Az Önkormányzati Rendelettár adatgyűjtési tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében

Az Önkormányzati Rendelettár adatgyűjtési tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében 2010.11.30.

1.) Az Önkormányzati Rendelettár létrehozása A megyei törvényességi felügyeleti számítógépes nyilvántartások összefésülésén alapuló országos adatbázis az önkormányzati rendeletek adatait már több mint 10 éve tartalmazza. A rendszer a megyei törvényességi felügyeleti ügyintézők adatrögzítésén alapult, a testületi ülések, a rendeletek, a határozatok és természetesen az esetleges törvényességi észrevételeik berögzítése az ő feladatuk volt, azonban az önkormányzati rendeletek szövegének közzétételi célból történő feldolgozására a korábbi számítógépes rendszerekben nem volt lehetőség. Ennek − a jogszabályok megismeréséhez és az átláthatósághoz fűződő − jogállami célnak a megvalósítását az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC törvény 15. §-a alapozta meg az önkormányzati rendeletekre vonatkozó adatszolgáltatás előírásával: (1) A helyi önkormányzat jegyzője az önkormányzat rendeletét annak kiadmányozását követően haladéktalanul, elektronikusan, a Kormány által rendeletben kijelölt szerven keresztül a helyi önkormányzatokért felelős miniszternek megküldi. (2) A helyi önkormányzatokért felelős miniszter gondoskodik az önkormányzati rendeleteknek az erre a célra fenntartott honlapon történő közzétételéről. E szabályozás alapján az önkormányzatok adatszolgáltatása 2007. évtől kezdődően indult meg az adatszolgáltatók körének fokozatos kiterjesztésével. Ezt megelőzően a megyei hivatalokban bevezetésre került az új megyei törvényességi felügyeleti nyilvántartó („TÖRV”) program, amelyet a korábbi alapvetően statisztikai célú funkciók mellett már felkészítettek az elektronikus formában beérkező rendeletszövegek fogadására és országos rendszerbe való továbbítására is. Ezzel párhuzamosan az önkormányzatok részére díjmentesen átadásra került e programnak a „Területi Kiegészítő Alkalmazása”, a „TERKA” program, amellyel már az előírt adatszolgáltatás a további számítógépes feldolgozásra alkalmas, egységes formában teljesíthető. Az adatfeldolgozás vázlatos modelljét az 1. ábra szemlélteti: -

Az alsó szinten az önkormányzatok a „TERKA” program segítségével berögzítik a képviselőtestületi ülések, a hozott határozatok és rendeletek alapadatait, továbbá az elkészítendő „.nrt” állományokba a megfelelő rendeletfülekre csatolják a rendeletek szövegét. A programmal készíthető, konténerként használatos „.nrt” („Nemzeti Rendelettár”) típusú állományokat ezek után elektronikus levelező rendszer segítségével eljuttatják a megyei gyűjtő postafiókba (megyénkben jelenleg: [email protected]).

-

Középszinten a beérkezett „.nrt” állományokat a „TÖRV” rendszerbe betöltjük, a hiányzó vagy hibás adatszolgáltatást e programot használva a törvényességi ügyintézők (az ábrán fekete körökkel jelöltem) a beérkező papíralapú jegyzőkönyvek alapján pótolják illetve javítják, továbbá berögzítik az ellenőrzés és az esetleges törvényességi észrevételek adatait is. A megyei adatbázisban történt változások országos szintre történő továbbításáról a „TÖRV” rendszer működési környezetét biztosító Lotus Notes program adatbázis-kezelő rendszere gondoskodik.

-

-2Felső szinten a minisztérium gondoskodik a megyei adatbázisok országos adatbázissá történő egyesítéséről és a feldolgozott információk megfelelő formában és adattartalommal történő internetes közzétételéről.

1. ábra

2. Az Önkormányzati Rendelettár adatai Az Önkormányzati Rendeletek Tárát és az Önkormányzati Törzsadattárat az nrt.bm.hu internetes oldalon találjuk.

2. ábra

-3A Rendelettár 2. ábrán látható keresőképernyője az önkormányzati rendeletek országos lekérdezését teszi lehetővé több szempont alapján is. Jelen esetben példaként Halmaj község rendeleteit tudakoljuk. Az eredménylista jellemző képernyője a 3. ábrán látható. A listában az adott település − ez esetben Halmaj község − rendeletei több képernyőnyi hosszúságban, időrendben sorakoznak. Érdemes felfigyelni a szürke iratkapocs szimbólumokra, amelyek a csatolt rendeletszöveg jelenlétét mutatják. A Rendelettárban Halmaj község esetében az első rendeletszöveget az önkormányzat 2008. évi költségvetésének módosításáról szóló 10/2008-as rendelete tartalmazza.

