelés, határozat, kinevezés) nem készülnek el, illetve az elkészítés szabályait nem tartják be, a kötelezettségvállalás nyilvántartásainak vezetése nem a jogszabályban előírtaknak megfelelően, illetve nem naprakészen történik. A kötelezettségvállalás szabálytalanul hiúsul meg, a szerződést nem kötik meg, a határozat nem születik meg. Szerződések, határozatok (megállapodások) szabálytalanságokat tartalmaznak A pénzügyi bizonylatok alaki-, tartalmi megfelelősége nem megfelelő:

1. Valószínűség

2. Hatás

3. Súlyszám

4. Valószínűség értéke (1x3)

5. Teljes kockázat (2x3)

Az OKF Gazdasági Ellátó Központ …/2011. számú igazgatói intézkedéssel kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata -

-

-

5. 6. 7.

8.

9.

10. 11. 12. 13.

14.

15.

16.

a támogatásra vonatkozó bizonylatok, dokumentumok, számlák, elszámolások esetében, a pénzügyi teljesítést megelőző érvényesítés hiányzik, szakmai teljesítés igazolása hiányzik.

A döntéselőkészítési folyamat elmarad A döntéselőkészítési folyamat formális A döntéselőkészítési folyamat nem megfelelően dokumentált A pénzügyi elszámolásokat alátámasztó bizonylatok hiányosak, nem az előírásoknak megfelelőek A hiányosan kitöltött elszámolások miatt a támogatások pontatlanul kerülnek számfejtésre Az ellátások összege helytelenül kerül feladásra Az ellátások összege helytelenül kerül számfejtésre A visszakövetelések nem történnek meg A visszakövetelések helytelenül (összeg, időtartam) történnek meg A pénzügyi keretekkel szabálytalanul gazdálkodnak az időarányos előirányzat túllépésre kerül, a pontos elkötelezettség megállapítása hiányzik, átcsoportosítás szükségessége nincs dokumentálva, jóváhagyva. Az intézményi elemi költségvetés pontatlanul, megalapozatlanul készül el nem megfelelő alapadatokat szolgáltatnak a szervezeti egységek, a jogszabályokat és a tervezési útmutatóban foglaltakat nem tartják be. Az előírt mérlegjelentéseket, beszámolókat szabálytalanul, pontatlanul készítik el az analitikus nyilvántartások és a



17.

18.

19.

20.

21.

22. 23. 24.

25.

főkönyvi könyvelés adatai nem egyezőek, leltári adatok nem egyezőek, nem támasztják alá a mérleg adatait nem az előírásoknak megfelelő a kitöltése, a téves könyvelések miatt helytelen a zárás a beszámolók nem határidőben készülnek el A közbeszerzési eljárás alá tartozó árubeszerzések és szolgáltatások megrendelésére, szerződéskötésre vonatkozó előírásokat nem tartják be. A közbeszerzési tevékenység nincs intézményi szinten szabályozva A vagyongazdálkodás és vagyonmegóvás szabályait nem tartják be az alábbiak miatt a beszerzések engedélyezése nem szabályos, az analitikus nyilvántartások vezetése pontatlan, nem naprakész, a leltárak helytelenül vannak kiértékelve, a selejtezéseket szabálytalanul hajtják végre, vagy azok elmaradnak. Az épületek, gépek, járművek kezelése, működtetése nem megfelelő. A pénzigénylés pontatlanul, nem az előírásoknak megfelelően történik az adott időszakra vonatkozó kötelezettségvállalás nem teljesült, számítási hiba, rossz kalkuláció miatt. A folyamatba épített ellenőrzés működtetése nem megfelelő A vezetői ellenőrzés nem kielégítő A pénzügyi-gazdasági belső szabályzatok nem állnak rendelkezésre A pénzügyi-gazdasági belső szabályzatok nem aktualizáltak

26.

Informatikai támogatás nem áll rendelkezésre

27.

Informatikai támogatás nem megfelelő/részben megfelelő


Az OKF Gazdasági Ellátó Központ …/2011. számú igazgatói intézkedéssel kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata 28.

Informatikai rendszer zárt/nem biztonságos

29.

Az átszervezések járnak

30.

Jogszabályi változik

31. 32.

Egyéb……


nem

kockázattal

környezet

gyakran

Összesen (átlagosan):

Mintaszékhely, 20………………………………………… Az értékelést végezte: …………………………………………. belső ellenőr

9.3. KOCKÁZAT ÉRTÉKELŐ LAP Szakmai működési kockázatok Saját szervezeti egységére értelmezze és jelezze a megfelelő számmal a táblázatban feltüntetett tevékenységeket befolyásoló negatív tényezők bekövetkezésének valószínűségét és azoknak a munkaügyi központ szabályszerű működésére gyakorolt hatását. (Alacsony=1 pont, Közepes=2 pont, Magas=3 pont) Szervezeti egység megnevezése: Kitöltő neve, beosztása:

1. KOCKÁZATI FELTEVÉS

Sorsz.

VALÓSZÍNŰS ÉG

Ügyiratok, bizonylatok

1.

2.

-

érkeztetésénél, iktatásánál adminisztratív hiányosságok vannak,

-

a dokumentumok nem teljeskörűek,

-

a hiánypótlásra történő felszólítás elmarad.

A támogatások ügyintézésével kapcsolatban szabálytalanságok történnek, mert

2. HAT ÁS

3. SÚLYSZÁ M

4. VALÓSZÍNŰSÉG ÉRTÉKE (1X3)

5. TELJES KOCKÁZAT

(2X3)


-

a döntéselőkészítés nem megalapozott,

-

a döntéselőkészítés folyamata elmarad,

-

a döntéshozatallal kapcsolatban alaki, formai szabálytalanságok, hiányosságok fordulnak elő,

-

a döntéshozatallal kapcsolatban tartalmi hibák fordulnak elő,

-

a jogszabályok be nem tartása miatt helytelen döntések születnek,

-

az eljárási rendek be nem tartása miatt szabálytalan döntések születnek a különféle nyomtatványok, nyilatkozatok értelmezéséből problémák adódnak, az eltérő jogszabályi értelmezésből problémák adódnak, ügyintézési határidőket nem tartják be, nem a megfelelő ügyintéző látja el a feladatot, a folyamatba épített ellenőrzés elmarad, vagy nem megfelelő a vezetői ellenőrzés elmarad, vagy nem megfelelő a szakmai irányítás nem megfelelő, a számítógépes programok nem támogatják megfelelően az ügyintézést.

-

-

-

-

-

3.

A támogatás meghiúsulása és a kötelezettségszegés miatti visszakövetelések elmaradnak.

4.

A visszakövetelésekkel kapcsolatos ügyintézés szabálytalanul történik.

5.

A munkaerőpiaci képzések késéssel kerülnek beindításra.

6.

A munkaerőpiaci programok késedelmesen kerülnek beindításra.

7.

A munkaerőpiaci programok tervezése, ütemezése nem megalapozott.



8.

9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

A támogatások, munkaerőpiaci programok nyomonkövetése, monitoringja elmarad, vagy nem megfelelő. Az álláskeresési támogatások, vállalkozói járadék ügyintézésével kapcsolatos szabálytalanságok az alapdokumentumok hiányosak, nem megfelelőek a számítógépre történő rögzítés pontatlan, nem teljeskörű, a határidők nem kerülnek betartásra, a folyamatba épített ellenőrzés nem működik, a vezetői ellenőrzés elmarad, a határozatok, megállapodások alakilag, tartalmilag pontatlanok, a határozatok közlési módja nem megfelelő, a jogszabályokat, eljárási rendeket nem tartják be, a jogerősítés gyakorlata nem megfelelő, a számítógépes programok nem támogatják/részben támogatják az ügyintézést, az eljárási rendek nem állnak rendelkezésre, nem aktualizáltak Az ügyintézés körülményes, lassú Az ügyintézés túlságosan bürokratikus Az átszervezések kockázatokkal járnak A jogszabályi környezet gyakran változik Nincs elég felkészülési idő a változásokra A felügyeleti szervek szakmai irányítása nem megfelelő Egyéb…… Összesen (átlagosan):

………………, 20………………………………………………. Az értékelést végezte: ……………………………………. belső ellenőr




9.4. KOCKÁZAT ÉRTÉKELŐ LAP Környezeti kockázati tényezők Saját szervezeti egységére értelmezze és jelezze a megfelelő számmal a táblázatban feltüntetett tevékenységeket befolyásoló negatív tényezők bekövetkezésének valószínűségét és azoknak a munkaügyi központ szabályszerű működésére gyakorolt hatását.. (Alacsony=1 pont, Közepes=2 pont, Magas=3 pont) Szervezeti egység megnevezése:ység megnevezése: Kitöltő neve, beosztása:

Sorsz. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9.

10.

11.

12.

13.

14.

Kockázati feltevés Belső szabályozás nem megfelelő Belső szabályzatok nem állnak rendelkezésre Eljárási rendek nem állnak rendelkezésre Eljárási rendek nem aktualizáltak Aktuális jogszabályok nem hozzáférhetőek Jogszabályok alkalmazása nem megfelelő Konkrét esetekre vonatkozó gyakorlati állásfoglalások hiányoznak Iratkezelés, irattározás módja nem megfelelő Iratok tárolása, selejtezése nem megfelelő Jogszabályok gyakori változtatása nem/nehezen követhető Más munkaügyi központokkal való kapcsolattartás nem megfelelő Az ügyfelekkel történő bánásmód nem megfelelő A felügyeleti szervek szakmai irányítása nem megfelelő Az önkormányzatokkal,

1. Valószínűség

2. Hatás

3. Súlyszám

4. Valószínűs ég értéke (1x3)

5. Teljes kockáza t (2x3)

Az OKF Gazdasági Ellátó Központ …/2011. számú igazgatói intézkedéssel kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata intézményekkel, munkáltatókkal a kapcsolattartás nem megfelelő 15.

Az átszervezések kockázattal járnak

16.

Külső ellenőrzések (ÁSZ, KEHI, Közig.Hivatal, stb.) hátráltatják a munkavégzést Külső ellenőrzések hiányosságokat állapítanak meg A politikai döntések befolyásolják a munkavégzést Bürokrácia magas Az előírt adatszolgáltatási kötelezettség felesleges Az előírt adatszolgáltatási kötelezettség sok időt vesz igénybe A folyamatba épített ellenőrzés szabályozása nem megfelelő Egyéb…..

17.

18.

19. 20.

21.

22.

23. 24.

Összesen (átlagosan):

…………………………., 20……………………………………………….. Az értékelést végezte:

…………………………………………. belső ellenőr




9.5. KOCKÁZAT NYILVÁNTARTÓ LAP Szervezeti egység / tevékenység megnevezése:……………………………………………….

Ssz.

Kockázat Beazonosított mértéke (A-Kkockázat megnevezése M)

A kockázat kezelésére javasolt intézkedés (ha szükséges)

……………., 20……………………………………… …………………………… kitöltésért felelős személy

Felelős személy

A tevékenység megfelelő ellátását biztosító folyamatba épített ellenőrzés módja



4. számú Függelék a Központ Alapító Okirata









AZ ORSZÁGOS KATASZTRÓFAVÉDELMI FŐIGAZGATÓSÁG GAZDASÁGI ELLÁTÓ KÖZPONT

Recommend Documents