3. ábra A kapocsjelen kattintva a rendelet részletes adatait tartalmazó képernyőt kapunk (4. ábra), amely a rendeletszövegre mutató hivatkozást is tartalmazza, a jelen esetben a rendelet szövege láthatóan „.doc”, azaz Microsoft Word típusú, de más helyen találkozhatunk „.pdf”, azaz Adobe Reader típusú csatolt állományokkal is. Költségvetési, zárszámadási rendeletek táblázatos mellékleteiként előfordulhat az „.xls” típusú, azaz Microsoft Excel állományok csatolása is. Tudnunk kell, hogy a Microsoft Word és Excel állományai tulajdonképpen nem felelnek meg az internetes közzététel követelményeinek, hiszen képernyős vagy kinyomtatott megjelenésük a felhasználói környezettől függően változhat, szemben az ideális Adobe formátummal, amelyet a „TERKA” és a „TÖRV” program is kitűnően kezel. A „Kapcsolódó dokumentum” ez esetben „.doc” állományának hivatkozására kattintva a rendelet szövege letölthető, és szövegszerkesztőben megnyitható (5. ábra).

-4-

4. ábra

5. ábra

-53. Foghíjas Rendelettár Előre kell bocsátani, hogy a törvényességi adatbázis és adatfeldolgozás méreteit százezres tételszámok jellemzik, csupán Borsod-Abaúj-Zemplén megyében az alapvető éves tételszámok a következők: Feldolgozásra kerül évente: - 8000-10000 db jegyzőkönyv (kb. 70%-uk képviselőtestületi) - 4000-5000 db rendelet - 40000-50000 db határozat - 1000-2000 db törvényességi észrevétel (nagyobb része írásbeli) Ha az évente beérkező „.nrt” állományok 3000-3500-as számát összevetjük a képviselőtestületi jegyzőkönyvek mintegy 6000-es számával, megállapíthatjuk, hogy bár a településeink egy része, az adatszolgáltatást a hivatkozott rendelet előírásainak megfelelően, javuló színvonalon teljesíti, más részüknél az adatszolgáltatásban még komoly hiányosságok mutatkoznak. Nem meglepő hát, ha a Rendelettárban keresgélve sok esetben azt tapasztaljuk, hogy egyes megyénkben található − de megyénken kívül sincs ez másképpen − települések rendeletlistája hiányos, illetve a kapcsolódó rendeletszövegek hiányzanak. Ennek lehetnek a feldolgozó rendszer sajátosságaiból eredő okai is, vegyük sorra ezeket, mielőtt az adatszolgáltatás problémáit részleteznénk: a) Elképzelhető, hogy a kifogástalan önkormányzati adatszolgáltatás ellenére, a törvényességi ellenőrzés során adatbevitelkor az ügyintéző a rendelet világhálón való közzétételét nem jelölte be. b) Előfordulhat az is, hogy a beküldött „.nrt” állományban példásan csatolt rendeletszöveg azért nem kerül ki a honlapra, mert az illető „.nrt” állomány beküldése túlságosan sokat késett, és így az ülés adatait az ügyintéző kénytelen volt a papíralapú jegyzőkönyv adatai alapján berögzíteni. Ez esetben a megkésett „.nrt” állomány betöltését − mint dupla tételt − a „TÖRV” rendszer visszautasítja, megakadályozva ezáltal a rendeletszöveg Rendelettárba való bekerülését. Ezért hangsúlyozzuk, hogy az elektronikus adatszolgáltatást „a rendelet kiadmányozását követően haladéktalanul”, de legalább a papíralapú jegyzőkönyv feladásával egy időben kérjük teljesíteni!

4. Adatszolgáltatási útmutató dióhéjban -

-

-

Az adatszolgáltatást a központi „TERKA” programmal kell teljesíteni, amelyet a Hivatalunk honlapjáról (emrah.hu/borsod) − önkormányzatként regisztrált belépéssel − a „Letöltések/Jegyzőknek/TERKA program” útvonalon elérhető oldalról lehet letölteni. Az adatszolgáltatást a TERKA programmal készített „.nrt” állományok formájában a [email protected] postafiókba kérjük beküldeni. A postafiókunk egy levéllel maximum 10 MB-nyi mellékletet tud fogadni, így a csatolmányok összméretét leginkább a beküldő levelezőszervere korlátozhatja. Ha 2 MB-os korláttal, és jellemzően 10-200 KB-os „.nrt” állományokkal számolunk, akkor is egy levélhez legalább 10 állomány bátran csatolható. A nyúlfarknyi (pár KB-os) „.nrt” állományok egymás utáni értelmetlen külön-külön küldözgetése felesleges többletmunkát okoz mind az adatszolgáltatónak, mind a feldolgozónak. A TERKA program működtetéséhez településenkénti törzsállományra van szükség, amit programtelepítéskor létrehozni, majd az önkormányzat alapadatainak változásakor módosítani szükséges. Az új vagy megváltozott törzsállományokat a központi rendszer felé továbbítani kell. A törzsállományban a döntéshozókat teljes körűen fel kell venni, de

-6TERKA adatszolgáltatást csak a képviselőtestületi ülésekről kell teljesíteni (bizottságokról, kisebbségekről nem). A jegyzőkönyvi TERKA állományba sem a jegyzőkönyv, sem pedig a határozatok szövegét nem kell csatolni, azonban az adott ülésen hozott határozatok sorszámát (fajtánként tól-ig) és típusát a „Jegyzőkönyv”-fülön be kell rögzíteni. Azonos napon tartott nyílt és zárt ülésekről külön kell TERKA állományokat készíteni és a rendeleteket és határozatokat gondosan a megfelelő üléshez kell rögzíteni. A rendeletek adatainak bevitelére rendeletenként külön „Rendelet”-füleket kell nyitni és a rendeletszövegeket is ezekre kell felcsatolni Word vagy Adobe formátumban a „+” gomb segítségével (a Word állomány beszúrása ikon csupán egy rendelet előlapot csatol, használata többnyire a hibák forrása, ezért inkább kerülendő). A (pl.: költségvetési vagy zárszámadási) rendeletek nagyméretű táblázatos mellékleteinek és a rendelet szövegének egybeszerkesztésére a szövegszerkesztő program nem alkalmas, ez a feladat praktikusan Adobe formátumban oldható meg.

-

-

-

5. Az adatszolgáltatás gyakori hibái a.) Állományküldési hibák: - nem küld, vagy késve - rossz e-mail címre küldi - nem csatol „.nrt” mellékletet (helyette: Word file-t, asztali ikont, stb.) - egy ülésről egyszerre több eltérő állományt küld - Jellemző ilyenkor a munkaváltozatok küldése (pl.: …nyílt_1.nrt, …nyílt_2.nrt), ez esetben elegendő volna az utolsó, valamennyi adatot tartalmazó változat eredeti néven történő beküldése (a felesleges munkaváltozatok a „Jegyzőkönyvi állomány létrehozása” gomb adatbevitel közbeni nyomogatásával jönnek létre). - Előfordul, hogy az adatok részben az egyik, részben a másik állományban találhatóak (?). Ez elkerülhető, ha az elküldendő adatállományainkat kettős kattintással a „TERKA” programban megnyitjuk és ellenőrizzük tartalmukat. - átnevezi az „.nrt” állományokat Az „.nrt” állományok burkoltan is tartalmazzák az állomány eredeti nevét, amelyet betöltéskor a „TÖRV” program ellenőriz, eltérés esetén hibás tételként kezeli és a feldolgozást visszautasítja. - hibás levelezőt (pl. freemail-t) használnak Torzulnak a csatolt állományok nevei, pl. egy ilyen levélben a melléklet így érkezik:

-

tömörített állományban küldi a mellékletet Valószínűleg a névtorzulás elkerülése céljából, de a jó megoldás mégsem ez, hanem egy hibátlan levelezőrendszer használata (pl.: az ingyenes gmail).

b.) Rendeletszöveg hibák (a megfelelő „rendeletfül”-re nincs felcsatolva): - egyáltalán nem csatol a rendelethez semmit, - csak rendelet-előlapot csatolja a „rendeletfül”-re (a kék Word ikonra kattintva), - az nrt-file-on kívüli, külön Word állományban küldi, - a „jegyzőkönyvfül”-ön van felcsatolva, - egy „rendeletfül”-re van az összes rendelet felcsatolva. c.) Határozatok adataival kapcsolatos hibák: - határozatokra vonatkozó adatokat nem rögzítik be, - határozatok adatait nem a megfelelő ülés NRT állományába rögzítik.